Договорная деятельность как бизнес процессов

Не вдаваясь подробно в описание этих предпосылок, а также факторов, которые следует учесть (подробнее мы писали об этом здесь) и которые не позволяют относиться к этой задаче как к тривиальной, напомним, что отношения между условным Производством и Операционной компанией могут быть опосредованы лишь 4 юридическими инструментами:

прямая купля-продажа (поставка);
совместная деятельность (договор простого товарищества);
договор подряда иждивением заказчика (=переработки давальческого сырья);
договор подряда иждивением подрядчика.

И если про специфику совместной деятельности сказано уже немало, а договор поставки хоть и является распространенным, но не дает особых «плюшек», то про договор подряда во всех его разновидностях стоит поговорить подробнее.

Договор подряда может строиться по двум моделям: иждивением подрядчика и иждивением заказчика. Зависит от того, на кого возлагаются обязанности по обеспечению «Производства» сырьем (материалами) для изготовления продукции.

Простые нотации описания бизнес-процессов, которые читают и используют сотрудники

Схематично договор подряда иждивением заказчика (=переработки давальческого сырья) выглядит следующим образом:

Заказчик закупает сырье (материалы) и передает его Исполнителю («Производству») по мере необходимости, исходя из особенностей технологического процесса. При этом составляется накладная № М-15 на передачу сырья на сторону или самостоятельно разработанный акт приема-передачи. Исполнитель изготавливает продукцию из полученного сырья, следуя техническому заданию Заказчика.

В установленный в заявке срок Исполнитель передает готовую продукцию Заказчику по акту приема-передачи готовой продукции. Также Заказчику предоставляется ежемесячный отчет об использовании сырья. В нем указывается количество израсходованного сырья, произведенной продукции и отходов. Формы отчета и акта можно разработать самостоятельно.

Передача материалов Исполнителю и обратная передача готовой продукции не является реализацией. Право собственности на материалы не переходит к «Производству». Именно эта особенность позволяет говорить о потенциале налоговой оптимизации — доходом «Производства» будет только его вознаграждение за сделанную работу.

Фактически Вознаграждение должно покрывать затраты на:

Если размер вознаграждения не превышает за год 150 млн.руб., то «Производство» имеет шанс применять упрощенный режим налогообложения, для которого ставка по объекту «доходы минус расходы» в некоторых регионах снижена до 10, 7 и даже 5 %.

Если же вознаграждение не превышает 79 млн.руб., то будет доступен еще один «бонус» — возможность применять пониженные тарифы страховых взносов 20 % вместо традиционных 30 % (бонус доступен не для всех, но многих видов производственной деятельности).

Важно, чтобы закладываемая в вознаграждение наценка соответствовала рыночной норме рентабельности, характерной для данной отрасли производства.

Договор подряда иждивением подрядчика схематично выглядит иначе:

Исполнитель самостоятельно закупает сырье (материалы) у поставщиков, определяя объемы, периодичность закупа и неся ответственность за качество купленного сырья. Заказчик только подает заявки «Производству» и получает от него к назначенному сроку продукцию, готовую для отгрузки в адрес покупателей.

При такой модели договора стоимость сырья учитывается в расценках на выполнение подрядных работ, а значит вознаграждение «Производства» пропорционально увеличивается. По сути размер вознаграждения по договору подряда иждивением подрядчика должен быть соизмерим с ценой обычной перепродажи товаров по договорам поставки.

При таком варианте построения взаимоотношений «Производство», скорей всего, не получит возможности применять специальные налоговые режимы.

Заключение того или иного договора подряда зависит от результата (эффекта), который хотят достичь собственники при разделении операционного и производственного бизнес-процессов.

Если нужно обезопасить «Производство» от рисков операционной деятельности, то на помощь приходит договор переработки давальческого сырья. «Производство» становится безрисковым субъектом с единственным контрагентом — «Торговым домом». Риски, связанные с предъявлением претензий покупателями по несвоевременной оплате, налоговыми органами — в связи с взаимоотношениями с поставщиками, не коснутся «Производство».

