С помощью специальных сервисов или программ бизнес может автоматизировать рутинные задачи. Это полезно для управляемых процессов, которые критически важны для достижения результата. Благодаря автоматизации у бизнеса высвобождается время для более качественного обслуживания клиентов или другой сложной работы, которую нельзя переложить на технологии.
Автоматизация бизнес-процессов экономит время и деньги, но на этом выгода от инвестиций в нее не заканчивается. Она также помогает сократить количество персонала для выполнения ключевых задач. Например, когда вы автоматизируете процессы обработки счетов к оплате или внедряете чаты для обслуживания клиентов, у сотрудников высвобождается время на дела, требующие личного общения.
Другое преимущество автоматизации — в предотвращении дорогостоящих ошибок, вызванных человеческим фактором. Например, при обработке документов и вводе данных.
Автоматизация бизнес-процессов — это механизм, который позволяет установить новые правила стандартизации в повседневные рабочие процессы. В результате у сотрудников появляются понятные алгоритмы действий.
В Seeneco вы соберете всю информацию по вашему бизнесу, а сервис максимально упростит вам работу, совершая автоматические действия вместо вас.
Основные направления для развития
Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:
- Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.
- Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.
Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов нужна, чтобы масштабировать бизнес. Когда компания растет, объемы работ также сильно увеличиваются. Выставить вручную 10 счетов — это совсем не то же самое, что выставить 1000 счетов. Такая же ситуация с другими процессами в компании: от подбора персонала до управлением закупками.
Чем автоматизация будет полезна любой компании:
Увеличить прибыль. Автоматизация бизнес-процессов позволяет обслуживать бОльшее количество клиентов меньшим количеством сотрудников. Когда рутинные задачи организованы с помощью специальных программ, участие человека нужно только в нестандартных ситуациях. Прибыль компании растет, а расходы на персонал — нет. Сотрудники могут получать бОльшую зарплату, так как успевают обрабатывать больше клиентов.
Сэкономить время. Некоторые задачи, например, распределение заказов между менеджерами, вообще не приносят компании деньги, но делать их нужно, иначе все процессы остановятся. Автоматизация таких задач помогает сотрудникам больше заниматься делами, которые требуют творческого подхода или приносят прибыль.
Повысить эффективность и точность процессов. Есть процессы, в которых очень важна точность. К примеру, оформление накладных в службе доставки интернет-магазина. Лучше дать пользователю выбрать нужное почтовое отделение из списка, чем заставить менеджера принимать заказы по телефону. Менеджер устанет и ошибется, посылку отправят не туда и клиент не получит заказ в срок по вине магазина.
Улучшить процессы. Некоторые бизнес-процессы или очень дорого, или вобще нереально обработать вручную. К примеру, обзвонить всех участников конференции на 1000 человек и напомнить им, что конференция завтра. Но им можно отправить SMS и email или сделать обзвон с помощью робота. Автоматизация выводит компанию на новый уровень персонализации в работе с клиентами.
Сравните, насколько проще выставлять счет в интернет-магазине, если подключить автоматизацию:
| Менеджер получает заявку. | Клиент оставляет заявку, указывая реквизиты для выставления счета. |
| Звонит клиенту, уточняет реквизиты для оплаты. | Клиенту на почту автоматически приходит счет с реквизитами, указанными клиентом (без ошибок в сумме и дате). |
| Вручную делает счет в Excel, скопировав старый счет. Может ошибиться. | Когда клиент оплачивает счет, менеджеру приходит уведомление. Товар уезжает со склада. |
| Отправляет счет клиенту. | |
| Менеджер идет или звонит в бухгалтерию, просит проверить, оплачен ли счет и так несколько раз. | |
| После того, как деньги получены, менеджер отправляет товар. |
Инструменты автоматизации
Инструменты автоматизации во многом зависят от того, какие именно процессы нужно скорректировать.
Так, в сфере продаж актуальной будет разработка и внедрение CRM системы для продажников, например, 1С:CRM. Она позволит вести общение с клиентом с использованием онлайн-сервисов, документально фиксировать все переговоры, накапливать и анализировать информацию по сделкам, напоминать о сроках поставок и сроках оплаты, хранить контакты, предоставлять иную информацию о клиенте.
Автоматизированные системы складского и товарного учета позволяют быстро и в режиме реального времени оценивать остатки товара на складе, планировать поставки сырья, формировать план закупок, анализировать спрос покупателей, предоставлять сведения об объемах продаж, выявлять товары с наибольшим спросом. Пример такой системы: «1С-Логистика:Управление складом».
