Ранее на сайте silaunion.ru мы опубликовали большой материал по трендам развития рынка процессного управления, на которые стоит обратить внимание в 2023 году. Мир BPM постоянно меняется, и нужно оставаться в курсе тенденций для понимания текущей реальности бизнес-процессов, повышения их эффективности и принятия лучших решений.
230 просмотров
1. Демократизация BPM
2. Улучшенное интеллектуальное моделирование процессов
3. Переход на low-code системы BPM
4. Совместная работа как основное преимущество BPM
5. Цифровые двойники
6. Развитие отечественного рынка BPM решений
7. BPM как активатор цифровой трансформации
8. Расширенная автоматизация и аналитика
Управление бизнес-процессами приносит бизнесу ощутимые изменения в организационном развитии, и технологии автоматизации играют в этом немаловажную роль. С развитием автоматизации компания может получить более глубокий уровень выявления областей организационного совершенствования и трансформации процессов. В этой статье мы хотели бы рассмотреть отдельно тенденцию расширения автоматизации бизнес-процессов в 2023 году и обозначить основные прогнозы развития этого направления.
ELMA365: Low-code для автоматизации бизнес-процессов компании
Автоматизация рабочих процессов — это метод ускорения и оптимизации бизнес-процессов с помощью информационных технологий для повышения эффективности, снижения затрат и обеспечения прозрачности. Благодаря автоматизации вы можете достичь ускоренной обработки документов, снижения количества человеческих ошибок за счет сокращения ручной работы и полной подотчетности.
В течение следующего года автоматизация будет оставаться в центре внимания как для ИТ-директоров, так и для их ИТ-команд. Это основополагающая технология BPM будет быстро развиваться в 2023 году, и будут определены новые сценарии использования автоматизации бизнес-процессов.
Легкий способ автоматизировать бизнес-процессы, о котором не знает Аллен Карр
Кроме шуток, речь пойдет о том, как автоматизировать бизнес-процессы минимальным набором инструментов. Будет интересно тем, кто сталкивался с автоматизацией, внедрял ее в своей компании или знаком с темой со стороны разработчиков. А нам будет полезна ваша критика, потому что как раз сейчас мы в поиске оптимального способа реализовать эту концепцию. Также ищем веб и мобайл разработчиков, об этом подробнее в конце.
Самый популярный способ автоматизировать бизнес-процессы
Обычно бизнес-процессы представляют вот такими схемами в стиле BPMN:
Большинство процессов состоят из одних и тех же действий:
- загрузка документа (или заполнение по готовой форме)
- проход документа по цепочке сотрудников (которые либо вносят в него какую-то информацию, либо согласуют, либо просто уведомляются)
- условия (определяют дальнейший ход процесса)
и т. д.
5 реальных причин автоматизации бизнес-процессов
Поэтому, сделав несколько проектов по автоматизации, у разработчиков появляется желание автоматизировать саму работу по автоматизации — создать конструктор бизнес-процессов, в котором заказчик сам сможет нарисовать схему своего бизнес процесса и получить готовую программу, в которой этот процесс можно организовать. И так как большинство задач формулируется на языке BPMN, часто создание конструктора начинается с редактора BPMN схем. Для этого уже есть готовые движки, позволяющие не только рисовать схемы, но и конвертировать их в код и запускать его, вызывая нужные процедуры в порядке, описанном в схеме.
Редакторы BPMN (и похожих на BPMN) схем реализованы во многих продуктах. Например: Тезис, ELMA, Bitrix. И это неплохой подход, который не хочется даже критиковать, но раз уж будем рассматривать альтернативы, нужно обозначить его недостатки:
- Рисовать схемы надо уметь. Просто рисовать схемы для людей и рисовать схемы, которые автоматом превращаются в ПО — не одно и то же. Заказчику для этого нужен компетентный специалист.
- Схема описывает логику работы, но не описывает интерфейсы. Как это будет выглядеть глазами пользователя? Обычно для этого используют заранее подготовленные интерфейсы для разных видов задач (один — для загрузки документов, другой — для согласования, третий — для уведомления пользователей).
- Схема описывает процесс, но не описывает содержимое документов. Для них нужен еще один редактор — конструктор форм. Причем само содержимое документов может влиять и на ход процесса (например, документ “Заявка на оплату” содержит поле “Сумма”, заявки с маленькой суммой согласует менеджер, а большие обязательно проходят через финдиректора).
В итоге, порог вхождения оказывается настолько высоким, что многие процессы проще организовать пересылкой документов по электронной почте. Ну и ведя реестр в экселе “для порядку”. Это не критика самой BPMN нотации. Часто без нее просто не обойтись. Вопрос вообще не в нотации, а в предлагаемом заказчику продукте.
