Существует пять ключевых стадий управления проектами, которые помогут вам оптимизировать очередной проект и дадут вашему коллективу возможность работать по хорошо организованному плану. К их числу относятся инициирование, планирование, исполнение, оценка эффективности и закрытие.
Управление проектами зачастую понимают неправильно. Многие профессионалы рассматривают его как управление сроками проекта, однако это нечто намного большее. К счастью, мы составили простое руководство по пяти стадиям управления проектами.
Почему эти пять стадий так важно знать? Понимание жизненного цикла управления проектами поможет вам реализовать более эффективные внутренние процессы с помощью программного обеспечения для управления проектами.
Эта пятиступенчатая модель была определена Институтом управления проектами (PMI) в Руководстве PMBOK® по жизненному циклу проектов, которое также известно как «Свод знаний по управлению проектами». Руководство PMBOK® является отличным справочником для всех специалистов, желающих расширить свои знания и навыки в области управления проектами.
8 этапов роста ПРОЕКТНЫХ продаж
Давайте начнём с быстрого обзора стадий управления проектами. Вы также можете сразу перейти к разделу o треугольнике проектного управления.
1. Инициирование проекта
На этапе инициирования в модели управления проектами проект обрисовывается широкими мазками. На этой стадии определяются кураторы и заинтересованные стороны проекта, а также запускаются первоначальные исследования. Кроме того, рекомендуется задокументировать проект в письменном виде, чтобы план обмена информацией можно было легко донести до всех участников. Многие коллективы начинают проект с организационного совещания или составления технико-экономического обоснования. Решать, как начать проект, следует с учётом предпочитаемого сотрудниками стиля обмена информацией.
Помимо изложения первоначальной идеи проекта следует также описать выгоды, затраты и факторы риска, связанные с ожидаемыми результатами проекта. Возможно, также потребуется предусмотреть дополнительные показатели в зависимости от того, как в организации принято оценивать успех.
После предварительной оценки проекта создаётся экономическое обоснование или —- для небольших проектов — устав проекта. Эти инструменты помогут подробно описать и представить проект, включив в него такие сведения, как цели, бюджет и сроки проекта. Независимо от того, что вы создаёте (экономическое обоснование или устав проекта), эти инструменты особенно полезны для последующего использования и быстрого определения целей проекта в будущем.
Вот пример того, что должно быть включено в экономическое обоснование или устав проекта.
- Название компании: Apollo Enterprises
- Название проекта: Руководство по OKR
- Менеджер проекта: Кабир Мадан
- Цель. Цель данного доклада — ускорить темпы привлечения клиентов, предложив нашей клиентской базе ресурсы мирового класса.
- Заинтересованные лица. Даниэла Варгас, Кэт Муни, Рэй Брукс.
- Период. С 1 июня по 20 июля 2021 г.
- Выгода. Данный отчёт позволит развить новое конкурентное преимущество и создать новую воронку привлечения клиентов, что, в конечном итоге, обеспечит высокую рентабельность инвестиций, учитывая малый бюджет проекта.
- Риски. Мы видим больше выгод, нежели рисков, однако возможно привлечение неподходящих потенциальных клиентов, потенциал которых не будет реализован.
2. Планирование проекта
На стадии планирования проекта в рамках управления проектами формулируются чёткие цели с помощью дорожной карты проекта. Существует множество способов планирования целей, однако SMART-цели, CLEAR-цели, а также цели и ключевые результаты (OKR) — это три стратегии планирования проектов, которые помогут вам приступить к работе.
Урок 1. Основы проектной деятельности.
SMART-цели — это аббревиатура, которая расшифровывается как конкретные (Specific), измеримые (Measurable), достижимые (Achievable), реалистичные (Realistic) и ограниченные по времени (Time-bound). Многие коллективы используют этот метод для улучшения обмена информацией между сотрудниками, создания чёткой дорожной карты и формирования отслеживаемых показателей.
Цели CLEAR — это аббревиатура, которая расшифровывается как совместные (Collaborative), ограниченные (Limited), эмоциональные (Emotional), разделяемые (Appreciable) и гибкие (Refinable). Многие команды выбирают этот метод, потому что он более реалистичен для практической реализации и фокусируется на совместной работе.
