Диаграмма ганта пример бизнес проекта

Диаграмма Ганта — инструмент планирования, позволяющий повысить эффективность управления задачами. Назван инструмент в честь американского инженера Генри Ганта, популяризировавшего метод. Впрочем, введен был способ Каролем Адамецки.

3755 просмотров

Диаграмма включает горизонтальные полосы, располагающие между вертикальной осью со списком задач и горизонтальной осью с датами.

Характерно, что инструмент отражает не только задачи, но и последовательность их выполнения. Такой подход к планированию снижает частоту просрочек — задачи закрываются своевременно.

Кому пригодится диаграмма? Разумеется, для тех, кто не представляет ведение дел без грамотного планирования, и предпочитает максимально понятные, наглядные способы отображения данных.

Инструменты планирования используют для ведения практически любых проектов. Открытие интернет-магазина, ведение бизнеса, управление личной эффективностью — список можно продолжать долго.

Программные решения для легкого планирования незаменимы и для фрилансеров: «вольный художник» грамотно распределяет время и проекты, и, например, точно знает, может ли он в данный момент взять в работу новый заказ.

Диаграмма Ганта. Планирование задач. Бизнес-навыки №2

Организациям, даже небольшим, тоже не обойтись без такого инструмента. Используют его как один из методов управления проектами, позволяющих существенно повысить эффективность работы и увеличить прибыль.

Также это хороший инструмент для презентации проекта. Исполнитель может продемонстрировать начальнику или заказчику объем работ и установленные на эти работы сроки. Так удается наглядно объяснить, почему, например, результаты стоит ожидать только через два месяца, а не через два дня. Я уже давно не составляю презентационные материалы без «старой-доброй» диаграммы Ганта. Практика показывает — никой формат изложения не доносит информацию до аудитории столь доходчиво.

Впрочем, диаграмма Ганта хороша и для личного планирования. Например, для подготовки к ответственному мероприятию, требующему выполнение большого количества задач. Например, подготовка к свадебному торжеству.

Итак, кто использует диаграмму Ганта в работе?

• топ-менеджеры;
• проджекты;
• аккаунт-менеджеры;
• тимлиды;
• маркетологи;
• бизнес-аналитики.

Перечень сфер обширен — IT, маркетинг, страхование, финансовые учреждения, юридические компании, образовательные организации. Сегодня трудно вести бизнес, не прибегая в автоматизации. Впрочем, не только бизнес — к возможностям автоматизированного планирования прибегают и сотрудники правительственных органов, например.

Какие возможности открываются перед командой?

• управление задачами;
• управление загрузкой;
• возможность публичной ссылки и установления зависимостей;
• выделение критических путей;
• комментарии, описания задач, отсылка к другим пользователям, важные детали;
• организация групп или фаз;
• составление отчетов.

Отмечу, что рассматривать такой инструмент как диаграмма Ганта буду в контексте использования системы управления проектами. Я убежден, что в большинстве случаев стоит обращаться к комплексным программным решениям. Приводя примеры, буду опираться в основном на опыт работы с системой от A2B, отечественного разработчика программного обеспечения.

Общая информация

Итак, диаграмма Ганта позволяет нам визуализировать работу над проектами, структурировать, получать общую картину, чтобы грамотно управлять поставленными задачами. Это отличный способ повысить качество и эффективность, снизить до нуля число просрочек.

Как я отмечал выше, диаграмма очень проста, и включает оси — вертикальную и горизонтальную, а также горизонтальные полосы. Используя этот инструмент, мы опираемся на две основные категории данных: список задач и время.

А что обозначают горизонтальные полосы? Каждая полоса визуализирует проект, задачу, подзадачу, поручение. Обязательно указаны сроки. На графике все отраженные дела выстроены в хронологическом порядке. Это позволяет легко ориентироваться в рабочих вопросах, отслеживать дедлайны, а также четко понимать, в какой последовательности закрываются обозначенные дела.

В программах на задачи ставят одного или нескольких ответственных. Каждый, у кого есть доступ к документу, может сориентироваться, кто и над какой задачей работает в данный момент. Программа наглядно представляет, на каком этапе находятся сотрудники.

Итак, что вы сможете отслеживать?

• задачи проекта;
• даты начала и окончания проекта и отдельных задач;
• время, отведенное на закрытие того или иного вопроса;
• ответственные по каждому поручению;
• информация о текущем положении дел;
• степень готовности или выполнения;
• время проведения встреч, мероприятий;
• полная картина – развернутый график проекта от начала до конца.

Диаграмма Ганта: с чего начать работу

Наша работа начинается с создания таблицы, включающей исходные данные. Удобней всего воспользоваться программным решением.

