Что за должность бизнес ассистент

Ассистент отдела продаж — это специалист, который обеспечивает административную поддержку и во всем помогает в работе начальнику отдела продаж: принимает телефонные звонки, распечатывает документы, если работники магазина ездят в командировки – ассистент бронирует для них билеты, номера в гостиницах, оформляет визы.

Должность ассистента отдела продаж довольно ответственная по своей сути. Нужно иметь хорошую память, быть коммуникабельным и ответственным работником, свободно владеть навыками пользования ПК. Основная цель деятельности ассистента отдела продаж – поддержка эффективности торговых отношений с клиентами в отделе продаж.

Особенности работы ассистента отдела продаж:

— отслеживает соблюдение условий договоров с покупателями (сроки, оплата, наличие документов);

— взаимодействует с подразделениями компании, особенно тесное взаимодействие предполагается с юридической службой, поскольку ассистент отдела продаж проверяет соответствие условий договоров законодательству и внутренним целям компании ;

Бизнес-ассистент. Кто он? Почему эта профессия в тренде? Интервью с Анной Сосновой.

— готовит необходимые данные и материалы для заключения сделок;

— обеспечивает правильность заполнения записей и регистрации документов;

— контролирует своевременную оплату и выгрузку товара клиентам;

— контролирует наличие продукции на складе;

— ведет базу данных клиентов;

принимает заявки, жалобы и претензии клиентов.

На должность ассистента отдела продаж может быть назначено лицо, имеющее высшее либо среднее специальное образование, причем опыт работы может отсутствовать или равняться двум годам.

Источник: bizfam.ru

АССИСТЕНТ ОФИСА: определение, обязанности, зарплата и резюме

Когда дело доходит до карьерных путей и работы, которую мы хотим, легко почувствовать, что есть только несколько вариантов. Но существует множество различных типов работ и ролей, и наша миссия состоит в том, чтобы выявить их и объяснить, что они влекут за собой. Вам нравится общаться с разными людьми? Вы хотите помочь различным командам достичь своих целей?

Если вы ответили утвердительно на эти вопросы, должность офисного помощника (OA) может вам подойти. В этой статье мы собираемся проанализировать общие характеристики и описание работы офисного помощника, соответствующую зарплату и идеальное резюме для этой работы.

Что такое офисный помощник?

Единственная ответственность офисного помощника состоит в том, чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу офиса. В общем, вы будете заниматься административными задачами, но если это пойдет на пользу офису в целом, можно сказать, что все пойдет.

В результате это отличная позиция начального уровня для тех, кто хочет получить опыт работы в офисе. Вы изучите основы в различных областях — администрирование, операции, обслуживание клиентов и т. д. — и, надеюсь, вы добьетесь успеха в быстро меняющейся, а иногда и сложной среде. После нескольких лет опыта у вас будут хорошие возможности для продвижения на должности административного помощника и помощника руководителя.

Что делает помощник генерального директора?

Административные обязанности выполняются общими офисными помощниками в организации. Некоторые из их обязанностей включают ответы на телефонные звонки, ответы на электронные письма, подачу документов и назначение встреч. Они также могут отвечать за техническое обслуживание офисного оборудования и управление поставками. Основные финансовые задачи, с которыми могут помочь эти специалисты, включают обработку счетов и отчеты о расходах.

Офисный помощник должен уметь эффективно работать под давлением, а также обладать сильными коммуникативными и организаторскими навыками. Они также должны обладать хорошими навыками работы с компьютером, такими как Microsoft Office, а также иметь опыт выполнения административных задач, таких как ввод данных и ведение записей. Также очень важно, чтобы они эффективно сотрудничали с широким кругом заинтересованных сторон, включая руководителей, сотрудников и клиентов.

Для кого идеально подходит работа офисного помощника?

Кто-то с достаточно общительным характером лучше всего подходит на роль главного офисного помощника. Поскольку вы будете ежедневно иметь дело с широким кругом личностей, вы должны быть в состоянии быстро адаптироваться и работать с людьми всех типов. Помимо людей, вы должны быть готовы ко всему и ко всему. Возможна работа в последнюю минуту, поэтому вы должны быть в состоянии работать на лету, не испытывая стресса.

