Если все согласования у вас по-прежнему происходят на бумаге или в электронной почте, менеджеры пропускают заявки, задача “подготовить отчет” тянется месяцами, а разработчик присылает все новые и новые счета за доработки ПО, диагноз ясен — вам не хватает автоматизации. Рассмотрим основные “слабые” места и как это исправить.
Автоматизация бизнес-процессов призвана решить две основные задачи. Первое — это привести все процессы к единому знаменателю, чтобы не было невыполненных заданий, сорванных сроков или растраты времени на лишние действия. И второе — переложить все рутинные этапы на программное обеспечение, разгрузить сотрудников, чтобы они занимались действительно важными делами и избегали ошибок по человеческой невнимательности.
Звучит обоснованно и прогрессивно, но как понять — нужны ли вашей компании все эти новшества? Ответ — однозначное “да”, если вы узнаете себя и свой бизнес хотя бы в нескольких пунктах, перечисленных ниже.
1. У бизнеса нет стратегии
5 ошибок автоматизации бизнес-процессов
Вы плывете туда, не зная куда, имея лишь расплывчатые представления о будущем и едва успевая разбираться с “текучкой”. Автоматизация, а именно внедрение грамотной CRM-системы, поможет упорядочить бесконечный поток входящих, автоматически ставить задачи и контролировать работу сотрудников, а еще разгрузить время чтобы подумать над глобальным видением.
2. Подразделения взаимодействуют неэффективно
Разные отделы вроде бы работают по четким заданиям, но в результате все равно не могут правильно выстроить взаимодействие, где-то не доделывают, а где-то дублируют работу друг друга.
3. Никто не понимает, как работает процесс
Один сотрудник закончил работу над своим отрезком цепочки, а дальше… куда? Если в вашей компании много процессов, и каждый из них состоит из большого количества этапов, в которых задействованы разные люди, отсутствие автоматизации губительно скажется на результатах. Кто-то забудет передать задачу, а кто-то потеряет время, ведь никто не сказал, что надо что-то делать.
4. Вы до сих пор ждете бумаги на подпись
Распечатка приказов и соглашений, подписание договоров в бумажном виде, бумажные счета, акты, счет-фактуры, товарные накладные, которые теряются, дублируются и “забываются” отправить — это все пережитки прошлого. Нужно решение для автоматизированного документооборота, который поможет эффективно управлять документами.
5. Вы не можете быть мобильным
Зачем автоматизация в бизнесе? | Как автоматизировать бизнес-процессы | Екатерина Азизова
Вы и ваши сотрудники намертво привязаны к рабочему месту и не можете решать возникающие проблемы “на ходу”. Совещания с личным присутствием, на которых раздаются задачи и сдаются отчеты, до сих пор отнимают львиную долю времени.
6. Вы храните данные поставщиков в гугл-таблице или эксель-файле
Как только поставщиков станет больше определенного количества или все они массово начнут менять цены, эта система рухнет. Нужен современный инструмент для управления закупками, который поможет получить наиболее выгодные условия, контролировать сроки и удобно работать с единой базой.
7. Сотрудники месяцами готовят отчеты
Чтобы подготовить отчет, нужно собрать все данные из бесконечных переписок, спросить у разных отделов и зачастую вручную все посчитать. Задание “подготовьте отчет” уже стало синонимом бесконечной бумажной волокиты и бессонных ночей, а потом точно придется переделывать, потому что наверняка что-то забыли.
8. В финансовых документах нет системы
Запутаться в финансовых документах, например счет-фактурах или товарных накладных, это проще простого. Электронная система для управления финансовыми документами призвана сэкономить время, минимизировать ошибки и опечатки, не пропустить сроки оплат и исключить дублирование платежей.
9. Вы хотите расширять бизнес, но все и так еле держится
Существующие разработки едва покрывают текущие нужды вашей компании, поэтому мысли о расширении и новых высотах вы откладываете на неопределенный срок. А ваши конкуренты тем временем несутся вперед на всех порах.
10. Ваши менеджеры пропускают заявки
Запросы от клиентов приходят через сайт, соцсети, мессенджеры и почту — в таком потоке сложно не пропустить что-то, а ведь каждая ошибка может стоить вам клиента. Выход — автоматизировать обработку заявок. Рутину пусть делает диалоговый робот, а эффективность сотрудников можно повысить с помощью специальных триггеров.