В качестве основы используем следующие данные: наименование задачи, дата начала и прогнозируемая дата сдачи результата. Указывая эти параметры, стоит учитывать сроки, ресурсы, бюджет. Цели, в том числе сроки сдачи, должны быть реалистичными.

Если вы никогда не пользовались таким инструментом, прежде чем приступить к построению графиков в программе, попробуйте набросать на бумаге следующее:

1. Итак, отметьте две оси и нарисуйте горизонтальные блоки. Не забудьте разбить деления на часы, дни, недели — как удобно.
2. На графических шкалах разместите задачи. Укажите даты начала и выделенное на выполнение время.
3. Сформируйте расписание. Важно — новые дела не должны появляться до тех пор, пока не будут закрыты вопросы, от которых зависят эти дела.
4. Выделите критические пути, определите приоритеты, не забывайте про структуру разбивки работ.

Важно! Если проект объемный, включает большое количество подзадач, не ленитесь устанавливать зависимости корректно и максимально точно. Вспомните про простое правило — чем конкретней тезис, тем конкретней результат. В данном случае этот принцип особенно применим.

Такую диаграмму, разумеется, можно составить в Exel. Однако, вы можете существенно сэкономить время и ресурсы, создавая и обновляя диаграммы в соответствующих программах. Сегодня все больше руководителей обращаются к автоматизации. Автоматизация — действительно мощное конкурентное преимущество.

Мои знакомые порой поднимают вопрос безопасности использования такого рода программного обеспечения. Отмечу, что у меня прецедентов с утечкой данных не случалось. Неудивительно, ведь разработчики предлагают достойную защиту и шифрование информации, используют современные протоколы безопасности.

Пройдемся по преимуществам.

Во-первых, использование диаграммы Ганта позволяет нам поэтапно планировать проекты. Так, сложную, объемную задачу мы разбиваем на маленькие и понятные: уже не так страшно, не правда ли?

Далее — удобный контроль сроков. Практика показывает, что талантливые, но безответственные сотрудники, которых вам приходится терпеть, благодаря грамотному планированию перестают срывать дедлайны.

Коллективные проекты часто требуют активного вмешательства сразу нескольких членов команды. Принцип диаграммы Ганта, реализованный в разного рода программных решениях, подразумевает эффективное взаимодействие сотрудников, что называется, в режиме реального времени. Из этого вытекает еще один существенный плюс — возможность ориентироваться на единый источник информации. Так, достаточно взглянуть на визуализацию, и положение вещей становится предельно ясным — вы избегаете долгих переписок, созвонов, лишних планерок и совещаний. Информация централизована, представлена в удобном виде.

На диаграмме мы видим целостную картину: это позволяет нам мыслить более структурно, планировать быстрее и эффективнее. Полное отображение текущей ситуации по проекту мотивирует нас двигаться дальше, ведь мы уже видим на схеме результаты работы. Это действует как положительное подкрепление, подстегивает на более активные действия, заставляет закрывать задачи быстрее. Таким образом, мотивирующий компонент тоже не стоит списывать со счетов, если говорим о преимуществах рассматриваемого инструмента.

Есть и недостатки. Вы, как руководитель, понимаете, что инструменты подбираются с учетом специфики проекта. В одних случаях перечисленные недостатки (и достоинства!) могут усложнять работу, в других — напротив, упрощать. На что хочу обратить ваше внимание:

• если речь о многоуровневых проектах, то не тороплюсь активно рекомендовать программные решения, реализующие принцип диаграммы Ганта — необходим уверенный уровень владения управленческими навыками, чтобы не усложнить работу;
• возможны сложности в составлении четкой, детальной, хорошо продуманной диаграммы — придется тратить время на создание и настройку.

Если инструмент правильно подобран под конкретный проект и применяется грамотно, то риск столкнуться с недостатками минимален.

Обычно возможность составления диаграммы Ганта предусмотрена функционалом систем управления проектами. В A2B построить диаграмму Ганта можно в модуле Проекты. Если приобрести этот модуль отдельно, то стоимость одной лицензии при оплате сразу за 6 месяцев составит 135 рублей в месяц. При покупке всех модулей, включая полноценную CRM – 300 рублей в месяц. Мы выбрали второй вариант.

Диаграмма Ганта на примере А2B

А2B мы внедряли впервые для двух проектов – наши компании специализируются на решении миграционных вопросов и на работе с банкротными делами.

Я давно пользуюсь диаграммами Ганта, том числе для управления личными задачами (кстати, очень советую!). Такой принцип планирования я применял и в простеньком Excel, и в «монстре» Битрикс24. Актуальный софт предлагает неплохие возможности, и я не могу выделить ни одну систему, которая бы выделялась в этом плане на фоне других. Отмечу, что A2B, под впечатлением от которой я отчасти и пишу этот материал, также предлагает стандартные возможности по части составления такого рода диаграмм.

