Эвент бизнес что это такое

Event (ивент, эвент) — публичные мероприятия, которые носят развлекательный и/или рекламный характер.

Термины «event-менеджер», «event-маркетинг», «event-мероприятия» стали употреблять относительно недавно. Известный специалист в области ивент-менеджмента Джо Голдблатт отмечает, что эта профессия сформировалась в середине прошлого столетия с открытием Диснейленда в США.

В России ивент-индустрия начала развиваться в конце 20 века, когда на рынке появились компании, предоставляющие услуги организации мероприятий.

Примеры Event-мероприятий

Event-мероприятия проводятся для того, чтобы положительно влиять на мнение аудитории, налаживать деловые контакты, обмениваться опытом. В маркетинге ивенты считаются важными инструментами.

Одни из самых масштабных ивентов создает Red Bull. Производитель энергетического напитка ассоциируется с экстримом, активностью и свободой. Ивенты, которые проводятся под эгидой бренда — фестивали Red Bull Music, спортивные соревнования Red Bull Air Race, Red Bull Flugtag, Red Bull Cliff Diving, Red Bull King of the Air.

С чего начать event-менеджеру / Путь ивент-менеджера

Ежегодно компания Apple организовывает ивенты для анонсирования новых продуктов. Это ожидаемые события, которые собирают несколько тысяч участников и гостей.

Еще один пример удачного ивента — это партнерство компании Heineken с Лигой чемпионов UEFA. На стадионах продается пиво производителя, ему посвящено рекламное время до, во время и после игр. Титульное спонсорство в престижном футбольном турнире приносит плоды — широкую узнаваемость Heineken.

Виды ивентов

Существует несколько десятков видов мероприятий:

Открытия. Этот вид ивента значит торжественное мероприятие в честь запуска чего-то нового (салон красоты, дилерский центр, булочная или любой другой проект)
Выставки. Их организуют для одной компании или сразу нескольких (компания становится одним из участников отраслевого ивента). В обоих случаях цель — представление продукта не только анонсируемого, но и уже вышедшего. Отраслевые выставки проводят гораздо чаще — так компании могут привлечь внимание большего количества потенциальных клиентов
Ярмарки. Это события, где производители выставляют товар на продажу. Часто сопровождается развлекательными мероприятиями
Презентации. Используют, когда хотят представить новый товар или услугу
Праздники. Мероприятие любого масштаба и тематики: частное, городское, спортивное. Ивенты стараются сделать зрелищными, эмоциональными и развлекательными
Пресс-мероприятия. В них входят все ивенты, которые предполагают участие представителей СМИ: пресс-туры, пресс-брифинги, пресс-конференции, пресс-ланчи, круглые столы. Основная цель — поделиться с журналистами важной информацией. В зависимости от выбранного формата ивент носит официальный или неформальный характер
Мастер-класс/тренинг/семинар. События, где эксперты обучают участников определенной дисциплине
Фестивали, концерты. На ивентах выступают известные люди, устраивают зрелищные номера

Также ивенты делятся на несколько групп в зависимости от целей и аудитории:

Event агентство. Бизнес. Организация и проведение мероприятий

Trade events/Торговые ивенты — это события, которые создают для клиентов и партнеров (конференции, семинары, слеты). Цель таких ивентов — донести партнерам информацию о достижениях компании, выпуске новой продукции, а также улучшить имидж бренда
Corporate events/Корпоративные ивенты — мероприятия для сотрудников, проводятся в виде тимбилдингов, юбилеев компании и празднования других важных дат
Special events/Специальные ивенты — события для клиентов (концерты, презентации, фестивали, благотворительные акции, рекламные туры)

Организация успешного ивента

Этапы подготовки

Ниже приведены основные этапы организации Event’а и уточнения к ним. Таким образом для достижения успеха мероприятия нужно:

Определить цели и формат мероприятия. Стоит чётко понимать, чего вы хотите добиться от ивента, какие цели преследуете: необходимо ли вам рассказать о продукте компании, или собрать средства, развлечь посетителей или донести некоторые знания. От выбора цели будет зависеть формат мероприятия и многие другие уточнения
Распланировать. Необходим подробный план подготовки и проведения ивента: от логистики до его продвижения
Сформировать и распределить бюджет. В бюджете отражается список всех задач, запланированные и возможные расходы, а также графа «непредвиденные расходы»
Прописать детали. При подготовке ивента необходимо учитывать каждую мелочь: от дополнительных развлечений до внешнего вида официантов и дизайна пригласительных
Выбрать локацию. На начальном этапе хотя бы определить, какие особенности локации важны. Но в итоге определиться с местом проведения мероприятия нужно загодя, чтобы без проблем забронировать его. Для окончательного выбора следует посетить предполагаемое место проведения лично, так как доверять только фотографиям или стороннему мнению бывает довольно опрометчиво
Распределить зоны ответственности. Во избежание форс-мажоров важно определить, за что будет отвечать каждый член команды как на этапе подготовки, так и во время проведения ивента
Анонсировать событие. Чем больше будет использовано каналов распространения информации, тем выше вероятность, что ивентом заинтересуется общественность
Обеспечить сервис. Это важная часть при проведении ивентов. Команда и обслуживающий персонал должны быть вежливы, ненавязчивы. К тому же они должны быть подготовлены или хотя бы иметь инструкции на случай, если вдруг события пойдут не по плану
Провести финальную проверку. За день до проведения ивента обязательно проведите итоговую проверку готовности персонала, техники, площадки, материалов и пр. Составьте чек-лист и пройдитесь по нему перед ивентом
Организовать обратную связь. Чтобы объективно оценить, как прошел ивент, стоит предложить гостям оставить отзыв или заполнить анкету. Так у вас появятся данные, чтобы проанализировать возможные ошибки и избежать их в дальнейшем

Персонал в организации ивента

Персонал — это ключевая составляющая любого события. Сотрудники отвечают за взаимодействие с гостями, организацию, проведение и контроль мероприятия.

Ошибка, допущенная одним членом команды, может повлиять на впечатления посетителей от ивента.

Где найти сотрудников для проведения?

Есть несколько способов поиска персонала для ивентов:

Связь с волонтёрскими организациями и компаниями, заинтересованными в проведении мероприятия
Публикация объявлений на сайтах посвящённых поиску работы
Поиск в тематических группах в соцсетях
Обращение к друзьям и знакомым, которые посоветуют ивент-специалистов
Поиск организаторов мероприятий

Последний вариант наименее трудозатратный, так как поиском персонала займутся ивент-менеджеры с готовой базой. Сотрудничество опытного event-менеджера с командой уже проверено, связи налажены, нюансы улажены. К тому же этот человек будет полностью ответственен не только за подбор временного коллектива, но и за действия всех временных сотрудников и приглашённых со стороны людей.

Выводы

Для организации достойного ивента необходимо точно знать цели проведения и не следует пренебрегать деталями. А также особое внимание необходимо уделить подбору персонала для успешного проведения мероприятия.

В любом случае зачастую целесообразнее сразу обращаться к профессионалам в данной сфере.

Источник: okocrm.com

Что такое event-агентство

Что такое эффективное event-агентство

Event-агентство — это специализированная компания, которая организует мероприятия по заказу своих Клиентов. Мероприятия event-агентств имеют небольшую продолжительность, проходят в течение 1-4 дней для ограниченного круга людей, известных заказчику, и имеют фиксированный бюджет, финансируются заказчиком / Клиентом.

Отличия от других агентств

Продюсерские компании организуют собственные мероприятия, где они выступают инициатором мероприятия и обеспечивают его финансирование за счет продажи билетов или спонсоров. Event-агентства не проводят свои мероприятия, а делают их по инициативе заказчика, Клиента.

BTL-агентства проводят промо-акции, которые не являются мероприятиями, так как обычно проводятся либо в течение продолжительного времени, либо имеют широкую аудиторию, а также часто проводятся одновременно в различных регионах.

PR-агентства специализируются на проведении мероприятий для специальных аудиторий, в основном — журналистов. Основные форматы — пресс-конференции, пресс-туры и некоторые другие.