Маркетинг также является одной из сфер, которые можно максимально автоматизировать. Ранее приходилось досконально изучать рынок рекламы, оценивать реакцию потребителя и эффективность маркетинговых мер. Теперь повысить эффективность рекламы стало проще. Автоматические рассылки рекламной информации, целенаправленность маркетинговых мер на определенные категории покупателей и иные меры – вот ключевые инструмента автоматизации.
Seeneco – первый в России онлайн сервис финансового учета. Данный сервис организует финансовый и управленческий учет, покажет сколько денег в бизнесе, предупредит о кассовом разрыве, рассчитает рентабельность проектов, наглядно продемонстрирует движение денежных средств с помощью графиков и диаграмм, обеспечит планирование доходов и расходов, посчитает чистую прибыль и другие ключевые показатели, отправляет платежи в банки на оплату и выставляет счета клиентам. И все это в одном облачном сервисе Seeneco.
Все инструменты можно разделить на несколько категорий:
Бухгалтерские
Применяются для автоматизации бухгалтерского, налогового, кадрового учета. Позволяют вести автоматизированный учет операций, доходов и расходов, составлять необходимую первичную документацию, вести бухгалтерскую и налоговую отчетность, платить налоги и взносы буквально в пару кликов. Самая известная программа – «1С:Бухгалтерия».
Для управления проектами
Существуют разработанные платформы по управлению проектами, которые позволяют анализировать загруженность работников, управлять их временем, сроками выполнения задач, анализировать и отслеживать результаты работы отделов, а также планировать их деятельность на следующие периоды. Это, например, «1С:PM Управление проектами ПРОФ».
IT-проектирование
Автоматизированные системы, позволяющие легко и быстро создавать сайты, добавлять информацию, менять структуру сайта без специального знания языков программирования. Одна из самых популярных – «1С-Битрикс: Управление сайтом».
Управление продажами
Платформы, позволяющие вести учет покупателей, организовать работу с ними, автоматизировать процессы заказа, отслеживание оплат, напоминание текущих задач. Среди них отметим, «1С:Управление торговлей 8».
Этапы автоматизации бизнес-процессов
- Определение целей автоматизации.
Прежде чем начать действия по автоматизации процессов бизнеса, необходимо поставить перед собой конкретные стратегические цели. Обдумайте, чего вы хотите достичь, какие задачи вам должна помочь решить автоматизация управления бизнес-процессами. Например, автоматизация бизнес процессов управления снабжением отличается от автоматизации работы с клиентами. Если в первом случае вам надо заняться оптимизацией логистики, приемотправка груза и т.д. То во втором случае вам необходимо отслеживать другие показатели: звонки, эффективность воронки продаж и т.д.
- Формализация бизнес-процессов.
Для описания бизнес-процессов требуется определить, какие в них присутствуют подпроцессы, как движется информация, в какой последовательности выполняются мероприятия, какие есть ограничения и какими ресурсами вы сможете воспользоваться.
- Оптимизация бизнес-процессов.
После разработки модели специалисты анализируют их, чтобы затем перевести из желаемой в реальную. Затем составляется план по достижению заданных целей с использованием процессов. В итоге выстраивается бизнес-процесс, из которого исключены лишние операции и задержки.
- Разработка технического задания.
Определяются точные задачи, которые не могут быть решены без участия владельца.
- Кодирование информации, разработка должностных инструкций.
Организация, которая занимается внедрением автоматических решений, выполняет кодирование информации. На данном этапе рекомендуется также начать разработку служебных инструкций, чтобы упростить обучение персонала в будущем.
- Обучение сотрудников.
Этот этап требуется только тогда, когда структура рабочего процесса изменяется или планируется изменять состав сотрудников.
- Опытная эксплуатация.
Оценить продуктивность системы автоматизации можно только одним способом: применить ее на практике. Этот этап поможет отладить рабочий процесс и избежать ошибок.
Примеры и идеи
С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.
Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.
В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.
А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель — контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.
В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.
Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:
- расчет скидок;
- ведение статистики;
- обработка поступивших заказов;
- систематизация любых данных.
Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.
Стоимость ПО и затраты на его внедрение
Ответить однозначно на вопрос, сколько будет стоить автоматизация бизнеса для той или иной компании, очень сложно, поскольку стоимость конкретного программного обеспечения зависит от нескольких факторов, среди которых:
- задачи, которые ПО призвано решать;
- вид программы: типовая или настраиваемая;
- ресурсы, необходимые для внедрения;
- количество подключенных к системе рабочих мест.
