Есть расхожая фраза: кадры – основной ресурс компании. Однако на практике автоматизация процессов, которые так или иначе связаны с управлением кадрами, решается в самую последнюю очередь. Прежде всего улучшают основной бизнес-процесс компании, который приносит прибыль. Автоматизируют процессы бухгалтерии, документооборот предприятия.
Что касается кадровой работы, она ведется по однажды сложившимся и уже привычным сценариям. Соблюдение порядка поддерживается требованиями к кадровой документации и усилиями самих сотрудников отделов кадров.
Сегодня эта ситуация начала меняться. По статистике запросов и внедрений ELMA BPM, спрос на улучшение HR-процессов увеличился и продолжает расти. Разберемся, почему все больше компаний осознают потребность в оптимизации работы кадровой службы. Выделим основные бизнес-процессы HR-департамента и рассмотрим, какие из них стоит автоматизировать с помощью BPM.
Потребность в автоматизации
В общей структуре компании работа HR-департамента – это группа сервисных бизнес-процессов. Они обеспечивают основной процесс и процессы управления компанией необходимыми ресурсами.
Как оптимизировать бизнес процессы. Что такое оптимизация процессов. Роль HR. Реальные кейсы
Операционная деятельность компании. Структура бизнес-процессов
С точки зрения автоматизации, цели улучшения процессов разных уровней имеют отличия.
Процессы управления отвечают за маневренность компании, чуткость к изменениям условий рынка и развитию бизнеса. Автоматизация основного бизнес-процесса позволяет снизить издержки на каждую транзакцию, увеличить скорость и качество их выполнения, а главное прибыль компании. Цена ошибки при неверной или неотлаженной организации основного процесса велика – потеря заказа, клиента, прибыли. Именно поэтому автоматизацию бизнес-процессов как правило начинают с основного процесса.
Что касается кадровой работы и других обеспечивающих бизнес-процессов (АХО, IT и другие) – это всегда накладной расход. Но цена ошибки здесь не велика. Ресурсы, которые требуются, например, на закрытие вакантной должности, тоже. Для чего вкладываться в автоматизацию?
Дело в том, что самих обеспечивающих процессов и транзакций по каждому из них в компании много. В итоге небольшие потери в процессе при большом количестве транзакций приводят уже к значительным рискам. Выстроенный и автоматизированный обеспечивающий процесс исключает эти потери, что сказывается на эффективности всей компании.
BPM как инструмент автоматизации HR-процессов
На практике компании по-разному подходят к организации работы с кадрами. Самый популярный сегодня инструмент автоматизации – его отсутствие. Обычно кадровые процессы неформализованы или слабоформализованы. Существуют должностные инструкции. Для управления кадрами используют Excel, формируют реестры, издают приказы, служебные записки и т.д.
Среди IT-решений для автоматизации HR можно выделить:
Анатомия бизнес-процесса. Основные термины | Naked BPM
- Инструменты KPI, ЭДО, 1С для решения отдельных кадровых задач;
- Коробочные программы и приложения, закрывающие совокупность задач по управлению кадрами;
- HRM-модули для ERP (расширяют функционал ERP, которая как правило уже есть, если компания достаточно крупная);
- Полноценные HRM-системы – мощные и дорогие решения;
- BPM-системы для автоматизации бизнес-процессов, в том числе процессов HR-департамента.
- Системы КЭДО для автоматизации кадрового электронного документооборота.
Инструменты автоматизации HR
Инструментов много. Единого мнения по функционалу HRM-решений не существует. Например, одни инструменты включают расчет зарплаты, другие считают это функционалом ERP. Все инструменты класса HRM подходят к автоматизации кадровой работы по-разному.
ВPM-система не является решением, специализированным для автоматизации HR, однако за счет своих возможностей имеет несколько преимуществ. Во-первых, ВPM позволяет выстраивать автоматизированные процессы кадровой работы так, как необходимо каждой конкретной компании. Моделировать процессы различного уровня детализации, логики построения. При этом гибкость системы позволяет оперативно изменять составляющие этапы и настройки процессов. В итоге информационная система решает конкретные, нужные компании задачи.
