Доставка сотрудников на работу как бизнес

Иногда рабочие места находятся довольно далеко от привычных транспортных магистралей, например, работа в загородных промышленных зонах, в пригородных супермаркетах и др. Случается, что график работы построен таким образом, что сам сотрудник вряд ли успеет добраться к началу рабочей смены или уехать домой после нее.

И, наконец, некоторые компании включают доставку сотрудников на работу в условия трудового и/или коллективного договора. Помимо правильной и эффективной организации прибытия к месту работы и отбытия с нее, нужно уделить внимание и учету расходов на этот «бонус».

Чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий, траты должны быть обоснованы и правильно учтены в бухгалтерском балансе. Рассмотрим эти вопросы подробнее. Вопрос: Облагается ли страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний стоимость доставки работников до места работы и обратно (ст. ст. 20.1, 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ)?

СКОЛЬКО ПОЛУЧАЮТ СОТРУДНИКИ ЯНДЕКС ЕДЫ?

Посмотреть ответ

Правовое обеспечение

Трудовой Кодекс РФ в ст. 301 предусматривает доставку сотрудников до места работы и назад в случае применения вахтового метода. Обязанность доставки персонала работодателем также прописана в некоторых отраслевых соглашениях. Во всех остальных случаях это право, а не обязанность работодателя.

Оно закрепляется во внутренних нормативных документах, например, в колдоговоре, и при этом должно быть обосновано производственной необходимостью. Вопрос: При каких условиях доставка (оплата проезда) сотрудников к месту работы и обратно признается расходом для целей налога на прибыль (п. 25 ч. 2 ст. 255, п. 26 ст. 270 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Как можно организовать доставку

Компенсация расходов на «самодоставку». Работодатель может прописать в трудовом договоре или специальном положении свою добрую волю в компенсации денежных трат сотрудников на проезд к месту работы и обратно. Как правило, речь идет о покрытии расходов на бензин и амортизацию собственного транспорта сотрудников, ведь наличие доступного общественного транспорта сняло бы проблему как таковую. В данной ситуации необходимо разработать регламент учета такой выплаты либо выплачивать один раз установленную фиксированную сумму.
Доставка собственным транспортом организации. Если в распоряжении фирмы есть транспорт, предназначенный для перевозки людей, либо она позволяет себе содержать в штате водителей и соответствующее количество единиц техники, то можно организовать доставку из пункта сбора или местожительства большинства сотрудников. Таких сборных пунктов может быть несколько, если доставку нужно производить из различных районов, а количество персонала велико.
Доставка сторонней организацией. Работодатель заключает договор с одной или несколькими транспортными компаниями на перевозку своих сотрудников. Чаще всего единицей такого соглашения является количество транспортных средств, а не перевезенных сотрудников.

Вопрос: Облагается ли НДС доставка сотрудников к месту работы и обратно (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ)?

Плюсы и минусы работы на доставке воды в 20-ти л., бутылях

Посмотреть ответ

Доставка – это расход

Какой бы способ организации доставки персонала ни выбрал работодатель, он несет определенные траты. Бухгалтерия должна правильно списать эти расходы для корректного определения базы налога на прибыль, чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий в их обоснованности. Также немаловажным является вопрос о необходимости отчислений с этих сумм взносов в страховые фонды.

Два условия для вычета трат на доставку из расчета налога на прибыль

Налоговый Кодекс РФ не предписывает исключать суммы, затраченные на доставку персонала, из учета налога на прибыль, каким бы образом он ни производился: компенсацией расходов на общественный или личный транспорт, ведомственными или арендованными транспортными средствами (п. 26 ст. 270 НК РФ). Но существует два условия, позволяющие исключить эти траты из налогового расчета.

Необходимость содействия в доставке обусловлена технологическими особенностями предприятия. В законе не раскрыты эти технологические особенности, но судебные прецеденты и разъяснения Минфина РФ позволили отнести к ним следующие (достаточно любой одной):
удаленное расположение организации от населенного пункта или остановки транспорта общего пользования (более 300-500 м);
неудобство существующих общественных маршрутов (их редкий или нерегулярный график, низкая пропускная способность и т.п.);
график работы организации предусматривает непрерывность или несколько рабочих смен;
предприятие работает круглосуточно или завершает рабочий день после окончания работы общественного транспорта;
характер работы не позволяет сотрудникам пользоваться общественным транспортом без соответствующей обработки (например, на строительной площадке, не оборудованной душевыми, рабочие не могут переодеться, а в загрязненной одежде ездить в общественном транспорте нельзя).

