Презентация на тему: » 1 Документирование бизнес-процессов. 2 Как это работает?» — Транскрипт:
1 1 Документирование бизнес-процессов
2 2 Как это работает?
3 3 Основные понятия Модель бизнес-процесса – информационный объект, представляющий собой отображение (образ) бизнес-процесса и его существенных компонентов (свойств). Схема (блок-схема, диаграмма) бизнес-процесса – графическое отображение модели бизнес-процесса и его компонентов с использованием определенной нотации. Нотация – являющаяся частью методологии устойчивая совокупность правил, в соответствии с которой описывается бизнес-процесс. Бизнес-процесс – совокупность различных взаимосвязанных (взаимодействующих) видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате которой «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя.
4 4 Я спрашиваю: кто шил пиджак? Они говорят: Мы! Я, например, пуговицы пришивал. К пуговицам претензии есть? — Нет, пришиты намертво, не оторвёшь.. Кто сшил пиджак?
Документирование бизнес-процессов. Часть 1
Зачем моделировать бизнес-процессы? Проблемы взаимодействия и результата
5 5 Зачем моделировать бизнес-процессы? Проблемы документации
8 8 1.Оптимизация бизнес-процессов: Повышение производительности Снижение издержек Уменьшение времени процессов Повышение качества процессов 2.Прозрачность, контролируемость и управляемость системы, реализация стратегии, поддержание роста. 3.Построение эффективной организационной структуры. 4.Проектирование новых направлений и бизнес-процессов.
5.Тиражирование существующих направлений и бизнес-процессов. 6.Автоматизация бизнес-процессов. 7.Правильный подбор персонала. Мотивация. Уменьшение персоналозависимости. 8.Регламентация. Высвобождение времени руководителей. Повышение эффективности работы персонала.
9.Финансы. Управленческий учет. Бюджетирование. 10.Повышение уровня доверия, формирование имиджа, сертификация. Что нам дает моделирование бизнес-процессов? 10 наиболее часто решаемых задач с использованием технологий процессного управления
9 9 Идентификация и выделение бизнес- процессов Выделение бизнес-процессов является первым этапом при построении процессной системы управления Бизнес-процессы (Основные, обеспечивающие, управленческие и развития) Продукты и услуги Ресурсы Организация Структуризация деятельности по модели «черного ящика»
10 10 Выделение и классификация бизнес-процессов верхнего уровня
11 11 Типы бизнес-процессов
12 12 Бизнес-процессы развития Проекты и программы развития Бизнес-процессы верхнего уровня как есть Бизнес-процессы верхнего уровня как будет Декомпозиция процесса в соответствии с уровнем описания: 1 ……………….…. 1.1 ……….…… ……… ……… Система бизнес-процессов в развитии
13 13 Земля Карта Земли (круг вопросов — география) Система — S Модели -M Системы — S Моделирование Внутренне строение земли (круг вопросов — геофизика) Моделирование Технология описания бизнес-процессов
14 14 Текстовый Договорной отдел на основании технического задания, полученного от заказчика составляет договор и согласует его в юридическом отделе. Согласованный договор передается заказчику юридическим отделом. Табличный Графический Способы горизонтального описания бизнес- процессов 1 Составить договор 2 Согласовать договор Договор Договорной отдел Юридический отдел
15 15 Задача Льва Толстого Продавец продает шапку, которая стоит 10 рублей. Подходит покупатель, меряет и согласен взять, но у него есть только 25 рублей. Продавец отсылает мальчика с этими 25 рублями к соседке разменять. Мальчик прибегает и отдает купюры Продавец отдает шапку и сдачу 15 рублей.
Через какое-то время приходит соседка и говорит, что 25 рублей фальшивые, требует отдать ей деньги. Делать нечего, продавец открывает кассу и возвращает ей деньги. Вопрос: на сколько обманули продавца?