Методика целей и ключевых результатов (OKR) более существенно отличаются от двух других методов. Она позволяют раскрыть цели на уровне компании, создавая прозрачность во всей организации. Вместо того чтобы начинать с проекта, а затем определять цель, при использовании OKR начинают с цели, а затем создают проекты вокруг неё. Познакомьтесь поближе с управлением целями методом OKR, чтобы определить, подходят ли он вашей организации.
Сравнение SMART-целей, CLEAR-целей и OKR:
Эти три стратегии используют разные подходы, но дают схожие результаты. Вы сами должны определиться с методом, который наиболее точно соответствует целям вашего бизнеса.
В число дополнительных ресурсов, которые можно использовать на стадии планирования проекта, входят графики вех, диаграммы Ганта и анализ управления рисками проекта — всё это поможет заинтересованным лицам усвоить информацию. Эти области могли быть очерчены во время первоначального определения масштабов проекта, однако стадия планирования — идеальное время для подробного рассмотрения задач, целей и рисков.
Вот пример постановки целей с использованием методологии SMART в управлении проектами.
Исходная цель. Повысить темпы привлечения клиентов.
Улучшенная SMART-цель:
- Конкретная. Повысить темпы привлечения клиентов путём распространения руководства по ресурсам.
- Измеримая. Повысить темпы привлечения клиентов на 15% месяц к месяцу.
- Достижимая. По результатам недавнего исследования мы знаем, что наши клиенты заинтересованы в руководстве по ресурсам.
- Реалистичная. Собирать контактную информацию клиентов в обмен на наше руководство по ресурсам.
- Ограниченная по времени. Ежегодно в январе перевыпускать руководство по ресурсам, чтобы поддерживать темпы привлечения клиентов.
3. Исполнение проекта
На этапе выполнения ваш коллектив сосредоточится на достижении поставленных целей. Отталкиваясь от информации, собранной на первых двух этапах, создаётся и запускается проект в установленные сроки путём совместной работы и взаимодействия.
Начните с назначения задач исполнителям. Если вы уже используете средство управления проектами, можно добавить эти задачи в рабочий процесс проекта, чтобы коллектив мог быстро получить доступ к ресурсам и общаться в одном месте. Программное обеспечение для ведения хронологий и другие инструменты составления схемы проекта помогут сотрудникам наглядно представить каждый этап проекта.
Далее подготовьте методику отслеживания и определения успешности, чтобы все чётко понимали, как будет измеряться успех. Это могут быть конкретные показатели эффективности, которые вы планируете отслеживать, или цели, которых должны быть достигнуты по завершении проекта.
Поскольку сроки и объём работы меняются ежедневно, обязательно обновляйте график проекта по мере необходимости и закрывайте зависимые элементы после их выполнения. Если у вас есть сроки, не терпящие отлагательств, обязательно составьте график работы коллектива по приоритетам. Нелишним будет регулярно сверяться с исполнителями, чтобы убедиться, что проект идёт по плану, а поставленные задачи выполняются.
Графики могут меняться, но в любом случае важно оставаться как можно ближе к первоначальным срокам, чтобы не допустить разрастания объёма работ. Иными словами, не выходите слишком далеко за рамки первоначального объёма проекта.
Взгляните на этот пример плана в виде хронологии, отталкиваясь от которого, вы сможете лучше понять, как организовать структуру разбивки работ.
Хронология проекта: с 1 июня по 20 июля 2021 г.
Группа проекта: Кабир Мадан, Даниэла Варгас, Кэт Муни, Рэй Брукс
- 1 июня: Кабир создаёт задачи по проекту и назначает их участникам группы.
- 14 июня: Даниэла собирает данные по ресурсам.
- 18 июня: Даниэла организует данные и передаёт Рэю на разработку дизайна.
- 28 июня: Рэй передаёт первый черновой вариант дизайна Кабиру на рассмотрение.
- 1 июля:Кабир предоставляет отзыв по дизайну.
- 6 июля: Рэй передаёт окончательный дизайн Кэт для внедрения.
