Графическая модель бизнес процесса это

Моделирование бизнес-процессов: что это такое и зачем это нужно?

Что делает портной прежде, чем сшить платье? Правильно, выкройку! А что происходит прежде, чем модная одежда окажется у нас в шкафу? Это длинный процесс, включающий, в числе прочего, показ моделей моды текущего сезона на подиумах.

Таким образом, модная коллекция прежде, чем стать массовой и принести прибыль, проходит этап моделирования, когда разработчики продумывают малейшие нюансы кроя, цвета, фурнитуры, сочетания аксессуаров. И только после того, как будущее платье будет визуализировано на бумаге и в раскрое, можно переходить к созданию модной коллекции одежды.

В идеале, такой путь должен проходить любой продукт, выводимый на рынок, а бизнес-процесс по его выпуску должен быть досконально продуман и распланирован. В крупных компаниях именно так и обстоит дело, и для этого придумано моделирование бизнес-процессов.

Как изобретать что-то новое, мы рассказываем на нашей программе «ТРИЗ на практике: творческий подход на работе и в жизни». Кое-что про методы моделирования бизнес процессов вы можете узнать и сами, а разбираться с любой новой информацией вы научитесь на программе «Лучшие техники самообразования».

Мы же сегодня вкратце расскажем о том, что такое система моделирования бизнес-процессов, зачем она нужна и как применяется. И начнем с небольшого исторического экскурса.

Моделирование бизнес-процессов: немного истории

Необходимость упорядочивания производственных и бизнес-процессов становилась очевидной по мере развития промышленности. Самые первые средства моделирования бизнес-процессов были нацелены на визуализацию всех составляющих производства, снабжения, сбыта и всего, чем занимается промышленное предприятие.

Пионером в этой области стал польский инженер Карол Адамецки (1866-1933). В 1896 году он презентовал диаграммы-гармонограммы (harmonogram, от слова «гармония»), наглядно представлявшие все, что происходило в текущий момент времени на предприятии.

Работа была представлена на русском и польском языках и не получила широкого распространения в научных и производственных кругах, хотя наработки были однозначно интересными [A. Kosieradzka, 2018]. Уже тогда, в 19 столетии, языком науки и бизнеса был английский. Поэтому для того, чтобы работа получила широкую известность, ее нужно было как минимум выпустить на английском.

Намного больший резонанс вызвала разработка британского инженера Генри Ганта (1861-1919). В 1910 году он представил ленточную диаграмму, позволяющую отслеживать состояние всех процессов на предприятии в любой момент времени [H. Gant, 1910]. Разработка получила название по имени своего изобретателя – диаграмма Ганта. С тех пор прошло больше ста лет, однако диаграмма Ганта по-прежнему актуальна и позволяет решать многие организационные задачи:

В 20-е годы прошлого столетия начали использовать математические модели моделирования бизнес-процессов. Так появилась блок-схема – графическая модель, представлявшая описанные формулами алгоритмы и процессы в виде различных геометрических фигур-блоков, которые были последовательно соединены в схему:

По мере усложнения производства усложнялось и моделирование бизнес процессов предприятия. Так, появившийся в 50-е годы метод PERT (Project Evaluation and Review Technique) позволял работать с большим количеством значений, в том числе неопределенных и изменяющихся на протяжении времени проекта.

Желающие вникнуть в математическую часть могут прочитать книгу «Сетевые методы планирования и их применение» [А. Кофман, Г. Дебазей, 1968]. Мы же ограничимся представлением общей схемы сетевой диаграммы PERT, где обозначения от A до F – различные операции, t – время этих операций, а кружочки с цифрами – промежуточные этапы.

Схематично это выглядит так:

Таких операций и промежуточных этапов может быть любое количество, и все они могут быть упорядочены с помощью метода PERT.

Собственно термин «моделирование бизнес-процессов» зародился в 1967 году. Впервые его употребил автор статьи, посвященной теме атомной энергетики [R. Walton, 1967].

С тех пор методология моделирования бизнес-процессов претерпела определенные изменения. В самом общем виде можно выделить два основных подхода, а именно функциональный и объектно-ориентированный [ПитерСофт, 2019]:

Функциональный подход считает основой функцию или операцию, а сам бизнес-процесс представлен в виде последовательности функций.
Объектно-ориентированный подход отображает взаимодействие объектов как производственных единиц без детализации операций, но с обязательным описанием условий и событий, от которых зависит бизнес-процесс.

Иногда в качестве отдельного подхода выделяют имитационный подход или имитационное моделирование [KPMS, 2019]. Он подразумевает моделирование поведения бизнес-процессов в различных условиях, с учетом разных внутренних и внешний воздействий с последующим анализом динамических характеристик процессов и распределения ресурсов. Можно сказать, что имитационное моделирование включает в себя элементы и функционального, и объектно-ориентированного подхода.

