Еськов, А. Н. Рабочие процессы или свободное движение документов в системе электронного документооборота? / А. Н. Еськов, А. Ж. Амиров. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2017. — № 14 (148). — С. 28-31. — URL: https://moluch.ru/archive/148/41858/ (дата обращения: 31.05.2023).
В данной статье представлено описание практического негативного опыта внедрения системы электронного документооборота, в которой используются сложные рабочие процессы, в некрупные компании и описание ключевых изменений, которые претерпела система для решения этой проблемы. Описаны исследования основных требований клиентов из сегмента среднего бизнеса предъявляемых к информационным системам подобного рода, которые были проведены перед внесением изменений. Статья отражает то, что системы, обеспечивающие движение электронных документов по полной и сложной схеме, которая удобна для крупных компаний, практически не подходят для использования сотрудниками более мелкого бизнеса из-за того, что в малом сегменте большинство функций по обработке документов возлагаются на одних и тех же сотрудников, и движение документа по всем этапам для них превращается в избыточную бюрократию, которая только замедляет скорость работы всей компании.
Мастер-класс «Создание бизнес-процессов внутреннего документооборота компании»
Ключевые слова: электронный документооборот, рабочие процессы, средний бизнес, опыт внедрения
In this article the authors describe the negative experience of the integration of the described document management system, which involves the use of highly complex document workflows, in the mid-sized business segment. Additionally, the article describes which steps were made to change the system to tackle this problem. The article shows the research which was conducted to discover the key clients’ requirements, which is applicable for this type of management system. The article says that the document management systems which use full chains of stages (which are useful for huge companies) for corporate documents practically unsuitable for smaller-business staff because in mid-sized companies one employee usually covers different document processing functions. As a result, they have to go through a lot of bureaucracy which slows down document processing in the whole company.
Keywords: document management, document workflows, mid-sized business, integration experience
С каждым годом ритм жизни человечества ускоряется и это оказывает влияние на процессы делопроизводства в современном бизнесе. Компании или корпорации уже не могут позволить себе существование процессов составления, обсуждения, подписания и регистрации документов, которые будут длиться днями или неделями, поэтому большая часть из них внедряет системы электронного документооборота для контроля и ускорения процессов обработки документов. Системы электронного документооборота, которые уже много лет присутствуют на рынке программного обеспечения, постоянно пытаются удовлетворить потребностям многих пользователей и поэтому обрастают всё большим функционалом, который, в свою очередь, облегчая работу одним клиентам, начинает быть избыточным для других. Довольно сложно и дорого подстроить систему под каждого потребителя и зачастую, такие расходы могут позволить себе только крупные корпорации. Вопрос о том, что же делать среднему и малому бизнесу остаётся открытым.
Принцип бизнес-процессов | Создание документа
При создании информационных систем для ведения документооборота производители стремятся сделать их более универсальными, чтобы максимально охватить все рынки и увеличить свои доходы, но подстраивая свои решения под крупных игроков этого рынка, они зачастую делают невозможным использование своих систем для более скромных его представителей. Одна из областей в которых это ярко выражено — это подсистемы, обеспечивающие «движение» документов по их жизненным этапам от составления проекта до перемещения в архив.
Рассмотрим усреднённый типовой процесс движения внутренних документов в крупных компаниях и корпорациях. Зачастую, он включает в себя следующие этапы:
1) Поручение на создание проекта документа и назначение исполнителя
2) Создание проекта и загрузка его в информационную систему
3) Отправка документа на согласование ответственным сотрудникам
4) Отправка документа на доработку (при необходимости)
5) Согласование документа всеми участниками процесса
6) Анализ результатов согласования и устранение замечаний
7) Отправка на дополнительное согласование (при необходимости)
8) Отправка документа на подписание уполномоченным сотрудникам
9) Отправка на дополнительное согласование после подписания (при необходимости)
10) Подписание документа, либо отказ от него
11) Анализ результатов подписания исполнителем
12) Если документ успешно подписан, то отправка его на регистрацию
13) Регистрация документа в реестре/журналах
14) Ознакомление с документом основных участников
15) Рассылка запросов на дополнительное ознакомление (если участники предыдущего этапа посчитают, что кого-то ещё нужно ознакомить с содержимым)
16) Исполнение и его отслеживание (особенно актуально для организационно-распорядительно документации)
17) Перемещение документа в архив на хранение
18) Удаление документа по истечении срока хранения (обычно не применяется)
Рис. 1. Упрощённая типовая схема движения документа в крупных компаниях
Стоит также отметить, что данная схема существенно упрощена и может иметь ещё с десяток разветвлений в особо крупных компаниях, а также в компаниях, с мягко говоря, неграмотными делопроизводителями. Но эти дополнительные 5–10 ветвлений уже не сыграют большой роли при наличии восемнадцати других. Попробуем представить примерный процесс движения документа на схеме (рисунок 1).
