Elma описание бизнес процессов

Ежегодно каждому работнику предоставляется оплачиваемый отпуск (ст. 122 ТК РФ). Отпуск можно разделить на части. Одна часть отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней, а остаток можно дробить, как угодно, например взять неделю отдыха, три дня между праздниками или даже один день.

Так может случиться, что работнику потребуется внеплановый отпуск по семейным обстоятельствам или же учебный отпуск, если он совмещает работу и учебу.

Если сотрудник своевременно не подаст заявление, то это повлияет на дальнейший процесс оформления отпуска, ведь отделу кадров требуется время на составление приказа, а бухгалтерии на перевод опускных. Более того, отпуск будь то плановый или же внеплановый не должен сказаться на деятельности компании, а значит необходимо заранее учесть замещение временно отсутствующего сотрудника.

Решением является описание бизнес-процесса «Заявление на отпуск», позволяющего пройти весь жизненный цикл: составление заявление, согласование, составление приказа, а при необходимости можно сразу назначить замещение на период отпуска.

Как построить внутренние процессы маркетплейса на ELMA | Вебинар

Рисунок 1. Пример графической модели процесса в дизайнере Elma3

Описанный процесс может быть автоматизирован с помощью любой системы управления БП (Elma, Camunda, 1C: Предприятие, Битрикс24, ORACLE и др.).

Автоматизация данного процесса позволит:

• установить четкий порядок действий;
• уменьшить время, затрачиваемое на создание и согласование документа;
• унифицировать формы заявления и приказ;
• своевременно уведомить руководство об отсутствии сотрудников.

Рассмотрим пример автоматизированного процесса в системе Elma 3 (рисунок 2).

Рисунок 2. Создание заявления на отпуск в системе Elma3

После запуска бизнес-процесса, инициатору необходимо заполнить обязательные и дополнительные поля.

В поле «Основание для отсутствия» кроме ежегодного основного оплачиваемого отпуска, работник так же имеет право написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы или учебный отпуск.

Исходя из введенных дат начала и конца отсутствия, автоматически просчитывается «Продолжительность отсутствия».

После файл с заявлением на отпуск будет сгенерирован автоматически на основе введенных данных (рисунок 3) и отправлен на согласование руководителю заявителя. Руководитель может согласовать документ, при необходимости назначив замещающего, или вернуть его на корректировку.

Рисунок 3. Автоматически сгенерированный файл заявления

Далее заявление уходит на последовательное согласование главному бухгалтеру и директору. Итогом является сгенерированный приказ о предоставлении отпуска (рисунок 4) и приказ о замещении временно отсутствующего сотрудника (пример формирования такого приказа был описан нами ранее).

Рисунок 4. Автоматически сгенерированный файл приказа

Заказать подробное описание процесса и шаблон генерации документа можно через форму обратной связи.

Источник: adcpro.ru

Обзор системы управления бизнес-процессами (BPMS)

BPMS (англ. Business Process Management System, система управления бизнес-процессами ) — программное обеспечение обеспечивающее моделирование, проектирование, разработку бизнес-процессов компании и контроль выполнения работ.

Ниже приведен обзор только одной BPM-системы — ELMA.

Обзор других BPMS и сравнение функционала можно посмотреть на сайте .

Сделаем краткий обзор BPM-системы ELMA:

1. Система ELMA относится к коммерческому типу программного обеспечения, разработчик одноименная компания ELMA . Первый релиз системы был в 2006 году. Полностью Российская разработка и включена в Единый реестр российских программ для ЭВМ .
2. Серверная часть устанавливается на ОС Microsoft Windows

BPMS позволяет управлять компанией согласно четырем стадиям жизненного цикла бизнес-процессов:

• Моделирование процессов с помощью условных графических обозначений нотации BPMN 2.0 на русском языке.

Моделирование биз

• Исполнение процессов, в ходе которого рабочие задачи, заложенные в модель бизнес-процесса, автоматически поступают ответственным сотрудникам.
• Контроль и мониторинг исполнения бизнес-процессов: сроки и качество выполнения задач, определенного участка или всего бизнес-процесса.

