Регламентация бизнес-процессов может быть полезна в случае, если процессы и их результаты в целом устраивают сотрудников, руководство и собственников компании, но на предприятии выявлены проблемы следующего характера:
- «Непрозрачность» системы работы – отсутствие четко выделенных этапов работы, результатов этих этапов. Как следствие, сложно проконтролировать что, как и почему происходит
- Отсутствие закрепленной ответственности, наличие процессов, за которые никто не отвечает и процессов, за которые «отвечают» несколько сотрудников одновременно, что провоцирует конфликт между ними
- Выполняемые процедуры нигде не зафиксированы, либо их описание слишком формально
А это значит:
- Результат работы зависит от конкретного сотрудника (группы сотрудников).
- Руководитель вынужден несколько раз проговаривать решение одной и той же проблемы.
- Затруднен процесс передачи опыта новым сотрудникам при введении их в должность.
- Возникают затруднения при развитии, организации аналогичных компаний (например, филиала компании в другом регионе).
Целью регламентации бизнес-процессов предприятия является их формализация и подготовка комплекта документов, который регулирует различные сферы деятельности компании. Фундаментом регламентов являются представления о работе бизнеса собственников и руководителей предприятия, мнения и опыт лучших его сотрудников, а также успешные решения в области управления других предприятий отрасли.
Формализация бизнес процессов и оптимизация этапов продаж Отзыв
Преимущества реализации проекта по формализации и регламентации бизнес-процессов:
- В разработке регламентов появляется возможность заново оценить работу всего предприятия, при этом в процессе работы собственники, руководители и персонал вовлекаются в совместную деятельность с целью повысить эффективность компании и начинают лучше понимать цели всей фирмы и свои задачи
- Регламент, подготовленный в письменной форме, определяет самые важные моменты деятельности предприятия, что исключает в дальнейшем их ежедневное разъяснение. Каждый сотрудник изучает «Руководство по работе», расписывается в этом и в дальнейшем несет полную ответственность за результаты своей работы в соответствии с его положениями
- Процесс принятия на работу, обучения и адаптации новых сотрудников становится более эффективным, поскольку новичок имеет возможность сразу же ознакомиться с организацией работы всего отдела и со своей ролью в нем. Это экономит время и руководителя, и нового сотрудника, исключая любое неправильное понимание работником своих обязанностей
- При подготовке регламентов каждая из операций, как правило, разбивается на отдельные шаги исполнения. Регламент может содержать стандарты, инструкции, руководства, пошаговые описания действий и иные документы, способствующие качественному выполнению операций бизнес-процесса
Источник: fc-g.com
Формализация бизнес процессов и оптимизация воронки продаж за 1 день
Сервис описания, оптимизации и управления бизнес-процессами
Сервис начинается с анализа их текущего состояния в Компании и разработки предложений по их реструктуризации, то есть, с изменения состава и порядка выполнения функций и их исполнителей, исключения избыточных или дублирующих функций, оптимизации количества контрольных функций и т.д. Изменение структуры бизнес-процессов может привести к изменениям в организационной структуре. В простых случаях эти изменения выражаются в передаче определенных функций, а возможно и соответствующего персонала, из одного подразделения Компании в другое. Результатом является формализованное описание бизнес-процессов и организационной структуры в состоянии «как должно быть». Для описания и оптимизации бизнес- процессов используется программный продукт АРИС.
После формализации бизнес-процессов разрабатывается необходимая нормативно-методическая документация (Регламенты бизнес-процессов, Положения о структурных подразделениях, Должностные инструкций работников). Для дальнейшего совершенствования и управления бизнес-процессами проводятся ряд мероприятий, позволяющих контролировать реализацию бизнес-процессов и своевременно вносить в них изменения, на основании апробированных методик, что обеспечивает рост показателей деятельности Компании, либо предотвращает их снижение.
Методология:
- Корпоративная Методика ООО «СИАМ консалтинг» описания бизнес-процессов, включающая методики системно-аналитического обследования и стандарты моделирования.
- Корпоративная технология управления эффективностью бизнес-процессами «СИАМ консалтинг», включающая проведение аудитов и хронометражей бизнес- процессов, совершенствования бизнес-процессов, расчета оптимальной численности персонала.
Проблемы:
- Отсутствие гибкости и управляемости Компании по причине непрозрачности бизнес-процессов и недостоверной информации о состоянии Компании;
- Низкая удовлетворенность Клиентов и даже их потеря;
- Упущенная выгода от реализации услуг;
- Утрата инвестиций в новые технологии;
- Низкая рентабельность и высокие затраты, в том числе на заработную плату персонала;
- Штрафные санкции за нарушение сроков оказания услуг, несвоевременное предоставление отчетности в контролирующие органы;
- Высокая длительность и избыточные затраты на внедрение новых информационных технологий.