Как видно из схемы, некоторые этапы документ может проходить неоднократно и, зачастую, это вызывает некоторые задержки при его продвижении, что, в свою очередь, частично возвращает нас в прошлое касательно скорости обработки документа. К сожалению, упростить данную схему при работе с крупными клиентами крайне сложно: потребитель яростно диктует условия «игры» пользуясь своим размером. Хотя иногда такие «диктовки» вызваны некомпетентностью некоторых отдельных сотрудников, зачастую они оправданы и действительно необходимы для фиксации всего происходящего в многочисленной компании, чтобы всегда можно было найти ответственного за любое действие.
В компаниях поменьше ситуация обычно несколько иная. В большинстве из них для сотрудников не составляет особого труда запомнить кто за что ответственен, как следствие, тотальная фиксация каждого шага обычно не требуется. Также многие процессы, ввиду их немногочисленности, в мелких компаниях возложены на определённых людей, и каждый из них строго знает за что он именно ответственен.
Анализ попыток внедрения систем документооборота в пяти некрупных компаниях (15–30 пользователей) показал, что, получая в пользование систему корпоративного уровня, сотрудники мелкой компании буквально приходят в замешательство от обилия бесполезных для них функций и на компанию обрушивается шквал заявок на переконфигурацию систем. Чаще всего, суть этих заявок сводилась к тому, чтобы объединить несколько этапов в один.
Например, очень часто исполнитель просто устно получает задание на создание нового документа и при этом согласование документа уже не требуется, так как подписант документа сам является единственным согласующим, а регистратором является исполнитель. На первый взгляд кажется, что решение лежит на поверхности и стоит всего лишь предусмотреть функцию объединения этапов и сконфигурировать систему для каждого клиента под их персонал учитывая то, какие функции кто исполняет. Но на самом деле, ключевой проблемой тут является именно фраза «сконфигурировать для каждого клиента», которая предполагает немалое количество часов работ на стороне клиента. При первичной оценке каждой из пяти компаний был выставлен предварительный счёт за предстоящие работы высокооплачиваемого специалиста, который составил от 160 до 510 человеко-часов.
Как и следовало ожидать, такие счета были весьма значительны для компаний и две из них сразу отказались от внедрения системы документооборота. Одна компания согласилась попробовать поработать с текущей «сложной» версией системы в течении пробного периода, а две оставшиеся попросили оптимизировать счета сократив количество работ путём отказа от самых дорогих, что в итоге привело к тому, что система не удовлетворила конечных пользователей и они, имея тесный контакт с руководителем, саботировали процесс внедрения.
По результатам этих событий, был проведён анализ и исследование требований конечных пользователей системы. Данные исследования проводились в виде собеседования с целевыми группами в двух компаниях и выявили следующие требования к организации процесса движения электронных документов:
1) Перечень согласующих и подписантов практически всегда одинаков и не требует заполнения для каждого документа
2) Этапы анализа согласования и подписания невостребованы из-за того, что сотрудник отклоняющий документ всегда может нести ответственность за своё действие и чётко знает кому отправить документ на доработку
3) Удаление документов не требуется. Ввиду их малого количества и современного развития носителей информации это не является проблемой
4) Нужна возможность оставлять сообщения от одного пользователя другому прямо в документе, особенно если один из участников процесса работает удалённо
5) Если ведётся журналирование изменений в документе, то не требуется наличие сложной системы прав: все пользователи так или иначе имеющие отношение к документу (кроме аудиторов) могут иметь права на внесение изменений. Это прежде всего обусловлено доверием внутри небольшого коллектива
Помимо выше представленных пунктов были ещё и другие, но они были не совпадали у разных целевых групп. По результатам обсуждения была разработана концепция сильно упрощённой системы электронного документооборота.
