Персонал — один из наиболее ценных ресурсов любого предприятия вне зависимости от вида деятельности. И им необходимо полноценно управлять с учетом требований действующего законодательства. Поможет в этом кадровое администрирование. Если процесс поставлен должным образом, когда руководство качественно организовало работу с кадрами, предприятие получает дополнительные конкурентные преимущества. Такой подход становится привлекательным для работодателя в условиях современного рынка.
Функции кадрового администрирования:
- выявление потребностей предприятия в сотрудниках различных специальностей;
- подбор работников, их адаптация в коллективе;
- ведение кадрового учета;
- формирование резерва кадров, планирование перемещений, переводов на новые должности и т. д.
Одним из наиболее важных компонентов в кадровом администрировании является кадровое делопроизводство. Оно, в свою очередь, обеспечивает подготовку необходимых приказов, распоряжений, локальных нормативных актов, иных документов, регламентирующих вопросы приема, увольнения, карьерного продвижения сотрудников, начисления зарплаты и т. д.
Семинар: «Кадровое делопроизводство для начинающих» Дмитрищук С.А.
Основные функции, относящиеся к кадровому делопроизводству:
- разработка локальных нормативных актов. В соответствии с действующим законодательством предприятие обязано разработать и применять на практике правила внутреннего трудового распорядка. Если есть профсоюз, разрабатывается коллективный договор. Помимо этого, необходимо внедрить положения, регламентирующие порядок оплаты труда, проведение аттестаций, сбор, использование и хранение персональных данных. Еще один вид обязательных документов — инструкции, журналы, приказы по ТБ и ОТ;
На основании всего вышесказанного можно сделать выводы о том, что кадровое администрирование относится к сложным процессам. Важно учитывать требования множества законов и нормативных актов. Доверять выполнение этой работы можно только профессионалам, чтобы не оплачивать миллионные штрафы. Можно пытаться нанять грамотный персонал, но выгоднее передать все операции на аутсорсинг. В этом случае вы можете рассчитывать на качественное выполнение работы и отсутствие проблем с трудовой инспекцией.
Проблемы с кадрами? Мы решим их!
- наладим учет, исправим текущие ошибки;
поможем пройти проверку со стороны трудовой инспекции, предоставим необходимые документы проверяющим;
Закажите экспресс-анализ компании. Услуга бесплатна, выполняется в течение 1 рабочего дня!
Кадровое администрирование — обязательный элемент работы любого предприятия. При этом важно не допускать ошибок в кадровом учете, своевременно готовить необходимые документы, учитывая требования законодательства. Все это возможно при условии, что сотрудники отдела кадров имеют необходимый опыт работы, изучают действующие нормативные акты и вносимые в них изменения.
Кадровое делопроизводство – функции и виды
Кадровый Учет. Зачем бизнесу кадровое делопроизводство?
Любая организация, которая использует труд наемных работников, должна документально оформить с ними трудовые отношения. Это позволяет зафиксировать права и обязанности обеих сторон, определить степень ответственности, продолжительность сотрудничества, размер вознаграждения и возможные штрафные санкции, обозначить прочие условия взаимодействия. Документирование трудовых отношений – это не просто формальность, а возможность защитить интересы и работодателя, и работника, получить определенные гарантии в случае разногласий, регламентировать деятельность компании. Все эти и многие другие вопросы находятся в ведении специалистов по кадрам и составляют основу кадрового делопроизводства. Разберемся, что это такое и какие задачи позволяет решить.
Кадровое делопроизводство: что это и его особенности
Главный ресурс любой компании – это ее персонал, люди, которые создают продукты, оказывают услуги, обеспечивают эффективную работу всей организации, ее конкурентоспособность, устойчивость и как итог – финансовый результат. Отношения предприятия и его работников регулируются трудовым законодательством и должны быть задокументированы в строгом соответствии с действующими правилами и нормативами. Это упорядочивает и систематизирует трудовые отношения, дает определенные гарантии как предприятию, так и его служащим: компания стабильно работает и получает прибыль, люди выполняют свои обязанности и регулярно получают зарплату, а в будущем могут рассчитывать на пенсию, определенные льготы, пособия и прочие выплаты. Организация и документальное сопровождение взаимодействия предприятия и его персонала – это основные составляющие кадрового делопроизводства. Кадровая документация отражает все передвижения сотрудников внутри компании, прием новых и увольнение действующих работников, график отпусков и рабочего времени, зафиксированы все права и обязанности как персонала, так и работодателя.