Если вы внимательны к деталям, организованы и практичны, у вас больше шансов добиться успеха в качестве главного офисного помощника. Вы также должны стремиться изучить веревки, особенно если вы хотите перейти на должность административного помощника или помощника руководителя.

Как проходит обычный день офисного помощника?

День офисного помощника никогда не бывает одинаковым. Утром вы можете отвечать на звонки и принимать сообщения, а днем ​​сортировать почту и готовить счета и корреспонденцию.

В общем, тип работы, которую вы получите, будет варьироваться в зависимости от компании, которая вас нанимает, и от того, какую ответственность они хотят возложить на вас в вашей роли. Зная это, давайте посмотрим на должностную инструкцию главного офисного помощника.

Описание работы офисного помощника

Офисные помощники обучены выполнять различные канцелярские и административные задачи в различных офисных условиях. Они также могут быть известны как помощник по административным вопросам, офисный клерк или секретарь. Как правило, их роль заключается в том, чтобы помогать другому офисному персоналу и выполнять различные задачи, необходимые для обеспечения бесперебойной работы офиса.

Это описание работы офисного помощника охватывает основные квалификации, обязанности и ответственность обычного офисного помощника, и его легко адаптировать для вашей организации при приеме на работу на административные должности.

№1. Обязанности офис-ассистента

Их обязанности и ответственность перечислены в должностной инструкции помощника офиса следующим образом:

• Оптимизируйте процедуры, организовав офис и помогая сотрудникам.
• Сортируйте и распределяйте сообщения как можно скорее.
• Создавайте и обновляйте записи, чтобы обеспечить точность и достоверность информации.
• Встречи и встречи должны быть запланированы и запланированы.
• Следите за уровнем поставок и устраняйте дефицит
• Решать проблемы, связанные с офисом, и отвечать на запросы или проблемы
• Координируйте свои действия с другими отделами, чтобы обеспечить соблюдение установленных политик.
• Поддерживайте надежные отношения с поставщиками, клиентами и коллегами.
• При необходимости выполнять обязанности администратора.

№ 2. Навыки офисного помощника

Как мы видели, работа офисным помощником влечет за собой широкий круг обязанностей. Итак, какие компетенции и межличностные навыки необходимы для успеха в этой роли? Некоторые из навыков, которые вам нужно будет привить, включают:

Трансформируемость

Как офисный помощник, ваша роль относительно гибкая и включает в себя широкий спектр обязанностей. Хороший OA — это командный игрок с решительным настроем, который готов браться за задачи по мере их возникновения, чтобы помочь бизнесу.

В качестве обычного офисного помощника у вас будет немного обязанностей. Если вы предпочитаете более конкретный список обязанностей, эта роль может вам не подойти. Тайм-менеджмент — еще один важный навык для офисных помощников, которые должны справляться со своими разнообразными рабочими нагрузками, чтобы решать проблемы в режиме реального времени, сохраняя при этом сроки выполнения срочных проектов.

Отличные коммуникативные навыки.

Ключом к успеху в качестве OA является наличие сильных навыков межличностного общения как в устной, так и в письменной форме. Вы первый человек, которого увидят клиенты или потенциальные сотрудники, зайдя в офис. Когда они оценят, подходит ли им компания, ваше взаимодействие задаст тон. То же самое относится и к любому общению по электронной почте или телефону.

Как офисный ассистент, вы являетесь первым контактным лицом компании и производите первое впечатление. Кроме того, использование коммуникативных навыков для построения прочных отношений с поставщиками офисного оборудования может помочь вашей компании получить более качественный сервис или даже скидку или две. Работодатели должны быть уверены, что каждый раз, когда вы приветствуете посетителя или отвечаете на звонок, вы будете вести себя профессионально.

Чтобы можно было работать самостоятельно.

