Мир вокруг нас стремительно цифровизируется. Соцсети, поисковики и многочисленные сервисы зачастую знают человека лучше, чем его ближайшие родственники. Постоянно растущий объем данных меняет в том числе и бизнес-ландшафт, создавая для компаний как уникальные возможности, так и существенные риски.
Источник: NASA on Unsplash
В рамках празднования пятнадцатилетнего юбилея Московской школы управления СКОЛКОВО состоялась дискуссия, посвященная использованию технологий управления данными и предсказательного моделирования в бизнесе. Генеральный директор BSSG Юрий Клочко, руководитель, основатель и CEO компании Cyberphysics Сергей Николаев, руководитель департамента больших данных и продвинутой аналитики ритейл-сети «Лента» Павел Мягких и руководитель отдела взаимодействия с бизнесом компании Borealis AI Александр Скотт обсудили, возможно ли компании выжить в современном мире без использования больших данных.
Неизбежность автоматизации
Тенденция к автоматизации труда сопровождает человечество со времен изобретения каменных наконечников и палки-копалки. В определенном смысле человек эволюционировал именно благодаря стремлению облегчить себе жизнь с помощью различных приспособлений и механизмов. Формирующийся новый технологический уклад значительно усиливает эту тенденцию. Благодаря большим данным и искусственному интеллекту автоматизации впервые подвергаются не только конкретные механические задачи, но и процесс принятия решений.
Информационные системы и технологии (в бизнес-менеджменте)
Павел Мягких отметил, что в рамках внедрения цифровых технологий в бизнес стоит выделять два направления автоматизации: автоматизацию процессов и автоматизацию решений. Первая предполагает внедрение различных информационных систем и уже реализована абсолютным большинством компаний.
Грубо говоря, сегодня трудно представить крупную BTC-фирму, которая не использует в своей работе аналитику данных и цифровых платформ. Подобная компания была бы практически обречена на проигрыш своим конкурентам. В свою очередь, автоматизация решений затрагивает функционал менеджеров. Специалисты по большим данным обучают модели как помогать сотрудникам в принятии решений, так и принимать их вместо сотрудников.
Этот процесс, который также называют гиперавтоматизацией, пока не принял такого масштаба как автоматизация процессов. Тем не менее, по мнению Мягких, повсеместное внедрение подобных технологий — лишь вопрос времени. Как показывает практика, автоматизация решений работает и позволяет компаниям значительно повышать свою маржинальность. Фирмы, которые внедряют данные технологии, получают преимущество на рынке, а значит, их конкуренты неизбежно будут следовать в их фарватере, чтобы не отстать.
Скотт подчеркнул, что в банковской сфере сегодня невозможно выжить без использования больших данных и предикативной аналитики. Без них невозможно предложить клиенту оптимальный набор услуг и обеспечить качественный клиентский опыт. Задача банка сегодня — предоставлять пользователю те продукты, которые нужны тогда, когда они нужны. Это особенно критично для нового поколения клиентов, не мыслящего себя без цифровых сервисов. Участники дискуссии добавили, что знание своего клиента необходимо для всех компаний ВТС-сектора вне зависимости от специализации.
Корпоративные информационные системы
Не обойтись без предикативной аналитики и в вопросах борьбы с мошенничеством. Поскольку для банков показатель надежности — один из ключевых, необходимо иметь возможность определять потенциальные «тонкие места» и ликвидировать их раньше, чем ими успеют воспользоваться злоумышленники.
Человеческий фактор и фабрики без людей
Хотя промышленность исторически была в авангарде автоматизации, новая технологическая революция переместила ее, скорее, в арьергард. Технологии искусственного интеллекта начали внедряться здесь позже, чем в ВТС-секторе, и до сих пор существует довольно много заводов, работающих по старинке. Тем не менее, все больше компаний обращаются к специалистам по большим данным для оптимизации работы своих предприятий.
По словам Николаева, перед управлением данными в промышленности стоят две ключевые задачи. Первая заключается в том, чтобы минимизировать риск внезапного выхода из строя большого и дорогостоящего оборудования, такого как турбина. Методы предсказательного моделирования могут помочь рассчитать износ и предупредить о предстоящей поломке. Таким образом, вместо дорогого и экстренного ремонта можно обойтись относительно дешевым и плановым.
Вторая задача — это онлайн-оптимизация режимов процессов производства. С помощью анализа данных можно настроить гибкие режимы, подстраивающиеся под ситуацию. Это особенно актуально для непрерывных производств в таких отраслях, как металлургия, химия и нефтехимия.
