Собственники и топ-менеджеры бизнеса стараются снизить издержки. Экономия и оптимизация затрат — это те вопросы, которыми стоит задаваться регулярно. Расскажем о методах снижения издержек.
Важно четко понимать, на чем можно сэкономить, а какие расходы лучше не трогать, чтобы не довести компанию до банкротства. Для этого в первую очередь необходимо четко классифицировать существующие расходы.
Классификация операционных затрат
Все расходы компании можно разделить на:
- прямые – зависят от объема производства, выполненных услуг или работ;
- косвенные — включают общепроизводственные и общехозяйственные затраты, управленческие расходы.
Более узкая классификация предполагает следующую группировку:
1. Эффективные и неэффективные. Эффективные — это производительные расходы, которые способствуют получению материальной выгоды от реализованной продукции, на изготовление которой были выделены средства. Неэффективные – непроизводительные затраты, которые препятствуют получению прибыли. Включают различные виды потерь: брак, порча, хищение, недостачи, простои. Их рекомендуют сокращать в первую очередь.
2. Релевантные и нерелевантные. К первым относятся денежные затраты, которые напрямую зависят от принимаемых руководством компании решений как альтернативные издержки. Нерелевантные от управленческих решений не зависят – например, расходы прошлых периодов.
3. Постоянные и переменные. Переменные расходы прямо пропорциональны объемам производства. Чем больше компания выпускает продукции, тем выше затраты: покупка сырья, доставка продукции, оплата ГСМ и электроэнергии, зарплата рабочим. Постоянные никак не зависят от производственных процессов и возникают даже при простое предприятия: арендные и некоторые коммунальные платежи, зарплата администрации, проценты по кредитам.
Пути снижения расходов: что можно и что нельзя
Основное правило — сокращать по максимуму постоянные или фиксированные затраты. При уменьшении прибыли покрыть их будет сложнее. Переменные расходы зависят от объема продаж, поэтому их снижают по минимуму.
Фонд оплаты труда
Действующее законодательство допускает сокращение заработной платы работников в одностороннем порядке. Но: для снижения затрат на персонал нужны веские основания.
Например, работодатель сумеет доказать, что экономические санкции негативно отразились на производственном процессе (ст. 72 ТК РФ).
Проще снизить зарплату по соглашению сторон – максимум на 30%. Допустимы ограничения в части поощрительных выплат. Пересмотрите условия назначения премий и бонусов и внесите изменения в локальные нормативные акты.
Часть работ в кризис выгоднее передать на аутсорс: опытные эксперты Главбух Ассистент возьмут на себя бухгалтерский и налоговый учет, помогут решить кадровые проблемы и окажут юридическую поддержку. Обойдутся услуги аутсорсера дешевле по сравнению со штатными сотрудниками.
Сокращение штата
Работодатель вправе сократить количество работников, главное – соблюсти определенную законодательством процедуру. В первую очередь рекомендуют сокращать управленческий состав, сотрудников, не связанных напрямую с производством: офис-менеджеров, логистов, бухгалтеров. Сокращенным работникам необходимо выплатить выходное пособие и компенсацию.
Важно! Если уволить сотрудника неправильно, тот может добиться по суду восстановления на работе и компенсации за моральный вред.
Вслед за организационной структурой необходимо провести оптимизацию и внутри самих отделов. В первую очередь, целесообразным будет провести расширение функционала отдельных исполнителей, слияния двух должностей со смежными обязанностями в одну (простейший пример – интеграция функционала менеджера по закупкам и сотрудника отдела ВЭД). Содержание одного сотрудника даже с повышенной ставкой выгоднее, чем двоих со средней по отрасли. Но следует учесть, что временно могут вырасти расходы на обучение и повышение квалификации сотрудников.
При необходимости следует оптимизировать численность штата. Разработайте систему KPI для оценки работы сотрудников, к которым она применима, и систему контроля за выполнением работы. Пересмотрите бизнес-процессы на предмет возможности сокращения транзакционных издержек, автоматизируйте обновленную модель. Дополнением к разработке системы KPI может стать повышение переменной части зарплаты.