Во-вторых, в случае BPM компания использует одну систему для автоматизации и кадровых, и других бизнес-процессов. Ей не нужно расширять ИТ-парк новыми инструментами, что очень удобно для сотрудников. Например, в случае ELMA BPM сотрудники могут запускать любые автоматизированные процессы с помощью одного интерфейса системы.
Пример веб-интерфейса ELMA BPM, в котором сотрудник может выбрать и запустить в работу нужный автоматизированный бизнес-процесс
По опыту ELMA, BPM-систему редко внедряют с целью автоматизировать исключительно кадровые процессы. При этом 3/4 компаний постепенно включают HR в работу системы. Если идет автоматизация финансовой части, подтягиваются подотчетные расходы на командировки.
Если это документооборот, появляются кадровые документы, которые также удобно генерировать и отправлять по маршрутам согласования с помощью одной информационной системы. Есть проекты, когда BPM-система интегрируется с имеющимися у компании HR-решениями («Босс-Кадровик», 1С-конфигурации и т.д.). В целом любой проект внедрения так или иначе включает HR-процессы в контур автоматизации.
Структура HR-процессов и примеры автоматизации в BPM
Рассматривая бизнес-процессы HR-департамента, мы не затрагиваем творческую часть работы кадровой службы, которую сложно формализовать как процесс (например, развитие корпоративной культуры, решение конфликтных ситуаций). Мы сконцентрируемся на повторяющихся, довольно рутинных процессах кадровой службы, таких как подбор, прием и увольнение сотрудников, формирование графика отпусков, организация командировок и т.д. Такие процессы очень удобно моделировать и автоматизировать с помощью BPM.
Бизнес-процессы HR-департамента
В целом HR-департамент любой компании решает три основные задачи – найм персонала, сопровождение работы и увольнение сотрудников. В более крупных компаниях сюда добавляются процессы планирования кадровой политики – сколько людей необходимо предприятию, и когда они потребуются с учетом роста компании. В зону ответственности кадровой службы также входит группа задач по учету кадров/вакансий и кадровому делопроизводству.
Найм персонала
Бизнес-процесс найма персонала можно разбить на несколько составляющих. Это подбор соискателей, который включает формирование заявки на поиск сотрудника, поиск и испытание кандидатов. К процедурам найма относят оформление утвержденного кандидата в штат и последующие процедуры по адаптации и обучению нового сотрудника. Разумеется, автоматизация предполагает возможность мониторинга за текущей работой по процессу.
Совокупность процессов найма персонала
BPM позволяет моделировать собственный маршрут найма персонала, включать в него те этапы, которые необходимы. Например, компания может автоматизировать только подачу и согласование заявки на поиск сотрудников по новой вакансии – когда менеджер формирует заявку в веб-интерфейсе системы, затем она автоматически отправляется на согласование руководителю и поступает в кадровую службу. Может включить в процесс процедуры приема кандидата в штат – сотрудники будут параллельно получать задачи по оформлению документов соискателя, организации рабочего места, выдаче доступов в корпоративные ИТ-системы и т.д. В каждой компании один и тот же процесс может иметь значительные различия.
Пример процесса проведения собеседований
Пример процесса подбора кандидатов по заявке на вакансию
Работая в системе, сотрудники могут отслеживать, на каком этапе ведется работа по каждому запущенному экземпляру процесса. Например, автор заявки на поиск сотрудника видит, что HR-департамент уже отобрал несколько кандидатов на эту должность, и в данный момент они проходят собеседования.
BPM-система позволяет внести дату и время собеседований в календари специалистов (предварительно им будет отправлена задача подтвердить указанное время встречи), отправить тестовое задание на рассмотрение ответственным сотрудникам. По итогам испытаний руководители оценивают кандидатуру – это позволяет быстро собрать мнения о соискателе и принять объективное решение по трудоустройству.
