Если задачи в бизнес процессе по решению исполнителя могут выполняться произвольно спонтанно

Из предыдущей статьи про возможности программы 1С:Документооборот Вы узнали про процессы. А процессы рождают задачи: задачи согласования, исполнения, утверждения, ознакомления . Данный механизм, несомненно, автоматизирует совместную работу пользователей, однако среди всех поступивших задач встречаются такие, которые являются некритическими и, бывает, отвлекают сотрудника от основной деятельности. К примеру, задача ознакомления или задача приглашения на мероприятие. Было бы замечательно, если бы такие задачи, не влияющие на выполнение процесса, завершались автоматически.

Автоматическое перенаправление задач также было бы полезно в некоторых случаях. К Примеру, в силу загруженности сотрудник не успевает выполнить задачу в срок или он вовсе отсутствует. Задача висит, процесс встал, сроки срываются. Было бы замечательно, если бы просроченные задачи перенаправлялись руководителю сотрудника для решения их дальнейшей судьбы.

Благодаря механизму эскалации задач в программе 1С:Документооборот все это возможно. Эскалация представляет собой автоматическое выполнение задачи или ее перенаправление другому исполнителю при наступлении определенных событий. Настроить условия может администратор в рамках возможностей механизма.

Настройка простого бизнес-процесса для личных задач

Возможности эскалации

К возможностям эскалации относятся:

• автоматическое перенаправление задачи на пользователя, роль, а также автоподстановку, например, непосредственного руководителя исполнителя;

Источник: dzen.ru

Если задачи в бизнес процессе по решению исполнителя могут выполняться произвольно спонтанно

В прошлой статье мы рассмотрели три базовых типа бизнес-процессов: трансакционный (конвейерный, рутинный), проектный и спонтанный (условно — «текучка»). В этой статье мы рассмотрим модель управления бизнес-процессом последнего типа, характеризующегося большой степенью вариативности и неопределенности.

Наиболее «чистый» пример бизнес-процесса этого типа (собственно, сам тип) характеризуется следующими свойствами:
— задач много
— задачи просты (относительно) и независимы друг от друга

Обучение Битрикс №24 Автоматизация управления проектами. Бизнес-процесс: задачи, Гант, смена стадии.

— задачи возникают спонтанно — нам не слишком важен источник этих задач, главное его квазислучайный, т.е. непредсказуемый в рамках модели, характер
— задачи разнообразны — в пределе ни одна из них не похожа на другую (напоминаю, мы рассматриваем «чистый», он же «крайний», случай)

Несколько волюнтаристски мы все эти задачи объединяем в один бизнес-процесс — грубо говоря, сюда попадают все те задачи, которые не влезли в другие бизнес-процессы. По сути, мы ставим себе задачу «автоматизировать хаос». Позволят нам это два важных свойства — простоты и независимости задач. То есть мы декларируем отсутствие причинно-следственных связей между задачами и, в частности, отношений «задача/подзадача».

Свойство разнообразия позволяет нам отвлечься от содержания задач. Задумаемся, а что вообще мы можем сказать о таких задачах? Кое-что можем:
— задача должна быть сформулирована
— в каждый момент времени задача может находиться только у одного исполнителя (свойство простоты задачи) или вообще ни у кого — сформулированные задачи не обязательно передана на исполнение (к примеру, если задача зависит от внешних условий — «как снег сойдет»)
— задача предполагает исполнение, т.е. в некоторый момент времени она будет завершена. Исполнение задачи должно быть проконтролировано — это, по сути, процедура признания ее выполненной

Теперь осталось вспомнить, что задач у нас много, а также имеется несколько возможных исполнителей. Какие из этого вытекают проблемы и, соответственно, какие имеются инструменты управления?
1. Прежде всего, задачи не должны теряться — когда их много, это вполне актуальная проблема. То есть нам хочется видеть все незавершенные задачи, где и у кого они находятся.
2. Вторая важная проблема — загрузка исполнителей.
По сути, у менеждера всего два инструмента управления:
— выбор момента передачи задачи в работу (или решение об отказе от исполнения данной задачи)
— назначение задаче конкретного исполнителя
Для того, чтобы эффективно использовать эти инструменты, менеджер должен в любой момент видеть, чем и насколько загружены исполнители, а также сколько и каких задач еще не начаты.