Оценив объем работы отдельных подразделений или сотрудников, оцените возможность передачи части функций на аутсорс, тем самым экономя на ФОТ. В первую очередь, такое решение будет целесообразным для функций, не требующих регулярного присутствия исполнителя. Вообще же на аутсорс можно перевести: рекламу (в том числе таргетированную), маркетинг или создание контента для сайта.
Для этих же функций имеет смысл ввести сдельную систему оплаты труда, срочные трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера.
Одним из наиболее популярных способов сокращения расходов на ФОТ является перевод персонала на неполный рабочий день или неделю, что в рамках Трудового кодекса возможно на срок до шести месяцев.
Материалы и сырье
Экономия подразумевает несколько вариантов.
- Покупка более дешевых материалов – но не в ущерб качеству продукции. Это актуально для импортного сырья, дорожающего из-за роста курса доллара. Его желательно заменить материалами отечественного производства.
- Пересмотр условий действующих контрактов или поиск новых поставщиков, которые готовы предложить более выгодные условия.
- Кооперирование с другими компаниями для закупки крупных партий у поставщика, чтобы получить скидку за объем.
- Переход на самостоятельное производство необходимого сырья или материалов.
- Внедрение ресурсосберегающих технологий.
Арендные платежи
Опишем примеры действий.
- Пересмотр условий текущего арендного договора.
- Переезд в другое помещение: дешевле, меньшей площади, в другом районе. Но учтите, что из-за неудачного расположения прибыль компании может сократиться еще сильнее.
- Сдача части арендованного помещения в субаренду, если это предусмотрено договором.
- Закрытие точек или производств, которые приносят минимальную прибыль
Производственные затраты
Существует несколько способов снижения затрат на производство продукции.
- Внедрение методов бережливого производства – снижение объема брака, других потерь. Результата придется ждать долго, поскольку переход потребует изменения производственной культуры.
- Обновление оборудования – для повышения эффективности переработки сырья, сокращения энергетических расходов.
- Повышение эффективности учета и контроля использования запасов сырья, целевое использование отходов производства.Сокращаются производственные потери и расходы на хранение и утилизацию отходов.
Логистические расходы
Снижение логистических затрат требует комплексного подхода.
- Улучшение планирования перевозок, грамотное управление цепями поставок. Сведите к минимуму количество простоев транспорта, порожних рейсов, выстраивайте оптимальные маршруты.
- Усиление контроля на каждом этапе логистического процесса. Используйте системы мониторинга за транспортом, маршрутами движения, чтобы вовремя среагировать на отклонения от графика.
- Детальный учет транспортных расходов поможет избежать нецелевого использования автомобилей, слива ГСМ.
Для экономии также определите, когда выгодно использовать наемный транспорт, а когда — собственными силами.
Реклама и маркетинг
Пересмотрите рекламный бюджет, чтобы понять, на чем можно сэкономить. В кризис обычно урезают расходы на прямую рекламу – на ТВ и радио, персональные рассылки. Долгосрочные инструменты продвижения лучше не трогать из-за отложенного эффекта. Если сотрудничаете с рекламным агентством, попробуйте договориться о скидке или поищите более выгодные условия. Рассмотрите варианты оплаты по бартеру.
Важно! Сокращение расходов на маркетинг без предварительного анализа эффективности каналов грозит снижением потока клиентов и, соответственно, прибыли.
Что недопустимо при проведении оптимизации расходов?
С одной стороны, Трудовой кодекс предоставляет широкий набор возможностей серьезно снизить расходы на персонал и обернуться кратковременной экономией для компании. С другой стороны, явная экономия на персонале в виде сокращения зарплат, расходов на обучение, соцпакет, корпоративы и так далее может обернуться серьезными проблемами. Результатом таких мер будет, прежде всего, потеря лояльности кадров, которая неизбежно обернется снижением качества работы и повышением их текучки. Коснется это, в первую очередь, квалифицированных сотрудников, востребованных на рынке труда и всегда имеющих выбор.