Происходящие в них процессы очень динамичны, в то время как классические автоматизированные системы управления детерменистические. Поэтому необходимы модели, которые смогут оперативно учитывать постоянно меняющиеся условия. Они позволят увеличить выпуск продукции или уменьшить процент брака.
Человек принципиально не способен справиться с подобной задачей, поскольку для этого специалисту пришлось бы круглосуточно отслеживать сотни различных показателей. Это применимо и к производству в целом: ни один технолог или инженер не знает всех аспектов работы завода, он является специалистом по своему участку. Современный подход предполагает, что все данные о работе фабрики стекаются в единый хаб, где искусственный интеллект обрабатывает их и позволяет видеть картину в целом.
Уже сегодня в наиболее развитых странах существуют так называемые фабрики без людей. В перспективе подобные высокоавтоматизированные производства станут стандартом, в том числе и в России. Соответственно, трансформируется роль инженера, он будет не столько специалистом по части производственных процессов, столько автором моделей по дистанционному управлению оборудованием и заводом в целом.
Технологически внедрение подобных решений во многих отраслях возможно уже сегодня, однако существует ряд психологических и управленческих барьеров. Топ-менеджмент предприятий нередко понимает, что в современном мире нельзя выжить без управления данными, однако инженеры и технологи очень скептически относятся к тому, что математическая модель может распланировать производственные процессы лучше, чем человек. Потребуется время для того, чтобы преодолеть подобную инерцию мышления.
В будущем промышленные компании будут конкурировать в том числе и в сфере использования математических моделей. Сегодня это уже можно наблюдать в авиастроении: сокращение цикла разработки значительно повышает конкурентоспособность компании. Использование больших данных все больше проникает и в такие традиционные отрасли промышленности, как добывающая и обрабатывающая. При этом, в отличие от ВТС-сферы, производство меньше зависит от людей и больше от законов физики. В перспективе это позволит предприятиям продавать хорошо настроенные модели другим заводам, которым потребуется лишь адаптировать ее к своим условиям.
Барьеры на пути Big data
В заключительной части дискуссии участники обсудили риски, которые несет использование больших данных. Скотт отметил, что зачастую качество доступных данных оставляет желать лучшего. Нередко в них содержатся существенные искажения, и их слепое использование может привести к несправедливым и дискриминирующим выводам предикативной аналитики. Хотя сами математические модели не могут быть неэтичными, они могут унаследовать неэтичные аспекты из датасета. Подобные риски необходимо учитывать на этапе проектирования, чтобы избежать штрафов регулятора и репутационных издержек.
Мягких подчеркнул, что сегодня бесполезно бороться с внедрением искусственного интеллекта — нейросети уже все про нас знают, и наши данные используются в аналитике. В то же время нет абсолютно защищенных систем, и это создает существенные риски с точки зрения недобросовестного использования. По мнению спикера, манипуляции с общественным мнением, обменом информацией, политическими процессами при помощи больших данных гораздо опаснее, чем пресловутые роботы-убийцы.
Эксперты также обсудили этические аспекты использования искусственного интеллекта в медицине и в пассажирских перевозках. Несмотря на то, что статистика доказывает эффективность применения нейросетей, в этих сферах существует ряд психологических барьеров, которые человечество пока не преодолело. В медицине дополнительным сдерживающим фактором внедрения искусственного интеллекта также является ограниченная доступность данных.
Спикеры сошлись во мнении, что психологические факторы и качество данных тормозят применение математических моделей также и в других отраслях. При этом эти два аспекта находятся в связке, поскольку данные генерируются в том числе людьми, которые со скепсисом относятся к технологиям.
Источник: www.skolkovo.ru
Зачем бизнесу меняться?
Цифровая трансформация — это уже не просто попытка натянуть ИТ на старые процессы или некоторая их доработка для безбумажного управления.
Развитие технологий быстро меняет рынок, поэтому бизнесу приходится приспосабливаться к новым реалиям. Термины «цифровая трансформация» и «цифровизация» люди повторяют как мантру, не всегда понимая их смысл. Попробуем разобраться в сущности этих явлений.
Понятие цифровой трансформации (Digital Transformation) ввели в обиход аналитики агентства IDC около шести лет назад, но до сих пор оно не имеет четкого определения и трактуется авторитетными специалистами по-разному. Чтобы разобраться с сутью явления, стоит рассмотреть родственные понятия: автоматизация и цифровизация.
Спутать их довольно легко, поскольку во всех случаях предполагается внедрение цифровых технологий, но есть и принципиальные отличия. Автоматизация не требует существенного изменения бизнес-процессов в компании, но некоторые из них становятся более эффективными благодаря использованию современных решений.