ВАЖНО! Для обоснования той или иной технологической особенности необходимо документальное подтверждение: утвержденным графиком работы организации с указанием часов каждой смены, технологической картой, справкой о движении общественных маршрутов от местных властей.

К СВЕДЕНИЮ! Министерство финансов РФ настаивало на одновременном соблюдении обоих условий, но сложившаяся судебная практика утвердила обоснованность исключения трат на доставку из расчетов налога на прибыль при наличии хотя бы одного из этих факторов. Все же работодателю рекомендуется не пренебрегать внутренним правовым обоснованием доставки своего персонала и его соответствием технологическим характеристикам.

Налоговый учет трат на доставку персонала

Рассмотрим две основные формы организации доставки: использование собственного (арендованного) транспорта фирмы и услуги других организаций. Как в этих случаях нужно учитывать налоговые платежи?

Доставка ведомственным транспортом

Проанализируем учет затраченных средств по основным налогам и сборам:

при уплате налога на прибыль расходы нужно учесть как материальные затраты (на топливо, горюче-смазочные материалы, запчасти и т.п.), оплату труда (должности водителя), списания по амортизации основного средства (если транспорт является собственностью фирмы) или арендный платеж (в случае аренды транспорта);
налогообложение работодателей на УСНО предусматривает учет этих затрат таким же, как и на других налоговых системах;
начисление НДС не происходит, поскольку эти траты вычитаются при учете налога на прибыль, то же касается входного НДС на запчасти, топливо и ГСМ, а также на аренду;
НДФЛ не начисляется;
страховые взносы не начисляются.

Организация доставки работников к месту работы

Бывает, что предприятие расположено на значительной удаленности от населенного пункта, или в местности, где движение общественного транспорта отсутствует либо оно недостаточное — тогда принимается решение по организации доставки работников на его территорию. Доставка может быть осуществлена разными способами, отличающимися друг от друга по юридическому оформлению и экономической выгоде.

Доставка работников к месту работы: право или обязанность фирмы?

Касательно доставки работника к месту работы Трудовой кодекс по большей части «молчит». В нем нет универсальных, применяемых во всех видах правоотношений с участием работника и работодателя, норм, которые бы предписывали или регулировали такую доставку.

Исключение — доставка работников к месту вахты. Ее работодатель обязан осуществить любым экономически целесообразным способом, что следует из п. 2.5 положений постановления Госкомтруда СССР о вахтовом методе от 31.12.1987 № 794/33-82, которые до сих пор действуют.

Косвенно обязанность работодателя доставить работника до места вахтовой работы прослеживается из нормы ст. 301 ТК РФ о том, что в графике на вахту предусматривается время для доставки работников. А все, что происходит в рамках рабочего графика, происходит за счет работодателя.

Отметим, что оплачивать проезд работника от места жительства до пункта сбора на вахту фирма не обязана (решение ВС РФ от 17.12.1999 № ГКПИ 99-924).

Таким образом, работа с доставкой до места работы — правоотношение, которое инициируется работодателем, если это не вахта, по его собственной воле. Регламентируется, соответственно, различными локальными нормативами, договорами, соглашениями.

Доставка работников к месту работы и обратно: как лучше организовать

Есть несколько способов организовать доставку работников. Можно:

1. Закрепить в трудовом договоре компенсацию работнику:

за проезд до места работы общественным транспортом;
за топливо и ГСМ для его личного автомобиля, на котором он ездит на работу.

Главное преимущество компенсирующей схемы заключено в ее «заявительности». Пока работник не предъявил документально подтвержденные расходы на проезд, деньги остаются на счетах организации и участвуют в обороте.

Главный недостаток схемы — в том, что работник может предъявить недостоверные или не относящиеся именно к рабочим поездкам документы по расходам, которые ему оплачивает организация.

2. Закрепить в локальном нормативном акте доставку работников служебным транспортом организации.

Главное преимущество схемы — полная подконтрольность руководству, финансовая прозрачность. Нет больших внешних рисков срыва подачи транспортных средств.

Главный недостаток — организационная сложность, которая сопровождается значительными, в ряде случаев, финансовыми издержками:

надо обеспечивать прохождение водителями предрейсовых и прочих медосмотров и нести расходы в связи с этим,
приходится тратиться на обслуживание, страхование автомобилей организации,
требуется организовывать безопасную стоянку автомобилей.