При найме офисного помощника руководители ищут того, кто не нуждается в особом надзоре и умеет управлять своим графиком и рабочей нагрузкой. Офисные помощники должны проявлять инициативу, выявлять потенциальные проблемы и решать их самостоятельно. Ни начальник, ни коллега не оценят, когда OA проверят, могут ли они заказать еще кофе, когда в офисе почти не осталось кофе!

Предприятиям нужен кандидат, который проявляет инициативу и уверен в решении проблем в условиях ограниченного времени и бюджета. Одним из наиболее важных аспектов успешного офисного помощника является способность работать в режиме многозадачности. Наконец, вы здесь, чтобы удалять задачи из списков дел других членов команды, а не добавлять новые, задавая много вопросов!

Внимание к деталям.

Вы будете нуждаться в исключительных организационных навыках как OA. Помимо управления своим расписанием и списком дел, вам нужно будет уделять пристальное внимание деталям. Вы будете обрабатывать множество документов, от важных внутренних заметок до переписки с клиентами. Перфекционизм и перепроверка вашей работы могут помочь вам избежать неловких и потенциально дорогостоящих ошибок.

Технологически подкованный.

В дополнение к общим навыкам обработки текстов и работы с компьютером вам необходимо будет продемонстрировать знание различных программ управления офисом для различных канцелярских задач, которые вам необходимо будет выполнять. По мере развития технологий организации могут использовать замены для многих программ традиционного пакета Microsoft Office.

№3. Образование и другие квалификации

Чтобы начать работать в полевых условиях, большинству офисных помощников нужен только диплом средней школы или его эквивалент. С другой стороны, для некоторых продвинутых должностей может потребоваться многолетний опыт работы и/или специальная подготовка.

Хотя это обычно не требуется, существует ряд программ онлайн-сертификатов и степеней в области офисного управления, доступных для офисных помощников, которые хотят перейти на руководящие должности. Также доступны другие программы на получение степени в конкретных административных областях, такие как программы бакалавриата в области управления медицинским офисом.

Средняя заработная плата офис-менеджера

Зарплата офисного помощника может варьироваться в зависимости от опыта, отрасли, размера организации и географии. Средняя почасовая заработная плата офисного помощника в США по состоянию на апрель 16.32 года составляет 2023 доллара в час. Заработная плата большинства офисных помощников в США в настоящее время колеблется от 12.98 доллара (25-й процентиль) до 18.03 доллара (75-й процентиль). Диапазон средней заработной платы офисного помощника значительно варьируется (до 5.05 долларов США), что означает, что могут быть многочисленные возможности для продвижения по службе и повышения заработной платы в зависимости от уровня квалификации, местоположения и многолетнего опыта.

Советы по написанию лучшего резюме офисного помощника

Чтобы быстро привлечь менеджеров по найму и закрепить за собой должность главного офисного помощника, ваше резюме должно выделяться, а также соответствовать требованиям, изложенным в описании вакансии. Эти указатели помогут вам составить более сильное резюме помощника главного офиса:

№1. Подчеркните свои навыки работы с офисными технологиями

При составлении своего общего резюме офисного помощника вам необходимо выделить любой опыт работы с программным обеспечением, связанный с онлайн-планированием, выставлением счетов, управлением проектами и управлением взаимоотношениями с клиентами. Подчеркните свои знания аппаратного обеспечения, такого как сканеры, копировальные аппараты и телефонные системы. Подчеркнув свои знания в области офисных технологий, вы продемонстрируете менеджерам по найму, что вы привносите необходимые навыки в работу и можете быстро освоить новые.

№ 2. Оцените свой опыт офисного помощника

Менеджеры по найму могут лучше понять объем и влияние вашей работы, если вы предоставите конкретные цифры и результаты. Посмотрите, сможете ли вы включить ответы на вопросы «Сколько?» и «Сколько?» в каждом пункте вашего раздела «Опыт». Если вы не знаете точное число, можно использовать символ тильды () для обозначения оценки или среднего значения.

