Электронная доверенность в Сбербанк бизнес что это и как

Масштабные изменения в работе с электронной подписью коснутся всех, кто сдает отчетность через интернет. В 2023 году руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают сертификат ЭП только в ФНС, а сотрудникам скоро потребуются личные подписи и электронные доверенности. Расскажем, что такое электронная доверенность, как ее оформить и применять.

Что такое электронная доверенность

Электронная доверенность, она же машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный файл, который распознается автоматически и подтверждает, что у представителя есть полномочия совершать действия от имени организации (ИП): передавать отчетность в ФНС и другие органы, подписывать документы, заключать сделки с контрагентами.

МЧД заменяет бумажную доверенность, подписанную руководителем, и не требует дополнительного заверения у нотариуса.

Нормативка по электронным доверенностям

Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ, который внес изменения по ЭП и МЧД в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
Федеральным законом от 30.12.2021 № 443-ФЗ — в нем прописан порядок поэтапного перехода на МЧД;
Федеральным законом от 19.12.2022 № 536-ФЗ, который продлил действие переходного периода на МЧД до 31.08.2023;
Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 856 о порядке формирования классификатора полномочий;
Приказами Минцифры от 18.08.2021 № 857 и № 858 об утверждении требований к формам МЧД;
постановлениями Правительства от 21.02.2022 № 222, № 223, № 224, в которых описан порядок представления, использования, хранения и отзыва МЧД.

Правила применения электронной доверенности еще дорабатываются, не все вопросы решены, нормативка продолжает корректироваться.

Как сделать нотариальную доверенность УДАЛЕННО | ЭЦП, нотариус, доверенность, получение документов

Изменения по электронным доверенностям в 2022 году

С марта 2022 года МЧД применяется по желанию, а с 31 августа 2023 станет обязательной (ст. 3 Федерального закона от 19.12.2022 № 536-ФЗ). Такие правила предусматривает реформа, запущенная в сфере применения ЭП.

Новшества для руководителей и ИП

Поправки к закону об электронной подписи изменили с 2022 года порядок получения сертификатов для ИП и руководителей организаций. Теперь они оформляют новые электронные подписи только в ФНС. Закрытый ключ подписи некопируемый, хранится на защищенном носителе. Продублировать его невозможно.

Прежние правила оформления ЭП не ограничивали количество сертификатов, выдаваемых одному юрлицу. Поскольку в каждом таком сертификате есть сведения как о самой организации, так и о сотруднике-подписанте, то документы за компанию может подписывать как руководитель, так и работники, действующие на основании доверенности. Такие сертификаты, если у них не истек срок действия и они выданы аккредитованными УЦ, действуют и сейчас.

Изменения в оформлении ЭП руководителей привели к тому, что поменяются правила и для сотрудников.

Руководитель может подписать отчет дистанционно

Бухгалтер прямо из Экстерна отправляет отчет на подпись. Руководитель заходит в ограниченную версию Экстерна и подписывает отчет своим сертификатом.

Загрузка электронной подписи

Новшества для работников

Сейчас сотрудники могут подписывать электронные документы сертификатом юрлица, оформленным по старым правилам. А с 31 августа 2023 года обязаны использовать персональные сертификаты физических лиц.

В сертификате физлица будут только данные о самом человеке. Поэтому сотруднику, действующему от имени организации, понадобится еще и машиночитаемая доверенность, подписанная ЭП руководителя. При отправке электронных документов сотрудник должен будет подписать их собственной электронной подписью и приложить файл МЧД либо указать ее реквизиты.

Сертификат физлица можно получить в любом удостоверяющем центре и использовать его не только в рабочих, но и в личных целях. Подпись физлица, в отличие от ЭП руководителя, не запрещается копировать. Главное — не передавать ее третьим лицам.

Вот как выглядят варианты работы с электронной подписью сотрудника до обязательного перехода на МЧД и после:

ЭП, полученная на организацию (ИП). В сертификате указаны данные юрлица и данные сотрудника, который действует по обычной бумажной доверенности;
ЭП физлица. К ней прилагается машиночитаемая доверенность от руководителя компании

Таким образом, до осени 2023 года будут действовать сертификаты юрлиц, которыми могут пользоваться и сотрудники.

Форматы электронных доверенностей

Форму машиночитаемой доверенности устанавливают государственные и муниципальные системы, в которые возможно загрузить документы. На сегодня сервисы для формирования МЧД и порядок их применения разработали:

Читайте также: Что такое a2b в бизнесе

Формы и порядки предоставления доверенностей, разработанные федеральными органами власти можно посмотреть на Госулугах.