16 16 Схема взаимодействий участников в задаче Льва Толстого
17 17 Составляйте, уточняйте, подтверждайте схемы с ответственными / участниками деятельности Используйте подручные средства при составлении схемы, способствующие повышению эффективности работы в группе (подвесной блокнот, самоклеющаяся бумага для записей) Используйте язык, понятный ответственным / участникам деятельности Создавайте схемы деятельности, а не организационных структур Избегайте излишней детализации, особенно на схеме «как есть» Избегайте составления схемы ради схемы, не ведущей к дальнейшему анализу и действиям Не смешивайте понятия «как есть», « как должно быть», «как будет» «Золотые» правила описания бизнес- процессов
18 18 Нотация IDEF0 IDEF0 (Function Modeling) Нотация моделирования, разработанная в 1981 году департаментом Военно-Воздушных Сил США в рамках программы автоматизации промышленных предприятий, которая носила обозначение ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing). Набор стандартов IDEF унаследовал свое название от этой программы (ICAM DEFinition). Используется для описания процессов верхнего уровня. Диаграмма процесса в нотации IDEF0 представляет собой отображение организации как набора функций (процессов) со следующими обязательными атрибутами — вход, управление, механизм, выход. Каждая функция (процесс) детализируется на нижележащих уровнях диаграммы.
19 19 Управление Механизмы ВыходыВходы
21 21 Нотация Процедура Процедура (Cross Functional Flowchart, функциональная блок-схема,дорожки бассейна, Swimlane) Нотация моделирования, разработанная в 90-х годах на основе диаграмм, использовавшихся для представления алгоритмов и описания логики компьютерных программ. Используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации Процедура представляет собой упорядоченную комбинацию процессов (действий) и решений, сгруппированных в строки (по горизонтали) или колонки (по вертикали) в соответствии с выполняющими их субъектами. Каждый процесс может быть декомпозирован на более низкие уровни.
22 22 Основные элементы (Процедура) ЭлементНазваниеОписание элемента Процесс (действие) Действие или набор действий с целью получения заданного результата. Решение (управляющее действие) Действие, определяющее вариативность развития процесса в зависимости от управляющих критериев (решений). Событие Состояние, запускающее или останавливающее процесс. Связь предшествования Отображает последовательность выполнения процессов (действий). Поток объектов Отображает входящие и исходящие потоки объектов (документов и т.п.) Колонка, строка (дорожка) Субъект, связанный с выполнением действий, может представлять собой как конкретного субъекта (должность, подразделение, организация), так и роль (исполнитель, координатор, учредитель).
24 24 Нотация EPC EPC (Event-driven process chain, цепочка процесса, управляемого событиями) Нотация моделирования, разработанная в 1992 году профессором Август- Вильгельмом Шеером, создателем компании IDS Scheer AG и основателем науки об управлении бизнес-процессами (Business process management, BPM) в современном ее понимании. Используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации EPC представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие её, а также проведена декомпозиция на более низкие уровни.
25 25 Основные элементы (EPC) ЭлементНазваниеОписание элемента Функция (действие) Действие или набор действий с целью получения заданного результата. Временная последовательность выполнения функций задается расположением функций на диаграмме процесса сверху вниз. Событие Состояние, оказывающее влияние или контролирующее дальнейшее развитие одного или более бизнес-процессов.
Элемент отображает события, активизирующие функции или порождаемые функциями. Субъект Субъект, связанный с выполнением функций, может представлять собой как конкретного субъекта (должность, подразделение, организация), так и роль (исполнитель, координатор, учредитель). Стрелка Отображает связи элементов между собой.
Связь может быть различной в зависимости от соединяемых элементов и типа связи. Оператор И (AND) Используется для обозначения слияния/ветвления как функций, так и событий. Пример: должно наступить и Событие 1 и Событие 2, чтобы началась Действие. При наступлении только одного из событий Действие не выполняется.
