1.5. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по специальности «Туризм» без предъявления требований к стажу работы.
1.6. В практической деятельности администратор офиса должен руководствоваться:
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. Администратор офиса должен знать:
- законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере туризма;
- планировку, расположение и правила оформления помещений офиса;
- правила и методы организации работы офиса;
- этику взаимоотношений в коллективе;
- стандарты делопроизводства (перечень документов, подлежащих хранению;
- классификацию документов, порядок их оформления, регистрации, прохождения, хранения);
- порядок заключения договоров;
- организацию снабжения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями;
- методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера;
- основы эстетики, этики и социальной психологии;
- основы трудового законодательства;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила по охране труда и пожарной безопасности.
1.8. В период временного отсутствия администратора офиса (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Должностные обязанности
Администратор офиса выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
2.2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
2.3. Оформляет документы для заключения договоров на поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует техническое обслуживание и ремонт оргтехники.
2.4. Осуществляет контроль за оформлением помещений офиса, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов, предназначенных для выдачи клиентам.
2.5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
2.6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов.
2.7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
2.9. Организует ведение делопроизводства офиса, управление входящими и исходящими звонками.
2.9. Заказывает авиа- и железнодорожные билеты, обеспечивает заказ автотранспорта для работников офиса.
2.10. Организует эффективное и культурное обслуживание клиентов, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты и пр.).
2.11. Обеспечивает проведение переговоров с партнерами, клиентами.
2.12. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации).
В случае служебной необходимости администратор офиса может привлекаться к выполнению обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном законодательством.
3. Права
Администратор офиса имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией.
3.3. Сообщать непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в производственной деятельности предприятия (его структурных подразделений) и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений Компании к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – с разрешения руководителя Компании).
3.6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Администратор офиса несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы администратора офиса осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы администратора офиса является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы администратора офиса определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
5.2. В связи с производственной необходимостью Администратор офиса обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
6. Порядок пересмотра должностной инструкции
6.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.
6.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся все работники, на которых распространяется действие этой инструкции, и ставят свою подпись.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.
Источник: instrukzii.ru
Должностная инструкция по специальности «Администратор предприятия торговли — 1 вариант»
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности администратора предприятия торговли____________________________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. Лицо, назначаемое на должность администратора предприятия торговли должно иметь высшее или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3. Назначение на должность администратора предприятия торговли или освобождение от неё осуществляется на основании приказа Генерального директора в порядке, установленном законодательством.
1.4. Подчиняется администратор предприятия торговли непосредственно Генеральному директору.
1.5. Если администратор предприятия торговли отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.6. Администратор предприятия торговли должен уметь пользоваться уверенно компьютером, зная программы учета товаров.
1.7. Администратор предприятия торговли должен обладать следующими личными качествами: коммуникабельность, энергичность, позитивный настрой, организаторская способность.
1.8. Администратор предприятия торговли должен знать:
— организацию складского хозяйства, условия хранения и транспортировки товаров;
— права и обязанности работников и режим их работы;
— поставщиков, ассортимент и номенклатуру выпускаемой им продукции;
— порядок оформления помещений и витрин;
— основы маркетинга и организации рекламы;
— правила и методы организации обслуживания покупателей;
— основы экономики, организации труда и управления;
— правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда;
— правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности, гражданской обороны;
— товароведение, стандарты и технические условия на товары, основные их свойства, качественные характеристики;
— основы социальной психологии и эстетики;
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы,
касающиеся работы предприятия торговли.
II. Должностные обязанности
Администратор предприятия торговли исполняет следующие должностные обязанности:
— эффективное и культурное обслуживание покупателей;
— создание комфортных условий для покупателей;
— бесперебойную работу предприятия.
2.2. Контролирует отсутствие нарушений правил торговли.
2.3. Проводит консультации с покупателями по вопросам, которые касаются оказываемых услуг.
2.4. Придерживается и обеспечивает исполнение работниками распоряжений и приказов администрации предприятия.
2.5. Осуществляет контроль:
— за приемку – сдачу товаров на склад;
— за своевременной подачей товаров в торговые секции;
— за работой касс.
2.6. Осуществляет проверку качества, сроков годности товаров, наличие маркировок, легко читаемых ценников на товарах, наличие в доступных для покупателей местах книг жалоб и предложений.