При желании защитить операционную компанию от претензий поставщиков, рисков выявления среди них недобросовестных контрагентов заключается договор подряда иждивением подрядчика. Ведь тогда с поставщиками взаимодействует непосредственно «Производство», и на него падают все связанные с ними риски.

Так, в зависимости от выбранного вида подряда обеспечивается независимость и стабильность производственной или операционной составляющей бизнеса.

Кроме того, на выбор модели договора накладывает ограничение организационная структура бизнеса.

Предположим, в бизнесе несколько направлений производства, находящихся на разных производственных площадках, и один отдел продаж. Договор переработки давальческого сырья поможет связать между собой обособленные в отдельные субъекты производственные направления и торговую компанию, не разрушая организационную структуру бизнеса.

Возможна и другая ситуация — отдел закупа неотделим от производства. В таком случае отношения между «Торговым домом» и «Производством» целесообразно урегулировать договором подряда иждивением подрядчика.

Характерной особенностью договор подряда независимо от его вида (иждивением подрядчика или заказчика) является то, что в целях сертификации продукции Заказчик — «Торговый дом» сохраняет за собой статус производителя продукции. Ведь именно он является инициатором производства и приобретает первичное право собственности на продукцию. Поэтому Заказчик самостоятельно получает на нее все необходимые сертификаты. В этикетках на товарах при этом стоит указывать: изготовлено «Производством» по заказу «Торгового дома».

Не стоит упускать из внимания и структуру затрат производственного подразделения, которая должна учитываться при выборе системы налогообложения. И, конечно, в первую очередь встает вопрос о соотношении потенциальной экономии на страховых взносах при УСН и НДС, право на вычет которого будет утрачено (как минимум, с величины коммунальных затрат). Попытаемся сформировать алгоритм для расчета:

Статьи затрат

Учитываем на УСН, тыс.руб./год

Учитываем на ОСН, тыс.руб./год

Источник: www.audit-it.ru

Создаем регламент договорной работы

Регламент нужен, чтобы построить договорную работу в организации, а также по возможности сбросить необходимость долгих переговоров и согласований (это самая непродуктивная и рутинная часть работы).

Зачем нужен регламент договорной работы

Организовать бизнес-процессы договорной деятельности.
Оптимизировать сроки выполнения процедур составления и согласования договоров.
Улучшит качество подготовки договоров.
Снизит правовые риски.
Организует защиту интересов.
Повысит прозрачность деятельности и процессов принятия управленческих решений.

Два подхода работы с договорами в компании

Работу с договорами в организации можно вести двумя способами:

Централизованный подход подразумевает наличие специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя — доставить проект договора в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением занимаются специалисты.
Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Даже если в компании практикуется такой подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста или в канцелярии.

Чтобы договорная работа проходила без ошибок, нужно внедрить в компании единые правила подготовки и заключения договоров. Когда есть система — становится неважно, кто занимается договором, потому что сотрудники следуют четкой пошаговой инструкции. Не забудьте разделить зоны ответственности структурных подразделений и сотрудников. Юристы, производственники, финансисты, руководители захотят добавить в договор пункты, важные для них.

Координируйте действия всех сотрудников и руководства на каждом этапе движения договора. Работу над договором всех заинтересованных подразделений должен контролировать один исполнитель. Желательно, чтобы это был коммуникабельный и уравновешенный человек.

Зафиксируйте общие правила документально:

В едином документе.
В нескольких связанных между собой локальных актах.
В отдельных документах, регулирующих отдельные этапы: положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов.
В отчетности об исполнении договора указывайте, эффективен ли он, какие появляются проблемы. Этот опыт поможет при разработке следующих договоров.