Предложенная разработчиком система не только информирует меня о текущем положении дел, но и позволяет легко коммуницировать с сотрудниками.

Также отмечу удобство процесса согласования ресурсов команды. Мы легко делегируем полномочия, чтобы избегать перегрузок сотрудников.

Модуль помогает мне экономить и время, и нервы. Нам не приходится тратить ресурс на раздумья о том, к какому шагу переходим далее, с кем нужно связаться по поводу той или иной задачи. Информация не теряется и всегда находится в доступе каждого члена команды – все отражено в диаграмме.

Кроме того, я нахожу такую систему достаточно мотивирующей: сотрудники прекрасно видят, какой вклад они вносят в процесс продвижения проекта. Система выводит уровень вклада каждого члена команды в процентах и по временной шкале. Наглядное отображение результатов поощряет работать активнее. Чувство нужности, ответственности, без преувеличения, вводит человека в ресурсное состояние, что существенно повышает его эффективность.

Отмечу и незначительный, но существенный лично для меня момент – я не в восторге от дизайна программы, не самое современное и актуальное оформление. Впрочем, это вопрос вкусов, тем более, здесь мы говорим о построении диаграммы Ганта и эффективном управлении проектами.

Кстати, A2B мы внедряли комплексно, включая все предложенные модули. Первое, что хочется отметить — это быстрое внедрение, причем дополнительную плату с нас не брали, входит в стоимость лицензии. Просто подключились удаленно и выполнили базовую настройку.

Также нам помогли ввести остальных сотрудников в работу, выстроить оргструктуру, распределить по должностям, настроить права доступа. Каждый прошел короткое наглядное обучение — например, вместе со специалистами компании-разработчика мы создали и настроили маршруты согласования документов в системе электронного документооборота, настроили воронки продаж, научились строить графики, в том числе строить диаграммы Ганта.

По мере развития наших проектов мы обнаружили необходимость в доработке системы конкретно под наши задачи. Обращаться к подрядчикам не пришлось — компания-разработчик за дополнительную плату вносит необходимые изменения. Для меня это существенное преимущество: со сторонними подрядчиками работать не люблю.

Мы приобретали полный пакет, включающий все модули. Если приобретать отдельно, стоимость одной лицензии будет выше более чем вдвое.

Почему я предпочитаю работать с диаграммами не в офлайне, а в программах? Сотрудники постоянно вносят изменения, информация все время обновляется, пересматривается актуальность. Не автоматизированное планирование приводит к упущению важных деталей — никто не отменял действие человеческого фактора.

Сегодня разработчики предлагают нам всё больше эффективных инструментов, и я рекомендую буквально каждому руководителю не страшиться перемен, не отказываться от интересных программных решений. Очевидно, что будущее — за автоматизацией. Уже сегодня освобождение менеджеров от рутины, передача части задач машине — повсеместная практика, при правильном применении приводящая к существенному повышению качества работы и эффективности. А это, в свою очередь, позволяет быть конкурентоспособным, сильным игроком на том или ином рынке, зарабатывать больше и открывать новые горизонты!

Не изобретайте велосипед — пользуйтесь готовыми, опробованными инструментами планирования для достижения максимальной эффективности вашего проекта.

Диаграмма Ганта — один из таких инструментов. Если говорить о выборе, то отмечу, что универсального решения не существует. Всё зависит от специфики вашего бизнеса, потребностей и ожиданий.

Чтобы подобрать оптимальный вариант, рассмотрите несколько программ и не поленитесь воспользоваться пробными версиями. Большинство разработчиков предлагают познакомиться с продуктом совершенно бесплатно. Так, перед тем как выбрать A2B, мы с помощником в течение недели тестировали программное решение, и на момент покупки лицензий для всей команды сомнений у меня уже не было.

Также я рассматривал другие варианты — Битрикс24, простенький Trello (советовал знакомый руководитель, мне программа совершенно не подошла), amoCRM и Мегаплан. Отмечу, что к Битриксу24 я прибегнул, но уже для другого проекта. Для двух юридических фирм A2B неплохо подошла — в целом рекомендовать могу.

Надеюсь, был вам полезен. Будьте эффективными!

Источник: vc.ru

Диаграмма Ганта в Excel

В данной статье мы объясним основные особенности диаграммы Ганта, и пошагово рассмотрим, как сделать диаграмму Ганта в Excel. Данный процесс не займет много времени, но если у вас его нет, то вы можете скачать бесплатно итоговый шаблон диаграммы Ганта в Excel.