Аналитика процессов BPMS ELMA

• Улучшение бизнес-процессов согласно данным об эффективности работы: без программирования, посредством редактирования графической модели.

BPM-система подходит для автоматизации любых, в том числе сложных и разветвленных бизнес-процессов средних и крупных компаний. Не имеет отраслевой специфики и применяется для автоматизации процессов любого уровня декомпозиции: основные бизнес-процессы (генерируют прибыль компании), сервисные процессы (обеспечивают функционирование основных бизнес-процессов) и управленческие процессы компаний.

В состав решений ELMA входит BPM-система и 5 прикладных приложения:

• ELMA ECM+ автоматизирует документооборот и позволяет органично встроить ЭДО в сквозные бизнес-процессы предприятия.
• ELMA CRM+ сочетает операционную CRM и систему управления бизнес-процессами, реализуя подход тотальной вовлеченности в продажи.
• ELMA Проекты+ является комплексным решением для планирования и контроля работы по проектам, позволяющим поставить выполнение типовых проектов на поток.
• ELMA KPI позволяет настроить карту стратегических и операционных целей компании и связать стратегию руководства с деятельностью каждого сотрудника.
• ELMA IA (Intelligent Automation) — набор решений, который позволит поэтапно улучшать оцифрованные процессы, заменяя людей на интеллектуальных роботов в монотонных
  массовых операциях.

Кроме этого в ELMA реализована интернет-площадка готовых бизнес-процессов, модулей и пакетных решений ELMA Store, которые уже смоделированы, проверены и готовы к работе в системе. Пользователям доступны для скачивания платные и бесплатные компоненты.

Особенности технологии

• Возможность развития системы в компании без привлечения вендора.
• Возможность постепенного внедрения и последовательной автоматизации отдельных участков работы компании.
• Гибкость интеграции с внешними ИТ-продуктами, позволяющая избавиться от лоскутной автоматизации.
• Наличие графического редактора для моделирования бизнес-процессов согласно последней версии нотации BPMN 2.0 на русском языке.
• Масштабируемость и высокая отказоустойчивость системы.
• Контроль действий пользователей, включая историю изменения данных.
• Постоянное развитие продукта: мажорные обновления предоставляются дважды в год, минорные обновления – каждый месяц.

Коммерческая информация

Система управления бизнес-процессами ELMA поставляется в трех редакциях:

• ELMA Community Edition
• ELMA Standard
• ELMA Enterprise

ELMA Community Edition бесплатная полнофункциональная BPM-система без ограничений по времени и количеству пользователей Поставка ведется в формате двух готовых пакетов на 20 и 30 пользователей по выгодной стоимости.

ELMA Standard предназначенная одновременной работы в системе от 5 до 150 пользователей.

В состав редакции входит платформа ELMA BPM, конкурентные и именные лицензии, а также приложение для электронного документооборота ELMA ECM+. Максимальное количество конкурентных лицензий ELMA Standard – 50 штук. Количество именных лицензий – до 150 штук. При комбинировании именных и конкурентных лицензий редакция поставки позволяет автоматизировать порядка 150 – 600 рабочих мест.

Кроме этого, редакция ELMA Standard позволяет установить дополнительные приложения ELMA CRM+, ELMA KPI, ELMA Проекты+ и мобильные приложения.

ELMA Enterprise обладает повышенной производительностью и подходит для крупных компаний. Использует распределенную серверную структуру, поддерживает OracleDatabase, позволяя обеспечить высокую отказоустойчивость и масштабируемость системы.

Редакция ELMA Enterprise не имеет ограничений по количеству лицензий для пользователей. Разработанная специально для крупных компаний, ELMA Enterprise обеспечивает возможность одновременной работы в системе для максимального количества пользователей (тысячи рабочих мест).

Конкурентные преимущества

• Автоматизации бизнес-процессов любой сложности и уровня декомпозиции
• Гибкая настройка бизнес-процессов согласно потребностям и специфике предприятия
• Гибкие настройки интерфейсов пользователей, легкая визуальная и функциональная адаптация системы под нужды заказчика
• Система непрерывного улучшения уже реализованных в системе бизнес-процессов без программирования и без остановки системы
• Легкая интеграция с внешними ИТ-системами и приложениями
• Удобные редакции поставки системы для малого, среднего и крупного бизнеса
• Продуманная система прикладных приложений, позволяющая использовать специализированный функционал решений
• Быстрый запуск и внедрение системы на предприятии.