Начинаем работу над договором

Работа над договором начинается с переговоров с клиентами, контрагентами. Из обсуждений становится ясно, когда пора готовиться к сделке и начинать работать с проектом документа.

Сначала он отправляется на согласование — как с внутренними, так и с внешними клиентами (партнерами). Далее проходит этап подписания и, наконец, начинается этап исполнения. В процессе договор где-то должен храниться, но к нему нужно открыть доступ и проследить, что у всех заинтересованных сторон есть копии документа.

Если стоит вопрос о завершении короткой сделки или длящихся отношений, нужно продумать процедуру продления, подписания дополнительных соглашений.

Подготовка договоров: этапы и мероприятия

Схематично алгоритм действий по подготовке договоров выглядит так:

создание договора сотрудником — согласование договора с юристом — согласование договора с другими сотрудниками — подписание договора руководителем предприятия — регистрация договора — отсылка копии договора партнеру

Конечно, в реальности схема будет гораздо сложнее с учетом всех замечаний. Оптимальным решением будет выбрать способ заключения договора (например, заключить его с контрагентом напрямую или устроить конкурсную систему отбора партнера), разработать структуру договорных отношений (права, обязанности, ответственность). Потом подготовить текст и подтверждающие документы. Не забудьте утвердить ответственных за исполнение договора.

После сбора всех пожеланий вносятся изменения, утверждается окончательная редакция и договор подписывают.

Следующий этап — отслеживание исполнения договорных обязательств. Ответственные проводят инструктаж работников, участвующих в исполнении договорных обязательств, и разрабатывают меры по улучшению договорных отношений.

Что должно быть в регламенте договорной работы

В регламент договорной работы обязательно включают аспекты:

Порядок подготовки проектов договоров.
Процедуры проверки контрагентов.
Согласование условий с заинтересованными сотрудниками.
Согласование договоров с контрагентами.
Порядок подписания договоров уполномоченными лицами.
Организацию исполнения договоров.
Контроль за исполнением договоров.
Порядок претензионно-исковой работы.
Хранение и архивирование.

Важные моменты подготовки регламента договорной работы: чек-лист

Продумайте заранее:

Формат, в котором предоставляется проект договора для согласования. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел и другим подразделениям по электронной почте.
Кто несет ответственность за проверку контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор.
Правила визирования договоров начальника юридического отдела и порядок исправления договора после замечаний юристов.
Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом.
Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами.
Порядок обсуждения договоров, которые содержат сведения, относящиеся к коммерческой тайне.
Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (например, юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст).
Порядок внесения договоров в реестр договоров.

На что нужно также обратить внимание:

Что важно юристам:

Обеспечить соблюдение требований действующего законодательства, учет актуальной судебной практики.
Обеспечить соответствие договора интересам компании.
Проверить правоспособность и легитимность контрагента.
Составить исчерпывающий перечень дополнительных документов.
Подтвердить исполнение договора.
Предусмотреть риски.
Продумать гарантии защиты прав и интересов компании.
Определить возможности и алгоритмы формирования доказательств в случае невыполнения партнером своих обязательств.

Основные риски

9 распространенных рисков, с которыми вы можете столкнуться при подготовке договоров:

Заключение договора с проблемными контрагентами.
Наступление неблагоприятных последствий, вызванных недостатками договора.
Превышение полномочий лиц, подписавших договор.
Истечение срока полномочий.
Изъяны в доверенности.
Отсутствие лицензий и других специальных разрешений на осуществление деятельности.
Потеря документов в процессе согласования исполнения.
Затягивание сроков согласования договорных документов.
Нарушение сроков и этапов исполнения договора.