Все пользователи Excel знакомы с диаграммами, а также знают, как их создавать в Excel. Однако не всем знаком такой тип, как диаграмма Ганта. Данная статья содержит следующие разделы:

Если вы уже знаете, как сделать диаграмму Ганта в Excel, и хотите только скачать шаблон диаграммы Ганта, то он доступен по следующей ссылке:

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта названа в честь Генри Гантта, американского инженера-механика и консультанта по вопросам управления, который изобрел этот график еще в 1910-х годах. Диаграмма Ганта в Excel представляет собой проекты или задачи в виде каскадных горизонтальных гистограмм. Диаграмма Ганта иллюстрирует структуру разбивки проекта, отображая даты начала и окончания, а также различные отношения между действиями проекта и таким образом помогает отслеживать задачи по сравнению с запланированным временем или предопределенными вехами.

Диаграмма Ганта в Excel – Пример диаграммы Ганта

Как сделать диаграмму Ганта в Excel 2016, 2013 и 2010

К сожалению, Microsoft Excel не имеет встроенного шаблона диаграммы Ганта в качестве опции. Тем не менее, вы можете быстро сделать диаграмму Ганта в Excel, используя функциональность гистограммы и добавив немного форматирования.

Далее мы по шагам рассмотрим, как сделать диаграмму Ганта за 3 минуты.

Мы будем использовать Excel 2013 для создания шаблона диаграммы Ганта, но вы можете точно так же создать диаграмму Ганта в Excel 2016 и Excel 2010.

Шаг 1. Создание таблицы проекта

Для начала необходимо ввести данные своего проекта в электронную таблицу Excel. Список каждой задачи представляет собой отдельную строку и структуру вашего плана проекта, включая дату начала , дату окончания и длительность , т. е. количество дней, необходимых для выполнения задачи.

Примечание . Для создания диаграммы Ганта в Excel нужны только столбцы « Дата начала » и « Длительность ». Однако, если вы указываете даты окончания, вы можете использовать простую формулу для вычисления « Длительности »:

Диаграмма Ганта в Excel – Таблица проекта

Шаг 2. Создание стандартной диаграммы Excel на основе даты начала

Приступим к созданию диаграммы Ганта в Excel, настраивая обычную линейчатую диаграмму с накоплением.

• Выберите диапазон начальных дат с заголовком столбца, в нашем случае это B1:B11. Обязательно выберите только ячейки с данными, а не весь столбец.
• Перейдите на вкладку « ВСТАВКА » —> группа « Диаграммы » и нажмите « Вставить линейчатую диаграмму ».
• В разделе « Линейчатая » щелкните « Линейчатая с накоплением ».

Диаграмма Ганта в Excel – Создание линейчатой диаграммы с накоплением

В результате на вашем листе будет добавлена следующая диаграмма:

Диаграмма Ганта в Excel – Создание линейчатой диаграммы с накоплением

Шаг 3. Добавление данных Длительность к диаграмме

Теперь нам нужно добавить еще один ряд в будущую диаграмму Ганта в Excel.

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте области диаграммы и выберите « Выбрать данные » в контекстном меню.

Диаграмма Ганта в Excel – Выбрать данные

Откроется окно « Выбор источника данных ».

1. В разделе Элементы легенды (ряды) уже добавлена Дата начала . Теперь нам нужно добавить Длительность.

Нажмите кнопку « Добавить », чтобы выбрать дополнительные данные ( Длительность ), которые вы хотите построить в диаграмме Ганта.

Диаграмма Ганта в Excel – Выбор источника данных

1. Откроется окно Изменение ряда . Выполните следующие пункты:

• В поле « Имя ряда » введите « Длительность » или любое другое имя по вашему выбору. Кроме того, вы можете поместить курсор мыши в это поле и щелкнуть заголовок столбца (ячейка D1) в своей таблице, выбранный заголовок будет добавлен как имя ряда для диаграммы Ганта.
• В поле « Значения » выберите Длительность, щелкнув по первой ячейке D2 и перетащив мышь до последней D11. Убедитесь, что вы ошибочно не включили заголовок или любую пустую ячейку.

Диаграмма Ганта в Excel – Добавление ряда данных

Нажмите кнопку ОК .

1. Теперь вы вернулись в окно « Выбор источника данных » с указанием начальной даты и длительности в разделе « Элементы легенд» (ряды) . Просто нажмите « ОК » и « Длительность » будет добавлена в диаграмму.

Диаграмма Ганта в Excel – Выбор источника данных – Добавлен новый ряд

Полученная гистограмма должна выглядеть примерно так:

Диаграмма Ганта в Excel – Гисторгамма – Промежуточный вид диаграммы Ганта

Шаг 4. Добавление описания задач в диаграмме Ганта

Теперь нам нужно заменить дни в левой части диаграммы списком задач.

