Directum про КЭДО
Для новых поколений сотрудников оформить отпуск, заказать справку, подписать документы прямо в смартфоне — немаловажный бонус. Это признак современной компании, которая готова развиваться и заботиться о своей команде.
В последние годы удаленными сотрудниками никого не удивишь. Если раньше это явление было больше характерно для бизнеса с иностранным участием, то сейчас и в российских фирмах значительная часть штата «разбросана» по разным городам и странам. По данным исследования компании «Деловые решения и Технологии» (бывш. Deloitte) «Уровень кадрового электронного документооборота 2021», 80% организаций работают сразу в нескольких субъектах РФ.
Тенденция на удаленный штат помогает нанимать в команду высококвалифицированных специалистов вне зависимости от места проживания, но в то же время доставляет и много трудностей с точки зрения организации кадровых процессов: отпусков, отгулов, ознакомления с документами и пр. На помощь приходит кадровый электронный документооборот (КЭДО). Около 75% компании в России уже внедрили или находятся в процессе перехода на КЭДО.
Кадровые сервисы для бизнеса: возможности региональной образовательной экосистемы (ID79710)
Среди самых востребованных для перевода в цифру кадровых процессов: предоставление отпуска, направление в командировку, ознакомление с документами.
Чтобы подать заявление или подписать документы, больше не нужен квест с бумажками по кабинетам. Выполнить необходимую процедуру можно в пару кликов на компьютере или смартфоне.
Простые способы коммуникации с работодателем
Согласно тому же исследованию, 39% компаний сталкиваются с неприятием кадрового ЭДО со стороны сотрудников. Поэтому при переходе на КЭДО важно предложить простой и быстрый способ коммуникации. Необходимо учесть несколько аспектов:
- легкий доступ, стабильное подключение к сети;
- дружелюбный интерфейс, не требующий дополнительного обучения пользователей;
- бесплатное использование всеми сотрудниками.
На выбор канала взаимодействия влияет специфика работы и окружающая обстановка. Программисту-удаленщику и производственному работнику будут удобны разные варианты. Стоит учесть, что часть сервисов недоступна на некоторых предприятиях, например, приложения для мобильных телефонов на режимных объектах. Поэтому на выбор есть несколько вариантов коммуникации с работодателем.
Инструмент вовлечения
Функции
Плюсы
Минусы
Объединяет внутренние коммуникации компании в единую систему. Можно подключить процессы по отпускам, командировкам, ознакомлению с документами.
Подключены все сотрудники с момента приема на работу.
- непонятен для сотрудников
- высокая стоимость владения
- много сторонней информации (новости, блоги)
Имеет схожие черты с порталом, но сфокусирован на кадровых процессах. Используется для заказа справок, быстрого оформления документов. Может включать подписание документов ЭП, как это реализовано в Directum HR Pro.
Как работает кадровое агентство! Подбор найм персонала для развития бизнеса 2020 Предпринимательство
- удобный доступ к инструменту
- понятный интерфейс
- сфокусирован только на кадровых процессах
Может быть высокая стоимость владения.
Способен выполнять функции личного кабинета, если выбрать достаточно продвинутую платформу. Есть возможность отправлять сервисные заявки (например, запрос в административно-хозяйственную службу), вполне реально подключить и подписание документов.
- сфокусирован только на кадровых процессах
- низкая стоимость владения
Ясность интерфейса и удобство доступа зависит от реализации разработчиком.
Сочетает в себе функции личного кабинета и чат-бота.
- удобный доступ к инструменту
- понятный интерфейс
- высокая стоимость владения
- зависимость от реализации разработчиком
Ориентирован строго на коллективное использование. С его помощью можно узнать данные сотрудников, подать заявление на выдачу документов.
- удобный доступ к инструменту
- подходит для предприятий, где запрещено использование мобильных телефонов
- доступ только на территории компании
Все каналы связи по-своему хороши, выбирать конкретный нужно исходя из потребностей компании и характеристик пользователей.
Будущее за кадровыми сервисами
Кадровые сервисы помогают вовлечь сотрудников в цифровые процессы — снижают трудозатраты на оформление документов, сокращают использование бумаги, разгружают HR-специалистов и бухгалтеров. Очевидно, что электронные помощники будут и дальше развиваться, вытесняя устаревающие бумажные процедуры.
Для новых поколений сотрудников оформить отпуск, заказать справку, подписать документы прямо в смартфоне — немаловажный бонус. Это признак современной компании, которая готова развиваться и заботиться о своей команде.
Хотите узнать больше о переводе кадровых сервисов в цифровой вид? Заполните форму для консультации со специалистами Directum:
Источник: www.audit-it.ru
Кадровые сервисы, или Как перевести всех сотрудников в цифру
Переход на электронный кадровый документооборот — одна из ключевых задач крупных компаний в России. Особенно остро звучит вопрос там, где у большинства сотрудников нет постоянного доступа к компьютеру.