3. Заключить со сторонним хозяйствующим субъектом договор на доставку работников.

Главное преимущество схемы — цена. Как правило, расходы на «аутсорсинг» транспортных услуг ниже расходов на оплату труда штатных водителей и специалистов по обслуживанию машин. Все издержки на обеспечение работы автопарка находятся на стороне исполнителя.

Главный недостаток — зависимость от форс-мажоров на стороне поставщика услуг. Кроме того, поставщик может внезапно поднять цены на услуги, не прислать автомобиль в той или иной ситуации и т. п. Если даже по договору прописана ответственность с выплатой неустоек, то их порой непросто взыскать (иногда все официальные активы поставщика — это его уставный капитал в 10 000 рублей).

Доставка сотрудников до места работы: налогообложение

Денежные суммы, выделенные работодателем на доставку работников, если она осуществляется в рамках «компенсирующей» или «служебной» схемы:

1. Могут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

В общем случае так и происходит — поскольку эти суммы квалифицируются как доход работника в натуральной форме. Но есть исключение: если организованная работодателем доставка на работу и обратно обусловлена производственной необходимостью, удаленностью места расположения предприятия, то соответствующие ей суммы экономической выгоды не образуют и НДФЛ, а также взносами не облагаются (письмо Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198, определение ВАС РФ от 05.07.2013 № ВАС-8283/13).

2. Включаются в расходы при расчете налога на прибыль.

В положениях п. 26 ст. 270 НК РФ указаны расходы, которые не могут быть использованы для уменьшения налоговой базы, в т.ч. к таким расходам относится оплата проезда работников на общественном и ведомственном транспорте до работы и обратно. Но там же присутствует оговорка, что в уменьшающие базу расходы можно включить суммы, которые:

подлежат включению в производственные и реализационные расходы, обусловленные технологическими особенностями производства. Исходя из разъяснений Минфина, к таким особенностям можно отнести многосменную работу, несовпадение графика работы сотрудников с расписанием движения общественного транспорта, удаленность маршрутов такого транспорта от места работы (письма Минфина от 21.01.2013 № 03-03-06/1/18, от 31.08.2012 № 03-03-06/1/449);
предусмотрены трудовыми или коллективными договорами.

Читайте также: Бизнес Китая или кнр

Таким образом, в указанных случаях доставка служебным транспортом работников к месту работы и обратно уменьшает базу по налогу на прибыль (или по налогу УСН 15%).

Также фирме, уплачивающей налог на прибыль, нужно иметь в виду, что:

«входной» НДС (например, на запчасти и ГСМ) в рамках указанных схем не начисляется, так как суммы соответствующих расходов учитываются при определении размера налогооблагаемой базы;
если автомобиль принадлежит фирме, то также осуществляются списания в расходы сумм по его амортизации.

А если доставка организуется за счет «аутсорсинга», то:

расходы уменьшают налоговую базу как прочие расходы;
входной НДС принимается к вычету;
не образуются доходы, облагаемые НДФЛ и страховыми взносами, поскольку услуга оказывается самому работодателю.

Расходы на доставку работников должны быть обоснованы и подтверждены документально. В зависимости от применяемой схемы, такими документами могут быть договоры на услуги перевозки, коллективный договор, правила внутреннего распорядка, графики работы и т.п.

Таким образом, еще одним критерием выбора оптимальной схемы доставки сотрудников может быть налогообложение. Фирме нужно подсчитать, какой вариант выгоднее. Факторов здесь много, например — штат предприятия. Если он большой и доставка не обусловлена удаленным расположением места работы, то «аутсорсинг», скорее всего, будет самым экономичным вариантом, так как НДФЛ и страховые взносы, фактически включаемые в фонд оплаты труда, будут довольно чувствительными по сумме.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Источник: spmag.ru

Как организовать доставку сотрудников к месту работы и обратно

Деятельность производственных предприятий, сетей супермаркетов, крупных компании часто связана с вопросом доставки сотрудников к месту работы и обратно. Обычно такая потребность возникает, если филиалы компаний или производственные мощности расположены в пригороде, вдали от маршрутов общественного транспорта.

Как организовать перевозку персонала с учетом ее правового обеспечения? Как отражать ее в бухгалтерском учете?

Правовое обеспечение доставки сотрудников к месту работы

Обязанность работодателя доставлять свой персонал к рабочим местам закреплена юридически. Статья 301 Трудового кодекса РФ вменяет ее в обязанность компании, если предприятие действует с применением вахтового метода труда.

