Организация выставки — это творческое занятие, которому следует уделять особое внимание, потому устроить выставку может быть не так-то просто, как это может показаться на первый взгляд. Это ответственная и сложная задача, требующая максимальной отдачи, усердия и знаний в данной сфере для того, чтобы не только привлечь посетителей, но и заинтересовать их.
Самым главным аспектом в организации выставки всегда является реклама самого мероприятия. Ведь даже если сама по себе выставка будет продумана до мелочей, на предоставленных стендах будет тщательно отобранная интересная информация, но о проведении никто не будет знать, то такое происшествие просто провалится.
Поэтому, обращаясь в организацию, которая устраивает выставки, следует также оговорить наличие афиш и всевозможной рекламы для привлечения на нее зрителей.
Перед организацией самой выставки нужно четко определить для чего именно она будет проводиться, так как ее ключевые задачи могут существенно повлиять на общее оформление, а также на представленную на стендах информацию.
Организация выставок | Бизнес | Деньги | Без вложений
Существуют основные четыре категории целей участие в выставках:
- Реклама;
- Стимулирование продаж и распространения услуг;
- Информация и образ фирмы;
- Индивидуальные и прямые продажи.
Каждая категория подразумевает разное оформление выставки, а также разную аудиторию, которая должна посетить такое мероприятие. Соответственно, и подаваемая афиша должна отличаться и нести абсолютно разную информацию, которая сразу даст понять зрителям, что именно за выставка будет проводиться и кого на ней ждут.
Помимо отдельных категорий выставок, можно сделать общее мероприятие, посвященное всем вышеперечисленным целям, что не только более выгодно, но и полезно.
Каждая развивающаяся организация, которая хочет устроить выставку, и ставящая перед собой высокие цели и сложные задачи, должна думать о рекламе и своем образе. Связано это с тем, что на проекте могут появляться как обеспеченные и известные люди, способные в будущем стать спонсорами, так и обычные люди, заинтересованные, к примеру, в получении должности в данной организации.
Некоторые особо известные компании устраивают выставки и различные мероприятия только ради своих фанатов. Таким действием они поддерживают свою популярность и радуют своих почитателей.
Можно разделить организацию выставки на несколько пунктов:
1. Планирование выставки — это один из самых важных аспектов, потому специалисты АО «Экспоцентр» уделяют этому моменту больше всего внимания. Изначально клиент видит черновой вариант плана, а потом, после каких-либо правок, он удостоверяется и начинается работа уже по самому оформлению. Планирование включает в себя закрепление целей выставки и ожиданий.
2. Подготовка выставки — организованный процесс, который происходит исходя из составленного ранее плана. Данный пункт ограничивается бюджетом мероприятия и его масштабами, а также месторасположением.
10 минут, чтобы узнать о профессии организатор мероприятий
3. Условия участия или присутствия на выставке — клиент должен точно определить, кто именно должен посетить данное мероприятие, и сколько человек будет пределом. Также к этому пункту можно отнести и сложность всей конструкции.
Когда все подготовлено, наступает время самой выставки, но не стоит доверять малобюджетной рекламе, так как в итоге мероприятие, на которое были потрачены немалые денежные средства, может обернуться полным провалом просто потому, что о нем не будут знать нужные люди. Так что стоит заранее позаботиться об афише, пригласительных листовках и прочей рекламе самой экспозиции.
При необходимости провести закрытую выставку для определенного круга людей, то индивидуальные пригласительные станут выходом из ситуации. Их можно отправить как по обычной почте, так и по электронной. При желании можно провести обзвон всех, кто должен присутствовать на мероприятии.
Не стоит забывать о том, что экспозиция — это все же мероприятие, которое должно позволить присутствующим приятно и с интересом провести их время, потому можно предлагать разыгрывать какие-либо призы или же образцы товаров или услуг, предоставляемых компанией, от имени которой проходит сама выставка.
Важно оценивать свои возможности и правильно планировать выставочное мероприятие, чтобы оно принесло в итоге прибыль.
