Логистический процесс на складе отличается сложностью и сопряжен с большими затратами труда и средств. Он требует полной согласованности функций снабжения запасами, переработки груза и выполнения заказов. Условно его можно разделить на три основных этапа:
операции, направленные на обеспечение склада запасами товаров;
операции, связанные с переработкой груза и оформлением документации;
операции, направленные на реализацию товаров в соответствии с заказами потребителей.
К операциям, направленным на обеспечение склада запасами, следует отнести:
1. Снабжение склада запасами товаров.
Главная задача этой операции состоит в обеспечении склада товарами в соответствии с возможностью их эффективной переработки при условии полного удовлетворения заказов потребителей.
2. Учет и контроль над поступлением запасов позволяет обеспечить ритмичность поступления и переработки грузов, способствует максимальному использованию имеющегося объема склада, созданию необходимых условий для хранения запасов и сокращению сроков их хранения.
Простой пример бизнес-процесса и его автоматизации. Объяснение «на пальцах». Как это работает?
Второй этап логистического процесса включает в себя следующие операции, связанные с переработкой грузов и оформлением документации:
1. Разгрузка и приемка поступивших грузов.
Разгрузка поступивших грузов осуществляется на разгрузочных автомобильных или железнодорожных рампах и контейнерных площадках. Хорошее оснащение мест разгрузки и правильный выбор погрузочно-разгрузочных средств позволяет проводить разгрузку быстро и с минимальными затратами. При осуществлении операций приемки грузов необходимо следить за соблюдением поставщиками условий поставки заключенных договоров. Разгрузка и приемка поступивших грузов состоит из целого ряда мероприятий: разгрузки транспортных средств, проверки документального и фактического соответствия поступивших товаров условиям заключенных договоров, документального оформления прибывших товаров, формирования складской грузовой единицы.
2. Внутрискладская транспортировка и перевалка грузов обеспечивает перемещение груза между различными зонами склада: с разгрузочной рампы в зону приемки, оттуда в зону хранения, комплектации и на погрузочную рампу. Эта операция должна осуществляться с минимальной протяженностью во времени и пространстве по сквозным (прямоточным) маршрутам. Число перегрузок с одного вида оборудования на другое должно быть минимальным.
3. Складирование и хранение товаров.
Процесс складирования и хранения включает в себя: закладку товаров на хранение, непосредственное их хранение и обеспечение надлежащих для этого условий, контроль за наличием и состоянием товарных запасов на складе. Основной принцип оптимального складирования — эффективное использование объема зоны хранения.
Третий этап логистического процесса на складе включает еще более широкий перечень различных операций, связанных с реализацией товаров в соответствии с заказами потребителей:
1. Комплектация (комиссионирование) заказов. Этот процесс предполагает выполнение следующих важных мероприятий: получение заказов клиентов и оформление отборочного листа; отбор товара каждого наименования по заказу клиента и его комплектация; укладка отобранного товара в тару, на товароноситель; документальное оформление подготовленного заказа; формирование отдельных заказов в партию отправки; погрузка товаров в транспортное средство и оформление транспортных накладных.
Пример прописанного бизнес-процесса
2. Транспортировка заказов потребителям.
Она может осуществляться как складами, так и потребителями продукции. Наиболее распространенной и экономически оправданной является централизованная доставка товаров силами и средствами складов. В этом случае унитизация грузов и оптимальные маршруты доставки, используемые складом, значительно сокращают транспортные расходы и позволяют эффективно использовать транспортные средства. Поставки осуществляются мелкими и более частыми партиями, что приводит к снижению издержек по хранению страховых запасов у потребителя.
3. Сбор и возврат порожней тары.
Тара (поддоны, контейнеры, тара-оборудование) при внутригородских перевозках иногда бывает многооборотной и подлежит возврату отправителю.
4. Контроль за выполнением заказов потребителей.
Предполагает контроль за соблюдением договорных обязательств перед потребителями, за выполнением их заказов в полном объеме и в широком ассортименте. Этот контроль осуществляется с помощью книг учета заказов, а также путем сверки фактически отгруженного количества товаров с данными заключенных договоров.
5. Оказание логистических услуг является важным фактором конкурентоспособности фирмы. Выделяют три основных вида логистического обслуживания: допродажное, продажные и послепродажное.
Допродажные услуги включают маркетинговые исследования рынка, различного рода информационные услуги, заключение договоров на поставку товаров и т.д.
Продажные услуги включают: полную проверку качества поставляемых товаров, их сортировку, фасовку и упаковку, замену заказанного товара на другой, предпродажная настройка товаров сложной бытовой техники, транспортно-экспедиционные услуги и т.д.
К послепродажным услугам относятся: установка изделий, их гарантийное обслуживание, обеспечение запчастями, приемка и замена дефектной продукции.
6. Информационное обслуживание склада.
