Использование электронных коммуникаций в информационном бизнесе

Используйте электронные коммуникации для переопределения характера вашего бизнеса и его границ. Динамически расширяйте или сужайте ваш бизнес в зависимости от ситуации на рынке. [c.19]

В настоящее время стратегия любой компании должна быть направлена на надежную, масштабную, доступную и управляемую модель информационной среды в сети Интернет, благодаря которой можно круглосуточно взаимодействовать со своими заказчиками, поставщиками и партнерами для организации непрерывно функционирующего бизнеса и выполнения коммерческих операций. Для осуществления успешной коммерческой деятельности компании необходимо поддерживать такие важные направления использования современных информационных Интернет-технологий в организации управления, как электронные коммуникации, электронное представительство, электронная коммерция. [c.557]

Новым достижением в области современных информационных технологий является создание Интернет-телефонии (IP-телефонии). Эти технологии также относятся к средствам электронных коммуникаций и представляют собой цифровую передачу голоса по глобальной сети Интернет. Использование компаниями IP-телефонии сокращает затраты на международные и междугородные переговоры в 2,5—3 раза. Эффективность //»-телефонии определяется по формуле [c.557]

Александр Лихтман. Интегрированные коммуникации. Модель PESO Измерения и влияние пиара на бизнес.

Возможность интерактивного характера электронных коммуникаций требует перехода от простого представления информации к реализации более оперативной и динамичной связи с потребителями, от одностороннего типа коммуникаций к двустороннему. Высокие динамичные свойства сети Интернет требуют постоянного развития информационных технологий в организации управления компанией. Широкие возможности в представлении информации в виде текста, звука, графики, видео, анимации ставят перед компаниями задачу максимальной реализации этих потенций с учетом специфики предлагаемых услуг или продукции. Наличие разных видов электронных коммуникационных моделей требует выбора наиболее адекватной связи с каждым клиентом в соответствии с его желаниями и потребностями. Основополагающее значение приобретает определение целей и путей их достижения, проведение маркетинговых исследований. От полученных на этом этапе данных и принятых на этой основе решений зависит эффективность построенной организационной системы и ее жизнеспособность в целом. [c.558]

В результате, компания создает корпоративную информационно-технологическую среду и переходит к новому виду деятельности — электронному ведению бизнеса. Электронный бизнес — это сфера коммерческой деятельности компании, которая основана на использовании современных информационных технологий, включающая электронный документооборот, электронную систему платежей, электронные коммуникации (внешние и внутренние), электронную торговлю и средства мобильной связи. Принципиальная схема построения и взаимодействия основных элементов электронного ведения бизнеса приведена на рис. 39.4. [c.564]

Интернет (внешние электронные коммуникации) [c.565]

Традиционная роль университета будет продолжать изменяться. Совершенствование электронных коммуникаций сделают возможным общение партнеров на разных континентах в реальном времени. Однако учитывая очевидный каталитический эффект личного взаимодействия, надо надеяться, что личные контакты при этом не исчезнут. [c.192]

В помощь абитуриенту! Применение информационных технологий в менеджменте.

Средства электронных коммуникаций [c.264]

Несмотря на разительные отличия в эпохах и контекстах, я покажу, что эти финансовые крахи имеют общие причины и аналогичную структуру. Объяснение для этого довольно удивительного результата, вероятно, заключено в том факте, что люди имеют, в основном, те же самые эмоциональные и рациональные качества в двадцать первом столетии, какие они имели и в семнадцатом веке (или в любой другой эпохе). Люди, по существу, руководствуются в своих действиях, по крайней мере, капелькой жадности или страха в своих поисках благосостояния. «Универсальные» структуры, которые я собираюсь раскрыть и описать в этой книге, можно понимать, как устойчивые свойства стадии становления рынка, проистекающие из некоторых характерных «правил» взаимодействия между инвесторами. Эти взаимодействия могут меняться в деталях благодаря, например, компьютерам и электронным коммуникациям. Но они не изменились на качественном уровне. Как мы увидим, теория сложных систем позволяет нам объяснить эту устойчивость. [c.38]