Устроить выставку с «Экспоцентр»
АО «Экспоцентр» относится к организациям, которые помогут своим клиентам сделать качественную и интересную выставку, полностью соответствующую их ожиданиям и способную привлечь внимание спонсоров.
Специалисты АО «Экспоцентр» всегда интересуются у своих клиентов, как именно должна выглядеть выставка и чего они ждут от нее. За выполнение такого мероприятия возьмутся настоящие профессионалы, которые уже не первый год работают в данной сфере и потому уже имеют свои наработки и свежие идеи, готовые к воплощению.
Ещё интересные ссылки на статьи
Читайте интересную подборку статей и полезной информации.
Источник: www.expocentr.ru
Не проходите мимо: как стать звездой любой профильной выставки
Выставка — это хорошая площадка для продвижения собственного продукта, возможность найти свою аудиторию, пообщаться вживую с клиентами и партнерами. Как правило, подобные массовые мероприятия стоят недешево, но если подойти серьезно к организации участия, то оно окупится сполна.
Прицел на общение
Подавляющее число экспонентов не ставят конкретных задач участия в выставках, считая их просто имиджевым мероприятием. «Конкуренты участвуют, и мы будем», — думают те, не понимая, что в их руках реальный инструмент продвижения бизнеса. Практика показывает, что даже та малая часть компаний, которая уделяет внимание постановке своих целей и задач, в действительности не следуют им на выставке.
Чтобы добиться максимальных результатов и получить возможность оценить эффект от участия, важно понимать, что для компании сейчас в приоритете. Будь это новые клиенты, выход на новый рынок, построение и расширение сетей сбыта, демонстрация нового продукта, работа с прессой или что-то иное. Например, необходимо найти 30 новых клиентов, которые готовы сделать заказ, установить контакты с 20 новыми дистрибьюторами и увеличить объемы продаж на 10% в течение десяти месяцев, провести 35 встреч с постоянными клиентами и т. д.
К максимально конкретным задачам нужно прописать план их достижения с учетом временных рамок: чем яснее представлять конечную цель, тем выше шансы добиться результата. Немаловажно, чтобы за каждую задачу отвечали разные сотрудники, — если ответственность коллективная, то чаще всего она вообще никому не принадлежит.
Место. В центре экспозиции
Если у вас есть возможность ознакомиться с помещением заранее, обязательно сделайте это. Важно представлять освещенность зала, направление потоков, где располагаются колонны, которые могут загораживать ваш стенд, и т. д. Если вы не будете придавать этому значение, то можете случайно оказаться на «квадрате», где рядом проходят ремонтные работы. Также обратите внимание, где расположены точки питания, — большое скопление посетителей и шум будут загораживать проход и мешать вашей работе.
Не стесняйтесь обращаться к организаторам, если вам недостает какой-то информации, например, запросите список участников, чтобы понимать, какое расположение выбрали конкуренты. Если вы чувствуете себя достаточно уверенно, то можете выбрать локацию прямо напротив них и, наоборот, попросить другой проход, чтобы не пересекаться.
Изучите деловую программу. Посетители уделяют ей большое внимание, и компании, которые выбирают стенды рядом с залами проведения лекций, часто оказываются в выигрышной ситуации. Они обеспечивают себе поток ЦА, притягивая людей, которые выходят из залов и сразу попадают на стенд.
Место выбирайте исходя из задач участия. Традиционно стенд «на входе» справляется с имиджевыми задачами, в остальном такое расположение может не только не помочь, но и помешать. То же самое касается и размеров площади: нет смысла арендовать 100 кв. м в «хорошем» месте, если для участия достаточно 30 кв. м. Это просто изначально сведет на нет всю эффективность выставки. Запомните: место должно быть оптимальным для ваших потребностей, функциональным, удобным для презентации продукта и общения.
Самыми выгодными местами считаются центральные проходы и на пересечении проходов, а также в центре экспозиции. Если для презентации продукта вам необходима вытянутая конфигурация стенда (например, несколько стоящих рядом витрин), то не нужно соглашаться на площадку в форме квадрата, только потому что она расположена более выгодно.
