Что такое кассовый аппарат для малого бизнеса

Онлайн-кассы с 2021 года стали обязательными почти для всех предпринимателей, работающих с физическими лицами. Переходный период, когда некоторые категории малого бизнеса могли их не подключать, закончился. Расскажем об особенностях касс для сферы услуг.

Что такое онлайн-касса и как ее подключить

• Стационарный автономный аппарат устанавливается в местах оказания услуг: гостиницах, ресторанах, парикмахерских.
• Смарт-терминал — устройство, напоминающее смартфон или планшет, но с фискальным накопителем внутри, который по wi-fi или мобильному интернету передает данные ОФД. Терминал чаще используют для выездного обслуживания: скажем, при ремонте на дому, установке окон, услугам клининга.
• Фискальный регистратор — это касса без экрана и клавиатуры, но с фискальным накопителем и принтером чеков. Его подключают к смартфону или ноутбуку с кассовой программой и применяют как в торговых точках, так и при выездных услугах.

Как работают онлайн-кассы в сфере услуг

Алгоритм работы кассы с банковским терминалом для приема безналичных платежей такой:

Кассовые аппараты и РКО для малого бизнеса — что нужно знать предпринимателям?

1. Клиент рассчитывается за услугу банковской картой, наличными или отправляет платеж по QR-коду, а кассир оформляет покупку и выбивает чек. Если это оплата по безналичному расчету, то кроме кассовых чеков печатаются эквайринговые чеки — слипы. Они не равны кассовым.
2. Далее кассовый аппарат фиксирует транзакцию в фискальном накопителе, а потом через интернет передает их ОФД.
3. ОФД передает данные в налоговую.

Клиент может получить бумажный чек или электронную версию чека, во втором случае чек отправляют по смс, на электронную почту или дают считать клиенту в виде QR-кода.

Как выбрать подходящую онлайн-кассу и собрать нужное оборудование

Главный элемент кассы — фискальный накопитель. У него есть срок действия — 13, 15 или 36 месяцев. ИП и организациям в сфере услуг закон предписывает использовать фискальный накопитель на 36 месяцев (п. 6 ст. 4.1 54-ФЗ).

Для выбора модели кассы ориентируйтесь на размер клиентского потока. Скажем, компании, которые обслуживают небольшое количество клиентов в день (автомойка, станция техобслуживания автомобилей, парикмахерская), могут выбрать недорогие бюджетные модели, в том числе мобильные. Если поток клиентов плотный (ресторан быстрого обслуживания), то может понадобиться стационарная касса или фискальный регистратор с подключением к планшету. Иногда может потребоваться два или три аппарата, если это, скажем, большой развлекательный или оздоровительный центр.

• Сам кассовый аппарат, в зависимости от сложности и скорости работы, стоит от 6-7 до 20-30 тысяч рублей.
• К нему отдельно покупают фискальный накопитель — 10-15 тыс. рублей. Когда память ФН будет полностью заполнена, его можно поменять самостоятельно и заменить на новый накопитель.
• Понадобится терминал эквайринга для приема безналичных платежей, если он не встроен в кассу. Такое устройство стоит 13-20 тыс. рублей.
• Ящик для хранения бумажных денег — это необязательный элемент, но может пригодиться.

Другое дополнительное оборудование (весы, сканер штрих-кодов) в услугах не требуется.

Какую кассу выбрать для ИП? Советы предпринимателям

Этапы подключения и регистрации онлайн-кассы

Если компания планирует оказывать услуги физлицам, порядок действий будет такой:

1. Выбираете и покупаете кассовые аппарат или оформляете аренду. На этом же этапе можно заключить договор на обслуживание и ремонт с сервисным центром.
2. Покупаете фискальный накопитель на 36 месяцев.
3. Оформляете договор с ОФД (оператором фискальных данных).
4. Регистрируете кассу в налоговой службе.
5. Настраиваете и запускаете кассу. Этот этап могут взять на себя специалисты сервисного центра.