11. У вас нет электронного архива
Задача “найти что-то в архиве” — это эпопея на полдня? Вам нужен электронный архив, который не только упорядочит хранение документов, но и обеспечит их безопасность. А освободившиеся помещения можно переделать под зоны отдыха.
12. Сотрудники запутались в IT-системах
Чтобы провести одну операцию или сделку от начала до конца, нужно открыть с десяток разных программ с разным интерфейсом и логикой? Это долго, неудобно и провоцирует лишние ошибки.
13. Вы тратите на собственные IT-решения больше, чем планировали
Устав от разношерстных программ, вы решили вложиться и сделать собственное ПО, но не учли бесконечное количество правок и дополнительных вложений. В итоге вы получаете бесконечные затраты и весьма сомнительную пользу.
14. Сотрудники не умеют пользоваться вашим ПО
Вместе с разработчиком вы создаете подробные и длинные инструкции о том, как пользоваться программами. Но сотрудники не могут в них разобраться. А если приходит обновление и новые инструкции, работа точно встанет.
15. Ваша программа постоянно устаревает
Это бесконечная игра в догонялки: бизнес растет, появляются новые процессы, а программа все еще не может охватить все бизнес-задачи и ее нужно обновлять снова и снова. Тем временем счета за доработки растут… Не теряйте время и деньги, возьмите готовое решение — комплексную систему по автоматизации и роботизации бизнес-процессов для эффективной работы от компании FLEXBBY.
FLEXBBY — это шесть многофункциональных модулей для автоматизации документооборота, продаж, этапов согласований, отчетов, аналитики и многих других бизнес-процессов. Модули можно использовать по отдельности или все вместе, для максимальной эффективности работы компании. Оставьте заявку на демо-доступ к интеллектуальным бизнес-решениям FLEXBBY.
Источник: kto-chto-gde.ru
Если не автоматизировать бизнес процесс
В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.
Еще до кризиса из-за COVID-19 автоматизация была удобным инструментом для повышения операционной эффективности и роста производительности предприятий. Однако компании не спешили переходить на цифровые инструменты, опасаясь рисков, связанных с внедрением любой инновационной технологии: слабо прогнозируемых сроков окупаемости, недостаточно прозрачного влияния на текущие бизнес-процессы и противодействия со стороны «живых» сотрудников.
Именно пандемия показала, что передовые технологии, такие как RPA (Robotic process automation, роботизация бизнес-процессов), имеют решающее значение в процессе реагирования бизнеса на глубокие экономические и социальные потрясения. Так, в разгар COVID-19 бизнес столкнулся с потоком новых требований и запросов от клиентов: к примеру, у многих компаний в разы выросли объем электронного документооборота и число электронных транзакций. Роботизация бизнес-процессов, наряду с другими преобразующими технологиями, такими как ИИ, машинное обучение, big data и интернет вещей, позволила компаниям своевременно реагировать на меняющиеся потребности клиентов и поддерживать непрерывность бизнеса. Руководители предприятий, которым благодаря цифровизации не пришлось в срочном режиме перераспределять рабочую силу, открыли глаза на преимущества автоматизации.
В результате за последний год в мире произошло больше цифровых преобразований, чем за предыдущие пять лет. И хотя в начале пандемии ИТ-директора были вынуждены приостановить реализацию большинства ИТ-проектов, в том числе в области внедрения RPA, это было лишь временное затишье перед бурей. Так, по результатам опроса Forrester, 48% организаций по всему миру уже ускорили планы внедрения RPA. На волне повышенного интереса рынок RPA будет расти со средней скоростью 45-50% в следующие два года, считают в Everest Group. Аналитики Gartner с этим согласны – они прогнозируют 20%-й рост рынка RPA в 2021 году.
Заставь искусственный интеллект самообучаться и совершенствоваться – выбирай онлайн-курсы в каталоге курсов по машинному обучению.
Где роботы полезны больше всего
В 2020 году организации по всему миру внедряли технологии RPA в процессах, пострадавших от пандемии: к примеру, 83% опрошенных techUK бизнес-руководителей за счет RPA повышали гибкость и устойчивость операций в цепочке поставок, а 75% – поддерживали работу удаленных сотрудников.
