Руководители и сотрудники в деловой среде всегда держат руку на пульсе. В этой статье мы поговорим о том, как взять под контроль свою деловую поездку.
Деловой туризм или бизнес-поездки — это, по сути, форма путешествия, которая включает в себя осуществление деловой деятельности вдали от дома.
И перед такой поездкой, конечно, необходимо позаботиться об авиабилетах, проживании, питании и даже аренде автомобиля. И для всего этого требуется самый ценный ресурс для бизнесмена — время.
Чтобы ваши профильные задачи оставались на первом месте, мы предлагаем предоставить решение по организации деловых поездок профессионалам. Они избавляют клиентов от длительных поисков авиа, ж/д билетов, отелей, организации трансферов и аренды автотранспорта, обслуживания мероприятий и так далее. Хотите узнать, как получить максимум от деловых поездок? Оставляйте заявку и узнайте подробнее.
Сегмент деловых путешественников (или корпоративных путешественников) охватывает людей из разных возрастных групп и должностей. Но, несмотря на то что основная цель их поездки — деловая, существуют также различные причины, по которым им может потребоваться поездка по работе. Некоторые едут, чтобы посетить короткую деловую встречу, а другие — на трехдневные корпоративные конференции или недельный выезд компании.
Организация деловых поездок: услуги агентства OSDY и возможности онлайн-сервиса
Не все путешественники подходят к командировкам одинаково. Для кого-то это сугубо деловая поездка, а кто-то пытается извлечь максимум пользы из корпоративных поездок, либо немного потратившись, например, на еду и напитки, либо совместив их с удовольствием.
Каковы потребности деловых путешественников?
1. Высокоскоростной Wi-Fi
Деловые гости ориентированы на эффективность. Учитывая, что они проводят несколько часов в день в сети, очень важно, чтобы в доступе был надежный и быстрый Wi-Fi.
Рабочее место и конференц-залы
Кроме того, удобство также является ключевым фактором. На рабочем месте должно быть достаточное освещение и достаточное количество розеток.
Предоставление помещений для встреч на территории также важно. У многих деловых путешественников очень напряженный график, и они не могут позволить себе путешествовать по городу только для того, чтобы найти подходящее место для встречи.
Путешествие по воздуху может быть утомительным, и чтобы помочь гостям восстановить силы для работы, важно сделать процесс регистрации как можно более плавным. В конце концов, деловые гости не всегда могут позволить себе роскошь выбирать время в пути, и им может потребоваться зарегистрироваться в нерабочее время.
Варианты здоровой еды и напитков и другие удобства для здорового образа жизни
Поскольку сотрудники путешествуют не только для отдыха, они предпочитают придерживаться своего обычного распорядка. Это означает, что большинство по-прежнему выбирает питаться здоровой пищей. Чтобы сделать это как можно проще для них, будет приветствоваться широкий выбор здоровой еды и напитков, включая варианты сидячих блюд, а также варианты еды на вынос, когда у них мало времени.
Организация командировок и поездок
Транспорт остается одной из самых популярных услуг, особенно среди корпоративных путешественников. Например, предложение трансфера туда и обратно в аэропорт и из аэропорта будет приветствоваться деловыми гостями, а также большими группами руководителей, которые могут использовать это время для разработки стратегии в пути.
Занятия в свободное время
Помимо своих деловых обязательств, нередко сотрудники участвуют и в досуговой деятельности. Эти мероприятия могут варьироваться от ужина вне дома, осмотра достопримечательностей и других развлекательных мероприятий.
Источник: mosaica.ru
Организация корпоративных поездок и отдыха
Корпоративные выезды — важная часть мотивации сотрудников. Они помогают удерживать в компании специалистов и привлекать новые кадры, формируют командный дух и способствуют сплочению команды. Всё это хорошо влияет на бизнес, поэтому корпоративные выезды стоит организовывать пару раз в году. Путешествие в другой город или страну — отличный вариант. В такой длительной поездке формируется максимально комфортная и эффективная среда для общения между сотрудниками.
Корпоративные выезды могут быть разных форматов: образовательные (семинары и тренинги), поощрительные (после выполнения сложных задач или достижения высоких целей), командообразующие (тимбилдинги) и развлекательные (корпоративы и праздники). Каждое из них важно грамотно организовать.
Конечно, в период пандемии следует с осторожностью планировать поездки, особенно зарубежные – хотя многие страны уже снимают ограничения на въезд, ситуация может быстро меняться. Поэтому перед тем, как заказывать билеты и бронировать жилье, мы рекомендуем тщательно изучить правила въезда и пребывания в стране назначения.
Оформите все необходимые документы для сотрудников
Важно не забыть про туристические визы (если они нужны в стране, куда вы едете) и страховые полисы для выезжающих за рубеж.