Работа в такой системе не предполагает движения документа по этапам как таковым, а лишь даёт документу атрибут состояния, который даёт текущее понимание о том, что нужно сделать с документом. Настройка набора возможных состояний не должна вызывать у клиентов затруднений и должна с лёгкостью осуществляться их силами. Кроме того, была внедрена система переписки по документу, которая представляет собой древовидную структуру где ветвление происходит исходя из делегирования задач дальше по уровню иерархии сотрудников в компании до конечного исполнителя. Кроме того, в систему переписки были внедрены возможность выбора адресата каждого сообщения и возможность выбора типовой фразы для ответа с возможностью добавить текущий текст в перечень типовых как для текущего пользователя, так и глобально для всех (функция ограничена правами на доступ к системе).
К сожалению, хотя контакт с двумя клиентами уже был окончательно утерян из-за выставленных крупных счетов, три другие согласились на опытную эксплуатацию новой системы, которая не подразумевает наличия рабочих процессов, а лишь снабжена средствами для самостоятельного переназначения системы друг другу самими участниками. По результатам этой опытной эксплуатации два клиента подписали контракты на полноценное внедрение систем.
Такой положительный опыт дал понять, что предпринятые исследования не были напрасными и не только уже принесли свои плоды, но могут принести их в будущем.
Подытожив всё вышесказанное можно сказать, что системы документооборота могут быть внедрены в сегмент среднего бизнеса при условии их простоты и невысокой стоимости. Средний бизнес всё ещё не в состоянии оплатить дорогостоящий труд специалистов по внедрению сложных информационных систем поэтому все решения должны быть доступны «прямо из коробки» и не должны требовать модификаций. Помимо этого, решения должны быть просты и не должны навязывать пользователям сложные рабочие процессы, которые призваны автоматизировать то, что уже и так оптимально в небольших компаниях. Кроме того, уже в процессе эксплуатации системы переписки по документу выяснилось, что она закрывает почти все потребности пользователей по пониманию того, что нужно сделать с документом на конкретном этапе и также помогает легко анализировать как документ двигался и был ли в итоге исполнен.
В результате данного исследования был получен ответ на вопрос какой стиль ведения электронного документооборота лучше: при помощи рабочих процессов, разделяющих работу с документом на строгие этапы, или при помощи иерархической переписки с возможностью назначения на конечного исполнителя/согласующего/подписанта. Этот ответ звучит так: рабочие процессы актуальны для клиентов корпоративного уровня с большим числом сотрудников и в первую очередь расставляют все точки над «и» в вопросах анализа прохождения определённых документов при аудите, а переписка по документу без использования заранее запрограммированных процессов подходит для «игроков» поменьше, т. е. для среднего бизнеса ввиду своей экономичности и самодостаточности, покрывающей все требования клиентов.
Основные термины (генерируются автоматически): документ, компания, электронный документооборот, система, движение документа, Отправка документа, уж, этап, дополнительное согласование, конечный исполнитель.
Источник: moluch.ru
Mаршрутами документооборота
Движущая сила любого бизнес-процесса — документ. Документы связывают сотрудников организации между собой, с руководством, с клиентами и представляют собой ключевое средство управления предприятием.
ведущий специалист департамента систем управления документами холдинга ЛАНИТ.
Движущая сила любого бизнес-процесса — документ. Документы связывают сотрудников организации между собой, с руководством, с клиентами и представляют собой ключевое средство управления предприятием.
Обработка документа, будь он электронный или бумажный, требует серьезных материальных и трудовых затрат. Согласно данным журнала ASAP и исследованиям Delphi Consulting Group:
● ежегодно в мире появляется около 6 млрд. документов;
● только в США каждый год находится в обороте около 30 млрд. документов;
● суммарная стоимость обработки потока документов на предприятиях составляет 15% от их дохода;
● документы отнимают 60% трудового времени офисных служащих;
● 45% фонда оплаты труда составляют затраты на оплату обработки документов;
● 85% документов никогда не потребуются снова, 50% являются дубликатами, а 60% устарели.