Электронные доверенности можно применять не только для взаимодействия с госоранами (B2G-доверенности), но и с контрагентами (B2B-доверенности). МЧД для работы с контрагентами можно сформировать и скачать в сервисе ФНС «Реестр машиночитаемых доверенностей».

Чтобы применять МЧД в ЭДО с контрагентами, необходимы соответствующие программно-технические ресурсы. Их может обеспечить или оператор ЭДО или сами компании, внедрив возможность поддержки МЧД в свои системы. Например, для ЭДО с контрагентами можно использовать Контур.Диадок или сервис Контур.Доверенность.

Минцифры разработало единый формат МЧД (версия 003). Это универсальный формат — в одну МЧД можно включать полномочия для подписания документов как с контрагентами (B2B-сегмент), так и с госорганами (B2G-сегмент). А еще этот формат дает возможность передоверия.

В скором времени все госорганы должны будут поддерживать единый формат МЧД версии 003. А пока можно применять как новый единый формат, так и формат 002.

Требования к машиночитаемой доверенности

Они закреплены в приказах Минкомсвязи от 18.08.2021 № 856, 857 и 858.

XML — при открытии файла в автоматизированных системах обработки данных;
PDF — если используется программа, не поддерживающая автоматизированную обработку данных

Название документа;
данные доверителя: для организации — название, ИНН, КПП, ОГРН, СНИЛС руководителя, юрадрес. Для ИП — ФИО, ИНН, СНИЛС, ОГРН;
данные сотрудника: ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН, СНИЛС;
дата доверенности;
срок ее действия (при наличии);
список полномочий сотрудника;
идентификаторы полномочий из классификатора, предусмотренного п. 2 ст. 17.1 63-ФЗ. При отсутствии идентификаторов — описать полномочия текстом;
данные об информсистеме, из которой можно получить информацию о досрочном прекращении доверенности, в т. ч. при ее отмене доверителем;
номер доверенности;
УКЭП руководителя (ИП), которой подписана доверенность;
возможность передоверия в соответствии со ст. 187 ГК РФ

МЧД можно оформить на любого представителя организации, даже если он не сотрудник. Количество оформляемых доверенностей не ограничено. Каждая из них имеет уникальный идентификационный номер.

Срок действия доверенности указывается в специальном поле. Выдать ее можно на любой срок. Если он не указан, доверенность действует в течение года (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Справочник полномочий для МЧД

При формировании машиночитаемой доверенности указываются полномочия. Для представительства в ИФНС они берутся из «Справочника полномочий представителя налогоплательщика» (СППР).

Единый классификатор полномочий, разработанный Минцифры, размещен на портале Единой системы нормативной справочной информации и постоянно дополняется. Порядок формирования классификатора прописан в Приказе Минцифры от 18.08.2021 № 856. Структуру классификатора можно посмотреть здесь.

Каждому полномочию присваивается:

наименование;
уникальный идентификационный номер;
дата включения в классификатор.

Вот как, например, выглядит описание и кодировка полномочия «Представлять налоговую декларацию, другую отчетность»:

И еще несколько кодов для примера:

Код Наименования полномочия

1_FNS03	Получать документы в налоговом органе
1_FNS05	Подписывать документы, используемые при постановке на учет и снятии с учета и сообщении сведений, установленных НК РФ
1_FNS06	Представлять документы, используемые при постановке на учет и снятии с учета и сообщении сведений, установленных НК РФ
1_FNS07	Получать от налогового органа документы, подтверждающие постановку на учет и снятие с учета

Сейчас в этом перечне несколько десятков кодов. Компания может выбрать из него подходящие полномочия, а если таких нет — направить в Минцифры свои формулировки для внесения в классификатор.

Ведомство примет решение о включении их в справочник в течение 10 календарных дней, после чего каждому новому полномочию присвоит уникальные реквизиты. Так постепенно сформируется единый классификатор полномочий.

Как оформить МЧД для отчетности в ФНС в 2023 году

Общая схема создания электронной доверенности выглядит так:

сотрудник формирует доверенность и направляет ее на подпись руководителю;
директор подписывает доверенность;
сотрудник может скачать сформированный файл МЧД или скопировать ее номер и далее применять по назначению.

Разберем, как это происходит на практике.

