Этапы бизнес процесса 1с документооборот

Законодательно установлен приоритет электронных документов перед документами на бумажных носителях для бухгалтерского учета организаций бюджетной сферы. В статье эксперты 1C рассказывают об организации безбумажного документооборота внутри учреждения с использованием программы»1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8″.

Стандартом «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н) предусмотрено формирование и хранение в электронном виде первичных документов, подписанных электронной подписью (ЭП). С этой целью в документооборот учреждений госсектора внедряются формы электронных документов, утв. приказами Минфина России от 15.06.2020 № 103н и от 15.04.2021 № 61н. В планах Минфина России расширение состава форм электронных документов .

Указанные приказы устанавливают единые правила формирования и применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД.

Настройка бизнес-процессов в 1С:Документооборот 3

В соответствии с «Методическими указаниями по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений» (Приложение № 5 к приказу Минфина России от 15.04.2021 № 61н):

Выдержка из документа:
«Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета (далее — электронный первичный учетный документ, электронный регистр, при совместном упоминании — электронные документы) составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью. либо, в случаях, предусмотренных Методическими указаниями, простой электронной подписью». п. 1 ч. 1 Методических указаний.

Выдержка из документа:
«Оформляющая часть формы электронного документа содержит электронные подписи (с расшифровкой) должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни, за его оформление электронным первичным учетным документом и ответственных за содержащиеся в электронном документе данные (за соответствие содержащихся в электронном документе данных фактам хозяйственной жизни), а также должностных лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета, в случаях, когда подпись предусмотрена формой документа (подпись главного бухгалтера (бухгалтера), иного уполномоченного им лица), либо в случаях, когда в электронном первичном учетном документе предусмотрено отражение данных, содержащихся в электронных регистрах бухгалтерского учета. Указанные должностные лица подписывают электронные первичные учетные документы электронными подписями в соответствии с требованиями оформления электронного документа согласно Методическим указаниям с указанием даты подписания документа». п. 5 ч. 1 Методических указаний.

Бизнес-процессы и 1С:Документооборот. Занятие 24. Курс по продвинутому программированию 1С

Методические указания содержат в том числе частичное описание бизнес-процессов, применяемых при оформлении электронных документов, а именно:

• перечень должностных лиц, участвующих в составлении и подписании электронного документа, и порядок их следования;
• зоны ответственности подписантов документа — информация из отдельных разделов документа либо весь документ;
• вид электронной подписи каждого подписанта — простая либо усиленная квалифицированная.

Таким образом, с каждым электронным документом могут последовательно работать несколько сотрудников учреждения, один документ может содержать несколько электронных подписей разных видов, которыми может быть подписана информация из разных разделов документа в соответствии с зонами ответственности сотрудников.

Важной особенностью новых форм является то, что они ориентированы на ведение учета в централизованных центрах обработки данных (ЦОД), созданных в соответствии с Постановлениями Правительства РФ от 27.12.2019 № 1890, от 15.02.2020 № 153, когда первичный документ изначально оформляется и утверждается (подписывается ЭП) в учреждении — субъекте централизованного учета, а затем проверяется, при необходимости дозаполняется бухгалтерскими данными и проводится по бухгалтерскому учету в ЦОДе.

Электронные документы в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»

По мере ввода в действие новых форм электронных документов они включаются в программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». В небольших учреждениях для оформления электронных документов можно использовать возможности внутреннего электронного документооборота (ЭДО) редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».

1С:ИТС
Подробнее см. в статье «Электронный документооборот внутри учреждения в редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» раздела «Инструкции по учету в программах «1C» .

Программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП» позволяет реализовать информационное взаимодействие между пользователями централизованных информационных систем — формирование и обмен информацией по единым правилам формирования и применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов, иных документов бухгалтерского учета:

• поэтапную обработку документа несколькими ответственными исполнителями;
• разграничение ответственности по реквизитам, разделам документа между ответственными исполнителями;
• подписание данных документа в зоне ответственности при помощи простой либо усиленной квалифицированной электронной подписи и последующее хранение этих данных;
• защиту подписанных данных документа от несанкционированных исправлений.