Какого эффекта можно ожидать от оптимизации бизнес-процессов:
Анализ мирового опыта показывает, что средние количественные оценки результатов внедрения эффективных методов управления бизнес-процессами составляют:
- Снижение затрат на производство товаров/услуг и управление — от 25 %.
- Снижение затрат на выполнение функций, не добавляющих стоимости — в 2-3 раза.
- Сокращение сроков выполнения заказов клиентов — от 50%.
- Сокращение численности персонала — от 10%.
- Сокращение времени простоя персонала — от 20%.
Что дает Услуга:
Формализация и оптимизация позволяют сделать бизнес-процессы адекватными текущими и перспективными бизнес-задачами Компании, обеспечив эффективное решение.
Какие выгоды дает Сервис:
Предприятию в целом:
- Решение задачи повышения операционной эффективности на системной основе за счет постоянного совершенствования бизнес-процессов и объемов потребляемых ресурсов, что приведет к повышению рентабельности и снижению затрат.
- Повышение удовлетворенности Клиентов за счет оптимизации клиентоориентированных бизнес-процессов.
- Разграничение сфер ответственности различных подразделений и отдельных должностных лиц при осуществлении деятельности.
- Возможность объективной оценки результатов деятельности подразделений Предприятия по конечным результатам.
- Снижение сроков и оптимизацию затрат на внедрение/модификацию ИТ-решений, используемых для автоматизации бизнес-процессов.
Структурным подразделениям Предприятия:
- Соответствие Должностных инструкций сотрудников и Положений о подразделениях Предприятия реально выполняемым ими функциям.
- Простоту, оперативность и минимальные затраты на актуализацию Должностных инструкций сотрудников и Положений о подразделениях Предприятия при внедрении новых производственных и управленческих технологий, изменении бизнес-процессов и организационной структуры Предприятия.
- Возможность определения оптимальной численности персонала, в том числе в разрезе подразделений и должностей.
- Возможность аргументировано рассматривать предложения по внесению изменений в штатное расписание.
- Простоту, оперативность и минимальные затраты на актуализацию штатного расписания Предприятия.
- Возможность моделировать предлагаемые изменения в бизнес-процессах и штатном расписании прежде, чем инициировать необходимые организационные решения.
- Прозрачную оценку деятельности подразделения в целом и отдельных сотрудников, основанную на достижении показателей эффективности бизнес-процессов, в которых они участвуют.
- Простоту и минимальные затраты на обучение новых работников с использованием актуальных и согласованных по всем параметрам Должностных инструкций и Стандартов предприятия (Регламентов бизнес-процессов).
- Возможность обоснованного наложения взысканий на работников за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, благодаря закреплению в Должностных инструкциях реально выполняемых ими функций с уровнем детализации, исключающим возможность их неоднозначной трактовки.
Перечень оказываемых Услуг:
- Методологическая поддержка пользователей по вопросам описания бизнес-процессов (разъяснение методологических аспектов документирования бизнес-архитектуры, применяемой технологии управления бизнес-процессами, состава оказываемых услуг и т.п.). Осуществляется в формате семинаров либо индивидуальных консультаций
- Публикация моделей бизнес-процессов на Корпоративном интранет-портале Заказчика
- Услуги по совершенствованию и изменению бизнес-процессов и организационной структуры Заказчика:
- Разработка/актуализация описаний моделей бизнес-процессов
- Проектирование/актуализация организационной структуры
- Разработка/актуализация Должностных инструкций работников, Положений о структурных подразделениях
- Разработка/актуализация Регламентов бизнес-процессов
- Аудит бизнес-процессов
- Хронометраж бизнес-процессов
- Оптимизация бизнес-процессов
- Разработка показателей эффективности бизнес-процессов, подготовка предложений по целевым
- значениям показателей
- Расчет оптимальной численности персонала
- Измерение фактических значений показателей эффективности бизнес-процессов
Как генеральному директору наладить эффективное взаимодействие структурных подразделений предприятия?
Источник: siam-consult.ru
Что такое оптимизация бизнеса?
Прежде всего, формализация бизнес-процесса – это последовательное и поэтапное описание того, что должно быть сделано, кто какие действия для этого выполняет, при этом, чаще всего нет указания на то, как следует выполнить определенные действия, только что за чем следует, и кто за что отвечает.
В свою очередь регламент описывает не процесс, а его какую-то его часть в виде инструкций. Инструкция, как раз, подробно указывает, как нужно что-то делать. Таким образом, для эффективного управления бизнесом необходимо грамотное и разумное сочетание описания бизнес-процессов и инструкции по выполнению определенных действий.