Переход на электронный кадровый документооборот — одна из ключевых задач крупных компаний в России. Особенно остро звучит вопрос там, где у большинства сотрудников нет постоянного доступа к компьютеру. Нужно ли подключать весь персонал к цифровому взаимодействию? Если да, то какие кадровые сервисы и инструменты для этого понадобятся?
Взаимодействие с персоналом без бумаг
Ещё в 2019 году эксперты Deloitte рассказали, что компании уже успешно переводят работу с персоналом в электронный вид. При этом максимальный интерес к цифровизации HR-процессов и кадрового документооборота проявляют крупные компании с численностью персонала свыше 2500 сотрудников. Большинство из них работают на местах, которые территориально удалены от главного офиса.
Кадровый документооборот в таких компаниях — это огромные расходы на оформление, согласование, подписание и доставку бумаг. Цифровизация HR-процессов для них становится отличным способом сэкономить. К сожалению, пока не все операции с кадровыми документами можно перевести в электронный вид. Пусть даже это выгодно, но есть законодательные «тормозящие» факторы.
Тем не менее, можно использовать кадровые сервисы для ускорения многих процессов. В их числе ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами, оформление командировок и авансовых отчётов, запросы справок, подготовка заявлений и т. д. Например, как выглядит получение справки без кадровых сервисов?
Работнику нужно знать, как и где получить документ, кого именно попросить об услуге, а затем под диктовку написать текст заявления на выдачу справки. На этом процесс не завершается, в нём ещё примут участие руководители, специалисты кадрового отдела, канцелярия и, возможно, другие лица. Ситуация выглядит ещё ужаснее, если сотрудник находится далеко от центрального офиса и HR-службы. Комбайнёры, работники складов, водители грузовых автомобилей, кассиры на торговых точках — всем им придётся тратить время на дорогу в офис ради одной бумаги.
Кадровые сервисы и коммуникации с персоналом
- доступность. Решением будут пользоваться в течение рабочего дня. Выбор инструмента зависит от условий, в которых трудятся сотрудники. Например, для водителей грузовых автомобилей логично реализовать доступ к кадровым сервисам в виде мобильного приложения или чат-бота, а в цехе сборки изделий можно установить инфокиоск;
- простой интерфейс: решение должно быть интуитивно понятным вне зависимости от пользовательского уровня сотрудника;
- стоимость решения. Для работников, конечно, оно будет бесплатным. Для компании цена может отличаться в зависимости от выбранного инструмента вовлечения персонала, подрядчика, списка функциональных возможностей, нюансов информационной безопасности и других факторов.
Инструменты для подключения к кадровым сервисам сотрудников, не имеющих постоянного доступа к внутренним системам компании:
Корпоративный портал
Может использоваться для решения не только HR-задач. Обычно кадровый портал — это место, где выстраиваются все коммуникации внутри крупной компании. С его помощью легко перевести в цифру процессы, связанные с оформлением отпусков и командировок. Есть возможность реализовать электронное ознакомление с локальными нормативными документами.
В отличие от предыдущего варианта это инструмент для подключения исключительно к кадровым сервисам. Может использоваться для запроса справок, быстрого оформления заявлений, подписания документов с помощью электронной подписи и других задач.
Чат-бот
Интеграция с информационными системами и кадровыми сервисами даёт чат-боту возможности, схожие с личным кабинетом. Иногда применяется сотрудниками для подписания документов, уведомлений об уходе на больничный, запроса информации и т. д.
Мобильное приложение
Функционал может повторять возможности чат-бота и личного кабинета. Многое при этом будет зависеть от пожеланий компании и конечной реализации подрядчиком.
Инфокиоск
Решение для коллективного применения. Инструмент подходит для простых задач: запроса данных о контактах другого сотрудника, заявлений на выдачу справок и иных документов. Чаще всего используется на предприятиях, на территории которых не допускается наличие сотовых телефонов и иных личных гаджетов.
Цель всех описанных выше инструментов — вовлечение сотрудников в цифровое взаимодействие. Их подключение к кадровым сервисам помогает компаниям экономить, снижать нагрузку на HR-службы и ускорять процессы. Но это ещё не всё.
Цифровые решения окружают людей, делая их отдых и образование удобными и приятными. Так почему бы не привнести тот же комфорт в трудовые будни сотрудников?
Источник: ecm-journal.ru
Здесь или с собой: кадровые сервисы для сотрудников
Когда речь заходит о переходе на КЭДО и подключении к цифровым процессам работников, больше всего вопросов возникает у компаний со значительным числом внеофисных сотрудников. Это продавцы, кассиры, рабочие — те, чье рабочее место не оборудовано ПК. Скепсис тут вполне понятен: цифровизация – это, конечно, хорошо, но всегда ли можно включить в её контур 100% штата? Давайте разбираться.
