Менеджеры в работе используют разные инструменты для планирования и контроля проектов. Корректные планы помогают грамотно управлять ресурсами компании и ожиданиями заказчиков. Один из самых простых и популярных инструментов для планирования — диаграмма Ганта. С её помощью можно связать обязательные этапы работы над проектом с временной шкалой, назначить сотрудников для выполнения каждой из задач, увидеть вехи — контрольные точки по этапам.
Осторожно, в этой статье будет очень много диаграмм. Разбираемся, в каких случаях можно использовать диаграмму, а также как и где её делать.
Оглавление
- Что такое диаграмма Ганта и как она выглядит
- Где чаще всего используют диаграмму Ганта
- Плюсы и минусы использования
- Как построить диаграмму Ганта по шагам
- Сервисы для построения диаграммы Ганта
Что такое диаграмма Ганта и как она выглядит
Диаграмма Ганта — Что это? Как строить? Зачем она вообще нужна?!
Диаграмма Ганта — инструмент в управлении проектами, который отражает информацию по этапам реализации проекта и срокам каждого из участков работ.
Диаграмму разработал Генри Лоренс Гант в 1910 году во время его работы над упорядочиванием работ в судостроении. Гант предложил визуализировать задачи, сроки их выполнения, последовательность. Так у всех участников проекта, включая менеджеров, появилось реальное представление о том, что именно и когда будет происходить/происходит в работе. Визуально получился столбчатый chart (график), где на вертикальной оси — шкала задач, а на горизонтальной — временная шкала.
В начале XX века решение Ганта стало революцией в мире управления проектов. И долгое время инструмент существовал без изменений. Лишь в 2000-х стали появляться стрелки между блоками, которые символизируют последовательность и взаимосвязь одного этапа с другим.
Рузана Анчек
Где чаще всего используют диаграмму Ганта
Сегодня диаграмму Ганта используют в тех компаниях, где важно, чтобы все этапы шли последовательно и были строго ограничены по времени. Несмотря на популярность и всеобщее внедрение Agile-философии и Scrum-методик, инструмент начала XX века по-прежнему популярен там, где известен план проекта и этапы зависят от друг друга.
Например, в IT-сфере это те компании, которые придерживаются каскадной модели управления (Waterfall) или гибридной модели. С помощью диаграммы Ганта в маркетинге планируют рекламные кампании, в HR запускают масштабные проекты подбора или программы обучения. В медиа с помощью диаграммы Ганта можно отражать процесс работы над материалами, а в строительстве — работу на объекте.
Кроме того, график удобно использовать при планировании командировок и путешествий, праздников и тимбилдингов, переезда и ремонта.
Рузана Анчек
Плюсы и минусы использования
Диаграмма Ганта. Планирование задач. Бизнес-навыки №2
Как и у любого инструмента, у диаграммы Ганта есть преимущества и недостатки.
Начнём с плюсов. Инструмент будет удобен, чтобы:
- планировать последовательность и сроки работ, что делает реализацию проекта прозрачной и предсказуемой;
- визуализировать загрузку команды и видеть, когда сотрудники заняты и освободились;
- определять критические точки проекта и держать их в фокусе, что позволит не только контролировать график выполнения проекта, но и быстро найти причину, если что-то идёт не так;
- быстро обновлять данные и сразу видеть новые сроки/этапы/ответственных в диаграмме.
Однако есть ситуации, в которых диаграмму Ганта применять не стоит. Или, по крайней мере, не нужно опираться на неё как на основной инструмент планирования.
- Не подойдёт для динамичных проектов с коротким сроком реализации, потому что вы потратите много времени на её настройку и бесконечную корректировку.
- Диаграмму редко применяют для проектов, по которым ещё не собрана статистика и нет данных при планировании. Конечно, можно всегда опереться на аналогичный опыт, но в процессе работы вас опять ждёт множество сюрпризов и корректировок. В этом случае логичнее использовать более гибкие инструменты планирования работ, к примеру, канбан-доску.
- Инструмент не подходит для планирования загрузки персонала — диаграмма Ганта отражает временные ресурсы на выполнение задач, но не количество вовлечённых сотрудников и вклад каждого из них на конкретном этапе работы. В этом случае стоит обратиться к специализированным трекерам задач, где одни и те же данные можно просматривать в разном виде. Например, online и в один клик превратить диаграмму Ганта в канбан-доску или таблицу можно в ПланФиксе или Notion.