На сегодняшний день используются самые разные методы и нотации моделирования бизнес-процессов, что позволяет выбрать оптимальный для той или иной сферы деятельности.

Уточним, что нотация – это система графических элементов, символов и условных обозначений, используемых для описания процессов или систем. Вот наиболее популярные нотации, которые задействуются для проектирования бизнес-процессов:

Нотация IDEF0.
Нотация Basic Flowchart.
Нотация Cross-Functional Flowchart.
Нотация моделирования бизнес-процессов BPMN0 (Business Process Model and Notation).
Нотация EPC (Event-Driven Process Chain).

Узнать подробнее можно из обзора «Нотации моделирования бизнес-процессов» [Business Studio, 2020]. В контексте нашей темы мы говорим об этом лишь для того, чтобы показать масштаб и многообразие разработок в данной области, что само по себе указывает на важность этой сферы. Почему эта сфера так важна? Давайте разбираться.

Цели моделирования бизнес процессов

Конечная цель моделирования бизнес-процессов, как и всего, что происходит в бизнесе, – это увеличение прибыли. Анализ и моделирование бизнес-процессов позволяют выявить ресурсы для уменьшения себестоимости продукции, увеличения емкости рынка, повышения ценности продукта для потребителей и прочих важных для достижения конечной цели аспектов [enterchain, 2020]. Каким образом?

Зачем моделировать бизнес-процессы:

Сформировать «взгляд извне» и увидеть сильные и слабые стороны процесса.
Регламентировать процесс, сформировать четкие правила, условия и нормы выполнения процесса.
Установить взаимосвязь между процессами и требованиями, которым они должны соответствовать.
Распределить зоны ответственности и полномочий между участниками процесса.
Представить данные о процессах в удобном для восприятия формате.
Оптимизировать цепочку согласования решений.
Оптимизировать систему контроля за исполнением решений, качеством товара и/или услуги.
Сбалансировать сырьевые и товарные запасы.
Увидеть перспективную потребность в ресурсах (материальных, информационных, людских).
Спрогнозировать бюджет проекта и минимизировать возможные отклонения от сметы.
Повысить гибкость управления проектами.
Обеспечить контроль удовлетворенности клиентов.
Обеспечить прозрачность процессов для инвесторов.

Подробное описание, анализ и моделирование бизнес-процессов позволяют упорядочить и сбалансировать все происходящее в рамках производственного цикла, сбыта, маркетинга и планирования новых продуктов. Как достичь этих целей при том многообразии методов, что предлагает сегодня моделирование бизнес-процессов управления? Для этого нужно придерживаться определенных принципов.

Принципы моделирования бизнес-процессов

Мы уже начали говорить о том, что существуют различные подходы к моделированию бизнес-процессов организации и предприятия. Охватить все и сразу вряд ли возможно, поэтому важно определиться с приоритетами и понять, должны ли быть в центре вашего внимания собственно бизнес-процессы или же гораздо важнее элемент взаимодействия между всеми составляющими бизнес-процесса.

Определившись с подходами, будет проще понять, какие модели проектирования бизнес-процесса наилучшим образом отвечают поставленным целям [enterchain, 2020]. Итак, на каких же принципах должно строиться моделирование?

Топ-10 принципов моделирования бизнес-процессов:

Ориентация на эталонные и референтные модели как на основу описания бизнес-процесса.
Целостность описания процесса с целью получения исчерпывающей информации.
Моделирование «сверху вниз» от моделей верхнего уровня к моделям нижнего уровня.
Разумная достаточность в описании, детализации, количестве объектов и связей между ними.
Фокус на ключевых параметрах процесса без отвлечения на второстепенные детали.
Соизмеримость и соразмерность затрачиваемых ресурсов (материальных, временных, людских) и получаемого результата.
Множественность как понимание того, что модель должна отображать свойства объекта, влияющие на желаемые показатели.
Множественность как использование нескольких моделей для полного всестороннего представления объекта или процесса, если одной модели недостаточно.
Непротиворечивость как понимание того, что все элементы, входящие в модель, должны иметь четкое однозначное толкование и не противоречить друг другу.
Применимость моделей с учетом цели проекта.

И точно так, как модная коллекция проходит путь от эскиза дизайнера до готового платья, так и моделирование бизнес-процессов – работа объемная, многоаспектная и включающая множество стадий.

Стадии моделирования бизнес-процессов

Итак, какие стадии должно пройти моделирование бизнес-процессов, чтобы модель была эффективной?

5 основных стадий моделирования:

Создание модели в самом общем виде «как есть» с выявлением границ и основных составляющих процесса, сбором всей необходимой информации.
Анализ данных, включающий поиск ограничений, слабых мест, дублей функций и операций, возможностей для улучшения модели.
Построение желаемой модели «как должно быть» с описанием состояния процесса, к которому нужно стремиться.
Тестирование модели путем внедрения и оценки результатов.
Улучшение модели с учетом выявленных в ходе тестирования нюансов.