№3. Держите прямой тон

Крайне важно использовать язык, который устанавливает и поддерживает постоянный тон или «голос» почти в любом обычном тексте. Это правило также относится к резюме, которое требует формального, но прямого тона (в отличие от более непринужденного тона профиля LinkedIn и энергичного, уверенного голоса сопроводительного письма).

Используйте простые предложения и прямолинейные описания своего опыта, чтобы добиться прямого голоса в своем резюме помощника по офису. Помните об этом совете, особенно при написании раздела «Профиль», потому что у вас может возникнуть соблазн (или вы считаете, что вам нужно) использовать чрезмерно «рекламные» термины, такие как «Выдающийся в», когда предпочтительнее более прямой, прямой термин, такой как «Квалифицированный». .

Как согласовать свое резюме с описанием работы

Менеджеры по найму должны просмотреть большое количество резюме, чтобы найти кандидата, соответствующего их требованиям. Компании определяют эти потребности в должностных инструкциях, и соответствие ваших навыков и опыта тому, что указано в должностной инструкции, может помочь вам выделиться из толпы.

Решая, что включить в резюме обычного офисного помощника, начните с наиболее важных требований, которые обычно указываются первыми или упоминаются несколько раз в описаниях вакансий. Убедитесь, что навыки и качества, которые вы выделяете, демонстрируют менеджеру по найму, как вы можете соответствовать основным приоритетам компании. Общие резюме часто упускают из виду, поэтому избегайте копирования и вставки и вместо этого сосредоточьтесь на заметных достижениях, чтобы привлечь внимание менеджера по найму.

Каковы обязанности помощника школьного офиса?

Как помощник школьного офиса, вы выполняете канцелярские задачи административной части школы. В этой роли вы можете собирать данные о посещаемости, оценивать расписание каждого специального мероприятия, выдавать пропуска посетителей, контролировать учащихся и выполнять другие обязанности по мере необходимости.

Каковы три типа офисных помощников?

• Административная поддержка.
• Клерк для ввода данных
• Администратор офиса

Какие навыки вам нужны, чтобы быть офисным помощником?

• Навыки, необходимые офисному помощнику
• Умение общаться вербально.
• Коммуникативные способности в письменной форме.
• Знание технологий.
• Организационные способности.
• Способности тайм-менеджмента.
• Способность решать проблемы.
• Способности к планированию.
• Изобретательность.

Офисный помощник — это то же самое, что секретарь?

Офисный помощник будет печатать документы, отправлять электронные письма и факсы, назначать встречи и помогать с любыми другими задачами, связанными с офисом, которые ему назначены. По сути, офисный администратор отвечает за отличное обслуживание клиентов, а офисный помощник отвечает за отличную офисную поддержку.

Администратор Office и помощник Office — это одно и то же?

Роль офисного администратора практически идентична роли помощника. Разница в том, что у вас будет более надежный набор навыков, и вы сможете легко взять на себя дополнительные обязанности. Администратора часто считают бьющимся сердцем любого офиса.

Офисный помощник — это то же самое, что и секретарь?

У административного помощника больше обязанностей, чем у секретаря. Административные помощники делают больше, чем канцелярская работа. Помощник по административным вопросам, в отличие от секретаря, имеет право принимать самостоятельные решения.

Заключение

Это фантастика, если стать офисным помощником звучит идеально! Вы будете важной частью любого офиса, обеспечивая быстрое и правильное выполнение административных задач. Используйте информацию и советы, представленные выше, в своих интересах. Таким образом, вы можете сделать карьеру своей мечты. Спасибо, что нашли время, чтобы прочитать это!

Статьи по теме

• Как улучшить свои навыки общения прямо сейчас. (Полезные советы)
• СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ОФИСОМ: лучшие бесплатные и платные варианты в 202 году3
• УСЛУГИ ВИРТУАЛЬНОГО ПОМОЩНИКА: лучшие услуги виртуальной помощи
• АССИСТЕНТ РОЗНИЧНОЙ ПРОДАЖИ: определение, обязанности, зарплата и резюме
• ЧТО ТАКОЕ ВИРТУАЛЬНЫЙ ПОМОЩНИК: Значение услуги и зарплата
• Связи с общественностью: значение, примеры, зарплата, маркетинг и важность
• СЛУЖЕБНЫЙ АНАЛИТИК: определение, обязанности, зарплата, вопрос на собеседовании и резюме
• ПОМОЩНИК АДМИНИСТРАТОРА: значение, чем они занимаются, зарплата и требования

Источник: businessyield.com

Помощник руководителя

Помощник руководителя – ответственная административная должность, связанная оказанием руководителю предприятия различного рода помощи, в том числе экономической, юридической и технической.