Роботы также оказались чрезвычайно полезны там, где обрабатывались большие объемы документации: в кол-центрах, службах поддержки и обслуживания клиентов, отделах кадров, финансовых департаментах. Ведь они невосприимчивы к коронавирусу, не нуждаются в самоизоляции и работают 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, причем без ошибок «человеческого» фактора. Поэтому 80% компаний, опрошенных techUK, использовали роботизацию для того, чтобы автоматизировать бэк-офис и ускорить решение операционных задач.
К примеру, компания «Аскона» внедрила робота на базе UiPath, который обрабатывает входящие электронные документы с услугами от контрагентов в учетной системе предприятия. Теперь процесс, который раньше отнимал порядка 200 часов работы задействованной команды, занимает не более часа и контролируется всего одним сотрудником.
А ГК «Эфко» смогла взять под контроль поток входящих заказов даже в разгар пандемии. Робот, созданный на основе RPA-платформы UiPath, в автоматическом режиме проверяет импорт каждой входящей заявки в систему «1С» и отправляет уведомление, если заказ теряется. До цифровизации процессом обработки заявок занимались два специалиста, причем тратили на каждую из них не меньше восьми минут.
Что мешает внедрению RPA
Однако автоматизация бизнес-процессов до сих пор не всегда проходит гладко. По оценкам аналитиков, поразительные 30-50% проектов внедрения RPA не минуют пилотную фазу или проверку концепции. Это можно связать с двумя факторами:
- Во-первых, бизнес-лидеры уделяют недостаточно внимания стратегическому планированию автоматизации: не выстраивают дорожные карты, не интервьюируют сотрудников с целью узнать, где технология RPA принесет большую ценность. Из-за такого поверхностного подхода предприятиям трудно эффективно управлять изменениями и «бесшовно» интегрировать технологию в текущую организационную структуру и уже отлаженные бизнес-процессы.
- Во-вторых, организации сталкиваются с неприятием новой технологии со стороны команды. Во время недавнего опроса Forrester Research 57% бизнес-лидеров поделились, что их сотрудники обеспокоены своей способностью добиться успеха в работе из-за ускоренной автоматизации процессов. А 14% и вовсе признали, что работники чувствуют угрозу из-за растущей сложности задач. Особенно острые негативные эмоции роботизация вызывает у людей, которые долгое время работали на какую-то компанию, привыкли выполняли свои обязанности определенным образом и не собирались ничего менять. Многие такие сотрудники всерьез опасаются потерять рабочее место, поэтому выступают резко против внедрения RPA.
Как начать автоматизировать бизнес-процессы уже сегодня
Чтобы преодолеть сопротивление команды и убедить сотрудников в том, что цифровизация — это естественно и не грозит им потерей рабочих мест и, как результат, извлечь максимальную пользу из партнерства человека и машины, организациям следует пересмотреть свой подход к развертыванию RPA.
Важно сосредоточиться на «человеческом» факторе:
- Открыто говорить о том, как изменятся рабочие обязанности сотрудников с внедрением автоматизации. Важно показать команде, что роботы предназначены не для того, чтобы заменить людей, а для того, чтобы сделать их работу лучше и быстрее. С этой целью компании, например, создают видео-кейсы с историями сотрудников, которые уже получили выгоду от развертывания RPA. Или просят давать имена роботам: для иллюстрации, в компании Costain уже есть роботы Арчи и Марли. На первый взгляд, методики кажутся слишком простыми. Но именно такие несложные психологические приемы безотказно работают, когда нужно помочь людям принять RPA и увидеть в технологии помощника, а не угрозу.
- Научить сотрудников эффективно взаимодействовать с технологией. Это уменьшит их страх перед неопределенностью. К примеру, PwC обучила уже более 50 тысяч сотрудников работе с RPA от UiPath. В компании отмечают, что это привело к росту производительности и более грамотной работе с цифровыми технологиями. Тем более, сегодня существует множество бесплатных вебинаров, курсов, онлайн-программ и других образовательных инструментов в сфере RPA.
- И, наконец, подключить команду к процессу разработки RPA-систем. Это позволит не только создать у сотрудников чувство причастности к инновационному развитию компании, но и создать такой продукт, который будет полностью удовлетворять их потребностям и запросам.
Почему роботизация нужна бизнесу
Хотя еще до локдауна был автоматизирован огромный объем работы, COVID-19 существенно ускорил процесс трансформации для многих компаний. По данным глобального опроса McKinsey, компании в среднем на три-четыре года опережают докарантинные прогнозы по оцифровке взаимодействия с клиентами, а также цепочек поставок и их внутренних операций, по доле цифровых продуктов в их портфолио — на семь лет.