Оператор ИЛИ (OR) Используется для обозначения слияния/ветвления функций и для слияния событий. Пример: после Действия могут наступить все 3 варианта сочетаний События 1 и События 2 (2 варианта только с одним событием и вариант когда наступают оба события). Оператор Исключающее ИЛИ (XOR) Используется для обозначения слияния/ветвления функций и для слияния событий. Пример: Действие выполняется либо после наступления События 1 либо после наступления События 2
26 26 ЗАПРЕЩЕНО Правила применения логических операторов на диаграмме EPC Соединение (связывание) событий Соединение (связывание) функций Оператор Инициирующие события Инициируемые события Инициирующие события Инициируемые события И ИЛИ исключающее ИЛИ ЗАПРЕЩЕНО
29 29 «Мягкие» правила построения схем бизнес-процессов Придерживайтесь метода моделирования, не изобретайте колесо Не пытайтесь моделировать все, слишком детальное моделирование отвлекает время, ведет к затратам и запутывает Делайте модели проще — отразив существенные свойства, останавливайтесь Придерживайтесь принципа равнозначности Соблюдайте оптимальное количество объектов Название процесса = Действие + Объект, над которым действие осуществляется
30 30 Примеры нестандартных схем бизнес- процессов
31 31 Примеры нестандартных схем бизнес-процессов
32 32 Примеры нестандартных схем бизнес-процессов
33 33 Название проекта: Проведение комплекса мероприятий, направленных на повышение эффективности и результативности процессов подготовки, принятия и реализации решений на основе регламентации бизнес-процессов Основания реализации: Концепция повышения эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области на период до 2014 года (Постановление Правительства области от п «О повышении эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области») Областная целевая программа «Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти» на годы (Постановление Правительства области от п «Об областной целевой программе «Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти» на годы») Общая информация о проекте
34 34 Причины инициации по результатам SWOT-анализа (Концепция повышения эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области на период до 2014 года): Непонимание процессных подходов и методов проектного управления, отсутствие последовательного описания и стандартов основных бизнес-процессов Недостаточный уровень ИT-поддержки бизнес-процессов, существенное различие в уровне ИT-обеспечения различных ОИВ ЯО и различных рабочих мест Цель проекта: Создать процессную модель и документировать основные бизнес-процессы Проект обеспечивает следующие стратегические направления повышения эффективности и результативности деятельности ОИВ ЯО: Освоение и внедрение современных управленческих технологий в ОИВ ЯО Формирование клиентоориентированной организационной культуры в ОИВ ЯО Причины инициации и цель проекта
35 Доля структурных подразделений аппарата Правительства области и органов исполнительной власти, задокументировавших основные бизнес- процессы (план) 5-10%15-20%25-30% Доля структурных подразделений аппарата Правительства области и органов исполнительной власти, задокументировавших основные бизнес- процессы (факт) 6%16% Затраты времени на поиск управленческой информации (план) минут минут минут Затраты времени на поиск управленческой информации (факт) до 480 минут 60 минут 26-30% Показатели проекта 40 минут
36 36 Задачи проекта: Разработка методических рекомендаций по использованию технологии процессного управления в ОИВ ЯО и СППО Описание основных бизнес-процессов с использованием специализированного программного комплекса Business Studio 3.5 Внесение изменений в Постановление Губернатора ЯО от N 1033О рекомендациях к форме и содержанию положения об органе исполнительной власти Ярославской области, структурном подразделении аппарата Правительства области Направления практического использования результатов проекта: Совершенствование отдельных процессов в соответствии с компетенцией Актуализация Положений ОИВ ЯО и СППО и должностных регламентов сотрудников на основе анализа описания основных бизнес-процессов Обоснование штатной численности ОИВ ЯО и СППО Обеспечение задач внедрения системы электронного документооборота Задачи проекта и направления практического использования его результатов
37 37 Готовы ли мы к изменениям?
38 38 Харлуков Максим Александрович, т , Спасибо за внимание!
Источник: www.myshared.ru
Как управлять документированной информацией?
Бизнес-методика GORA – практическое руководство построения системы управления устойчивым развитием бизнеса включает следующие основные шаги:
1) определение оптимального пути развития компании с учетом анализа сегодняшнего ее потенциала и тренда развития ниши путем внедрения системы, позволяющей разрабатывать грамотную стратегию, и разработки самой стратегии с учетом потребностей и ожиданий потребителей и сравнительных преимуществ, которыми обладает или может обладать компания (шаги 1, 2);
2) приведение в соответствие со стратегией бизнес-процессов – единственного внутреннего инструмента, с помощью которого компания может реализовать стратегию (шаг 3);
3) стандартизация управленческой инфраструктуры бизнеса – по сути использование огромного накопленного опыта в тех элементах системы, которые стандартны практически для любой компании – управление сбоями, система аналитики, документооборот и пр. (шаг 4);
4) разработка системы управления рисками и проведение анализа бизнес-рисков, чтобы понять, что может помешать реализовать стратегию (шаг 5);
5) внедрение системы предупреждающего мониторинга стратегии на основе метрик и показателей и определение KPI, по которым возможный неуспех виден заранее, и можно своевременно внести корректировки (шаг 6).