Для переноса в цифровую среду возникает необходимость формализовать (а затем и серьезно поменять) основные процессы или даже внести коррективы в бизнес-модель — так начинается цифровизация. Часто компании останавливаются на этом этапе и не меняют кардинально сами продукты и услуги, но в некоторых случаях им приходится идти дальше.
Цифровая трансформация требует гораздо более глубоких изменений: она затрагивает стратегии, потребительские модели, операции, продукты, услуги и маркетинговые подходы. Это уже не просто попытка натянуть ИТ на старые процессы или некоторая их доработка для безбумажного управления. Речь идет не только о внедрении отдельных или даже комплексных интегрированных решений.
Цифровая трансформация — это целостное изменение, требующее пересмотра существующего, а иногда и создания совершенно нового бизнеса. Возникает закономерный вопрос: зачем все это нужно и почему нельзя ограничиться автоматизацией? Технологии меняют мир не только быстро, но и сильно: этот процесс можно сравнить с первой научно-технической революцией.
Когда человечество построило железные дороги, изобрело автомобили и отказалось от конной тяги, полностью поменялись структура логистики и бизнес-модели, а прежними остались только грузы и пассажиры. Сейчас происходит нечто подобное, а значит игнорирующие необходимость цифровизации и цифровой трансформации компании могут остаться на обочине как извозчик в песне Утесова.
Без активного внедрения цифровых технологий бизнес уже не сможет гибко реагировать на рыночные изменения. В 2019 году крупнейший американский ритейлер Kroger совместно с корпорацией Microsoft разработал облачную платформу для магазинов будущего.
Цифровые ценники, поиск товаров с помощью смартфона, управление складскими запасами, мониторинг оборудования, видеоаналитика и сборка интернет-заказов — все системы увязаны воедино с помощью технологий Интернета вещей. Подобные решения помогают выполнять ключевые показатели эффективности, повышают производительность сотрудников и качество обслуживания клиентов.
Сейчас они активно внедряются в торговых сетях по всему миру, особенно с развитием сервисов доставки, качественно реализовать которые невозможно без цифровой трансформации. Есть и другие предпосылки помимо давления рынка и конкурентной среды.
Без простой в обслуживании автоматизированной инфраструктуры не получится достаточно эффективно использовать имеющиеся ресурсы или, скажем, сократить потребность в занятых механическим трудом сотрудниках. Внедрение цифровых технологий позволяет уменьшить расходы на производство и реализацию товаров (оказание услуг), что ведет к снижению себестоимости продуктов и к росту прибыли.
К примеру, во многих российских банках идет активное сокращение персонала и закрытие лишних отделений (это коснулось даже традиционно работающего в офлайне Сбера), а салоны сотовой связи постепенно исчезают с улиц российских городов. Технологии сделали другими и потребителей.
Люди привыкли к легким способам получения товаров и услуг, а потому скорее пойдут к вашим более продвинутым конкурентам, чем станут терпеть хотя бы минимальные неудобства. В частности, Financial Times столкнулась с проблемами из-за сокращения спроса на печатные издания по всему миру.
Компании пришлось не только развить электронные каналы коммуникации, но и провести полноценную цифровую трансформацию, чтобы взаимодействовать с клиентами и не терять прибыль. Сайт издания стал загружаться за считанные секунды, резко улучшилось взаимодействие с читателями, а объем цифровых подписок существенно вырос.
В Disney World столкнулись со снижением уровня удовлетворенности клиентов и вынуждены были создать омниканальное решение, объединившее сайт, мобильное приложение и индивидуальный браслет с радиодатчиком. MyMagic+ позволяет планировать поездку в парк развлечений за несколько месяцев, а браслет не только служит кошельком и пропуском на аттракционы, но и дает возможность отслеживать посещения.
Для внедрения потребовалось потратить около миллиарда долларов, установить десятки тысяч радиочастотных считывателей и обучить более 70 000 сотрудников. В итоге ~90% посетителей оценили инновацию на хорошо и отлично, а лояльность клиентов существенно выросла. Стоит также упомянуть пандемию COVID-19, из-за которой многие компании вынуждены переводить сотрудников на удаленный режим работы. Чтобы это сделать, простой автоматизации существующих процессов недостаточно: если персонал не может взаимодействовать лично, схемы этого взаимодействия придется менять достаточно глубоко. Конечно, вирус лишь ускорил давно идущие процессы (переход на удаленку позволяет столичным работодателям привлекать людей из регионов за меньшие деньги), но более цифровизированные бизнесы при прочих равных условиях перенесли пандемию легче: они без лишних затрат внедрили у себя удаленку и переориентировались на дистанционную торговлю, потому что были заранее к этому готовы.