Собеседование с кандидатом на вакансию вносится в календарь руководителя
Рассмотрение тестового задания, выполненного соискателем (мини-ролик)
Для самого HR-специалиста система также становится удобным инструментом, помогающим в работе. В одном информационном окне сотрудник видит все открытые вакансии и их приоритетность. Подобная статистика доступна руководителю HR-отдела и руководству предприятия.
Информационное окно для сотрудника HR cо списком актуальных вакансий
Система исключит повторную обработку соискателей из «черного списка», позволит быстро формировать и просматривать банк отложенных ранее кандидатов. Это исключает повторное рассмотрение резюме. Если подходящий специалист уже есть в банке кандидатов, искать человека не потребуется вовсе.
Формирование списка кандидатов на вакансию / банка резюме
Создание карточки нового соискателя
Управление отпусками и периодами отсутствия (отгулы, больничные, опоздания)
Жизнь любого трудового коллектива предусматривает ежегодные оплачиваемые отпуска. Иногда сотрудники вынуждены отсутствовать на рабочем месте вне запланированного периода. Специалист может заболеть, задержаться в пробке – непредвиденные обстоятельства, которые могут случиться в каждым, не должны влиять на рабочий процесс.
BPM-система позволяет автоматизировать процесс согласования не только плановых, но и непредвиденных отсутствий сотрудников на рабочем месте. Понимая, что не сможет прибыть вовремя, сотрудник с мобильного или компьютера запускает процесс согласования отсутствия – система автоматически уведомит руководителя и перестроит срочные бизнес-процессы, отправляя задачи не отсутствующему сотруднику, а замещающему его исполнителю.
При этом сам сотрудник получит задачу распечатать заявление на фактический период отсутствия (заявление уже сгенерировано и прикреплено к задаче), подписать и занести оригинал в отдел кадров. Чтобы обеспечить соблюдение этого требования, срок выполнение задачи ограничен. Как правило компании устанавливают период в три рабочих дня.
Пример процесса оформления отсутствия
Что касается плановых отпусков, достаточно сложной задачей HR-департамента является формирование ежегодного графика. Особенно трудно это дается крупным предприятиям. С помощью BPM составить график отпусков, согласовать его и, более того, корректировать в течение года становится проще.
Пример процесса формирования графика отпусков
Система отправляет сотрудникам задачи о необходимости спланировать даты отпусков. Она автоматически рассчитывает лимиты имеющихся дней отпуска, работникам не нужно запрашивать эти сведения в кадровом отделе. Когда штат компании исчисляется сотнями и тысячами специалистов, только эта функция уже значительно упрощает процесс.
Задача выбрать время отпуска
Система аккумулирует данные по всем сотрудникам компании, проверяет запланированные даты на возможность пересечений с «замещающими» специалистами. В случае совпадения дат, отправляет задачу с просьбой скорректировать даты отпуска. Сведения по отпускам утверждаются на уровне руководителей отделов, поступают в кадровую службу для формирования сводного графика отпусков.
График отпусков и дней отсутствия, сформированный в BPM-системе
Система автоматически проверяет график отпусков и выявляет сотрудников, которые выходят в отпуск в ближайшие две недели. Они получают соответствующие уведомления с просьбой оформить и передать заявление на отпуск в кадровую службу, либо скорректировать даты отпуска.
В небольших компаниях, которые не составляют ежегодный график отпусков, для эффективного управления отсутствиями бывает достаточно автоматизировать процесс подачи и согласования заявления на отгул или отпуск, с последующей передачей в кадровую службу.
Отправка заявки на отпуск по маршруту согласования
Для удобства руководителей отделов, менеджеров проектов система предоставляет сводный отчет – кто из сотрудников отсутствует на рабочих местах, в какое время и по каким причинам. Это удобно для планирования работы, быстрого распределения задач.
Сведения о периодах отсутствия сотрудников
Посмотрите запись трансляции, посвященной автоматизации процессов HR-департамента. Эксперты ELMA разбирают описанный нами материал, более детально рассказывают о процессах найма персонала, управления отсутствиями. Приводят много примеров моделей процессов и интерфейсов, с которыми непосредственно работают сотрудники после внедрения системы.