Если компания работает с программой по управлению клиентским сервисом, в которой прописаны виды услуг и контакты клиентов, то придется интегрировать кассу с этой системой. Тогда в клиентском сервисе будет сразу отражаться поступление средств, а в чеки будет передаваться названия услуг.

Аренда онлайн-кассы

Если предприятие не готово покупать онлайн-кассу, ее можно арендовать. Тогда не нужно тратить деньги на устройство, дополнительное оборудование и абонентскую плату ОФД, все эти расходы уже включены в арендную плату.

Плюсы такой услуги:

• не нужно изымать из оборота деньги на покупку кассы;
• не придется самостоятельно настраивать и подключать оборудование, все сделает арендодатель;
• возможен выкуп кассы в собственность;
• все необходимое ПО и полезные сервисы для работы также входят в арендную плату.

Онлайн-касса без покупки и аренды аппарата

Для услуг, которые оказывают дистанционно, например, доступ к образовательным продуктам, не обязательно работать с кассой как физическим устройством. Можно заключить договор с провайдером, который подключит виртуальную кассу и настроит прием платежей через сайт или платежную систему. Тогда вся обработка платежей проходит на сервере, там же формируется чек, который отправляется покупателю и оператору фискальных данных.

По сути, механизм работы виртуальной кассы такой же, как и при оплате в точке продаж. Только покупатель получает чек в электронном, а не в бумажном виде.

Штрафы за отсутствие касс или неправильную работу с ними

Если предприятие работает без кассы или не выдает чеки клиентам, то при выявлении нарушения будут штрафы. Минимальный размер — 1 500 рублей для директора и от 15 000 для самого предприятия.

Чтобы избажать штрафов за неправильное применение или отсутствие кассы, нужно соблюдать несколько правил:

• установить и использовать кассу, которая входит в Госреестр ККТ (он приведен на сайте налоговой);
• зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС и убедиться, что регистрация прошла успешно;
• каждую покупку оформлять правильно, выдавать клиентам бумажный или электронный чек;
• убедиться, что все чеки передаются в ОФД без ошибок; платежи можно отслеживать в личном кабинете ОФД.

Какому бизнесу можно не устанавливать онлайн-кассы

Некоторые предприниматели могут не устанавливать онлайн кассы. К ним относятся самозанятые или ИП с налогом на профессиональный доход. В этом случае оплата за услуги фиксируется в приложении «Мой налог».

Не использовать кассы могут и предприниматели, которые занимаются определенными видами деятельности (ст. 2 54-ФЗ). Вот некоторые из таких видов деятельности в сфере услуг:

• арендодатели, предоставляющие жилые помещения в аренду, также могут не использовать кассы;
• носильщики на вокзалах, автовокзалах и аэропортах;
• мастерские по ремонту обуви и галантереи, изготовлению ключей;
• фотоуслуги;
• химчистка одежды и стирка вещей;
• ремонт мебели.

Чтобы легче анализировать развитие бизнеса и оформлять сведения из касс в бухгалтерском учете, подключайте сервисы экосистемы Контура: Контур.ОФД для отправки чеков в налоговую, Контур.Маркет для управления клиентским сервисом, Контур.Бухгалтерию для автоматического приема данных из касс в учет в виде приходных кассовых ордеров.

Источник: www.b-kontur.ru

Как выбрать онлайн-кассу в 2023 году

Если вы планируете открывать бизнес, то уже поняли, что нюансов очень много – на каждый вопрос нужно искать ответ в законодательстве. Разберем, как выбрать онлайн-кассу, которая подойдет вашему бизнесу.

К выбору контрольно-кассовой техники нужно подойти с полной ответственностью, т. к. это одно из главных связующих звеньев между бизнесом и ФНС.