Каждый игрок пытается отнять деньги у других игроков, лучше них догадавшись, в какую сторону двинется рынок. Члены рыночной толпы живут на разных континентах. Они объединены электронными коммуникациями в погоне за прибылью за счет окружающих. Рынок -это огромная масса людей. Каждый человек в толпе пытается отнять деньги у других, оказавшись умнее их. Рынок — это чрезвычайно враждебная среда, в которой все против вас, а вы против всех. [c.29]

Сейчас только работники операционного зала встречаются лицом к лицу. Большинство из нас связано с рынком электронными коммуникациями. Члены финансового рынка смотрят на одни и те же данные на терминалах, читают одни и те же статьи в финансовых изданиях, получают одинаковые советы от брокеров. Эти связи организуют нас в рыночную толпу даже тогда, когда мы находимся за тысячи километров от биржи. [c.29]

Исходя из тенденций опережающего развития четвертого сектора экономики, связанного с производством, распространением и передачей информации, делались выводы об изменении структуры экономического производства, из сокращения издержек электронных коммуникаций прогнозировалось развитие новых форм занятости и политической активности, изменения в сфере средств массовой информации и досуга. [c.9]

Естественно, что в обоих случаях компьютер каждого из членов рабочей группы должен быть подключен к электронным коммуникациям с настроенными соответствующим образом программными средствами 1 этой книге не рассматриваются). [c.383]

Принципиальным для понимания возможностей электронных коммуникаций является перечень основных функций, поддерживаемых с их помощью [c.383]

После того как сформированное менеджером проекта при помощи команд первого или второго типа сообщение попадает по электронным коммуникациям на компьютеры членов рабочей группы, каждый из них увидит в направленном ему списке писем сообщение менеджера проекта. Открыв такое [c.385]

Электронная коммуникация в определенной степени позволяет преодолеть проблему в географически разбросанной организации, позволяет объединить усилия сотрудников, которые находятся за тысячи километров друг от друга. В то же время использование электронных средств коммуникации порождает новые проблемы. Во-первых, сокращение прямых контактов приводит к исчезновению эмоционального аспекта в деловых отношениях, дегуманизации труда, что увеличивает напряженность и снижает мотивацию сотрудников. Во-вторых, объем информации, который может передаваться с помощью электронной почты, создает угрозу перегруженности сотрудников, и в первую очередь руководителей. И, наконец, многие организации сталкиваются с проблемой сохранения конфиденциальности информации при использовании электронных сетей. [c.259]

Неимоверно быстрыми темпами развиваются и электронные коммуникации. В 1997 г. число пользователей Интернета достигло 100 млн человек (в США — 67 млн), а сегодня их число удваивается каждые сто дней. Уже создано более 1,5 млн Web-сайтов. По некоторым оценкам объем продаж посредством электронной торговли в 2002 г. составит 327 млрд.

С созданием информационной супермагистрали Интернет в коммерции наступили поистине революционные перемены. Возник новый термин — электронный (э ) бизнес, который означает использование продавцами и покупателями для поиска друг друга коммуникаций и совершение трансакций различными электронными средствами. Электронные рынки поддерживаются такими информационными инструментами, как Web-сайты, которые а) предоставляют описание предлагаемой продукции и услуг поставщиков б) позволяют покупателям производить поиск информации, определять свои нужды и потребности и оформлять заказы, осуществляя оплату по кредитным карточкам. Затем происходит доставка заказа либо физически (в дом или офис потребителя), либо также электронным способом (например, программное обеспечение может быть напрямую отправлено на компьютер покупателя). [c.653]