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте области графика (область с синими и красными полосами) и нажмите « Выбрать данные », чтобы снова открыть окно « Выбор источника данных ».
2. Убедитесь, что в левой панели выбрана дата начала и нажмите кнопку « Изменить » в правой панели под надписью « Подписи горизонтальной оси (категории) ».

Диаграмма Ганта в Excel – Добавление описания задач в диаграмме Ганта

1. Откроется окно Подписи оси , и вы выбираете свои задачи таким же образом, как выбирали «Длительность» на предыдущем шаге. Помните, что заголовок столбца не должен быть включен. Чтобы закрыть открытые окна, два раза нажмите OK .

1. На этом этапе диаграмма Ганта должна содержать описание задач в левой части и выглядеть примерно так:

Диаграмма Ганта в Excel – Описание задач в левой части диаграммы Ганта

Шаг 5. Преобразование гистограммы в диаграмму Ганта в Excel

Теперь у нас есть сводная гистограмма. Мы должны добавить правильное форматирование, чтобы данная диаграмма больше напоминала диаграмму Ганта. Наша цель – удалить синие полосы, чтобы отображались только оранжевые части, представляющие задачи проекта. С технической точки зрения, мы не будем удалять синие полосы, а просто сделаем их прозрачными и, следовательно, невидимыми.

1. Нажмите на любую синюю полосу в диаграмме Ганта, чтобы выбрать их все; щелкните правой кнопкой мыши и выберите « Формат ряда данных » в контекстном меню.

Диаграмма Ганта в Excel – Преобразование гистограммы в диаграмму Ганта

1. Появится окно « Формат ряда данных ». Во вкладке « Заливка и границы » в группе « Заливка » выберите « Нет заливки », и в группе « Граница » выберите « Нет линий ».

Диаграмма Ганта в Excel – Изменение формата ряда данных в диаграмме Ганта

1. Как вы, наверное, заметили, задачи в диаграмме Ганта перечислены в обратном порядке. И теперь мы это исправим.

Нажмите на список задач в левой части диаграммы Ганта, чтобы выбрать их. Появится окно « Формат оси ». Выберите пункт « Обратный порядок категорий » в разделе « Параметры оси ».

Диаграмма Ганта в Excel – Изменение порядка задач в диаграмме Ганта

Результаты внесенных изменений:

• Задачи упорядочены в соответствии с диаграммой Ганта.
• Маркеры даты перемещаются снизу вверх в начало графика.

Диаграмма Excel начинает выглядеть как обычная диаграмма Ганта:

Диаграмма Ганта в Excel – Промежуточная диаграмма Ганта

Шаг 6. Улучшение дизайна диаграммы Ганта в Excel

Добавим еще несколько штрихов для улучшения внешнего вида диаграммы Ганта.

1. Удаление пустого пространства в левой части диаграммы Ганта.

Как вы помните, первоначально начальная дата синих полос находилась в начале диаграммы Ганта. Теперь вы можете удалить это пустое пространство, чтобы ваши задачи немного приблизились к левой вертикальной оси.

• Щелкните правой кнопкой мыши по первой начальной дате в таблице данных, выберите « Формат ячеек » —> « Общий ». Запишите число, которое вы видите – это числовое представление даты, в данном случае 42826. Нажмите « Отмена » (!) , потому что нам здесь не нужно вносить какие-либо изменения.

Диаграмма Ганта в Excel – Числовое представление начальной даты

• Нажмите на любую дату над панелью задач в диаграмме Ганта. Щелкните правой кнопкой мыши в данной области и выберите « Формат оси » в контекстном меню.

Диаграмма Ганта в Excel – Удаление пустой области в правой части диаграммы Ганта

• В разделе « Параметры оси » в поле « Минимум » введите число, записанное на предыдущем шаге. Также в этом разделе вы можете изменить основные и промежуточные деления для интервалов дат. Как правило, чем короче время вашего проекта, тем меньшее число вы используете. Вы можете увидеть какие настройки мы используем в нашем примере на нижеприведенном изображении.

Примечание . Если вы пользуетесь Excel 2010, для того чтобы ввести число, вам необходимо выбрать вариант « фиксированное ».

Диаграмма Ганта в Excel – Изменение дат в диаграмме Ганта

1. Удаление лишнего пустого пространства между полосами.

Уплотнение полос задач сделает диаграмму Ганта еще лучше.

• Нажмите на любую красную полоску , чтобы выбрать их все; щелкните правой кнопкой мыши и выберите « Формат ряда данных ».
• В диалоговом окне «Формат ряда данных» установите Перекрытие рядов на 100%, а Боковой зазор — на 0% (или близкий к 0%).