Кому нужны изменения?
Цифровизация и цифровая трансформация необходимы предприятиям любой отрасли: в промышленности, в энергетике и нефтегазовом секторе, в телекоме, в финансовой сфере и, разумеется, в ритейле и логистике. Даже сельское хозяйство становится цифровым: уже никого не удивляют тракторы и комбайны с автопилотами или автоматизированные свинокомплексы, требующие минимума обслуживающего персонала. Проверенные временем модели могут не выдержать конкуренции с бизнесом новой формации и это нормально. На протяжении всей истории человечества научно-технический прогресс перекраивает методы хозяйствования, а неспособные справиться с изменением бизнес-ландшафта игроки уходят с рынка. В наше время ситуация усугубляется скоростью изменений: нужно бежать, чтобы просто оставаться на месте, а чтобы двигаться вперед, приходится бежать еще быстрее.
С чего начать?
Если рассмотреть абстрактную компанию с минимальной автоматизацией и доцифровой бизнес-моделью, ее перевод на новые рельсы потребует значительных ресурсов, которые нужно где-то взять. Цифровая трансформация предполагает слишком революционные и слишком затратные изменения, а потому лучше начать с более достижимой практически цифровизации.
Это пошаговый процесс с измеримым результатом, который позволит предприятию стать более эффективным за счет новой масштабируемой инфраструктуры и перестроенных под нее автоматизированных бизнес-процессов. Благодаря цифровизации можно постепенно высвободить необходимые для полной цифровой трансформации компании ресурсы, но как провести ее правильно и что для этого нужно?
Каждый конкретный случай уникален, хотя есть и общие моменты. В первую очередь потребуется определенный уровень зрелости бизнеса и понимание необходимости изменений руководством компании. Дальше придется определить стратегию, и чтобы это сделать, нужно видеть, каким должен стать бизнес лет через 5–10.
На этом этапе многие руководители совершают опасную ошибку, пытаясь внедрить на предприятии модные технологии. На самом деле первичны цели и задачи, а технологии — лишь средство их реализации. Провести цифровизацию бизнеса (и последующую цифровую трансформацию) своими силами могут только очень крупные компании, а у большинства других для этого недостаточно компетенций.
Получается, чем раньше вы обратитесь к зарекомендовавшим себя на рынке профессионалам, тем лучше. Успех процесса обусловлен разными факторами. Даже если вы решите прибегнуть к помощи партнеров, нужны и внутренние центры компетенций, которые смогут перестроить процессы таким образом, чтобы снизить долю участия в них человека.
Нужна гибкая бизнес-модель, а также достаточное количество данных, на основе которых будут создаваться продукты и приниматься решения. Нужен способный адаптироваться к изменениям персонал, но прежде всего нужна корпоративная культура инноваций, создать которую можно только сверху. Образно выражаясь, для успеха цифровизации придется цифровизовать топ-менеджмент компании, а при невозможности — заменить его.
Каковы тренды цифровизации?
Технологический ландшафт меняется настолько быстро, что сегодняшние инновации завтра могут уже устареть. Тем не менее существуют и долговременные тенденции. В первую очередь это решения для создания гиперконвергентной ИТ-инфраструктуры, в которой вычислительные мощности, хранилища данных и сетевое оборудование скомпонованы в единое программно-определяемое пространство.
Без него невозможно обеспечить необходимую гибкость и соответствующий новым требованиям уровень интеграции. Другой важный тренд — рост уровня автоматизации и внедрение решений из области промышленного интернета вещей привели к увеличению объемов информации в корпоративных ИТ-системах.
Это, в свою очередь, потребовало развития граничных вычислений, когда первичная обработка данных проводится не в удаленных дата-центрах, а непосредственно в местах их генерации. Как следствие, появились компактные конвергентные решения и для таких целей.
Поскольку огромные объемы информации приходится куда-то передавать (притом часто — в распределенной географически сети), телекоммуникационные технологии тоже развиваются все быстрее. Здесь можно упомянуть уже ставшие традиционными оптоволоконные линии и новомодные частные сети 5G, позволяющие обеспечить приличную пропускную способность там, где невозможно стационарное подключение. Как синергия электроники и оптики развивается кремниевая фотоника, которая в перспективе способна превратить всю ИТ-инфраструктуру в единый гипермасштабируемый компьютер. И, разумеется, это великолепие создает плодородную почву для умных программных решений, использующих технологии искусственного интеллекта. Кстати, крупные вендоры уже начали выпускать серверные чипы, специально спроектированные для решения задач машинного обучения и тому подобных применений.