Четвёртый шаг бизнес-методики GORA рассматривает следующие ключевые элементы, обеспечивающие непрерывное развитие системы управления:
— управление документированной информацией,
— обучение персонала и организационные знания,
— внутренние аудиты и анализ со стороны руководства.
В этом материале рассмотрим один из ключевых элементов четвёртого шага, а именно – управление документированной информацией. Остановимся на некоторых важных вопросах, которые чаще всего задают собственники и руководители предприятий:
1) документированная информация: что это и зачем;
2) как разработать понятную и простую структуру документации;
как управлять документированной информацией.
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ: ЧТО ЭТО И ЗАЧЕМ
Документированная информация или документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Цель системы документирования – закрепить в документах всех уровней логичное, однозначное и равномерное распределение ответственности и донести до каждого сотрудника конкретные требования по функционалу и порядку (времени и пр.) выполнения основных (критических с точки зрения сложности или др. критериев) функций.
Как избежать аврала в работе и не начинать день с призыва «Все на баррикады, у нас опять провал!»? Лозунгами и призывами улучшать деятельность компании невозможно, необходимо определить в системе управления компанией механизмы, которые будут «автоматически» поддерживать и улучшать бизнес. Один из таких механизмов – алгоритмизация управления документированной информацией.
Является ли бюрократией написание инструкций и процедур, хотя бы по ключевым функциям? Обязаны ли люди думать так, как их руководители? Чаще всего, сотруднику требуется четко описанная технология выполнения действий. Хорошо, если сотрудник является опытным и компетентным, а инструкция ему не нужна. Но что произойдёт, если этот сотрудник завтра не выйдет на работу?
Кто сможет выполнять его функции, причём не нарушая сроков и не снижая качества, а такого опыта ни у кого нет? Во сколько компании обойдутся ошибки этого сотрудника?
Для чего нужно документировать деятельность своей компании? Ответ очевиден – чтобы в автоматическом режиме решать ключевые проблемы, связанные со сбоями в работе, а также управлять изменениями. Современный бизнес немыслим без надежного управления. Основу любой системы управления составляют документы, регламентирующие деятельность предприятия, как систему управления, направленную на стратегические задачи.
Что даёт документирование информации? Прежде всего оно обеспечивает прозрачность деятельности, снабжает руководство информацией, необходимой для эффективного планирования, контроля и исполнения задач. Документирование процессов, функций, операций – путь к их совершенствованию в рамках предприятия как единой системы учета и управления. Кроме того, разработанные документы, позволят сделать процессы управления простыми и понятными, а персонал системы мотивируют на согласованное и правильное использование инструментов информационной системы.
КАК РАЗРАБОТАТЬ ПОНЯТНУЮ И ПРОСТУЮ СТРУКТУРУ ДОКУМЕНТАЦИИ
Что значит «понятная» и «простая» структура документации? Понятность документации обеспечивается практическим опытом компании и ориентацией на решение существующих задач. А вот простой, в полном смысле этого слова, документированная информация быть не может. Как показывает практика лучшие системы документации являются не самыми простыми, т.к. разрабатываются с учетом опробованных методик и требований международных стандартов.
Кроме того, объем документированной информации будет отличаться в разных компаниях в зависимости от их размера и вида деятельности, сложности процессов и компетентности персонала. И, конечно, компании не обойтись без классификатора документированной информации – систематизированного перечня имеющейся документации, распределенного по уровням и типам в соответствии со структурой документации компании, выполняющего функцию картотеки (для каждого документа определяется уникальный код).
Пример такого классификатора с иерархической системой классификации в виде уровней представлен на рисунке 1:
— уровень 1 – это документы концептуального характера: политика, стратегия и др.