Урезание расходов на маркетинг без тщательного анализа каналов может серьезно снизить поток клиентов и, как следствие, вынудить еще больше сокращать бюджет, что в конечном итоге может привести к разорению компании. Рациональнее будет сместить фокус внимания маркетинга с поиска новых клиентов на рынке на поддержку и развитие отношений с существующими путем разработки новых программ лояльности, систем бонусов или предложения дополнительных услуг.
Получается, что для того, чтобы эффективно, без ущерба для бизнеса, оптимизировать затраты и сократить расходы, необходимо, в первую очередь, грамотно организовать и вести управленческий учет.
Снижение затрат на предприятии: пошаговая инструкция
Разработка стратегии по снижению расходов происходит в несколько этапов:
1. Наладьте систематический учет всех расходов. Соберите все затраты минимум за 6 месяцев – на всех точках, во всех подразделениях компании. К учету принимайте даже самые незначительные, например такси после встречи с клиентом. Распределите их по месяцам, способам оплаты, направлениям затрат.
2. Сгруппируйте расходы. Постоянные и переменные затраты проанализируйте по отдельности. Это поможет определить объем расходов, которая не зависит от количества продаж.
3. Определите приоритеты. Важно оценить, насколько каждая статья затрат важна для компании, для чего разделим расходы на группы:
- высокоприоритетные – затраты на основные процессы, без которых производство не сможет функционировать нормально: оборудование, сырье, материалы;
- приоритетные – существенное урезание может привести к сбоям в работе: программное обеспечение, маркетинг;
- допустимые – расходы, которые влияют на лояльность клиентов и сотрудников, например бесплатный кофе для посетителей, бонусы за хорошую работу;
- ненужные – лишние расходы, которые не влияют на прибыль и без которых можно обойтись.
4. Проведите анализ затрат от крупных к мелким.
- Отследите динамику по периодам. Определите причины, по которым статья затрат резко снизилась или выросла.
- Оцените, насколько сильно влияет каждая группа расходов на результат деятельности компании.
- По каждой статье примите решение: отказаться, уменьшить, изменить или оставить как было.
- Определив, по каким статьям возможно снижение затрат на предприятии, выберите самые эффективные методы для их сокращения.
5. Спланируйте бюджет. Распределите имеющиеся ресурсы компании, учтите прогнозируемые поступления и выплаты. Это поможет увидеть бизнес в цифрах и понять, насколько ожидаемые результаты соответствуют фактическим показателям.
6. Составьте схему действий. После тщательного анализа вы получаете полный список сгруппированных по категориям затрат и решения по оптимизации каждой группы. На этом этапе необходимо определить, когда и в какой последовательности эти решения будете воплощать.
Заключение
Не рекомендуется руководствоваться готовыми решениями, каждый бизнес индивидуален. Здесь влияет все: какое время вы на рынке, в каком регионе, какой штат…. Снижение одних и тех же затрат для одной компании могут дать процветание, а для другой поражение.
Не всегда экономия позволяет выйти из кризиса. Если самостоятельно это не выходит, необходимо обратиться к специалистам для детального анализа и плана действий. Подобные затраты всегда оправданы.
- https://www.B-Kontur.ru/enquiry/797-kak-snizit-rashodi
- https://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/kak-sokratit-rashody-kompanii/
- https://assistentus.ru/buhuchet/vidy-izderzhek-proizvodstva/
- https://www.business.ru/article/3932-snijenie-zatrat
Источник: www.seeneco.com
Сокращение сотрудников: когда оно выгодно бизнесу и как провести его правильно
В фильме «Мне бы в небо» герой Джорджа Клуни летает бизнес-классом по всей стране и с кажущейся легкостью сообщает сотрудникам плохие новости о сокращениях в компании. Так ли это просто на самом деле, и какая предварительная подготовка проводится перед этим разговором по российскому законодательству — разберемся в статье.