- 12 июля: Кэт отправляет тестовую страницу Кабиру на рассмотрение.
- 15 июля: Кабир предоставляет отзыв по тестовой странице.
- 19 июля: Кэт передаёт окончательную версию страницы группе для тестирования.
- 20 июля: публикация руководства по ресурсам.
4. Оценка эффективности проекта
Измерение эффективности проекта важно по нескольким причинам. Возможность улучшить проект — одна из главных, но это важно ещё и потому, что сотрудники могут учиться как на успехах, так и на неудачах. Существует множество различных ключевых показателей эффективности (КПЭ), которые можно использовать для определения и достижения стратегических целей с помощью программного обеспечения для постановки целей. Выбор КПЭ определяется сферой деятельности и типов проекта, над которым вы работаете.
Одним из первых показателей эффективности, которые следует рассмотреть, является исходная цель. Справился ли проект с проблемой, которую вы пытались решить? От исходной цели отвлечься легко, но важно помнить о ней при оценке результатов.
Следующим шагом должно стать изучение других КПЭ, чтобы определить, был ли проект успешным. Некоторые универсальные KPI включают рентабельность инвестиций (ROI), индекс эффективности затрат (CPI), плановую стоимость (PV), фактические затраты (AC) и заработанную стоимость (EV), хотя помимо них существует множество других показателей.
Проинформируйте заинтересованных лиц об успехе проекта, в том числе о том, что было сделано правильно, а что пошло не так. Быть честным и открытым для обратной связи — лучший способ учиться на своих ошибках.
Давайте рассмотрим несколько примеров КПЭ.
- Цель проекта: увеличить темпы привлечения новых клиентов на 15% месяц к месяцу
- Фактические затраты: 6487 долларов, исходя из учётного времени работы
- Заработанная стоимость: 47 300 долларов за счёт увеличения темпов привлечения новых клиентов месяц к месяцу
- Рентабельность инвестиций: 40 813 долларов
- Индекс соблюдения сроков (отношение заработанной стоимости к плановой): 0,88
- Стоимость привлечения клиента (отношение затрат к количеству клиентов): 0,61 доллара на клиента
- Темпы привлечения клиентов за месяц: улучшение на 18%
- Трафик сайта за месяц: улучшение на 4%
- Рентабельность: улучшение на 8%
5. Закрытие проекта
Эта стадия больше всего различается в разных компаниях и коллективах. Одни любят праздновать результаты тяжёлой работы, другие предпочитают сразу же приступать к следующему важному делу. Не существует правильного или неправильного способа завершения проекта, и только от вас зависит, что лучше всего подходит вам и вашим сотрудникам.
По завершении проекта можно провести совещание с заинтересованными в нём сторонами, в ходе которого подробно рассмотреть результаты проекта. Совещания такого типа часто называют аналитическими. Если вы решите созвать его, то можно заранее провести анонимный опрос, чтобы наверняка обсудить на совещании все важные вопросы.
Нелишним будет рассмотреть КПЭ, составленные на этапе оценки результатов. Тогда у всех участников появится чёткое понимание того, что получилось, а что пошло не по плану. Это позволит избежать повторения ошибок в будущих проектах.
Также не повредит систематизировать и хранить материалы проекта в общей папке, чтобы у сотрудников был доступ к ним перед закрытием проекта. Такие материалы, как проектные задания, шаблоны, текстовые материалы, файлы дизайна, разработки и т. д., важно держать под рукой, когда придёт время оценить эффективность работы.
Важной возможностью, которую часто упускают на этапе завершения проекта, является продолжение мониторинга эффективности. Есть ли у вашего коллектива привычка завершать старые проекты и забывать о них? Важно постоянно тестировать и изобретать новые способы выполнения проектов, чтобы обеспечивать рост бизнеса.
Вот пример повестки дня «посмертного» совещания, которая поможет завершить ваш следующий проект.
Название проекта: Руководство по OKR
Дата: 20 августа 2021 г.
Время: 10:00 — 11:00 МСК
Пункты повестки дня:
- Краткий обзор проекта (10:00): Кабир расскажет об исходных целях и задачах проекта и ожидавшихся результатах.