— уровень 2 – это документы, описывающие систему менеджмента в соответствии с заявленными политикой и стратегией: процессы, элементы управления и др.
— уровень 3 – это документы, описывающие взаимосвязанные процессы, рабочие функции и др.
— уровень 4 – это документы, содержащие подробные рабочие инструкции.
Рисунок 1 – Фрагмент классификатора документированной информации
Структура документации становится «понятной» и «простой», если разработаны и используются единые правила создания документов.
- Во-первых, устанавливается приоритет вышестоящих документов (кроме 1-го уровня). То есть нижестоящие документы составляются с учетом целей и задач вышестоящего документа, а также привязаны к вышестоящему документу и не противоречат ему.
- Во-вторых, каждый документ конкретного уровня создается по согласованному единому шаблону, не противоречит другим документам и не дублирует их.
- В-третьих, документ должен содержать конкретные требования с привязкой к должности и указанием времени на их выполнение.
Хаос в управлении происходит тогда, когда документы составлены с нарушением правил. Так если документы 2-го и нижестоящих уровней создаются без учета стратегий, то, как следствие, они противоречивы и часто избыточны. Кроме того, появляется большое количество документов, дублирующих в той или иной степени друг друга, а ряд документов вообще не используется. Нарушение правил приводит к тому, что каждый раз создается новый документ, несмотря на уже имеющийся аналогичный или схожий в системе, а в результате затраты на поддержание актуальности системы документооборота вырастают в разы.
КАК УПРАВЛЯТЬ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ
Какие условия должны соблюдаться, чтобы документированная информация была управляема? Прежде всего, необходимо обеспечить защиту, доступность и пригодность информации для применения там, где и когда она необходима. Неуправляемыми становятся документы в случае потери конфиденциальности, от ненадлежащего использования или потери целостности.
Управление документированной информацией предусматривает следующие действия:
— создание/пересмотр внутреннего документа;
— рассылка, обеспечение доступа, поиск и применение;
— хранение и защита;
— управление изменениями (например, контроль версий);
— установление сроков хранения и порядка уничтожения.
Создание/пересмотр внутреннего документа – наиболее ответственный момент во всей системе документооборота. Любой сотрудник может быть инициатором разработки или пересмотра документа, но дальше следует рассмотрение предложения или верификация, т.е. проверка отсутствия дублирования документа по всей системе. Зачастую на практике создаются одинаковые по форме и сути документы даже в смежных подразделениях и процессах, которые много взаимодействуют между собой и хорошо знают друг друга, не говоря уже о процессах, которые имеют мало точек соприкосновения, но тем не менее, сталкиваются с похожими задачами по документированию деятельности. Кроме того, изучение и анализ возможности применения для целей, с которыми предлагается новый документ, уже действующих в организации документов (например, после их доработки) значительно сократит стоимость и сроки разработки документации.
После того, как принято решение о разработке нового документа, происходит валидация документа – определение эффективности документа здесь и сейчас в сложившейся системе управления. Эффективность документа определяется следующими критериями: сложность деятельности и влияние ее на конечный результат; количество пользователей; степень автоматизации. Результатом валидации может стать решение о конкретной форме, в которой документ должен быть разработан (например, в форме пошагового руководства к программному обеспечению с примерами и скриншотами), или рекомендации по формулированию требований с учетом уровня компетентности сотрудников, включая, например, языковые и психологические особенности и пр.
Хранение и защита документов – важнейшее направление, требующее чрезвычайного внимания. Страшно представить, что произойдёт, если при увольнении из компании работник унесёт с собой все имеющиеся в его распоряжении носители информации! А как проверить нарушает ли работник установленные правила работы с информацией в локальных и сетевых информационных ресурсах?
А во что может обойтись компании потеря или уничтожение даже части важных документов? Или чем грозит несанкционированная запись файлов на внешние электронные носители или пересылка конфиденциальной информации по электронной почте? Вот лишь некоторые вопросы, ответ на которые и дальнейшие действия позволят обеспечить на базовом уровне хранение и защиту документированной информации. Одним из обязательных правил сохранности и защиты документов должно стать резервное копирование информации с использованием внешних электронных носителей, имеющих соответствующие грифы и инвентарные номера.