При возникновении спорных моментов и в случае обращения в судебные инстанции от того, насколько правильно оформлена кадровая документация, будет зависеть очень многое. Поэтому грамотная организация кадрового делопроизводства имеет принципиальное значение, независимо от того, сколько человек трудится в компании.
Главная цель кадрового делопроизводства и его задачи
Выстроить стабильно функционирующую систему работы с кадровой документацией – вот основная цель организации и ведения кадрового делопроизводства. Его ключевая задача – обеспечить правильное оформление всех этапов взаимодействия, всех нюансов трудовых отношений между сотрудником и работодателем. Для этого необходимо решить ряд подзадач:
- обеспечить документальное сопровождение трудовых отношений в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства;
- создать организационно-правовую базу для трудовых отношений компании-работодателя и персонала (например, в виде правильно оформленной документации: корректно составленный трудовой договор с четкими формулировками, не допускающими разночтений, в равной степени выгодны как руководителю компании, так и его сотрудникам);
- выстроить систему управления персоналом, которая будет максимально соответствовать стратегическим целям руководителя;
- упорядочить взаимоотношения работодателя и его сотрудников посредством документального закрепления их прав и обязанностей;
- участвовать в разрешении трудовых споров (кадровые документы могут стать одним из важных доказательств в случае разбирательств в суде).
Кадровая документация делает трудовые отношения более прозрачными, устанавливает правила игры для всех участников этих отношений и помогает избежать путаницы и недопонимания. Соблюдение этих правил делает взаимодействие работодателя и персонала комфортным: одна сторона получает чувство стабильности и защищенности, вторая – инструмент для эффективного управления процессами.
Ключевые функции кадрового делопроизводства
Итак, кадровое делопроизводство позволяет упорядочить трудовые отношения, обозначить права и обязанности и разграничить зоны ответственности все сторон этих отношений. Рассмотрим его основные функции:
- документальная фиксация любых изменений и передвижений в кадровом составе: прием новых сотрудников, повышение или перевод в другой отдел, на другую должность (в горизонтальной плоскости), обучение персонала, командировки, больничные, очередной отпуск или отпуск без сохранения содержания, дисциплинарные взыскания или премии, увольнение или сокращение;
- четкое регламентирование трудовых отношений;
- разработка внутренних организационных документов (например, графика отпусков, штатного расписания), проектов и форм документов, их согласование с руководством, актуализация;
- обеспечение максимальной прозрачности во взаимоотношениях работодателя и его наемных сотрудников;
- обеспечение сохранности кадровых документов и ведения архива;
- предоставление отчетов о сотрудниках компании в государственные фонды, надзорные органы;
- учет рабочего времени сотрудников и предоставление в бухгалтерию сведений, необходимых для расчета отпускных или компенсаций за неиспользованный отпуск;
- ведение кадрового учета и предоставление руководителю актуальной информации о персонале, которая необходима для выявления проблемных мест, оптимального использования имеющихся ресурсов, принятия важных управленческих решений и т. д.
Порядок ведения всего документооборота, связанного с персоналом, и полный перечень функций, которые ему отводятся, закреплены в инструкции по кадровому делопроизводству и зависят от конкретной организации.
Виды документов и основные направления кадрового делопроизводства
Все этапы взаимодействия работодателя и его сотрудников, все кадровые процедуры требуют документального сопровождения. Поэтому кадровое делопроизводство ведется в нескольких направлениях:
- подготовка пакета документов для трудоустройства новых работников (для этого разрабатывается трудовой договор, прописываются должностные инструкции, оформляются кадровые приказы, ведутся личные дела и трудовые книжки, заполняются личные карточки сотрудников);
- увольнение работников с соблюдением ТК РФ;
- разработка локальных нормативных документов, регламентов взаимодействия, положений, приказов, инструкций (это могут быть, например, положение о премировании сотрудников, о защите персональных данных, о командировках и отпусках, о материальной ответственности, соглашение о конфиденциальности или правила внутреннего трудового распорядка);
- разработка правил и инструкций по охране труда;
- консультирование персонала по вопросам, связанным с трудоустройством (например, в случае реорганизации предприятия или его ликвидации);
- подготовка отчетов для пенсионного фонда, военкомата, центров занятости и т. д.