Подсистема Процессы обработки документов, входящая в состав БГУ КОРП, позволяет создавать собственные правила поэтапной обработки документов в виде преднастроенных шаблонов процессов в соответствии с правилами и графиком документооборота, утвержденными в учреждении (ЦОДе).

Оформлять документы в программе могут не только бухгалтеры ЦОДа, но и сотрудники договорного, планового отделов, кладовщики, работники материально-технического отдела, подотчетники и другие работники субъекта централизованного учета. При этом каждый заполняет и подписывает разделы документа в соответствии со своей зоной ответственности.

Организационные процедуры

Прежде чем приступать к настройке шаблонов процессов, необходимо принять следующие организационные решения:

• определиться с типами документов, процесс обработки которых должен быть автоматизирован;
• при использовании ролевой адресации назначить пользователям роли, которые они будут выполнять при обработке документов;
• для каждого типа документа:

• определить перечень этапов, которые документ должен пройти, порядок следования этих этапов;
• определить, какие статусы будет принимать документ после прохождения каждого этапа;
• определить исполнителей каждого этапа, а также зоны их ответственности (набор реквизитов документа);
• определить необходимость использования электронной подписи, ее тип для выполнения каждого этапа;
• определить сроки выполнения каждого этапа (если требуется);
• назначить ответственных за контроль выполнения бизнес-процессов.

Если в учреждении уже утверждены правила документооборота, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения их в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота, то их можно использовать в качестве эталона при создании шаблонов процессов для документов в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8 КОРП».

Чтобы бизнес-процессы обработки документов соответствовали законодательству, при разработке шаблонов процессов следует руководствоваться Методическими указаниями по заполнению электронных документов, утв. Приказами № 103н и 61н и др.

Настройка шаблонов процессов в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8 КОРП»

После утверждения перечня бизнес процессов с технологическими картами можно приступать к настройке в программе шаблонов бизнес-процессов для документов (рис. 1). И хотя такая настройка выполняется непосредственно в пользовательском режиме БГУ КОРП, рекомендуется на первоначальном этапе настройки маршрутизации документов, назначения прав и ролей пользователям программы обратиться за профессиональной помощью к партнерам фирмы «1С», имеющим статус «Центр компетенции по бюджетному учету (ЦКБ)». Выбрать партнера с указанными компетенциями можно на сайте фирмы «1С» .

Рис. 1. Пример шаблона процесса для документа «Списание, восстановление задолженности по доходам»

После завершения настройки и включения использования шаблона процесса документы соответствующего типа начнут обрабатываться согласно данному шаблону (рис. 2).

Рис. 2. Графическая схема бизнес-процесса, сформированная из карточки шаблона процесса

Обработка документа по настроенному шаблону процесса

При создании нового документа автоматически определяется настроенный для него шаблон процесса и создается задача исполнителю стартового этапа. Далее, по мере выполнения исполнителями своих задач, документ будет двигаться согласно бизнес-процессу и маршрутизации, настроенной в шаблоне процесса, при движении будет изменяться статус документа. При выполнении этапов, предполагающих подписание данных документа электронной подписью, будет открыта форма для подписания соответствующей ЭП согласно шаблону. Процесс обработки документа будет считаться завершенным, если по нему не останется невыполненных задач.

Исполнители этапов могут выполнять свои задачи:

• из формы Мои текущие задачи по обработке документов на начальной странице;
• из формы Мои задачи по обработке документов в разделе Органайзер — это более полная форма с возможностью просмотра выполненных задач;
• из формы документа, в нижней панели.

Текущий статус документа отображается как в форме документа, так и в форме списка документов (рис. 3).

Рис. 3. Форма списка документов с отображением текущего статуса

После завершения обработки документа всеми участниками процесса с установкой предусмотренных электронных подписей он становится недоступен для изменения всеми пользователями. В карточке процесса будет отображен перечень всех выполненных задач по документу и электронных подписей, установленных исполнителями (рис. 4). При формировании печатных форм документа в них будут добавлены штампы визуализации электронных подписей.