Но в прошлом году ускорение цифрового прогресса было сопряжено с рядом трудностей, в том числе для рядовых сотрудников организаций. Им пришлось, во-первых, быстро получать необходимые навыки для работы с передовыми цифровыми продуктами, а во-вторых, полностью перестраивать текущие рабочие процессы, нередко даже те, что не менялись годами. И все это — в условиях перехода на дистанционку, нестабильной экономической ситуации и опасений попасть под сокращение из-за COVID-19. Поэтому естественно, что у сотрудников сформировались некоторые предубеждения в отношении цифровизации.
Тем не менее, цифровизация — это нормальный, закономерный для бизнеса процесс. Единственное, что изменилось, — наличие выбора. Если раньше многие компании говорили и не делали, сейчас делать вынуждены все. Потому что если бизнес не оцифровывает процессы, он мгновенно выбывает из конкурентной гонки. Уже сейчас понятно, что только те предприятия, в которых сотрудники примут роботизацию и научатся взаимодействовать с технологиями RPA, смогут сократить время на выполнение рутинных операций, сбалансировать работу департаментов и, в конечном счете, получить существенный рост выручки и расширение производства.
Основное о роботах и постпандемии
- Роботизация смогла поддерживать непрерывность бизнеса даже в условиях локдауна, ведь роботы не болеют, им не нужно выдерживать самоизоляцию или сохранять социальную дистанцию с людьми.
- Роботы больше всего полезны там, где обрабатываются большие объемы информации: в кол-центрах, службах поддержки и обслуживания клиентов, отделах кадров, финансовых департаментах.
- Роботизация также упрощает процессы в цепочке поставок — с помощью RPA можно не только планировать оптимальные маршруты транспорта и график погрузки и отгрузки товаров, но и отслеживать товары в пути.
- Роботизация незаменима в процессе организации удаленной работы сотрудников. Именно роботы выполняют большую часть рутинной офисной работы, в то время как команда может заняться решением стратегических и креативных вопросов.
- Однако сотрудники в большинстве компаний все еще достаточно скептично настроены по отношению к автоматизации с помощью RPA и боятся потерять рабочие места.
- Чтобы этого избежать, важно наладить с командой открытый диалог об автоматизации, включить сотрудников в процесс разработки систем RPA и научить их взаимодействовать с новыми цифровыми продуктами.
Фото на обложке: Jokiewalker / Shutterstock
- Искусственный интеллект
- Чат-боты
- Бизнес
- Машинное обучение
- Мир после эпидемии
- Роботы
Источник: rb.ru
Позвольте людям работать руками (или почему вам не нужна автоматизация)
Рано или поздно каждый продакт становится достаточно матёрым, чтобы грамотно автоматизировать любую ручную работу:
- Финотдел тратит время на отчет? Вот вам кнопка, жмите, отчет сформируется автоматически!
- Аналитики делают ручные выгрузки? Вжух, и у нас теперь красивый автоматический дашборд!
- Сэйлзы заполняют данные о клиенте вручную? Хоп, и данные уже парсятся автоматом!
Тогда продакт начинает чувствовать себя этакой Белоснежкой, которая улучшает всё, к чему прикоснется. Да и коллеги его хвалят — ведь всем нравится, когда что-то делалось руками, а теперь работает «само по себе». Пусть вкалывают роботы, а не человек!
Но это ошибка.
На длинной дистанции автоматизация часто бесполезна и даже вредна для бизнеса. А продакт – как раз тот человек, который должен предостеречь окружающих.
Сегодня расскажу, как вовремя распознать зловредную автоматизацию.
Не все автоматизации одинаково полезны
1. За комаром не ходь с топором
Как правило, в каждом бизнесе есть бутылочное горлышко или точка ограничения, которая мешает масштабировать прибыль. Любая деятельность, которая не ведет к устранению этого ограничения, – малополезна для бизнеса.
Это плюс-минус очевидно.
Но когда речь заходит об автоматизации ручной работы – редко кто задается вопросом: «А как это повлияет на наши ключевые метрики?».
Допустим, вы прокачали маркетинг и трафик на сайт льется рекой. Потенциальные клиенты заходят и оставляют заявки на обратный звонок. Но у вас всего 2 сэйлза , которые физически не успевают прозвонить все заявки.