Диаграмма Ганта в Excel – Удаление пустого пространства в диаграмме Ганта

И вот результат наших усилий – простая, но симпатичная диаграмма Ганта в Excel:

Диаграмма Ганта в Excel – Финальная версия диаграммы Ганта

Помните, что, хотя диаграмма Excel очень хорошо имитирует диаграмму Ганта, она по-прежнему сохраняет основные функции стандартной диаграммы Excel:

• Диаграмма Ганта в Excel изменит размер при добавлении или удалении задач.
• Вы можете изменить Дату начала или Длительность, диаграмма будет отражать изменения и автоматически настраиваться.

Диаграмма Ганта в Excel шаблон

Вы можете видоизменить свою диаграмму Ганта в Excel различными способами, изменяя цвет заливки, цвет границы, тень и даже применяя трехмерный формат. Все эти параметры доступны в окне « Формат данных ».

Когда вы создали свой дизайн, хорошей идеей будет сохранить диаграмму Ганта в Excel как шаблон для будущего использования. Для этого щелкните правой клавишей мыши в области диаграммы, и выберите пункт « Сохранить как шаблон » в контекстном меню.

Диаграмма Ганта в Excel – Сохранить шаблон диаграммы Ганта в Excel

Если вы хотите скачать бесплатно шаблон диаграммы Ганта в Excel, созданный в этой статье для примера, то он доступен по ссылке:

1. Пользователям ПК
2. Офисные приложения
3. MS Excel

Источник: naprimerax.org

Диаграмма Ганта — классика управления проектами или устаревший метод?

Уже более века во всем мире для управления проектами используется диаграмма Ганта. Удобный график работ был придуман Генри Гантом для визуализации этапов задач и сроков их выполнения еще в 1910 году. Может ли такой инструмент оставаться актуальным спустя столько лет? В статье расскажем, где используется столбчатая диаграмма, и чем она полезна бизнесу.

Диаграмма Ганта: что это такое?

Это горизонтальная столбчатая диаграмма. Изначально она рисовалась вручную, но с появлением компьютеров задача облегчилась, теперь ее нетрудно сделать в электронном формате.

Ленточный график Ганта — это инструмент для управления проектами организации. С его помощью можно визуализировать поставленные задачи, отслеживать их взаимосвязи и сроки выполнения. Инструмент предназначен для планирования, а также для отображения результатов работы.

Чаще всего диаграмма Ганта используется для управления проектами по каскадной методологии. Среди других методик Waterfall считается наиболее жесткой, потому что она предполагает строгую последовательность действий. Если одна работа не была выполнена в срок, то другой отдел или исполнитель не могут приступить к решению следующей задачи.

Линейность методологии отлично отражает таблица Ганта. График работ состоит из отрезков, положенных на ось времени. Их крайние точки соответствуют начальному и конечному периоду работы над задачей. Длина отрезка — срок ее выполнения. Как правило, отрезки не пересекаются.

Их совокупность определяет продолжительность всего проекта.

Из каких элементов состоит схема Ганта:

• шкала времени. Обычно рисуется слева направо, предполагает выбор одной единицы измерения для всех подзадач: день, неделя, месяц;
• задачи. Изображаются отрезками, положенными на временной шкале. Чаще всего идут последовательно, но возможно параллельное расположение нескольких операций, если между ними нет строгой зависимости;
• ответственный исполнитель;
• вехи. Это условные границы одного или нескольких отрезков, которые привязаны не столько ко времени, сколько к выполненным задачам. Часто по наступлении вехи проводятся собрания, формируются промежуточные отчеты;
• зависимости. На самых простых шкалах Ганта зависимости строятся линейно: каждая последующая задача зависит от предыдущей. Но на деле отношения между операциями могут быть трех видов:

• задачу С нельзя начать до запуска задачи В;
• задачу С нельзя начать до завершения предыдущей задачи В;
• задачу С нельзя начать до завершения другой задачи А.

Сложность построения диаграммы Ганта зависит от величины проекта, количества операций, а также от используемых инструментов. Можно начертить график вручную, но это очень трудозатратно и при внесении любых изменений потребуется полностью перерабатывать таблицу. Намного меньше усилий потребует использование специализированных программ и CRM со специальными инструментами для построения диаграммы.