Рис. 4. Карточка процесса документа. История выполнения этапов по обработке документа и перечень установленных электронных подписей

Подсистема Процессы обработки документов программы БГУ КОРП обладает следующими возможностями:

• обеспечение поэтапной обработки учетных документов в соответствии с преднастроенными шаблонами бизнес-процессов;
• настройка собственной системы статусов (состояний) документов и этапов процессов;
• распределение процесса обработки документа по ответственным пользователям согласно должностным обязанностям, разграничение зон ответственности исполнителей этапов по реквизитам документа;
• использование электронной подписи при принятии решений по обработке документа, в том числе подписание наборов реквизитов в зоне ответственности исполнителя;
• возможность подключения и выполнения собственных алгоритмов при выполнении задач;
• информирование пользователей об их текущих задачах по обработке документов;
• мониторинг и контроль выполнения задач пользователей, ручное назначение задач при наличии конкурирующих исполнителей.

Технологии, которые включены в «1С:Бухгалтерию государственного учреждения 8 КОРП», в течение ряда лет апробированы на крупных федеральных и региональных проектах масштаба субъекта РФ.

От редакции. Подробнее о новом прикладном решении «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП» см. в Информационном письме от 21.09.2021 № 28686 .

Источник: buh.ru

Управление договорами в 1С Документооборот

Договорная работа – важнейшее звено в организации ведения дел любого хозяйствующего субъекта. И здесь важен не только сам процесс обсуждения и подписания договоров, но и их корректное (структурированное) хранение, при котором присутствует возможность оперативного поиска и просмотра всей истории хозяйственной деятельности. Помочь в этом сможет «1С:Документооборот» — система электронного документооборота от 1С.

Функциональные возможности системы «1С:Документооборот» в организации процесса контрактации

Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.

Структурное дерево не должно быть слишком разветвленным, так как слишком большое количество параметров классификации приведет к усложнению ситуации (вы рискуете запутаться в обилии характеристик документов, которые нужно принимать к учету при их систематизации). Рекомендуется сформировать «плоскую линейку» договоров с десятком их разновидностей. При этом все эти разновидности между собой должны отличаться:

• реквизитами;
• нумерацией;
• четко определенными параметрами настройки.

В соответствии с выбранными параметрами следует сформировать и дерево папок для хранения договоров. Оно должно:

• во-первых, полностью соответствовать вашим представлениям об организации массива данных документов (чтобы вам было максимально удобно в них ориентироваться и не тратить время на поиск нужного файла);
• во-вторых, в данном дереве папок должны храниться абсолютно все хозяйственные договоры организации (ни один документ не должен содержаться отдельно, потому что он не удовлетворяет структуре. Это означает, что такую структуру нужно либо пересмотреть, либо дополнить новой папкой).

На этапе формирования такого дерева папок необходимо задать права доступа к каждой папке для сотрудников вашего предприятия.

Для того, чтобы документ, который вы хотите поместить в дерево папок с договорами, был соответствующим образом классифицирован, следует указать признак «Является договором».

При этом в автоматическом режиме к документу будут применены настройки, которые дадут следующие возможности:

• Появится возможность отслеживать статус документа: «Подписан / Отклонен» и процесс (режим) «Подписание», при котором можно будет отследить, кто из ответственных лиц подписал данный документ и когда.
• Можно будет вести классификацию договоров в зависимости от наименований контрагентов (собственная компания выбирается в поле «Стороны»). Более того, можно выбирать сразу несколько контрагентов.
• Доступен режим «Мы и контрагенты» (вариант подписания).
• Можно установить срок действия договора (следует проставить реквизит-признак «С», «По», «Бессрочный» и «Вариант продления»).
• Можно указать финансовые признаки договора (поле «Сумма», «Валюта» и отдельно – «НДС»).
• Есть возможность отфильтровывать неактуальные договоры, потерявшие свою юридическую силу. (Система «1С:Документооборот» будет самостоятельно отслеживать другие документы, которые делают данный договор недействительным, или же отслеживать дату его истечения, и проставлять флаг «Расторгнут» и ссылку на обосновывающий этот статус документ).

Также нужно определиться, имеет ли смысл делать разграничение прав на уровне всех документов, сопровождающих процесс договорной работы. Таких бумаг, как правило, намного больше, поэтому в случае, если будет принято положительное решение, то сервер 1С будет сильно загружен, что замедлит работу. Но если разграничивать права доступа все-таки необходимо, то следует проставить флажки:

• «Заполнение рабочей группы является обязательным»;
• «Автоматически вести состав участников рабочей группы».