Когда бизнесу стоит задуматься о сокращении сотрудников
Сокращение сотрудников — один из способов уменьшить расходы компании или избежать банкротства в тяжелых экономических условиях. О других вариантах снижения издержек бизнеса читайте в нашем блоге. Результаты опроса, проведенного компанией HeadHunter, показали, что в 2022 году каждая четвертая компания (27 % опрошенных) проводила сокращение сотрудников. Причем в 4 % случаев работодатели отмечали массовые сокращения — то есть коснувшиеся более трети сотрудников.
Впрочем, иногда целесообразно рассмотреть сценарий сокращения, не дожидаясь кризиса. Андриана Михалчич, юрист в сфере трудового права, отмечает, что необходимость в сокращениях чаще всего вызвана снижением объема работы или переходом на новую деятельность:
- В компании изменились технологические условия труда. Например, автоматизировали какой-либо процесс, и это позволило сократить расходы на персонал.
- Компания делегировала отдельные виды работ на аутсорсинг и теперь не нуждается в штатных работниках, которые их выполняли»
Роман Саркисов, CEO StepUp, тоже уверен, что о сокращениях полезно задумываться не только когда ситуация в компании уже катастрофическая.
«Сокращать людей необходимо в двух случаях. Первый — это плановое сокращение раз в год. Периодически, даже если кажется, что все в порядке, нужно пересматривать кадры — некоторые сотрудники начинают лениться, и их эффективность падает. Второй случай, когда стоит говорить об увольнении, — если в коллективе уже появились конфликты, которые невозможно разрешить мирным путем. Все это поводы разбираться в ситуации, изучать показатели эффективности и, если нет другого выхода, чистить кадры»
Как предотвратить сокращение
Сокращение сотрудников — радикальная мера. Всегда лучше заранее построить кадровую политику так, чтобы избежать массовых увольнений. Вот что можно сделать:
- Тщательнее подходить к отбору сотрудников. Принимая человека на работу, оцените — уверены ли вы, что именно он будет отлично справляться с работой?
- Регулярно оптимизировать кадры. Речь идет не об увольнениях, а об обучении, мотивации, перераспределении обязанностей между сотрудниками.
- Автоматизировать часть функций, а для этого — делегировать программам часть ручной работы (особенно это касается бухгалтерских функций и финансового учета).
- Отдать часть задач на аутсорсинг. Можно хорошо сэкономить, отдав непрофильные функции подрядчикам — например, ведение бухучета, кадрового учета, юридическое сопровождение (вряд ли микробизнесу и малому бизнесу действительно нужен в штате собственный юрист).
Какие есть альтернативы сокращениям
У сокращений есть недостатки — это решение не так просто принять, и оно вряд ли улучшит атмосферу в коллективе. Кроме того, оно не бесплатное — при сокращении предусмотрены обязательные выплаты сотрудникам. Поэтому если у работодателя все-таки есть надежда, что кризис в компании рано или поздно закончится, имеет смысл попробовать по-другому снизить расходы на оплату труда и обдумать следующие варианты:
- самый распространенный — снижение размера премий. Подходит для компаний, где зарплата состоит из фиксированного оклада и ежемесячной или ежеквартальной премии;
- переход на режим неполного рабочего времени;
- оформление простоя, когда сотрудникам выплачивается ⅔ оклада;
- оформление неоплачиваемых отпусков.
Алена Талаш, основатель и управляющий партнер ГК «РосКо», выделяет еще один:
«В качестве непопулярной меры компания может прибегнуть к уменьшению оклада работника. Снизить зарплату персоналу работодатель может в одностороннем порядке (ст. 74 ТК РФ). Но в этой ситуации должны быть действительно объективные причины снижения оклада, связанные с изменением организационных или технологических условий труда.