В случае, когда в поездку отправляется небольшое количество человек, то оформить для них визы можно собственными силами, а если нет — имеет смысл обратиться за помощью в специальное агентство.
Если вы решили поручить эту работу кому-то из сотрудников, удобнее всего составить план, согласно которому будет происходить подготовка документов.
- Опросите коллег, возможно, у кого-то уже есть открытые визы.
- Обратитесь в посольство или визовый центр нужной страны, чтобы выяснить, какие документы нужны для оформления виз.
- Определите срок, в течение которого сотрудники должны будут подготовить необходимые документы (копии и оригиналы документов, подтверждающие личность, фотографии, анкеты и проч.). Если решите поручить заполнение анкет сотрудникам, закладывайте время на внесение правок и переписывание.
- Позвоните в визовый центр и уточните, когда лучше прийти всей группой, чтобы сдать документы. Если компания большая, этому вопросу лучше уделить пару дней.
Назначьте ответственных
Если в корпоративную поездку отправляется много сотрудников, то следует назначить ответственных по отделам. Эти люди соберут документы для оформления виз, создадут групповое бронирование авиабилетов, позаботятся об отелях, а также о том, чтобы все получили необходимую информацию о предстоящей поездке. Таким образом вы избежите лишних хлопот и сохраните нервные клетки, организовывая выезд.
И помните, что для получения виз необходимо купить билеты и забронировать отели для каждого. Об этом далее.
Забронируйте билеты
Можно обратиться в турагентство или авиакомпанию, чтобы забронировать групповые авиабилеты, а можно сэкономить время и деньги и воспользоваться сервисом OneTwoTrip for Business . Если сотрудник, занимающийся организацией поездки, хоть раз покупал билеты через OneTwoTrip или подобные сервисы, то и с вариантом для бизнеса он быстро разберётся: процесс поиска и бронирования устроен аналогичным образом.
Поиск ведётся по 800 авиакомпаниям, также можно подобрать ж/д билеты. Комиссий, переплат или скрытых платежей нет. Сумма, которую сайт показывает в результатах поиска, окончательная. А для удобства и контроля можно установить лимиты на покупки. Отдельный плюс — сервис сразу сформирует все необходимые документы для бухгалтерии.
Подберите отель и забронируйте номера
С этой задачей OneTwoTrip for Business также справится. Поиск номеров идёт по 2 миллионам отелей по всему миру, так что подходящий вариант вы найдёте обязательно.
Для удобства можно воспользоваться сервисом для групп : в этом случае необходимо забронировать минимум 7 номеров. Все пассажиры будут путешествовать по одной цене, причём для группы предусмотрены специальные скидочные тарифы. Запрос на групповое размещение будет направлен во все доступные отели, и вы сможете выбрать наиболее подходящий вариант.
Преимуществ у групповых бронирований несколько. Оплатить такую бронь можно по частям в зависимости от дат бронирования. Данные кого-то из группы в случае необходимости можно будет поменять уже после брони. По факту подтверждения мест вы получите список с информацией обо всех проживающих: это упростит подачу визы.
Кстати, групповые заказы работают и для авиабилетов, в этом случае нужно купить минимум 10 билетов.
Организуйте трансфер до отеля
Необязательно переплачивать туроператору или специальному агентству: большинство отелей, которые принимают группы туристов, предлагают услугу трансфера из аэропорта.
Если вы не хотите тратить силы на заказ трансфера через администратора отеля, в личном кабинете OneTwoTrip for Business легко оформить трансфер из аэропорта до выбранной гостиницы и обратно. Подробнее об этой услуге можно почитать здесь .
Продумайте программу на месте
Хорошо организованная корпоративная поездка сплотит коллектив и повысит лояльность сотрудников. Так, например, ивент-менеджер может помочь с составлением плана мероприятия. Также он проконтролирует, чтобы сотрудники максимальное количество времени проводили вместе, общаясь друг с другом.
Если вариант с менеджером не для вас, подумайте над организацией экскурсионной программы на месте. Для небольших компаний можно воспользоваться онлайн-сервисами бронирования экскурсий.
Кстати, если едете в жаркую страну в сезон, не забудьте оставить время для расслабленного пляжного отдыха.
Сколько стоит корпоративная поездка
Во сколько обойдётся организация выезда сотрудников за границу или в другой город? Вопрос, в первую очередь волнующий руководство.
На стоимость влияют следующие факторы:
- Величина компании: сколько человек поедут?
- Направление: поедете в соседний город или за границу? В Болгарию или в Италию?
- Цены на билеты: они зависят от класса (эконом, комфорт или бизнес)
- Категория отеля: количество звёзд, дополнительные услуги.
- Комиссия посредников (если обращаться к туроператору, переплата может быть значительной).
Последний пункт можно свести к нулю, зарегистрировавшись в сервисе OneTwoTrip for Business. Подключение к сервису и его использование бесплатны.
Источник: b2b.onetwotrip.com