Помимо этого, нужно предусмотреть «люфт» на случай непредвиденных обстоятельств с тем, чтобы оперативно доработать и/или видоизменить модель, если изменятся принципиальные условия, влияющие на планируемый результат. Как это все сделать? Для этого требуется специальный инструментарий.

Инструменты моделирования бизнес-процессов

Мы уже начали говорить об инструментах, когда делали небольшой исторический экскурс. По существу, и диаграмма Ганта, и блок-схема, и метод PERT, и различные нотации – это все инструменты, позволяющие представить бизнес-процессы в удобном для работы виде.

Сейчас мы сделаем обзор наиболее популярных методов, используемых в реальном секторе экономики [enterchain, 2020]. В этом обзоре вы увидите знакомые названия и аббревиатуры, поэтому заранее поясним, что в некоторых случаях метод и нотация могут носить одно и то же название.

Основные методы моделирования:

BPMN – пошаговый метод проектирования процессов от начала до завершения, представленный в виде схемы. Применяется для презентации как последовательности операций, так и информационных потоков.
VAD – метод предназначен для формирования общего вида процессов, необходимых для появления товара или услуги.
Flow Chart Diagram, или диаграмма работ – это метод презентации процесса как логической последовательности действий.
Data Flow Diagram, она же диаграмма данных – это метод отображения передачи информационных данных между этапами внутри процесса.
RoleActivityDiagram, она же диаграмма ролей – метод проектирования как единства и взаимодействия ролей, каждая из которых имеет свои функции.
EPC – метод используется преимущественно для проектирования процессов нижнего уровня, где для каждой функции определены участники, материальные ресурсы, информационные потоки, стартовые и финишные точки.
IDEF – класс методов, включающий семейство стандартов от IDEF0 до IDEF14. Каждый из стандартов заточен под разные задачи, а внутри класса методов используются разные подходы.

Относительно класса методов IDEF заметим, что, например, IDEF0 – это образец функционального подхода, а IDEF4 – это реализация объектно-ориентированного подхода, IDEF7 используется для аудита информационных систем, а IDEF14 – это метод проектирования компьютерных сетей.

Уточним также, что описанные методы реализуются с помощью специального программного обеспечения. Наиболее часто для этих целей используют такие программные продукты, как Business Studio, MS Visio, ARIS, Bizagi Process Modeler.

Разумеется, и методов моделирования, и программных продуктов намного больше. Мы уделили внимание только основным. Самое главное, что стоит понять, – модель должна быть адекватна целям проекта и быть применима для вашей сферы.

Для наглядности можно сказать, что по теме «Моделирование бизнес-процессов» курсовая работа, посвященная салону красоты, будет отличаться от курсовой, посвященной супермаркету. А работа по моделированию процессов для диспетчерской службы будет выглядеть иначе, чем такая же работа, выполненная для совместного предприятия [IT diplom, 2020].

Значит ли это, что, если учесть все вышеизложенное, моделирование однозначно даст положительный результат и прибыль в перспективе? Да, если вы имеете опыт подобного моделирования, хорошо владеете выбранным методом, разбираетесь в нотации и не совершили какой-либо из типовых ошибок.

Как избежать ошибок в моделировании бизнес-процессов?

Как известно, совсем не ошибается только тот, кто ничего не делает, однако тратить время на типовые ошибки, которые уже совершили до вас, было бы неразумно [Fox Manager, 2019]. В основе большинства ошибок лежит либо непонимание сути бизнес-процесса, за моделирование которого нужно взяться, либо плохое знание инструментов моделирования.

«Провисание» любой составляющей ведет к тому, что модель будет работать некорректно. Если же компания начинает заниматься «моделированием ради моделирования», это тоже не дает желаемого результата в виде оптимизации процессов и получения прибыли. Поверхностный подход закономерно ведет к тому, что моделирование не приносит ожидаемого эффекта, а сама модель зачастую непонятна ни руководству, ни персоналу.

В идеале за такими узкоспециальными услугами лучше обратиться к профессионалам, владеющим математическим аппаратом и современными методами моделирования. Это следует сделать как минимум в том случае, если вы ни разу не занимались подобным моделированием и проектированием и не имеете опыта применения теоретических знаний на практике.

Однако если вы уверены, что лучше вас ваш бизнес все равно никто не знает, вполне можно попробовать взяться за создание модели самостоятельно. Тем более что уже накоплен определенный опыт, как избегать типовых ошибок при моделировании [Fox Manager, 2019].