Как противостоять рискам и бороться с нарушениями: 10 советов

Чтобы минимизировать угрозы, которые исходят от недобросовестных контрагентов или невнимательных сотрудников, следуйте этим правилам:

Анализируйте бизнес-процессы и методы работы компании: выявляйте проблемы, основания для судебных споров, организуйте претензионную работу.
Разработайте формы договоров и отчетной документации.
Разработайте алгоритм договорного документооборота с учетом задач по созданию, корректировке, заключению и исполнению договоров.
Определите участки ответственности и компетенций руководителей, юристов, финансистов, исполнителей.
Разработайте рабочие и должностные инструкции по договорной работе.
Проводите инструктаж и обучение сотрудников, связанных с договорным документооборотом, Например, на собрании определяйте, что делать с поступившим договором, как решать спорные моменты, на что обращать внимание.
Внедрите систему оптимизации договорной работы
Проводите аудит — регулярную проверку корректности работы системы, выявляйте проблемы.
Проводите консалтинг и обучение сотрудников.
Помните, что создание, отладка, проверка и совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения в договорной отдел квалифицированных юристов.

Статья подготовлена на основе практического курса юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.

Смотрите также. Договорное право: предмет, условия договора

Подпишитесь
на полезные статьи

Источник: uprav.ru

Ведение договоров на предприятии: порядок и организация

Используемый юридическими лицами порядок ведения и регистрации договоров в организации является итогом самостоятельного выбора. Если поставщиков и клиентов (покупателей) стало намного больше, то стоит задуматься о формализации этого важнейшего бизнес-процесса. Коротко об основных задачах и проблемах.

Работа с договорами и ее регламентация

Подготовка и сопровождение соглашений с контрагентами, наличие программы для учета договоров — важная и обязательная часть деятельности современной организации. Большое количество соглашений не позволяет руководителю читать документы и анализировать возможные риски. А рисков много:

заключение невыгодной или убыточной сделки;
подписание сделки ничтожной или оспариваемой;
потеря документа;
использование неэффективных и затратных внутрифирменных процедур заключения;
отсутствие первичных документов внутри компании;
неконтролируемое увеличение себестоимости как результат отсутствия лимитов по затратам/платежам и пр.

Построение внутренних процессов оформления договоренностей с контрагентами, способы регламентации договорной работы каждая организация определяет самостоятельно. Многие оформляют процедуры локальным нормативным актом в виде положения, регламента, инструкции и т.п.

Договорной процесс состоит из следующих основных этапов, определяющих структуру используемого варианта ЛНА:

подготовка к подписанию — согласование существенных условий, проверка контрагента;
оформление и подписание — заключение соглашения;
исполнение — оплата, учет и контроль этапов.

Кто отвечает за договорную работу в организации

Работа с договорами — разновидность правовой деятельности:

в ее основе — юридические нормы (законодательные и локальные);
документ становится для сторон обязательным актом.

На способ организации работы с этой категорией документации и назначение ответственных влияет вид деятельности:

предприятие-поставщик (продавец, исполнитель работ) размещает оформление и выполнение в отдел сбыта, в плановый, специализированный договорной;
предприятие-заказчик (покупатель) — в службах, ответственных за снабжение, организацию строительства, ремонта и т.п.

Важный фактор используемого варианта управления договорным процессом — размер и структура организации, количество видов деятельности. От перечисленных факторов зависит степень централизации:

при децентрализованном подходе исполнители ведут договоры самостоятельно;
централизованный предполагает наличие отдельного подразделения.

Для выбранного варианта готовятся корпоративные ЛНА, подбираются юристы, распределяются обязанности. Ответственные лица определяются и утверждаются решением руководителя.

Как организовать процедуру заключения договоров

Единый подход, использующий разумную регламентацию процедур ведения договорной работы, позволяет компании снизить риск ошибок. Наличие системы делает несущественным, кто работает с договором: пошаговая инструкция делит зоны ответственности и обеспечивает юридический, производственный и финансовый контроль всей процедуры от начала и до конца.

Основные правила

Что следует предусмотреть:

согласование текста договора и его положений специалистами ключевых для данного вида сделки подразделений;
координация действий руководства и сотрудников на этапах движения соглашения;
контроль процесса одним ответственным исполнителем.