Таким образом, в ведении специалиста по кадровому делопроизводству находятся:
- персональные документы (личная карточка сотрудника, его личное дело и трудовая книжка);
- документы организационно-правового характера (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и должностные инструкции);
- договорная документация (индивидуальные трудовые договоры или коллективное соглашение (договор));
- информационно-справочная документация (входящая/исходящая и внутренняя корреспонденция);
- учетная кадровая документация (например, книги и журналы учета);
- распорядительная документация (приказы, касающиеся личного состава).
Стоит отметить, что документы могут быть обязательными для всех компаний (независимо от численности персонала, масштабов и форм организации предприятия), рекомендованными (решение об оформлении таких документов принимает работодатель) и обязательными для определенного вида работ (узкоспециализированными).
Кто должен вести кадровое делопроизводство в компании?
Документально оформлять все кадровые процедуры, вести кадровый учет обязаны все работодатели – и юридические лица, и индивидуальные предприниматели. Как организовать кадровое делопроизводство и кому поручить его ведение – решает работодатель. Как правило, это зависит от численности штата и финансовых возможностей предприятия. Рассмотрим основные варианты:
- Отдел кадров (или кадровая служба). Потребность в таком спецподразделении появляется у крупной компании с большим штатом сотрудников. В соответствии с рекомендациями на одного кадровика должно приходиться не более 200-250 человек. Зона ответственности отдела кадров – только кадровое делопроизводство и все, что с ним связано.
- Инспектор по кадрам (или менеджер по персоналу). Штатная единица специалиста по кадровому делопроизводству вводится на небольших предприятиях. Функции кадровика может выполнять и внешний специалист – по договору аутсорсинга.
- Внутренний совместитель. Если численность штата недостаточно велика или бюджет компании не позволяет содержать отдельного специалиста по кадрам, его функциональные обязанности может выполнять на условиях совмещения секретарь, офис-менеджер или бухгалтер. Согласно требованиям трудового законодательства, дополнительная нагрузка возможна только с согласия работника и за дополнительную плату. Причем совмещение должностей не должно сопровождаться увеличением продолжительности рабочего дня.
- Руководитель. Такое возможно, если компания создана недавно, а численность персонала не превышает 20 человек.
В любом случае специалист, которому предстоит вести кадровое делопроизводство, должен хорошо разбираться в трудовом законодательстве, владеть основами бухучета, ведения отчетности, уметь работать в специализированных программах и справочных системах, обеспечивающих правовую поддержку. За отсутствие кадрового учета и кадрового делопроизводства предусмотрены штрафные санкции.
Разобраться в тонкостях документационного обеспечения управления предприятием поможет один из курсов в нашей Академии.
Социальная реабилитация – виды и проблемы
Расскажем о том, что такое социальная реабилитация, кто в ней нуждается и по каким причинам. Поговорим об основных видах социальной реабилитации, о задачах, которые она помогает решить, обозначим ее уровни и этапы, а также обсудим проблемы, которые мешают ее реализации.
Детские страхи – причины, способы преодоления
Расскажем, откуда берутся страхи, нормально это явление или нет, разберемся, что могут сделать родители и психолог для преодоления детских страхов.
Кто такой конфликтолог и чем он занимается
Развернутое описание профессии конфликтолога, ее основных направлений, преимуществ и проблемных моментов. Предлагаем ознакомиться с основными задачами, которые решает специалист по урегулированию конфликтов и какие функциональные обязанности он выполняет, разобраться с тем, какие знания и личные качества нужны хорошему конфликтологу и где можно получить эту профессию.