Итоги
Делать прогнозы в столь динамично меняющейся ситуации — занятие неблагодарное. До начала пандемии COVID-19 процесс буксовал, несмотря на успешно предсказанную аналитиками тенденцию роста корпоративных расходов: если верить отчету Everest Group, 73% компаний не сумели добиться ожидаемой отдачи от инвестиций в цифровизацию.
В далеком 2016 году исследование Progress показало, что в 85% работающих на мировом рынке компаний оценили максимально возможный срок трансформации корпоративных ИТ в 2 года. В конце 2021-го мы опять говорим в основном о перспективах.
С другой стороны, по относительно свежим данным IDC у цифровых предприятий скорость адаптации к изменениям и вывода на рынок новых продуктов на 50% выше, чем у оставшихся на прежнем уровне конкурентов. Мало того, эти предприятия предпочитают работать с такими же партнерами, поскольку взаимодействие с ними более прозрачно и предсказуемо. Рискнем предположить, что поскольку пандемия с нами надолго, ускорение процессов цифровизации и цифровой трансформации также станет долговременной тенденцией. Нужны ли они именно вашему бизнесу и в какой степени — вопрос, ответ на который стоит найти как можно быстрее.
Источник: www.it-world.ru
Елена Истомина, Directum – о том, как потребности бизнеса меняют ИТ-системы, а ИТ-системы преобразуют бизнес-процессы
Цифровизация многое меняет на современных предприятиях. Меняется даже стиль работы самих сотрудников и принципы функционирования бизнес-процессов. О том, каким образом современные системы BPM помогают создавать в организациях любого размера адаптивную, интегрированную бизнес-среду, TAdviser рассказала Елена Истомина, директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum.
Елена
Истомина
Сегодня в цифровой вид переводят не отдельные процессы, а целые направления деятельности
У сегмента BPM – своеобразная судьба. Пожалуй, на всем протяжении его развития специалисты спорят о подходах к классификации таких систем. Что сегодня, на Ваш взгляд, определяет облик современной BPM-системы?
Елена Истомина: Да, классификация систем требует изменений, и это касается не только BPMS. Информационные системы становятся шире в своей функциональности – возможности разных классов систем пересекаются. Так, бизнес-процессы и документы неотделимы друг от друга, соответственно, уже сложно представить BPM-систему без модуля управления документами, а ECM – без модуля управления процессами.
Более того, сегодня в цифровой вид переводят не отдельные процессы, а целые направления деятельности – HR, управление командировками, проектную деятельность и т.д., которые требуют подключения нескольких систем. Однако множество интегрированных решений содержать сложно и дорого, поэтому предпочтение отдается системам с широкой функциональностью.
Факторы влияния на эволюцию разных классов систем во многом общие. Например, частью ИТ-решений становятся интеллектуальные технологии, которые исключают рутину в работе пользователей и отчасти меняют суть их работы. Уже сегодня Directum предлагает своим заказчикам интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX, где интеллектуальные возможности включены в стандартную поставку системы. Другой явный тренд – это полная цифровизация процессов, которая подразумевает охват всех участников и исключение нецифрового контента.
Названия классов ИТ-систем приходят и уходят, но остается «вечная ценность» – корпоративная бюрократия и ее обязательный элемент – документационная поддержка. Как сегодня выглядит симбиоз бизнес-процессов и электронных документов?
Елена Истомина: Процесс и контент неотделимы друг от друга. У процесса должен быть результат, а он как-то должен фиксироваться. Контентом может быть не обязательно документ, а фото, запись в реестре и т.п. Контент может появляться на разных стадиях, как на входе процесса (согласование договора, заявка на ремонт), так и в ходе выполнения – подготовка отчета, выдача справки. Формат документов тоже меняется, они становятся более формализованными, доступными для автоматической обработки.
В некоторых процессах документы становятся избыточны, и от таких анахронизмов нужно избавляться. Например, в кадровом делопроизводстве вполне можно было бы избавиться от приказов о приеме на работу, увольнении и т.п. – есть же трудовой договор и заявление работника. Или другой пример «лишнего» документа — служебная записка.
Как правило, такие документы нужны лишь для того, чтобы инициировать какие-то работы: по оборудованию рабочего места, ремонту, выделению средств. Но вместо этой бумажки вполне достаточно запустить процесс в системе, возможно даже автоматически. Так что надо пересматривать существующие регламенты – убирать неоптимальные «исторически сложившиеся» действия и сущности.