Как построить диаграмму Ганта по шагам
Можно найти множество шаблонов для построения диаграммы Ганта и откорректировать их под свои процессы.
Для примера расскажем, как построить диаграмму Ганта в Google Таблицах для проекта по подбору персонала. Сначала сделаем таблицу с данными, а затем превратим её в диаграмму.
Начинаем работу над построением графика с подготовки данных по проекту. Наши исходные данные:
- список задач по проекту,
- дата начала работы над задачей,
- планируемая дата окончания,
- имя ответственного за этап сотрудника.
Диаграмму создаём для производственной компании, в которой требуется в сжатые сроки подобрать персонального ассистента для топ-менеджера.
Шаг 1. Внесите исходные данные
Начинаем строить таблицу. Крайний слева столбец — список задач, то есть «Этапы проекта». Следующий — ответственный сотрудник команды отдела персонала, далее 2 столбца — дата начала и окончания работ по задаче. Все остальные столбцы по вертикали — даты проекта.
Так выглядит наша таблица в Google Tabs
Шаг 2. Настройте условное форматирование
Выбираем в таблице первую ячейку напротив первой задачи. В нашем случае это задача «Снятие заявки на подбор сотрудников» и дата 01.02.2023. В верхней строке меню левой кнопкой мыши выбираем «Формат», в нем выбираем пункт меню «Условное форматирование».
Шаг 3. Добавьте правило
С правой стороны появится окно для установления правил условного форматирования. Выбираем «+ Добавить правило».
Шаг 4. Укажите диапазон
Открывается меню редактирования правила. Нас интересует строка «Применить к диапазону». Указываем диапазон первой строки. У нас это F3:BM3.
Шаг 5. Введите формулу
В этом же меню выбираем «Правила форматирования». В них нас интересует самый нижний пункт — «Ваша формула».
В формуле мы используем данные из 3 ячеек:
- ячейка с датой начала проекта — D3,
- ячейка с датой окончания проекта — E3,
- ячейка с первой датой в календаре проекта — F2 (заголовок столбца).
Чтобы получилась диаграмма Ганта, промежуток работы над проектом должен быть выделен цветом. Поэтому наша формула следующая: первая дата календаря должна быть меньше даты окончания работ, но больше даты начала выполнения работ.
Для нашего проекта она будет выглядеть так:
Нажимаем «Готово», и после этого сервис сам построит диаграмму по шаблону.
Шаг 6. Настройте правила для всей таблицы
Теперь надо применить эту формулу для всей таблицы. Для этого возвращаемся в «Правила условного форматирования» и меняем диапазон ячеек в пункте «Применить к диапазону». Например, на F4:BM4.
Диаграмма Ганта для нашего проекта подбора персонального ассистента готова. Теперь команда отдела персонала и нанимающий менеджер может увидеть ответственных за подбор, планируемые этапы проекта, сравнивать их с фактическими и вовремя корректировать работу, если что-то идёт не так.
Сервисы для построения диаграммы Ганта
Инструментов для создания диаграммы Ганта много. Некоторые из них, например, ERP-системы, могут построить диаграмму на основе загруженных данных автоматически. Ниже коротко расскажем про несколько популярных сервисов, в которых можно построить такую диаграмму.
Google Таблицы
Интерфейс Google Таблиц
Стоимость. Обычно сервис доступен бесплатно, если вы не покупаете дополнительное место в облаке или не пользуетесь пакетом Google Диск регулярно и для профессиональных целей.
Приложение Google Таблицы позволяет работать в документе в режиме онлайн совместно с другим пользователями. По функционалу во многом дублирует MS Excel, поэтому в нём легко разобраться. Чтобы сделать диаграмму Ганта, в приложение нужно специально внести основные данные и формулу. Весь процесс мы описали выше.
MS Excel
Интерфейс Excel и вариант ведения диаграммы Ганта в нём
Стоимость. Отдельно программу MS Excel оплатить нельзя. Она входит в пакет MS Office, минимальный тариф на который стоит 6,5 $ в месяц.
Программа MS Excel — известный всем инструмент работы с электронными таблицами. В отличие от Google Таблиц, в Эксель нет совместной онлайн-работы с несколькими пользователями. Файл просто хранится у кого-то на компьютере. Диаграмма Ганта строится в нём по той же схеме, что и в Google Таблицах.