Источник: nadpo.ru
Программы для ведения кадрового учета
Профессиональный инструмент для отдела кадров, расчетного отдела и HR-службы.
от 3 700 руб.
1С:ЗУП ПРОФ
Лучшая программа для кадрового учета и автоматизации расчета зарплаты. А еще мы дарим подарки!
от 26 700 руб.
1С:ЗУП КОРП
С нами это больше, чем просто покупка программы: проектный анализ + настройка и поддержка в подарок!
от 128 700 руб.
Кадровое делопроизводство – это словосочетание актуальное для всех компаний, имеющих хотя бы одного наемного работника. Действительно, трудовой кодекс РФ и множество законодательных актов обязывают работодателя заниматься оформлением различных кадровых документов на протяжении всего срока работы сотрудника в вашей компании – от приказа для приема на работу, до приказа об увольнении.
Объем и сложность кадрового документооборота зависят от многих вводных: численности штата, сферы деятельности, организационно-правовой формы предприятия и многих других факторов, поэтому автоматизация данных процессов всегда была более чем актуальным вопросом и для самих предприятий, и для разработчиков программного обеспечения
Давайте рассмотрим, как работают программы кадрового учета или HRM (Human Resource Management), а также основные причины, по которым они являются одним из самых востребованных видов программного обеспечения в бизнес-сегменте.
Функционал и возможности
Ядром практически любой программы для ведения кадрового учета является структура компании и ее штатное расписание, содержащее основные сведения: количество ставок, условия оплаты труда, график и условия труда. Уровнем ниже расположены сведения о сотрудниках предприятия: личные сведения, образование, состав семьи и прочая информация, связанная с конкретным работником.
Поскольку в жизни любой компании постоянно происходят события так или иначе связанные с кадровым делопроизводством, существует необходимость и в их документальном оформлении. Отпуска, больничные листы, временное совмещение должностей и прочие события напрямую влияют на важнейшую статью расходов любого предприятия – заработную плату сотрудников. Именно эти кадровые документы корректируют сумму начисленной и выплаченной заработной платы для ваших сотрудников, и остаются в базе данных для аналитики или отчетности в различные фонды и государственные инстанции.
Преимущества программы
В России полным ходом идет цифровая стройка, масштабы которой сравнимы с социалистическими пятилетками в СССР, но только строительный материал представляет собой не кирпичи и бетон, а строки кода, часы работ аналитиков и консультантов по учету.
Эти новшества коснулись и кадрового учета. Теперь отчетность сдается в электронном виде, введены электронные больничные листы, а с 2020 г. начинается переход на электронные трудовые книжки. И если раньше взаимоотношения с государством без использования бумажных бланков и документов были делом добровольным, то с течением времени стали вполне обязательными. Все это обуславливает плюсы автоматизации вообще и кадрового учета в частности.
C 2003 года наша компания специализируется на автоматизации кадрового учета и расчета зарплаты в 1С:ЗУП, на примере множества реальных кейсов поможет оценить возможности и отраслевые особенности кадрового учета, для этого достаточно оставить заявку на нашем сайте или по телефону.
Сокращение времени на рутинные процессы
Если на предприятии работает 10 сотрудников, нет особой текучки или создания позиций штатного расписания по причине бурного развития, вашим кадровым документооборотом может заниматься практически любой сотрудник, и скорее всего ему не придется тратить на это большое количество времени.
А теперь представьте, что численность штата стала хотя бы 500 человек, и, допустим, это предприятие является машиностроительным заводом. На таком предприятии за неделю пройти процедуру повышения квалификации может потребоваться половине коллектива, работающей в разных цехах. Им всем придется сделать отметку в личном деле о присвоении нового разряда, а после этого обязательно создать приказ для расчетчиков о соответствующем событии, иначе как последние поймут, что работникам необходимо повысить тарифную ставку. В программе для ведения кадрового производства данная процедура при неспешном выполнении заняла бы примерно час, а вручную – около двух рабочих дней.
Контроль и порядок
Одним из плюсов процесса перехода на программное обеспечение для кадровиков является обязательное наведение порядка в процессах самого отдела кадров, поскольку без этого автоматизация (хаоса) ничего не даст.