Небольшая компания на начальных этапах развития вполне может обойтись и без построения «устойчивой и целенаправленной системы. ». Однако, по мере развития бизнеса, роста компании, расширение спектра предоставляемых услуг и т.д. увеличивается и потребность в формализации бизнес-процессов. Ответить на вопрос «В какой именно момент это происходит?» однозначно невозможно. На это оказывает влияние большое количество объективных и субъективных факторов.
Конечно, решение об оптимизации приближают следующие аспекты:
◾ процессы принятия оперативных решений слишком неповоротливы, медлительны и неэффективны;
◾ принятые решения так же выполняются не достаточно оперативно и с большим количеством ошибок и погрешностей;
◾ выполнение простых рабочих задач требует много сил, звонков, ненужных согласований;
◾ некоторые процессы в компании остаются без контроля;
◾ так как ответственность сотрудников за результаты и решения до конца не зафиксированы, среди работников компании растет психологическое напряжение;
◾ общая информационная система отсутствует.
Кроме того, немаловажным фактором являются субъективные ощущения собственника. Это может быть и усталость от необходимости постоянно контролировать и направлять оперативную деятельность компании. И желание повысить эффективность работы компании без существенных финансовых вливаний в модернизацию основных фондов и т.д.
На что обратить внимание при проведении оптимизации бизнес-процессов?
Определение границ анализа бизнес-процессов
Конечно целесообразнее проводить анализ всех бизнес-процессов компании в комплексе. Все бизнес-процессы так или иначе связаны друг с другом, однако часто собственник считает, что в оптимизации нуждаются только отдельные функциональные блоки. И делается это не только из желания сэкономить. Собственника могут удовлетворять результаты работы отдельных направлений деятельности и мотивов для улучшения их он просто не видит. По этому, для составления качественного плана дальнейших действий и вычисления их трудоемкости нужно четко определиться с границами разработки на этом этапе работ.
Построение модели AS IS («как есть») бизнес-процессов компании
Перед началом оптимизации необходимо провести диагностику бизнес-процесса – сравнения текущего состояния формализации и регламентируемости анализируемых бизнес-процессов компании с желаемым результатом.
Несмотря на то, что диагностика представляет собой предварительный этап, он достаточно трудоемкий. На этом этапе придется изучить действующие в компании регламентирующие документы, управленческие отчеты, отражающие результаты прошлых периодов, провести интервью с участниками бизнес-процессов. При этом, очень часто бывает недостаточно одного интервью с руководителем направления анализируемого бизнес-процесса. Что бы комплексно понять и оценить картину надо провести ряд встреч с рядовыми участниками процесса.
Конечно, существуют готовые бизнес-решения по оптимизации, основанные на типовых отраслевых моделях бизнес-процессов, но внедрять их в рамках конкретной компании крайне не желательно. Дело в том, что сложившаяся структура бизнес-процессов, как правило, опирается на конкретных личностей, возглавляющих те или иные направления компании, устоявшуюся корпоративную культуру и стиль управления. Поэтому, внедряя некоторые шаблонные инструменты, даже если они хорошо себя зарекомендовали у конкурентов, есть риск сломать бесценные конструкции, которые формировались в компании годами.
Хочется отметить, что качество проведения этого этапа очень сильно зависит от того, как сотрудники относятся к инициативе руководства по совершенствованию бизнес-процессов. Их открытость, готовность делиться тем, как на самом деле в компании проходят те или иные процессы, реализуются те или иные мероприятия во многом определяет успешность данного этапа. Поэтому, переоценить роль ТОП-менеджмента в подготовке сотрудников сложно.
В результате диагностики бизнес-процесса определяется, насколько его текущее состояние далеко от желаемого, то есть «зрелость» бизнес-процесса, и формируется список мероприятий, которые нужно провести для достижения этого состояния.
Удостовериться на 100 процентов, что информация о текущем состоянии бизнес-процессов собрана полностью и без ошибок можно только описав анализируемые бизнес-процессы «как есть» и согласовав описание со всеми участниками. Однако, собранной информации, как правило, достаточно что бы провести предварительный анализ бизнес-процессов компании и сделать выводы об имеющихся недостатках, противоречиях и узких местах. Эта информация помогаем руководителю принять решение о необходимости финансовых затрат на дальнейшую работу по полному структурированию и оптимизации бизнес-процессов.
Таким образом, собранной на этапе диагностики бизнес-процессов информации достаточно чтобы полностью описать бизнес процессы в модели «как есть». Переходить к следующему этапу можно только согласовав полученную описание со всеми участниками. Часто обнаруживается, что разные участники одного и того же процесса имеют разные взгляды на одно и тоже действие или результат. Поэтому даже на этом этапе нахождение компромиссного решения порой занимает достаточно много времени.
Источник: kedr-bpm.ru