Применение развитых средств электронной коммуникации (сетевые средства, электронная почта и др.) экономит до 20% рабочего времени. Общая стоимость обработки документов за счет применения электронных средств обработки и передачи информации уменьшается в 10—15 раз. [c.330]

Электронная коммуникация в определенной степени позволяет преодолеть проблему взаимодействия в географически разбросанной организации, позволяет объединять усилия сотрудников, которые находятся [c.293]

Переход к новой информационной технологии хозяйственного учета требует также решения проблем электронных коммуникаций. Современные коммуникационные системы, используемые для автоматизации информационной деятельности [16, 24], в том числе и хозяйственного учета, предназначены для выполнения функций переноса, обработки, хранения и поиска информации. Вместе с тем широкое применение должны найти средства так называемой электронной почты (ЭП), выполняющие функции обмена производственно-экономической информацией как в рамках одного предприятия (объединения), так и между несколькими предприятиями. В качестве абонентных устройств в системах электронной почты используются обычные термина- [c.160]

Замена дорогостоящего энергоемкого транспорта дешевыми электронными коммуникациями может изменить сам вид фирмы по мере увеличения труда значительная часть активной деятельности станет осуществляться по месту жительства. В связи с этим возникают идеи электронного колледжа , глобальной деревни , глобального города . Рабочие постиндустриального общества лучше подготовлены к тому, чтобы управлять собой, чем классический пролетариат. Данный аргумент стал основой теоретической проработки и появления разнообразных самоуправляющихся фирм. [c.78]

К счастью, компьютеры и электронные коммуникации позволяют легко это организовать. [c.218]

Ядро формирующегося технологического уклада постиндустриального общества образуют высокотехнологичные компании, использующие в своей деятельности компьютерную технику, современные электронные коммуникации. Информатизация, служащая главной характеристикой нового технологического способа производства, преобразует не только производство, но и технологии организации управления компанией. Соответственно, меняется и организационная структура компании, которая стремится к удовлетворению требования /1 /-in-time (поступление информации немедленно, в нужное время для принятия соответствующих решений). [c.564]

Электронная почта. Это один из важнейших информационных ресурсов, самое массовое средство электронных коммуникаций. Любой пользователь Интернет имеет свой почтовый ящик в сети. Если учесть, что через Интернет можно принять или послать сообщения еще в два десятка международных компьютерных сетей, некоторые из которых не имеют сервиса on-line вовсе, то становится понятным, что почта предоставляет возможности в некотором смысле даже более широкие, чем просто информационный сервис Интернет. [c.225]

Развитие средств электронной коммуникации и рекламы также идет быстрыми темпами. С созданием информационной супермагистрали Internet в коммерции начались поистине революционные изменения. Процесс покупки и продажи, который производится с помощью различных электронных средств, получил название электронной коммерции. Электронные рынки — это спонсируемые информационные инструменты, которые дают описание товаров и услуг, предлагаемых продавцами, и позволяют покупателям производить поиск информации, определять свои желания или потребности, а также делать заказы с помощью кредитных карт. Затем осуществляется доставка товара — либо физически (в дом или офис покупателя), либо электронно (например, программные продукты можно напрямую отправить на компьютер покупателя). [c.781]

Поле Группа содержит установленную пользователем группировку ресурсов проекта по любому из имеющих значение факторов. В отличие от него, поле Рабочая группа предназначено для того, чтобы выбрать для Proje t режим использования электронных коммуникаций при работе с данным ресурсом. [c.107]

О применение технологий электронных коммуникаций в сочетании с встроенными функциями Proje t. [c.312]

Proje t поддерживает возможность одновременной высокоэффективной работы над проектом рабочей группы пользователей в локальной или глобальной сети ПЭВМ с использованием технологий электронных коммуникаций. При этом обеспечивается эффективное разделение функций участников проекта, которые при использовании Proje t могут быть классифицированы как менеджер проекта и ресурсы. [c.382]

Поддержка рабочей группы управления проектом при помощи Proje t с использованием электронных коммуникаций может осуществляться несколькими принципиально разными способами. [c.383]