Посмотрим, как выглядит диаграмма Ганта в CRM-системе Аспро.Cloud:

Этот инструмент активно используется при управлении проектами в сферах строительства, IT, интернет-торговли и ритейле, образования, здравоохранения и пр. Он наиболее эффективен в компаниях, где требуется жесткая фиксация порядка выполнения операций и их сроков. Подходит для проектов разных масштабов: от построения личных дел до планирования запуска космической ракеты. Соответственно, в работе с планом по графику Ганта может участвовать любое количество людей: от 1 человека до целой команды. Сверяться с диаграммой можно на всех этапах работы:

• планирование и согласование плана;
• контроль за выполнением работ со стороны руководителя и самоконтроль подчиненных;
• формирование промежуточных и итогового отчетов;
• анализ работы после завершения проекта.

Система управления проектами Аспро.Cloud
Бесплатный тестовый период 14 дней.

Что показывает диаграмма Ганта

Основное предназначение графика — визуализация основной информации по проекту. Однако если сравнивать линейную диаграмму с сетевой, то можно отметить ее ограниченность. Она акцентируется на каскадных задачах от запуска проекта до завершения. А сетевая диаграмма, которая, например, используется в методе критического пути, позволяет увидеть проект как более разветвленную сеть операций, в том числе не взаимосвязанных, второстепенных.

Исходя из того, что диаграмма Ганта представляет собой линейный порядок задач, инструмент чаще всего применяют для:

• подготовки сложных проектов с большим количеством последовательных операций;
• отслеживания зависимостей: план помогает установить четкий порядок действий, с которым одна операция не начнется до того, как не закончится предыдущая;
• внесения коррективов в проект в ходе его реализации. Это можно делать, благодаря отслеживанию результатов по вехам.

Диаграмма Ганта позволяет руководителю определить:

• на каком этапе сейчас находится проект;
• кто является ответственным за каждый этап;
• где происходит задержка сроков;
• как связаны задачи между собой;
• какой последовательности работ в проекте нужно придерживаться;
• какое количество ресурсов отведено на каждый этап.

Соответственно, график позволят формировать отчеты, которые основаны на наглядных данных и отображают текущую ситуацию.

Три наиболее распространенных случая, для чего нужна диаграмма Ганта:

1. Планирование маркетинговой кампании. Обычно для построения крупной кампании требуется слаженная работа нескольких отделов: дизайнеры, маркетологи, специалисты по рекламе и связям с общественностью. Схема поможет установить последовательно связанные задачи, чтобы не упустить важные моменты.
2. Запуск нового продукта. Началом графика будет формирование идеи, концом — запуск продукта. Особенно хорошо работает система Ганта на тех предприятиях, где регулярно появляются новинки. То есть руководитель благодаря опыту знает, какое время занимает та или иная операция, какова их последовательность, кто ответственен за каждый этап разработки.
3. Визуализация результатов проекта для заказчика. Клиент или инвестор не хочет вникать в подробности работы, ему нужно быстро оценить сроки, основные этапы, важные моменты. Для этого идеально подходит наглядный график. Он поможет представить проект до его начала и отчитаться по нему на каждом из этапов.

Как построить диаграмму Ганта за 5 шагов

Вне зависимости от того, какой софт вы используете для создания графика, нужно будет пройти одинаковые этапы его подготовки. Определитесь с целями и операциями, затраченным временам и регулярно следите за соблюдением плана.

Шаг №1: Обозначьте дедлайны

Самым первым этапом станет построение системы координат, на которой горизонтальная прямая — это время. Решите, в какой единице измерения вы будете вести отсчет: часы, дни, недели, месяца. Чаще всего используют календарный метод, в таком случае одной единице на шкале соответствует день. Выпишите задачи и подзадачи в рамках проекта, определите сроки их выполнения.

Шаг №2: Расположите задачи на матрице Ганта

Обозначьте каждую операцию горизонтальным отрезком. Нанесите их на диаграмму, исходя из дат начала и завершения работы над задачами. На этом же этапе можно назначить ответственные за исполнения лица. Так каждый член команды будет сразу понимать, когда и что он должен сделать. Для большей наглядности можно выделить столбики разными цветами: за зеленое отвечает отдел маркетинга, за синее — разработчики, желтое отдаем в работу менеджерам.

Шаг №3: Опишите зависимости по методу Ганта

Некоторые задачи нельзя начать до тех пор, пока не закончатся предыдущие. Например, тестирование продукта невозможно до завершения его разработки. Определите все подобные зависимости и внесите их стрелками на схему. Так отделы будут знать, кого торопить, от кого требовать отчеты и другую информацию, станет проще налаживать коммуникацию внутри компании.

Шаг №4: Укажите вехи

Вехи — это контрольные точки. Если весь проект можно разделить на значимые блоки, то по их границам будут проходить вехи. По ним могут быть организованы совещания, согласования с заказчиком, презентации промежуточных результатов, тестирования и пр. То есть когда один этап завершился, требуется проконтролировать его эффективность. Это также помогает оценить, какие из задач наиболее приоритетные.