Топ-5 рекомендаций, как избежать ошибок при моделировании:

Придерживаться выбранного метода и выбранной нотации. Условно говоря, если вы начали строить модель посредством BPMN или FlowChart, пользуйтесь для построения одной модели одним методом.
Четко определить границы бизнес-процесса. Никто лучше вас не знает, что должно происходить внутри бизнеса, поэтому важно избежать как слишком общего подхода, так и избыточной детализации планируемых операций.
Избегать «наложения» процессов. Схематическое представление бизнес процессов как последовательности действий для того и требуется, чтобы избежать путаницы и четко понимать, что в какой последовательности происходит и при каких обстоятельствах возможен повторный возврат к тому или иному действию.
Помнить, что все моделируемые процессы должны быть подчинены единой цели. Следует избегать ситуаций, когда какой-либо процесс моделируется в отрыве от общей работы и общих целей проекта.
Применять однородную детализацию. Проще говоря, необходимо привести все описания, варианты представления операций и прочее к некоему «общему знаменателю», чтобы избежать непонимания и разных вводящих в заблуждение трактовок.

Итак, мы с вами разобрались, что такое моделирование бизнес-процессов. В умелых руках это очень мощный инструмент улучшения бизнеса, который даст видимый результат уже в ближней перспективе.

Мы желаем, чтобы все процессы в вашем бизнесе и вашей жизни были упорядочены и приносили желаемый эффект. Мы ждем вас на наших программах «ТРИЗ на практике: творческий подход на работе и в жизни» и «Лучшие техники самообразования». И предлагаем ответить на вопрос по теме статьи:

Советуем также прочитать:

Сторителлинг
Диаграмма Ганта: как увидеть то, чего вы не видели раньше?
Бережливое производство
Deep Learning: в чем суть метода глубокого обучения?
Product evoluation canvas: от идеи до готового продукта
Пять «почему» от компании Toyota, которые стоит задавать всем
Философия Agile: от слов к делу
Диаграмма сродства для решения управленческих проблем
PMBoK
Оптимизация процессов: как внедрить процесс непрерывного улучшения в бизнес и личную жизнь?
Юнит-экономика: есть ли у вас жизнеспособная бизнес-модель?

Источник: 4brain.ru

Карта бизнес-процессов: полное руководство

Каждый бизнес состоит из взаимосвязанных процессов – от производства продукции и выполнения клиентских заказов до найма новых сотрудников и оформления документов. Чем лучше вы понимаете, как работает ваша организация, тем эффективнее вы сможете управлять ею.

Подавляющее большинство процессов в компаниях должным образом не задокументировано. Часто бизнес-процессы существуют только в форме накопленных знаний и передаются в устной форме или имеют нефункциональную графическую форму. Сотрудники знакомы с процессами только в своей узкой области, и общая картина не доступна.

Ответить на вопросы “Как устроены бизнес-процессы в компании? Эффективно ли работает бизнес? Есть ли возможности для оптимизации?” можно с помощью моделирования процессов. Карты бизнес-процессов обычно используются для описания того, как работает процесс: в виде блок-схемы отображаются: каждый шаг, решение и задача, связанные с процессом. В этой статье мы расскажем, что такое карты бизнес-процессов, как их построить и как можно использовать моделирование процессов для оптимизации бизнес-операций компании.

Что такое карта процесса?

Карта процессов — это графическое отображение процессов с целью лучшего понимания того, как они работают и как они организованы. Карта процесса использует символы блок-схемы для представления всех задач, действий и информации, составляющих конкретный процесс. Составление карт процессов облегчает командам оценку эффективности своих процессов.

Цель карты процессов

Используя карту рабочего процесса, вы сможете получить общее представление о том, как фактически выполняется процесс, как взаимодействует с другими элементами и как его можно улучшить. Также с помощью описание процесса вы можете:

Определить, чем занимается бизнес.
Понять, кто за что отвечает в рамках процесса.
Определить начало (то, что запускает процесс) и конец (выходные данные или конечный результат процесса).
Определить элементы, которые влияют на успех процесса, а также препятствуют ему.
Измерить и отследить конкретную цель, сопоставить с общей целью бизнеса. Так вы сможете определить, соответствует ли конкретный процесс общим целям и возможностям компании.
Установить стандарты и процедуры выполнения процессов в компании.

Карты и моделирование бизнес-процессов

По сути своей карты и есть модели бизнес-процессов, схематично которые можно выполнить на каком-то носителе, включая лист бумаги или доску. Но если мы говорим о создании цифровой объемной модели и ее автоматизации, то без специального программного обеспечения не обойтись. Наиболее удобным и востребованным цифровым инструментом для проектирования бизнес-процессов сегодня является SILA Union.

Методы моделирования процессов

Существует множество различных способов создания карты процессов. Вы можете использовать блок-схемы, диаграммы, mind-maps и прочее, но существует несколько широко используемых и признанных методологий. Ниже приведены наиболее распространенные методы моделирования процессов.

Схема модели бизнес-процесса в нотации BPMN

Нотация BPMN является наиболее часто используемой методологией отображения бизнес-процессов от начала до конца в виде блок—схемы. BPMN – ключевой инструмент управления бизнесом, так как последовательно и наглядно отображает операции и информационные потоки, необходимые для реализации процесса.