Начнем с того, что использование онлайн-касс сейчас обязательно практически для всех предпринимателей – есть только редкие исключения. Разрешено не использовать онлайн-кассы:

• бизнесам по торговле мороженого на вынос, розливом напитков (безалкогольных), ремонтом обуви или галантереи и т. п.;
• клининговым услугам, службам по приготовлению и доставке блюд для мероприятий и т. п.;
• предприятиям, которые ведут расчеты только с юридическими лицами и ИП через расчетный счет;
• плательщикам НПД (как ИП, так и физлицам);
• предпринимателям в труднодоступных и отдаленных местностях (где перебои с Интернетом или его нет).

Все бизнесы, которые не входят в перечень выше, должны вести работу только с использованием онлайн-кассы.

При этом ко всем онлайн-кассам предъявляются требования:

• Онлайн-касса и фискальный накопитель (ФН) должны быть включены в реестр ФНС. Убедиться, что выбранная модель есть в списке можно по ссылке.
• Онлайн-касса должна быть установлена в месте проведения расчетов.
• Данные с онлайн-кассы (чеки) должны передаваться в ФНС с помощью оператора фискальных данных (ОФД), т. е. отдельно необходимо заключить договор с оператором, который имеет лицензию на передачу информации.

Как выгодно выбрать кассу и не заплатить лишнего?

Забирайте бесплатный чек-лист.

Заполните форму — мы вышлем чек-лист на ваш e-mail:

Как выбрать онлайн-кассу

Кассы бывают четырех видов:

Рассмотрим каждый вид в отдельности.

Фискальные регистраторы

Такой вид не имеет клавиатуры дисплея с фискальным накопителем, работать может только при подключении к компьютеру или другому устройству, на которое установлена кассовая программа. Операции проводятся на компьютере.

При выборе такого вида кассы важно уточнять у разработчиков кассовой программы возможности интеграции с определенным фискальным регистратором.

Автономные кассы

Это аппарат со встроенным фискальным накопителем и возможностью соединения с Интернетом. Такой вид касс может подойти небольшому бизнесу, которые не работает с маркировкой и не использует товароучетную систему, например сфера услуг или мелкая розница.

Важно учесть преимущества автономных касс:

1. Есть возможность внести небольшое количество позиций, чтобы наименование товаров или услуг указывалось в чеке (согласно требованию ФНС).
2. Разные виды подключения к Интернету: Wi-Fi, Bluetooth или с помощью мобильной связи.
3. Компактный размер и мощный аккумулятор.

Смарт-терминалы

Это сенсорная касса, которая включает в себя фискальный регистратор и кассовый аппарат. Касса совмещает в себе множество функций для ведения и аналитики бизнес-процессов.

Такие терминалы подойдут для любого типа бизнеса, а также для тех, кто взаимодействует с системами мониторинга Честный ЗНАК, ЕГАИС, Меркурий.

Преимущества смарт-терминалов:

1. Возможность подключения товароучетной системы и внесения полного перечня товаров.
2. Возможность подключения дополнительного оборудования: сканера, денежного ящика и другого.
3. Наличие банковского эквайринга в некоторых моделях.

Облачные кассы

В этом случае касса не находится у вас на точке продаж – она в специализированном дата-центре. Вы пользуетесь программным обеспечением с подключенным фискальным накопителем. Система работает полностью удаленно и законно: чеки приходят на email вашим клиентам, а фискальные документы отправляются в ФНС.

Такой вид касс подходит для курьерских служб, интернет-магазинов, такси, вендинговых операторов и управляющих компаний.

Преимущества облачных касс:

1. Оборудование не занимает место в офисе.
2. Техническое обслуживание передано аутсорсинговой компании.
3. Интеграция с большинством ПО.
4. Бесперебойная круглосуточная работа без участия пользователя.

Все равно не знаете, какую кассу выбрать и что лучше подойдет вашему бизнесу – ждем вас в «Бизнес-легко!». Специалисты предложат вам готовые решения для вашего бизнеса.

Как выбрать фискальный накопитель

Ни одна онлайн-касса не будет работать без фискального накопителя – его необходимо установить в онлайн-кассу.