Присвоение номера

На карточке каждого документа следует внести все его параметры для его должного структурирования. Начинать следует со вкладки «Нумерация».

Номер будет присвоен документу при выполнении задачи «Регистрация» или же это можно сделать вручную, нажав на кнопку «Зарегистрировать». Настойка автоматического нумератора осуществляется в разделе «Нормативно-справочная информация» (раздел «Нумераторы»).

С помощью специализированного конструктора нумерации есть возможность задействовать в номере документа множество определяющих его суть динамических элементов (символов). В результате повысится эффективность работы с документами, ускорится поиск нужной бумаги.

Каждый нумератор может использоваться для своей разновидности документов. Причем формироваться эта группа документов может по самым разным аналитическим параметрам.

Для каждого нумератора должна быть определена периодичность и соответствующая ему аналитика.

Далее следует по каждому из видов документов настроить шаблоны запрашиваемых параметров.

Каждой разновидности документов можно присвоить сразу несколько шаблонов, содержащих запрос реквизитов и файлов.

Сам по себе шаблон подразумевает, что для каждого документа будет присутствовать набор ограничений, в соответствии с которыми будет осуществляться его поиск. Кроме того, шаблон определяет и права доступа к документу.

Далее настраиваем реквизиты для данного шаблона:

Формировать названия документов также можно с помощью конструктора (для стандартизации номенклатуры).

Теперь обратимся ко вкладке «Файл»: сюда можно приложить сразу несколько шаблонов электронной формы договора.

Одной из интересных функциональных особенностей «1С:Документооборот» является то, что в данной системе присутствует конструктор подготовки типовых договоров. В результате человеческий фактор на данном этапе исключается полностью:

• минимизируется риск совершения ошибок;
• сокращаются сроки подготовки документов;
• практически полностью исключаются ошибки при согласовании как самих договоров, так и приложений к ним;
• если указать в шаблоне список лиц, согласующих данный документ, а также перечень лиц, входящих в рабочую группу по данному договору, то это исключит ошибки компетенции (когда договор попадает на подписание непрофильному ответственному специалисту).

В общем, усиливается эффективность и безопасность всей процедуры контрактации в целом.

Обратимся теперь к «Настройке доступности по состоянию». Эта настройка дает возможность изменения различных реквизитов или содержания документа в зависимости от предоставленных прав доступа. Здесь у различных пользователей есть возможность редактировать, добавлять или убирать файлы, входящие в структуру документа в зависимости от его статуса («На согласовании»; «Подписан»; «Зарегистрирован»).

Чтобы настроить права доступа, следует обратиться к разделу «Настройка и администрирование» (п. «Настройка доступности по состоянию»).

Здесь можно установить доступность каждого поля для любого пользователя в зависимости от статуса документа.

Устанавливаем перечень лиц, для которых действительны данные ограничения.

Также следует установить перечень видов документом, на которые распространяются ограничения доступа.

После проведения всех указанных настроек вы получаете сформированный шаблон договора.

В случае, если вы создаете новый договор, то сначала открывается вкладка «Реквизиты».

Как только вы укажете в шаблоне контрагента, наименование договора будет сформировано полностью. Сохраним его.

Итак, что же мы имеем при генерировании нового договора при заполненном шаблоне:

• автоматически заполнились все реквизиты документа;
• заполнены все данные о рабочей группе по договору, а также автоматически сформирован перечень лиц, согласующих данный документ.

Если же открыть ранее созданный документ, то сначала откроется вкладка «Обзор», где можно увидеть всю информацию о договоре:

• файлы вложений со всеми дополнительными статусами;
• присутствуют или же нет какие-либо активные согласовательные процессы;
• доступ к обсуждению на внутреннем форуме;
• состояние контроля договора.

Обработка договоров с помощью «1С:Документооборот»

У представляемой системе «1С:Документооборот» присутствует эффективный функционал, дающий возможность использовать процедуры любой сложности для обработки договоров и сопровождающих их документов.

Предусмотрено 2 способа обработки документов:

1. простые дискретные процессы (последовательно: «Согласование»; «Подписание»; «Регистрация»; «Рассмотрение»; «Исполнение или ознакомление»);
2. комплексные процессы (в них предусмотрены условия маршрутизации; эскалации; проверки условий выполнения и пр.).