Шаг №5: Актуализируйте информацию

Важно знать не только как сделать диаграмму Ганта, но и как пользоваться ей. Одна из основных рекомендаций по использованию метода — это регулярное обновление данных. Это дает команде актуальную информацию о состоянии проекта и конкретных задачах. Что можно менять:

• появились новые подзадачи;
• изменилось ответственное лицо;
• сдвинулись сроки;
• после согласования появилась доработка по предыдущему этапу;
• изменилась конечная цель;
• сократились или увеличились ресурсы.

Приведем пример диаграммы Ганта по проекту запуска магазина:

Преимущества и недостатки метода

Свою эффективность инструмент доказал временем, им пользуются на производстве и в продажах более ста лет. При этом технология нашла свое применение на крупных проектах среди гигантов международного бизнеса. Но при всей своей популярности диаграмма Gantt имеет недостатки, она не может использоваться в некоторых сферах.

Плюсы

К преимуществам следует отнести:

• хорошая визуализация для всех участников проекта: заказчиков, руководителей компании, подчиненных. То есть не нужно строить несколько таблиц: одну для внутренних целей организации, вторую для клиентов или инвесторов, все наглядно показано на одной диаграмме;
• четкая хронология операций;
• возможность составить диаграмму Ганта как для крупного проекта, так и для небольшой цели;
• использование в качестве дорожной карты: удобно следить за выполнением задач в текущем моменте;
• удобное управление ресурсами, особенно временем и людьми;
• возможность выделения критического пути, то есть самой продолжительной последовательности операций;
• наличие инструмента во многих CRM. К примеру, построение графика Ганта возможно в удобной системе управления проектами Аспро.Cloud;
• наглядная зависимость подзадач внутри диаграммы.

Такое количество преимуществ делает инструмент востребованным в сфере производства, образования, строительства, здравоохранения, торговли.

Минусы

Пользователи отмечают недостатки:

• необходимость постоянного обновления графика. Нельзя создать диаграмму Ганта единожды и работать по ней без корректировок. На практике во время проекта встречаются непредвиденные обстоятельства, сдвигаются сроки, увольняются сотрудники, меняются требования заказчика. И все это требует перестроения диаграммы почти с нуля;
• жесткость метода. Все участники команды должны работать очень сплоченно и строго придерживаясь графика. Если один отдел задержится, то это сорвет общие сроки и отодвинет завершение проекта на непрогнозируемый период;
• недостаточность данных. Среди обязательных параметров при планировании по диаграмме Ганта находится время. Но кроме календаря, не всегда отображаются другие ресурсы, которые нужны для выполнения этой операции: средства, материалы, оборудование. Часто сотрудникам недостаточно только посмотреть на кривую диаграммы, чтобы четко понять свою задачу, приходится заглядывать в другие программы, файлы. В этом смысле очень удобно, когда инструмент для построения диаграммы находится внутри CRM, в которой работает вся команда;
• сложность настройки. Бывает непросто строить диаграмму Ганта как единую систему последовательных задач, когда проект очень большой и разветвленный. Иногда зависимости неочевидны, а процессы выполняются параллельно, что усложняет построение. Даже менеджеры малого и среднего бизнеса могут запутаться в графике, если не использовать автоматизированные программы.

Из-за отсутствия гибкости инструмент планирования редко используется в сфере IT-технологий и в тех областях, где ценится творческий подход и креатив. Ведь в них сложнее прогнозировать сроки выполнения задач.

Альтернативный способ управления проектами

Основной противоположностью достаточно жесткой каскадной методологии и диаграммам Ганта является гибкая методология управления проектами Agile. Она предполагает цикличную работу над проектом, в которой есть места правкам и совместной работе. В ней обычно используются Scrum или Kanban-доски.

Сравнивая Гант и Канбан, можно сказать, что один инструмент подходит для проектов с четко выраженными зависимостями, а второй — для работы с большим количеством разрозненных и параллельных задач. Чтоб составить план по Ганту, нужно иметь конкретное представление о сроках, подзадачах, ответственных лицах, результатах. А scrum и kanban-доски можно использовать в тех ситуациях, когда задачи добавляются в процессе работы.

Что выбрать: Scrum или Kanban

Поможет определиться короткий тест. Ответьте на 7 вопросов, чтобы подобрать методологию для своей команды.

Пример таблицы Гант можно увидеть в системе Аспро.Cloud, а удобные Scrum-доски используются в программе Аспро.Agile, которая является российским аналогом Jira.

Если вы сомневаетесь в том, какой из инструментов для управления проектами подойдет вашему бизнесу, попробуйте бесплатную демоверсию продуктов компании Аспро.

Источник: aspro.cloud