Фактически помощник руководителя – это секретарь, компьютерщик, работник отдела кадров, юрист и экономист в одном лице. Ни один руководитель не может обойтись без первого помощника, готового прийти на помощь в самые неблагоприятные для бизнеса времена, вовремя доставить позабытые документы, напомнить о важной встрече, выслушать и подсказать в принятии правильного решения.

Актуальность и перспективы развития данной должности

Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя.

В связи с расширяющимися связями между предприятиями, активном использовании новых технологий в повседневной жизни и работе, необходимостью постоянно находится на связи с партнерами по бизнесу многие предприниматели вынуждены обзаводиться помощниками.

Должность помощника как нельзя актуальна в современном мире. Претерпев развитие от обычного секретаря, подающего чай и отвечающего на звонки, данная профессия в настоящее время связанна с большой ответственностью и наличием определенных знаний.

Занимать данную должность не просто ответственно, но и весьма перспективно, поскольку после ухода начальника на повышение имеется возможность получить его место. Практический и теоретический опыт, полученный на посту помощника, станет лучшей рекомендацией для вышестоящего руководства и поможет в дальнейшем хорошо продвинуться по службе.

Преимущества и недостатки работы помощником

Должность помощника руководителя имеет как преимущества, так и недостатки.

К положительным сторонам занимаемого поста относятся:

• близость к начальству;
• постоянный доступ к актуальной информации;
• возможность быть несколько выше других сотрудников компании;
• возможность встречаться с интересными людьми, заводить новые полезные знакомства;
• работа в комфортной обстановке.

Отрицательными сторонами работы помощника руководителя являются:

• частые командировки;
• ненормированный рабочий график;
• нахождение в стрессовой ситуации;
• эмоциональные срывы начальства;
• необходимость отказаться от личной жизни ради карьеры и работы.

Помощник руководителя должен обладать повышенной устойчивостью к стрессу. Руководители не всегда могут справиться с эмоциями, возникающими после плохого рабочего дня, потому их помощники нередко попадают под горячую руку.

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Требования, предъявляемые к претендентам на данную должность

Хороший помощник должен обладать знаниями в самых различных областях. Чаще всего данную должность занимают специалисты в области подбора кадров, лица с юридическим, экономическим, техническим и гуманитарным образованием.

Для помощника руководителя крайне важно обладать такими качествами, как:

• коммуникабельность;
• уверенность в себе;
• способность быстро реагировать на изменившиеся обстоятельства;
• правильно поставленная речь;
• определенная жесткость;
• твердая жизненная позиция.

В случае, если речь идет о предприятии строительной, технологической и иной специфической области, помощник руководителя обязан обладать специальными знаниями и навыками. Особое внимание при выборе помощника уделяется наличию у кандидата знаний иностранных языков и навыков использования компьютерных программ.

Правила составления и образец должностной инструкции генерального директора ООО можно узнать здесь.
Обязанности секретаря-делопроизводителя рассмотрены в этой статье.
О профессии супервайзера читайте в данном материале.