Второй случай, при котором наниматель обязан обеспечить работникам подвоз — расположение места производства вдали от дорожной развязки, когда люди вынуждены пользоваться специальным транспортом.

В обоих случаях предприятие может включить затраты на перевозку рабочих в статью расходов, уменьшающих его прибыль.

В остальных случаях работодатель не обязан обеспечивать своих сотрудников транспортом для того, чтобы они могли добираться с работы и на нее. Создание комфортных условий проезда к рабочему месту и обратно – это ПРАВО работодателя, если это не прописано в коллективных или трудовых договорах.

Как организовать доставку персонала

Каждый работодатель в Российской Федерации имеет несколько вариантов решения проблемы, связанной с преодолением гражданами расстояния до рабочего места и своевременного прибытия к началу трудовой смены, а также возвращения домой по ее окончанию.

Подвоз работников собственным автобусом предприятия. Такой вариант подходит для организаций, имеющих собственный пассажирский транспорт, штатных водителей, возможность обслуживания автопарка. В таком случае можно подвозить персонал от места проживания на работу и доставлять обратно по домам после окончания смены, организовав адресный развоз персонала или подвоз к сборным пунктам.
Привлечение сторонней организации. Компания заключает договор с транспортной компанией о перевозке ее сотрудников. Соглашение составляется с учетом количества арендуемых автомобилей.
Самостоятельный приезд персонала. В этом случае трудовые кадры добираются к месту труда самостоятельно, а работодатель покрывает их траты на амортизацию личных автомобилей. Оплата устанавливается регламентировано или выполняется единым платежом.

Доставка = Расход

Независимо от того, каким способом компания решает этот вопрос, его решение в любом случае сопряжено с расходами. Их нужно правильно списать, для определения налоговой базы для установления налогов на прибыль, а также для выплаты необходимых отчислений в страховые фонды по этим выплатам.

Какие условия должны быть соблюдены для вычета расходов на подвоз с учетом налога на прибыль

Из учета налога на прибыль Налоговый кодекс РФ (п. 26 ст. 270 НК РФ) не обязывает вычитать суммы, которые работодатель тратит на подвоз персонала. Однако при соблюдении двух условий, которые уже упоминались ранее, исключить эти траты из налогового расчета все же можно:

Когда перевозка кадров обусловлена технологическими аспектами работы предприятия

Предусмотрена обязанность работодателя обеспечивать доставку работников, когда движение единственного проходящего поблизости маршрута автобуса заканчивается раньше, чем сотрудники доберутся к месту работы. Также оно применимо для предприятий с непрерывной деятельностью и необходимостью организации нескольких трудовых смен. Подходит он и для случаев, когда из-за специфики условий труда сотрудники не могут пользоваться общественным транспортом, например, если на стройплощадке или на производстве нет душевой, возможности переодеться в чистую одежду.

Четкой классификации технологических особенностей производства нет. Кроме перечисленных случаев по итогам решений арбитражных судов ФАС Московского и других округов, а также по письмам Министерства Финансов РФ, рассматриваться как технологические особенности производства могут:

Недостаточная пропускная способность маршрутов общественного транспорта, когда численность людей, одновременно едущих домой после окончания смены превышает пассажировместимость автобусов.
Движение единственного проходящего поблизости маршрута автобуса осуществляется с большими временными интервалами.
Расписание маршрутов городского общественного транспорта не стыкуется с рабочим графиком предприятия.
Удаленность производственных мощностей от жилых массивов, автобусных остановок.

Обратите внимание! Место работы считается удаленным от остановок транспорта общественного пользования, если расстояние между ними составляет более 500 метров. В некоторых случаях, в зависимости от климатических условий региона, более 300 метров.

Когда подвоз прописан работодателем в трудовом или коллективном договоре

Даже если в подвозе работников нет производственной необходимости, но она прописана в трудовом договоре, работодатель обязан вести учет доставляемых кадровых единиц для удержания с них страховых взносов и НДФЛ, поскольку они получают некую дополнительную прибыль.

Важно! Соблюдения обоих этих условий одновременно не требуется. Достаточно одного из них, чтобы пользоваться вычетом трат на доставку. Однако нередко налоговые инспекторы требуют строго наличия их обоих. В этом случае необходимость такой меры можно «подкрепить» составлением коллективных договоров и указать причины необходимости организации доставки сотрудников.