Например, цена лицензии популярной комплексной программы «1С: Предприятие» на 100 рабочих мест составляет 432 000 рублей, на 50 рабочих мест — 187 200 рублей, на 20 рабочих мест — 41 400 рублей.
Стоимость автоматизации также складывается из нескольких составляющих:
- стоимость самой системы, включая стоимость «коробки» или арендных платежей в случае использования «облачной» версии;
- затраты на настройку системы автоматизации и обучение персонала;
- стоимость регулярной технической поддержки.
В цену автоматизации бизнес-процессов также следует добавить и непрямые издержки, например, затраты времени руководителя и ключевых пользователей на участие в проекте.
Как избежать ошибок при автоматизации бизнес-процессов
- Смотреть не на фичи системы автоматизации бизнеса, а на то, может ли софт справиться с вашими сценариями работы. Чтобы это проверить, составьте список сценариев и попросите представителя приложения показать, как это решается в их программе. Это поможет понять, подходит ли ПО по скорости, удобству и возможностям.
- Тестировать разные программы для автоматизации малого бизнеса: одна может не подойти по функционалу, другая — по дизайну, третья — по цене.
- Начинать с важных для компании процессов, чтобы убедиться, что время сотрудников действительно экономится, а ошибок стало меньше. Если теряются данные о заказах, то лучше начать с внедрения CRM, а не с переноса проектов в онлайн-сервис.
- Собирать обратную связь от сотрудников: если они с чем-то испытывают сложности, им можно помочь с обучением.
- Внедрять сервисы по необходимости, а не потому, что их внедряют другие. У всех бизнесов разные процессы, даже у конкурентов в одной нише, и каждому могут подойти разные решения.
Если вам необходимо настроить финансовый и управленческий учет, планировать и анализировать бизнес, то вам подойдет сервис Seeneco. Ознакомьтесь подробнее на нашем сайте – https://www.seeneco.com/ru/bfm/
- https://kontur.ru/articles/6288
- https://www.cleverence.ru/articles/auto-busines/avtomatizatsiya-biznes-protsessov-chto-eto-takoe-etapy-tseli-i-zadachi-kak-avtomatizirovat-predpriya/
- https://www.unisender.com/ru/support/about/glossary/chto-takoe-avtomatizacija-business/
- https://upr.ru/article/avtomatizatsiya-biznes-protsessov-chto-komu-i-kogda/
- http://bizprocess.by/avtomatizatsiya-biznes-protsessov/
- https://www.kp.ru/guide/avtomatizatsija-biznesa.html
- https://rb.ru/opinion/19-tools-for-business/
Источник: www.seeneco.com
Автоматизация бизнеса с помощью AI: разбираем по шагам
В этой статье мы расскажем, как промышленный интернет вещей и искусственный интеллект (Industrial IoT + AI) позволяют автоматизировать традиционный бизнес — торговлю, сельское хозяйство, деревообработку, логистику, строительство, производство и другие предприятия, которые обычно не связаны с приставкой tech. Рассмотрим такие проекты изнутри, чтобы показать, какие проблемы они решают и каких результатов позволяют добиться.
IIoT и Industry 4.0 — это не просто модные термины, а рабочие инструменты, которые меняют подход к традиционным производственным процессам и повышают эффективность бизнеса, однако пока не все владельцы и руководители предприятий осознают реальные возможности новых технологий. Мы решили исправить эту ситуацию и объяснить на живом примере, как технологии искусственного интеллекта и IoT (AIoT) могут работать на реальных предприятиях.
Обзор этапов проекта по автоматизации
Отправная точка для старта по автоматизации может появиться в результате анализа бизнес-процессов компании, но еще лучше, когда заказчик такого проекта сам озвучивает проблему. Например: «Я теряю деньги на зарплатах сотрудников, которые выполняют простые рутинные задачи, и на доставке продукции конечным потребителям. Хочется автоматизировать один из процессов». Отличное начало для первой встречи и есть над чем подумать. 🙂
Для поиска решения мы подключаем бизнес-аналитика и системного аналитика. Они собирают требования и разбираются с «болью» клиента, задавая уточняющие вопросы.
Работа аналитиков — важнейший стартовый этап проекта. В Восточной Европе много крутых инженеров, у которых достаточно знаний и опыта в сфере искусственного интеллекта в целом и компьютерного зрения в частности, но их знания чаще востребованы за рубежом, чем дома. И дело тут не только в отсутствии бюджетов на автоматизацию.