Кроме того, спикеры рассматривают процессы увольнения сотрудников, организации командировок, кадрового делопроизводства. Раскрывают возможности BPM по учету кадров, открытых вакансий и банка резюме.
Источник: www.elma-bpm.ru
Как автоматизировать HR-процессы в компании
Автоматизация HR — это процесс внедрения IT-решений, помогающих упростить поиск, подбор, обучение, тестирование сотрудников и другие задачи по управлению командой. Большинство компаний начинают автоматизацию с HR-отдела. Однако некоторые специалисты кадровых служб до сих пор используют бумажную документацию. С каждым годом таких компаний становится всё меньше.
В 2023 году процесс автоматизации рекрутинга в российских компаниях нужно выстраивать по-новой из-за ухода зарубежных сервисов. В материале мы расскажем, зачем и как автоматизировать работу рекрутёров в новых условиях.
Всё больше компаний доверяют роботам процесс управления персоналом
Для чего нужна автоматизация кадровых процессов
Ещё недавно автоматизация кадрового учета была нужна только крупным компаниям. Однако с тех пор, как организации начали активно собирать и использовать в работе точные данные, для их обработки потребовались специальные инструменты. Современный HR-специалист должен уметь работать с информацией не хуже, чем с людьми. Анализ данных помогает найти причину текучки кадров или сложностей с онбордингом, выявить вовлечённых сотрудников, оценить уровень подготовки кадров и потребность в обучении и т.д. На обработку этой информации вручную потребуется слишком много времени, гораздо эффективнее внедрить автоматизацию отдела кадров.
В задачи HR-специалиста входит адаптация новичков, оценка эффективности сотрудников, их обучение и развитие, мотивация и поощрение, работа с кадровым резервом. Автоматизация кадров позволяет выполнять часть рутинных действий без участия специалиста, с помощью электронных инструментов.
С помощью онлайн-платформы HR-специалист может:
- быстро собирать и обрабатывать резюме соискателей на разных площадках;
- искать нужных кандидатов в собранной базе резюме;
- проводить пребординг и онбординг нового персонала с минимальными усилиями;
- тестировать персонал, проверять уровень знаний и навыков команды, чтобы планировать дальнейшее обучение или кадровые перестановки;
- проводить обучение новых и опытных сотрудников и получать статистику о прохождении курсов;
- мотивировать сотрудников с помощью геймификации, соревнований и бонусов;
- быстро информировать о событиях, происходящих в компании;
- получать обратную связь от работников.
Преимущества автоматизации HR-процессов
Автоматизация работы для HR-специалиста избавляет его от монотонной повторяющейся работы и ручной обработки данных. Это экономит до 40% рабочего времени рекрутёра. А значит — появляется больше времени для выполнения более сложных задач. Кроме того, автоматизация при отборе, обучении и поощрении персонала позволяет исключить человеческий фактор.
Личные симпатии и антипатии HR-специалиста не повлияют на оценку сотрудников и их карьерные перспективы. А при уходе HR-специалиста на новое место работы у компании не возникнет сложностей с передачей информации новому сотруднику. Все данные хранятся в едином месте и доступны для всех членов команды.
Руководитель сможет получать подробные отчёты об уровне знаний и навыков команды. Автоматизация HR-аналитики позволяет принимать решения о найме, обучении и увольнении сотрудников на основе точных данных без использования многочисленных таблиц.
Кризисы 2020 и 2022 годов показали, что компании, которые внедрили автоматизацию, быстрее адаптировались к новым условиям. Они гибко перестраивались, легко переводили рабочие процессы в онлайн и проводили переобучение сотрудников. Таким образом, автоматизация HR бизнес-процессов помогает не просто разгрузить HR-специалистов, а сделать компанию более устойчивой к потрясениям и выйти из кризисных ситуаций с наименьшими потерями.
Автоматизация локальных HR-процессов с помощью ERP-систем
ERP-система — это ИТ-система для управления бизнес-процессами на основе данных отделов продаж, логистики, производства, управления кадрами и др. Полное название термина — Enterprise Resource Planning или планирование ресурсов предприятия. Система объединяет данные о персонале, складских запасах, ценах и продажах.