В 1995 году всего лишь около 10% документов были представлены в цифровой форме. К началу текущего десятилетия, по некоторым данным, процент электронных документов достиг 30. По прогнозам, в 2004 году процент корпоративной информации, хранящейся в цифровой форме увеличится до 70.
Здесь идет речь о информации, к которой относятся как собственно документы, так и их электронные копии на компьютерах, созданные в процессе их подготовки и движения. Но прогнозы также указывают на то, что и общий объем информации существенно вырастет за тот же период. Несмотря на снижение доли бумажных документов, их реальный объем удвоится.
От бумаги к файлу
Исследования, проведенные ассоциацией полиграфической промышленности Xplor International в 1999 году, показали, что цифровой документ глубоко проник в корпоративный документооборот. Так, 77% компаний хранили архивные документы в электронном виде, 68% — использовали электронные документы вместо имеющихся бумажных (по сравнению с 47% в 1995-м), а 40% — использовали электронный документ, при этом не имея бумажной копии против (27% в 1997-м).
Рис. 1. Сервис управления движением документов
Преимущества электронных документов очевидны. К ним можно отнести и минимальные временные и финансовые затраты на передачу документа, меньшие расходы на обеспечение его хранения, упрощенный механизм защиты, богатые возможности поиска и индексирования и т. п.
На многих предприятиях технология использования электронных документов обычно подразумевает их хранение в разделяемых каталогах на файл-сервере. Типичный пример такой «автоматизации» управления документами: на сервере заводится электронная таблица (файл MS Excel), куда несколько пользователей по очереди записывают учетную информацию об обработанных за день документах. Бывали случаи, когда на предприятии сотрудники, обладающие достаточными техническими навыками, сами для личного использования создавали элементарные программы, скажем, на MS Access. Естественно, век подобных кустарных решений был недолог и сейчас повсеместно внедряются специализированные системы электронного документооборота (Electronic Document Management System, EDMS), которые способны справиться со стремительно растущим объемом документов.
Основной функцией системы управления электронным документооборотом является организация движения документов между сотрудниками в соответствии с принятыми на предприятии схемами бизнес-процессов. Типичные свойства современных EDM-систем таковы:
● использование разнообразных клиентских мест и транспортных сред, документ может передаваться посредством электронной почты, через Web-интерфейс или с помощью специализированных клиентских модулей;
● высокий уровень структуризации при хранении документов, отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложно-структурированных папок;
● мощный механизм работы с версиями и подверсиями документов;
● высокий уровень физической и информационной защищенности ценных документов, регламентация доступа к документам и функциям системы;
● защита целостности и удостоверение подлинности электронных документов;
● использование разнообразных вместительных архивных хранилищ;
● высокая степень интеграции с прикладными программами, поддержка промышленных стандартов, за счет которых система может быть интегрирована с внешними программными системами и специализированным оборудованием;
● возможности управления бизнес-процессами с помощью маршрутизации движения документов.
Рис. 2. Общая схема построения Workflow-системы
Отечественные EDM-системы ориентированы, прежде всего, на реализацию функций, соответствующих сложившимся еще в петровские времена принципам делопроизводства. В рекламных проспектах обычно декларируются такие функциональные возможности, как создание регистрационной карточки документа, контроль исполнения документа, работа с версиями документа, поиск документа по разнообразным поисковым реквизитам, создание печатных отчетов, поддержка архива документов и пр.
Этого достаточно для успешного решения комплексных задач, связанных с обработкой документов. Степень этой «достаточности» для каждого развивающегося предприятия со временем растет. Прежде всего необходимо найти ответ на простой вопрос: «Как обеспечить учет и хранение документов?». Затем возникает проблема организации служб управления растущим потоком документов (рис. 3).
И наконец, при обнаружении, например, существенных задержек в передаче информации поднимается вопрос о сервисе управления движением документов внутри предприятия.
Рис. 3. Способы интеграции технологии Workflow и систем документооборота
Сервис управления движением, или маршрутизация движения документов подразумевает всеобъемлющую автоматизированную поддержку жизненного цикла документа в рамках системы в соответствии с заранее определенными схемами. Они содержат описание бизнес-процесса, используемых в нем ресурсов и правил его выполнения. Основой идеи маршрутизации документов является технология Workflow.
