Электронный документооборот схема бизнес процесса

Применение электронного документооборота позволяет бизнесу быстро обмениваться документами с партнерами, сокращать издержки и перенаправлять внимание сотрудников на другие задачи. Разберем, зачем нужен электронный документооборот бизнесу, как происходит формирование и направление документов в электронном виде и как ввести ЭДО в работу.

Для чего нужен электронный документооборот

ЭДО — это обмен электронными документами между контрагентами по защищенным каналам связи. Под электронным документооборотом в РФ принято понимать обмен юридически значимыми документами, подписанными квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая защищает документ от изменений и наделяет его юридической силой.

Чтобы начать обмениваться с партнерами и госорганами документами через интернет, необходимо подключиться к оператору электронного документооборота. Оператор — связующее звено, поставщик услуги, обеспечивающий защиту данных.

Как настроить электронный документооборот компании для повышения эффективности бизнес- процессов

СберКорус — оператор электронного документооборота уже более 10 лет. Наш сервис СФЕРА Курьер соответствует всем требованиям к безопасности обмена электронными документами и поможет вашему бизнесу автоматизировать документооборот.

Как работает электронный документооборот между организациями:

У пользователя сервиса ЭДО работа с документами занимает считанные секунды
Рассмотрим преимущества использования электронного документооборота:
Ускорение бизнес-процессов

Контрагенты могут быстро отправлять и принимать документы, таким образом ускоряя поставки, выполнение работ, приемку товара и др. Чем раньше получены закрывающие документы, тем быстрее учтен НДС и верно определена налоговая база.

Сокращение затрат

Применение электронных документов позволяет сэкономить на печати, доставке и хранении. Не нужно ездить в офис контрагента, организовывать архив и дополнительно нанимать сотрудников.

Повышение контроля

Весь процесс легко проследить в личном кабинете сервиса ЭДО. Проанализировать статусы, сроки, ошибки. Если необходимо найти документ, это можно сделать за несколько кликов.

Юридическая значимость и защита информации

ЭДО обеспечивает защищенный обмен документами. Данные не потеряются и не изменяются. При этом документ с КЭП является полным аналогом бумажного с подписью от руки и печатью.

Работа по правилам маркировки
Чтобы работать с системами контроля, нужно использовать электронную передачу документов. Это необходимо для создания единых баз данных и их быстрой обработки. При применении ЭДО информация в системы передается автоматически при подписании УПД с обеих сторон документов.
→ Подключить ЭДО для маркировки

Формы электронного документооборота

Электронно-цифровой документооборот бывает:
СЭД (Система электронного документооборота)

Система внутри компании. С ее помощью отделы и подразделения быстро обмениваются разными типами документов.

При формировании электронного документооборота компания может сама разработать правила и нормативы с учетом требований 63-ФЗ «Об электронной подписи», ГОСТов по делопроизводству и архивам.

ЮЗЭДО (Юридически значимый ЭДО)

Реализация юридически значимого электронного документооборота с контрагентами.

 Способы обмена, требования к безопасности хранения и передачи, а также к КЭП строго установлены законом.

В ЮЗЭДО есть 2 вида электронных документов:

Структурированные

Электронно-цифровая форма структурированного документа регулируется законами и требованиями государственных служб

• Счет-фактура (СЧФ)
• Документ о передаче товаров, работ, услуг, имущественных прав (ДОП, он же ТОРГ-12)
• Счет-фактура и документ о передаче товаров, работ, услуг, имущественных прав (СЧФДОП)

• Корректировочный счет-фактура
• Документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав)
• Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав)

Неструктурированные

Договоры, первичная документация, уведомления и др. Форма может меняться в зависимости от нужд контрагентов. Строгих требований со стороны закона нет.

Структурированные документы позволяют обрабатывать данные из них быстро, поэтому соответствию требованиям уделяют большое внимание.

Если подписать структурированный или неструктурированный документ квалифицированной электронной подписью, он станет юридически значимым. Поэтому далее мы рассмотрим виды и особенности работы с подписью.

Виды электронной подписи в электронном документообороте между юридическими лицами

Электронная подпись необходима для подтверждения личности, действия (подписания) и защиты информации. В зависимости от функций и уровня безопасности бывают подписи трех типов:

Простая электронная подпись

Наименее надежный вид подписи. Это пара логин-пароль, которую мы используем при входе на интернет-ресурс, смс-код, который присылает банк, или имя и подпись почтового ящика.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Обладает более высоким уровнем защиты, у нее есть сертификат и ключевая пара. Но для признания юридической значимости документа с НЭП требуется дополнительное соглашение между партнерами. Такой документ все равно не примут госорганы.

Квалифицированная электронная подпись

Соответствует требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи» и обеспечивает самый высокий уровень защиты информации. Электронные цифровые документы с КЭП аналогичны по юридической силе бумажному варианту с подписью от руки.

• Участвовать в юридически значимом электронном документообороте.
• Сдавать отчетность в госорганы.
• Участвовать в торгах и госзакупках.
• Работать с госпорталами.
• Регистрировать онлайн-кассу в ФНС.

Удостоверяющий центр СберКорус прошел аккредитацию Минцифры РФ по новым правилам, поэтому здесь можно получить ЭЦП физлица для использования в работе с МЧД.

У нас вы можете получить ЭЦП, не приезжая в офис
Оставьте заявку, наши специалисты помогут с выбором и пакетом документов

Реализация электронного документооборота

Разработку и обеспечение электронного документооборота осуществляет оператор ЭДО (провайдер). Поэтому первый шаг в процессе внедрения ЭДО — выбор оператора.

