Что такое проектный офис в бизнесе

Проектный офис (или офис управления проектами) — подразделение на крупном предприятии или в госструктуре, отвечающее за сопровождение проектов.

Проект — это любая затея, нацеленная на конкретный результат. Например, нужно запустить новую производственную линию или подготовить учеников за 2 года к ЕГЭ, или изобрести вакцину от коронавируса — всё это можно представить в виде проектов с конечными и промежуточными целями, финансовым обоснованием, кругом ответственных.

Проектный офис появляется в организации, которой нужно одновременно отслеживать множество проектов и поддерживать в них единые стандарты.

• разработка и внедрение единых стандартов управления проектами;
• помощь в планировании проектов;
• отслеживание их выполнения;
• оценка эффективности проектов, формирование отчётности.

То, насколько сильно проектный офис вовлечён непосредственно в управление проектами, зависит от потребностей конкретной организации.

Пример употребления на «Секрете»

«Потребность в стандартизации проектного управления возникла в нашей компании, когда масштабы и география бизнеса уже не позволяли каждому отдельному заводу или бизнес-подразделению подавать идеи в произвольной форме, а корпоративному центру — поддерживать их в индивидуальном порядке. Бизнес требовал единого подхода к анализу и ведению проектов, и мы нашли их в виде платформы специального проектного офиса».

Проектный офис. Что это за зверь?

(Управляющий партнёр «Технониколь» Сергей Колесников — о том, как стандартизировать управление проектами.)

Ошибки в употреблении

Иногда проектный офис путают с портфелем проектов или с корпоративной системой управления проектами (КСУП). Портфель проектов формируют для выполнения какой-то приоритетной для компании задачи. Например, торговая сеть хочет получать четверть всей прибыли от товаров, выпускаемых под собственным брендом. Отдельные проекты и группы проектов, которые послужат этой цели, можно объединить в портфель. Проектный офис служит в первую очередь для наведения порядка в проектах компании, стратегические цели могут его не волновать.

Корпоративная система управления проектами (КСУП) — это стандарты выполнения и мониторинга проектов на предприятии, а также информационная система по их учёту и контролю. Проектный офис — это часть корпоративной системы управления проектами, он следит за её работой и настройкой.

Нюансы

Стандарты проектного управления сформулировал американский Институт управления проектами (Project Management Institute, PMI). Эта некоммерческая организация выделяет несколько видов проектных офисов.

• Поддерживающий. Его основная функция — консультативная. Это подразделение предоставляет стандарты для работы, поддерживает корпоративную систему управления проектами и собирает статистику. Поддерживающий офис напрямую не контролирует выполнение проектов.
• Контролирующий. К экспертизе проектов и ведению статистики добавляется контроль. Офис участвует в принятии решений о продолжении проекта, обучает менеджеров проектов, контролирует соответствие проекта принятым на предприятии практикам.
• Управляющий. Занимается непосредственным управлением проектами: распределяет ресурсы, определяет приоритеты, назначает ответственных, отчитывается перед руководством за результат.

Факт

Стандарты, разработанные Институтом управления проектами, объединены в отдельный справочник — «Корпус знаний по управлению проектами» (Project Management Body of Knowledge, PMBOK). Международная организация по стандартизации (ISO) адаптировала их в стандарт ISO 10006 «Управление качеством в проектах». В России на его основе выпустили несколько ГОСТов по менеджменту проектной деятельности. Один из них посвящён стандартам проектного офиса.

Источник: secretmag.ru

Проектный офис

Любая компания или организация, ориентированная на проектное управление, требует особой корпоративной системы управления реализуемыми инициативами. При этом проектное управление может быть ориентировано как вовне (на создание определенного продукта, или новой технологии), так и внутрь (на организацию работы в самой компании). Отличительная особенность такой организации деятельности – это проектный офис (PMO), который создается при старте нового замысла.

• Что такое проектный офис, его роль и преимущества
• Состав и основные функции
• Эффективность внедрения в организации

Что такое проектный офис, его роль и преимущества

Понятие «проектный офис» определено в международном «Своде знаний по управлению проектами» (PMBoK, 5 редакция). Там оно описывается, как некая организационная структура, призванная решать задачи структуризации и упорядочивания всех процессов, связанных с реализацией нового замысла, а также обмениваться методологиями, инструментами и ресурсами.