Логистический процесс на современных складах предполагает наличие систем, управляющих информационными потоками. Такие системы осуществляют управление приемкой и отправкой грузов: управление запасами на складе; обработку поступающей документации; подготовку сопроводительных документов при отправке товаров и т.д. В зависимости от технической оснащенности склада и от уровня организации программно-технических средств выделяют:
— обработку информации вручную;
— обработку информации в пакетном режиме, когда подготовка и ввод в ЭВМ данных о поступающих и отгруженных товарах производится периодически вручную или автоматически;
— обработку информации в режиме реального времени, когда информация вводится в ЭВМ автоматически одновременно с движением товаров, т.е. в момент их перехода через контрольные пункты.
Системы управления информацией в пакетном режиме и в режиме реального времени не зависят от технических характеристик грузов и технологии их обработки на складе. Они могут применяться как на складах с ручным обслуживанием, так и на складах с высоким уровнем механизации.
Показатели эффективности и результативности логистического процесса на складе
Показатели эффективности и результативности
Качество складского сервиса и удовлетворение потребителей
• Обеспечение выполнения заказа точно к указанному сроку
• Полнота удовлетворения заказа
• Точность параметров заказа
• Точность поддержания уровней запасов
• Количество возвратов заказов
• Ошибки в выполнении заказов
• Случаи потерь, хищений, порчи и т.п.
• Возврат товаров покупателями
• Оценка потребителями степени удовлетворения сервисом
• Скорость и количество оборотов запасов
• Использование оборотного капитала
• Средний уровень запасов на складе
• Возврат на инвестиции в основные фонды
• Использование инвестиций в складскую инфраструктуру
• Использование инвестиции в технологическое (подъемно-транспортное) оборудование
• Затраты на управление складскими запасами . Затраты на внутрискладскую транспортировку
• Затраты, связанные с качеством продукции и сервиса (ущерб от недостаточного уровня качества, потери продаж, возврат товаров, устаревание запасов и т.п.) . Затраты на складскую грузопереработку и хранение
• Затраты, связанные с процедурами выполнения заказов
• Общие логистические издержки на единицу инвестированного в складские запасы капитала
• Общие логистические издержки на единицу складского товарооборота
Время логистических циклов
• Время обработки заказов потребителей
• Время доставки заказа
• Время подготовки и комплектации заказа
• Время выполнения заказа
• Количество обработанных заказов в единицу времени
• Грузовые отправки на единицу складских мощностей и грузовместимости транспортных средств
. Использование складского пространства
• Количество операций грузопереработки в час
Таким образом, к ключевым факторам, влияющим на эффективность логистического процесса, следует отнести: качество складского сервиса и удовлетворение запросов потребителей, использование инвестиций, уровень логистических издержек, продолжительность логистических циклов, производительность складских операций.
Моделирование логистических процессов на складе
Моделирование логистических процессов на складе начинается со стандартизации складских процессов. Стандартизация предполагает разработку и использование стандартов на технологические операции, включая погрузочно-разгрузочные работы, приемку грузов по количеству и по качеству, комплектацию, хранение, а также многие другие складские операции.
Высокое качество процесса возможно лишь в случае, если каждый его участник четко представляет свою роль в нем, а также действия, которые он должен осуществлять в той или иной ситуации. Следовательно, возникает необходимость формализации процессов, четкого описания их алгоритма в специальных документах. При этом важно, чтобы все документы имели единую структуру, описания должны быть последовательными, легко читаемыми, не допускающими разночтений.
Стандартизация технологических процессов на складах позволяет сократить время на обучение сотрудников, помогает решить проблему разделения и кооперации труда.
Основной целью разработки технологических стандартов является повышение качества предоставляемых складом услуг и повышение производительности труда (сокращение времени простоев, времени обработки грузов).
Для работающего склада стандартизацию следует начинать с анализа технологического процесса. Как показывает опыт, простое описание имеющихся процедур и контроль их выполнения дает сокращение времени на выполнение операций от 2 до 5%.
Стандартизация помогает проводить на складе сетевое планирование складских процессов.
Сетевая модель отображает процесс выполнения комплекса работ, направленного на достижение конечной цели. Конечной целью логистического процесса на складе, рассматриваемого от момента поступления до момента отпуска груза, является погрузка товаров на транспортное средство для доставки его грузополучателю.
Сетевая модель представляет собой графическое изображение процессов, выполнение которых необходимо для достижения одной или нескольких целей, с указанием взаимосвязей между этими процессами. Она может иметь вид сетевого графика, т.е. графика производства определенных работ с указанием установленных сроков их выполнения. За основу графиков берется логическая последовательность складской обработки грузов. Таким образом, сетевая модель устанавливает логическую взаимообусловленность и технологическую взаимосвязь всех складских операций.