- Обзор результатов (10:15): Кабир проведёт обзор эффективности проекта с упором на исходную цель по увеличению темпов привлечения клиентов и дополнительных важных КПЭ.
- Отзывы заинтересованных лиц (10:30):Кабир, Даниэла, Кэт и Рэй выскажутся о том, что прошло хорошо, а что могло бы быть сделано лучше.
- Поручения: Кабир разошлёт заметки с совещания к концу дня 20 августа, а оптимизация графиков должна быть завершена к 3 сентября.
Просьба прийти на совещание подготовленными и рассказать о том, как мы можем улучшить свою работу в будущем.
Преимущества управления проектами
С учётом того, что среднестатистический работник умственного труда переключается между 10 приложениями до 25 раз в день, а большинство коллективов по-прежнему работают удалённо, командная работа ещё никогда не была так распределена. Это делает управление проектами крайне важной частью любой успешной организации. Независимо от того, работаете ли вы в команде из пяти или 500 человек, организация задач и коммуникаций в одном месте может оказаться непростой задачей. Использование этих пяти стадий в управлении проектами поможет вашему коллективу не сбиться с пути и добиться максимальной эффективности.
Помимо понимания жизненного цикла управления проектом, существуют и дополнительные преимущества управления проектами. Правильно подобранные инструменты управления проектами не только позволяют организовать работу и цели в одном месте, но также устраняют путаницу, повышают эффективность и производительность коллектива и синхронизируют обмен информацией. Таким образом, у вас остаётся больше времени для главного — развития успешного бизнеса.
Хорошая отправная точка для совершенствования существующих методов — это постоянное изучение новых инструментов и ресурсов. Такие методы управления проектами, как канбан-доски и спринты Scrum, существуют уже давно, однако есть и новые возможности программного обеспечения, которые помогут вашим сотрудникам выйти на новый уровень эффективности и успешности. Ключ к управлению проектами заключается в том, чтобы никогда не прекращать испытывать новые методы.
Управление неуправляемым
Так с чего же начать? Ведь столько всего нужно изучить! Это просто: начните со своего коллектива. В конце концов, ваша работа заключается в том, чтобы дать возможность сотрудникам выполнять свою работу наилучшим образом.
Процесс управления проектами и инструменты, которые вы внедряете, должны улучшить обмен информацией, повысить производительность с помощью специализированного программного обеспечения, а также обеспечить выполнение работы в отведённые сроки без стресса. Если вы сомневаетесь, просто спросите у своих коллег. Вы будете поражены тем, чего может достичь объединённая общей целью группа людей.
Нужна помощь с поиском инструментов управления работами для конкретного коллектива? Ознакомьтесь с решениями для групп с любой динамикой — от маркетинга до планирования мероприятий — и выберите инновационные возможности для своей организации.
Источник: asana.com
Изучаем этапы управления проектами
В жизненном цикле проекта выделяют пять этапов управления проектом: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и завершение. При работе над сложными проектами команда может ориентироваться на эти этапы как на дорожную карту.
Познакомьтесь с Софией. Она возглавляет команду HR-специалистов в своей компании. Вместе им предстоит работа над очень крупным проектом по пересмотру всего процесса адаптации новых сотрудников.
Большинство из нас (как и София) представляют два этапа, когда думают о работе над проектом: начать проект и закончить его.
На самом деле речь идет о гораздо большем. Представьте, что вы печете торт. Нельзя наугад взять ингредиенты, свалить их в кучу и сразу получить отменный и вкусный глазированный десерт. Нужно потрудиться, чтобы закупить продукты, подготовить их и смешать. Кроме того, в процессе придется то и дело пробовать результат на вкус.
От начала и до конца вы делаете множество шагов. Это и есть этапы управления проектом. Изучив их, вы сможете точнее планировать задачи, реалистичнее оценивать сроки и подходить к работе над проектом более стратегически и организованно.
Продолжим рассказ о Софии и ее команде и на их примере посмотрим, что такое типичный жизненный цикл проекта и каковы его этапы.
Что такое жизненный цикл проекта?
