Оптимизация бизнес-процессов — это сложный процесс, который произрастает на основе анализа текущих данных по предприятию, с целью при необходимости: увеличение производственных мощностей, сокращение издержек на производство, увеличение выхода продукции при повышении уровня сбыта в текущем сегменте рынка и т.д. Оптимизация в данном контексте — процесс очень трудоемкий, занимает большое количество времени и средств, потому что конечное решение, которое будет принято должно быть объективным и обоснованным, а так же строится, как минимум на положительных прогнозах. Такой анализ ситуации и прогноз занимает не 2-3 дня, а 3-6 месяцев, иначе предприятие может понести колоссальные убытки.
Практически все компании (за исключением только государственных корпораций) нуждаются в оптимизации бизнес-процессов, ибо предела совершенству не существует, а с учетом того, что рынок это крайне не стабильная субстанция и очень динамичная в своей основе, в которой правила диктуются только её участниками, появляется необходимость оперативного реагирования на изменения в среде и в этой связи имеет смысл осуществление мониторинга и корреляции состояния среды с состоянием нашей организации. Компания, которая постоянно стремится и развивается, не может не иметь в своей структуре, отдельное подразделение занимающееся вопросами оптимизационного характера, и успешней будет та компания, которая не скупится за данными технологиями, потому что уже очевидно, что за ними будущее.
Оптимизация бизнес-процессов и сокращение численности персонала
Как подойти к выбору наиболее приоритетных бизнес-процессов? Для этого нужно определить критерии приоритетности. Такие критерии существуют и используются на практике. В качестве них выступают:
· возможность проведения изменений бизнес-процесса.
Первый критерий — это важность. Очевидно, что для оптимизации нужно выбрать самые важные бизнес-процессы, потому что именно улучшение самых важных процессов, может принести наибольший результат. Что такое важность процесса? Важность процесса для организации определяется степенью вклада данного процесса в достижение стратегических целей компании.
Тем не менее, если процесс является самым важным, но в то же время хорошим, то, как его не оптимизируй, он лучше не станет. Либо его можно улучшить, но зачем это делать и тратить на это усилия, если он и так хороший. Для выделения таких процессов вводят второй критерий проблемность.
Необходимо определить, что мы понимаем и будем далее понимать под словом проблема. Под проблемой мы понимаем ее классическое толкование, а именно — разрыв между желаемым и действительным. Другими словами проблема — это разница между целью и текущим состоянием. Соответственно, проблемность процесса — это разрыв между требуемым и текущим состоянием бизнес-процесса. Соответственно, важность и проблемность — характеризуют, какой результат мы получим на выходе при оптимизации данного бизнес-процесса.
И третий критерий — нужно выбрать те процессы, в которых наиболее просто можно провести улучшения. В данном случае рассматривается затратная сторона улучшений — сколько улучшение будет стоить как по финансовым, так и по другим видам затрат, например, моральным затратам, затратам связанным с ухудшением психологического климата в организации и т.д. То есть здесь рассматриваются еще и отрицательные факторы для организации в целом, которые могут возникнуть при оптимизации данного бизнес-процесса.
Как оптимизировать бизнес-процессы
Определив степени или оценки важности, проблемности и возможности проведения изменений для каждого бизнес-процесса, мы имеем возможность провести их ранжирование и выбрать самые приоритетные. Разумеется самыми приоритетными буду бизнес-процессы, которые являются самыми важными, самыми проблемными и самыми незатратными с точки зрения проведения изменений. [12, c. 112]
Успешно решить проблемы можно, когда известны не только все процессы в компании, но и их взаимное влияние.
Существует несколько технологий, позволяющих определять и формализовать бизнес-процессы. Принципиально эти технологии мало отличаются друг от друга и предполагают выполнение приблизительно одних и тех же этапов создания моделей «как есть» и «как надо». Важно выбрать технологию, содержащую методы совершенствования организационной структуры и позволяющую свести к минимуму ее неоптимальность и соответственно неоптимальность управления. Технология должна гарантировать, что в созданной с ее использованием модели работники будут выполнять исключительно те функции, которые нужны предприятию, а руководство будет получать информацию, реально отражающую результаты выполнения процессов и их операций и действительно необходимую для принятия решений. Надо, чтобы в модели одновременно создавались согласованные между собой описания:
· функциональное (кто делает);
· операционное (что делает);
· информационное (как это подтверждается, какими информационными признаками).