В последнем случае необходимо сформировать шаблон комплексного бизнес-процесса (раздел «Управление бизнес-процессами», п. «Шаблоны процессов»).

Бизнес-процесс в данном случае состоит из следующих этапов:

• Указание событий, которые являются точками начала и окончания процесса.
• Составление блок-схемы бизнес-процесса.
• Добавление в схему бизнес-процесса промежуточных второстепенных действий и событий.
• Определение исполнителей каждой из задач.
• Мероприятия по формированию и учету промежуточных документов.
• Определение перечня применяемых программ (баз данных).
• Размещение инструментов и исходных материалов, задействуемых в бизнес-процессах предприятия.
• Показатели эффективности (их определение и обоснование).
• Установление взаимосвязей данного бизнес-процесса с другими процессами на предприятии.
• Выверение структуры модели и ее корректировка.

Обработка договора: бизнес-процесс и подготовка шаблона

Процесс обработки договора начинается с согласования контрагента. Этот этап может быть, как частью комплексного процесса, так и вынесен на предварительную стадию. Участниками-исполнителями (а также согласовывающими органами) здесь являются:

• специалисты из отдела безопасности компании;
• юристы предприятия;
• специалисты из финансово-экономических служб.

Заключение

«1С:Документооборот» — это комплексная система, позволяющая систематизировать процесс работы с договорами и повысить ее эффективность. Данный программный продукт от 1С подходит для компаний разных масштабов и абсолютно всех видов деятельности. Наши компетентные специалисты сделают бизнес-процессы по теме контрактации и учета договоров на вашем предприятии намного более эффективными!

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Источник: www.1cbit.ru

Делопроизводство в 1С

В процессе ведения финансовой и хозяйственной деятельности каждая фирма сталкивается с оформлением бумаг – документов. Без них невозможно взаимодействовать с контрагентами, контролирующими органами и оформлять внутрихозяйственные процессы. Оформление документов в бумажном виде не только увеличивает коммерческие и управленческие расходы, но и приводит к массе ошибок и недочетов: значительно увеличивается время на согласование взаимодействия с поставщиками и покупателями, снижается производительность экономических и менеджерских служб, а утеря документа может привести к критическим последствиям.

Кроме того, работники различных структурных подразделений не всегда понимают логистику движения документации, что провоцирует конфликтные ситуации.

В этой статье мы расскажем как программа 1С:Документооборот 8 позволяет структурировать движение документов на всех этапах бизнес-процесса.

Термины и понятия в процессе оформления документов

Деятельность, определяемая как делопроизводство, стандартизирована посредством ГОСТ. Но как сопутствующий процесс присутствует в любой коммерческой деятельности и направлена на создание, обеспечение движения и хранения официальных бумаг – документов. Условно делопроизводство можно разделить на три направления:

• оформление значимого события по деятельности – формирование документа (документирование);
• учет документации и обеспечения их движения (документооборот);
• обеспечение условий для хранения и поиска документов (архивация).

При организации делопроизводства без применения средств автоматизации процесс становится более трудоемким, а архивное дело загружает работников и площади лишними бумагами. Современные средства автоматизации бизнеса и развитие систем коммуникации, а в частности внедрение ПО 1С:Документооборот 8, существенно упрощают работу на всех направлениях ведения делопроизводства. Каждый пользователь может произвести настройку программы под свои потребности.

Если рассматривать движение документов, можно выделить три основных потока официально оформленных операций:

• документы, принимаемые из других компаний и государственных органов (входящая документация);
• документы, фиксирующие локальные операции внутри организации (внутренняя документация);
• документы, предоставляемые внешним пользователям (исходящая документация).

Эти потоки носят единое название – документооборот.

Часто в процессе деятельности один и тот же документ проходит различные подразделения, и не всегда менеджеры понимают важность той или иной «бумажки». А если на предприятии не разработана структура движения документа и нет ответственных сотрудников, то очень сложно выявить виновных в ошибках (или утере) документа.

Программные продукты 1С позволяют структурировать документооборот, в любой момент получить доступ к списку ответственных лиц и отследить маршрут движения документа.