Особое внимание должно уделяться сохранности информации в случае смены или увольнения работника. Необходимо в присутствии работника и его непосредственного руководителя переместить информацию с локальных и сетевых ресурсов на учтенные в делопроизводстве внешние электронные носители. В случае смены или увольнения работника, ответственного за ведение делопроизводства, составляют акт приема-передачи документов на бумажных и электронных носителях информации.
Важно, чтобы электронные версии документов хранились с помощью учтенных в делопроизводстве внешних электронных носителей, имеющих соответствующие инвентарные номера и грифы, а также на жестких дисках компьютеров, не подключенных к внутренней компьютерной сети компании и сети Интернет, а также с использованием парольной защиты. Кроме того, необходимо рассмотреть целесообразность установления запрета на размещение и обработку конфиденциальной информации на компьютерах, подключенных к сети Интернет, внешних носителях памяти и т.п.
Действия по управлению документированной информацией осуществляются в соответствии с типовым алгоритмом (рисунок 2).
Особо следует отметить, что для обеспечения эффективного управления документами необходимо провести унификацию форм документов каждого уровня, т.е. обеспечить их единообразную структуру, изложение и оформление. Такой подход способствует единому пониманию этих документов как всеми пользователями, так и проверяющими сторонами при проведении внутренних и внешних аудитов.
Рисунок 2 – Типовой алгоритм управления документированной информацией
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Управление документированной информацией не должно быть самоцелью. Именно поэтому в бизнес-методике GORA классификатор документированной информации основан на процессной модели, которая, в свою очередь, выстроена с учетом стратегии и политики компании. Конкретные документы (процедуры, стандарты организаций и др.) разрабатываются обязательно при активном участии специалистов, занятых в соответствующих процессах, что обеспечивает вовлеченность персонала в деятельность компании.
СЕМЬ ШАГОВ БИЗНЕС-МЕТОДИКИ GORA
Бизнес-методика GORA предполагает предварительную оценку устойчивости развития бизнеса (Шаг 0). Цель шага – провести анализ текущей устойчивости системы менеджмента в компании и получить представление о соответствии системы лучшим практикам и современным требованиям в управлении.
Шаг 1. Анализ потребностей и ожиданий потребителей и других заинтересованных сторон. Цель шага – измерить уровень удовлетворенности потребителей и заинтересованных сторон, определить реальное положение фирмы на рынке относительно их ожиданий.
Шаг 2. Конкретизация рыночной стратегии, контекста и стратегических целей. Цель шага – скорректировать бизнес-модель так, чтобы обеспечить рост на рынке и оторваться от конкурентов.
Шаг 3. Идентификация и описание требуемых бизнес-процессов. Цель шага – выстроить цепочку процессов для передачи ценности потребителям с учетом требований других заинтересованных сторон.
Шаг 4. Алгоритмизация ключевых элементов управления. Цель шага – обеспечить непрерывное развитие, гибкость и самонастраиваемость системы управления.
Шаг 5. Анализ рисков, влияющих на целевые показатели деятельности. Цель шага – обеспечить защиту от действительно существенных внешних и внутренних угроз.
Шаг 6. Разработка ключевых показателей деятельности. Цель шага – сформировать систему показателей, позволяющую на всех уровнях отслеживать реализацию стратегии и предупреждать неэффективность.
Шаг 7. Определение направлений дальнейшего улучшения. Цель шага – определить направления дальнейшего улучшения системы менеджмента.
Источник: www.iksystems.ru
Презентация на тему Документирование бизнес-процессов
Бизнес-процесс – совокупность различных взаимосвязанных (взаимодействующих) видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате которой «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя.
Слайд 4Я спрашиваю: кто шил пиджак?
Они говорят:
Мы!
Я, например, пуговицы пришивал.
К пуговицам
претензии есть?
— Нет, пришиты намертво, не оторвёшь..
“Кто сшил пиджак?”
Зачем моделировать бизнес-процессы?
Проблемы взаимодействия и результата
Слайд 5
Зачем моделировать бизнес-процессы?