2.7. Обеспечивает общий контроль за сохранностью товаров, торгового оборудования и
прочих материальных ценностей, за своевременным проведением инвентаризации товаров,
торгового оборудования, прочего имущества предприятия.
2.8. Проводит необходимые организационно – технические мероприятия.
2.9. Организует уборку в товарных секциях, торговом зале, на складе, на предприятии в целом и на прилегающей территории.
2.10. Проводит рассмотрение претензий, связанных с неудовлетворительным обслуживанием покупателей.
2.11. Доносит до руководства информацию об имеющихся недостатках в обслуживании покупателей, и о принимаемых мерах по их устранению.
2.12. Принимает меры, которые направлены на предотвращение и ликвидацию конфликтных ситуаций.
2.13. Соблюдает трудовую и производственную дисциплину, правила и нормы охраны труда
требований производственной санитарии и гигиены, требований противопожарной безопасности, гражданской обороны, а так же контролирует, чтобы всё вышеизложенное соблюдали работники. Так же контролирует выход работников на работу, присутствие их на рабочем месте в течение рабочего дня, контролирует ношение работниками форменной рабочей одежды. Следит, чтобы работники имели опрятный вид, сам выглядит достойно и опрятно.
2.14. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением товарных секций,
торгового зала, помещения предприятия в целом, следит за размещением, обновлением и
состоянием рекламы.
2.15. Контролирует, чтобы были закрыты все внутренние помещения предприятия вовремя и сам закрывает предприятие в установленное время, после чего сдает помещение под охрану.
2.16. Содействует поддержанию на рабочем месте атмосферы доброжелательности, подает личный пример, как необходимо обслуживать покупателей.
III. Права
Администратор предприятия торговли имеет право:
3.1. Обращаться к администрации предприятия с предложениями по улучшению работы, которая относится к его должностным обязанностям и всего предприятия в целом.
3.2. Давать распоряжения, указания, а так же самостоятельно предпринимать необходимые действия, чтобы устранить причины, повлекшие конфликтную ситуацию.
IV. Ответственность
Администратор предприятия торговли несет ответственность:
4.1. В случае причинения материального ущерба в пределах, определенных гражданским и трудовым законодательством РФ.
4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушений в пределах, определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ.
4.3. В случае ненадлежащего исполнения или неисполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в пределах, определённых трудовым законодательством РФ.
4.4. В случае, разглашения коммерческой тайны, невыполнения приказов и распоряжений Генерального директора.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
Источник: www.kaus-group.ru
Должностная инструкция администратора. Образец
2. На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
3. Назначение на должность администратора и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению руководителя структурного подразделения.
4. Администратор должен знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы предприятия.
4.2. Структуру управления предприятием, права и обязанности работников организации и режим их работы.
4.3. Правила и методы организации процесса обслуживания посетителей.
4.4. Виды оказываемых услуг.
4.5. Основы маркетинга и организации рекламы.
4.6. Принципы планировки и оформления помещений, витрин.
4.7. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
4.8. Основы экономики, организации труда и управления.
4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
5. Администратор подчиняется непосредственно директору предприятия.
6. На время отсутствия администратора (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
Должностные обязанности
1. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
2. Осуществляет контроль над сохранностью материальных ценностей.
3. Консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг.
4. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.
6. Осуществляет контроль над рациональным оформлением помещений, следит за обновлением и состоянием рекламы в помещениях и на здании.
7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях и на прилегающих к ним или зданию территориях.
8. Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.
9. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимает меры к их ликвидации.
10. Осуществляет контроль над исполнением работниками указаний руководства организации.
11. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Права
Администратор имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
4. Получать от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений предприятия к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – с разрешения руководителя предприятия).
6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
Ответственность
Администратор несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________ (наименование, номер и дата документа).
Руководитель структурного (инициалы, фамилия) подразделения (кадровой службы) _________________________ (подпись)
«___» _____________ 20__г.
Начальник юридического отдела (инициалы, фамилия) _____________________________ (подпись)
«___» _____________ 20__г.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
«___» _____________ 20__г.
Информация об оформлении документа представлена на основе законодательства и нормативных актов РФ, действующих в 2017 году
Источник: www.e-xecutive.ru