Если говорить более понятным языком, то проектный офис – это временная структура, создаваемая в компании для выполнения конкретных функций, связанных с разработкой и внедрением новой идеи, чаще всего – инвестиционного проекта. В него включают необходимых специалистов (менеджеров и технический персонал), обеспечивают требуемыми техническими и программными средствами. В литературе такие образования также могут носить и другие схожие названия, не меняющие самой сути структуры:

• офис проекта;
• служба (офис) управления проектом;
• PMO (Project Management Office).

В крупных компаниях подобные структуры действуют на постоянной основе и представляют собой обособленные подразделения, главной целью которого является оказание поддержки руководителю того или иного инвестпроекта в части управления командой.

Также офис собирает нужную информацию, разрабатывает бизнес-процессы и внедряет их в компании.

В зависимости от уровня управления, проектный офис в организации может быть:

• центральный (корпоративный, программный) – уровень компании, он планирует работу, координирует работу подразделений низшего уровня;
• функциональный – уровень одного из подразделений в организации;
• проектный – созданный для реализации одного замысла.

Как правило, такие подразделения, как проектный офис, возникают не на пустом месте. Сначала руководством проводится аудит текущей работы организации, а также ее результативности, и принимается принципиальное решение внедрить проектный метод работы. После этого осуществляется обследование деятельности компании относительно возможности реализации в ней инвестиционных замыслов и разрабатывается методология ведения программ. Только после внедрения такой корпоративной системы происходит формирование офиса, и запускаются пилотные идеи по новой модели работы.

На начальном этапе внедрения большую роль играет личность руководителя офиса, который должен убеждать людей личным примером, организовывать устойчивые взаимосвязи со специалистами других подразделений, преодолевая сопротивление не заинтересованных в результате руководителей. В таких условиях менеджер должен значительным уровнем полномочий от начала и до самого окончания внедрения идеи.

Сама структура в процессе своего развития обычно проходит следующие фазы:

• Формирование. Составление положений об отделах, должностных инструкций под разработанные регламенты, утверждение условий работы и оплаты труда. Создание и структурирование базы данных.
• Накопление опыта. Завершение процесса формирования баз данных, переход к контрольной функции относительно распределения ресурсов.
• Анализ деятельности. Исполнителям передается накопленный опыт по проектной деятельности, дорабатывается нормативная база. Проводятся аудиты и контрольные проверки приоритетных направлений.
• Развитие. В крупных компаниях может создаваться несколько PMO разного уровня в зависимости от типа заданий и специализации.
• Стратегическое управление. Свойственно только организациям, способным формировать целые портфели инвестиционных программ и формулировать собственную инвестиционную политику.

После успешного прохождения трех первых фаз можно сделать вывод, что подразделение начало функционировать. Следующими задачами руководства становится поиск новых идей, способных дать требуемый результат, и их качественное сопровождение.

Состав и основные функции

В организации или компании первым лицом PMO чаще всего выступает заместитель руководителя фирмы или директор департамента или другого структурного подразделения. Это выглядит логичным, поскольку уровень полномочий такого человека высок, но вместе с тем он, в отличие от первого лица компании, сможет уделять внедряемой идее гораздо больше времени.

В состав проектного офиса на постоянной основе входит 2-3 человека, составляющих ядро любого начинания – руководитель, менеджер по вопросам планирования и методолог. Такой подход позволяет достичь в этом важном вопросе стабильности работы и предсказуемости результатов. В зависимости от поставленных задач, тематики и сложности утвержденного замысла, в состав PMO дополнительно могут включаться:

• куратор (координатор, администратор) проекта;
• главный менеджер (руководитель) конкретной программы;
• менеджер по подготовке документации и отчетности;
• специалист – системный администратор, отвечающий за информационное обеспечение работы;
• менеджер по подбору, распределению кадров и обучению персонала;
• менеджер по вопросам распределения техники;
• аудитор;
• тренер;
• специалист по закупкам и распределению ресурсов;
• специалист по управлению портфелями инициатив.

По ходу развития задумки PMO может трансформироваться, состав меняется, исходя из итогов выполнения задач и проявления новых рисков.

Круг задач, возлагаемых на офис, чрезвычайно широк. Он очень зависит от конкретного начинания и может включать в себя проведение консультаций, семинаров и тренингов для менеджеров среднего и высшего звена, создания программного обеспечения, контроль над результатами. При одновременном внедрении нескольких замыслов, необходимо учитывать их взаимовлияние, чтобы не допустить сбоев в ресурсном обеспечении. Обычно работа такого рода структур базируется на общепринятых международных стандартах, таких как PRINCE2 или PMBoK.