Если речь дойдет до судебных тяжб, то именно работодатель должен доказать суду, чем вызваны эти изменения. И никакие доводы компании, связанные с усилением мотивации персонала здесь не помогут (решение Исакогорского районного суда г.Архангельска от 06.05.2014 г. №2-239/2014). А вот внедрение новых форм организации труда может являться причиной законного уменьшения оклада»
Большинство этих мер вызовут недовольство в коллективе, но позволят сотрудникам сохранить свои рабочие места.
Какие ошибки можно сделать, сокращая сотрудника
Сокращение сотрудников — процесс намного более сложный, чем привычное увольнение по собственному желанию. Основной риск для работодателя заключается в том, что работник может оспорить свое сокращение, если докажет, что не все нюансы процедуры были соблюдены. И для компании это обернется дополнительными расходами.
Вместе с экспертами рассмотрели основные этапы процедуры сокращения и выделили типичные ошибки работодателя.
Сократить сотрудника с иммунитетом
Формировать пофамильный список сокращаемых сотрудников нельзя без их проверки на так называемый иммунитет.
«Перед тем как запустить процедуру сокращения, в компании должны составить список «неприкосновенных» работников. Независимо от квалификации нельзя сокращать:
— беременных женщин;
— одиноких матерей и лиц, воспитывающих ребенка до 14 лет;
— родителей ребенка-инвалида до 18 лет;
— женщин с ребенком возрастом до трех лет.Нередки ситуации, когда в процессе сокращения работница еще не знала о своей беременности. Но если впоследствии выяснится, что на дату увольнения она была в положении, то суд восстановит ее на работе со всеми причитающимися выплатами за время вынужденного отдыха»
Если в день увольнения сотрудник находится в отпуске или на больничном, сократить его нельзя, сначала необходимо дождаться его выхода на работу.
Проигнорировать преимущественное право работника на оставление на работе
В соответствии с ТК такое право есть у более производительных и квалифицированных работников. Алена Талаш о том, как понять, кто более производителен:
«Немало конфликтов возникает по причине несоблюдения преимущественного права оставления сотрудника на работе. Как определить и сравнить квалификацию двух работников? Работник, имеющий высшее профильное образование имеет более высокую квалификацию, нежели сотрудник, не имеющий образования или имеющий по другой специальности (решение районного суда г. Воронежа от 12.03.2014 г. №М-351/20142-685/14). Зачастую сам работодатель не учитывает положения коллективного договора фирмы, в котором прописаны условия соблюдения преимущественного права работников»
И только если установлено, что у двоих работников одинаковая квалификация, можно подключать социальные критерии — тогда работать останутся единственные кормильцы в семье, семейные с как минимум двумя иждивенцами, те, кто получил во время работы профзаболевания, и некоторые другие категории сотрудников.
Андриана Михалчич напоминает, что иногда работодатель может попытаться обойти исследование преимущественного права:
«Например, в компании есть три менеджера, надо сократить двух. Кадровику не хочется исследовать преимущественное право, потому что в этом случае может остаться не тот сотрудник, на которого рассчитывает руководство. И тогда нужного человека переводят на позицию старшего менеджера, оставляя тот же оклад и обязанности.
Соответственно, в штатном расписании вместо трех менеджеров остается два менеджера и один старший менеджер. После чего двоих менеджеров кадровик сокращает. Изменения произошли по форме, но не по сути. Если сокращенный работник заявит в суде, что работодатель искусственно избежал исследования преимущественного права, то суд распознает такую махинацию и восстановит сотрудника в должности. Для работодателя это повлечет расходы на возмещение морального вреда работнику и судебных издержек»
Не предложить сотруднику вакансию в той же компании
Прежде чем попрощаться с сотрудником, работодатель обязан попробовать трудоустроить его в той же компании, а для этого — проанализировать имеющиеся вакансии и предложить каждому сокращаемому сотруднику все подходящие.