Представление логистического процесса на складе в виде сетевой модели позволяет определить структуру процесса, состав технологических участков и подразделений, их функции, трудоемкость выполняемых работ, место выполнения отдельных работ, установить взаимосвязь всех комплексов работ, провести общий анализ логистического процесса, что создает возможность эффективного управления отдельными операциями.
Сетевая модель логистического процесса на складе составляется с терминированной структурой и с использованием вероятностных методов оценки параметров работ Работы оцениваются во времени выражаются в человеко-часах и рассчитываются либо по нормам выработки, либо путем хронометража.
Хронометраж может осуществляться бригадирами либо под их контролем членами складских бригад после соответствующего инструктажа по правилам измерения времени. Измерения должны проводиться в разное время смены и по разным объемам работ. За значение стандартного времени выполнения операции принимают среднее арифметическое всех замеров.
Исходное событие в сетевых моделях технологических процессов — это принятие решения о начале комплекса работ. Завершающее событие — конечный результат всего комплекса работ. В качестве исходного события в сетевых графиках складских процессов принимают прибытие транспортного средства с грузом от поставщика, в качестве завершающего — отпуск груженого транспортного средства получателю.
Сетевые графики обладают важным свойством — наглядностью. Отражение в них логической последовательности работ, четкости их взаимосвязей позволяют руководителям и исполнителям анализировать состав и порядок проведения комплекса работ, уже этим оказывая управляющее воздействие на их ход. Графическое изображение сетевой модели значительно упрощает ее составление, расчет, анализ и изучение. Вариации структур технологических процессов ведут к изменению затрат труда.
Сетевой график позволяет увидеть каждый этап технологического процесса, в том числе определить количество грузов, проходящих данный этап, структуру этапа, уровень разделения труда, а следовательно, загруженность и специализацию исполнителей.
Анализ выполнения операций технологических процессов на складах торговли показывает, что характер этих операций примерно одинаков и включает следующие этапы:
— приемка товаров по количеству и качеству;
— укладка товаров на хранение;
— упаковка товаров в инвентарную тару;
-комплектование партий поставок;
— погрузка транспорта для доставки товаров покупателям.
Дальнейший путь товаров зависит от ряда факторов, основными из которых являются: тип грузополучателя и место его нахождения, вид работ и способ их выполнения, способ отгрузки товаров, вид упаковки товаров и др.
Сетевые модели позволяют значительно повысить эффективность управления операциями технологического процесса за счет:
— сокращения длительности технологических процессов на основе рационального выбора оптимальных вариантов структур этапов;
-устранения дублирования операций;
— снижения трудоемкости операций;
— устранения непроизводительных операций на основе их совмещения и рационализации;
— определения мест сосредоточения ручного труда с целью нахождения путей и способов его сокращения или полного устранения;
— рационального учета материальных ценностей и своевременного оформления необходимых документов;
— применения поддонов и контейнеров.
Помимо сетевых графиков на складе в соответствии с принципиальной схемой технологического процесса и в целях четкой организации работ рекомендуется составлять технологические карты, разрабатываемые применительно к конкретным условиям склада.
Карты технологического процесса представляют собой документ, регламентирующий цикл операций, выполняемых на конкретном складе.
Технологические карты определяют состав операций и переходов, устанавливают порядок их выполнения, содержат технические условия и требования, а также данные о составе оборудования и приспособлений, необходимых в процессе выполнения предусмотренных картами операций. Например, технологические карты для склада предприятия оптовой торговли должны содержать исчерпывающую информацию об исходных условиях для выполнения работ; о месте их выполнения; об исполнителях; о содержании работ с материальным потоком; о содержании работ с информационным потоком, т.е. о том, какая информация используется или формируется (какие документы составляются либо используются) в процессе выполнения работ; о механизмах, применяемых в ходе выполнения работ
В технологической карте процесс переработки грузов на складе представляется расчлененным на отдельные этапы погрузочно-разгрузочных, контрольно-учетных и специальных внутрискладских операций, причем по каждому этапу указываются средства выполнения и состав исполнителей тех или иных операций. Технологическая карта позволяет установить ряд существенных показателей, характеризующих организацию работ на складе.
В основу технологического процесса должно быть положено разделение товаров на группы, имеющие специфические особенности складской обработки. Соответственно по некоторым операциям технологического процесса (размещение товаров на хранение, комплектация заказов и др.) целесообразно разрабатывать несколько технологических карт, отражающих специфические особенности складской переработки конкретной группы товаров. Их составляют также применительно к функциям отдельных специалистов или групп (бригад) специалистов — водителей подъемно-транспортных машин, отборщиков, упаковщиков и других.
Технологические карты, разработанные как для всего технологического процесса, так и для отдельных его этапов, целесообразно использовать вместе с сетевыми графиками. Подобно сетевому графику технологическая карта показывает логику всего складского процесса, однако не во временном, а в технико-технологическом разрезе.