Ведь проект можно финансировать за счет средств, которые освобождаются в результате такой автоматизации. Проблема как раз-таки в бизнес-анализе, точнее в отсутствии этого этапа. Инженеры говорят: «Дайте нам ТЗ с описанием проблемы, и мы ее решим!» Но абсолютное большинство клиентов так работать не хочет, более того, многих это отпугивает.
Клиент не может подготовить ТЗ, но он готов много и с удовольствием говорить о своем бизнесе на встрече с аналитиками. Эта информация ложится в основу документа, который со временем трансформируется в то самое ТЗ для инженеров.
Как показывает практика, вовлеченность аналитиков уже с первой встречи меняет отношение клиента: он начинает смотреть на свой бизнес под новым углом и может сам предложить решение. А мы трансформируем такие предложения в адекватные технологические решения с подготовкой конкретного плана реализации.
Весь проект по автоматизации обычно включает следующие этапы:
Случай из практики: автоматизация в сфере деревообработки
Приведем пример из нашей практики: руководителя предприятия по деревообреботке беспокоит брак на производстве — деформация деревянного бруса, качество которого контролировал специальный сотрудник. Мы предлагаем решить эту проблему за счет внедрения машинного обучения и алгоритмов компьютерного зрения, чтобы определять такой брак автоматически ».
Как это работает? Ставим в определенной точке производственного процесса специальное устройство с визуальным сенсором, которое снимает процесс, а специальный программный алгоритм анализирует полученное видео и автоматически распознает профиль бруса. Если образец искривлён, устройство передает сигнал механизму переворота и сортировки.
Вместе с новым поворотным механизмом на проекте появляется отметка в базе данных или CRM: сколько проблем было замечено в течение рабочего дня, на каком участке, в какое время. Теперь клиент сможет улучшить свои финансовые показатели и рассчитать финансовую выгоду от автоматизации. Ниже мы разберем этот кейс по шагам:
- Посмотрим, как всё работало «по старинке» на основе ручного труда.
- Предложим три технических решения для автоматизации и выберем оптимальный.
- Расскажем, как разрабатываются системы компьютерного зрения — так, чтобы поняли НЕ инженеры. 🙂
- Увидим результаты проекта на автоматизированной линии.
- Затронем последствия автоматизации — появление техподдержки и увольнения.
1. Изучаем, как всё работало до автоматизации
На каждой из восьми производственных площадок нашего клиента есть один участок, на котором работали по 2 человека. Они визуально оценивали каждый брус, чтобы выявить деформированные образцы и перевернуть их — вручную или нажав кнопку на поворотном механизме.
И все-таки у человека разумного должно быть лучшее применение своих способностей. Это осознание помогает убеждать клиентов, что автоматизация рутинного ручного труда и связанные с ней переквалификация или даже увольнения — это необходимая мера для дальнейшего развития и бизнеса, и людей.
Кстати, если вас попутно заинтересовал вопрос «Как и почему на линию попадает искривленный брус?», то мы ответим словами клиента: «Такое бывает даже с самой качественной древесиной. Из-за влажности и смена температурных режимов». Берем эту информацию на заметку для второго этапа автоматизации, на котором можно установить сеть датчиков температуры и влажности, чтобы следить за условиями хранения и транспортировки продукции, а пока поищем технические решения для текущей задачи.
2. Находим технические решения для автоматизации
На этапе проработки проекта, как правило, разрабатывают несколько инженерных решений поставленной задачи. Возможность выбора снижает вероятность ошибок и дает гибкость. Внедряя одно решение, можно взять отдельные функции из другого.
Вот, какие технические решения будут актуальны для нашего кейса по деревообработке:
Решение 1. Компьютерное зрение и алгоритмы машинного обучения, которые определяют брак визуально по данным с видеокамер.
Решение 2. Лазерные дальномеры, которые определяют искривление профиля через оценку формы вычисление погрешностей.
По схеме виден главный недостаток такого решения: если заготовка установлена неровно, то датчик В не сработает, и это приведет к ложному определению некорректного бруса.
Решение 3. Компьютерное зрение с вычислением граней бруса по одному снимку с фотокамеры: если геометрия отличается от нормальной в определенной степени, то образец признается бракованным.
Ниже примеры выделения границ с помощью компьютерного зрении. Вот собор Святого Павла в Лондоне, края объектов выделены за счет технологии фазового растягивающего преобразования (PST):
Источник: снимок экрана из видеопрезентации Computer Vision: Edge detection using canny in OpenCV https://habr.com/ru/articles/647553/» target=»_blank»]habr.com[/mask_link]