Дословно «workflow» означает «поток работ», и определяется как технология компьютеризированной поддержки или автоматизации бизнес‑процессов в целом или какой-то их части. Обычно же употребляется термин «Workflow-системы» или «системы управления потоками работ». Этот термин также часто используется в контексте «логистики бизнес-процессов» или «логистики офиса» (office logistics). Многие аналитики рассматривают технологию Workflow как важнейшую и наиболее перспективную составляющую системы управления бизнес-процессами предприятия.
Внедрение Workflow-системы часто связывают с реорганизацией бизнес-процессов предприятия. Но вместе с тем с помощью менеджмента потоков работ можно автоматизировать уже существующие бизнес-процессы. Workflow-система будет бесполезна там, где должным образом не сформированы информационные потоки и нет устоявшихся бизнес-процессов. На предприятии, где планируется автоматизировать управление бизнес-процессами с помощью технологии Workflow, необходимо как минимум наличие упорядоченной организационной структуры и отработанной схемы документооборота.
Это должно быть решено, если предприятие желает сертифицироваться на соответствие ISO 9000. Стимулом для проведения столь сложных мероприятий по усовершенствованию организационной структуры, системы и технологии управления, становятся требования западных организаций, которые иногда не пускают к себе на рынки, не сертифицированные по ISO 9000 предприятия. Для российских экспортеров это тем более актуально.
Внедрение технологии Workflow позволяет использовать функциональность предлагаемых сервисов для качественной реорганизации бизнес-процессов, ежедневно протекающих в рамках системы делопроизводства.
Основные принципы построения workflow-систем
Вопросами технологии Workflow занимается международная организация Workflow Management Coalition (WfMC), которая была создана в 1993 году и сейчас объединяет около 300 членов — от разработчиков программного обеспечения до консалтинговых фирм и учебных заведений. Среди ее членов такие ИТ-гиганты, как Oracle, SAP и IBM.
Стандарт WfMC, определяет основную задачу системы Workflow так: «Автоматизация процессов, включающих комбинации операций, производимых человеком и машиной, в особенности таких, в которых человек взаимодействует со средствами ИТ».
Жизненный цикл бизнес-процесса может составлять считанные минуты и несколько месяцев, в зависимости от сложности и продолжительности каждой из его частей. Системы Workflow также могут быть ориентированы на разнообразные категории бизнес-процессов, разные среды, масштабы использования и реализованы с помощью различных средств. Существует модель, разработанная WfMC, в которой описываются общие принципы построения систем Workflow, в частности интерфейсы, необходимые для взаимодействия систем, созданных различными разработчиками.
Технология Workflow не является совершенно новой, так как все информационные технологии, ее составные части, уже достаточно исследованы и используются. Принципиальное отличие кроется именно в интеграции таких информационных технологий, как моделирование бизнес-процессов, систем групповой работы, CASE-технологии, технологий управления проектами и т. д. Говоря в терминах Workflow, ключевым моментом является переход от к , то есть когда .
В системах управления Workflow можно выделить следующие части:
● подсистема проектирования Workflow-моделей бизнес-процессов;
● подсистема управления работой Workflow-процессов;
● подсистема, отвечающая за интеграцию со средствами, используемыми в бизнес-процессе, в частности электронной почтой, EDM-системами и т. п.
На следующем рисунке представлена общая схема взаимодействия составных частей Workflow-системы.
Итак, средства проектирования Workflow-моделей представляют собой функции создания формализованного описания бизнес-процесса в целом, правил выполнения каждого этапа и связей между ними. Средства управления работой Workflow-процессов связывают компьютеризованную модель бизнес-процесса и его представление в реальном мире, состоящее из сообщений электронной почты, операций пользователей, файлов, данных от прикладных программ и прочих информационных объектов.
Степень структурированности бизнес-процесса
Любому предприятию приходится сталкиваться с разнообразием бизнес-процессов: начиная с простейших и хорошо структурированных и заканчивая сложными, сильно зависимыми от событий как внутреннего так и внешнего характера. Одной из главных проблем является то, что особенности выполнения некоторых этапов бизнес-процесса не могут быть предусмотрены и, следовательно, распланированы заранее. Следовательно, правила выполнения бизнес-процесса должны быть гибкими и легкоизменяемыми во время его исполнения.