Представленное в карте единое описание технологического процесса дополняется развернутым описанием отдельных процедур.
Помимо технологических карт рекомендуется ежедневно составлять технологические графики работы склада, которые регулируют выполнение складских операций во времени (в смену, сутки и т.д.). Например, с целью эффективного использования подъемно-транспортного оборудования разрабатываются графики, регулирующие работу погрузочно-разгрузочных механизмов в течение рабочей смены.
Для обеспечения ритмичной работы складов разрабатывают графики приезда покупателей на склад в определенные дни недели и часы для отборки товаров. Такие графики позволяют спланировать равномерную работу склада в течение рабочей недели.
Технологические графики работы экспедиции обеспечивают своевременную доставку грузов потребителям, приемку товаров, поступивших в нерабочее время, планомерную загрузку транспортных средств и своевременное оформление товарно-транспортных документов.
В качестве средств оптимизации сроков технологических процессов на складах используют также компьютерные системы, диспетчеризацию складских потоков, оперативное планирование, системы радиосвязи, внутрискладское телевидение и другие средства оргтехники.
Источник: znaytovar.ru
Построение модели бизнес-процессов для ИС «Склад»
Предметная область информационной системы — это материальная система или система, характеризующая элементы материального мира, информация о которой хранится и обрабатывается. Предметная область рассматривается как некоторая совокупность реальных объектов и связей между ними.
Склад готовой продукции не занимается коммерческой деятельностью, а только осуществляет процедуру хранения продукции для сторонних лиц заинтересованных в этом. Склад должен выполнять следующие функции: прием, учет, хранение и отгрузка готовой продукции, приемка готовой продукции, рассортировка, комплектация потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции, согласование планов и условий поставок продукции с основного производства и по договорам со сторонними организациями, организация приемки продукции сторонними организациями, координация деятельности по закупке и продаже продукции с наличием свободных складских площадей, подготовка отчетов об объемах продукции, а также участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий.
Затем склад готовой продукции должен предоставить создание условий для сохранности продукции, находящейся на временном хранении, организацию рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке, обеспечение сохранности продукции, обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.
Склад ведет учет продукции, находящейся на временном хранении, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, учет прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе, учет выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции, составление отчетов о загрузке складских площадей.
Рассмотрим недостатки существующей системы складского учета для определения необходимости автоматизации склада.
Процедура принятия продукции на склад:
· продукция приходит на склад в сопровождении экспедитора и приходной накладной;
· контролер на складе, проверяет приходную накладную, и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных);
· осматривает входящую продукцию, и если с ней все нормально принимает ее на склад, передавая экспедитору товара выписку (документ) о том, что товар принят на хранение;
· грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и контролер делает запись в книге учета о том, где хранится вновь поступившая продукция.
В ходе работы склада, он нуждается в инвентаризации, которая включает в себя такие стадии как: ответственный работник по переучету продукции, в сопровождении книги переучета, отправляется на склад и в ручную осматривает и переписывает данные о товаре и его количестве; после этого данные сверяются в книге учета товаров, лицами ответственными за документы отчетности на складе и составляется соответствующий отчет, по данным переучета продукции.
Отгрузка товаров со склада проходит следующие стадии:
· получатель товара подает накладную на отгрузку товара;
· контролер проверяет эту накладную и регистрирует ее в книге учета входящих документов;
· далее контролер дает указание работникам склада на поиск нужной продукции и отгрузки ее;
· затем получатель товара проводит его осмотр, на счет того нужный ли товар отгрузили и в нужном количестве;
· контролер регистрирует в книге учета факт отгрузки товара;
· далее контролер выдает получателю груза сопроводительный документ по отгрузке товара;
· далее происходит непосредственно отгрузка товара техническими средствами.
Проанализировав ситуацию на складе и выявив все минусы, спроектируем такую систему, которая бы автоматизировала следующие операции на складе:
· регистрация документов осуществляется с помощью компьютера;
· поиск товаров для отгрузки будет проводиться путем поиска соответствующего товара в БД и просмотра информации о месте его хранении (номер склада).
· формирование документов отчетности, будет производиться системой автоматически.
По результатам проведенного анализа разработана средствами StarUML диаграмма вариантов действия, определяющая программные модули для работников предприятия, использующих информационную систему склад (рис. 1.2).
Рисунок 1.2 – Диаграмма прецедентов для «Информационной системы склада»
На диаграмме прецедентов показано, у каких актеров в системе будет доступ к тому или иному прецеденту. Актерами на данной диаграммы являются:
— кладовщик – сотрудник склада, ведущий учет и размещение материальных ценностей;
— клиент — заказчик, покупатель, приобретатель товара и услуг;
— менеджер – это руководитель или управляющий, отвечающий за определённое направление деятельности предприятия
— просмотр заказа – это процесс, позволяющий производить поиск и отбор информации о заказе. Просматривать заказ может клиент и обязан кладовщик;
— заказ товара – это процесс оформления бланка на покупку товара, составления отчетов. Заказать товар может клиент, выбрав соответствующие категории;
— выполнение заказа выполнение произведенных работ или оказанных услуг. Выполнить заказ может кладовщик, а именно найти и выдать товар, менеджер подтверждает заказ.