Правильный стенд — половина успеха
Чаще всего организация пространства стенда делится на несколько видов: открытое, совмещенное и закрытое. Закрытое пространство используют, когда основная работа нацелена на общение с постоянными партнерами, ведь нужно создать уютную атмосферу и эффект недоступности для посетителей. В закрытом пространстве удобно проводить переговоры и акции, показывать эксклюзивные продукты, не опасаясь за сохранность ваших идей. Можно самостоятельно создавать искусственные барьеры, используя разные цвета и специальные подиумы (высотой 5-15 см) — такие психологические уловки препятствуют появлению нежелательной аудитории.
Если же вы стремитесь привлечь больше людей, стенд должен быть максимально открытым, а обстановка располагающей к общению. Используйте любые возможности для привлечения внимания: высокие стены, яркие цвета (красный и желтый запоминаются лучше всего), аудиовизуальные решения, движущаяся картинка. Никаких баррикад из столов и стоек строить не нужно. Подиум должен сочетаться с ковровым покрытием или тоном пола, создавая иллюзия единства пространства и притягивая к себе людей.
Чтобы было легче общаться с посетителями, заранее подготовьте необходимые таблички, например: «ищем дистрибьютора», «руками не трогать», «образцы не подлежат продаже» и т. д. Также не забывайте об эргономичности стенда: розетки, удлинители, провода, поверхность стоек не должны загромождать пространство и вызывать раздражение у посетителей. Вы тратите большие деньги на проведение выставки, постарайтесь, чтобы не было беспорядка и все выглядело эстетично.
Продукт должен работать на вас
Важное правило выставок: если возможно показать продукт в работе, он должен работать, сколько бы это вам ни стоило. Собственно, для того выставки и существуют. Многие посетители выставки увидят продукт впервые, и чем более полную информацию о его функционале они получат, тем больше вероятности, что проявят к нему интерес в дальнейшем.
Если показать функционал невозможно (металлообрабатывающие станки, гриль-оборудование и т. д.), то обязательно должна быть возможность визуально представить весь процесс в виде видеоролика. Для привлечения людей используйте нестандартные функции своего продукта и шоу-формат. Например, металлообрабатывающий станок может вырезать не скучную заводскую деталь, а сувенир для посетителей выставки, а гриль вместо мяса может запекать фрукты, после этого можно проводить дегустацию прямо на выставке.
За пределами стенда
Практика показывает, что среднем посетители выставки успевают посмотреть 10-15 стендов в течение 4-5 часов, поэтому работа начинается задолго до того, как посетитель попадает к вам. Нужно придумать способ искать ваш стенд.
На моей практике был случай, когда участник выставки подготовил красивые пакеты с ярким принтом и стильными веревочными ручками — их было заметно среди большой толпы людей. На выставках, как правило, все набирают множество буклетов и образцами продукции, чтобы сложить все в пакет, посетители специально шли к тому стенду.
Еще один способ привлечения посетителей — организуйте мероприятие и анонсируйте его своими силами и силами организаторов выставки. Это может быть мастер-класс, презентация, семинар, лотерея, церемония награждения — подобное всегда «разбавляет» монотонную выставочную работу, а сама компания запоминается посетителям креативом.
Также создавайте пространство для networking с целью вовлечения партнеров, знакомства всех участников выставки друг с другом. Не каждый готов сразу заполнять анкеты, оставлять свои данные, но шансы значительно увеличиваются, когда все это организовано в непринужденной обстановке или игровой форме. Сейчас есть много компаний, оказывающих услуги по таким networking-активностям, иногда стоит обратиться к профессионалам, чем придумывать что-то самим.
Люди. Хостесы, продавцы и технари
Часто на выставку отправляются обычные сотрудники, которые не нужны в данный момент в офисе. Но отбор персонала на выставочные мероприятия — очень серьезная работа. Не каждый человек обладает развитыми коммуникативными навыками и активностью, позволяющими на протяжении нескольких дней стоять на ногах и общаться с огромным количеством людей, пребывая при этом в хорошем настроении.