Термин «жизненный цикл» напоминает об уроках биологии в старших классах. Однако у него очень простое значение. Жизненный цикл проекта — это этапы, которые проходит проект с момента создания до завершения. Вы будете выполнять поэтапные действия, превращая идею проекта в готовый к сдаче результат.
Понимание жизненного цикла управления проектами позволяет команде действовать не наугад, хватаясь за первые попавшиеся задачи, а следующим образом.
- Работать над проектом стратегически и организованно.
- Отслеживать ход работы и статус.
- Быстрее завершать проекты благодаря точным планам, сводя к минимуму непредвиденные препятствия.
Сложите эти преимущества, и вы получите главное из них: команды смогут быстрее выполнять успешные проекты.
По данным Института управления проектами (PMI), из каждого инвестированного миллиарда долларов 122 $ миллиона теряются вследствие низкой эффективности выполнения проектов.
Если использовать концепцию жизненного цикла проекта и ее преимущества, не придется впустую тратить деньги на проекты, которые не соответствуют изначальным целям.
Кажется, все ясно. У подхода на основе жизненного цикла много достоинств. Какие же этапы необходимо пройти проекту?
Согласно своду знаний по управлению проектами (PMBOK) выделяют пять четких этапов жизненного цикла управления проектом:
- Инициация
- Планирование
- Выполнение
- Мониторинг
- Завершение
Итак, вы получили общее представление о теме. Давайте углубимся в детали.
Пять этапов жизненного цикла управления проектом
Может быть непросто представить целых пять этапов, особенно если вы привыкли думать всего о двух — «начало» и «конец». Каждый этап служит определенной цели и позволяет улучшить итоговый результат.
Этапы следуют друг за другом, как буквы алфавита. Чтобы воспользоваться преимуществами подхода к управлению проектом на основе жизненного цикла, нужно действовать последовательно.
Этап 1. Инициация проекта
Процесс адаптации новых сотрудников давно необходимо было преобразовать. София и команда хотят поскорее взяться за дело. Думаете, на первом этапе нужно составить план и обозначить сроки? Не спешите.
Первый этап жизненного цикла проекта — не планирование, а инициация.
На этом этапе проект пока не подтвержден. София и ее команда должны рассмотреть его в общих чертах и оценить перспективу. Прежде всего нужно понять, стоит ли за него браться. Для этого необходимо определить следующее.
- Бизнес-сценарий проекта.
- Выгода от его выполнения (какой общей бизнес-цели он служит).
- Основные продукты поставки.
- Критерии успешного проекта.
София и команда определили эти пункты следующим образом.
- Бизнес-сценарий. Компания Софии испытывала проблемы с текучкой кадров. Большинство новичков покидали компанию, не проработав и года.
- Выгода. Пересмотренный процесс адаптации будет более прозрачным, улучшит качество коммуникации, повысит заинтересованность сотрудников в первые месяцы работы в компании, благодаря чему они, как ожидается, захотят остаться надолго.
- Ожидаемые результаты. Команде HR нужна задокументированная процедура, которой можно следовать и которой можно управлять. Кроме того, новым сотрудникам нужен интерактивный дашбоард для работы в первые недели на должности.
- Показатели успеха. 15-процентный прирост коэффициента сохранения кадров к концу четвертого квартала и положительная обратная связь не менее чем от 85 % новых сотрудников.
Все эти аспекты можно отразить на карте проекта. Команда Софии может периодически смотреть на нее, чтобы помнить о месте проекта в общей картине.
Когда команда проанализировала указанные факторы, пришло время спросить себя, осуществим ли проект и стоит ли за него браться.
Если да, команда должна получить подтверждение проекта (если необходимо) и перейти к следующему этапу. Если нет? Не стоит беспокоиться. Команде просто следует начать сначала и подумать над другими способами решения проблемы. В этом случае полезно использовать шаблон карты проекта.
Этап 2. Планирование проекта
София обдумала проект в общих чертах, и пришло время подробностей. На этом этапе ей нужно вместе с командой обсудить конкретный план действий по реализации проекта.