Электронная коммуникация является наиболее быстро развивающимся средством организацибнной. коммуникации, позволяющим увеличить интенсивность обмена в сотни раз. Сегодня 97 тыс. со- [c.258]

Euro urren y market (рынок евровалют) Международный оффшорный рынок валют основных промышленно развитых государств (Запада). Он возник в конце 50-х годов как рынок долларов, хранящихся в банках европейских финансовых центров, однако затем он расширился, охватил все основные валюты и вышел за пределы Европы, включив в себя Северную Америку и Дальний Восток.

Отличительной чертой этого рынка является то, что получение и предоставление средств в конкретной валюте осуществляется вне страны, валюта которой является предметом финансовой операции. Доллар продолжает оставаться основной валютой, на которую приходится около 80% всех операций, в то время как Европа является главным центром, на который приходится от 40 до 50% всех операций. С самого начала рынок расширялся очень быстро. Общий объем операций вырос с 20 млрд.долл. в 1964 г. до 4920 млрд. долл. в 1989 г. Существует немного евро-банков, как таковых, поскольку рынок образован в основном отделениями и филиалами уже существующих банков, связанных системами электронных коммуникаций с другими участниками рынка. Около 70% операций осуществляется между самими банками (banks), и поэтому общий объем рынка дает завышенное представление о его кредитных возможностях по отношению к конечным заемщикам. Вкладчиками и заемщиками на этом рынке яв- [c.160]

Электронная коммуникация является наиболее быстро развивающимся средством организационной коммуникации, позволяющим увеличить интенсивность информационного обмена в сотни раз. Сегодня 97,000 сотрудников американской компании Хьюлет-Паккард в течение месяца обмениваются 20 миллионами электронных посланий, которые содержат около 3 триллионов знаков, и осуществляют около 250 тысяч электронных транзакций с клиентами. Электронная почта дополняет внутриорганизационные меморандумы такими важными характерситиками как расширение адресатов (каждый сотрудник организации, имеющий ящик для электронный почты, может получить послание), высокая скорость передачи и обратной связи, снижает организационные издерки на бумагу, почту, курьеров. [c.293]

Однако сегодня это представляет собой менее значительную проблему, чем в былые дни. Рост средств электронной коммуникации произвел революцию в этом отношении. Фондовые биржи обычно были реальными торговыми площадками, где покупатели и продавцы (или их агенты) вместе встречались в торговом за-ле (trading floor). Сегодня торговый зал все больше заменяют компьютеры. Компьютер при помощи электронных линий связи с клиентами рынка может свести воедино заказы всех возмож- [c.109]

Второе существенное преимущество торговли небиржевыми акциями заключается в том, что электронный доступ обеспечивает гарантированное выполнение заказов, тогда как при торговле биржевыми бумагами электронные коммуникации являются только средствами передачи заказа специалисту. Более того, используемая технология позволяет исполнять заказы на рынке NASDAQ буквально в секунды. Через мгновение трейдер может узнать, приобрел ли он акции. На Нью-Йоркской фондовой бирже специалист имеет право на двухминутную паузу после получения заказа, во время которой он пытается выполнить заказ. Поэтому неудивительно, что можно пропустить продажу или покупку биржевой бумаги по той цене, по которой вы хотели совершить сделку, и получить исполнение заказа по нежелательной цене. Это явление — причина однсй из самых серьезных жалоб трейдеров, торгую- [c.88]

По мере перехода к постиндустриальному производству возникает новая форма его организации в виде виртуальных фирм, объединяющих коммуникационными компьютерными сетями прежние фабрики и заводы в сетевые их подразделения. В единые сети включаются снабженцы и поставщики факторов производства, образуются такие же цепи системы реализации готовой продукции. Покупатели ее часто вовлекаются как метапредприятие , входящее составной частью в сетевую систему фирмы. В качестве потребителя продукции она начинает участвовать в конструкторских разработках новой продукции, в совершенствовании послепродажного обслуживания и т.д. на основе онлайновой электронной коммуникации. [c.194]

Источник: economy-ru.info

Информационные возможности делового общения

Статья посвящена использованию основных видов электронных средств связи в деловом общении. Современный деловой человек, работая в сложной коммуникативной среде, использует весь коммуникативный арсенал – начиная с устной передачи информации до использования современных средств коммуникации.