Главное назначение автоматизированной системы в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций работников склада.
Автоматизация управления процессами на складе, повышает его оперативность и эффективность. Критериями выбора технических средств являются:
· надежность функционирования системы;
· функциональная полнота системы; быстродействие;
· минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.
Основное преимущество автоматизации — это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.
В зависимости от поставщика решения, реализация основных и сопутствующих функций по управлению складом может существенно различаться, однако общим остается принцип построения логики процессов размещения, комплектации, приема, отгрузки на базе концепций «товар», «место хранения», «количество», «единица измерения», «заказ».
Минимальная функциональность системы автоматизации склада:
· инструменты для обеспечения адресного хранения.
· мониторинг исполнения заданий в режиме реального времени.
· встроенные средства интеграции с технологическим оборудованием для сбора данных.
Разработка модели бизнес-процессов средствами StarUML.
На основании диаграммы прецедентов и технического задания (приложение Б) разработаны средствами StarUML, диаграммы описывающие этапы обработки информации для специалистов исследуемого предприятия.
Диаграмма действий (деятельности) (Activity Diagram) – специальная форма диаграммы состояний, которая является подходящей для того, чтобы отображать поток выполнения действий. Диаграмма действий в общем случае используется для отображения любых потоков обработки, но чаще всего применительно к объектам подобным классам, пакетам и операциям.
Спроектированы следующие диаграммы действия для ИС «Склад»: «Заказ товара», «Просмотр заказа», «Выполнение заказа».
Диаграмма действий «Заказ товара» (рис. 1.3), описывает процесс заказа товара и включает в себя следующую последовательность операций: клиент заполняет форму «Заказ товара», если ошибок в бланке заказа нет, то клиент переходит в корзину, после подтверждения оплаты выводится информация о заказе и передается информация о товаре клиенту.
Рисунок 1.3 — Диаграмма деятельности «Заказ товара»
Диаграмма действий «Просмотр заказа» (рис. 1.4), описывает процесс просмотра товара и включает в себя следующую последовательность операций: клиент заказывает товар, если данного товара нету то он переходит обратно к поиску, если есть то выводится информация о товаре.
Рисунок 1.4 — Диаграмма деятельности для «Просмотр заказа»
Диаграмма действий «Выполнение заказа» (рис. 1.5), описывает процесс просмотра товара и включает в себя следующую последовательность операций: кладовщик проверяет наличие товара, если данного товара нету, идет отправка информации о отсутствие товара, если есть, товар проверяется на штрих код, если штрих код не верен, то он не действителен, если все правильно идет отправка информации о товаре.
Рисунок 1.5 — Диаграмма деятельности для «Выполнение заказа»
Диаграммы последовательности (sequence diagram) являются видом диаграмм взаимодействия языка UML, которые описывают отношения объектов в различных условиях. Спроектированы следующие диаграммы последовательности для ИС «Склад»: «Заказ товара», «Просмотр заказа», «Выполнение заказа». Диаграмма последовательности «Заказ товара» (рис. 1.6), описывает процесс просмотра товара и включает в себя следующую последовательность операций: клиент заказывает товар у системы, вводит информацию о заказе и получает информацию на экран.
Рисунок 1.6 — Диаграмма последовательности для «Заказ товара»
Диаграмма последовательности «Просмотр заказа» (рис. 1.7), описывает процесс просмотра товара и включает в себя следующую последовательность операций: сотрудник открывает программа, ищет товар и вводит номер товара и просматривает информацию о заказе.
Рисунок 1.7 — Диаграмма последовательности для «Просмотр заказа»
Диаграмма последовательности «Выполнение заказа» (рисунок 1.8), описывает процесс просмотра товара и включает в себя следующую последовательность операций: клиент открывает форму, вводит номер заказа, кладовщик принимает информацию и выдает товар.
Рисунок 1.8 — Диаграмма последовательности для «Выполнение заказа»
Диаграмма классов (class diagram) служит для представления статической структуры модели системы в терминологии классов объектно-ориентированного программирования (рисунок 1.9).
Рисунок 1.9 — Диаграмма классов «Система склад»
Таким образом, построенные в StarUML диаграммы позволили согласовать структуру процессов, подлежащих автоматизации для ООО «Склад сервис».