Чтобы настроить процесс электронного документооборота, необходимо подключиться к СФЕРА Курьер. Для этого:

Оставьте заявку
Онлайн или по телефону 8 800 100-8-812
Выберите и оплатите тариф
Стоимость зависит от количества исходящих документов. Входящие — бесплатно.

Настройте рабочее место

Наши специалисты помогут. Время настройки зависит от способа подключения. После того как вы заключили договор с провайдером, нужно получить КЭП и начать использование ЭДО.

Веб-версию сервиса СФЕРА Курьер можно настроить, посмотрев видеоинструкцию. Для входа потребуются логин и пароль, которые вам пришлет личный менеджер.

Веб-версию сервиса СФЕРА Курьер не нужно настраивать,

можно начинать работу сразу же после подключения. Для входа потребуются логин и пароль, которые вам пришлет личный менеджер.

В личном кабинете есть доступ ко всем функциям сервиса для обработки и контроля электронного документооборота. Вы не пропустите новые входящие документы, потому что сервис пришлет оповещение (можно дублировать на почту). Если возникают вопросы, можно посмотреть инструкцию сверху справа или обратиться в техподдержку прямо из личного кабинета.

Чтобы отправить документ контрагенту, нужно нажать на кнопку «Новый документ», выбрать его тип, указать получателя, подписать и отправить. Найти документ можно по номеру, ИНН контрагента и названию.

Статус документа можно отслеживать. «Получен» — означает, что контрагент подписал квитанцию, но не сам документ. Когда он подпишет документ, вам придет оповещение, а документооборот будет считаться завершенным.

Источник: www.esphere.ru

Пример бизнес-процесса в ecm-системе

Ниже приводится схема бизнес-процесса в нотации BPMN, которая рассматривает пример работы в ECM-системе с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте и подлежащие регистрации. Документ заносится в систему сразу при поступлении в организацию и далее «движется» в электронном виде. http://ecm-journal.ru/mustknow Отправить заявку, возможно дадут дэмку. http://www.elma-bpm.ru/product/ecm/?utm_source=directutm_campaign=m103798855

Назначение сэд

По мнению отраслевых аналитиков, электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями.

При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. IDC следующим образом определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS — Electronic Document Management Systems): «СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации.

Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных».

Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии.

Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему.

Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами. Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Источник: studfile.net

Бизнес процесс документооборота в организации

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой.

Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

• однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
• параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
• непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
• единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
• результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
• эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

• производственный ЭДО;
• управленческий ЭДО;
• архивное дело;
• кадровый ЭДО;
• бухгалтерский ЭДО;
• складской ЭДО;
• технологический ЭДО;
• секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

• создание электронной версии документа;
• создание атрибутной карточки документа;
• формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
• поиск карточек документов;
• формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
• сохранение документов в различных форматах;
• создание маршрутов документа и управление его движением;
• ведение журналов, классификаторов и справочников;
• регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
• рассылка напоминаний и уведомлений;
• согласование документов;
• формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

• сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
• ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
• экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

• рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
• снижение рисков потери документов;
• увеличение скорости согласования и утверждения документов;
• повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
4. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
5. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

1. Хранение и поиск документов.
2. Поддержка делопроизводства.
3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Виды СЭД

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

1. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
2. Соответствие стандарту отрасли организации.
3. Соответствие целям и задачам компании.
4. Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
5. Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
6. Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
7. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
8. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
9. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

• провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
• оценить стоимость владения той или иной программой;
• изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
• ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
• изучить демонстрационные видеоматериалы;
• установить демо-версию программы;
• изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

• Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
• Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
• Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
• Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

1. Разработка технического задания.
2. Выбор IT-решения.
3. Описание бизнес-процессов.
4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
5. Внедрение электронного документооборота.
6. Тестирование программы.
7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
8. Контроль использования системы.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

• консервативность сотрудников;
• недостаточная компьютерная грамотность работников;
• отсутствие регламентов на основные процессы;
• слабое техническое оснащение;
• отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

Электронный документооборот в рамках внедрения комплексной системы автоматизации бизнеса

Как правильно организовать и запустить в работу систему электронного документооборота, нам рассказал Денис Селезнев, руководитель практики «Автоматизация: 1Ф» компании КСК групп — крупнейшего консалтингового холдинга, занимающегося разработкой и инсталляцией собственной уникальной программы автоматизации бизнеса «Первая Форма»:

«Некоторые компании, особенно небольшие, считают, что автоматизация бизнес-процессов в фирме в целях экономии средств вполне может проводиться по частям — сначала бухгалтерия, потом делопроизводство, потом все остальное. На самом деле такая мнимая экономия может впоследствии обернуться большими неудобствами и необходимостью дополнительных расходов. Представьте себе, что компания развивается, перед ней встает задача объединения всех разрозненных программ в общую систему, но нередко оказывается, что это невозможно или почти невозможно. Разные программы автоматизации не способны работать в едином режиме и приходится начинать процесс автоматизации с самого начала.

Гораздо выгоднее, проще и удобнее сразу установить комплексную систему, охватывающую все бизнес-процессы в фирме и имеющую возможность расширения в случае появления новых бизнес-процессов. КСК групп предлагает своим клиентам уникальную разработку — комплексную систему „Первая Форма“. Среди ее преимуществ — быстрота внедрения, приспособляемость системы под различные бизнес-задачи, простота, мобильность и экономичность. Следует отметить, что „Первая Форма“ имеет закрепленную стоимость и не потребует от заказчика дополнительных затрат в процессе эксплуатации. Мы также гарантируем высококачественную техническую поддержку и обучение персонала».

P.S. КСК групп работает на рынке бизнес-консалтинга более 20-ти лет. Компания оказывает услуги по аудиту, строительному, управленческому и юридическому консалтингу, комплексной автоматизации бизнес-процессов и оценке активов.

Источник: bizguid.ru