Процесс организации документооборота в 1С:Документооборот 8

В основе организации движения документов в 1С принята традиционная логистика документооборота. Если обратиться к интерфейсу программы, можно увидеть, что вся документация делится на:

1) «Документы внутренние»;

2) «Документы входящие»;

3) «Документы исходящие»;

4) «Мои документы».

Таким образом, в 1С создаются четыре отдельных блока документации, которые не пересекаются (то есть, чтобы изменить свой статус, документ должен пройти определенную обработку). В процессе обработки в автоматическом режиме отмечается время проведения операции над документом, данные сотрудника, совершившего действие, и суть производимых действий. Для руководства не составит труда отследить порядок движения и оформления операции.

Для более полного понимания функционала программы 1С:Документооборот 8 имеет смысл рассмотреть каждый этап движения документа и все вышеприведенные блоки.

Документы, поступающие от внешних источников (входящие)

Документация, поступающая на предприятие от контрагентов, государственных органов, работников, может приходить по почте, доставляться курьерской службой, лично или по электронной почте. Каждый документ должен быть зарегистрирован, а затем пройти следующие стадии обработки:

• регистрацию с постановкой статуса;
• передачу в соответствующее подразделение (документ может быть предоставлен непосредственно в нужное подразделение и регистрируется его сотрудником).

Пока решение по дальнейшим действиям над документом не принято, он имеет статус «В обработке» с проставлением срока принятия решения. После того как определены исполнитель и операции с документом, статус меняется на «Исполнение». По завершении действий в 1С проставляется результат действий с документом.

Документы, предоставляемые внешним пользователям (исходящие)

Исходящие документы могут быть сформированы как ответ на входящие запросы или как самостоятельный документ организации. Можно выделить следующие массивы документации:

1) документация для покупателей (договоры, счета, накладные, счета-фактуры, акты сверок и т. п.);

2) документация для государственных органов (отчеты, ответы на требования, письма, заявления и т. п.);

3) документация для персонала (приказы, трудовые договоры, справки, выписки);

4) прочие документы (ответы на жалобы, запросы, письма предполагаемым покупателям и поставщикам).

В 1С:Документооборот 8 предусмотрена огромная база шаблонов документов с минимальным вводом данных, что позволяет избежать ошибок, возможных при наборе таких документов вручную.

Этапы формирования исходящего документа в 1С выглядят следующим образом:

1) формирование документа с указанием типа, даты, ответственного сотрудника и прочих необходимых данных;

2) согласование документа (если необходимо его утверждение лицами, принимающими решения);

3) корректировка документа при наличии замечаний;

4) регистрация в 1С.

Идентификационный номер присваивается исходящему документу только на этапе регистрации.

Если исходящий документ выполняет роль ответа на запрос, жалобу или другие входящие запросы, то они взаимоувязываются в программе. Входящий документ имеет статус «В обработке», пока связанный с ним исходящий документ не будет отправлен заинтересованному лицу. После проведенных операций статус входящего документа меняется на «Отправлен ответ». Это позволяет не пропустить бумаги, требующие ответа, и соблюсти требуемые сроки выполнения задач.

Документация для внутреннего использования

Помимо документальной фиксации движения ТМЦ и финансов, внутри предприятия существует множество инструкций и распоряжений, которые тоже должны быть доведены до сотрудников. Информирование в бумажном виде или путем обзвона ‒ процесс длительный и трудоемкий. Являясь современной ЕСМ-системой, 1С позволяет грамотно организовать взаимодействие с сотрудниками, фиксировать порученное задание и отслеживать процесс его выполнения.

С помощью программы 1С:Документооборот 8 можно не только работать с документацией, но и определять KPI сотрудников, учитывать рабочее время и уровень нагрузки.

Использование одной из версий ПО 1С:Документооборот 8 (ПРОФ или КОРП) гарантированно обеспечит своевременные ответы поставщикам и покупателям, позволит быстро донести до сотрудников распоряжения и упростит поиск нужного документа с любого рабочего места. Кроме того, различные службы освобождаются от хранения горы бумаг.

Описание функционала различных версий 1С:Документооборот 8

Выше были рассмотрены потоки документов и организация документооборота. Стоит подробнее остановиться на возможностях системы 1С:Документооборот.