Структура

Отдел развития (new business) — отвечает за поиск и привлечение новых Клиентов, участие в тендерах заказчиков.
Отдел по работе с Клиентами — группа менеджеров, которые являются связующим звеном между Клиентом и event-агентством.
Творческий (креативный) отдел — отвечает за создание концепций мероприятия и другого креатива. Здесь работают копирайтеры (отвечают за текстовую часть рекламы), режиссеры, сценаристы. Отдел возглавляет один или несколько креативных директоров.
Производственный отдел — дизайнеры, специалисты по производству (продакшн). Люди, помогающие воплотить идею, рожденную в креативном отделе. Менеджеры этого отдела заказывают услуги подрядчиков event-агентства.

В разных агентствах некоторые функции могут совмещаться внутри одного одела.

Основные источники дохода

Комиссионные (менеджмент агентства) — это сумма, которая уплачивается Клиентом агентству за услуги по организации мероприятия и которая определяется как процент от общего бюджета мероприятия (ставка 10% обычно является исходной точкой для ведения переговоров о стоимости).
Агентское вознаграждение (скидка).
Гонорары. Например, за создание креативной концепции, дизайна, услуги технического продакшн и пр.

Основные услуги event-агентства

Разработка креативной концепции мероприятия
Подбор и бронирование площадки
Приглашение гостей на мероприятие
Организационная логистика – обеспечение транспорта, доставки всех материалов и персонала на площадку мероприятия
Организация питания (заказ кейтеринга)
Подбор артистов и развлекательных номеров
Декорирование помещений мероприятия
Техническое обеспечение мероприятия – свет, звук
Производство брендированной продукции
Подбор и тренинг промо-персонала для мероприятия
Администрирование и проведение мероприятий
Подготовка фото и видео-отчетов

Подрядчики event-агентства

Площадки, организации, предоставляющие помещения в аренду для мероприятия
Артисты и творческие коллективы, шоу-программы
Полиграфические и производственные компании, обеспечивающие производство декораций
Прокатные компании, предоставляющие свето и звукотехнику в аренду на время мероприятия
Транспортные компании
Букинговые агентства

Основные форматы мероприятий

Корпоративный праздник (День компании, День Бренда)
Профессиональный праздник (День Нефтяника)
Юбилей компании
Корпоративный Новый Год
Корпоративный выезд на природу
Дилерская конференция, съезд
Выездная конфернция для партнеров / для сотрудников
Цикловое совещание
Торжественная церемония (вручения наград)
Тест-драйв
Лонч продукта / презентация продукта
Тимбилдинг (командообразующее мероприятие)
Инсентив-тур (поощрительная поездка)
Пресс-мероприятия (пресс-конференции, пресс-туры, презентация для прессы)
Частные праздники (День Рождения, свадьба, юбилей)
Детские праздники

В настоящее время в России сложился фрагментарный рынок event-агентств. Большинство агентств представляют мини-компании, с количество сотрудников до 5 человек. Крупным агентством можно считать компании, со штатом более 50 человек и с оборотом более 200 млн рублей.

В настоящее время 3 (три) российских event-агентства входят в ТОП50 event-агентств мира по рейтингу журнала Special Events. Агентство Eventum Premo первым вошло в это число.

PS
К числу event-менеджеров также относят далеких от профессии людей, таких как А. Навальный (его частно называют владельцем ивент-агентства), Ксении Собчак (позиционируют, как ведущую мероприятий). Тем не менее, к числу настоящий event-агентств они не относятся, так как не участвуют в тендерах и не проводят значимого количества мероприятий по заказу Клиентов.

Статья написна для Event-энциклопедии Eventum Premo

Источник: eventum-premo.ru

Что такое Event (ивент)

Event в переводе с английского – событие. Это то, что уже случилось, произошло. Явление, факт, который привлек внимание многих людей. Событие – развлекательное, деловое, праздничное, образовательное, познавательное. На фоне потребности в безупречной организации праздников, торжеств, деловых мероприятий профессионалами «под ключ» зародились агентства Ивент.

Высокопрофессиональные агентства ориентированы на организацию любых мероприятий по заданию клиентов фирмы, с учетом всех пожеланий, предпочтений покупателя. Продолжительность ивент-мероприятия ограничено конкретными сроками в несколько дней, проводится по заранее составленному сценарию для конкретного круга людей. Событие проводится за счет лица, заказавшего праздник, имеет фиксированную цену согласно смете расходов. Фото. 20-летний юбилей FAVORIT MOTORS.