Если эта информация хранится в бумажных архивах или в разрозненных программах, её легко потерять. К тому же, по мере роста компании объём данных накапливается и для их обработки требуется всё больше сотрудников. А благодаря ERP планирование ресурсов и анализ процессов занимает минимум времени и сил.
По сути ERP-система является альтернативой CRM (системы управления взаимодействием с клиентом), HRM (системы управления персоналом) и WMS (системы управления складом). Платформа объединяет функции всех этих систем и позволяет управлять ими через единый интерфейс.
ERP-системы предназначены для крупного и среднего бизнеса и могут различаться между собой. Поэтому компаниям стоит выбирать и настраивать платформу исходя из собственных задач. Например, система планирования ресурсов для ритейла не подойдёт для использования на производстве и т.д.
Лучшие отечественные платформы для автоматизации HR-процессов в компании
Долгое время более 42% рынка ERP-систем в России принадлежали компании SAP. После её ухода из нашей страны в 2022 году компании начали внедрять аналоги решений для автоматизации бизнес-процессов. Среди них наибольшей популярностью пользуются программы автоматизации кадрового учета.
На российском рынке представлено несколько крупных платформ для автоматизации HR-процессов и обучения. Рассмотрим одни из самых популярных решений.
Эквио
Российская платформа Эквио — это полноценный корпоративный портал, включающий онлайн-систему автоматизации HR. Компания является резидентом Сколково и занимает верхние строчки рейтингов крупнейших HR Tech-компаний
входит в реестр отечественного ПО и поставщиков HRM/HCM-систем.
Эквио содержит базу знаний и корпоративный видеохостинг для хранения обучающего контента, а также календарь офлайн и онлайн мероприятий. На платформе можно разработать программу развития для каждого сотрудника, создать обучающие курсы, провести тестирование с автоматической проверкой, поощрить успешных специалистов. Интерактивные элементы и геймификация позволяют сделать обучение не только качественным, но и интересным.
iSpring
Система дистанционного обучения сотрудников iSpring поставляется в виде отдельных решений: образовательная платформа iSpring Learn, конструктор видеокурсов iSpring Suite, iSpring Presenter для создания курсов из презентаций и другие. Каждый сервис приобретается отдельно.
Платформа даёт возможность создавать электронные курсы, тесты и интерактивные вставки. Также iSpring позволяет настраивать пошаговые программы обучения и получать отчёты. Администратор платформы может настроить автоматическую выдачу сертификатов после успешного прохождения обучения.
Галактика
Решение состоит из трёх отдельных систем: «Рекрутинг и адаптация» для подбора кадров, «Кадровое администрирование» для управления движением сотрудников внутри компании, «Обучение и развитие» для оценки потребностей в обучении.
Галактика позволяет планировать кадровые перестановки, вести учёт отпусков и больничных, организовать электронный документооборот, планировать обучение и повышать мотивацию. Помимо этого с помощью платформы можно автоматически контролировать рабочее время сотрудников и начисление зарплаты.
Potok
Платформа для автоматизации подбора персонала позволяет HR-специалистам собирать и обрабатывать данные о вакансиях и соискателях в едином месте. С помощью Potok можно автоматизировать размещение вакансий на hh, SuperJob или Авито, отслеживать жизненный цикл кандидатов, напоминать им об интервью и получать статистику. Благодаря интеграции с почтовыми сервисами Gmail и MS Exchange HR-специалист может вести переписку с кандидатами прямо на платформе. Ставить задачи и планировать день можно во встроенном тасктрекере.
Сервис позволяет как подбирать уникальных специалистов. так и проводить массовый набор персонала с однотипными вакансиями. Рекрутёр может настроить сочетания фильтров для однотипных массовых действия. Например, для рассылки приглашений на собеседования.