Важно также, чтобы в такой технологии использовались формальные (объективные), а не основанные на личном мнении консультанта методы, подтверждающие оптимальность новых организационных структур. Кроме того, в методической основе подобной технологии должно быть четко определено, что такое бизнес-процесс и организационная структура, как определить их оптимальность, описать процесс за минимальное время, причем правильно, создать и внедрить новые регламенты. Методика разрабатывается до уровня шаблонов документов, структур хранилищ информации, регламентов работы проектной группы, шаблонов приказов по предприятию, которые издаются в начале работ по оптимизации, в процессе и по окончании. Это позволит поддерживать оптимальность структур в дальнейшем.
Формальная схема технологии описания и оптимизации бизнес-процессов.
1. Выделяются основные, вспомогательные и ограничивающие процессы, дается их описание с акцентом на управление. С применением формальных методов доказывается, что созданное описание соответствует действительности. В процессе описания выясняются проблемные вопросы управления, требующие решения, формируется набор документов для последующего использования предприятием. «В боевых условиях» формируется команда аналитиков из работников предприятия, способных анализировать и поддерживать оптимальность организационной структуры в дальнейшем.
2. С привлечением формальных математических методов проводится оптимизация модели процесса: исключаются лишние звенья, устраняются необоснованные разветвления, циклы. При этом учитываются требования конкретной ситуации и конкретных собственников предприятия (следует учесть, что не всегда математически оптимальная структура будет оптимальной с политической точки зрения).
3. После создания и проверки модели, оптимальной для данных условий и организационной структуры компании, формируется набор регламентов преобразований и будущего функционирования предприятия. Далее эти преобразования осуществляются, регламенты внедряются. Через некоторое время проводится доказательство, что реально созданная структура функционирует адекватно оптимальной, заложенной в модели, и эффективна с точки зрения результатов деятельности.
4. После создания оптимальных регламентов устанавливается новая или модифицируется (если это в принципе возможно) имеющаяся информационная система, чтобы поддержать деятельность компании по новым регламентам. При этом корректируются:
· система бюджетов с учетом поддержки нового процесса;
· функциональные обязанности сотрудников;
· система мотивации персонала;
· процессы для системы качества.
5. На предприятии создается группа аналитиков (два-три человека), которые будут впоследствии самостоятельно поддерживать оптимальность организационной структуры и процессов с учетом изменения конъюнктуры и внешних условий. [7, c. 4]
Изучив и структурировав информацию по данной теме, можно сказать, что не существует какого-то общего краеугольного подхода по оптимизации бизнес-процессов, потому что любая оптимизация на конкретном предприятии всегда предполагает индивидуальный подход. Но общим звеном любого подхода всегда остается сама цель — это улучшение функционирования организации.
Источник: studbooks.net
Оптимизация бизнес-процесса
Есть такой термин — «оптимизация бизнес-процессов в компании». А есть реальная ситуация, знакомая многим руководителям предприятия, которая еще не означает падения, но точно сигнализирует, что с компанией что-то не так. А значит, нужно искать возможности выхода, причем самые эффективные, что и есть оптимизация бизнес-процессов в компании.
Оптимизация бизнес-процессов в компании — когда уже пора?
Нередко вся работа идет по накатанной, и вроде нет необходимости ничего улучшать. Но уже есть первые «звоночки», которые сигнализируют — пора браться за бизнес-процессы! Вот посмотрите, как обычно проявляется проблема:
- есть рост — штата, числа подразделений и уровней управления ими;
- нет территориального единства подразделений и отсутствует информационная система, а если она и есть, то плохо работает;
- решения принимаются вяло, исполняются еще хуже, при этом то один, то другой аспект в работе выходит из-под контроля;
- на выполнение элементарных рабочих операций требуется много нервов, времени и сил и кучи согласований.
Если данные проблемы вы наблюдаете и в своей компании, то совершенно очевидно: нужна оптимизация бизнес-процессов компании, то есть выработка такой стратегии действий, которая в конкретно вашем предприятии будет самой эффективной. Тем более что оптимизация бизнес-процессов в компании вполне возможна, и многие предприятия выходили из самых затруднительных положений благодаря этому решению.
Рассмотрим в данной статье, как правильно провести оптимизацию бизнес-процессов на предприятии и добиться результатов
Что вы получаете в случае успешного внедрения оптимизации бизнес-процессов в компании?