Ключевые слова

ИНТЕРНЕТ, ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА, ИНФОРМАЦИЯ, ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ, СОВРЕМЕННОЕ ОБЩЕСТВО, ТЕЛЕФОННАЯ СВЯЗЬ, ФАКСИМИЛЬНАЯ СВЯЗЬ

Текст научной работы

Деловое общение – это процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы, предполагающим достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели. Велика роль общения как такового, как вида деятельности людей – это фактор социализации, превращения человека из существа биологического в существо разумное и социальное, в личность, в члена общества. Велика роль общения и в бизнесе. Современный бизнес – это сложное производство, коллективный характер труда, распоряжение огромными ресурсами, поэтому коммуникации рассматриваются как средство сотрудничества, взаимодействия, обеспечения достижения целей работников, целей организации и целей общества [1].

Появление новых средств коммуникации умножает наши возможности общения, но не отменяет предыдущих форм коммуникации. Основными средствами, как в обыденном, так и профессиональном общении для нас по-прежнему, как и многие века назад, остается устная и письменная речь [2; 3; 4].

Осуществляя какие-либо совместные действия, мы чаще всего переговариваемся или, реже, переписываемся. Однако технический и технологический прогресс привел к внедрению в наш повседневный и профессиональный обиход новых средств коммуникации.

Основные способы передачи деловой информации можно разделить на два основных вида – почтовая связь и электронная связь. В последнее время телеграммы и телексы практически выходят из обихода, это, прежде всего, связано с бурным развитием телекоммуникационной сферы.

К средствам коммуникации, используемым в деловой практике, относятся:

• факсимильная связь;
• телефон и мобильный телефон;
• телеконференции, селекторная связь, конференцсвязь, телемосты;
• электронная почта;
• интернет [5].

Телефонная коммуникация – это контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников.

Телефонная связь – одна из самых удобных видов связи между деловыми партнерами в реальном времени. На данный момент деловые и обычные неделовые телефонные переговоры одна из самых больших и важных частей человеческого общения. Поэтому в деловой практике переговоры при использовании телефона занимают очень важное место.

Значение телефонного общения для современных деловых людей трудно переоценить, поскольку это самый простой способ быстрого установления контакта, телексы, телетайпы, факсы лишь дополняют его. По телефону ведутся важные переговоры, назначаются встречи, даже заключаются сделки. Умение деловых людей грамотно вести телефонную коммуникацию влияет на их личный авторитет и на реноме фирмы, организации, предприятия, которую они представляют. Соблюдая правила этикета при телефонном разговоре, вы демонстрируете не только свой деловой профессионализм, но и общую культуру, образованность [6; 7].

Телефон – наш деловой партнер, сотрудничество с которым требует определенных этикетных знаний. Практика показывает, что даже беглое ознакомление с правилами телефонного этикета и техникой телефонных переговоров значительно улучшает качество работы в этой области деловых отношений. Иногда достаточно разъяснить самые типичные ошибки, и многие проблемы, связанные с эффективностью взаимодействия с клиентами компании, ее деловыми партнерами и корпоративным имиджем, исчезают, позволяя корректировать и совершенствовать стиль делового поведения [8].

Факсимильная связь означает электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, схем, графиков, фотографий и т.п.; такая связь осуществляется посредством факсимильных аппаратов.