Кажется, для многих задач можно обойтись более простыми инструментами.
Альтернативный подход
Проблематика понятна, что же мы предлагаем?
Идея звучит так: почти любой бизнес-процесс можно организовать с помощью пары настраиваемых интерфейсов: таблицы и формы документа.
Рассмотрим на примере простого процесса согласования:
- менеджер проекта может подать заявку на расходы (надо ему купить что-то для проекта)
- заявку должен согласовать начальник отдела
- затем одобрить финансовый директор
- затем бухгалтер отправляет оплату в банк
- и после того, как контрагент подтверждает оплату, менеджер закрывает вопрос
Таких заявок может быть много. И вот заказчик кое-как описал бизнес-процесс и попросил нас автоматизировать работу. Что ж, приступим. Начнем с формы документа, которую можно наполнять компонентами (которые, в свою очередь, тоже имеют возможность настройки).
Заказчик нам говорит, что заявка на оплату это такая штука, у которой есть название, описание и сумма. С его слов будем наполнять нашу форму компонентами:
Основной компонент для организации работы здесь — Статусы. По сути это выпадающий список, с настройками “кто из какого и в какой статус может перевести”. Смотря на бизнес процесс, понимаем, что заявка проходит несколько этапов:
- открыто
- согласовано начальником отдела
- согласовано финдиректором
- оплачено
- закрыто
Причем каждый сотрудник может перевести заявку только в определенные статусы, это указано в настройках правил Статусов.
В каком то смысле, в компоненте статусы мы описали бизнес-процесс. После формы создания заявки столбцы таблицы подстраивается под тот же набор компонентов, и можно начинать работать. То есть, создавая заявку, мы описали и таблицу. Теперь по настроенной форме можем создавать заявки и заполнять значениями.
Итак, менеджер создал заявку, и она попала в таблицу, которую пока все видят одинаково. Начальник отдела видит заявку в статусе Открыто, открывает ее, при необходимости может написать что-то в комментариях и переводит в статус “Согласовано начальником отдела”. На заявки с таким статусом обращает внимание Финдиректор, открывает и переводит в статус “Согласовано финдиректором”. Ну и аналогично бухгалтер переводит в статус “Оплачено”, и в конце концов менеджер в “Закрыто”. Все изменения и комментарии сохраняются в истории. Вот так это выглядит на разных этапах работы:
Когда заявок станет слишком много, простота обернется хаосом. Тут-то и понадобятся возможности настройки таблицы под каждого участника. Для этого можно использовать стандартные возможности фильтрации, сортировки и группировки. И если фильтрация и сортировка всем и так знакома хотя бы по икселю, то автоматическую группировку можно описать так: она объединяет строки с одинаковыми значениями по определенному столбцу и может быть многоуровневой. Ниже на картинках варианты настройки для разных участников.
Менеджеру проекта интересно видеть только свои заявки — фильтруем по столбцу Инициатор и группируем по Статусу. Тогда создаваемые им заявки будут попадать в группу Открыто, и в процессе работы он будет наблюдать, как они перемещаются в группу Согласовано начальником отдела, затем в Согласовано финдиректором и так далее:
Директору интересна общая картина, какие заявки в каком статусе и в каком отделе — делаем двухуровневую группировку по Начальнику отдела и Статусу:
Бухгалтеру вообще ничего не интересно, он просто хочет видеть какие заявки надо оплатить. Фильтруем только статус “Согласовано финдиректором”:
Так выглядит общая логика организации согласований. Дальнейшее развитие во многом будет заключаться в создании компонентов. Например, только что мы сделали статусы с помощью выпадающего списка, потому что у нас был известен последовательный порядок перевода статусов. Для параллельного согласования можно сделать чекбоксы, а интерфейс бухгалтера настроить фильтрами так, чтобы в него попадали только заявки с двумя отмеченными чекбоксами.
Если понадобится создать бумажный эквивалент заявки, можем сделать компонент, заполняющий вордовский шаблон. Например, вот так: у нас в карточке уже есть названия полей, можем указать их в шаблоне, так чтобы, когда пользователь нажмет кнопку, скрипт сделает автозамену по каждому полю и сформированная версия документа прикрепится к карточке.