Проблемы документации
Слайд 6
Слайд 7
Слайд 8Оптимизация бизнес-процессов:
Повышение производительности
Снижение издержек
Уменьшение времени процессов
Повышение качества
процессов
Прозрачность, контролируемость и управляемость системы, реализация стратегии,
поддержание роста.
Построение эффективной организационной структуры.
Проектирование новых направлений и бизнес-процессов.
Тиражирование существующих направлений и бизнес-процессов.
Автоматизация бизнес-процессов.
Правильный подбор персонала. Мотивация. Уменьшение персоналозависимости.
Регламентация. Высвобождение времени руководителей. Повышение эффективности работы персонала.
Финансы. Управленческий учет. Бюджетирование.
Повышение уровня доверия, формирование имиджа, сертификация.
Что нам дает моделирование бизнес-процессов?
10 наиболее часто решаемых задач с использованием технологий процессного управления
Слайд 9Идентификация и выделение бизнес-процессов
Выделение бизнес-процессов является
первым этапом при построении процессной системы
(Основные, обеспечивающие,
управленческие и развития)
Продукты и услуги
Структуризация деятельности
по модели «черного ящика»
Слайд 10Выделение и классификация бизнес-процессов
верхнего уровня
Слайд 11Типы бизнес-процессов
Слайд 12
Проекты
и программы развития
Бизнес-процессы
верхнего уровня “как есть”
Бизнес-процессы
верхнего уровня “как будет”
Декомпозиция
процесса
в соответствии с уровнем описания:
Система бизнес-процессов в развитии
Слайд 13Земля
Карта Земли (круг вопросов — география)
Система — S
Модели
-M Системы — S
Моделирование
Внутренне строение земли (круг вопросов
Технология описания бизнес-процессов
Слайд 14
Текстовый
“Договорной отдел на основании
технического задания, полученного от заказчика составляет договор
и согласует его в юридическом отделе. Согласованный договор передается заказчику юридическим отделом.”
Способы горизонтального описания бизнес-процессов
Слайд 15Задача Льва Толстого
Продавец продает шапку, которая стоит
10 рублей. Подходит покупатель, меряет и согласен
взять, но у него есть только 25 рублей. Продавец отсылает мальчика с этими 25 рублями к соседке разменять. Мальчик прибегает и отдает купюры 10+10+5. Продавец отдает шапку и сдачу 15 рублей. Через какое-то время приходит соседка и говорит, что 25 рублей фальшивые, требует отдать ей деньги.
Делать нечего, продавец открывает кассу и возвращает ей деньги.
Вопрос: на сколько обманули продавца?
Слайд 16
Схема взаимодействий участников в задаче
Льва Толстого
Слайд 17
Составляйте, уточняйте, подтверждайте схемы с
ответственными / участниками деятельности
Используйте подручные средства
при составлении схемы, способствующие повышению эффективности работы в группе (подвесной блокнот, самоклеющаяся бумага для записей)
Используйте язык, понятный ответственным / участникам деятельности
Создавайте схемы деятельности, а не организационных структур
Избегайте излишней детализации, особенно на схеме «как есть»
Избегайте составления схемы ради схемы, не ведущей к дальнейшему анализу и действиям
Не смешивайте понятия «как есть», « как должно быть», «как будет»
«Золотые» правила описания бизнес-процессов
Слайд 18Нотация IDEF0
IDEF0 (Function Modeling)
Нотация моделирования, разработанная в
1981 году департаментом Военно-Воздушных Сил США в
рамках программы автоматизации промышленных предприятий, которая носила обозначение ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing). Набор стандартов IDEF унаследовал свое название от этой программы (ICAM DEFinition).
Используется для описания процессов верхнего уровня.
Диаграмма процесса в нотации IDEF0 представляет собой отображение организации как набора функций (процессов) со следующими обязательными атрибутами — вход, управление, механизм, выход. Каждая функция (процесс) детализируется на нижележащих уровнях диаграммы.
Слайд 19
Слайд 20
Слайд 21Нотация Процедура
Процедура (Cross Functional Flowchart, функциональная блок-схема,
“дорожки бассейна”, Swimlane)
Нотация моделирования, разработанная в 90-х
годах на основе диаграмм, использовавшихся для представления алгоритмов и описания логики компьютерных программ.