Обычно бизнес-процессы делят на две группы: ad-hoc («спонтанные») и production («производственные»).
На самом деле, как утверждается в [5], градация несколько шире. В силу того, что подпроцессы и операции внутри процесса могут иметь разную степень структурированности, понятно, что каждый отдельный процесс сложно выделить в какую-то категорию. Тем не менее, в том же источнике описаны несколько основных категорий бизнес-процессов.
Использование систем Workflow для управления столь разнообразными вариантами бизнес-процессов накладывает дополнительные требования на системы управления Workflow. B частности, требуется большая гибкость как от средств моделирования бизнес-процессов и системы их выполнения, так и от администраторов и пользователей. Они должны быть способны грамотно модифицировать выполняемый бизнес-процесс «на лету». Естественно, с соблюдением правил, принятых в технологии Workflow.
Workflow и документооборот
Российские пропагандисты систем Workflow справедливо обращают внимание на то, что «Внедрение системы класса Workflow базируется не на маршрутизации прохождения документов и не на автоматизации группы операций или вида действий, а на описании бизнес-процесса, ради эффективного выполнения которого, собственно, и осуществляется маршрутизация документов и/или автоматизация операций» [1]. Автор книги , основатель и президент Delphi Consulting Group Toмac Кулопулос обращает внимание на то, что «Workflow организует основные компоненты бизнес-процесса — роли, правила и маршруты (то есть людей, прикладные программные системы и коммуникации). Вот эту объединяющую функцию Workflow и связанную с ней структуру чаще всего недопонимают» [10].
Поскольку именно документ является движущей силой бизнес-процессов, существенная часть программных продуктов в области Workflow ориентирована именно на управление документооборотом.
Сегодня подавляющее большинство западных EDM-систем (в их число следует включить и отечественные, созданные на западных платформах), содержат в себе подсистемы класса Workflow (рис. 3). Или, что иногда встречается, являются дополнительным модулем на основе какой-нибудь мощной Workflow-системы (которые включают в себя все необходимые средства для создания форм, сценариев и т. п.).
Они обладают функциональными возможностями Workflow. Этого до последнего времени нельзя было сказать про подавляющее большинство отечественных систем.
Заключение
Workflow делает из системы делопроизводства, системы для регистрации и хранения документов корпоративную систему управления электронным документооборотом. Следует отметить, что любая достаточно развитая EDM-система сама по себе содержит функции свободной (спонтанной) маршрутизации документов — сотрудник имеет право посылать документ куда угодно по своему усмотрению.
Но наличие в такой системе возможностей управления структурированными и полуструктурированными бизнес-процессами является ее существенным преимуществом. Это преимущество уже активно реализуется на рынке систем документооборота. Крупному корпоративному клиенту недостаточно того, сколько наборов входных и выходных форм предлагает система, сколько видов документов она способна обрабатывать и каков объем архивного хранилища. Многие российские предприятия, стремясь к более эффективному использованию своих ресурсов, вкладывают в новые технологии поддержки документооборота большие суммы.
Литература
1. Александр Громов, Мария Каменнова, Александр Старыгин. Управление бизнес-процессами на основе технологии Workflow. — Открытые системы, № 1, 1997.
2. Калянов Г. Н. Теория и практика реорганизации бизнес-процессов. — М.: СИНТЕГ, 2000.
3. Вендров А. М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 1998.
4. Михаил Зырянов. Перспективы Workflow в России. -Computerworld Россия, № 13, 2000.
5. Nastansky L., Hilpert W. The GroupFlow System: A Scalable Approach to Workflow Management between Cooperation and Automation. In: Wolfinger, B. (ed.): Innovationen bei Rechen — und Kommunikationssystemen Proc., 24. GI Jahrestagung. -Berlin: Springer, 1994.
6. K. Craine. Designing a Document Strategy. — 2000.
7. Управление документами и бизнес-процессами. — М.: ЗАО «Документум Сервисиз», 2000.
8. Движущая сила электронного бизнеса. Computerworld Россия, № 12, 2001.