Но совсем отказаться от документов невозможно, ни сейчас, ни в обозримом будущем. Это наиболее удобный способ хранения неструктурированного контента, фиксации договоренностей (протоколы совещаний, договоры, проектные документы). Особенно если требуется подписание, то есть юридическая значимость, и долговременное хранение. Про альтернативу в виде технологии блокчейн мысли конечно есть, но до реального воплощения этой идеи пока далеко.
Вы согласны, что BPM-системы должны «умнеть»? В каких формах это реализуется сегодня? RPA? AI-решения? Каких новых механизмов такого рода стоит ожидать завтра?
Елена Истомина: Да, в помощь пользователям системы используются разные механизмы. RPA (роботизация бизнес-процессов), по сути, имитирует работу пользователя через графический интерфейс. Это особенно удобно, если возможности доступа к внешней системе для настройки интеграции ограничены. Механизмы AI (Artificial intelligence – искуственный интеллект) работают уже «внутри системы», используют технологии компьютерного зрения, машинного обучения и возможности нейронных сетей для обработки информации. Но в конечном итоге и RPA, и AI направлены на снижение трудоемкости участия человека в обработке информации, поэтому компании внедряют их в стремлении минимизировать трудозатраты и риски, сохраняя качество результата.
Современные интеллектуальные технологии с каждым днем становятся все реальнее. Результаты успешных проектов внедрения меняют представление об эффективности и доступности умных систем. Только за последний год компания Directum и наши партнеры реализовали порядка 10 проектов внедрения интеллектуальных сервисов Directum Ario. Так, в АО «ОДК-Авиадвигатель» и АО «Объединенная двигателестроительная корпорация» внедрена автоматическая классификация и регистрация входящих писем, в УК «Альфа-Капитал» обрабатываются распоряжения на вывод средств, в компании «Л’Ореаль» — первичные учетные документы, плюс автоматически создаются проводки в SAP.
В дальнейшем состав решений, для которых применяются интеллектуальные механизмы, будет расширяться. Если сначала это были довольно очевидные задачи — распознавание, классификация документов, извлечение реквизитов, то сейчас уже появляются предсказательные задачи с нечеткой логикой. Например, определение ответственного, сопоставление номенклатуры материальных ценностей (соотнести данные поставщика и внутренний справочник). Хотя вряд ли в ближайшее время система начнет принимать стратегические решения за генерального директора.
Раз уж мы говорим, что документы – это часть процесса, то каким требованиям должен отвечать электронный архив для умных процессов?
Елена Истомина: Электронный архив современного цифрового предприятия – большой и разнообразный. Архивы часто наполняются и используются по ходу процессов специализированными системами. Например, финансовый архив для хранения и обработки первичных учетных документов и регистров учета, архив кадровых документов, архив проектной документации, архив клиентских досье для банков, и т.п.
При наполнении таких архивов могут использоваться интеллектуальные сервисы обработки документов, которые автоматически распознают, классифицируют, регистрируют документы. Человек может выступать верификатором или исключаться совсем на определенных этапах, если ошибок в документе системой не обнаружено. Так, в ООО «Табер Трейд» (сеть магазинов «Подружка») в систему автоматически загружается УПД, и если данные и реквизиты совпадают с указанными в системе, то процесс идет дальше без участия человека.
Актуальной становится также тема долговременных электронных архивов. Долговременные архивы нужны для юридически значимого хранения документов на протяжении 10, 25 или 75 лет. Передача документов в такой архив из разных систем может быть автоматической, а архивные процедуры могут проводиться как с участием человека, так и без него. Например, проверка целостности комплектов или удаление документов с истекшим сроком могут быть автоматическими, а выемка оригиналов потребует участия архивариуса и т.д.
Поиск в архивах, конечно, ожидается «умным», а не по четким реквизитам. Запрос данных может быть как автоматическим в рамках процесса, так и ручным со стороны пользователя – при каких-то нетиповых ситуациях, анализе.
Сегодня все большее значение приобретает цифровая поддержка бизнес-процессов, происходящих в разных офисах, филиалах, дочерних компаниях, расположенных подчас в разных городах или регионах. Означает ли это неминуемый переход таких организаций на облачные BPM?
Елена Истомина: Территориальная распределенность компании – это всегда повышенные требования к ИТ-инфраструктуре, а в условиях расширения охвата процессов — особенно. Усложняет ситуацию необходимость вовлечения в работу всех сотрудников, в том числе удаленных, не имеющих стационарного рабочего места. Повышаются требования к масштабированию, как по общему количеству пользователей, так и по объему документов и процессов, развитию инструментов интеграции и сервисной архитектуре, интерфейсам. Облако упрощает задачу, но не является обязательным требованием.