Должностные обязанности

Помощник руководителя обязан:

• правильно спланировать рабочий день руководителя;
• приобретать билеты на самолет, поезд, заказывать такси;
• организовывать встречи и переговоры;
• следить за наличием у начальника необходимого ему пакета документов;
• обеспечивать максимальный комфорт прибывшим на встречу лицам;
• выезжать в командировки по заданию фирмы;
• соблюдать конфиденциальность, отвечать за сохранность полученных сведений;
• выступать в качестве сопроводительного эскорта на встречах и деловых переговорах;
• поддерживать контакты с деловыми партнерами, предприятиями и государственными органами;
• поддерживать контакты с работниками компаниями, являясь связующим звеном между ними и руководством;
• заниматься подготовкой необходимых документов, материалов, аналитических справок и обзоров;
• заниматься рассылкой и прочтением писем, отвечать на звонки;
• заполнять рабочие бумаги, вести учет, полученным документам;
• вести запись на прием к руководителю;
• поддерживать связи с местными органами власти, получать документы и материалы по поручению начальства;
• выполнять небольшие поручения, связанные с организацией работы персонала;
• выполнять иные поручения, не выходящие за рамки служебных обязанностей.

Должность помощника – разноплановая, рассчитывать на то, что можно будет сидеть в офисе и изредка распечатывать необходимые бумаги, не приходится.

Права и ответственность

Помощник руководителя имеет право на подписание документов от имени руководителя, если подобное относится к его полномочиям. Кроме того, лицо, выполняющее обязанности помощника, вправе изучать документы, относящиеся к его служебным обязанностям, а также получать информацию, для их качественного выполнения. При необходимости он имеет право направлять в соответствующие органы и структуры запросы, связанные с получением рабочих документов.

Одним и важнейших прав помощника является возможность требования от руководства создания ему подходящих рабочих условий:

• предоставления рабочего места;
• оборудования рабочего места компьютером, факсом, принтером и сканером;
• предоставления пишущих и иных материалов, необходимых для работы.

Помощник руководителя ответственен за халатное, либо недостаточно качественное исполнение им рабочих обязанностей. В случае обнаружения правонарушений, помощник несет административную, уголовную и гражданскую ответственность. При нанесении материальных убытков, помощник обязан нести ответственность, соответствующую нормам трудового и гражданского законодательства РФ.

Особенности оформления резюме

Претендуя на должность помощника руководителя необходимо указать в направляемом на имя директора организации резюме:

• опыт и стаж работы;
• наименование предыдущих мест работы в данной должности;
• степень владения компьютером и необходимыми программами;
• уровень владения иностранными языками;
• опыт работы с документами;
• наличие высшего образования;
• наличие полезных знакомств среди руководителей других организаций.

При составлении резюме необходимо ненавязчиво указать на наличие коммуникабельных качеств, отсутствие эмоций по поводу повышенного тона и готовность к ненормированному рабочему дню.

Особенности работы в различных сферах деятельности

В общественной приемной у депутата

Помощник депутата просто обязан быть в высшей мере коммуникабелен. Кроме того, он должен знать имена, фамилии и телефоны всех активистов, проживающих на участке, округе, районе, депутатом которого является его начальник.

У помощника депутата должны быть собственная база избирателей, а также список проблем округа, нуждающихся в решении. Помощник должен познакомиться, как можно с большим количеством полезных людей, быть готовым отвечать на вопросы прессы и общественности, вести и организовывать переговоры.

Помощник депутата должен быть юридически подкован, иметь гуманитарное образование и способности к психологии. Следует заблаговременно подготовиться к ненормированному рабочему графику и отсутствию выходных.

Отдел кадров

Обязанности помощника руководителя отдела кадров заключаются в подготовке, предоставлении, печати документов, ответа на полученные звонки и ведении рабочей документации. Преимущества должности – нормированный рабочий график.

Отдел продаж

Помощник руководителя отдела продаж обязан владеть азами торгового ремесла, уметь находить покупателей и поставщиков, общаться с клиентами и другими предпринимателями, задействованными в сфере торговли.

Основным качеством является коммуникабельность и стрессоустойчивость.

Художественный руководитель

Помощник художественного руководителя должен обладать художественным вкусом, навыками общения с деятелями искусства и культуры, умением обращаться с документацией и организовывать презентации, выставки, различного рода пресс-релизы.

Должность подходит только людям с художественными наклонностями и гуманитарным складом ума.

О преимуществах и недостатках работы личным помощником руководителя рассказано в следующем видеоматериале:

Источник: www.delasuper.ru