Они бывают двух видов: на 15 и на 36 месяцев.

Выбор фискального накопителя зависит от:

• сезонности работы;
• работы с маркированной продукцией или подакцизным товаром;
• системы налогообложения;
• вида деятельности – торговля или услуги.

Только ФН со сроком на 15 месяцев могут пользоваться те, кто:

• работает с маркировкой;
• на общей системе налогообложения.

Подходящий фискальный накопитель для вашего бизнеса помогут выбрать специалисты «Бизнес-легко!»: от подбора ККТ до взаимодействия с контролирующими службами и контрагентами – мы решим любую бизнес-задачу!

Подбор онлайн-кассы – это одна из задач, которую нужно решить при открытии бизнеса. Главное – сделать это не только согласно законодательству, но и функционально для деятельности: чтобы можно было вести аналитику и быть спокойным за отправку документов в контролирующие службы.

Как выгодно выбрать кассу и не заплатить лишнего?

Забирайте бесплатный чек-лист.

Заполните форму — мы вышлем чек-лист на ваш e-mail:

Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8KYwkU

• #онлайн-ККТ
• #онлайн-касса
• #фискальный накопитель
• #облачная касса
• #Бизнес легко

Источник: www.klerk.ru

Что собой представляют ККМ и каких видов они бывают

В данной статье мы расскажем о том, что такое ККМ и каких видов они бывают. Вы узнаете, как выбрать подходящее кассовое оборудование, что идёт в комплекте и многое другое.

Контрольно кассовые машины (далее — ККМ) – это оборудование, предназначенное для оптимизации взаиморасчётов с посетителями в сферах общественного питания, услуг и ритейла. В данную категорию оборудования входят мобильные ККМ, смарт-терминалы, ФР, а также специализированные кассы для интернет-магазинов и вендинга. Всё оборудование должно отвечать предписаниям ФЗ №54, иметь возможность выпуска чеков и взаимодействовать с ОФД. Все ККМ из нашего каталога отвечают приведённым выше требованиям, а некоторые модели могут дополнительно интегрироваться с системами ЕГАИС и «Честный ЗНАК».

Виды ККМ

ККМ — представляют собой широкую группу оборудования, предназначенную для проведения наличных и безналичных взаиморасчётов в разнообразных сферах деятельности, таких как:

• Розничная торговля.
• Общепит.
• Интернет-торговля.
• Услуги и т.д.

У нас на сайте приведено кассовое оборудование от лидирующих отечественных и заграничных производителей, которые отвечают всем предписаниям действующего законодательства.

Фискальные регистраторы (ФР)

Фискальные регистраторы — представляют собой важный элемент контрольно-кассового узла, но при этом не являются индивидуальным оборудованием. ФР не могут осуществлять кассовые операции без использования основного устройства, так как на нём нет экрана и клавиш для внесения информации или выбора команды.

Как основной модуль применяется стандартный ПК, на который инсталлирована кассовая программа, либо POS-система (моноблоки, терминалы и т.п.). Основными задачами ФР являются формирование и печать фискальных документов (ФД). Самостоятельно ФР не могут взаимодействовать с ОФД, но в них предусмотрены интерфейсы для интеграции с ПК и передачи ФД.

Цена на ФР будет зависеть от таких характеристик, как ресурс печатающей головки, комплект проводных и беспроводных интерфейсов, производительность, наличие автообрезчика и т.д. ФР предусмотрены для стационарного использования и работают только от электросети. Также некоторые изготовители (к примеру, АТОЛ) производят мобильные ФР, которые работают от аккумуляторной батареи.

Кнопочные автономные кассы

Кнопочные автономные кассы – это надёжное оборудование, лёгкое в использовании и созданное специально для сферы ритейла и услуг, а также для:

• Розничных торговых точек с небольшим ассортиментом.
• Магазинов с посещаемостью не более 50 человек в сутки.
• Курьерских и почтовых служб.
• ИП и компаний, занимающихся оказанием услуг вне офиса.
• ИП, ведущих сезонную деятельность.