Всем, кто будет работать на выставке — стендистам, менеджерам, техническому персоналу — необходимо пройти обучающий тренинг, чтобы они четко понимали свой функционал.
Наиболее частой проблемой крупных компаний, участвующих в выставках, является неправильная организация работы сотрудников на стенде, особенно в пиковые часы. Характерная картина: 12 часов утра, народу в зале полно, все сотрудники заняты, ресепшн стенда окружен людьми. Новый посетитель проходит мимо, чтобы не терять времени. Вернется ли он? И если да, то изменится ли к этому моменту ситуация?
Конечно, выставка является публичным мероприятием, но это не означает, что вы обязаны выделить каждому посетителю столько времени, сколько он захочет (особенно если это праздный интерес). Важно грамотно распределить нагрузку на ключевых сотрудников, чтобы они занимались только целевыми клиентами. Разбейте команду по ролям на хостесов, продавцов и технарей.
Первые будут фильтровать «левую», нецелевую аудиторию (крупные компании обычно привлекают сотрудников рекламного отдела). Вторые — продавцы — находятся «на передовой» общения с клиентом. Это самые ценные сотрудники на выставке, именно по их работе будет оцениваться эффективность участия. Отнеситесь к ним, как к элите: освободите от организационных забот и не давайте занимать их время нецелевому посетителю. В ключевые часы загрузки людей в любом случае не будет хватать, поэтому заранее до выставки оговорите с «продавцами» время их контакта (оно должно иметь максимальные рамки вне зависимости от уровня и значимости клиента).
Третья группа — технари. Это технический директор, конструктор, проектировщик, программист. Есть заблуждение по поводу необходимости присутствия этих сотрудников на выставке, ведь определенными техническими знаниями обладает и продавец. Но, во-первых, присутствие технического специалиста является необходимым для грамотной презентации продукта.
Во-вторых, делает важный контакт более «глубоким» уже на мероприятии. Занимать время этих людей нецелевыми контактами — это тоже пальба из пушки по воробьям.
Простые мелочи
Вы прописали четкую структуру работы сотрудников на выставке и распределили роли, однако в разгар дня все равно не справляетесь с потоком? Используйте дополнительные инструменты для того, чтобы посетитель смог оставить свой контакт, не пообщавшись ни с кем. Они очень просты.
Накопитель. В простейшем исполнении — коробочка на ресепшн для визиток с надписью «хочу спецпредложение», в более футуристичном — интерактивный киоск для электронного сбора контактов. Можете добавить игровой момент: не просто сбор визиток, а ежедневная лотерея по ним с розыгрышем сертификата на скидку.
Номер телефона для важных контактов. На одном из элементов конструкций стенда можно написать мобильные номера контактных лиц на выставке по направлениям. Конечно, не исключено, что звонить им начнут нецелевые клиенты, но это лучше, чем вообще никто.
Сила соцсетей. Например, пообещайте связаться с каждым, кто разместит фото стенда с хештегом компании на своей странице в сети. Так вы получите еще и дополнительную бесплатную рекламу, кроме того, вашу компанию запомнят.
Источник: www.forbes.ru
Как открыть выставку ожившие полотна с нуля
Выставочный бизнес может отпугнуть предпринимателей, далеких от искусства. Однако не нужно быть искусствоведом, чтобы понять, что аудитория подустала от классических галерей, а в небогатых на события регионах спрос инициирует недостаток предложения. Расскажем, как запустить мультимедийную выставку.
Стоимость запуска
3/5 — средняя
Окупаемость
5/5 — очень высокая
Сложность управления
3/5 — средняя
Конкурентность
1/5 — очень низкая
Рассмотрите идею покупки готового бизнеса
Город Новосибирск
Прибыль 60 000 ₽ / мес.
Окупаемость 45 мес.
Город Москва
Прибыль По запросу
Окупаемость По запросу
Город Москва
Прибыль 130 000 ₽ / мес.