Даже если вам не терпится приступить к работе, не экономьте время в ущерб качеству на этапе планирования. Эффективное планирование позволяет предотвратить многие основные причины провала проекта. В их числе неадекватное видение перспективы и цель, плохо налаженная коммуникация и неточность оценок.
Ради хорошего плана придется потрудиться и потратить время, поэтому заложите достаточно времени на старте проекта.
На этом этапе София и команда ответят для себя на следующие вопросы.
- Какова цель проекта?
- Каковы ключевые показатели эффективности (KPI)?
- Какова область проекта?
- Каков бюджет?
- Каковы риски?
- Кто из команды будет задействован?
- Какие задачи будут стоять?
- Какие контрольные точки нужно пройти?
Цель проекта лучше всего определять, используя систему постановки целей SMART. Система основана на принципах конкретности, измеримости, достижимости, уместности и временных рамок.
С помощью этой системы София и команда определили следующую цель своего проекта по адаптации сотрудников.
Создать новый процесс адаптации, позволяющий обучать новичков и повысить коэффициент сохранения кадров на 15 %. Новую программу нужно запустить к 25 января 2021 г.
Теперь София и команда знают, к чему стремиться. Но одних только желания и надежды мало для достижения цели. Команде нужно понять, какая именно работа их ждет.
В этом им поможет структура распределения работ (WBS). Проект разбивается на задания и отображается в графическом виде. Каждое задание является действием, которое видят все участники проекта. В нашем примере София и команда выделили следующие задания.
- Опросить существующих сотрудников насчет текущего процесса адаптации.
- Узнать пожелания менеджеров о том, что можно включить в процесс.
- Создать общий процесс адаптации (90-дневный план).
- Записать обучающие видеоролики для дашбоарда сотрудников, чтобы сделать процесс предельно ясным.
- Создать цифровой дашбоард для сотрудников.
- Создать портал, куда новые сотрудники могут обращаться за помощью.
- Составить процедуры и контрольные списки для процесса адаптации.
- Опубликовать видеоролики и документы на дашбоарде.
Когда участники команды увидят, что требуется для проекта, им будет проще понять, сколько времени и ресурсов понадобится и с чего начать.
Кроме того, они определят основных действующих лиц (в нашем случае это команда HR, веб-разработчиков, графический дизайнер и команда по контенту), а также зависимости в заданиях и ресурсах. Зависимостью является любой аспект проекта, обусловленный другим аспектом.
Вот пример зависимости заданий: нельзя опубликовать материалы на дашбоарде сотрудников, пока нет дашбоарда. Для выполнения одного задания необходимо завершить другое. Или команда веб-разработчиков не может подключиться к проекту, пока не обновит дизайн сайта компании. Необходимый ресурс недоступен по первому требованию, поскольку зависит от других задач.
Теперь команда Софии учитывает зависимости и определяет разумный порядок выполнения заданий проекта, а также сроки выполнения каждого действия в индивидуальных списках задач.
Результат их работы и есть готовый план проекта. Задокументируйте план и опубликуйте там, куда есть доступ у всей команды (отлично подойдет Confluence).
Этап 3. Выполнение проекта
На этот этап приходится основной объем работы.
Команда Софии выполнит все назначенные задания проекта. Участники будут составлять процедуры, записывать видеоролики, разговаривать с сотрудниками и т. д.
В ходе планомерного продвижения по списку задач проекта команда одновременно столкнется со следующим этапом.
Этап 4. Мониторинг проекта
Вернемся к примеру с тортом. Можно ли испечь великолепный торт, всего один раз взглянув на рецепт? Пожалуй, нет.
Скорее всего, вы сверяетесь с рецептом, когда разбиваете яйца и замешиваете масло, чтобы сделать все правильно. Каждые пять минут вы заглядываете в духовку и следите, чтобы не подгорела верхушка коржа. Вы очень внимательны во время готовки.
Работа над проектом идет примерно так же. Это и есть этап мониторинга, параллельный этапу выполнения. София будет регулярно оценивать проект, чтобы убедиться в следующем.
- Соблюдаются сроки.
- Команда не выполняет лишней работы.
- Расходы остаются в рамках бюджета.