Не менее важно, что при использовании кадрового ПО все данные о сотрудниках хранятся в системе, к которой можно предоставить доступ ограниченному кругу лиц, а также при помощи различных отчетов получать необходимую информацию. Например, для строительных или промышленных компаний очень важно контролировать срок действия удостоверений и прочих документов, выдаваемых Ростехнадзором – аттестатов по электробезопасности или прав для управления ТС, перевозящим опасные грузы, нефтепродукты, взрывоопасные вещества и.т.п.
Расчет зарплаты
Кадровики и расчетчики преследуют общие цели – своевременную выплату заработной платы, составляющей правильную сумму. Безусловно, если сотрудники не ходят в отпуск, не болеют и работают за фиксированный оклад, то посчитать их зарплату можно в Excel или деревянных счетах, но такого почти не случается. Например, автопарк провел автоматизацию кадрового производства по причине принятия более сложной системы оплаты труда для водителей автобусов. Их специалисты имеют дело с расчетом зарплаты для сотрудников, которые днем могут трудиться в соответствии со 2 классом спецоценки, а после обеда становиться «вредниками» с классом 3.2, а также несколько дней находиться в простое по вине работодателя. Без многофункционального инструмента в виде программного обеспечения отдел кадров потратит на такой расчет неприемлемое по современным меркам количество времени.
Какие варианты существуют на рынке ПО
На российском рынке подавляющее большинство предприятий использую для ведения кадрового учета программы компании 1С. Ее флагманским продуктом в этой области является конфигурация 1С:ЗУП 8 КОРП.
Однако существуют и другие программы для автоматизации кадрового документооборота. Рассмотрим наиболее популярные из них.
Парус «Кадры»
Российская разработка, содержащая функционал только кадрового учета. Позволяет вести основные операции кадрового делопроизводства:
- Штатное расписание и структура организации, в т.ч. ведение учета внештатных подразделений;
- Прием на работу и назначение на должность сотрудников;
- Учет личных сведений сотрудников;
- Журнал ведения отпускных и больничных;
- Учет кадровых переводов и перемещений;
- Учет квалификационных категорий и аттестаций;
- Кадровая отчетность предприятия.
- + Ориентация на работу для госслужбы;
- + При необходимости расчета заработной платы может использоваться с модулем «Зарплата»;
- – Нет полноценного модуля для управления персоналом;
- – Устаревший интерфейс.
Босс-Кадровик
Также российский вариант ПО для кадрового учета, расчета зарплаты и автоматизации процессов управления персоналом.
- Расчет зарплаты;
- Обучение, оценка и аттестация сотрудников;
- Отчетность по кадровому учету и зарплате;
- Разработка мотивации;
- Охрана труда;
- Планирование, подбор и учет персонала;
- Кадровый резерв.
- + Полноценный HRM-функционал для работы с бизнес-процессами управления персонала и расчета заработной платы;
- + Интеграция с приложениями Microsoft Office;
- – Ограниченный функционал расчета заработной платы;
- – Небольшой объем внедрений на предприятиях и пользовательского опыта.
Navision HR
По своей сути данное программное обеспечение формально можно отнести к классу полноценных HRM-решений.
- Подбор персонала;
- Учет кадровых документов и кадровых перемещений;
- Регистрация сведений о сотрудниках;
- Учет отсутствий сотрудников;
- Расчет заработной платы;
- Кадровые отчеты.
- + Полный функционал кадрового учета и расчета заработной платы;
- + Современный интерфейс и синхронизация с сервисами Microsoft;
- – Из процессов управления персоналом присутствует только подбор персонала, а кадровый учет содержит только базовые документы: приемыувольнения, перемещения, небольшое количество отчетов и кадровой аналитики и т.п.;
- – Для работы с предоставлением данных в государственные фонды понадобиться дополнительная интеграция с модулями электронной отчетности;
- – Финансовые издержки внедрения и использования иностранного ПО.
SAP HCM
Учитывает основные потребности отдела кадров – управление персоналом, кадровый учет и расчет заработной платы при использовании соответствующего модуля.