Для управления всем этим есть хорошая модель — диаграммы состояний. Помните детскую настольную игру, типа этой:

Каждый игрок изображается фишкой, которая стоит на определенной позиции. Начинают все с первой позиции, цель — дойти до конца. И это не простой линейный ход — есть всякие стрелки с переходами.
В общем, эта штука нам годится:
— нарисуем свою карту (диаграмму состояний), на которой отобразим все возможные состояния задачи и переходы между ними
— каждая задача будет фишкой на карте, то есть в любой момент времени она находится ровно в одном состоянии
— вот только перемещать задачи по карте будем не по броску кубика, а по смыслу того, что с задачей сделано

Диаграмма состояний у нас будет такая (скриншот диаграммы базового бизнес-процесса из системы управления задачами Notal System):

Необходимые пояснения:
1. Состояния изображены прямоугольниками с закругленными краями, каждое состояние имеет свое название.
2. Состояния бывают нескольких типов (цвет рамки):
* Накопитель (желтая рамка) — задача не имеет исполнителя и не является завершенной. Обычное использование — сформулированные, но не переданные в работу задачи.
* Активное состояние (сине-фиолетовая рамка) — задача имеет исполнителя. Обычное использование — задача в работе.
* Финальные состояния (бордовая и зеленая рамки) — задача завершена; такие состояния имеют только входящие переходы (в отличие от настольных игр мы не снимаем фишки с поля, они остаются в этих финальных состояниях). Различаются положительные финальные состояния (зеленая рамка) и отрицательные (бордовая) — данное различие нужно только для удобства анализа.
* Начальное состояние (серая рамка) — техническое, в нем задачи возникают и не могут оставаться — сразу должны перейти в какое-либо связанное с ним состояние. Данное состояние не может иметь входящих переходов.
3. Все состояния связаны переходами, которые и определяют карту, на которой может двигаться задача.
4. Переходы «по умолчанию» обозначены жирной стрелкой — т.е. это рекомендованный переход из данного состояния.

Теперь посмотрим, как выглядит обычное движение задачи по этой диаграмме состояний (задача — фишка, которая стоит на карте):
1. Сначала задача поставлена, т.е. сформулирована. Она сразу переходит в состояние «Накопитель задач» (у нас очень простая диаграмма состояний, без выбора).
2. Когда менеджер решает, что задачу пора отдать на исполнение, он переводит ее в состояние «В работе», назначая ей исполнителя.
3. Исполнитель выполняет задачу и отчитывается о ее выполнении, передавая ее менеджеру (или иному уполномоченному лицу) в состояние «Контроль».
4. Если задача выполнена успешно, то менеджер (или иной контролер) переводит ее в финальное состояние «Выполнено», и на этом все завершено с данной задачей.

Введение в BPMN

Нотация моделирования бизнес-процессов BPMN (Business Process Model and Notation) — это международный стандарт моделирования бизнес-процессов. Он является одним из важнейших компонентов для достижения согласованности между Бизнес-процессами и ИТ-системами.

Большинство современных компаний сегодня выбирают BPMN в качестве стандарта для моделирования своих процессов. Основные причины этого выбора:

• Поддержка популярными программными продуктами для моделирования бизнес-процессов (Business Studio, ELMA, Bizagi и др.);
• Оптимальный набор графических элементов, который позволяет детально описать любой процесс;
• Возможность автоматизировать бизнес-процессы без необходимости программирования;
• Уменьшение разрыва между моделями «Как есть» и «Как должно быть».

Как пользоваться данным руководством

Благодаря большому количеству примеров настоящее руководство по BPMN можно использовать как самоучитель для освоения нотации «с нуля». Для этого рекомендуется читать все главы по порядку с самого начала. Также это руководство подходит в качестве справочника, в котором опытные специалисты могут найти ответ на вопрос, если что-то забыли.

Руководство по BPMN имеет следующие особенности:

• Все содержимое полностью соответствует последней версии спецификации нотации BPMN;
• Статьи сфокусированы на нотации моделирования, без привязки к какому-либо конкретному программному продукту, что дает возможность применять полученные знания в любых программах, которые поддерживают моделирования в BPMN;
• Диаграммы выполнены в едином стиле и в черно-белом цвете для удобства восприятия материала;
• Мы постарались писать простым, понятным языком, чтобы любой специалист смог легко разобраться в теме;
• Любую статью можно прокомментировать: задать вопрос или высказать пожелание по более подробному описанию отдельных моментов.

Хотите быстро освоить BPMN?
Пройдите обучение в нашем учебном центре!

Источник: www.optimacons.info