Электронная почта – эффективное средство для деловых общений. Этот вид связи, особенно внутри компаний, становится главным в современной рабочей среде, постепенно вытесняя бумажные носители. Миллионы людей во всем мире уже имеют электронные адреса, а деловой человек получает в среднем до 30-40 сообщений в день!

Видеоконференция – это конференция между двумя или несколькими аудиториями. Длина расстояния между аудиториями не имеет значения. Обычно это не только разные аудитории, но и страны и континенты. Видеоконференция дает возможность активно участвовать на лекции или презентации, т.е. презентация может идти в одной аудитории. Слушатели других аудиторий также могут участвовать в презентации: слушать, видеть, задавать вопросы, и видеть активного участника на экране.

Телеконференция – это электронная газета, состоящая целиком из объявлений ее подписчиков (электронная доска объявлений). Вы столкнулись с проблемой, решение которой уже наверняка кем-то найдено, и нужно только посоветоваться со знающими людьми? Или в свободную минуту вы хотите поведать общественности свою новую, безусловно, гениальную, мысль? Когда ваше электронное сообщение или вопрос предназначено для широкой публики, а не для конкретного адресата, разумно воспользоваться электронной доской объявлений, а не электронной почтой.

Интернет – это уникальное средство общения, удаляющее расстояния, создающее единое информационное пространство в мире.

Деловое общение – это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т.д.) [9].

В современном мире уже не обойтись без информационных возможностей общения. Факсимильные аппараты, автоответчики, электронная почта, Интернет – все это средства делового общения и источник информации.

Сегодня нет такой сферы человеческой жизни, где бы ни использовался компьютер. Естественно, современная информационная сфера просто немыслима без компьютеров, а в частности, без новых информационных технологий. Что же мы относим к информационным возможностям нового типа? Это – компьютерные технологии, Интернет и электронная почта и т.д.

Это объясняется тем, что подобные технологии обеспечивают оперативность распространения и высокую степень доступности информации, которые в свою очередь делают современную информации более ценной и приоритетной [10].

Информационно-коммуникационные технологии — главный рычаг эффективного функционирования туристского предприятия

1. Харченко В.О.

Компьютерное мошенничество

1. Мустафина Н.М.
2. Шарафутдинов А.Г.

Управленческие коммуникации

1. Фархутдинова Р.И.

Выявление отношения респондентов к приложению WhatsApp messenger

1. Охлопкова С.И.

Роль интернета в жизни студента

1. Иванова С.В.

Список литературы

1. Коноваленко М. Ю. Деловые коммуникации: учебник для бакалавров / М.Ю. Коноваленко, В.А. Коноваленко – М.: Юрайт, 2013. – 468 с.
2. Игебаева Ф.А. Этикет делового телефонного разговора // Развитие предприятий, отраслей, регионов России. Сборник статей IV Всероссийской научно-методической конференции. – Пенза: Приволжский дом знаний, 2011. С. 48 – 50.
3. Игебаева Ф.А. Роль коммуникаций в системе управления. В сборнике: социальные технологии в менеджменте человеческих ресурсов: российский и зарубежный опыт. Сборник материалов I Международной научно-практической конференции. 2004. С.116 – 119.
4. Игебаева Ф.А., Шакиров И.Р. Речь как средство формирования профессионально-ориентированной коммуникации. В сборнике: Социально-экономические аспекты развития современного государства. Материалы международной научно-практической конференции. 2014. С. 96 – 98.
5. Слободин, А.В. Средства и технологии Интернет: Учеб. пособие. / А.В. Слободин, В.П. Часовских. – Екатеринбург: Урал. гос. лесотехн. ун-т., 2003. – 243 с.
6. Игебаева Ф.А. «Деловые коммуникации» в формировании профессиональных компетенций современного выпускника агроуниверситета // Аграрный вестник Урала. Всероссийский научный аграрный журнал, 2013, № 11 (117), С.60 – 62.
7. Игебаева Ф.А. Значение нравственного фактора в управлении и бизнесе //Инновационные процессы в управлении предприятиями и организациями. Сборник статей IX международной научно-практической конференции. – Пенза: Приволжский дом знаний, 2010. С. 34 – 36.
8. Игебаева Ф.А. Стиль управления – главная характеристика деятельности менеджера //Наука сегодня: теоретические аспекты и практика применения: сб. статей. Международной научно-практической конференции в 9 частях. Часть 8. – Тамбов: Изд-во ТРОО «Бизнес-Наука-Общество», 2011. – 344с.
9. Игебаева Ф.А. Деловое общение: практикум. – Уфа: «Башкирский ГАУ», 2010. – 112 с.
10. Технологические средства коммуникации [Электронный ресурс]: — Режим доступа: http://repetitora.com/tehnologicheskie-sredstva-kommunikacii / (10.02.2016).