Алена Талаш уверена, что эта ошибка — одна из самых частых:
«Первая ошибка работодателя – не предложить работникам имеющиеся вакансии. Например, компания может посчитать, что вакансия временная или с меньшей зарплатой и не предложить ее работнику. Либо кадровик в устной форме уведомил сокращаемого о наличии вакансии, а потом сотрудник неожиданно обратился в суд»
Критерия для оценки, подходит ли внутренняя вакансия сотруднику, всего два:
- Она соответствует квалификации работника.
- Для работника нет противопоказаний по здоровью.
То есть предлагаемая позиция может быть нижестоящей, может ниже оплачиваться или предполагать неполную ставку. А процедуру увольнения можно запускать только после того, как работник отказывается от всех вариантов.
Неправильно сообщить о сокращении сотруднику
О том, какими словами лучше сообщать сотруднику, что он подлежит сокращению, поговорим ниже, а пока коснемся формальной стороны вопросы. Работодатель обязан предупредить сотрудника о предстоящем сокращении:
- персонально (то есть не просто вывесить приказ на доске объявлений);
- под подпись (то есть убедиться, что сотрудник с ним ознакомлен);
- не менее чем за два месяца до предполагаемой даты увольнения.
На практике иногда работники отказываются ставить подпись под приказом. Но решение есть — работодатель может либо зачитать приказ вслух и составить при свидетелях акт об отказе, либо отправить его сотруднику по почте (обязательно дождаться уведомления о вручении). Но в любом случае, простого устного сообщения для законности процедуры недостаточно.
Не сообщить о сокращениях в службу занятости
О сокращении работника необходимо сообщить не только ему самому, но и в службу занятости, а также в профсоюз. Андриана Михалчич отмечает, что компании нередко забывают об этом:
«Часто возникают проблемы, когда работодатель не уведомляет о сокращении сотрудника Центр занятости населения и профсоюз (если он есть). Если не уведомить Центр занятости населения о сокращении, организацию могут оштрафовать на сумму от 3 до 5 тысяч рублей, а должностное лицо (в частности, руководителя — от 300 до 500 рублей (ст. 19.7 КоАП РФ).
Если у компании есть профсоюз, его также надо уведомить о сокращениях. Наказать за неуведомление могут по статье 5.27 КоАП РФ: компанию оштрафуют на сумму от 30 до 50 тысяч рублей, а руководителя — на сумму от 1000 до 5000 рублей»
Если соблюдать все тонкости процесса и строго соблюдать алгоритм сокращения — оспорить свое сокращение не сможет даже самый юридически подкованный сотрудник.
Как смягчить процесс увольнения для сотрудника
Мы рассмотрели основные формальные аспекты сокращения сотрудников, а теперь немного остановимся на психологических и человеческих. Важно постараться сделать сокращение комфортным (насколько это вообще возможно) для обеих сторон — и для сотрудника, который столкнулся с серьезной проблемой, и для руководителя, которому тоже может быть нелегко расставаться с человеком.
Евгения Калашникова, HR, Фобизнес, отмечает:
«Увольнение — это всегда стресс. Но как бы то ни было, расставаться лучше в хороших отношениях. Можно сделать акцент на том, что эта ситуация — не повод опускать руки, а скорее, толчок, который позволит двигаться дальше, развиваться и пробовать себя в чем-то новом. Важен правильный подход к донесению информации.
Сообщите сотрудникам, что у вас для них плохие новости: это позволит им морально подготовиться — и после этого в одном–двух предложениях сообщите о сокращении.
Не оправдывайтесь, не жалейте и не говорите, что знаете, что люди сейчас чувствуют. Дайте сотрудникам время осмыслить сказанное. Обговорите все важные моменты. Детально опишите дальнейший ход событий, сообщите обо всем, что касается выплат, пособий, неиспользованного отпуска, рекомендательных писем, содействия в трудоустройстве»
Алена Талаш также уверена, что очень важно и информационно, и психологически поддержать сотрудника, с которым приходится прощаться.