Функции проектного офиса заключаются в решении таких вопросов:

обеспечение соответствия всех управленческих процессов утвержденным стандартам;

• разработка и продвижение методологии управления процессами и контроля над ними;
• развитие, внедрение и поддержка информационной системы мониторинга и планирования (если требуется);
• подбор специализированного персонала, его обучение, разработка системы стимулирования работников;
• развитие инфраструктуры управления программами;
• осуществление текущего (оперативного) контроля над всеми проводимыми процессами;
• периодическое формирование отчетности для высшего руководства компании о ходе подготовки и внедрения инвестиционного проектного задания (ежеквартальная, ежемесячная, еженедельная, ежедневная);
• анализ выполненных работ и подготовка рекомендаций руководству относительно решений, которые целесообразно принять;
• проведение аудита (если эта функция не возложена на другое подразделение);
• обеспечение оперативного документооборота.

В разных источниках можно найти разное понимание функций PMO, иногда их подразделяют на базовые (основные) и расширенные (дополнительные), которые могут изменяться в зависимости от сформулированных задач. Также играет роль направленность деятельности организации или фирмы.

Как создается проектный офис

О создании проектного офиса с нуля достаточно подробно рассказано в видео, которое мы приводим ниже. Советуем с ним ознакомиться, чтобы понять основные аспекты и вопросы, с которыми придется столкнуться на практике.

Эффективность внедрения в организации

Внедрение PMO в организации, особенно с широким спектром выполняемых задач, может принести ряд преимуществ:

• правильная расстановка приоритетов и сокращение количества инициатив, не соответствующих стратегическому направлению бизнеса компании;
• концентрация сил на самых перспективных мероприятиях;
• прозрачное разделение полномочий и ответственности за полученные результаты;
• повышение процента успешных проектов;
• сокращение затрат и уменьшение сроков реализации;
• унификация и стандартизация всех процессов;
• точный учет и более рациональное использование имеющихся ресурсов, что ведет к их экономии;
• эффективный контроль за ходом продвижения работ;
• улучшение коммуникации между всеми участниками мероприятия, упрощение ведения документации и доступа к требуемой информации;
• повышение профессионального уровня сотрудников

Практика показывает, что при правильном подходе экономическая эффективность создания проектного офиса обычно проявляется в период от полугода до двух лет.

Эффективность внедрения также может зависеть от типа создаваемого PMO, которых выделяется четыре. Каждый из них имеет свои сильные и слабые стороны, о чем нужно знать заранее. Их особенности отражены даже в названиях:

• «Метеостанция». Создается для сбора сведений о нескольких одновременно реализуемых мероприятиях. Информация просто передается наверх, сам офис на ход работ не влияет, никаких указаний и наставлений не дает. Он прост в организации, но при сложном многокомпонентном начинании будет малоэффективен.
• «Управляющая башня». Контролирует соответствие стандартам и проверенным нормативам. Члены PMO сотрудничают с проектными менеджерами, аттестуют их, а в случае необходимости могут проводить аудит.
• «Ресурсный пул». Создается для правильного распределения высококвалифицированных менеджеров между разными программами, а также решения текущих проблем.
• «Стратегический программный». Его миссия – обеспечить бесперебойную связь между стратегическим и операционным менеджментом. Он не влияет на распределение финансов и не контролирует расходы, а выполняет только организационную функцию.

Бизнес-практика свидетельствует, что концепция проектно-ориентированного управления в современных условиях является более жизнеспособной, чем процессная, и тем более чем работа по отдельным поручениям.

Отзывы, комментарии и обсуждения

Источник: finswin.com

Проектный офис

На сегодняшний день проектный подход постепенно становится новым трендом не только в бизнес-среде, но и в государственных структурах. Уже президент говорит о необходимости внедрения проектного управления на государственном уровне, количество внедренных проектных офисов в компаниях растет год от года, конференции по проектному управлению собирают большое количество участников. Но стоит отметить, что внедрение проектного офиса далеко не панацея – эффективность проектного управления и достижение целей компании весьма разнятся. Нет какого-то одного секрета успеха – многое зависит от корпоративной культуры компании.

Можно встретить различные определения проектного офиса, но в целом проектный офис представляет собой определенную структуру компании, которая призвана поддерживать управление проектами, а также стандартизировать и внедрять единую методологию управления.

Когда нужен проектный офис?

Далеко не все компании приходят к необходимости организации проектного офиса (да и не всем он необходим). Но есть определенные условия, при которых стоит задуматься об организации проектного офиса.