Заполнение и отправка МЧД для ФНС в Экстерне

Вы можете оформить несколько электронных доверенностей. Если у вас уже есть МЧД в Экстерне, можно создать новую. Прежняя МЧД, сформированная в Экстерне, продолжит действовать.

Подробно о том, как оформить электронную доверенность в Контур.Экстерне, рассказываем в видео.

Изучите инструкции по работе с МЧД в Экстерне:

Как заполнить и отправить электронную доверенность
Как загрузить уже заполненную форму электронной доверенности
Как заполнить данные электронной доверенности, которую уже отправляли в ФНС через другого абонента или спецоператора

Формирование МЧД в сервисах ФНС

XML-файл МЧД для представления отчетности в ИФНС можно сформировать также с помощью сервиса «Создание и проверка доверенности в электронной форме». В качестве представителя можно выбрать физлицо, ИП, организацию.

Другой сервис, «Реестр доверенностей», позволяет формировать МЧД только на представителей-физлиц. Для этого выберите «Создание xml-доверенности»:

А далее — «B2G доверенность»:

Сформированную МЧД можно скачать. После этого ее можно загрузить в Экстерне и отправить в ФНС.

Хранение доверенностей

МЧД хранятся в различных информационных системах — в зависимости от того, в какой из них подписана доверенность, куда ее будут передавать и как происходит ЭДО в компании.

Это могут быть системы:

операторов ЭДО;
аккредитованных УЦ;
федеральных органов — ФНС, ПФР, ФСС и т.д.;
другие.

Полный перечень таких информсистем и общий порядок хранения электронных доверенностей установлен разделом I Постановления Правительства от 21.02.2022 № 223.

Отмена электронной доверенности

Если сотрудник лишается полномочий, которыми его наделила организация (увольняется, меняет должность и др.), руководитель отзывает электронную доверенность. Заявление на отзыв нужно направить в информационную систему, где хранится МЧД. Форму и формат заявления каждый оператор устанавливает самостоятельно.

Электронная доверенность и ответственность бухгалтера

Пределы использования бухгалтером электронной подписи ограничиваются его должностными обязанностями и доверенностью. Как и другим уполномоченным сотрудникам, бухгалтеру тоже потребуется сертификат физлица и машиночитаемая доверенность. Подписав документ своей ЭП, бухгалтер будет отвечать за его достоверность.

С момента обязательного перехода на персональные подписи физлиц каждый сотрудник будет отвечать за свои действия и ошибки. Об ответственности бухгалтера и возможных штрафах мы подробно писали в статье «Скидки по административным штрафам для бизнеса и другие смягчения КоАП РФ в 2022 году».

Источник: www.kontur-extern.ru

Электронная доверенность: что это и как оформить

С развитием электронного документооборота (ЭДО) электронная доверенность (ЭД) получила широкое распространение среди деловой документации и организаций, оказывающих услуги гражданам и юрлицам. При ее оформлении необходимо соблюдать требования законодательства.

Что такое ЭД

Закон не дает четкого определения, что такое доверенность в электронной форме, ГК РФ регламентирует общие положения (гл. 10 ГК РФ).

Поскольку ЭДО предполагает цифровое заверение документации, для подписи виртуальной бумаги применяют цифровую подпись (ЭЦП). Скан-копия бумажного варианта не является надлежащим документом без ЭЦП доверителя.

Правовое регулирование цифровой подписи осуществляет Федеральный закон от 06.04.2011 № 63.

Таким образом ЭД — это документ, который открывают с помощью компьютера (телефона, планшета и пр.), подписанный цифровой подписью лица, выдавшего бумагу. Сертификат ЭЦП подписанта доступен к проверке на актуальность.

Вот как выглядит электронная доверенность:

Некоторые организации формируют полномочия на своих сервисах, например Почта России. В таком случае бумага имеет иной формат, который отображается в личном кабинете пользователя.

Где пригодится цифровая доверенность

В обычной жизни электронная доверенность, подписанная ЭЦП, понадобится в случаях, когда представитель осуществляет за доверителя:

подписание договора;
получение почтовых отправлений;
получение справок в госорганах и организациях;
получение товаров;
подачу бумаг для получения государственных услуг и пр.

Преимущество такого документа — его формат, для которого не требуется получать бумажный оригинал. ЭД легко передать представителю посредством пересылки на цифровой почтовый ящик, тогда как бумажный вариант передать в другой город затруднительно.

Кто может оформить ЭД

Перед оформлением необходимо уточнить в ведомстве или организации, возможно ли совершение доверенности в электронном виде для получения услуг, поскольку не все организации перешли на ЭДО. При положительном ответе приступайте к оформлению.