Правовая защита основных технологических решений продукта

Свидетельство о государственной регистрации программы для ЭВМ №2016615985 «ELMA» . Дата государственной регистрации в Реестре программ для ЭВМ: 02 июня 2016 г.

Опыт применения

Екатеринбургская электросетевая компания (ЕСЭК) входит в тройку ведущих сетевых компаний России по объёму электросетевого хозяйства. Компании требовалось решение для автоматизации документооборота с функционалом, превышающим возможности СЭД-систем.

Внедрение ELMA позволило перенести фокус с электронного документооборота на автоматизацию бизнес-процессов компании. Основными критериями выбора решения стали: соответствие функциональным требованиям, удобство для сотрудников предприятия, сроки внедрения. Параллельно с ELMA в компании шло внедрение ERP-системы, и предприятию требовалось реализовать оперативную интеграцию данных.

Благодаря внедрению ELMA процессы движения документов выполняются должным образом и в регламентированные сроки. Работа в ИТ-системе дисциплинирует сотрудников, повышает эффективность работы и способствует развитию предприятия.

Запсибкомбанк – крупный региональный банк, занимающий лидирующие позиции по размеру активов среди финансовых организаций Тюменской области. Сегодня Запсибкомбанк представлен в большинстве экономически значимых регионов страны и насчитывает более 84 отделений.

С помощью системы ELMAЗапсибкомбанк автоматизировал внутренние бизнес-процессы, начав переход на процессное управление с самых массовых процессов: обработки входящих писем, служебных записок, распоряжений и приказов, счетов на оплату. Они обеспечили нагрузку и позволили оптимально настроить систему.

Основными критериями для выбора решения стали простая нотация для описания бизнес-процессов BPMN2.0 и понятный язык программирования, такой как C Sharp, который используется в ELMA. Другими важными критериями были гибкость настройки и разумная стоимость.

Корпорации «Центр» – крупная торговая сеть по продаже электроники и бытовой техники. Магазины сети представлены более чем в 130 городах и 23 регионах России. Внедрение BPMSпозволило наладить взаимодействие между центральным офисом и розничными точками сети, а также выстроить слаженную работу подразделений корпорации.

В системе ELMA был автоматизирован внутренний документооборот, заявки в подразделения, а также такие сложные бизнес-процессы, как открытие и закрытие магазинов. В BPM-системе задействованы все структурные подразделения торговой сети.

Промышленная компания «Пластик» производит полипропиленовые трубы и фитинги для систем водоснабжения и отопления. Продукция компании представлена в 73 регионах России, в Казахстане и Республике Беларусь.

Задачей BPM-системы стала автоматизация производственных бизнес-процессов, процессов продаж и обслуживания клиентов компании. Благодаря переходу на процессное управление компании удалось повысить исполнительскую дисциплину сотрудников всех должностных уровней, обеспечить обмен информацией между подразделениями без искажений и создать единое информационное пространство для всех подразделений и филиалов.

#bpm #bpms #bpm-система #бизнес-процесс #ELMA #автоматизация бизнеса

Источник: dzen.ru

Управление бизнес-процессами с помощью приложения ELMA

BPM-системы, которые предназначены для эффективного управления бизнес-процессами, впервые были использованы на западе, но сейчас они стали достаточно популярными и в России.

Главным их предназначением является выполнение управления различными компаниями с помощью специальных программ. Для успешного управления любыми бизнес-процессами при внедрении описываемых систем производится моделирование (проектирование) данных процессов. Для этого применяются специальные диаграммы, т.е. фактически схема всех этапов бизнес-процесса в графическом виде.

Такой класс программ называется BPMS (Business Process Management System) или BPM-системы.

Чтобы при функционировании организации программа могла полноценно контролировать бизнес-процесс, диаграммы должны быть загружены в компьютер и приведены в исполнение. Таким образом, достигается максимальное соответствие между разработанной моделью и реально протекающим процессом.