Для создания графического представления процесса в нотации BPMN используются стандартизированные элементы и символы, которые будут понятны и доступны всем участникам бизнес-процесса независимо от технических знаний.

Основные графические элементы в языке моделирования BPMN – “Пулы или бассейны”, “Действия”, “Шлюзы/Развилки”, “События”, “Потоки” , “Артефакты”, овалы для начальной и конечной точки, прямоугольники для задач/шагов, ромбы для точек принятия решений и стрелки для обозначения направления процесса.

Ранее мы подробно рассказывали про нотацию BPMN в этой статье .

Карта потока создания ценности (VSM)

Карта потока создания ценности — это ключевой метод бережливого производства (LEAN), который направлен на постоянное улучшение бизнес-процессов путем отображения ценности бизнес-процесса. Это визуальное представление всех взаимодействий с вашим клиентом и ценности, которую приносит каждое взаимодействие. Цель построения такой модели — устранить операции, не несущие никакой ценности.

Карта потока создания ценности обеспечивает визуальное представление всех операций производственного процесса с момента создания продукта до передачи клиенту. С помощью модели вы сможете анализировать и определять способы улучшения процесса предоставления ценности и устранения потерь, создавать эффективный поток во всех производственных или бизнес-процессах.

Диаграмма “поставщик-вход-процесс-выход-клиент” (SIPOC)

Диаграмма SIPOC — это отображение процессов верхнего уровня, на основе которой можно разработать очень подробную карту процессов. В диаграмме представлены ключевые элементы процесса, определяющие его границы. С помощью этого инструмента все заинтересованные лица могут прийти к соглашению относительно границ и смысла процесса.

Применяйте эти подсказки на каждом этапе создания диаграммы SIPOC, чтобы лучше понять цель построения:

Поставщик: кто поставляет ресурсы для запуска процесса?
Входы: какие ресурсы необходимы для реализации процесса?
Процесс: какие мероприятия необходимы, чтобы преобразовать ресурсы в продукт для клиента, представляющий ценность?
Выходы: каков результат процесса?
Клиент: кто получает ценность?

Блок-схемы

Блок-схема — это самая простая карта процесса, отображающая рабочий процесс в последовательном порядке. Блок-схемы чаще всего используются для документирования и создания руководства по новым рабочим процессам, но их также можно использовать для повышения эффективности существующих рабочих процессов.

Блок-схемы дают представление о том, какие действия необходимы для реализации процесса и получения результата , но также они легко адаптируются и могут применяться для отображения потоков:

Данных (информация между приложениями, отделами, сотрудниками и системами).
Документов (перемещение документов на протяжении всего процесса или документооборота).
Рабочих процессов (задачи и/или действия, которые необходимо выполнить для достижения результата в рамках процесса).

Модели процессов верхнего уровня

Как следует из названия, модели процесса верхнего уровня — это визуализация самых основных действий или рабочего потока в рамках процесса. Такие модели не содержат большой детализации и идеально подходят для быстрого определения ключевых этапов процесса.

Подробные карты процесса

В отличие от модели процессов верхнего уровня подробные карты процессов содержат большое количество деталей — углубленные сведения о каждом этапе, включая подпроцессы. Подробная карта процесса — отличный способ точно определить проблемы процесса, такие как ошибки и избыточность. Такие карты предоставляют следующую информацию:

Ожидаемые результаты (то, чего процесс стремится достичь или произвести).
Тип входных данных или качество входных данных, которые требуются для запуска процесса и достижения ожидаемого результата (какая информация, триггеры или действия требуются).
Определенные переменные в рамках процесса или документооборота (например, утверждающие лица или информация от дополнительных заинтересованных сторон).
Как должен функционировать процесс (общий поток и параметры, которые обеспечивают стандартизацию процессов, их выполнение должным образом и получение согласованных результатов).

Как наилучшим образом моделировать процессы

Универсального способа отображения бизнес-процесса не существует, поэтому выбирайте методологию, исходя из требуемого уровня детализации.

В некоторых случаях модели процессов могут дополнять друг друга — используйте методологию VSM, чтобы понять общую картину и ценность, предоставляемую клиентам; нотацию BPMN, если нужны функциональные блок-схемы и понимание того, откуда поступает и куда уходит информация; и диаграмму SIPOC для детального представления входных и выходных данных.

В любом случае, все эти способы моделирования процессов объединяет возможность обеспечить более четкое понимание действий, потока, людей и ресурсов, задействованных в процессе, — от начала до конца.

В специальном инструменте для моделирования и управления бизнес-процессами SILA Union вы можете описать процессы компании любым вышеперечисленным методом моделирования процессов — SILA Union поддерживает более 200 моделей и нотаций описания деятельности организации.

Зачем бизнесу нужна карта процессов?

