Для успешной реализации проектов по внедрению информационных систем нашей компанией применяется технология управления проектами. В настоящей методичке мы приводим основные элементы данной технологии.
По этому при планировании проекта Заказчик И исполнитель должны совместно найти ответы на следующие вопросы :
1. Цели проекта.
Очень важно правильно и четко определить цель проекта. Т.е к чему должен привести проект, при этом формулировка должна быть не в действиях, а в результатах. При формулировке цели важно понимать предпосылки – причинны данной цели. Иногда определяя цель проекта, заказчик часто утаивает первопричины её возникновения. И формулируя цель, результаты он для себя самого ожидает совершено другие.
Примеры типовых целей проекта Вы можете увидеть на сайте компании в разделе «Корпоративное внедрение»
2. Ключевые результаты проекта
Как правило, даже правильно сформулированная цель проекта получается очень общей и не достаточной для того, что бы четко определить конечные результаты достижения.
Систематизация бизнес-процессов. Регламенты в бизнесе. Этапы внедрения и ошибки //16+
Очень важно получить ответ на вопросы: “А как мы определим, что проект закончился?; Что будет являться критерием успешности проекта?” Желательно разложить проект на составляющие и по каждой части определить методику оценки результативности, а также документ, которым будет производиться формальное закрытие результатов:
Пример :
Работа
Результат
Документ
Пользователи умеют самостоятельно выполнять необходимые функции для обеспечения функционирования системы
Программное обеспечение установлено на компьютерах заказчика.
Проток установки ПП
3. Технология внедрения.
В настоящее время наша компания использует несколько технологий внедрения и необходимо выбрать наиболее подходящую для конкретного случая, см раздел Технология работ .
Также очень важно выбрать не только технологию внедрения, но и определиться с технологиями отдельных работ : обучение , разработка
4. Роли и силы участников проекта.
Определите, кто влияет на проект. От кого зависит результаты проекта? Найдите те результаты, которые будут интересны этим людям. Включите их в проект. Закрепите их ответственность (Приказ по предприятию).
Выделите руководителя проекта. Наделите его необходимыми полномочиями. На время реализации проекта по всем вопросам, касающимся задач необходимых для реализации проекта, участники команды проекта должны подчиняться руководителю проекта. Выделите специальную мотивацию команды, также определите и карательные меры, в случае, если проект будут завален.
5. Работы, сроки и последовательность
Определите перечень работ, которые обходимо выполнить для обеспечения достижения нужных результатов. Определите их последовательность. Закрепите их в виде план-графика. Назначьте ответственных за каждую работу. Определите контрольные вехи, по которым будет производить анализ контроль хода.
6. Границы проекта
Оптимизация бизнес-процессов. С чего начинать? Главные этапы автоматизации //16+
Важно правильно и полно определить границы проекта – рамки проекта.
Ограничения — факторы, которые лимитируют возможности планирования команды.
Пример :
- Работы будут производиться только в рабочее время
- Будет производиться обучение только 20 пользователей
Предположения — факторы, от которых производится планирование
Пример:
- Заказчик обеспечивает необходимое время у ключевых сотрудников для выполнение работ по проекту
Исключения — результаты, работы, действия которые могут Сторонами ожидаться от противоположной, но при этом не запланированы к выполнению соответствующей стороной.
П ример :
- Исполнитель не производит работы по созданию и настройке IT инфроструктуры Заказчика (монтаж и настроки локальных сетей, установка и настройка системного программного обеспечения)
7. Коммуникации
Очень важный пункт, особенно ест проект очень большой и участвует более 3-4 участников в команде. Важно определить, как будет производиться обмен информацией между участниками (когда, в какой форме: отчеты, совещания).
8. Риски проекта
Необходимо составить перечень причин (рисков), по которым проект может, не состояться – Карта рисков.
По каждому риску необходимо проработать предупредительные мероприятия по снижению вероятности возникновения риска. А также меры по реагированию на риск, в случае его возникновения, и меры по устранению последствий.
Пример карты рисков :
Риск
Стратегия управления риском
Уход членов проектной команды до конца Проекта
Пересечение зон ответственности членов проектных групп. Руководство Проекта должно следить за полнотой документации. Исполнитель обеспечивает возможность подмены членов команды проекта
Изменения структуры Заказчика, и/или методов ведения бизнеса
При принятии решений по изменениям в компании руководство будет принимать во внимание влияние этих изменений на ресурсоемкость и сроки Проекта
Не соответствие квалификации пользователей требуемой для работы в системе
Ответственность заказчика за соответствие квалификации пользователей требуемой.
Возможность саботажа сотрудников
Приказ по предприятию о внедрение системы.. Назначение ответственных за реализацию по каждому блоку. Включение их в проектную группу.
Не соответствие компьютеров техническим требованиям
Заказчик знаком с техническими требованиями к аппаратному обеспечению
Не соответствие типовых функциональных возможностей системы требуемым, в связи с этим выход за рамки бюджета проекта
Использование технологии рамочного внедрения, первоначально предполагающую запуск типовых учетных подсистем, риск отклонении по которым минимален.