Хантфлоу
Хантфлоу — ещё одна крупная рекрутинговая платформа, упрощающая поиск и набор персонала. С помощью этого сервиса можно сохранить понравившиеся резюме или опубликовать вакансии в один клик. При назначении интервью соискателю Хантфлоу покажет рекрутёру календарь со свободными окнами и забронирует переговорку на нужное время.
Также через платформу можно вести переписку с корпоративного почтового адреса, через Telegram, WhatsApp или Viber. Все письма сохраняются в сервисе.
Работа HR-специалистов состоит как из сложных творческих задач, так и из ежедневной рутины. Автоматизировав последнюю, компания освободит рабочее время специалиста для более полезных занятий. Тем более, что современные системы автоматизации HR-процессов позволяют закрыть множество задач: от поиска резюме и переписки с кандидатами до обучения и тестирования опытных сотрудников.
Источник: e-queo.com
Как и зачем автоматизировать HR-процессы в компании?
Хотя “кадры решают всё”, но на практике, когда компания начинает автоматизацию своих подразделений, то HR-отдел обычно оказывается далеко не в первой когорте. Сначала автоматизируют отдел продаж, службу доставки, бухгалтерию – те подразделения, которые связаны с получением прибыли. А в это время HR-процессы остаются не только не автоматизированными, но даже не формализованными.
Впрочем, в последние годы ситуация улучшается: руководители начинают осознавать важность работы HR-отдела, уделять внимание её автоматизации.
Основные бизнес-процессы HR-отдела
Глазами сотрудников их всего несколько, в первую очередь найм на работу, обучение и сокращение. Однако в действительности бизнес-процессов в HR-отделе намного больше, чем кажется.
Планирование кадровой политики
Приём на работу или сокращение отдельного сотрудника – лишь часть общей кадровой стратегии компании. В рамках этой стратегии нужно заранее решать, сколько работников потребуется, с какой квалификацией, когда. Это помогает заблаговременно создавать новые вакансии, заниматься подбором кадров. Кроме того, принимая на работу нового человека, отдел кадров уже должен выстраивать его дальнейший путь в компании. Например, прогнозировать: на какую позицию он сможет претендовать в дальнейшем, когда такая позиция откроется, какие навыки он должен к тому моменту приобрести.
Рекрутинг и найм
Рекрутинг включает в себя работу с вакансиями (подбор кандидата) и найм (его трудоустройство).
Работа с вакансиями обычно имеет следующую схему:
- Приём заявок от руководителей отделов.
- Размещение вакансий.
- Подбор и отбор кандидатов.
- Проведение собеседований с прошедшими первичный отбор.
Далее следует найм выбранного сотрудника: его приём на работу, оформление.
Оптимизация рекрутинга помогает ускорить и работу с вакансиями, и оформление..Что ещё важнее, оптимизация способствует привлечению именно таких специалистов, которые будут лучше всего решать имеющиеся у компании задачи.
Сюда можно поставить схему бизнес-процесса обработки вакансии
Адаптация, управление мотивацией, разрешение конфликтов
Ещё одна функция отдела кадров – работа с лояльностью и мотивацией каждого работника. HR-специалисты должны прилагать усилия к тому, чтобы он был достаточно мотивирован, имел какие-то личные цели, которые будут коррелировать с целями организации, побуждать к лучшей работе, развитию в нужном компании направлении.
В рамках этого делается следующее:
- Оказывается помощь с адаптацией на новом рабочем месте.
- Разрешаются конфликты.
- Создаются комфортные условия для работы.
- Проводится работа с мотивацией: материальное и нематериальное стимулирование.
- Планируется, с учётом пожеланий самого сотрудника, его карьера в компании.
Эта работа во многом творческая, формальный подход здесь мало полезен. Насколько сотрудник будет доверять компании и осознавать своё место в ней, настолько высокой у него будет мотивация достигать поставленных целей, в полной мере использовать свои навыки и таланты.
Корпоративное обучение, аттестация
Это часть кадровой политики, о которой уже говорилось. По мере развития предприятия повышаются требования к сотрудникам, к наличию у них специальных навыков. Обучение становится инструментом, с помощью которого работников заранее готовят к новой работе или повышению по карьерной лестнице.