Моделирование процессов дает визуальное представление о различных процессах бизнеса. В карте процессов содержится вся необходимая информация, которая поможет определить: кто, что, где, почему, когда, как и все, что относится к деталям и проблемам процесса, и даже направить к возможным решениям. Моделирование процессов необходимо компании, потому что:

Способствует улучшению процесса — вы сможете легко определить конкретные области, требующие изменений, такие как узкие места, задержки, ограничения производственных мощностей и т.д. в разрезе эффективности процесса.
Ускоряет принятие решений, так как можно “показать”, а не “рассказать”.
Вы сможете отслеживать улучшения, внесенные в процесс, поскольку становится возможным проводить аудит и понимать различные области процесса, а также организацию в целом.
Карты процессов дают подробное представление о текущем процессе и помогают эффективно управлять изменениями.
Помогает измерить эффективность рабочих процессов, что в конечном счете приводит к повышению управляемости процесса и его улучшению.
Значительно облегчает понимание процесса и информирование о нем команд, заинтересованных сторон или клиентов.
Служит полезным инструментом для тестирования сценариев и оценки «что, если».
Это требование многих типов стандартов и сертификаций, таких как ISO 9000.
Помогает распространять информацию о ролях и обязанностях участников процесса.
Повышает эффективность работы команды и удовлетворенность сотрудников.
Может быть использовано в качестве учебного материала для обучения новых сотрудников
Помогает снизить затраты, связанные с разработкой продуктов и услуг.

Как создать модель процесса

Составление модели процесса не станет сложной задачей, если придерживаться правильного подхода. Чтобы точно описать процессы, привлеките все соответствующие заинтересованные стороны, включая тех, кто будет отвечать за управление процессом и кто будет реализовывать процесс в рамках своей повседневной работы.

Шаг 1: Определите процесс

Определите процесс, с которого необходимо начать – это могут быть неэффективные процессы, наиболее важные для реализации стратегии, либо напрямую влияющие на удовлетворенность клиентов.

Идентифицируйте начало процесса – выясните, что явилось причиной создания карты процесса. Также обозначьте конечную цель – какого результата необходимо достигнуть? Кто влияет на исход процесса, какие заинтересованные лица участвуют в нем?

Итак, описание необходимо начать с определения основ и установки ограничений для процесса, который вы планируете отобразить:

Какой процесс вы хотите отобразить?
Каков идеальный результат этого процесса?
Каков объем этого процесса? Где начинается и заканчивается?

Шаг 2: Сбор информации

На этом этапе цель состоит в том, чтобы собрать всю возможную информацию. Именно так вы поймете, как все устроено в рамках вашего процесса. Определите, что люди делают, почему они это делают, сколько времени им на это требуется и какие ресурсы им для этого нужны. Необходимо найти ответы на пять вопросов верхнего уровня:

Кто вовлечен в этот процесс?
Какие задачи необходимо выполнить?
Когда выполняется каждый шаг?
Где выполняется каждый шаг?
Почему эти шаги необходимы для завершения процесса?

Шаг 3: Определите и упорядочьте необходимые действия

Составьте подробный список всех задач, которые необходимо выполнить для завершения процесса. Определите, кто будет нести ответственность за каждый из них. Обратите внимание, что называть задачи необходимо с глагола.

Шаг 4: Определите последовательность шагов

Возьмите подготовленный список задач и расположите их в правильном порядке. Что должно произойти в первую очередь? Можно ли выполнять некоторые задачи одновременно? Какие задачи зависят от других? Когда процесс будет завершен?

Некоторые задачи могут быть необходимы только при выполнении определенного условия – обязательно зафиксируйте эти моменты.

Шаг 5: Визуализируйте процесс

Самая интересная часть — графическое отображение процесса. Каждый элемент в карте процессов должен быть представлен определенным символом блок-схемы. Убедитесь, что в вашей организации все сотрудники знают, что они обозначают.

Для визуализации карты процесса лучше использовать специальный инструмент моделирования процессов, например SILA Union, который позволяет описывать процессы в любой удобной нотации. В дополнение к моделированию рабочих процессов у пользователей есть возможность связать свои процессы со всеми важными документами, которые имеют отношение к выполнению процесса. Также вы сможете хранить формы и контрольные списки, которые значительно облегчают выполнение процесса и обеспечивают еще большую прозрачность рабочих процессов.

Шаг 6: Задокументируйте процесс

Заключительным этапом составления карты процесса является документирование результата. Независимо от того, насколько красиво выглядит ваша блок-схема, она не принесет никакой пользы, если целевая аудитория не сможет найти ее, когда ей это нужно. Убедитесь, что все процессы задокументированы в одном месте, которое служит единственным источником информации для вашей команды.

В единой информационной среде SILA Union вы сможете не только моделировать, бизнес-процессы, но и разрабатывать по ним необходимую документацию. В SILA Union вы можете задокументировать любой процесс: описать его, обозначить границы, результаты процесса, входные и выходные данные, ответственных, разработать блок-схему, и все сотрудники будут иметь доступ к этим данным.