Источник: digital-academy.ru
Как 5 удивительных отраслей используют управление проектами Ганта
Успех менеджера зависит от инструментов, которые он использует. Простой рабочий инструмент в руках специалиста может стать залогом успеха. Как скальпель для хирурга, отвертка для плотника, пресс-релиз для менеджера по связям с общественностью или ежемесячный отчет для бухгалтера, инструменты, которые вы используете, могут построить ваш бизнес.
Когда речь идет о менеджерах проектов, наиболее ярким и очевидным примером является программное обеспечение для управления проектами с диаграммами Ганта.
Что такое диаграмма Ганта?
Диаграмма Ганта — это столбчатая диаграмма, используемая для визуализации расписания проекта с его этапами, деталями и зависимостями, сгруппированными в соответствии с иерархической структурой работ (WBS) конкретного проекта.
Диаграмма Ганта — отличный инструмент, используемый для отображения обновленного статуса расписания с вертикальными линиями, которые представляют фактические даты.
Пример диаграмм Ганта.
Основная цель каждой диаграммы Ганта — оценить, сколько времени должно занять проект. Также важно установить порядок, в котором цели должны быть выполнены.
Диаграммы Ганта существуют с 1910 года, и есть веская причина их долговечности.
Что делает диаграммы Ганта такими мощными для управления проектами?
- Диаграммы Ганта упрощают визуализацию задач и представляют все этапы и действия проекта.
- Они помогают управлять проектами и сокращают проблемы с графиком
- Они помогают определить критические точки
- Графики можно обновлять с помощью программного обеспечения и приложений.
- Диаграммы Ганта можно строить даже в Excel
5 советов, как быстро создавать диаграммы Ганта
Для создания диаграмм Ганта не требуются какие-либо специальные инструменты. Это легко сделать, просто используя миллиметровую бумагу, и еще проще — с помощью программного обеспечения для построения диаграмм Ганта . А пока давайте сосредоточимся на ручном вводе:
Чтобы построить диаграмму Ганта, вы должны выполнить следующие шаги:
- Составьте список всех ваших задач. Выделите самую раннюю дату начала и предполагаемую продолжительность для каждой задачи. Если ваши задачи являются последовательными, определите, от каких этапов они зависят.
- Добавьте графики с днями или неделями до объективного завершения.
- Изобразите свои цели и задачи на миллиметровой бумаге. Добавьте задачи на миллиметровку и покажите их самую раннюю возможную дату начала. Нарисуйте их в виде полос. Отметьте время, затраченное на их выполнение.
- Составьте расписание. Пришло время применить формат диаграммы Ганта, запланировав свои задачи. Убедитесь, что ваши зависимые действия не начинаются, пока задачи, от которых они зависят, не будут выполнены. Диаграммы Ганта позволяют не только планировать задачи. С их помощью вы можете определять критические пути, применять иерархическую структуру работ или определять приоритеты задач с помощью специальных методов. Вы также можете поделиться целями проекта с членами вашей команды.
- Заключительный этап этого процесса — анализ. Подготовьте окончательную версию диаграммы Ганта, которая покажет, когда вы ожидаете, что проект будет запущен и завершен.
Выглядит легко, но может занять много времени. Вот почему вы можете использовать удобное и полезное программное обеспечение для управления проектами, чтобы решить эту проблему. Например, вы можете проверить множество онлайн-шаблонов диаграмм Ганта:
Поскольку диаграммы Ганта просты и легки в построении, их можно использовать практически для любого проекта. Их можно применять при планировании и составлении графиков проектов в различных сферах. Давайте посмотрим, как диаграммы реализованы в строительстве, ИТ, маркетинге, финансах и образовании.
Диаграммы Ганта в строительстве
Диаграмма Ганта для строительных проектов — это простой подход к управлению проектами. Это может быть отличный инструмент для подрядчиков, домовладельцев, строительных компаний или государственных учреждений.
Инженеры со всего мира считают диаграммы Ганта простым и легким в использовании инструментом управления проектами. Они могут легко группировать все этапы строительства в столбцы, редактировать задачи и настраивать их под свои нужды.
Держать в курсе событий важных людей — ключевой момент в управлении строительными проектами. Но легко ли это сделать?