И правда, чтобы кадровые процессы были по-настоящему эффективными, они должны стать таковыми для всех. Иначе не считается. Сначала рассмотрим статистику популярных для перевода в цифровой вид кадровых процессов по версии Deloitte (от 2019 г.).
Некоторые из этих процессов пока не могут быть полностью электронными в силу объективных законодательных причин, но многие так и просятся «в цифру». Например, ознакомление с локальными нормативными актами или инструктажами, отправка разных видов заявлений, оформление командировок и пр. Если выйти за пределы сугубо кадровых задач, частым кейсом будет заказ работником различных справок.
В случае бумажного документооборота, в некоторых компаниях получение справок или подача заявлений напоминает квест: нужно выяснить, что и как сделать, к кому обратиться, и под присмотром специалиста написать текст вручную по образцу. К решению задачи привлекаются руководители, секретари, сотрудники кадровых служб. Возможность самостоятельно в несколько кликов обратиться за определенным корпоративным сервисом решила бы множество проблем и сэкономила компании кучу рабочего времени.
Инструмент коммуникации с работодателем
Чтобы вовлечь работников в цифровое взаимодействие, надо всего лишь… сделать его легким, удобным и приятным.
Инструмент для него должен быть где-то рядом, лучше под рукой. Желательно, чтобы он был доступен в течение рабочего дня или к его окончанию. Чтобы им было легко пользоваться, хорошо бы ему быть очень простым и интуитивно понятным с точки зрения интерфейса, с ясными формулировками и визуализацией. Очевидно, что для работника этот инструмент должен быть бесплатен, а работодателю стоит оценить совокупную стоимость владения им (будет ли это самостоятельная разработка, покупка, во сколько обойдется сопровождение и развитие и пр.).
Стоит учитывать и индивидуальные условия работы: обстановка торгового зала и сталелитейного цеха будет по-разному влиять на выбор. Кроме того, режимность предприятия может накладывать серьезные ограничения на использование тех же мобильных телефонов. Выбирать конкретный вариант решения и устройства (компьютер, смартфон или инфокиоск), на котором кадровые сервисы будут доступны, нужно исходя из всех входных данных.
Веб-доступ сегодня есть практически к любым корпоративным системам, и это уже отправная точка для организации цифровых кадровых сервисов.
Корпоративный портал. Его функции не ограничиваются сугубо кадровыми, а объединяют внутренние коммуникации компании в одну систему.На таких порталах удобно автоматизировать некоторые процессы по отпускам, командировкам, ознакомлению с документами.
Чат-бот в связке с информационной системой может реализовать функции личного кабинета. В нашей практике были и кейсы с подписанием документов через чат-боты и какими-то простыми сервисами, например, отправкой сообщений о больничном. Разумеется, от выбранной платформы будет зависеть многое.
Мобильное приложение. Может сочетать функции личного кабинета и чат-бота, однако сильно зависит от конкретной реализации и профессионализма исполнителя.
Инфокиоск. Инструмент, ориентированный строго на коллективное использование. Обычно включает максимально упрощенную модель взаимодействия с пользователем. Хорошо подходит для режимных предприятий, запрещающих производственным работникам использовать в цехах смартфоны.
Все варианты по-своему хороши, выбирать конкретный нужно исходя из потребностей компании и характеристик пользователей.
Вместо вывода
Корпоративные инструменты для заказа/доставки корпоративных сервисов работают на вовлечение сотрудников компании в цифровые процессы — повышают эффективность, сокращают непроизводственные траты времени, расходы на бумагу, ее логистику, снижают нагрузку на кадровые службы. Но не только.
Цифровизация в личной жизни людей сегодня на гораздо более высоком уровне, чем на работе. Поэтому привнесение в профессиональную сферу привычных удобных инструментов сыграет в пользу работодателя и его имиджа в глазах кандидатов и действующих сотрудников. Новые поколения работников высоко ценят личный комфорт, и возможность заказать справку или отправить заявление на отгул с личного смартфона повышает их лояльность по отношению к компании. Заскорузлые бумажные процессы и хождения по кабинетам, напротив, производят на работников удручающее впечатление.
Этой статьей мы завершаем серию материалов о кадровом ЭДО и цифровизации HR-процессов. Мы рассказали об электронном кадровом делопроизводстве, поделились инсайтами участников эксперимента Минтруда — РЖД, МТС и Ак Барс Банка, а также сформулировали, для чего нужен и как работает долговременный архив электронных кадровых документов.
- ТЕГИ
- HR автоматизация
- делопроизводство
Источник: hr-elearning.ru