Кнопочные ККМ оснащены небольшим чёрно-белым экраном на 2-3 строки, термопринтером и клавиатурой, которая обычно защищена от попадания пыли и влаги. Ёмкая аккумуляторная батарея обеспечивает длительную автономную работу устройства.

В зависимости от модели, предусматривается несколько вариантов передачи информации ОФД:

Стандартный набор интерфейсов обычно предусматривает наличие интерфейсов USB и RS232, что позволяет работать только с двумя внешними устройствами. Скорость печати обычно составляет от 70 до 90 миллиметров в секунду. Кнопочные ККМ не подходят для использования в розничных торговых точках, занимающихся продажей алкогольной и маркированной продукции.

Смарт-терминалы

Смарт-терминалы — это ККМ на базе планшетного компьютера с сенсорным дисплеем от 7 до 12 дюймов. В среднем производительность смарт-терминалов составляет около 100 ФД за день.

Оборудование объединяет в своём корпусе:

• Принтер чеков с производительностью до 100 миллиметров в секунду (у отдельных моделей до 150 миллиметров в секунду).
• Процессор, оперативная и flash-память.
• Аккумуляторная батарея ёмкостью 5200 мАч.
• ФН (покупается отдельно).
• Отсек для SIM-карты.

Также в смарт-терминалах предусматривается расширенный набор интерфейсов для возможности одновременного подсоединения нескольких устройств:

• 1D- и 2D-штрих-кодов.
• Эквайрингового терминала.
• Ящика для денег.
• Электронных весов.
• Принтера этикеток.
• Покупательского дисплея.

Для сопряжения с торговым оборудованием имеется доступ сразу к нескольким USB-портам, разъемам RS232, RJ11/12 и R45. Во всех моделях предусмотрено наличие модуля беспроводной связи Bluetooth. Способы интеграции с сервером ОФД:

• Ethernet.
• Wi-Fi.
• Опционально — 2G/3G.

Выбор конкретной модели будет напрямую зависеть от типа торговли и объёма продаж:

• Смарт-кассы с 7- и 8-дюймовым дисплеем (подходят для торговых точек с посещаемостью не больше 100 человек в сутки).
• Стационарные моноблоки с диагональю дисплея от 10 до 12 дюймов.

Смарт-терминалы — представляют собой универсальное оборудование, способное работать как от сети, так и от аккумуляторной батареи. Моноблоки с большим дисплеем не предусмотрены для длительной автономной работы, батареи в таких моделях хватает от силы на 30 минут.

Мобильные кассы

Мобильные кассы — это компактное, планшетное оборудование, оснащённое:

• Сенсорным дисплеем.
• Принтером для печати фискальных документов.
• Камерой, предназначенной для распознавания товарных штрих-кодов.

• Малый размер и вес.
• Наличие беспроводных интерфейсов.
• Аккумуляторная батарея.

Некоторые модели дополнительно оснащены внешней аккумуляторной батареей.

Основными сферами использования мобильных касс являются небольшие розничные торговые точки с невысокой посещаемостью, к примеру, автолавки, киоски, закусочные и т.п.

Мобильные ККМ имеют ограниченный набор интерфейсов (USB и Bluetooth), поскольку в них не предусмотрено подключения большого количества внешних устройств. Для обеспечения возможности безналичного расчёта участник может купить дополнительный PIN-pad, либо сразу выбрать модель с возможностью эквайринга. Большая часть мобильных ККМ может использоваться для работы с государственными системами ЕГАИС и «Честный ЗНАК».

Кассы для автоматических устройств

Встраиваемая ККМ для автоматизированных систем и интернет-магазинов визуально отличается от обычных ККМ. Она выглядит как прямоугольный блок с процессором, а также встроенной памятью и ФН. Клавиатура, принтер и экран при этом отсутствуют. Оборудование управляется кассовым ПО без помощи оператора и применяется для получения оплаты в любом автоматическом оборудовании в сфере самообслуживания:

• Терминалах оплаты.
• Вендинговых автоматах.
• Фотокиосках и т.д.