Крупные компании, как правило, имеют сложные регламенты, и внедряемые системы тонко настраиваются под процессы – дорабатываются и адаптируются, поэтому универсальные облачные сервисы таким организациям не подойдут. Кроме того, остается еще вопрос недоверия облакам в части безопасности, поэтому многие крупные компании предпочитают локально развернутые системы.
Ориентируясь на требования заказчиков, компания Directum постоянно совершенствует производительность и масштабируемость своей системы. Централизованная архитектура Directum RX с распределенными файловыми хранилищами поддерживает работу удаленных подразделений с учетом различных часовых поясов и графиков работы сотрудников. В системе предусмотрены интерфейсы для сотрудников с разными режимами работы и задачами (делопроизводители, юристы, руководители, «полевые» менеджеры, рабочие и т.д.): полноценный веб-клиент, мобильный клиент Directum Solo, чат-боты через популярные мессенджеры, личный кабинет.
Сегодня не редкость компания с интенсивным обменом юридически значимыми документами с контрагентами, например, в грузоперевозках. Каким образом в таких ситуациях BPM-система может обеспечить требуемую гибкость, производительность, высокую автоматизацию процессов?
Елена Истомина: Тренд юридически значимого обмена с контрагентами развивается очень медленно, но постепенно набирает обороты. Сегодня уже многие компании в той или иной степени используют межкорпоративный цифровой обмен. Уже сложилось понимание, что автоматизация процессов экономит ресурсы при согласовании, обмене документами, а возникшая пандемия и необходимость удаленной работы только обострили эту потребность. Развитие законодательства и возможностей ИТ-решений делает переход на ЮЗ ЭДО доступным.
Интеграция внутренней системы с сервисом ЭДО позволяет выстроить непрерывную цепочку: создание документа, согласование, подписание руководителем, отправка контрагенту, контроль возврата, получение подписанного документа, организация хранения. Такая схема реализуется в Directum RX в связке с различными сервисами.
Например, компания «Калининграднефтепродукт» перевела в цифровой вид полный цикл работы с товарными отчетами (ТОРГ-29), товарно-транспортными накладными, актами приема нефтепродуктов и другими видами внутренних актов. По сути, между подразделениями организации выстроен полностью электронный обмен юридически значимыми документами.
Другой наш клиент, компания «РТ Медицинские информационные системы», организовала работу с договорными документами так, что после подписания они автоматически отправляются контрагенту через сервис электронного обмена, а система Directum RX контролирует их возврат.
Как Вы относитесь к дискуссионной теме low-code в BPM-системах? Нужно ли давать возможность самим бизнес-специалистам «рисовать» процессы со сложными регламентами и расширенной функциональностью?
Елена Истомина: Сегодня идею low-code продвигают многие вендоры. Но механизм важен не сам по себе, а для простой адаптации быстро меняющихся процессов – вот это требование к системе сейчас обязательное. Поэтому в Directum RX реализован механизм настройки регламентов силами аналитика. С помощью него перестроить процесс можно за считанные минуты.
Но все же опыт компании Directum и партнеров, а это свыше 2500 реализованных проектов, говорит о том, что настройка процессов без программирования силами аналитика или даже бизнес-пользователя применима лишь в простых регламентах – где нет сложно вычисляемых ролей исполнителей или интеграции с другими системами. Сквозные процессы, где задействовано несколько систем или множество исполнителей, сложно поддаются моделированию через low-code.
Во всех компаниях есть типовые департаменты: HR, бухгалтерия, корпоративные юристы и т.п. Однако вряд ли удастся найти две абсолютно одинаковых компании, даже если они работают в одной сфере. Что помогает вендору BPM-системы максимально упрощать настройку на специфику конкретной организации?
Елена Истомина: Если вам предлагают «легко настроить любой процесс», то это означает, что вам предлагают платформу, а не готовую систему. А большинство заказчиков хотят видеть конкретный продукт, предназначенный для решения конкретной бизнес-задачи (кадровый документооборот, финансовый архив, согласование договоров). Поэтому все больше производителей BPM-систем начинают разрабатывать готовые решения и продвигать их параллельно с платформой для моделирования процессов.
Компания Directum всегда во главу угла в своих продуктах ставит разработку готовых решений для конкретных бизнес-подразделений. Задачи департаментов схожи, законодательство для всех одно, остается вписать только внутренние регламенты. Опыт всех проектов можно сложить и выявить единые принципы работы, узкие места и боли этих специалистов, и в результате предложить компании комплекс решений.
Однозначно для крупных организаций потребуется адаптация, но поставщики могут предоставить заказчику решения с высокой степенью готовности. А за настройку и быструю адаптацию отвечает удобный инструмент разработки и моделирования процессов.