Главный бонус — эффективность бизнеса. А именно:
- довольный клиент;
- прибыльное предприятие — растут количественные и качественные показатели, минимизированы издержки, производственные циклы сокращены;
- все подразделения и управленческие уровни выполняют свои задачи, контролируется результативность, нет внутренних противоречий и почти отсутствует зависимость производства от человеческого фактора;
- с появлением новых ресурсов появляется перспектива тиражирования бизнеса.
Правильная оптимизация бизнес-процессов в компании: шаг за шагом
Вот таких фантастических решений можно добиться, если будет внедрена оптимизация бизнес-процессов в компании. Теперь о том, как это сделать.
Можно разработать гениальную маркетинговую стратегию, расписать ее реализации, а результата не будет, потому что не сработает один из уровней управления. Чтобы этого избежать, нужно сделать несколько обязательных шагов:
- Внедрить информационные системы на предприятии.
- Смоделировать с их помощью две ситуации— ту, что есть сегодня, и ту, что ожидается после оптимизации. Не стоит слушать тех, кто первую задачу считает только лишь попыткой увеличить смету без очевидной пользы для компании. Польза есть, она — в определении существующих противоречий и первичной оптимизации.
- Собственно оптимизация бизнес-процессов в компании: она внедряется поэтапно, начинаясь с оповещения всех работников о начале преобразований, продолжается в постоянном и четком контроле за исполнением требований, соблюдением людьми новых бизнес-процессов, периодически в это время проводится анализ эффективности мер. Ведется постоянный анализ данных о результативности проводимой оптимизации.
Спустя время бизнес-процессы вновь потребуют изменений и модификации, что связано с развитием предприятия и новой реальностью времени. Тогда старую редакцию можно будет скорректировать заново и вновь провести оптимизацию бизнес-процессов в компании .
Таким образом, многие компании своевременно устраняли недочеты и выходили из затруднительных положений, подмечая и не игнорируя первые «звоночки» проблем связанных с их компанией.
Источник: dar-link.ru
Методы анализа и оптимизации бизнес-процессов
В предыдущих публикациях был рассмотрен первый этап построения и оптимизации деятельности предприятия «Разработка модели «как есть». В публикации «Выбор бизнес-процессов для оптимизации» были рассмотрены вопросы выбора приоритетных бизнес-процессов для оптимизации. В этой статье и последующих будет продолжено рассмотрение второго и третьего этапов: «Анализ модели «как есть» и «Разработка модели «как надо», но только применительно к бизнес-процессам. Анализ существующей и разработка новой оптимальной организационной структуры согласно классике построения организации является следующим шагом и будет рассмотрен в дальнейшем (см. рис.1). Рисунок 1. Главная формула и классика построения и оптимизации организации
Технологии анализа и оптимизации бизнес-процессов Определение целей и критериев оптимизации бизнес-процессов
После определения приоритетных бизнес-процессов нужно приступить к их детальному описанию, анализу и оптимизации. Практика реализации подобных проектов показала, что перед проведением детального описания бизнес-процессов необходимо сформулировать основные цели и критерии их оптимизации.
На данном этапе это возможно сделать, используя результаты экспресс-диагностики деятельности компании, проведенной при определении степени проблемности бизнес-процессов. Первоочередное планирование целей и критериев оптимизации необходимо для повышения эффективности проекта по улучшению процессов.
У любого проекта на начальной стадии должна быть четко сформулированная и реальная цель. Многие компании, реализующие проекты по улучшению бизнес-процессов, допускают типичную ошибку: они начинают бесцельно описывать бизнес-процессы в надежде, на что после разработки детальных процессных схем будут обнаружены проблемы, сформулированы пути их решения и соответственно цели и критерии оптимизации. Практика реализации подобных проектов показала, что данный подход неэффективен, так как бесцельное описание бизнес-процессов часто не дает никаких результатов и отнимает много времени и сил, что приводит в дальнейшем к отказу от проведения подобных работ. Более того, не сформулировав изначально цели и критерии оптимизации процесса, невозможно выбрать нужный подход и методологию описания, а также инструмент анализа и улучшения. При этом нельзя построить компактную схему бизнес-процесса, дающую ответы на нужные вопросы.
Базовые показатели, цели и критерии оптимизации бизнес-процессов
- показатели Результативности бизнес-процесса – R$
- показатели Стоимости бизнес-процесса — C$
- показатели Времени бизнес-процесса – t
- показатели Качества бизнес-процесса – Q
- показатели Фрагментации бизнес-процесса – FRAG
Источник: studfile.net