- Во-первых, вы можете поделиться всеми своими мыслями, задачами и целями с любым членом команды.
- Во-вторых, люди в вашей команде могут понимать свои роли и обязанности. Все прозрачно
- И наконец, вы можете получить обратную связь в любое время и на любом этапе проекта.
Пример строительного проекта.
Все заинтересованные стороны могут отслеживать и комментировать график в режиме реального времени. Они могут принять участие в этапах планирования. Если вы хотите визуализировать проект строительства гаража с помощью диаграмм Ганта, вы можете легко определить порядок работ, сформировать взаимосвязь задач в расписании проекта и добавить все работы.
Как построить гараж с помощью диаграмм Ганта?
Вот пример задач для проекта строительства больницы и ее визуализация с помощью диаграммы Ганта:
- Выбрать административный и медицинский персонал
- Выберите сайт и сделайте обзор сайта
- Выбрать оборудование
- Подготовить окончательные планы строительства и планировку
- Принесите коммунальные услуги на сайт
- Проведение собеседований с кандидатами и заполнение вакансий в обслуживающем медсестре, техническом обслуживании и безопасности
- Покупка и доставка оборудования
- Постройте больницу
- Разработать информационную систему
- Установить оборудование
- Обучайте медсестер и вспомогательный персонал
Пример проекта с диаграммами Ганта.
Диаграммы Ганта в образовании
Существует множество программ, предназначенных для планирования проектов. Например, популярными вариантами являются Microsoft Project и Excel. Студенты имеют доступ к этим программам, установленным на их ПК в ИТ-лабораториях, и используют диаграммы Ганта в своих образовательных проектах.
В учебном процессе довольно удобно изобразить историю с помощью диаграмм Ганта. Диаграммы Ганта помогают визуализировать историю с использованием различных столбцов и временных шкал и предоставляют огромный объем информации.
Как управлять проектами с помощью диаграмм Ганта?
Кафедра психологии Университета Альберты отметила свое столетие в 2009 году. Они составили список штатных преподавателей на каждый год своей истории с помощью диаграмм Ганта. Каждый мог исследовать диаграмму Ганта по-разному. Диаграмма отражает простую описательную статистику и демографические данные по отделам.
Студенты увидели преимущества использования диаграмм Ганта и начали использовать их в своих проектах и дипломах.
Диаграммы Ганта в ИТ
beas group , более 25 лет являющаяся партнером по решениям для средних производственных предприятий, также использовала диаграммы Ганта.
Компания стала международным партнером по решениям SAP . Группа beas использует диаграммы Ганта для сравнения запланированных действий и требуемых ресурсов. Визуализация проектов создает прозрачное отражение сложных структур с множеством зависимостей.
Диаграммы Ганта в сфере IT.
Диаграммы Ганта в маркетинге
Используя диаграммы Ганта, вы можете спланировать любое маркетинговое мероприятие. В Excel это легко сделать, но визуально он начинает терять популярность. Для этих целей лучше попробовать дружелюбное и эффективное программное обеспечение для управления проектами.
Диаграммы Ганта позволяют применять разные временные шкалы для разных фаз маркетингового события: дней или даже минут. Вы не потеряетесь в деталях в начале и будете отслеживать их при необходимости.
Маркетинговые мероприятия могут содержать много изменений в последнюю минуту. Внести изменения в расписание — не проблема.
Ознакомьтесь с примером маркетингового проекта с диаграммами Ганта:
Диаграммы Ганта в маркетинговых проектах.
Диаграммы Ганта в финансах
Еще одна область, в которой используются диаграммы Ганта, связана с финансовыми учреждениями и банками.
Менеджеры банка всегда стараются организовать все свои задачи и планы. Диаграммы Ганта могут быть полезны при подготовке новых банковских продуктов: ссуд, депозитов, кредитных карт и т. Д. Это также идеальный инструмент для управления любой маркетинговой кампанией в банках.
С помощью диаграмм Ганта вы также можете создать эффективный контакт-центр.
Первый национальный банк Чикаго в своей качественной презентации программы использовал диаграммы Ганта для визуализации своего прогресса и планов.
Диаграммы Ганта в финансах.