В таких кассах нет аккумуляторной батареи, поэтому они могут работать только от электрической розетки. Для обмена сведениями с внешним управляющим модулем применяются интерфейсы USB, RS232 или Ethernet.

Стандартная комплектация включает в себя:

• ККМ.
• Адаптер и кабель питания.
• USB-шнур.
• Аккумуляторная батарея.
• Технический паспорт ККМ.
• Инструкция по эксплуатации.
• Диск с ПО.
• Катушка с чековой лентой.

ККМ может поставляться в комплекте с ФН на 15 или 36 месяцев.

Операционная система и программное обеспечение

Управление автономными ККМ часто ведётся при помощи цифровых комбинаций, что не очень удобно (особенно в торговых точках с маленьким ассортиментом). Мобильные ККМ и смарт-терминалы функционируют на базе Android или на платформе производителя. Пользователь приобретает ККМ с уже предустановленным ПО, что позволяет выполнять все кассовые функции, в соответствии с действующим законодательством. Также при желании участник может опционально прописать дополнительные программные возможности.

Смарт-терминалы и мобильные ККМ можно интегрировать с облачным сервисом, предусмотренным разработчиком, а также совершать в ЛК следующие операции:

• Осуществлять выгрузку новых товарных позиций на ККМ (из Excel, «1С» и других источников).
• Вести учёт товара, а также производить отслеживание остатков.
• Оформлять программы лояльности.
• Дистанционно оформлять услугу эквайринга.
• Создавать статистические и аналитические отчёты.

ФР могут интегрироваться с ОС Windows, Linux, Android, iOS и macOS, а также работать совместно с любым кассовым ПО. Для осуществления первичной настройки, фискализации и интеграции с «1С» изготовители ККМ предлагают специализированное ПО. Для настройки взаимодействия с системой ЕГАИС необходимо подключить бесплатное ПО — универсальный транспортный модуль (УТМ).

Стоимость ККМ

Кнопочные ККМ — представляют самые недорогие кассы на рынке. Ещё к бюджетным моделям можно отнести ФР со скоростью печати от 70 до 80 миллиметров в секунду, при этом чем выше производительность, тем дороже будет стоить устройство. Также на стоимость влияет наличие дополнительных интерфейсов или автоотрезчика.

На цену смарт-терминалов влияет диагональ дисплея и наличие интерфейсов.

Стоимость мобильных ККМ обусловлена наличием дополнительных функций. Так, например, устройства с эквайрингом будут дороже стандартных конфигураций.

Как выбрать кассовое оборудование

Для розничных торговых точек с высокой посещаемостью (более 200 человек в день), лучше выбирать ФР с производительностью не ниже 150 миллиметров в секунду. Можно установить готовую POS-систему либо собрать её самостоятельно, используя подходящий терминал и другие внешние устройства.

Для заведений общественного питания можно купить смарт-терминал с экраном от 10 дюймов. На большом дисплее легче отслеживать столики, а также работать с меню.

Для розничных магазинов с невысокой посещаемостью (до 50 человек за смену) могут подойти и кнопочные «автономные» модели. Правда, если в ассортименте представлена алкогольная или маркированная продукция, то лучше выбирать смарт-терминалы или онлайн-кассы.

Если в магазине часто отключают электроэнергию или случаются периодические сбои, то лучше купить модель со встроенной аккумуляторной батареей.

При ведении коммерческой деятельности разъездного характера нужны автономные модели, осуществляющие поддержку мобильной связи, что позволит осуществлять своевременную пересылку отчётов ОФД из любого места.

Если же касса используется стационарно, к тому же имеется хорошее покрытие Wi-Fi, то переплачивать за модели с мобильным интернетом просто нет смысла.

Источник: kkmsale.ru