Запуск, накладывание управляющих контуров.
Заказчик при разработке организационных изменении учитывает реализацию их в типовой системе
Отклонение по срокам реализации проекта в связи с тем, что сотрудники Заказчика не успевают регистрировать первичную информацию прошлых периодов
Ответственность заказчика. Заказчик или принимает меры по привлечению дополнительных сил или
Управляющий комитет принимает решение о пересмотре всего устава проекта изменения сроков и бюджета
9. Управление требованиями
В ходе реализации проекта будут возникать новые пожелания, замечании и т.д. Договоритесь, как эти требования будут регистрироваться и сохранятся, как обрабатываться.
Регламент исправления ошибок при тестировании разработанного модуля:
Все замечания отправляются на электронную почту Руководителя проекта со стороны Заказчика, тот в свою очередь должен все замечания регистрировать и систематизировать в электронной таблице Excel.
Руководитель проекта Исполнителя должен регулярно просматривать задачи и определять время их решения.
10. Формализуйте. Закрепите всё выше перечисленное в виде специального документа (Устав проекта, соглашение о проекте)
2. Основные этапы внедрения информационной системы
ОБСЛЕДОВАНИЕ .
Цель этапа:
Детально понять особенности и потребности Заказчика. Собрать и систематизировать информацию о предприятии Заказчика. Описать бизнес-процессы, подлежащие автоматизации. Выявить требования к будущей системе, уточнить и конкретизировать цели внедрения проекта, и подготовить первичное предложение на автоматизацию.
Выполняемые работы:
- Интервьюирование руководства компании, руководителей подразделений и ключевых сотрудников.
- Описание структуры компании, учетной политики и укрупненных бизнес-процессов «как есть».
- Фиксация основных требований к ИС со стороны Заказчика, цели и задачи автоматизации
- Фиксация методологии ведения учета.
В случае внедрения несложных типовых решений достаточно провести анкетирование – экспресс — обследование.
Этот этап является самым важным, поскольку именно здесь закладывается основа для дальнейшей реализации проекта в целом. Поэтому от Заказчика на этом этапе требуется неукоснительное соблюдение графика выполнения работ, в соответствии с которым специалисты компании Софт-Сервис проводят встречи с экспертами Заказчика.
Результат этапа:
Отчет об обследовании — документ, описывающий модель предприятия «как есть», требования к новой системе, цели, ожидаемый результат от внедрения.
Устав проекта – документ, описывающий цели внедрения, состав ИС, бюджет, сроки реализации проекта, требования к Эксплуатации ИС, риски проекта.
ПРОЕКТИРОВАНИЕ .
Цель этапа:
Ознакомить сотрудников предприятия с функционалом типового программного продукта. Сопоставить программный продукт и бизнес-процессы компании. Подготовить и согласовать список функциональных требований к будущей ИС. Описать изменяемые/добавляемые бизнес-процессы. Определить объем необходимых доработок и/или изменений в бизнес-процессах Заказчика.
Выполняемые работы:
- Моделирование документооборота Заказчика в программе путем разработки контрольного примера.
- Установка конфигурации на компьютеры Заказчика.
- Обучение ключевых сотрудников Заказчика на рабочих местах.
- Анализ типового функционала программы на применимость к требованиям существующей методологии учета на предприятии.
- Определение прав доступа пользователей к данным.
- Анализ существующей базы данных на предмет переноса данных в новую базу.
На данном этапе важно определить, как и кем будет проверяться, и сдаваться работа по адаптации ИС. Один из способов прогон на контрольном примере.
Результат этапа:
«Техническое задание – документ, описывающий перечень необходимых доработок системы, согласно требований Заказчика и порядок их приема и тестирования.
Уточненный документ «План проекта»- в части сроков, бюджета, рисков и требований.
РЕАЛИЗАЦИЯ .
Цель этапа:
Максимально настроить ИС под специфику работы Заказчика в соответствии с «Техническим заданием». Подготовить ИС к опытной эксплуатации.
Выполняемые работы:
- Доработка ИС – конфигурирование согласно ТЗ
- Подготовка к началу опытной эксплуатации
- Разработка руководства по эксплуатации Разработка регламента переноса начальных остатков и обработок по переносу начальных остатков (в случае, если это необходимо).
Результат этапа:
- Программный продукт настроенный и протестированный в соответствии с «Техническим заданием».
- ПО, установленное на рабочих местах пользователей, готовое к началу опытной эксплуатации Системы
- Руководства пользователей
- Регламент по переносу начальных остатков и обработки по переносу начальных остатков.
ТЕСТИРОВАНИЕ .
Цель этапа:
Проверить соответствие ИС требованиям и ожиданиям Заказчика. Кроме того, на этом этапе уточняется/утверждается дата ввода в эксплуатацию ИС.
Выполняемые работы:
- Тестирование системы.
- Исправление недостатков работы системы Исполнителем на основании тестирования.
Результат этапа:
ИС настроена, протестирована Заказчиком и отвечает его потребностям. Недочеты учтены, выявленные ошибки исправлены. Назначена дата ввода в эксплуатацию.