Нужно ли в этой ситуации фокусировать силы вашей небольшой IT-команды на улучшение инструментов финотдела? Очевидно, нет – прямо сейчас это никак не поможет бизнесу, не даст роста прибыли.
Если очень хочется что-то автоматизировать – лучше сделайте скоринг заявок, чтобы сэйлзы знали, какие заявки прозванивать в первую очередь. Но хитрость в том, что обычно проще нанять еще 10 сэйлзов, чем что-либо программировать.
2. Кошке игрушки, а мышке слёзки
Конечно, не всегда автоматизация – это про кратный рост и масштабирование прибыли. Иногда это просто желание сэкономить. Мол, сейчас тратим деньги на ручную работу, автоматизируем её и будет экономия!
Что ж, звучит неплохо.
Но на практике автоматизация чаще ведет не к экономии, а к замене одних расходов другими.
Например, саппорт жалуется: «Мы ежемесячно тратим время на эту рутину! Давайте ее автоматизируем!». Продакт-Белоснежка уже потирает руки – он умеет решать такие задачи и сейчас всё сделает в лучшем виде!
Вот что произойдет дальше:
- продакт потратит неделю на проектирование автоматизации;
- разработчики потратят ещё неделю-другую на её реализацию;
- результат выльют на продакшн;
- саппорт немного порадуется, ведь ручной работы стало чуть меньше;
- а ручной работой теперь будут заниматься уже разработчики, вынужденные поддерживать эту автоматизацию (документация, регрессия, поиск-починка багов, хотфиксы и т.д.);
- также вырастет сложность проекта, а значит, все будущие доработки функционала будут стоить дороже;
- в итоге мы тратим 50 фантиков на работу высокооплачиваемых разработчиков вместо того, чтобы тратить 5 фантиков на работу саппорта!
Суть в том, что не бывает автоматизации, которая работает сама по себе. На самом деле вы просто заменяете одни процессы другими, зачастую более дорогими и сложными.
3. Где растяпа да тетеря, там не прибыль, а потеря
В разработке продукта практически не бывает задач, которые можно сделать «между делом». Пока время, энергия и фокус команды тратится на очередную автоматизацию – вы упускаете возможность найти реальные точки роста продукта и поработать над ними. А ваши конкуренты, тем временем, с удовольствием занимают рынок.
Есть типичная трагикомедия в двух действиях, которую раз за разом разыгрывают сотрудники операционных отделов.
Трагикомедия «Шеф, всё пропало!»
Действие первое, трагедия.
Прибегает к вам, скажем, руководитель отдела продаж.
Картинно заламывая руки, он говорит, что мы на грани катастрофы и если срочно не автоматизировать использование промокодов – то продажи рухнут, а квартальные цели компании будут безнадежно загублены. Судьба полимеров в ваших руках! Заодно он в красках расписывает, какие невыносимые мучения испытывает каждый рядовой сэйлз из-за необходимости вручную обрабатывать промокоды.
Вы, конечно, бросаете все дела и срочно продумываете автоматизацию промокодов. Закидываете хотфикс в спринт, а разработчики в поте лица овертаймят, чтобы быстрее вылить столь необходимый функционал. Сроки спринта сдвигаются, а иногда из него выкидываются какие-то другие задачи.
Действие второе, комедия.
Наконец, вы выливаете долгожданную автоматизацию на продакшн.
Проходит неделя, другая – вы смотрите аналитику. И видите, что промокод ввели буквально несколько пользователей.
Как же так? Ведь это такой важный функционал, от которого зависит будущее компании! Вы идете к заказчику, чтобы выяснить, в чем же дело.
А он и говорит: «Та чет маркетинг пока занят, они отложили интеграции с промокодами, туда-сюда, пятое-десятое. Короче, скип».
Проходит ещё полгода, и вы понимаете, что этот функционал просто не используется. То есть весь этот кипиш был зря. Сэйлзы забыли про эту задачу уже через неделю, а разработчики до сих пор вынуждены поддерживать её работу, проверять на регрессии, чинить баги и так далее.
Мораль сей басни такова:
- Каждый отдел искренне считает свои задачи самыми важными, это нормально.
- Операционные отделы, как правило, стараются операционку сократить – это тоже нормально, ведь они ищут способы оптимизировать свою работу.