Используется для описания процессов нижнего уровня.
Диаграмма процесса в нотации Процедура представляет собой упорядоченную комбинацию процессов (действий) и решений, сгруппированных в строки (по горизонтали) или колонки (по вертикали) в соответствии с выполняющими их субъектами. Каждый процесс может быть декомпозирован на более низкие уровни.
Слайд 22
Основные элементы (Процедура)
Слайд 23
Слайд 24Нотация EPC
EPC (Event-driven process chain, цепочка процесса,
управляемого событиями)
Нотация моделирования, разработанная в 1992 году
профессором Август-Вильгельмом Шеером, создателем компании IDS Scheer AG и основателем науки об управлении бизнес-процессами (Business process management, BPM) в современном ее понимании.
Используется для описания процессов нижнего уровня.
Диаграмма процесса в нотации EPC представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие её, а также проведена декомпозиция на более низкие уровни.
Слайд 25
Основные элементы (EPC)
Слайд 26
Правила применения логических операторов
на диаграмме
EPC
Соединение (связывание) событий
Соединение (связывание) функций
Слайд 27
Слайд 28
Слайд 29«Мягкие» правила построения схем
бизнес-процессов
Придерживайтесь метода
моделирования, не изобретайте колесо
Не пытайтесь моделировать
все, слишком детальное моделирование отвлекает время, ведет к затратам и запутывает
Делайте модели проще — отразив существенные свойства, останавливайтесь
Придерживайтесь принципа равнозначности
Соблюдайте оптимальное количество объектов
Название процесса = Действие + Объект, над которым действие осуществляется
Слайд 30
Примеры “нестандартных” схем бизнес-процессов
Слайд 31Примеры “нестандартных” схем бизнес-процессов
Слайд 32Примеры “нестандартных” схем бизнес-процессов
Слайд 33Название проекта:
Проведение комплекса мероприятий, направленных на повышение
эффективности и результативности процессов подготовки, принятия и
реализации решений на основе регламентации бизнес-процессов
Концепция повышения эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области на период до 2014 года (Постановление Правительства области от 12.08.2008 №405-п
«О повышении эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области»)
Областная целевая программа «Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти» на 2009-2011 годы (Постановление Правительства области от 26.11.2008 №615-п «Об областной целевой программе «Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти» на 2009-2011 годы»)
Общая информация о проекте
Слайд 34Причины инициации по результатам SWOT-анализа
(Концепция повышения
эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области
на период до 2014 года):
Непонимание процессных подходов и методов проектного управления, отсутствие последовательного описания и стандартов основных
бизнес-процессов
Недостаточный уровень ИT-поддержки бизнес-процессов, существенное различие в уровне ИT-обеспечения различных ОИВ ЯО и различных
рабочих мест
Создать процессную модель и документировать основные бизнес-процессы
Проект обеспечивает следующие стратегические направления
повышения эффективности и результативности деятельности ОИВ ЯО:
Освоение и внедрение современных управленческих технологий в ОИВ ЯО
Формирование клиентоориентированной организационной культуры в ОИВ ЯО
Причины инициации и цель проекта
Слайд 35
26-30%
Показатели проекта
40
минут
Слайд 36
Разработка методических рекомендаций по использованию технологии
процессного управления в ОИВ ЯО и СППО
основных бизнес-процессов с использованием специализированного программного комплекса Business Studio 3.5
Внесение изменений в Постановление Губернатора ЯО от 14.12.2006 N 1033 “О рекомендациях к форме и содержанию положения об органе исполнительной власти Ярославской области, структурном подразделении аппарата Правительства области”
Направления практического использования результатов проекта:
Совершенствование отдельных процессов в соответствии с компетенцией
Актуализация Положений ОИВ ЯО и СППО и должностных регламентов сотрудников на основе анализа описания основных бизнес-процессов
Обоснование штатной численности ОИВ ЯО и СППО
Обеспечение задач внедрения системы электронного документооборота
Задачи проекта и направления практического использования его результатов
Источник: thepresentation.ru