ВВОД В ЭКСПЛУАТАЦИЮ .
Цель этапа: обучение конечных пользователей и запуск ИС в эксплуатацию.
Выполняемые работы:
- Обучение пользователей
- ПереносВвод остатков
- Организация запуска
- Пост пусковое сопровождение (методическое консультирование)
- Закрытие проекта
Результат этапа: ИС, принята Заказчиком, запущенна в эксплуатацию, проект передан на сопровождение.
Источник: www.soft-servis.ru
Основные этапы внедрения системы управления бизнес-процессами на предприятии
Каждый руководитель предприятия заинтересован в максимальной эффективности управляемого им бизнеса. Современная наука предлагает многообразие способов осуществления достижения вышеуказанной цели. Одним из таких способов является внедрение на предприятии системы управления бизнес-процессами (СУБП).
Необходимо отметить, что в рамках данной статьи мы не принимаем во внимание этап принятия решения руководителем о внедрении СУБП, а условно считаем, что такое решение принято. Поэтому точкой отсчета считаем подготовку проекта по внедрению СУБП.
Этап 1. Разработка проекта внедрения СУБП
На начальном этапе необходимо принципиально определить будет ли выполняться проект собственными силами предприятия или для этих целей на договорных основах будет привлечена компания-подрядчик. Следует учесть, что большинство проектов, выполняемых собственными силами компании, заканчиваются, по крайней мере, увеличением перечня должностных обязанностей руководителей подразделений за счет необходимости отслеживания и контроля цепочки бизнес-процессов, которые, как правило, не собраны в единую систему и не приносят искомой эффективности. Поэтому конкретное понимание целесообразности всего проекта необходимо не только в руководящей структуре, но и на местах.
Определившись с исполнителями, следует разработать проект по следующей схеме:
1. разработка технического задания на проведение работ;
2. формирование основных этапов осуществления проекта;
3. формирование структуры управления проектом;
4. описание процесса выполнения работ;
5. подготовка документов, регламентирующих управление проектом;
6. установка требований к участникам проекта.
Разработанный проект утверждается главным
управляющим предприятия или лицом, назначенным ответственным за его выполнение, а также проводится ознакомление с проектом всех привлекаемых участников.
Этап 2. Диагностика состояния существующей системы управления
На этапе 2 проекта выполняется диагностика состояния существующей системы управления.
Система управления любого предприятия включает в себя несколько подсистем, связанных с управлением предприятием, например: система стратегического планирования, система маркетинга и сбыта, система бухгалтерского учета и т.п. На практике очень часто складывается ситуация, когда многие из указанных выше подсистем проработаны на предприятии достаточно хорошо: создана документация, обучены специалисты, установлено программное обеспечение и т.д. Как правило, хуже всего обстоит дело с консолидацией всех этих подсистем в общую систему управления. За эту консолидацию несет ответственность руководство верхнего уровня предприятия, но именно для него хуже всего проработана регламентирующая документация. Деятельность управленцев верхнего уровня не формализована, нигде не прописаны стандартные средства управления предприятием, которые должны постоянно использовать руководители верхнего уровня.
Система процессного управления предоставляет руководителям верхнего уровня средства управления, позволяющие увязать воедино существующие подсистемы, устранить препятствия, существующие между подразделениями на пути бизнес-процессов.
На этапе 2 проводится диагностика только той части системы управления, которая должна стать основой внедрения СУБП. В первую очередь подлежит анализу существующая на предприятии регламентирующая документация, а также состояние дел по ее реальному использованию.
Диагностика предприятия на этапе 2 включает в себя следующие работы.
Источник: uchimsya.com
Тема 5 этапы внедрения процессного подхода к управлению в организации
3. На основе системы процессов оптимизировать организационную структуру организации
- зоны безответственности;
- дублирование функций;
- пересечение полномочий;
- неэффективные звенья цепочки.
4. Выполнить документирование деятельности в той степени, которая необходима для организации управления процессами
Обычное документирование деятельности (в том числе регламентация процессов) не является внедрением процессного подхода. Внедрение процессного подхода означает в первую очередь внедрение механизмов управления процессами. Поэтому регламентация необходима в той степени, в которой позволяет организовать управление процессами и достигать поставленных собственниками и руководителями организации целей.
5. Разработать и внедрить систему показателей для управления организацией и процессами
Система целей и показателей может быть привязана к структурным подразделениям. Такие показатели не ориентированы на результативность и эффективность в масштабе всей организации. При внедрении процессного подхода система целей и показателей должна быть привязана к процессам и ориентирована на достижение целей бизнеса в целом. При описании процессов важно точно определить, какие именно структурные подразделения их выполняют. Поэтому корректно развернутая на основе процессов система показателей может быть использована для определения показателей структурных подразделений, если это необходимо.
6. Организовать управление процессами
- у руководства организации должно быть понимание методов управления процессами;
- необходимо выделить соответствующие ресурсы (например, средства на разработку информационной системы, регламентов, обучение персонала и т. п.);
- должна быть четко структурирована система процессов;
Источник: studfile.net