«При сокращении не стоит забывать о прописной истине — Земля круглая. Поэтому расставание должно пройти мягко, без нервозности и судебных баталий.
Прежде всего, работодатель должен оказать информационную поддержку: разъяснить бывшему работнику его права и гарантии (например, как и в какие сроки нужно встать на биржу труда), поделиться информацией, где требуются специалисты уровня уволенного работника. В поиске будущей работы помочь могут и рекомендательные письма компании.
Не лишней будет и психологическая поддержка.
Стив Джобс говорил: «Увольнение из Apple стало для меня лучшим событием в жизни. Я получил свободу, которая позволила мне вступить в один из самых творчески активных периодов жизни». Обиженный работник может не справиться с эмоциями и не очень лестно разговаривать с причастными отделами компании. Поэтому работодатель должен спокойно объяснить работнику причину сокращения и не обрывать с ним контакты. Ведь если ситуация улучшится, то компания может вновь обратиться к сотруднику с предложением о работе»
Если вы приняли решение сократить сотрудников, помните, что не стоит затягивать с реализацией. Напряженное ожидание сокращений только ухудшит климат в коллективе — а его важность отмечают многие эксперты.
Резюме
Сокращение — сложная, но иногда неизбежная процедура. Чтобы снизить риски того, что увольнение будет оспорено, строго соблюдайте все требования закона:
- помните, кого из сотрудников нельзя сокращать;
- учитывайте преимущественное право на оставление на работу;
- предложите сотруднику все подходящие вакансии;
- сообщите ему самому, а также в службу занятости и в профсоюз;
- и не забудьте про все причитающиеся выплаты.
И постарайтесь сохранить с сотрудниками хорошие отношения!
Источник: planfact.io
К сокращению штата работников компании может привести расширение бизнеса
Сокращение численности за счет увольнения неизбежно влечет издержки: ухудшение имиджа работодателя и климата в коллективе, возможные судебные иски. Именно поэтому перед приемом человека на работу стоит несколько раз подумать, достаточно ли функций возьмет на себя специалист, можно ли распределить его обязанности между эффективными сотрудниками без урона для их продуктивности.
Вместо «сокращения рабочих мест» широко используется понятие «оптимизация» работников. Под ним подразумевают лояльный метод формирования штата: повышение квалификации сотрудников, их перераспределение внутри предприятия и стимулирование повышений.
Нам удалось избежать сокращения штата и сохранить все рабочие места во время самоизоляции. Думаю, что в этом помог постоянный расчет оптимальной численности персонала.
Мы проводим оптимизацию каждый год, стараемся не раздувать коллектив: если есть возможность нанять четырех консультантов, мы берем трех самых эффективных. Так мы можем обеспечить им более интересные материальные условия, уменьшить расходы на уплату налогов, социальных взносов, закупку техники и обслуживание магазинов.
Некоторые должности мы упраздняем. Клиенты часто заказывают товары нашего бренда онлайн. Поэтому необходимость в постоянных менеджерах для работы с клиентами отпадает, а мы делаем выбор в пользу одного, который занимается спорными вопросами.
Займитесь цифровой трансформацией
Цифровизация — это далеко не новый тренд в HR. Процесс на слуху уже несколько лет, но только сейчас он из тренда перешел в необходимость. Digital становится мощным инструментом преобразования: сотрудников и трат меньше, заработок компании растет.
Все сервисы и компании, связанные с релокацией, на одной карте
Стоит отдать рутинные задачи компьютеру и сделать ставку на глубинное развитие потенциала сотрудников. Внедрение автоматизации — новшество, которым обязательно нужно воспользоваться. Электронный документооборот, CRM-системы — настоящие находки.
Важно обращать внимание на время, которое каждый сотрудник тратит на выполнение заданий. Тут тоже может потребоваться автоматизация. Например, если сотрудник тратит более 30% времени на составление таблиц в Excel или на звонки клиентам, то этот вопрос нужно как можно скорее решать. Это время он может потратить на гораздо более полезные вещи.