- Подбор персонала и развитие персонала;
- Штатное расписание и структура компании;
- Кадровый учет с набором основных документов;
- Планирование системы мотивации и КПЭ;
- Возможность расчета заработной платы;
- Кадровая аналитика и отчетность.
- + Создание единой системы автоматизации, если помимо этой системы на предприятии все автоматизировано на базе SAP;
- – Как и у большинства заграничного ПО акцент смещен с регламентированного кадрового учета на HR-процессы;
- – Проблемы с оперативностью и точностью реакции на изменения российского законодательства.
Почему кадровики в большинстве организаций пользуются 1С?
Программа 1С:ЗУП создана в соответствии с российским законодательством и методологией работы отечественных отделов кадров. Как мы уже упоминали, флагманом линейки является версия КОРП, которая позволяет вести кроме традиционного кадрового учета и расчета заработной платы еще и управление персоналом. Следует отметить, если для типового кадрового учета существует также 1С:ЗУП 8.3 ПРОФ, Базовая версия и некоторые отраслевые издания.
При должном сопровождении и обновлении программа четко соответствует законодательным нормам, даже самым недавним, позволяя работать только с актуальными формами документов для регламентированного кадрового учета.
Подбор кандидата на вакантное место, прием на работу и создание кадровых документов на протяжении всего срока работника, начисление заработной платы – все эти процессы можно вести в одной программе, сохраняя историю действий, что позволяет избежать дополнительных синхронизаций с другими программами и потери информации.
Реализация кадровых переводов в системе позволяет сразу изменять условия начисления заработной платы для сотрудника, включать или исключать их из кадрового резерва и т.д., что существенно облегчает труд кадровика и не позволяет забыть о важных корректировках.
Возможно создание всех видов отпусков: основного, дополнительного, ученического, неоплачиваемого и прочих.
Все действия по отпускам – расчет отпускных выплат или компенсаций, если сотрудник захотел получить деньги за дни дополнительного отпуска, и т.д., можно произвести одним документом.
Предусмотрена возможность учета с бумажными и с электронными листами нетрудоспособности.
Большинство информации о позициях в организации содержится в Штатном расписании, что позволяет быстро и четко оценить
Ведение регламентированной и управленческой структуры предприятия позволяет оперативно производить учет кадров и расходов на персонал, что особенно актуально, если в компании используют учет по местам возникновения затрат.
Создавать и отправлять отчеты онлайн в государственные органы теперь можно, не выходя из 1С:ЗУП, через сервис, который уже встроен в программу и поддерживает использование электронной подписи.
Все данные о сотрудниках, а также кадровые документы, оформленные на них, хранятся в карточке сотрудника.
Это позволяет уменьшить время и ошибки при распечатке форм Т-2, приема на работу, кадрового перевода, табеля рабочего времени, ученического договора и прочих, наиболее используемых документов. 1С:ЗУП имеет возможность подключения печатных форм, например, трудового договора или других локальных нормативных актов кадрового делопроизводства в организации.
Внедрение 1С:ЗУП
Внедрение под бизнес-модель компании: учет кадров, расчет зарплаты, анализ и управление персоналом
Автоматизация кадрового учета
Планирование потребности в персонале, формирование ФОТ, штатное расписание, учет движения кадров
Система имеет широчайшие возможности по формированию кадровой аналитики и отчетности.
Наряду с широчайшим функционалом, аналитическими возможностями и гибкими настройками, одним из важнейших преимуществ остается массовое внедрение программы и «обкат» ее в реальной работе сотен предприятий. Наряду с использованием других программ 1С, интерфейс 1С:ЗУП понятен не только отделам кадров и расчета заработной платы, но и бухгалтерам, руководителям и другим специалистам.
Автоматизация кадровых процессов в 1С значительно облегчает работу кадровика, избавляя от рутины, исключая возможные ошибки в оформлении документов и повышая эффективность работы кадровой службы. Если вы планируете подробнее ознакомиться с решениями 1С, оставьте заявку на нашем сайте или позвоните нам по телефону, мы поможем подобрать для вас оптимальный вариант программы.
Источник: wiseadvice-it.ru