В общем, если бы Ален Карр знал об этом методе, то написал бы о нем книгу, которая, наверняка, стала бы бестселлером)
Осталось еще рассказать про ссылки пару моментов. Первое — у каждого документа в таблице есть свой URL, который можно отправить коллегам, например, в мессенджер или мейл. Кроме того, в карточке одни документы могут содержать ссылки на другие, обеспечивая связи между ними. Связанные документы тоже можно выводить в отдельный столбец таблицы и использовать их для организации работы, но не буду углубляться в примеры, чтобы пока не отвлекаться от основной идеи.
Лирическое отступление. Когда не было икселя и компьютеров, чтобы организовать согласование, придумывали форму документа (акта, обходного листа), в котором содержалась логика процесса (инициатор, сроки, список и порядок согласующих, текущее состояние, визы и комментарии). Это очень простой способ, который можно улучшить современными технологиями.
Что дальше
Конечно, в процессе работы изначальная простота обрастет справочниками, отчетами, ролями, но все это должно уложиться в общую логику. Возможности работы с информацией в таблицах знакомы многим пользователям, а группировка может также заменить раскладывание документов по папкам, давая, при этом, возможность более гибко настроить структуру.
И да, все эти решения не новы, наверняка многие увидели знакомые приемы из CRMок и таск-трекеров (Jira, Redmine), чем-то это похоже и на Airtable, Notion, Planfix, и даже на Unity 3D (там тоже каждый игровой объект является набором компонентов, которые определяют его поведение). Но в приложениях, автоматизирующих процессы промышленных компаний, примеров не много.
- erp-системы
- автоматизация бизнес-процессов
- bpmn
- документооборот
- Анализ и проектирование систем
- Проектирование и рефакторинг
- SaaS / S+S
- ERP-системы
- Бизнес-модели
Источник: habr.com
Пять трендов автоматизации: какие технологии полезны бизнесу
Пандемия на несколько лет ускорила цифровизацию бизнеса: размер вложений в IT-решения и долю присутствия в диджитал-каналах увеличили даже консервативные игроки, которые долгое время не видели в сегменте выгод и перспектив.
Денис Балюра
При этом рынок быстро отказался от идеи тотальной автоматизации, и выбор IT -решений стали определять конкретные задачи и боли, для закрытия которых компания «нанимает» цифровой продукт.
Рассмотрим технологии, которые сегодня пользуются популярностью, и разберемся, как именно они помогают развивать и оптимизировать бизнес-процессы.
Работа с данными клиентов
Современный маркетинг основан на данных, которые помогают дотянуться до каждого клиента: 69 % компаний считают приоритетной задачей маркетинговой стратегии именно персонализацию клиентского опыта. Для хранения информации о клиентах и ее дальнейшей обработки используется несколько платформ: это могут быть СRM-система, CDP или DMP. Разница между ними в том, какие именно данные они могут собрать, какими пользуются источниками и как именно помогают бизнесу.
DMP (Data Management Platform), например, нужна, чтобы таргетироваться на разные типы анонимных пользователей — она помогает маркетологам, но не формирует личные профили пользователей. Система пользуется cookies: большая часть информации исчезает из нее через 90 дней вместе с файлами.
В отличие от DMP, CDP (Customer Data Platform) создает постоянные профили, которые регулярно дополняются новой информацией. Она хранит весь цифровой след клиента: взаимодействие с контентом, сеансы в приложении и на сайтах, плюс посещение офлайн-мероприятий и магазинов. Ее ключевая задача — полноценная персонификация.
А вот CRM-система (Customer Relationship Management) используется для учета потенциальных и текущих лидов и планирования дальнейшей коммуникации. Она собирает меньше данных, чем CDP — сохраняет только информацию о непосредственных «касаниях» компании с клиентом, содержит детали этих «касаний»: записи диалогов при обращениях в поддержку, предыдущих покупках, телефонном разговоре с менеджером или голосовым роботом, переписке с чат-ботом.
Накопив данные, вы можете автоматизировать часть бизнес-процессов — внедрить цифровых помощников: голосовых роботов, чат-ботов, BPM-сервисы, которые будут работать в связке с CRM-системой и помогать успешно вести клиента по воронке продаж. Сегодня 500 записанных диалогов уже достаточно, чтобы запустить хорошо обученного голосового робота или чат-бота без участия дорогостоящих программистов, используя только no-code сервисы.
Сервисы no-code
Сервисы no-code или zero-code дают возможность разрабатывать собственные IT-продукты без опыта в программировании и даже минимальных навыков написания кода. Но зато они помогают автоматизировать процессы быстро, тестировать гипотезы и MVP (минимально жизнеспособный продукт), экономить время разработчиков для масштабирования и развития продукта.
- Разработка сайтов. На основе готовых шаблонов сервисы позволяют создавать полноценные страницы (WebFlow, WordPress) или простые лендинги для тестирования гипотез (Tilda).