В первой главе были исследованы виды деятельности и организационная структура Общества с ограниченной ответственностью «Склад сервис», основанное 06.06.2013. Компания представляет услуги в области хранение и перевозки товаров, так же незначительные работы по вывозке мусора. Основным видом деятельности общества с ограниченной ответственностью является 52.10.4 Хранение и складирование прочих грузов.
Для данного предприятия предметной областью исследования явилось разработка и проектирование информационной системы склад. Создание информационной системы позволит оптимизировать:
— затраты времени при поиске необходимой информации;
— процесс использования единой информационной базы, в которой могут работать работники предприятия, участвующие в процессе склада в общем.
Таким образом, «Информационная система склад» позволит автоматизировать рабочие места специалистов, ускорит работу с документами, упростит процессы ввода, хранении и поиска информации. Созданная система должна обеспечить автоматизированный ввод данных в систему, автоматическое заполнение всех возможных полей документа, контроль ошибок при вводе информации, быстрый поиск информации и формирование выходных бланков. Помимо всего этого, программа должна иметь защиту от несанкционированного доступа.
По результатам исследования было составлено техническое задание на разработку ИС «Склад». Средствами StarUML были спроектированы модели, лежащие в основе разработки будущей информационной системы «Склад». Данные модели подробно показывают все действия, которые выполняются в работе исследуемого предприятия, таким образом, становятся понятны все функции, которые должна выполнять готовая информационная система.
Источник: poisk-ru.ru
Учтите это! К вопросу автоматизации склада
Склад компании, магазина, завода часто воспринимается как что-то неприкосновенное, тайное. Практически как пещера с сокровищами или трюмы с золотом на пиратском корабле. В советское время заведующий складом всегда бы птицей высокого полёта, поскольку мог «достать» и «подогнать» нужную вещь, которую на прилавках не сыщешь.
Сейчас значимость этой должности уменьшилась, что, тем не менее, не исключает старых привычек. Самое страшное, что зачастую от ревизии до ревизии жизнь склада остаётся тайной даже для руководства компании, в то время как неграмотное управление складом или халатность могут привести к солидным убыткам. В то же время сделать складской учёт прозрачным просто — достаточно полностью автоматизировать процессы и наблюдать за товародвижением в режиме онлайн.
Немного складской теории
Поскольку управление складом является довольно специфической темой, расскажем немного о том, как же работает склад. Конечно, универсальную схему представить невозможно, поскольку каждая компания имеет свои особенности и масштабы: от двух комнат при розничном магазине до огромных складов с аллеями, по которым ездят погрузчики и где человеку помогает огромное количество умных и сильных машин. Однако в целом работа склада выглядит как товародвижение, обеспеченное потребностью и закрывающееся набором документации.
Задачи организации склада:
- оперативное бесперебойное снабжение производства/внешних клиентов ресурсами: материалами, комплектующими, готовой продукцией и т.д.
- оценка наличия товара, остатков, информация о движении товаров
- обеспечение сохранности товара и комплектующих, построение системы контроля за материально-ответственными лицами (МОЛ)
- переоценка товаров в зависимости от набора факторов, влияющих на стоимость
Если ассортимент товаров значительный, то лучше организовать адресную систему хранения. При этом весь склад разбивается на ячейки с уникальными номерами (можно использовать буквенно-цифровые обозначения) и в карточке учета товара указывается адрес, на котором тот хранится. Этот метод позволяет быстро отыскать нужную продукцию, а также облегчает проведение инвентаризации. Система автоматизации склада или складской модуль в xRM должны обязательно учитывать возможность работы с ячейками.
Например, мы в Рули24 реализовали это так. При организации ячеистого (адресного) учета после регистрации приходного ордера товар приходуется на склад, указанный в документе в зону приёмки.
Для дальнейшего перемещения данного товара в необходимую ячейку нужно воспользоваться документом движение по складу, которым осуществляется движение товаров по складу между ячейками склада. После регистрации документа товар будет перемещён между ячейками и это будет отраженно в разделе состояния склада. При организации на складе ячеистого (адресного) учета имеется возможность автоматического распределения товара по ячейкам. Свободные пространства ячеек по весу и объёму пересчитываются в автоматическом режиме.
Со склада товары отпускаются по накладным, любое движение товара должно быть задокументировано. В дальнейшем все складские документы передаются в бухгалтерию, где они проверяются и товар ставится на учёт или списывается с учёта (в зависимости от того, приходный или расходный документ).
Важный аспект работы склада — перманентный контроль. Периодически проводится полная инвентаризация склада (минимум ежегодно). В процессе инвентаризации происходит сверка фактического наличия товара и учёта заведённых в систему автоматизации (CRM, xRM, ERP) данных по наличию товаров. Наличие расхождений должно стать сигналом для проверки несоответствия в том числе с целью выявления хищений, организованных сотрудниками склада (увы, это совсем не редкость).