Шаг 7: Адаптируйте карту процесса к меняющимся условиям

Компании и, следовательно, бизнес-процессы подвержены постоянным изменениям, вызванным как внутренними, так и внешними факторами. Поэтому может потребоваться время от времени пересматривать и обновлять карту процесса. Модельпроцесса всегда должна отображать текущее состояние “как есть”.

Советы при составлении карты процессов

Каждая организация может иметь разные подходы к описанию процессов, но есть несколько универсальных советов, которые помогут вам разработать карты процессов с минимальными ошибками:

Прежде чем определять этапы процесса, установите начальную и конечную точки процесса. Это помогает при обозначении границ.
Снижайте сложность — карта процесса должна быть понятной для всех.
Убедитесь, что при визуализации процессов вы используете соответствующие символы выбранной нотации, чтобы избежать путаницы.
Используйте специальное программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов, которое позволит быстро графически представлять процессы, а также взаимодействовать с командой в режиме реального времени для повышения эффективности.
Подключайте все ключевые заинтересованные стороны при составлении карты процесса, чтобы не упустить важную информацию или шаги.
Поощряйте свою команду предоставлять постоянную обратную связь.
Регулярно просматривайте карту процесса и обновляйте ее, определяйте, что можно улучшить.

Моделирование бизнес-процессов не является разовым проектом. Непрерывная оптимизация процесса требует постоянного мониторинга и регулярных проверок. Тем не менее, усилия окупятся, и когда все будет сделано правильно, описание процессов может помочь вам стандартизировать и оптимизировать рабочие процессы и создать понимание в команде.

Моделирование процесса с дальнейшими улучшениями с помощью SILA Union

Разработка карт процессов имеет много преимуществ, но у вас могут возникнуть вопросы: А что дальше? Как поделиться подготовленной информацией и взаимодействовать со всеми сотрудниками? Достаточно ли описать процессы, чтобы гарантировать реализацию по разработанным стандартам? Как извлечь данные из процесса?

По этой причине моделирование процессов подразумевает использование специального программного обеспечения для управления управления бизнес-процессами (BPM), такого как SILA Union.

С SILA Union вы можете легко смоделировать даже сложные бизнес-процессы в любых нотациях, собрать необходимую по ним информацию в едином пространстве с доступом к этим данным всех сотрудников. SILA Union объединяет все процессы и связанные с ними атрибуты в едином хранилище, обеспечивая коллаборацию пользователей и суммарный опыт и знания сотрудников.

На базе карт процессов в SILA Union вы можете анализировать и совершенствовать свои бизнес-процессы, используя встроенные инструменты анализа и оптимизации, а также отслеживать ключевые показатели эффективности, стандартизировать и автоматизировать бизнес-процессы.

Источник: silaunion.ru

Необходимость и преимущества графического описания бизнес-процессов

В статье рассматриваются форматы описания с точки зрения оформления (формализации). Обосновываются преимущества графического описания по сравнению с другими форматами. Приводятся примеры моделей процедур в трех самых распространенных описаниях.

Графическое описание представляет собой разработку графических моделей. В некоторых организациях их называют диаграммами, схемами, технологическими картами, но суть от этого не меняется. На графической модели отображается логика выполнения с помощью специальных фигур (объектов) и стрелок в соответствии с выбранной нотацией (стандартом). Перечислим самые распространенные нотации с примерами.

CFFC (Cross Functional Flow Chart. модель, или «диаграмма дорожек») — см. Рис. 1. По мнению многих экспертов, она наиболее проста для разработки и чтения. Данная нотация интуитивно понятна сотрудникам и имеет очень широкое распространение. Но есть два недостатка: ограничение по количеству «дорожек» (субъектов — исполнителей ) на листе А4, недостаточный набор фигур для отображения всех необходимых сущностей и атрибутов (например, отсутствие фигур «базы данных» и «программный продукт»).

Рис. 1. Нотация «Cross Functional Flow Chart» — модель процедуры «Оформление и выдача кредита»

EPC (Event driven Process Chain. Цепочка процесса, управляемая событиями) — см. Рис. 2. Содержит большой набор фигур для отображения всех основных сущностей и атрибутов на моделях . Имеет хорошую визуализацию и цветовое оформление.

Рис. 2. Нотация «EPC» — модель процедуры «Разработка / модификация продукта банка»

BPMN (Business Process Model Notation. Модель и нотация ) — см. Рис. 3. Является наиболее сложной и многофункциональной нотацией. Есть организации, которые полностью описывают все свои в BPMN и имеют более 200 моделей в формате А4 с постоянной актуализацией.

Рис. 3. Нотация «BPMN» — модель процедуры «Прием сотрудников на работу»

Basic Flow Chart и IDEF0. Оисание этих двух нотаций не входит в задачу данной статьи.