Прежде всего это удобство хранения и поиска необходимых документов. Возможностями ПО предусмотрено хранение большого объема данных без дублирования на бумажных носителях. Сотрудники могут с легкостью найти требуемую документацию по следующим параметрам:

• реквизиты;
• списки;
• полнотекстовый поиск;
• штрих-код (наносится индивидуально на каждый файл).

Неоспоримым удобством программы является наличие встроенной почты. Документ не нужно распечатывать, сканировать, а затем отсылать внешнему пользователю. При наличии электронной подписи любая документация может быть отослана внешнему пользователю непосредственно из ПО.

В зависимости от размера компании ЭЦП может использоваться для визирования в процессе согласования и утверждения этапов выполнения проектов. Это очень удобно в процессе работы с договорами (на этапе их согласования) и при контроле исполнения контрактов.

При работе с документами пользователи 1С:Документооборот 8 создают, открывают и редактируют различные файлы. Все действия с информацией фиксируются в отдельной карточке, где ведется учет операций. Файлы автоматически заполняются данными из документов в электронном виде.

Отдельно стоит остановиться на таком специфическом инструменте программы, как управление бизнес-процессами.

Управление бизнес-процессами и поручениями

В системе ERP взаимодействие между сотрудниками, отделами и структурами предприятия является одним из важнейших факторов обеспечения эффективной работы предприятия. Традиционно организация бизнес-процесса состоит из нескольких этапов:

1) Постановка задачи и рассмотрение. На этом этапе руководство распределяет задачи и дает поручения.

2) Исполнение поставленных задач. Передача завизированных распоряжений непосредственно исполнителям и службам, контролирующим процесс.

3) Процесс согласования. На этом этапе респонденты вносят свои предложения, дополнения и изменения в карточку поручения для последующего согласования внесенных изменений с руководителем и определения последующих действий.

4) Подписание (или утверждение) поручения.

5) Регистрация и отправление. Завершающий этап бизнес-процесса, который предполагает получение готовым документом регистрационного номера и его отсылку внешнему пользователю.

6) Обратная связь. Уведомление исполнителя об отправке документа.

Это обобщенный шаблон бизнес-процесса, предусмотренный в 1С:Документооборот 8. По желанию пользователя он может быть изменен или дополнен.

Дополнительный функционал программы 1С:Документооборот 8

Помимо непосредственной работы с документами, инструментарий ПО 1С:Документооборот 8 позволяет:

а) управлять проектами. В программе предусмотрен отдельный блок, при помощи которого руководитель может распределить обязанности сотрудников по разнообразным проектам и отслеживать сроки и объемы их выполнения;

б) учет рабочего времени. Этот инструмент позволяет оценить KPI сотрудников. Программа сама отслеживает, какой объем поручений в течение рабочего дня выполнил работник и сколько на каждое поручение было потрачено времени;

в) анализ отсутствия работника. Этот функционал позволяет определить, кого из сотрудников нет на месте, и своевременно перераспределить поставленные перед ними задачи между остальным персоналом;

г) контроль сроков и объемов исполнения задач;

д) создание мероприятий. Инструмент, позволяющий планировать и распределять различные мероприятия, предварительно ознакомить персонал с рассматриваемыми вопросами. Решения, принятые на мероприятии, также фиксируются в программе.

Таким образом, программа 1С:Документооборот 8 это не только возможность автоматизировать процесс оформления операций по деятельности предприятия, но и целая система взаимодействия как с внешними резидентами, так и внутри компании.

На сегодняшний день большинство крупных компаний отказались от обмена документами на бумажных носителях и используют электронный документооборот. Поэтому для успешного сотрудничества и ведения бизнеса автоматизация обмена документацией становится насущной необходимостью.

Компания «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» представляет две версии программного обеспечения 1С:Документооборот 8. Конфигурация ПРОФ рассчитана на предприятие с простой структурой и несложной логистикой документооборота. Версия КОРП предназначена для корпораций и холдингов со сложной структурой организации и большим документооборотом по разным маршрутам.

Специалисты нашей компании не только помогут вам с выбором версии, но и окажут помощь в приобретении и внедрении программы. Получить консультацию и приобрести программное обеспечение можно, позвонив по тел. +7 (499) 956-21-70 или заполнив форму обратной связи .