- Но продакт должен с холодной головой оценивать реальные риски и выгоду для бизнеса. Для этого нужно сделать всего две вещи:
- Досконально разобраться: что делаем и зачем, как это работает сейчас и как будет работать после автоматизации.
- Открыть Excel или Google Sheets – и посчитать окупаемость предлагаемой автоматизации.
4. Ты ему о деле, а он: приходи на неделе
Допустим, ваш аналитик регулярно делает ручную выгрузку данных по продажам. Если вам нужно разово поменять условия этой выгрузки – вы просто говорите ему: «Олег, давай в этот раз без европейских клиентов».
И Олег рад стараться, ему так даже интереснее.
Но совсем другая история, если вы уже автоматизировали эту выгрузку. Теперь, если вам нужно изменить условия, то это превращается в проблему:
- придется или ставить задачу на разработчиков и ждать выливки,
- или пилить админку для управления настройками выгрузки.
А если эта информация нужна вам срочно?
И не забывайте, что проверить корректность полученных данных всё равно сможет только живой аналитик.
Здесь нет простого решения, всегда будет дилемма: менять настройки руками разработчиков или пилить дополнительный функционал для управления настройками. И то и другое дорого, медленно и усложняет архитектуру. В отличие от Олега.
5. Пустую воду как ни вари, а навару не будет
Нередко бывает и так, что нужно не автоматизировать процесс, а просто избавиться от него.
Например, фины просят автоматизировать отчет, который стал занимать слишком много времени. Худшее, что можно сделать в этой ситуации, – сразу начать думать, как бы лучше сделать автоматизацию.
Лучше сначала разобраться: кому этот отчет нужен и зачем. Иногда, к удивлению самих финов, оказывается, что отчет делается просто по традиции и сейчас он уже не востребован. Или что похожий отчет уже есть в какой-нибудь системе аналитики, просто фины с ней не работают. Или отчет нужен только для расчета KPI, и тогда проще поменять систему KPI, чем городить автоматизацию.
6. Курочка по зёрнышку клюёт, да сыта бывает
Даже в ситуациях, когда автоматизация какого-то процесса оправдана, – зачастую не оправдана полная его автоматизация.
Обычно можно разбить операционный процесс на несколько частей. Например, сначала автоматизировать самое трудоемкое, а остальное оставить в ручном режиме.
- быстрее продумать и реализовать задачу;
- быстрее снять операционную боль и дать профит бизнесу;
- уменьшить риски и стресс при переходе на новую систему;
- убедиться, что автоматизация действительно решает проблему и что ей реально пользуются;
- собрать фидбек и учесть его при автоматизации следующей части;
- а если что-то пойдет не так – откатить всё обратно дешевле и проще.
Поэтому если вы решились делать автоматизацию – сделайте её частично и посмотрите, как это сработает.
7. Без дела жить – только небо коптить
Если откинуть все рациональные доводы, то останется последний, эмоциональный:
Но люди же страдают!
Они делают руками то, что может делаться автоматически!
Я хочу им помочь!
Хорошо, давайте представим, что будет, если вы действительно автоматизируете их работу. Эти сотрудники станут просто не нужны (как минимум – в таком количестве). Неужели помощь заключается в том, чтобы их уволить?
Нет ничего плохого в том, что люди делают что-то руками, если это взаимовыгодная сделка:
- бизнес получает результат, и это быстрее-дешевле-гибче, чем пилить автоматизацию;
- сотрудник честно трудится и получает за это зарплату;
- используя заработанные деньги, он развивает экономику своей страны;
- государство получает рабочие места и налоговые поступления в бюджет.
Не нужно рушить эту идиллию своей навязчивой автоматизацией!
Хозяйке на заметку
Резюмируя, вот краткий список вопросов, которые стоит задать себе прежде, чем браться за любую автоматизацию:
- Влияет ли эта автоматизация на ключевые метрики бизнеса? Поможет ли она масштабировать прибыль?
- Сколько денег ежемесячно мы тратим на ручную работу, которую собираемся автоматизировать?
- А сколько прибыли приносит процесс, который мы собираемся автоматизировать? Может, лучше от него вообще отказаться?
- Насколько автоматизация окупится с учетом стоимости её разработки, внедрения, поддержки?
- Как мы будем менять настройки автоматизации, если когда возникнет такая необходимость?
- Должны ли мы автоматизировать весь процесс целиком или можем начать с малой его части?