Для успешной реализации принципа ВРМ используется приложение ELMA, оно дает возможность создавать такие информационные системы, которые способны гибко корректировать свои параметры в соответствии с теми изменениями, которые происходят в бизнес-процессах организации. Такой подход обеспечивает точное выполнение процессов той или иной компании и наводит в них порядок.

Функции приложения ELMA достаточно разнообразны, но все они могут быть отнесены к одной из четырех групп, которые соответствуют этапам жизненного цикла PDCA.

Видео — Cистема управления бизнесом — ELMA ECM

Это моделирование, выполнение, мониторинг и оптимизация процессов.

Эту последовательность (цикл) описал известный гуру – Эдвард Деминг, поэтому его часто называют циклом Деминга.

Моделирование бизнес-процессов

Моделирование (проектирование) является первым этапом работы с приложением ELMA. Оно реализовывается в программе, которая имеет название «Дизайнер ELMA». Эта программа отличается простым интерфейсом и входит в стандартный комплект ELMA .

Стоит обратить внимание, что моделирование может производиться бизнес-аналитиком, так как оно не требует обязательного участия программиста. Процесс описывается с помощью наглядных диаграмм, которые будут понятны не только аналитикам, но и начальству компании. Диаграмма отображает стадии процесса, последовательность их исполнения и конкретный набор мероприятий. Построение графической модели производится путем выбора требуемых блоков и их перемещения с помощью мыши. После этого между блоками операций делаются переходы.

В работе приложения ELMA применяется стандартная для бизнес-процессов ВРМN нотация. Самый новый вариант нотации, из существующих сегодня, обозначается номером 2.0.

Когда диаграмма бизнес-процесса готова, начинают применяться те данные, которые предназначены для работы в пределах процесса и выполняется настройка всех операций. К примеру, для задач пользовательского типа определяются исходные данные, с которыми предполагается работать исполнителю, данные, которые ему следует предоставить в конце и действия для исполнения.

После окончания этапа моделирования бизнес-процесс должен быть опубликован. Это означает, что он компилируется, а затем становится пригодным для запуска в интерфейсе ELMA.

Выполнение бизнес-процессов

Выполнение (исполнение) бизнес-процесса начинается тогда, когда готовая модель появляется на сервере приложения. Функционирование системы устроено так, что в один и тот же момент можно запускать большое количество экземпляров того или иного процесса. Выполняются они параллельно, для чего применяется одна модель.

Начиная с первого события и заканчивая последним, бизнес-процесс реализуется на основе его графической модели. Списки тех работ, которые должны производиться сотрудниками компания при этом формируются в автоматическом режиме. Задача назначается тому или иному пользователю только тогда, когда пришло время исполнения соответствующего этапа.

Все исполнители получают информацию только о тех работах, которые им предназначены и ничего не знают о других задачах. Каждый пользователь должен делать только то, что ему поручено и не должен отслеживать другие шаги бизнес-процесса. Задачи определяются системой автоматически.

Все задачи, которые ставятся перед пользователями, оформляются как страницы, содержащие всю информацию, нужную для выполнения работы и для принятия решений.

В том случае, если исполнитель должен вводить какие-либо данные, страница будет иметь специальные поля, которые следует заполнить. Получается, что пользователь получает все требуемые ресурсы и выполняет поставленные задачи в одном месте.

От пользователя не требуется внимания к тому, какую работу будет делать следующий исполнитель, за это отвечает приложение ELMA. Если есть задачи, для исполнения которых не нужны реальные действия сотрудников компании, ELMA их выполняет в автоматическом режиме с очень большой скоростью. Это может быть определение конкретного хода процесса, исполнение сценариев, посылка сообщений и многое другое.

Мониторинг и контроль бизнес-процессов

Запущенный процесс имеет определенное количество экземпляров, и на каждый из них заводится своя карточка (страница). Любая из них имеет все необходимую информацию по конкретному экземпляру, это – текущие показатели, исполняемые в данный момент задачи, статусы задач, их исполнители и т. д.