Диаграммы Ганта для всех
Обобщая эти случаи, результаты и примеры в разных областях, следует отметить, что диаграммы Ганта можно использовать в любой ситуации. Хотите ли вы построить бассейн или спланировать отпускную программу — диаграммы Ганта послужат вам надежными и полезными помощниками.
Что вы думаете о диаграммах Ганта и упомянутых выше сферах? Не стесняйтесь оставлять свои отзывы в комментариях ниже!
Ищете программное обеспечение для управления проектами? Ознакомьтесь со списком лучших программных решений для управления проектами Platforms .
Источник: platforms.su
Диаграмма ганта что это в бизнесе примеры
Диаграмма Ганта для управления проектами: когда использовать и как построить
Диаграмма Ганта для управления проектами: когда использовать и как построить
Одна из основных причин большинства проектных факапов — срыв сроков. Один сотрудник что-то вовремя не сделал, второй не смог из-за этого вовремя начать свою часть, третьему уже вообще непонятно, что делать. В итоге весь проект рушится, как карточный домик. А руководитель узнает обо всем этом, когда изменить уже ничего нельзя.
Расскажу о популярном визуальном элементе, который помогает контролировать ход проектов. Это диаграмма Ганта (Gantt chart) — она показывает календарный план проекта и позволяет контролировать выполнение всех этапов и задач четко в срок. На примере проектов строительной компании разберем, как это работает и как создать понятную и наглядную диаграмму в Power BI.
Что показывает диаграмма
В левой части графика Ганта находится список задач по проекту. Сверху располагается шкала времени. Каждая задача — отдельная горизонтальная полоса: она показывает дату начала, длительность и дату окончания задачи. Пунктирная вертикальная линия обозначает текущую дату.
Виджет от MAQ Software
Разные инструменты визуализации предлагают свой набор элементов для отображения на диаграмме. Но некоторые параметры должны быть обязательно:
● Перечень проектов или этапы и задачи одного проекта;
● Дата начала и дата выполнения задачи;
● Продолжительность задачи (длина полосы);
● Прогресс выполнения в процентах на метках данных.
Дополнительные элементы, которые можно показать на диаграмме (есть не во всех инструментах визуализации):
● Ответственные за выполнение задачи;
● Дополнительная иерархия, то есть разбивка каждой задачи на несколько;
● Цветовая кодировка статуса (зеленый — выполнено, желтый — в процессе, красный — задержка или отмена).
Как диаграмма помогает в проектном управлении
График Ганта — это инструмент визуализации календарного планирования. Достойной альтернативы для отображения хронологии проекта просто не существует. Выбирая именно этот визуальный элемент, вы получаете ряд преимуществ при управлении своим проектом.
● Наглядный календарный план
Задачи в проектах пересекаются, многие процессы проходят параллельно. Диаграмма Ганта наглядно отображает весь календарь, и каждый участник видит, когда он должен приступить к своей работе.
● Точная последовательность задач
Многие этапы не могут начаться без выполнения предыдущих, любое планирование — это поэтапный сценарий. На Ганте сразу видно, в каком порядке должны быть решены задачи.
● Возможность оперативного вмешательства при задержках и сбоях
Если есть проблемы с соблюдением сроков, на диаграмме это видно сразу. Руководитель может принять срочные меры и исправить ситуацию вовремя.
● Повышение эффективности реализации проекта
Диаграмма помогает контролировать процессы в проекте. А значит, приводит к росту эффективности работы всей команды.
Диаграмма подходит для управления любыми проектами, которые состоят из множества задач с конкретными сроками исполнения. По сути это — дорожная карта проекта с удобной и подробной разбивкой каждого этапа на последовательные задачи.
Вот в каких случаях чаще всего используют эту диаграмму для хронологического отображения этапов и задач:
● Разработка нового продукта;
● Подготовка к запуску и продажам;
● Маркетинговая или рекламная кампания;
● Строительство и производство;
● Разработка программного обеспечения в IT;
● Презентация проекта заказчику.
Покажу пример дашборда Института бизнес-аналитики для менеджера проектов строительной компании. Он обратился к нам с вечной проблемой застройщиков — срыв сроков выполнения работ. Чтобы заказчику было удобно контролировать график строительства и отслеживать статусы всех процессов, на одной из страниц дашборда мы использовали диаграмму Ганта.
Диаграмма Ганта на дашборде Института бизнес-аналитики
Источник: alexkolokolov.com