Разработку графических моделей необходимо выполнять с помощью программных продуктов (например, Business Studio или Microsoft Visio). Каждый программный продукт поддерживает разный набор нотаций. Подробное описание всех нотаций утверждается в документе «Соглашение по ». Для (методологов) это единые договорённости по разработке, а для сотрудников организации — памятка по правильному чтению (интерпретации) графических моделей.

Форматы описания по их оформлению (формализации)

Рассмотрим 3 основных формата.

Текстовый формат. Для сложных это обычно несколько текстовых регламентов с общим объёмом более 100 страниц А4. У этого формата есть немало минусов и недостатков, тем не менее, он является самым распространённым на сегодняшний день.
Табличный формат — более формализованный (структурированный) и компактный. представляется в виде таблицы со следующими столбцами: функции (действия), вход, источник входа, выход, потребитель выхода, требования к срокам, комментарии и др.
Графический формат. В России уже известны организации (в первую очередь банки — см. [1]), которые имеют все свои процессные регламенты в графическом формате ( они состоят только из моделей). Такая практика с каждым годом получает всё более широкое распространение. На наш взгляд, все организации, которые ориентированы на долгосрочное и эффективное ведение бизнеса в условиях конкурентной среды, перейдут к графическому описанию .
Однако следует отметить, что специализированные методики и правила (например, методику анализа финансового состояния клиента, правила юридической проверки клиента) не нужно описывать в виде моделей. Это технически сделать очень сложно и нецелесообразно. Поэтому подобные методики следует применять в качестве текстовых приложений к графическим моделям .

Есть ещё и четвёртый формат, редко встречающийся в организациях, но запоминающийся. Это описание в формате презентационных слайдов (например, MS Power Point), состоящих из «живых» картинок (Clipart), фотографий и текстовых пояснений. Данному формату нельзя придать юридическую силу (официально утвердить), но, как это ни странно, в течение многих лет работают на основе этого формата описания. Работают с ошибками, операционными рисками и проблемами, но руководители не понимают этого или не хотят менять подход.

Во многих организациях (особенно среднего и небольшого размера) , к сожалению, вообще не описаны. Нет ни моделей, ни регламентов, ни официальных материалов. Есть только виртуальные знания и договорённости, которые находятся «в головах» сотрудников и руководителей организации. Подробные рекомендации и примеры того, как описать с минимальными инвестициями и рисками, рассмотрены в [2].

Почему важно именно графическое описание

Итак, почему важно графическое описание (в виде моделей), а не текстовые или табличные регламенты. Благодаря графическим моделям можно выполнить следующие практические задачи.

Визуализировать (представить наглядно) логику . Например, для коллективного обсуждения и анализа.
Быстро и точно выявить ошибки и операционные риски в . Также очень удобно на моделях отметить те места, в которых могут реализоваться операционные риски, и заранее принять необходимые меры.
Найти «узкие места» и причины неэффективности в .
Полноценно применить методы оптимизации, разработать модели «как надо» ( или версию 2.0). Большое количество методов оптимизации основано на использовании графических моделей.
Провести имитационное моделирование (Simulation) и анализ (ФСА) с помощью программных продуктов .
Объяснить порядок выполнения сотрудникам, быстро вспомнить или понять основные моменты и детали. В некоторых организациях графические модели наиболее важных и сложных процедур постоянно находятся на рабочих столах сотрудников.
Отследить все взаимосвязи с другими и объектами в компании, что особенно актуально для крупных и территориально разделённых организаций.
Организовать качественный контроль (в том числе процедуры внутреннего аудита). Отметим, что в банках инициатором описания иногда выступает служба внутреннего контроля.
Построить комплексную электронную организации (например, основанную на [3]). Именно системный подход, разработка системы взаимосвязанных моделей по всем областям работы и управления в организации, позволяет добиться максимальных результатов.
Обеспечить синхронизацию одинаковых объектов в разных . Например, если изменил название должности (субъекта) в организационной структуре, то на моделях всех , в которых участвует данная должность (как исполнитель), должны автоматически измениться названия соответствующих фигур. При текстовом описании синхронизацию и актуализацию регламентов приходится выполнять вручную, поэтому при больших объёмах информации часто возникают неточности и даже противоречия.
Автоматически сгенерировать текстовые и табличные регламенты с помощью программных продуктов (например, Business Studio).

Таким образом, графические модели являются первичными по отношению к текстовым и табличным регламентам. Любое изменение модели влечёт автоматическое обновление регламентов, при этом экономится время. Остается только добавить, что выполнить перечисленные задачи на основе текстового или табличного описания технически очень сложно, либо это потребует очень больших ресурсов и трудозатрат.

Источники информации

Исаев и технологии. — М.: , 2017.
Исаев с минимальными инвестициями и рисками.
Комплексная типовая банка (финансовой организации).

Опубликовано по материалам:
Журнал «Банковское дело» № 12/2017

Источник: www.businessstudio.ru