Методы внедрения тоже играют роль и зависят от множества факторов. Например, от бюджета заказчика. Если нет задачи и возможности детально адаптировать функциональность системы под процессы, то мы прибегаем к GAP-анализу – процесс вписывается в готовую систему, а не выстраивается с нуля. Это позволяет запустить систему в работу в короткий срок (за пару месяцев) с минимальными затратами, а также перенять заложенные в систему лучшие практики и упростить дальнейшую поддержку.
Есть вещи, которые, кажется, ускорить невозможно, например, работу юристов с договорами. Чаще всего, проблемным местом в таких ситуациях оказываются коммуникации между специалистами. Как передовые BPM-системы помогают устранить «узкие места» межличностного общения, человеческого недопонимания и прочие особенности пресловутого «человеческого фактора»?
Елена Истомина: Коммуникации – далеко не всегда тот камень преткновения, который мешает скорости исполнения процессов. Иногда время уходит на несложные, но трудоемкие процедуры – сравнение версий договоров, проверку корректности указанных сумм и реквизитов. И тут можно довериться интеллектуальным сервисам (таким как Directum Ario), которые берут на себя рутинные действия, освобождая время сотрудников.
Влияние человеческого фактора в ходе процессов снижается за счет четких регламентов и их отражения в системе. Когда в автоматизированном процессе жестко закрепляется последовательность действий и участников, указываются сроки, гораздо проще и быстрее выполняется задача. А в результате и коммуникации между людьми налаживаются.
Современные информационные системы предприятий становятся более интегрированными, а система BPM пронизывает их, консолидируя на основе бизнес-процессов. Как сегодня решается эта интеграционная задача в передовых решениях BPM?
Елена Истомина: Интеграция систем всегда была одной из важнейших задач на проектах, так как эффективная организация процессов зачастую предполагает оперирование данными разных систем. Возможность интеграции и широкий набор готовых коннекторов – это уже обязательные требования всех крупных и средних заказчиков, да даже малого бизнеса.
Открытый API и развитые интеграционные механизмы, готовые коннекторы к другим системам и поддержка совместной работы с офисными пакетами MS Office, Р7-Офис, МойОфис, LibreOffice и ONLYOFFICE – то, на что обращают внимание заказчики, и то необходимое, что должно быть в современной системе управления процессами. В некоторых случаях, если нет возможности влиять на интегрируемую систему, сейчас применяют технологии RPA.
Интересна Ваша оценка спроса на современные BPM-системы в разных отраслях. Существенно ли различаются «отраслевые» потребности функционала BPM?
Елена Истомина: Сегодня спрос на цифровизацию и управление процессами только растет, тем более под влиянием пандемии — важна возможность удаленной работы и юридически значимого взаимодействия. Даже небольшие компании стремятся сегодня реализовать проекты по цифровизации процессов. Для этого они обычно выбирают коробочные решения и облачную поставку, как например, Directum Cloud. А крупные компании охватывают все большее число процессов и сотрудников, с учетом специфики своей деятельности. Это хорошо демонстрирует наш конкурс ИТ-проектов Directum Awards 2019.
На предприятиях с большим числом процессов и охваченных сотрудников – актуальной становится задача унификации процедур, которую поддерживает автоматизация процесса. Например, в ГК «ЛокоТех» организовано централизованное управление бизнес-процессами с учетом возможностей и потребностей структурных звеньев. Более 140 процессов в 23 областях деятельности теперь — под абсолютным контролем руководства.
В ООО «Келлог Рус» (пищевая промышленность) в первую очередь автоматизировали контрактную политику, кадровые процессы, согласование технологической документации, спецификаций, паспортов готовой продукции. С внедрением Directum RX все эти процессы удалось стандартизировать.
В процессах фармацевтической компании «Бионорика» требовалось учесть постоянный дистанционный характер работы большинства сотрудников. Сложные маршруты согласования теперь перенесены в систему – формальные процедуры для пользователей стали проще в плане соблюдения последовательности этапов, сроков и прочих правил – система помогает им в этом.
ГК «Миррико» на базе Directum организовала единое информационное пространство, где ключевые процессы исполняются в цифровом виде. Среди последних наиболее значимых направлений – управление командировками. Созданы все условия для удобной работы пользователей: автогенерация и автоформирование документов, согласование по настроенным регламентам и подписание приказов, сдача авансовых отчетов в электронном виде, синхронизация данных между системами через интеграцию – вкупе все это позволило высвободить полезную трудоемкость сотрудников. Если перенести на масштабы компании – за год оформляется свыше 10 тысяч командировок – то результаты впечатляющие.
Источник: www.tadviser.ru