Виды Event мероприятий

Открытие. Торжественное мероприятие, обозначающее новое начинание, запуск чего-либо (открытие салона красоты, ресторана, автомобильного дилера, торгового центра, учебного заведения. Запуск новой производственной линии на предприятии).
Выставка. Приглашенные посетители получают возможность ознакомится с новыми продуктами, товарами, услугами. На выставке узкой специализации (картинной, ювелирной, меховой) посетитель может купить понравившийся предмет. Организуется в целях привлечения потенциальных клиентов.
Ярмарка. Производители различных товаров выставляют на продажу свою продукцию с целью ее реализации. В сборных ярмарках участвуют любые производители с разным товаром, в целевых с конкретным в соответствии с тематикой (медовая, рыбная, фруктовая, фермерская, народно-прикладного творчества).
Презентация. Представление, информирование о новых продуктах, услугах с целью поиска потенциальных покупателей, заказчиков. Цель события – полноценно донести до аудитории информацию об объекте презентации.
Праздники. Городские, корпоративные, частные. Заказчиком выступают власти города, отдельные компании, физические лица. Тематика праздничных мероприятий разная:

— календарные праздники (Новый год, 8 марта, 23 февраля. Любая дата, выбранная клиентом);
— день рождения, юбилей, годовщина, крестины, свадьба;
— церемонии, вечеринки;
— корпоративные события (коллективный выезд на природу, юбилей компании, годовое собрание работников, чествование лучших специалистов), профессиональные даты (день педагога, учителя, медицинского работника, строителя).

Фото. Команда Московских Джентльменов в 2017 году. Юбилей компании «АРКТИКА».

Что предлагают заказчику ивенты

Разработка оригинальной идеи события.
Подбор, аренда помещения под мероприятие.
Составление списка гостей, утвержденного заказчиком. Оформление пригласительных билетов, рассылка.
Планирование, организация логистики. Заказ транспорта, подвоз персонала, материалов на площадку.
Обеспечение гостей питанием, напитками через ресторан или кейтеринг-фирму.
Разработка развлекательной стороны мероприятия. Выбор артистов, номеров, аренда костюмов, приглашение фотографа, видеооператора.
Оформление, украшение помещения. Заказ, аренда декоративных предметов.
Световое, звуковое сопровождение мероприятия.
Выпуск именной продукции с брендом заказчика.
Подбор промо-сотрудников (ростовые куклы, аниматоры, хостес, промоутеры).
Управление, менеджмент мероприятия.
Организация фото-видео отчетов. Предоставление заказчику.

Структура ивента

Чтобы угодить пожеланиям клиента ивент-агентства нуждаются в специалистах узкой направленности. Внутренняя структура фирмы состоит из нескольких отделов, каждый ведет свое направление.

Отдел по продаже услуг агентства занимается поиском и привлечением новых клиентов, участвует в тендерных закупках с целью получить заказ на проведение мероприятия.
Клиентский отдел осуществляет непосредственную связь между заказчиком и исполнителем (агентством).
Креативный отдел занимается творческой разработкой концепции события. Копирайтеры создают тексты для рекламы, сценаристы пишут сценарий, режиссеры воплощают задуманное в реальность.
Производственный отдел укомплектован художниками, дизайнерами, техническими специалистами (звукорежиссеры, осветители, видеоинженеры, рабочие сцены).

Каждое мероприятие имеет свое начало, середину, завершение. Задача и цель специалистов ивент максимально детально выполнить пожелания клиента. Процесс начинается с разработки идеи, основного эмоционального посыла события. Сценарий, тексты, этапы подготовки, оформление будущего мероприятия, проведение, составление сметы расходов – работа сотрудников отделов. Успех события напрямую зависит от личности заказчика, его аудитории, целей, интересов, тематики мероприятия.