Отдавайте отраслевые задачи на аутсорс
Аутсорсинг — отличный бизнес-инструмент, который помогает компании не раздувать штат сотрудников. Выполнение непрофильных задач часто занимает много времени и у руководящего состава, и у сотрудников. Более того, это требует значительных финансовых вложений. Обращение к подрядчикам помогает разгрузить сотрудников и не тратить время на поиски хороших специалистов в инхаус.
Подрядчики часто работают в команде. Это позволяет использовать коллективный мозг за абонентскую плату. Полноценный штат сотрудников в офисе обычно стоит на порядок больше.
Например, в начале года мы подписали договор с коммуникационным агентством для продвижения нашего бренда и разгрузили специалистов в отделе маркетинга. Теперь мы сами контролируем процесс при помощи ежемесячных отчетов.
Найдите фрилансера для проектных задач
Иногда требуются разовые услуги от специалистов, которых нет в штате. Дополнять коллектив копирайтерами или таргетологами нет необходимости. Самое верное решение тут — привлечь фрилансеров.
Для них нужно максимально четко составить ТЗ, чтобы задание было выполнено без осечек и в срок. Обязательно стоит заключать гражданско-правовые договоры подряда. Обычно у фрилансеров уже есть шаблоны договоров — остается только заполнить.
Аванс не должен составлять более 50% от общей стоимости услуг: так вы покажете свою платежеспособность, а работник обязуется выполнить задание в срок.
Как показывает практика, самые популярные запросы на фрилансеров возникают в сферах копирайтинга, создания контента, программирования. Существует огромное количество сервисов, где можно найти фрилансеров. Мы используем YouDo, Фрилансер.ру, Профессионалы.ру и сообщества в социальных сетях.
Мотивируйте коллектив
От численности сотрудников зависит количество обязанностей, которые могут делегироваться, но тут важна мотивация.
Внеклассные занятия (например, тимбилдинг) отлично влияют на настроение в коллективе — мотивация к работе растет, а трудиться вместе становится комфортнее. Организация тимбилдинга может быть первым этапом сплочения. Уже на этой ступени сотрудники учатся находить общий язык.
Маленький коллектив иногда называют небольшой семьей, где все готовы прийти друг другу на помощь и разделить обязанности. В организации с большим штатом укрепление межличностных отношений отходит на второй план, а основное внимание уделяется выстраиванию рабочих процессов.
Чем меньше коллектив, тем легче руководителю уделять внимание каждому сотруднику. Когда на предприятии более 100 человек, выслушать и настроить каждого на трудовую волну будет проблематично.
Многие соискатели между работой в крупной и маленькой компании выбирают первый вариант. Принято считать, что в крупной компании мотивация работает лучше, а стимулы более цепляющие: квартальные и годовые премии, скидки в фитнес-клубах, дополнительное медицинское страхование, путевки для детей в детские лагеря.
Но даже в небольших компаниях можно найти много стимулирующих факторов и сделать продуктивную команду. Например, в нашей компании сотрудник четко знает свои карьерные перспективы: когда и при каких условиях он может занять новую должность. Как правило, все это мы оговариваем при найме на работу.
Как достичь максимума
Еще раз кратко пройдемся по теме:
- Гонка за большим количеством сотрудников абсолютно ни к чему. Лучше вложиться в обучение уже имеющихся сотрудников.
- Вместо того чтобы стремиться к расширению штата, задумайтесь об автоматизации. Цифровые инструменты отлично справятся со многими задачами.
- Не бойтесь аутсорса и фриланса. Для небольших компаний, которые претендуют на громадный успех, это самая настоящая находка.
- Сплочение и мотивация коллектива — залог развития компании. Не скупитесь на корпоративные мероприятия и коллективное обучение. От этого точно будет польза.
Источник: rb.ru