Классификация этапов не универсальна: используемая организацией группировка индивидуальна и адаптируется к специфике перечня контрагентов и возможностям внутренней структуры. Общие правила на практике фиксируются документально следующими способами:

В документе едином, общем для всех договоров организации.
Несколькими актами, связанными между собой локальными актами.
Документами, регламентирующими отдельные этапы: порядок проверки контрагентов, положение о подготовке соглашений, положение о претензионно-исковой работе и др.

Полезно вести отчетность об исполнении договора. В таком документе предусматривают оценку этапов «жизни документа», его эффективности, описание и анализ проблем, выводы и рекомендации.

Положение и его структура

Для подготовки четкого регламента процедур заключения договоров в организации и их сопровождения необходимо описать задачи, решаемые сотрудниками на каждом этапе. Только предприятие понимает специфику своих процессов и внутренних должностных коммуникаций — обобщенный пример в таблице.

Следует избегать излишней бюрократизации и детализации используемых процедур.

Разрабатываемый локальный акт зафиксирует эффективный и понятный механизм взаимодействия руководства, специалистов и отделов, определит, кто заключает договоры в организации, учтет специфику бизнес-процессов. Составляют его обычно сотрудники юридического отдела, знающие:

гражданское право и трудовое законодательство;
особенности сделок;
принципы проверки надежности контрагентов.

В небольших компаниях составлением регламента занимаются руководители, отдел продаж, кадровая служба и т. д.

Корпоративное положение утверждается приказом руководителя организации.

На практике регламенты (положения) имеют похожую структуру и состоят из следующих основных разделов.

В качестве примера — отрывок обсуждаемого документа, содержащий описание порядка применяемого контроля.

СЭД для учета и ведения договоров

В небольших организациях учет и хранение документов ведет отдел делопроизводства. От него зависит:

систематизация и организация быстрого доступа к необходимым контрактам по запросу сотрудников;
сохранность документации.

Главная задача отдела — разработка единого порядка заключения договоров в организации, согласования, подписания, регистрации и хранения.

Крупные компании с большим массивом контрагентов понимают, что договорная деятельность является основным рычагом эффективного использования финансовых ресурсов. Отсутствие автоматизированной программы для ведения договоров, процессов их согласования и ведения затрудняет:

операционную деятельность;
работу с корпоративной информацией;
усложняет отчетность перед фискальными органами.

Крупный, средний и малый бизнес, государственные структуры внедряют системы электронного документооборота (СЭД) для работы с договорами в организации, построения эффективного механизма управления:

разрабатывают их самостоятельно;
заказывают «индивидуальные» корпоративные решения;
покупают готовые программные комплексы.

СЭД — это система автоматизации, комплекс, позволяющий управлять любыми типами документов. В СЭД входят все процессы по организации работы по заключению договоров: создание и согласование проекта, подписание, контроль ключевых точек исполнения, актирование, претензионная деятельность, архивация, обеспечение последующего доступа.

Собственные программы для регистрации договоров и их сопровождения, а также предлагаемые на рынке создаются с учетом или сравниваются между собой по доступности и качеству следующих параметров.

Многие СЭД, предлагаемые разработчиками, теперь используют роботизированные технологии: они кратно увеличивают производительность программ.

При ручном исполнении время на конечное утверждение соглашений определяется временем утверждения всех отделов и ответственных лиц. При помощи СЭД программа рассылает текст на согласование по сотрудникам в соответствии с регламентом. Делается это одновременно или в утвержденной последовательности.

Хорошие программные комплексы стоят немало — для экономии средств МСП имеет смысл поискать бесплатные программы для учета заключения договоров, не имеющие сложностей с установкой. Они есть на рынке и имеют компетентную поддержку пользователей.

Об авторе статьи

Дмитриева Наталья
Предприниматель, проектный менеджер, консультант профессионального и личностного роста

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Источник: gosuchetnik.ru