9. Reiner Siebert. Adaptive Workflow for the German Public Administration. Международная конференция по практическому применению систем управления знаниями. — 1996.
10. Томас Кулопулос. Необходимость Workflow. — M.: Весть-Метатехнология, 2000.
Основные понятия Workflow
Информационный объект — совокупность логически связанной информации, используемой в бизнес-процессе.
Событие — внешнее неконтролируемое действие, произошедшее с объектом.
Определение процесса (process definition в терминологии wfmc) или карта бизнес-процесса — формализованное описание бизнес-процесса в целом, правил выполнения каждого этапа, а также описание его участников. Обычно содержит абстрактное графическое отображение бизнес-процесса. Типичный пример — представление процесса в методологии IDEF0.
Действие или этап (activity) — единица бизнес-процесса, элементарное действие, совершаемое его участником или производимое автоматически программно-аппаратным обеспечением, направленное на достижение конечного результата бизнес-процесса. Карта бизнес-процесса состоит из этапов. Степень детализации каждого конкретного этапа в рамках технологии Workflow не оговаривается.
Экземпляр процесса (process instance) — выполняемая карта бизнес-процесса, в которой каждый элемент преобразован в реальный объект, как-то: почтовое сообщение на конкретного участника с присоединенным реально существующим документом либо другая операция с набором данных на программно-аппаратном комплексе (архивирование данных, печать отчета на принтере и т. п.).
Переход (transition) — условие перехода от одной операции бизнес-процесса к другой.
Участник бизнес-процесса (participant) — субъект, принимающий участие в выполнении бизнес-процесса. Участниками могут быть: сотрудник, департамент, группа сотрудников или роль.
Источник: ecm-journal.ru
Документооборот как важная составляющая эффективного управления предприятием
Статьи о бизнесе и не только
Автор devel-oformitel На чтение 5 мин Просмотров 103 Опубликовано 14.05.2019
Работа любого предприятия связана с документами. Это касается каждой компании, к какой бы отрасли она ни относилась, какую бы форму ведения бизнеса ни реализовывала и сколько бы сотрудников там ни работало.
От грамотно построенной работы в этой сфере зависит качество работы аппарата управления, ведь в представленной в документах информации отражается деятельность организации, а анализ этой информации лежит в основе принятия многих управленческих решений. Рассмотрим основные вопросы, касающиеся документооборота.
Содержание
- Что такое документооборот
- Движение документов в организации
- Этапы документооборота
- Движение входящих документов
- Движение исходящих документов
- Внутренний документооборот
- Документооборот в организации — показатель её финансовой успешности
- Объём документооборота
- Электронный документооборот
Что такое документооборот
Любое предприятие обязательно работает с документацией. Согласно ГОСТам, документ – это любая информация, сохраненная на материальном носителе, имеющая реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Информация, облечённая в документальную форму, имеет юридическую силу, хранится и передаётся, к ней всегда можно обратиться.
Реквизиты — «кирпичики» для составления официальной документации по определённым правилам. Неправильно составленный документ считается недействительным.
Любой документ в организации имеет следующие характеристики:
- регистрационный номер — облегчает процедуру поиска. Структура нумерации — выбор руководства;
- источник;
- исполнитель;
- код — показатель принадлежности к конкретному типу решаемых проблем.
Документооборотом называют движение всех документов компании с момента создания до завершения и сдачи в архив
Движение документов в организации
За работу с документами несёт ответственность служба документационного обеспечения управления (ДОУ), находящаяся в подчинении у руководителя предприятия. При небольшом объёме всю документационную работу ведёт отдельный сотрудник.
Форма документооборота соответствует структуре предприятия и может быть:
- централизованной: вся работа с документацией выполняется в одном месте;
- децентрализованной: подразделения сами выполняют всю документационную работу;
- смешанной: часть работы выполняется централизованно, а часть — в подразделениях.
Различные документопотоки курсируют на предприятии постоянно. Классификация, в основу которой положено направление движения документов, делит их на внутренний и внешний. Разница в обработке разделяет внешний поток на входящий и исходящий. Документооборот организации — это совокупность входящих, исходящих и внутренних документов.