Подрядчики, привлеченные компании Ивент-агентства

Привлечение в проведение мероприятий сторонних организаций зависит от масштаба предстоящего события, личных творческих и технических мощностей исполнителя. Многие агентства имеют небольшой, компактно укомплектованный штат из самых необходимых сотрудников. Сторонние работают по одноразовому найму на конкретном празднике. Чаще Ивент-фирмы привлекают со стороны:

Арендованные площадки. Сотрудничают с компаниями по предоставлению аренды помещений.
Артистические группы (танцоры, актеры, артисты цирка, творческие коллективы).
Типографии, компании по выпуску полиграфической продукции. Фирмы по изготовлению декоративных украшений (швейные ателье, декораторские студии).
Службы проката. Аренда звуковой и видео аппаратуры, светомузыки, музыкальных инструментов, костюмов, униформы.
Взаимодействует с транспортными компаниями. Берет в аренду автомобили, другой необходимый транспорт.
Арт-агентства. Предоставляют каталоги актеров, музыкантов, конферансье.

Финансовые источники дохода

Фирмы по организации праздников, торжеств, деловых мероприятий получают доход в виде конкретных отчислений со стороны клиента. Финансовая сторона за оказанные услуги прописана в договоре между заказчиком и исполнителем.

Комиссионное отчисление. Уплачивается за организацию события, обычно составляет 10% от общего бюджета мероприятия.
Агентское вознаграждение за совершение исполнителем определенных действий по заданию заказчика. Процент чаще 10%.
Гонорар за творческую разработку концепции, работу дизайнера по украшению площадки, проведения технических работ.

Иногда агентство составляет смету, выводит сумму затрат на мероприятие и объявляет гонорар в конкретной цифре. Расходы заказчика, помимо гонорара, ивент компания подтверждает документально в виде договоров субподряда. Также доходом фирмы может служить составленная смета, утвержденная заказчиком без обозначения гонорара за услуги. В этом случае, при составлении, сотрудники агентства стараются несколько превысить расходы на организацию. Тогда разница между реальными расходами и сметой будет являться доходом фирмы.

Как организовать удачное мероприятие, угодить заказчику

Для удачной организации ивента нужно:

Определить цель, формат, идею события. От поставленных целей и задач напрямую зависят сюжет сценария, тексты, художественное и звуковое оформление.
Разработать подробный план, в котором отражены этапы подготовки и проведения мероприятия – аренды помещения до транспортной логистики.
Составить смету стоимости, расходов на предстоящий ивент. В неё закладываются предстоящие финансовые траты. Утвердить бюджет у заказчика.
Детализировать процесс организации. Продумать отдельные детали, связанные с дополнительными развлечениями (конкурсы, выступление приглашенных артистов), внешним видом сервисного персонала (хостес, администратор, официанты).
Выбрать место проведения события, арендовать помещение. Лично посетите площадку, убедитесь, что подходит под формат мероприятия.
Распределить границы ответственности между членами команды агентства.
Объявить о предстоящем событии приглашенным гостям, заинтересованным лицам. Подготовить приглашения, разослать адресатам. Если мероприятие публичное и носит рекламный характер, анонсировать ивент в средствах массовой информации, провести рекламную акцию.
Продумать обслуживание участников мероприятия. Сервис должен быть не навязчивым, обслуживающий персонал вежливым, услужливым.
Провести итоговую проверку степени подготовки к ивенту. За один день до наступления события проверьте готовность помещения к приему гостей на предмет чистоты, декоративного оформления, работу звукового сопровождения. Техническое оснащение, готовность персонала, транспорт, участие артистов – должно быть подготовлено!
Взаимодействовать с приглашенными гостями. Обратная связь полезна для анализа выявленных недочетов, ошибок, помогает скорректировать действия исполнителя в будущем. Оставьте каждому гостю анкету, попросите заполнить.

Фото. Счастливые гости на корпоративе. Годовщина КРАСБАНКа в 2017 году.

Российская ивент-индустрия набирает обороты. Прошли те времена, когда организация праздника ложилась на плечи самого заказчика. Нужно выбрать надёжное ивент-агентство, выразить пожелания, предпочтения, согласовать бюджет и ждать события! Event-компании «Московские Джентльмены» уже 18 лет доверяют крупные известные бренды. Мы открыты к новым знакомствам и проектам.

Свяжитесь с нами если вы планируете событие, позвоните нам или оставьте заявку на обратный звонок.

Источник: moscowgentlemen.ru