С помощью карточки процесса производится управление его ходом, которое может выполнять пользователь, имеющий требуемые для этого права. При этом можно изменить характеристики процесса или прервать его исполнение.

Контроль исполнения поставленных задач и общего хода процесса производится с помощью удобных и простых инструментов приложения ELMA. Пользователи имеют для этого все необходимые средства. На странице под названием «Мои процессы» есть список экземпляров, относящихся к данному пользователю, в которых он выполняет роль инициатора, исполнителя или ответственного. Для того чтобы найти требуемый процесс применяется специальный фильтр страницы.

Те процессы, в которых пользователь исполняет роль куратора, владельца или информируемого, отображаются на странице под названием «Мониторинг процессов». Конкретный пользователь может не быть участником тех или иных процессов, имеющихся на странице, но с информацией о них он имеет возможность ознакомиться. При необходимости получения подробностей о процессе, с данной страницы можно перейти на его карточку.

Среди средств, использующихся при контроле процессов, есть еще одно – ознакомление с его картой. В веб-интерфейсе описываемого приложения она имеет такой же вид, как и графическая модель в дизайнере. Отличием являются пометки, так как на карте отражен запущенный процесс.

Мониторинг процессов

Операции, выполнение которых уже закончено, находятся в синей рамке, сделанные переходы обрамлены жирной линией, а операция, которая сейчас выполняется, находится в зеленой рамке.

Это позволяет ознакомиться не только с выполняемыми сейчас задачами, но и с прошлым этапом процесса. Карта процесса доступна всегда с карточки экземпляра.

У руководителя нет необходимости вручную прослеживать все шаги процесса. Например, при задержке выполнения задач тем или иным исполнителем, руководитель сразу будет об этом осведомлен.

Пример бизнес-процесса компании — заявка на приобретение офисной техники

К тому же с помощью обычных средств наблюдения руководители имеют возможность отслеживать те или иные задачи. Как и все другие задачи, задачи процессов отражены на страницах.

Графическое отображение бизнес-процесса компании — заявка на приобретение офисной техники

Указаны зоны ответственности и этапы исполнения. Таким образом настраивается и отображается в Дизайнер ELMA любой процесс.

Видео: Дизайнер бизнес процессов ELMA

Оптимизация бизнес-процессов

Во многих случаях при исполнении бизнес-процесса, у сотрудников компании появляются различные идеи и предложения, касающиеся усовершенствования процесса. Часто подобные предложения приносят большую пользу, а доработка процесса позволяет сделать работу компании более успешной. Коррективы могут быть внесены в процесс без его остановки. Быстрое внесение изменений и проверка их уместности являются преимуществом управления с помощью приложения ELMA.

Для примера можно рассмотреть случай, когда руководитель принимает решение о том, что задача о составлении сметы будет исполняться не менеджером, который занимается продажами, а коммерческим директором.

С помощью ELMA корректировка процесса и его применение в новом состоянии может быть сделано немедленно. Для этого не потребуется ни остановка системы, ни участие программиста. Уместность изменений может быть оценена сразу же после исполнения процесса с их учетом.

Рассмотрим некоторые модели бизнес-процессов.

Заявление на получение командировки

Вначале запрос регистрируется из нескольких источников в процессе под названием «Служба поддержки». Для того чтобы время сотрудников применялось эффективно, все запросы типизируются. Например, в IT-компании в роли адресатов могут выступить разработчик и тестировщик.

После этого в процессе, который называется «Согласование бюджета» происходит реализация нескольких шлюзов между бухгалтерией и разнообразными подразделениями. Департаменты локального типа должны показать свои потребности на следующий год, при этом они действуют независимо друг от друга.

Интеграция ELMA BPM с 1С с помощью готового модуля

Работа приложения ELMA может производиться как совместно с другими системами, выполняющими свои задачи в компании, так и независимо от них. Несмотря на то, что ELMA способна успешно функционировать со многими приложениями, которые имеют архитектуру SOA, работа с «1С Предприятие» особенно важна. Для того чтобы совместная работа была простой и эффективной применяется специальный модуль под названием «Интеграция с 1С».

Важно: Возможна интеграция с несколькими 1С конфигурациями одновременно.