Цитировать

Садыков, И.Р. Информационные возможности делового общения / И.Р. Садыков. — Текст : электронный // NovaInfo, 2016. — № 45. — С. 298-301. — URL: https://novainfo.ru/article/5729 (дата обращения: 02.06.2023).

Поделиться

Настоящий ресурс содержит материалы 16+

Источник: novainfo.ru

Электронная почта как инструмент коммуникаций в компании

Задача выстраивания правильных коммуникаций — вечная, как сам мир. Люди меняются, процессы меняются — и коммуникации меняются вместе с ними. И спор о том, какие способы коммуникации наиболее эффективны, кажется бесконечным.

На мой взгляд, электронная почта как инструмент коммуникаций, часто недооценивается и используется неправильно. Как сказал однажды мой знакомый топ-менеджер, утонувший в сообщениях электронной почты: «Функцию «Ответить всем» в Outlook следовало бы сделать платной…»

Я считаю электронную почту одним из лучших способов для коммуникаций в проекте по следующим основным причинам:

• Скорость доставки информации;
• Независимость от занятости любого из получателей информации в момент отправки сообщения;
• Фиксация даты и времени отправки, сохранение истории переписки;
• Возможность применения дополнительных способов отслеживания сообщения (уведомление о доставки, о прочтении);
• Одинаковый исходный текст сообщения для всех получателей;
• Гибкость при формировании сообщения (отправитель может находиться в любом месте и отправить сообщение в любое удобное время);
• Возможность сортировки сообщений, быстрого поиска;
• Возможность использования кнопок голосования с целью получения согласования или выбора альтернативы;
• Возможность приложить дополнительные материалы.

Некоторые считают основным недостатком электронной почты невозможность передать эмоции… Они просто не в курсе возможности вставлять текст сообщения смайлики или картинки и выделять цветом, а также различными шрифтами текст сообщения.

Какие же минусы у доставки информации посредством электронной почты? Их не так много:

• Возможна задержка обратной связи;
• Сложности с обсуждением темы сообщения (если сообщение предполагает обсуждение).

Все прочие способы коммуникаций, на мой взгляд, более трудозатратны по времени и усилиям, больше искажают исходную информацию, и менее удобны с точки зрения основной функции коммуникаций, а основная задача коммуникаций это все-таки обмен информацией. Электронная почта минимизирует потери времени на обработку сообщения – каждый получатель тратит времени столько, сколько необходимо для обработки информации с учетом его индивидуальных особенностей. Прочие способы передачи информации, такие как личная встреча, телефонный звонок или веб-конференция более трудозатратны, и информация больше искажается во время передачи сообщения.

Поэтому я считаю, что электронная почта в компании должна использоваться максимально активно, но – по делу. Если ставить в поле «Получатели» 30 человек, а в письме спросить каждого, что он думает по этой теме, переписка превратится в информационную свалку, особенно если среди получателей окажутся чересчур общительные и креативные сотрудники, к тому же предпочитающие кнопку «Ответить всем» (которая пока еще бесплатна!).