Склад может занимать разное место в цепочке бизнес-процесса компании. Например, если компания производственная, склад обеспечивает комплектующими и материалами производство. Если речь о торговой компании, имеющей розничные магазины, то склад накапливает и передаёт в розницу готовые товары из ассортимента. Соответственно, и задачи складского менеджмента стоят разные.
В случае производства важно учитывать наличие необходимых запчастей, анализировать остатки и отправлять заказы поставщикам в случае недостатка нужных наименований. Если речь идёт о товарном складе, то важно учитывать остатки и дополнительно анализировать структуру покупок в рознице, чтобы своевременно поставлять востребованные наименования и выявлять позиции номенклатуры, спрос на которые упал, и выводить их из ассортимента. Если не управлять ассортиментом, можно столкнуться с затовариванием и затем со списанием просроченного/неликвидного товара, а это потенциальный источник убытка компании.
Самый честный сотрудник склада — система автоматизации
Дополнительная ценность управления складом особенно ощущается в современном мире развитого ритейла, когда несколько поставщиков (десятков, сотен поставщиков) формируют складской запас торговой сети. Но ещё больше системы управления складами нужны интернет-магазинам, имеющим собственные склады и пунктам доставки, представляющим собой ни что иное, как склад. Важность оперативного и точного складского учёта для онлайн-ритейлеров обусловлена необходимость быстро и полностью обеспечивать формирование и отправку заказов клиентам. Поэтому управление современными складами без автоматизации и соответствующего софта практически невозможно.
Автоматизировать склад просто. И это серьёзно. Просто, потому что все процессы на складе можно описать стандартной схемой и вмешательство сторонних сил в их ход затруднительно, в отличие, например, от рекламного отдела или отдела разработки. Главное, правильно подготовиться к внедрению и грамотно реализовать этапы. Подготовка к внедрению должна стать важным процессом внутри компании, так как от её результатов будет зависеть изменение качества и скорости работы, а также стоимости операций в важном и для многих компаний ключевом подразделении.
- Разработка основных этапов внедрения и составление календарного плана работ по внедрению, установление ответственных и их обязанностей на каждом этапе.
- автоматизация складских операций: приёмка, комплектация заказов, учёт в разрезе мест хранения (в том числе управление распределёнными складами), отгрузка товаров и формирование закрывающей документации, работа с браком
- быстрый и своевременный учет материальных ценностей, их прихода и перемещения
- точное ведение всей складской документации
- своевременное и удобное ведение складского журнала (карточек)
- наличие всех необходимых инструментов для корректного проведения инвентаризации
- представление и обработка системы складских помещений
- управление персоналом склада
- анализ складского процесса и выбор лучшего варианта организации бизнес-процессов, увязанных со складом
- отслеживание результатов работы склада и анализ товаропотока
- повышение производительности работников склада
- повышение качества выполнения складских операций за счёт высокой точности обработки и значительного сокращения человеческого фактора
- сбор и обработка данных по складским операциям и возможность воздействия на управление складом (мотивация и проч.).
- Склад работает с однотипным товаром, движение товаров на складе простое и линейное (одно наименование).
Как реализована система управления складом в Рули24?
Когда мы разрабатывали модуль управления складом, то ставили перед собой важные задачи.
Включить автоматизацию склада в комплексную систему автоматизации всех бизнес-процессов компании. Несмотря на то, что Рули24 достаточно легко интегрируется с 1С и сервисом «Мой склад», мы пришли к пониманию, что xRM всё же должна быть единой IT-инфраструктурой для целей управления. Нам удалось построить систему комплексного управления предприятием, начиная от управления контактами и продажами, заканчивая HR-функционалом. Очевидно, что представить такой комплекс без складской программы было странно.
Улучшить качество обслуживания внутреннего (в случае производства) и внешнего клиента за счёт оперативного формирования заказов с учётом того, что именно комплектация заказа является самой трудоёмкой и дорогостоящей операцией на складе, особенно в случае интернет-магазина. Кстати, ведение истории заказов также положительно сказывается на клиентской лояльности.
Повысить ответственность МОЛ (материально-ответственных лиц) и одновременно облегчить работу персонала склада. Когда ведётся электронный учёт в режиме реального времени, шансы хищения сокращаются, а вот продуктивность и количество совершаемых в единицу времени операций растёт, по оценкам пользователей, до 30%.
В своё время был такой кейс: на складе эмалированной, металлической и пластиковой посуды была хроническая недостача. Инвентаризации и проверки не помогали, к тому же постоянно приходилось списывать эмаль с внешними сколами. После того, как на складе внедрили систему учёта, штрих-коды и поставили камеры наблюдения доля брака резко сократилась, недостачи упали почти до нуля, а заведующая складом упреждающе уволилась. Чуть позже при общении руководителя и кладовщиков выяснилось, что она активно «брала со склада», а сколы организовывала, чтобы списывать посуду и сбывать её по сниженной цене. Рядом с системой учёта её «дела по-старинке» выгорать перестали.