Окупаемость 20 мес.
55 000 000 ₽
Город Москва
Прибыль По запросу
Окупаемость По запросу
Город Екатеринбург
Прибыль 200 000 ₽ / мес.
Окупаемость 8 мес.
12 000 000 ₽
Город Москва
Прибыль По запросу
Окупаемость По запросу
Город Санкт-Петербург
Прибыль 100 000 ₽ / мес.
Окупаемость 5 мес.
Город Санкт-Петербург
Прибыль 45 000 ₽ / мес.
Окупаемость 13 мес.
Город Санкт-Петербург
Прибыль По запросу
Окупаемость По запросу
Город Санкт-Петербург
Прибыль По запросу
Окупаемость По запросу
Актуальность бизнес-идеи
Москва и Санкт-Петербург богаты на культурные события, однако в регионах дела обстоят иначе. Можно громко стартовать с выставкой “Ожившие полотна” в Москве, а потом объехать с ней регионы. Таким образом, темы одной выставки хватит на целый год, а то и больше, а потом можно придумать что-то еще.
Затраты и прибыль
Для организации выставки формата “ожившие полотна” потребуются средства на создание программы и административный ресурс. Проект примечателен возможностью потратиться на его техническое воплощение один раз, а потом — “гастролировать” с ним по регионам. Расходы на старте составляют 480’000 рублей. Ориентировочная средняя прибыль — 80’000 рублей. Срок окупаемости — полгода.
Затраты на старте: примерный расчет для Москвы
| Статья расходов | Сумма, ₽ |
| Регистрация бизнеса | 10’000 |
| Рекламные расходы | 150’000 |
| Оборудование | 300’000 |
| Транспортные расходы | 20’000 |
| Итого | 480’000 |
Ежемесячные затраты
| Статья расходов | Сумма, ₽ |
| Аренда помещения | 100’000 |
| Зарплата | 80’000 |
| Транспортные расходы | 10’000 |
| Реклама | 50’000 |
| Итого | 240’000 |
Рассмотрите идею покупки франшизы
Франшиза «Hello Park» — уникальный парк развлечений в формате phygital
Прибыль По запросу
Окупаемость 30 мес.
Франшиза «Зенит-Чемпионика» — футбольные школы
Прибыль По запросу
Окупаемость 4 мес.
Франшиза «Boardway»-мобильная цифровая медийная платформа (для проведения ивентов, PR, рекламных и городских проектов)
12 300 000 ₽
Прибыль По запросу
Окупаемость 13 мес.
«Море Желаний» – франшиза вендинга
Прибыль По запросу
Окупаемость По запросу
Франшиза «ARCADIA» – уникальная VR-площадка
Прибыль По запросу
Окупаемость 8 мес.
Разрешения и документы
Регистрация бизнеса
Деятельность выставки, как и любого другого коммерческого проекта, должна быть официальной. Пройдите регистрацию в налоговой, оформите ИП или ООО, получите соответствующее свидетельство. Специального разрешения на ведение деятельности не нужно, однако необходимо иметь документ, который подтверждает ваши права на показ проекций картин. Также необходимо, чтобы в порядке были документы у стороны, которая принимает вашу выставку.
Выбор помещения
Во избежании проблем с проведением выставки, подберите подходящее помещение. Поскольку мультимедийные выставки отличаются от обычных, то и места вам потребуется больше. Из-за ограниченной площади не подойдут классические галереи и музеи, но подойдут павильоны и нестандартные выставочные пространства, например, бывшие производственные цеха или спортивные залы.
Стоимость аренды зависит от типа помещения, его расположения и договоренности с собственником. Например, это может быть аренда по фиксированной цене, либо за процент от вырученной прибыли. Выгодный вариант предугадать невозможно. Если выставка будет пользоваться спросом, то при фиксированной стоимости ваша прибыль будет больше, чем при аренде за процент.
Но если выставка провалится, то есть вероятность уйти в минус из-за малого количества посетителей. Аренда за процент от выручки позволила бы разделить эти риски с собственником.