Простые правила, которые предлагаются к применению в целях повышения эффективности коммуникаций в компании с помощью электронной почты:

1. Ставьте в поле «Получатели» только тех адресатов, кому это реально нужно. Если Вы не уверены, нуждается ли адресат в Вашем сообщении или Ваше сообщение не адресовано к нему лично, поставьте его в поле «Копия» или совсем исключите из сообщения.

2. Пишите во возможности кратко, лаконично. Не прикрепляйте слишком много файлов к сообщению. Размер сообщения должен оставаться в разумных пределах. Если вложение объемное, лучше выложить его на корпоративный портал и прислать ссылку.

3. Не злоупотребляйте значком «Высокая важность». Впрочем, секретари, ставящие этот значок в настройках Outlook по умолчанию для каждого письма, давно дискредитировали сам принцип фильтрации писем по важности.

4. Сделайте удобную именно Вам структуру для распределения писем в почтовой программе.

5. Настройте автоматическое перемещение писем от определенных адресатов либо содержащих определенные слова в теме в папки, которые Вы не будет читать постоянно. Я, например, использую кроме папки «Спам» еще и таким папки для автоматического сбора писем, как «Корпоративная информация», «Технический спам». В первую папку попадают рассылки службы персонала о днях рождения сотрудников, об организации экскурсионных туров и т.д. В папку «Технический спам» попадают уведомления от почтового клиента, такие как «Приглашение принято», «Ваша заявка находится на рассмотрении» и подобные им.

6. Используйте группы контактов для рассылок. Outlook, например, позволяет создать группы контактов из контактов, находящихся в адресной книге. Сделайте группы контактов один раз, и Вам не придется каждый раз, делая рассылку, вспоминать, кому нужно направить сообщение. Группы можно создавать по различным признакам (подразделения, проекты, интересы и так далее).

Примеры групп контактов: «Бухгалтерия», «Топ-менеджеры», «Участники обучения работе в Excel», «Команда проекта внедрения SAP», «Участники еженедельных встреч по проекту Реорганизация склада». Используя группы контактов, Вы никогда никого не забудете и наоборот, не отправите лишнее письмо.

7. Отключите напоминания о пришедших письмах и тем более всплывающие окна, не только на рабочем компьютере, но и на планшете, и на телефоне (если там подключена рабочая почта). Проверяйте почту не каждые 10 минут, когда вылетает окно оповещения в Outlook, а 2 раза в день, запланируйте время для этого в календаре.

8. Если сообщение предполагает обсуждение, и оно становится слишком бурным, прекратите обсуждение по почте и назначьте совещание по данному вопросу.

9. Используйте шаблоны сообщений для часто повторяющихся писем. Эти шаблоны можно забить в почтовую программу (например, в Outlook шаблоны находятся в меню «Подписи») в следующем виде:

«Уважаемые коллеги, добрый день!

Направляю Вам на согласование _________ (название документа). Все вопросы, предложения или замечания просьба направлять мне по электронной почте. В случае отсутствия от Вас замечаний до 14:00 _____ (дата) документ будет считаться согласованным Вами.

С уважением,
Иванов И.П.»

В таком случае каждый раз, когда Вам будет нужно направить документ на согласование, вы просто выбираете подходящий шаблон, прикрепляете сам документ или ссылку на него, заполняете пропуски, и отправляете адресатам. По мелочам сэкономленного времени набирается очень много?

Безусловно, в некоторых случаях личная встреча – совершенно необходимый вид коммуникаций. Например, для принятия решения по кандидату, собеседование face-to-face необходимо, так как ни резюме, ни собеседование по скайпу не дадут полного представления о личности кандидата. Однако такие ситуации, требующие проведения личных встреч, составляют не более 20%. Во всех прочих случаях использование электронной почты, на мой взгляд, является предпочтительным, и может сэкономить Вам время и повысить эффективность коммуникаций.

Источник: delovoymir.biz