Внедрить максимум возможностей для складского учёта: работу с серийными номерами, штрих-кодами, артикулами; партионный учёт и учёт по ячейкам; работу с торговым оборудованием, прайс-листами, дисконтными картами; формирование всего пакета необходимой документации при поступлении на склад и дальнейшем товародвижении.
Обеспечить интеграцию с Интернет-магазинами и Битрикс24 для тех, кто предпочитает использовать их корпоративный портал+CRM и наш складской модуль. Мы это успешно реализовали посредством API.
В ходе решения задач возникали новые, мы активно апробировали решение и в итоге получилась довольно глубокая система складского учёта, которая отлично вписалась в остальные модули нашей xRM Рули24. В Рули24 можно вести неограниченное количество складов, вам всегда будет доступна информация об остатках в режиме реального времени, а для внутренних и внешних клиентов всегда будет обеспечена быстрая комплектация заказов.
Схема настройки и работы с системой довольно простая — все данные хранятся и обрабатываются в таблицах, информация заводится в систему с помощью понятных форм с набором необходимых полей. Для работы со складским модулем Рули24 необходимо минимальное знание компьютера и умение работать с устройствами ввода, мышкой и клавиатурой.
В самом начале работы в складском модуле регистрируются материально-ответственные лица, которые закрепляются за складом. Затем в зависимости от типа управления складом определяются правила хранения и размещения товара. Так, при ячеистой организации хранения можно не только привязывать товар к ячейкам, но и определять, как будет организовано товародвижение на складе, с каким приоритетом размещения в ячейках (в свободных, в однородных по товару, с заполнением не до конца заполненных и проч.).
Товар может заводиться в систему по штрих-коду (более популярно) и по серийному номеру.
В прямой взаимосвязи со складскими функциями находится раздел номенклатуры, данные номенклатурных справочников используются во всех задачах системы, в которых ведётся учёт и регистрация движений товарно-материальных ценностей и услуг. Рули24 Склад позволяет вести учёт номенклатуры по её характеристикам, под номенклатурой понимается совокупность названий и параметров каких-либо предметов, товаров, продукции и так далее.
Отдельно стоит сказать о возможностях партионного учёта в Рули24, который, как правило, применяется для товаров с ограниченным сроком годности, например продовольственных товаров. Система Рули24 Склад позволяет вести учет партий товаров посредством документа «Партионная карта». Партионная карта указывается при оформлении приходного ордера или создаётся автоматически при установке соответствующего признака в приходном ордере. Наличие товара хранится в регистре «Состояние склада» в разрезе партий. В расходных документах при вводе количества товара с признаком «Партионный учет» по методу FIFO автоматически рассчитывается количество по партиям и записываются в детальную таблицу «Количества по партиям» в базовых единицах, при этом есть возможность ручного указания партий и количеств по ним.
Таким образом, внутри системы формируются карточки товаров (партий товаров), по которым можно легко находить нужное, формировать заказы, проводить инвентаризацию.
Все действия с товарами сопровождаются документами, предусмотренными для целей складского учёта: актами списания, накладными на реализацию и перемещение, инвентаризационными ведомостями. Прямо в системе проводится обработка заказов и реализация товаров (как оптовая, так и розничная), оформляется возврат товаров и осуществляется резервирование, если есть такая необходимость. Ну и конечно, оговоримся ещё раз, что модуль Рули24 Склад является частью комплексной системы автоматизации, а значит, на практике позволяет управлять товародвижением исходя из сделки, клиента, структуры заказа или особенностей производства.
Во времена наших бабушек было такое понятие — «снимать склад». В любой организации, от строительной до молокозавода, эти простые слова были синонимом гигантского аврала, с непременными последующими разборками, недостачами, излишками и списаниями.Тем не менее, как мы уже говорили выше, до сих пор многие не спешат расстаться с ручным учётом.
Причина в этом чаще всего одна — жажда наживы и стремление обмануть руководителя. Бывает так, что автоматизация склада на какое-то время вносит сумятицу в работу и сотрудникам порой даже кажется, что работы стало больше. Это проходит по мере адаптации к новой информационной среде.
Эффект от автоматизации склада видно сразу: в ассортиментном отношении и стоимостном выражении, в оптимизации труда работников. Если компания сталкивается с саботажем складской программы, это сигнал к тому, что что-то идёт не так. И верный шаг тут один: автоматизировать складской учёт, обучать сотрудников и видеть позитивные итоги. Короче, не позволяйте нечистоплотному персоналу ловить рыбку в мутной воде ручного складского учёта.
- wms
- crm
- xrm
- управление складом
- складской учёт
- автоматизация склада
- автоматизация складского учёта
- Блог компании ООО «ИЛАДА»
- ERP-системы
- CRM-системы
Источник: habr.com