В качестве весомых аргументов в пользу технической необходимости выступают:

График работы персонала по сменам, общий график компании.
Выписка о близлежащих маршрутах общественного транспорта.
Внутреннее распоряжение руководителя об организации перевозки работников с назначением ответственного лица или указанием сторонней транспортной компании, с которой заключается договор о перевозке.
Разработанный маршрут или график движения транспорта, используемого для подвоза.
Договор, заключенный с перевозчиком, если используются услуги транспортной компании, а не собственный транспорт предприятия.
Справки от органов местного самоуправления, подтверждающие, что вблизи от производственных мощностей нет маршрутов городского транспорта.

Если работники не могут добираться к рабочим местам другим способом, кроме обеспечения работодателем их перевозки, то затраты на его организацию считаются обычными производственными затратами предприятия.

Об экономической выгоде сотрудников, также как и о едином социальном налоге (ЕСН) в таком случае речь не идет, как и о налогообложения прибыли, которую нужно было бы облагать НДФЛ.

Особенности налогового учета трат на доставку персонала

Разберем эту процедуру для двух самых распространенных случаев организации подвоза рабочих: аренда автобуса в транспортной компании и использование собственного автопарка.

Учет затраченных средств по основным налогам и сборам для доставки работников с помощью собственного пассажирского транспорта предприятия:

Уплата налога на прибыль подразумевает подсчет расходов на материальные затраты (обслуживание транспортного средства, заправка, ремонт), оплата труда водителя, амортизацию транспортного средства;
Налоговые выплаты для тех, кто на упрощенной системе налогообложения подразумевают ведение их учета в том же порядке, что и для прочих налоговых систем;
Так как траты вычитаются, когда учитывается налог на прибыль, начисление налога на добавленную стоимость не происходит;
Начисление НДФЛ и страховых взносов не выполняется.

Учет затраченных средств по основным налогам и сборам для перевозки персонала по договору со сторонней транспортной компанией:

Налог на прибыль в этом случае учитывается как прочие расходы;
К расчету принимается входной налог на добавленную стоимость, который начисляется на услуги по договору с перевозчиком;
Начисление страховых взносов и НДФЛ не выполняется.

Если возникает необходимость в экстренном вызове специалистов на рабочее место в позднее вечернее или ночное время, фирмы пользуются услугами такси. Это условие может быть прописано в трудовом договоре. Что касается вызова такси, то для этой цели с организацией, предоставляющей эту услугу, также заключается договор.

Оплата проезда на такси до места осуществления трудовой деятельности и обратно в состав расходов для целей налогообложения прибыли не включается. Это условие не зависит от того, прописано ли подобное обязательство работодателя в трудовом или коллективном договоре.

Как отражать доставку в бухгалтерском учете

В бухгалтерии затраты на перевозку рабочих отражаются по дебетам целого ряда счетов:

02 «Амортизация основных средств» при использовании собственного автопарка;
10 «Материалы»: 3 «Топливо»;
20 «Основное производство»;
25 «Общепроизводственные расходы»;
26 «Общехозяйственные расходы»;
44 «Расходы на продажу».
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» при оказании услуг сторонней организацией;
69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Выбор типа счетов зависит от специфики деятельности организации, а также от категории сотрудников, транспортировка которых организовывается.

Налоговый кодекс предусматривает два основания учёта затрат на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно:

В числе прочих расходов, если доставка сотрудников сопряжена с технологическими особенностями производства.
В числе расходов на оплату труда. Он вносится в учет на основании п. 25 ст. 255 НК РФ если доставка работников закреплена в трудовом или коллективном договоре. При этом она не зависит от того, есть ли у компании технологические особенности труда.

Подвоз наемных рабочих, привлекаемых из кадровых агентств

Если фирма пользуется услугами наемных рабочих, составляя договор найма с кадровым агентством или агентством по подбору персонала, их подвоз к месту производства и обратно к месту проживания не облагается ЕСН. Такая форма взаимодействия существенно облегчает работодателям вопросы налогообложения перевозки трудовых резервов.

Заключение

Перевозка персонала решает многие вопросы: начало рабочих смен без опозданий, организация бесперебойной работы производства, создание оптимальных условий труда. Его организация сопряжена с налогообложением, поскольку он относится к категории расходов. Чтобы предприятие не получило штраф от налоговой инспекции, важно правильно оформить доставку в бухгалтерском учете, отразить ее в трудовом договоре и иметь соответствующие технологические особенности организации труда.

Источник: unibus.ru