- Создание голосового робота. Разговорные роботы — тренд рынка автоматизации бизнес-процессов. Умные роботы общаются с клиентами как люди (часто вы не можете отличить их от человека), прогревают новых клиентов или оживляют «спящих», разгружая менеджеров по продажам или помогая службе поддержки справляться с массовыми обращениями, заменяют колл-центры. Они выполняют рутинные задачи, из-за которых сотрудники выгорают и теряют мотивацию. В зависимости от ваших требований к гибкости коммуникации вы можете создать робота на платформе Tomoru или использовать более простых роботов.
- Конструктор магазина. Пользователю предлагается выбрать дизайн витрины, настроить контент (например, карточки товаров) и инструменты управления (Shopify, Advantshop).
- Запуск мобильного приложения. Сервис Glide, например, может создавать приложения на основе информации из Google Таблиц, а Adalo — полноценный MVP для маркетплейсов, социальных сетей и систем регистрации на мероприятия.
Управление и стратегия: BPM-система
BPM-система — IT-решение для воплощения самой концепции BPM (Business Process Management). В рамках этой концепции работа компании представляется как набор бизнес-процессов: каждый из них структурируется и подробно описывается, в том числе с точки зрения критериев завершенности и связей с другими процессами.
BPM-система помогает сделать такую сложную структуру наглядной, смоделировать и протестировать процессы перед воплощением на практике и мониторить работу исполнителей. Руководитель может анализировать дашборды, которые автоматически формирует и обновляет система, или получать уведомления об отклонении от сроков и других значимых критериев.
По данным Gartner, к наиболее востребованным функциям BPM-систем справедливо отнести бюджетирование и планирование, финансовую отчетность, консолидацию, управление стратегиями и моделирование прибыльности.
Электронные документы
Цифровизация рабочего процесса в компании начинается с базы данных: бумажный документооборот и ручная обработка клиентских анкет уходят в прошлое. По прогнозу MarketsandMarkets, глобальный рынок ECM-систем (решений для управления корпоративным контентом) к 2022 году увеличится до $ 64 млрд. Примечательно, что драйвером роста станут системы управления документооборотом (СЭД).
В России переход на электронный документооборот только начинается. По данным опроса OFD.ru, к лету 2021 года полностью вывести из употребления бумажные документы получилось только у 3,8 % компаний. Еще 65 % работали в гибридном формате: использовали и бумажные, и цифровые версии. Среди явных проблем оказались высокая стоимость настройки и сложность интеграции СЭД, необходимость дублировать цифровые документы материальными копиями и сбои в работе платформ.
Успешная интеграция решений для цифровизации документооборота помогает экономить время сотрудников и снижать расходы компании.
Попробуйте самый простой способ обмена юридически значимыми электронными документами
Сегодня рынок может предложить решения для хранения и категоризации документов, совместной работы с данными и гибкого управления доступом. Базу не придется формировать вручную, перепечатывая тысячи форм и анкет.
Доступная аналитика: BI-системы
Business intelligence (BI-системы) — это группа решений для сбора и анализа данных. В отличие от инструментов, которыми пользуются сами аналитики, BI-системы не требуют от пользователя специальных навыков и глубокого знания вопроса. Их задача — мониторить доступные источники информации и визуализировать результаты таким образом, чтобы они были понятны широкой аудитории.
Чтобы начать работу с BI-системой, ее нужно настроить на значимые KPI и интегрировать в IT-инфраструктуру, из которой она сможет извлекать данные. Решение находит применение в разных структурах: руководители с помощью BI-систем могут мониторить прибыльность бизнес-направлений, менеджеры по продажам — планировать активности и оценивать их результаты, HR-специалисты — измерять эффективность сотрудников, а логисты — управлять поставками.
Автоматизация бизнес-процессов — тенденция, которая в ближайшие годы продолжит набирать обороты. Эксперты прогнозируют рост рынка CRM-систем к 2025 году до $ 108,58 млрд, голосовых помощников до $ 561 млн, другие системы роботизации и искусственного интеллекта также продолжат развиваться.
Современный бизнес уже ощутил преимущества цифровизации и стремится оптимизировать процессы, чтобы сократить количество рутинных задач, сэкономить время сотрудникам и работать эффективнее.
Денис Балюра, основатель платформы для создания умных разговорных роботов Tomoru
Меры поддержки бизнеса
Контур помогает компаниям продолжить работу и сохранить процессы. Полезные инструменты и сервисы для развития бизнеса на выгодных условиях
Источник: kontur.ru