Потоки существуют независимо друг от друга — документы одного потока никогда не перейдут в другой. В самом потоке они могут перемещаться по разным маршрутам. При этом операции с документами внутри одного потока, сохраняются на каждом маршруте.
Этапы документооборота
Документы конкретных документопотоков перемещаются в организации по-разному.
Движение входящих документов
Эти документы поступают из внешних источников: от предприятий-партнёров, выше и нижестоящих организаций, или от физических лиц. Схема движения:
Движение исходящих документов
Источники создания таких документов находятся внутри предприятия, в дальнейшем документы отправляются адресатам: в другие организации или физическим лицам. Схема движения:
Внутренний документооборот
Для многих предприятий внутренний поток — самая большая часть документооборота. Часто именно он меньше всего упорядочен. Схема движения:
Как видно из схемы, обработка внутренних документов сочетает приёмы работы с исходящей документацией на этапе подготовки и приёмы работы с входящей — на этапе исполнения. Для внутренних документов используется своя система регистрации. Список операций обработки внутренней документации бывает сокращён для некоторых видов документов.
Документооборот в организации — показатель её финансовой успешности
Принятие эффективных управленческих решений требует качественной, достоверной, оперативной, актуальной, документально подтверждённой информации, которую может обеспечить только хорошо налаженный документооборот.
Проанализируем ситуацию, которая может возникнуть в организации, если документооборот налажен не должным образом:
- Руководство плохо представляет, что происходит в подразделениях, нет целостной картины деятельности предприятия.
- Нарушается взаимодействие подразделений внутри предприятия, пропадает слаженность работы.
- Снижается качество обслуживания клиентов, теряются внешние контакты, не налаживаются деловые связи.
- Падает производительность труда, создаётся видимость дефицита всех видов ресурсов.
- Принимается необоснованное решение расширить штат .
- Расширение штата приводит к росту дополнительных расходов, потому что нужно оборудовать новые рабочие места и обучать новых работников.
- Расширение штата приводит к изменению технологических процессов — необходимо вложение дополнительных денежных средств.
- Число работников увеличивается, производительность падает, растут дополнительные расходы на оборудование и требуется вложение средств в производство — возникает необходимость увеличения оборотного капитала, а это однозначно уменьшит прибыль.
Качество организации документооборота характеризует скорость перемещения документов, которая зависит от того сколько работников участвует в обработке. Чем больше инстанций должен проходить документ, тем длиннее будет его маршрут и больше время его прохождения.
Поэтому важно проанализировать документооборот и выстроить оптимальные маршруты передвижения документов. Остановки на маршруте должны быть обоснованы. По результатам анализа составляется «Таблица форм документов», где описываются пути перемещения всех видов документов данной организации.
Объём документооборота
Величина, равная суммарному числу документов в организации за некоторый временной отрезок, называется объёмом документооборота. Период контроля этого показателя может составлять неделю, месяц, квартал, год.
Сводка объёма документооборота за месяц может выглядеть так:
Показатель помогает оценить, проанализировать и оптимизировать:
- качество документационной работы;
- численность службы ДОУ;
- уровень загруженности сотрудников службы.
Электронный документооборот
В последнее время наряду с бумажными документами всё чаще используются электронные. Их применение позволяет автоматизировать как многие операции, так и весь процесс обработки документации.
Некоторые организации переходят на «безбумажное делопроизводство», используя системы электронного документооборота, другие — автоматизируют лишь часть работы с документами.
Автоматизация имеет очевидные преимущества:
- экономит время при поиске;
- освобождает физическое пространство;
- даёт возможность отслеживать весь путь перемещения документа, обеспечивая прозрачность внутренней работы организации;
- даёт возможность работать с документами удалённо;
- снижает затраты на пересылку;
- повышает информационную безопасность.
Документационная работа — часть деятельности любого предприятия. На основе анализа документов принимаются многие важные управленческие решения. Если документооборот на предприятии систематизирован и отлажен, перемещение документов занимает минимум времени.
Это позволяет быстро решать все возникающие вопросы и качественно управлять предприятием. Оптимизации документооборота способствует использование систем автоматизированных систем.
Также документооборот поможет оценить инвестиционную привлекательность компании.
Источник: abcbiznes.ru