Оборудование
Для проведения мультимедийной выставки необходима световая и звуковая аппаратура. Не исключено, что многие выставочные площадки уже располагают всем необходимым. В этом случае вам просто предстоит подготовить материал для трансляции. Это существенно сэкономит ваши расходы не только на мощные проекторы и колонки, но еще и на их транспортировку.
Также вам понадобится обустроить зону отдыха, например, расположив несколько кресел-мешков. Еще можно оборудовать интерактивную зону на тему проходящей выставки. Например, если выставка посвящена импрессионистам, то это может быть игра или фильм на тему их творчества, а в случае с мультимедийной выставкой полотен Айвазовского можно транслировать географическую карту по следам его работ. Отдельно предусмотрите информационный стенд и стенд для фотосессий. Последний может стать дополнительной рекламой вашей выставки, когда посетители будут размещать свои фотографии в соцсетях с хештегом вашей выставки.
У вас должны быть права не только на трансляцию произведений искусства, но и на музыкальное сопровождение. Не исключено, что для этого понадобится либо закупить права, либо отдельно заказать написание музыки у композитора.
Расходы на оборудование зависят от амбициозности вашей выставки и уровня подготовки площадки, где вы собираетесь ее разместить. Отдельной строкой расходов может стать разработка приложения с QR-кодами для посетителей вашей выставки. Ориентировочные расходы на техническое оснащение одной выставки начинаются от 300’000 рублей.
Как выбрать тему выставки
Очевидно, что не каждое произведение искусства подойдет для выставки подобного формата. Художники-передвижники, городские пейзажи, графика и другие подобные темы абсолютно не в формате мультимедийных выставок. Зато отлично подойдут море Айвазовского или горы Рериха, яркие полотна импрессиониста Моне и постимпрессиониста Ван Гога, произведения сюрреалиста Дали и абстракциониста Кандинского.
Хороший повод привлечь внимание и получить дополнительный грант на реализацию своего проекта — приурочить его к тому или иному событию. Например, в год Иеронима Босха по всей Европе были открыты выставки на тему его творчества, но поскольку не все музеи могли выставить его работы, то некоторые площадки ограничились интерактивными проектами и мультимедийными выставками.
Персонал
Поскольку при реализации проекта предполагается сотрудничество с выставочными пространствами, галереями и музеями, то всех необходимых сотрудников можно найти на месте. Необходимости в постоянных затратах на заработную плату персоналу нет, так как работа проектная. По сути, собственник создает программу выставки и договаривается о ее проведении. Справиться с этими обязанностями может собственник бизнеса, оплата задействованному персоналу подразумевается сдельная.
Как рекламировать бизнес
В выставочном бизнесе отдельное внимание стоит уделить предварительной рекламной кампании. “Подогреть” интерес аудитории можно при помощи пресс-релизов на новостные городские сайты и в тематические издания, а также баннеров и рекламы в интернете. Можно провести торжественное открытие и пригласить на него журналистов, блогеров, медийных лиц.
Если предварительная рекламная кампания окажется эффективной, то рекламы в дальнейшем не понадобится. Дополнительно подогреть интерес к выставке можно таргетированной рекламой в интернете, а также рекламой на радио и ТВ. Разложите рекламные буклеты в школах, колледжах и вузах.
Плюсы и минусы бизнес-идеи
- Интересный нестандартный проект
- Возможность реализовать его самостоятельно
- Перспективы для “гастролей” выставки по регионам
- Сложности с предсказанием спроса и, как следствие, потенциальной прибыли
- Технические риски
- Ограниченность ресурсов
Мультимедийные выставки появились в России относительно недавно, но уже успели сыскать популярность аудитории. Несмотря на то, что критики у таких выставок также хватает, люди посещают их из-за необычной подачи искусства. В регионах, не особо богатых на культурные мероприятия, такие выставки могут пользоваться повышенным спросом. Желаем удачи!
Источник: alterainvest.ru