Хорошая, годная автоматизация
Конечно, не любая автоматизация вредна. Навскидку я могу вспомнить 5 кейсов, когда автоматизация целесообразна и оправданна:
1. Госуслуги
Когда мы говорим об операционных процессах, которые затрагивают миллионы людей, – любая автоматизация будет заведомо выгодной.
Вы делаете в приложении кнопку «Сменить адрес прописки» – и вот уже миллионы людей не стоят в очередях, не общаются с хамоватыми бюрократами, не тратят дни на минутные дела!
2. Большие корпорации
- Если у вас стартап на 5 человек, то при найме нового сотрудника не сложно рассказать ему всё необходимое лично.
- Когда у вас в штате 50 сотрудников, то лучше, чтобы за онбординг новичков отвечал отдельный человек.
- Ну а если в компании уже сотни сотрудников, то разумно будет использовать LMS , чтобы поставить обучение новых людей на поток.
Правда, в случае с LMS или CRM – проще брать готовые решения, чем пилить что-то своё. Но в целом мысль такая, что чем больше компания, тем чаще оправдана автоматизация её внутренних инструментов.
3. Выход на новые рынки
Иногда вам нужно быстро проверить востребованность продукта на новых рынках – скажем, в десятке стран сразу. Представьте, как непросто нанять рекрутеров, сэйлзов, саппорт даже в одной незнакомой стране (с учетом местного законодательства, менталитета, рынка труда). А найм сразу в десяти странах вообще затея на грани фантастики, особенно если у вас раньше не было такого опыта.
В таком случае разумнее запускаться с автоматической воронкой продаж, если ваша бизнес-модель это позволяет. Да, конверсии наверняка будут хуже, но зато вы оцените востребованность продукта сразу во всех выбранных странах. А наращивать операционку сможете уже там, где даже автоматическая воронка дает нормальный результат.
4. Подготовка к масштабированию
Например, вы привлекли следующий раунд инвестиций и собираетесь потратить полученные деньги на привлечение новых клиентов. Но иногда кратный рост клиентской базы требует также кратного расширения операционных отделов.
И тогда вы оказываетесь перед выбором – нанимать десятки новых сотрудников или автоматизировать их работу. В такой ситуации автоматизация может быть хорошим решением.
5. Работа с B2B-клиентами
Допустим, вы работаете с корпоративными клиентами и каждый из них – это десятки или сотни пользователей вашего продукта. Если значительная часть этих клиентов испытывает какие-то неудобства, то лучше это исправить.
Например, руководителям компаний нужен ежемесячный отчёт по прогрессу своих сотрудников. Лучше дать им кнопку, по которой они этот отчёт получат, чем готовить такие отчёты в ручном режиме.
Разница с обычной автоматизацией здесь в том, что вы не только избавляетесь от ручной работы, но и получаете конкурентное преимущество для своего B2B-продукта. А это помогает привлекать новых клиентов и удерживать старых.
Расскажите в комментариях, если сталкивались с другими ситуациями, когда автоматизация хорошо окупалась.
Заключительная мысль
Возвращаясь к нашему продакт-менеджеру: фокусировка на автоматизации может навредить не только его продукту, но и ему самому. Вместо того чтобы думать о высокоуровневых метриках, он находит себе рутинные доработки и вязнет в них, иногда на годы.
Чтобы профессионально развиваться, продакту нужно научиться сдерживать свое желание хаотично улучшать всё подряд. Начать смотреть на продукт не как «Белоснежка-улучшатор», а как шахматист, который видит всю ситуацию на доске и понимает, куда сейчас нужно приложить усилия.
P. S. Выше я рассказал об автоматизации операционки руками собственных разработчиков. Но это не единственный возможный путь – есть же и готовые сторонние решения. Но их я умышленно оставил за скобками, потому что там отдельная история: свои плюсы-минусы, свои риски и подводные камни. Плюс, когда речь идет о покупке стороннего решения, обычно все скрупулезно считают окупаемость, ведь платить придется ежемесячно.
К самостоятельной же автоматизации нередко относятся более легкомысленно. Надеюсь, моя статья поможет иначе взглянуть на этот вопрос.
- автоматизация
- автоматизация рутины
- автоматизация бизнеса
- автоматизация бизнес-процессов
- Анализ и проектирование систем
- Управление проектами
- Управление продуктом
Источник: habr.com