По этой теме

14.11.2022 — 24.11.2022
Курс повышения квалификации
15.11.2022 — 16.11.2022
Подписаться на рассылку

Поздравляем! Вы успешно подписались на рассылку

У вас уже есть обслуживаемая система КонсультантПлюс?

Получите полный доступ к КонсультантПлюс бесплатно!

Вы переходите в систему КонсультантПлюс

• Калькуляторы
• Производственный календарь
• Путеводители
• Удаленная поддержка
• Приложение Информер
• Помощь Информер
• Тесты

• Вакансии
• Контакты
• О нас
• Политика конфиденциальности
• Новости законодательства

• Прайс-лист 1С
• Записаться на семинар
• Большой тест-драйв
• Купить Консультант Плюс
• Купить 1С

ежедневно, c 9:00 до 19:00
127083, г. Москва, ул. Мишина, д. 56

Согласие на обработку персональных данных

Физическое лицо, ставя галочку напротив текста «Я даю согласие на обработку персональных данных» и/или нажимая на кнопку отправки заполненной формы на интернет-сайтах — https://www.4dk.ru/, https://4dk-consultant.ru, https://4dk-reg.ru, https://meprofi.ru, https://cpk4dk.ru (далее — Сайты), обязуется принять настоящее Согласие на обработку персональных данных (далее — Согласие).

Действуя свободно, своей волей и в своем интересе, а также подтверждая свою дееспособность, физическое лицо дает свое согласие ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ», местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д.56, ЭТАЖ 3, КОМ. 307, ОГРН 5137746191941, ИНН 7714923575 (далее — Оператор), на обработку своих персональных данных со следующими условиями:

1. Согласие дается на обработку персональных данных, с использованием средств автоматизации.

2. Согласие дается на обработку следующих персональных данных:

• • фамилия, имя, отчество;
• • место работы и занимаемая должность;
• • адрес электронной почты;
• • номера контактных телефонов

3. Оператор осуществляет обработку полученной от Пользователей информации в целях оказания услуг в соответствии с уставной деятельность, в том числе предоставления Пользователю доступа к персонализированным ресурсам Сайтов; связи с Пользователем, путем направления уведомлений, запросов и информации, касающихся оказываемых услуг, исполнения соглашений и договоров; обработки запросов и заявок от Пользователя, а также проверки, исследования и анализа данных, позволяющих поддерживать и улучшать сервисы Оператора.

4. Основанием для обработки персональных данных является: статья 24 Конституции Российской Федерации; устав Оператора; настоящее согласие на обработку персональных данных.

5. В ходе работы с персональными данными будут совершены следующие действия: сбор, запись, систематизация, накопление, передачу (распространение, предоставление, доступ), хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, блокирование, удаление, уничтожение.

Пользователь дает свое согласие на передачу своих персональных данных при условии обеспечения в отношении передаваемых данных целей использования, предусмотренных п.3, следующим лицам, являющимся партнерами Оператора:

• ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ СИСТЕМА»
  Местонахождение: 127083, г. Москва, вн.тер.г. муниципальный округ Савеловский, ул. Мишина д.56. Этаж/комн 6/617
  ИНН 7714469778; ОГРН 1217700112080.
• ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ»
  Местонахождение: 127083 г. Москва, ул. Мишина д.56, комната 306
  ИНН 7714378062; ОГРН 1167746252728.
• ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ АУДИТ»
  Местонахождение: 127083 г. Москва ул. Мишина д.56, этаж 5, комната 509
  ИНН 7714948185; ОГРН 5147746225798.
• ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ КВАЛИФИКАЦИЯ»
  Местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д.56
  ИНН 7714349600; ОГРН 1157746706523.
• ООО «ЧДВ»
  Местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д. 56, этаж 6, ком.609
  ИНН 7714988300; ОГРН 1177746359889.
• ООО «СЕРВИС СОФТ»
  Местонахождение: 430030, Республика Мордовия, город Саранск, ул. Васенко, д.13,этаж 4, помещение 7
  ИНН 1327032250/ОГРН 1181326002527.
• ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ РЕШЕНИЕ»
  Местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д.56, офис 308
  ИНН 7714986720 / ОГРН 1177746340617.

6. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона 152-ФЗ.

7. Согласие действует все время до отзыва субъектом согласия на обработку персональных данных.

Источник: www.4dk.ru