Когда текущие задачи переходят в формат проекта, у него есть ответственный руководитель, а со временем количество таких проектов, а вместе с этим и руководителей, растет. Эффективность варьируется от исполнителя к исполнителю. Отчетность по каждому проекту каждый руководитель предоставляет отдельно. И, как правило, в этот момент в происходящих процессах можно наблюдать следующие проблемы:

• Отсутствие необходимого уровня системности.
• Зачастую проекты несут одни и те же функции, дублируя друг друга.
• Или же, наоборот, их функции вступают в конфликт.
• Отсутствие единых форм, в первую очередь отчетности, и, как следствие, отсутствует консолидированный контроль над проектами.

На данном этапе внедрение проектного офиса поможет внести ясность в текущие процессы.

Что может дать компании внедрение проектного офиса

Важно понимать, что внедрение проектного офиса не принесет компании быстрых сиюминутных результатов и какой-либо поддающейся исчислению экономии. Но при грамотной организации проектный офис дает компании ощутимый положительный эффект в перспективе от 6 месяцев до 2-х лет.

Проектный офис позволяет компании:

• Оптимизировать процессы, правильно расставить приоритеты, навести порядок в управлении проектами, отказаться от лишних действия, противоречащих стратегии компании.
• Установить ответственных за результаты.
• Оптимизировать затраты, время и ресурсы, затраченные на проекты.
• Стандартизировать все процессы, что позволяет не начинать каждый раз проект с нуля, а использовать шаблоны с определенным порядком задач и работ. Это также позволяет предвидеть возможные узкие места и работать с рисками.
• Упростить процесс ведения документации, а также доступ к необходимой информации.
• Улучшить процесс коммуникации между сотрудниками в компании, а также повысить их мотивацию и лояльность, а также профессиональный уровень.

Важно знать

Внедрение проектного офиса – достаточно дорогое удовольствие, и для тех компаний, у которых мало или нет важных для организации проектов, встает вопрос об экономической целесообразности данного мероприятия.

Зачастую при создании проектного офиса за неимением выбора руководителем делают сотрудника, который не обладает достаточными компетенциями в управлении проектами. Или же приглашают стороннего специалиста, хорошо разбирающегося в теме проектного управления, однако совершенно «плавающего» непосредственно в специфике работы организации.

При подобных вариантах организации проектного офиса неминуемо встанет вопрос о его эффективности и последующем перезапуске.

Важно понимать, что проектный офис, и строящийся с нуля, и переорганизовывающийся из имеющегося, это подразделение, которое необходимо встроить в живые процессы компании, что ведет за собой существенное перераспределение ресурсов и полномочий внутри компании. Недостаточно просто переписать регламенты – для того, чтобы они соблюдались, нужно формировать новый взгляд у сотрудников, доказывать целесообразность новых процессов. Другими словами, формировать новую культуру компании, что неминуемо встретит сопротивление устоявшейся системы.

В этой ситуации необходимо спланировать нововведения по всем направлениям, выявить и проработать все риски, выделить все заинтересованные стороны и разработать план мероприятий по внедрению проектного офиса. Такой подход через какое-то время даст свои плоды – новые процессы с течением времени приживаются в компании, и сотрудники уже даже не представляют, как ранее без них обходились, но всё же на это требуется время.

Эффективность проектного офиса

На сегодняшний день распространение проектных офисов еще не столь велико, чтобы можно было собрать статистику. С течением времени наберется необходимый объем данных, проанализировав который, можно будет сделать выводы об эффективности использования данного метода.

Однако, можно в общих чертах отметить положительное влияние внедрения проектного офиса на различных уровнях компании:

• Стратегический уровень: проектный офис дает возможность сконцентрировать ресурсы компании на основных направлениях ее развития.
• Тактический уровень: проектный офис дает систему, благодаря которой управление становится прозрачным и понятным, а результат деятельности предсказуемым.
• Операционный уровень: проектный офис снимает неопределенность, внося ясность в реализацию проекта – благодаря прописанным процедурам все знают, что необходимо делать в той или иной, в том числе проблемной, ситуации.

Также стоит отметить, что внедрение проектного офиса приводит к увеличению ценности компании в целом за счет снижения рисков, оптимизации ресурсов, бюджетов, а также снижения сроков реализации проектов.

При правильно организованном и внедренном проектном офисе система управления совершенствуется, что непременно будет способствовать достижению поставленных в проектах задач, а также получению необходимых и своевременных результатов.

Источник: vc.ru