- Все действия ведут к изначальной цели (при непосредственном исполнении можно потерять из виду общую картину и не увидеть леса за деревьями).
Если использовать ПО для управления проектами, мониторинг станет проще. Процессы будут нагляднее, а вся информация и обсуждения, связанные с проектом, будут храниться централизованно.
Кроме того, стоит регулярно проводить планерки, чтобы держать в курсе всех участников команды. Шаблон протокола еженедельного собрания упростит фиксацию обсуждаемых тем, принятых решений и действий, определенных по итогу собрания.
Если София заметит отклонение от плана, она сможет скорректировать направление по ходу работы или изменить изначальный план проекта согласно новым обстоятельствам.
Этап 5. Завершение проекта
Команда справилась! Внедрен новый улучшенный процесс адаптации новых сотрудников. Команда готова отпраздновать победу совместным чаепитием и навсегда попрощаться с проектом.
Но прежде чем сделать новую отметку в списке побед, необходимо пройти этап завершения, чтобы доработать любые шероховатости. Нужно сделать следующее.
- Провести ретроспективу, чтобы обсудить успешно выполненные задания и аспекты, в которых возможны улучшения.
- Подготовить итоговый отчет по проекту и при необходимости показать заинтересованным сторонам.
- Сохранить всю документацию по проекту в надежном месте и свободном доступе для дальнейшего использования (чтобы структурировать и централизованно хранить данные, снова как нельзя лучше подойдет Confluence).
Усердная работа над проектом заслуживает хорошего завершения. Все задания выполнены и остались позади, однако важно подвести итог, чтобы закончить этот проект и настроиться на успех следующих.
Польза ПО для управления проектами
Возможно, вы думаете, что такое ПО — неплохое, но необязательное приобретение. Подумайте хорошенько. ПО для управления проектами повышает шансы на успех и снижает уровень напряжения. 77 % самых эффективных проектов управляются с помощью такого ПО.
В чем плюсы ПО для управления жизненным циклом проекта? ПО дает следующие преимущества.
- Повышает прозрачность и наглядность, поскольку вся команда может отслеживать этапы жизненного цикла.
- Позволяет прояснить роли и обязанности, поэтому каждый сотрудник знает, что должен делать.
- Упрощает практическую работу по выполнению плана благодаря назначению заданий, владельцев и не только.
- Сокращает неточности, поскольку каждый знает, как найти нужную информацию.
- Обеспечивает обновление информации в режиме реального времени, так что задействованная информация всегда актуальна.
Не пытайтесь управлять жизненным циклом проекта с помощью бесконечных электронных переписок, бессистемной документации и запутанных таблиц. Используйте ПО для управления проектами, например Jira, чтобы действовать стратегически и организованно на всем пути — от озарившей вас идеи до запуска продукта.
Больше успешных проектов
Только начав проект, невозможно во мгновение ока выйти на финишную прямую. Управление проектами позволяет действовать стратегически и пройти различные этапы выполнения проекта.
Действуйте поэтапно, как София и ее команда, и вы скоро сможете поздравить друг друга с очередной победой. Пригласите коллег на чай, чтобы отпраздновать новый успех (непременно с тортом).
На этапе планирования при работе над проектом приходится много рассуждать и трудиться. Упростите этот этап с помощью шаблонов плана проекта.
Источник: www.atlassian.com
5 главных этапов управления проектами
Таск-трекер для командной работы внутри CRM. Ставьте задачи, отслеживайте дедлайны и организуйте совместную работу над проектами.
Когда внедряешь в бизнес модели проектного управления, не всегда правильно понимаешь суть менеджмента. Наш опыт показателен: когда я внедрял проектное управление в Oko, то слишком поверхностно смотрел на процессы. Изначально это было просто управление сроками: все должно быть вовремя и хорошо. На деле проектный менеджмент оказался сильно глубже.
Теперь я знаю, что управлять проектами нужно поэтапно — чтобы вовремя менять вектор работы и добиваться результата малой кровью. Этапы управления проектом — это жизненный цикл производства. Их понимание помогает предпринимателям внедрять более эффективные внутренние процессы и лучше управлять командами с помощью софта. Например, с помощью OkoCRM.