Оформить бумагу вправе физические и юридические лица, ИП.

Её оформляют самостоятельно или при обращении к нотариусу. Нотариальный вариант потребуется для совершения действий с государственными реестрами (регистрация недвижимости).

Как оформить полномочия

Для оформления полномочий необходимо составить текстовый файл и подписать его ЭЦП. В файл включите информацию:

ФИО или наименование доверителя;
паспортные данные доверителя, ИНН и ОГРН — для организаций;
ФИО представителя;
паспортные данные представителя;
перечень действий, которые представитель вправе совершать;
срок действия документа (если не указать — действует один год);
дату выдачи (если не указать — бумага недействительна);
место выдачи.

Вот как подписать доверенность электронной подписью:

Откройте документ в редакторе Word.
Вставьте в порт ключ с ЭЦП.
На панели программы выберите «Файл» — «Сведения» — «Добавить ЭЦП».
В открывшемся окне кликните «Подписать» и сохраните.

Готовый файл не требуется распечатывать. Ответ на вопрос, можно ли отправить доверенность по электронной почте, положителен, поскольку документ действителен в цифровом формате.

Такой вариант используют для заключения сделок, обращения в госорганы, сдачи отчетности и пр.

Если необходимо нотариальное заверение — доверитель обращается к любому нотариусу. Нотариус составляет бумагу, которую подписывает ЭЦП совместно с доверителем. Готовый файл записывают на флэш-носитель или отправляют на электронную почту.

Некоторые организации, например почтовые службы, формируют полномочия на собственных сервисах. Для этого не требуется самостоятельно составлять документ.

Алгоритм, как оформить электронную доверенность на почте России:

Зарегистрируйтесь на сайте Почты России.
Оформите ЭЦП на сайте почты или через Госуслуги.
Оформите цифровые полномочия в личном кабинете, указав ФИО и номер телефона представителя.
Подтвердите полномочия кодом из СМС.

Аналогичный порядок применяют СДЭК, Боксберри, Сберлогистика и пр.

Для юридических лиц доступно оформление на Госуслугах. Вот как получить электронную доверенность в Госуслугах:

Об авторе статьи

Челозерцева Александра
Юрист по корпоративным вопросам.

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности «юриспруденция». Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.

Источник: gosuchetnik.ru

В офисах Сбера начали принимать электронные доверенности

Во всех офисах Сбера теперь принимаются электронные нотариальные доверенности. Новый сервис впервые был запущен в России в рамках совместного проекта Сбера с Федеральной нотариальной палатой.

«Мы протестировали новый сервис в ряде пилотных регионов и запускаем его в эксплуатацию. Удостоверенную нотариусом электронную доверенность принимают в любом офисе Сбера по всей стране. Электронная нотариальная доверенность сокращает не только клиентский путь, но и расход бумаги.

Сейчас клиенту достаточно оформить документ у нотариуса — и уже через час доверенное лицо может обратиться в офис Сбера в любом регионе страны. Это быстро, удобно и безопасно. Мы рады, что первыми предложили такую услугу», — отметил директор дивизиона «Государственные продукты и сервисы» Сбербанка Петр Днепровский.

Раньше клиенту нужно было прийти к нотариусу, оформить у него доверенность и передать или отправить документ в бумажном виде доверенному лицу. После этого доверенное лицо обращалось в Сбер, сотрудники которого проверяли в ручном режиме подлинность документа и данные, указанные в доверенности.

Теперь нотариус удостоверяет документ в электронном виде, который подписывается электронной подписью и в режиме онлайн направляет в банк по защищенному каналу связи. Электронная доверенность сразу же попадает в Сбер и проверяется автоматически.

«Электронная инфраструктура нотариата обеспечивает современный «цифровой оборот» надежными правовыми инструментами, а граждан и бизнес — дополнительными гарантиями защиты их прав и законных интересов. Эффективное сотрудничество ФНП со Сбером позволяет апробировать и делать общедоступными новые продукты, столь важные для граждан и бизнеса. Такой проект как электронная нотариальная доверенность способствует развитию электронного документооборота в стране, делает его удобным и эффективным», — сказал президент Федеральной нотариальной палаты Константин Корсик.

С помощью этого документа доверенное лицо может снимать деньги, пополнять вклады, получать выписки со вкладов или счетов. В дальнейшем перечень доступных операций будет расширяться.

Источник: lenta.ru