Кадровый учет как бизнес процесс

Кадровый учет наравне с бухгалтерским и налоговым позволяет отражать достоверную информацию, необходимую для полноценного функционирования компании. Об особенностях этого вида учета, а также об основных документах, задействованных в нём, пойдет речь в нашей статье.

• Ведение кадрового учета
• Документы кадрового учета
• Ответственность за правонарушения при ведении кадрового учета
• Итоги

Ведение кадрового учета

Ведение кадрового учета предполагает оформление большого количества документации, которая будет отражать информацию как отдельно по каждому сотруднику, так и в целом по всей компании, а также создание правил, регламентирующих порядок трудовой деятельности.

Ведение кадрового учета подразумевает фиксирование численности сотрудников, что возможно только при качественном отслеживании всех перемещений. Основной задачей кадрового учета является составление документального подтверждения того или иного перемещения сотрудника, начиная от приема на работу, перевода на другую должность, оформления отпуска и заканчивая увольнением.

Конечно, кадровый учет можно вести и вручную, однако ведение кадрового учета посредством применения программных средств позволяет минимизировать время на подготовку документации, в особенности если в компании много сотрудников.

Важнейшая составляющая кадрового учета — кадровое делопроизводство. Ознакомьтесь с основными принципами его осуществления в экспертной статье, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите к ней бесплатный пробный доступ.

Документы кадрового учета

Документы кадрового учета могут быть как обязательными, составление которых предусмотрено ТК РФ, так и необязательными.

К документам кадрового учета относятся:

• приказ о приеме на работу (Т-1) — не является обязательным;
• контракт с сотрудником (ТД-1);
• трудовая книжка (приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н) в электронном или бумажном виде;

Об особенностях оформления трудовых книжек смотрите в материале «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».

• личная карточка сотрудника (Т-2);
• документы о переводе (Т-5);
• приказ об оформлении отпуска (Т-6);
• график отпусков (Т-7);
• штатное расписание (Т-3);
• табель учета рабочего времени (Т-12);
• приказ об увольнении (Т-8).

Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили особенности ведения электронных трудовых книжек. Получите бесплатный пробный доступ к материалу на данную тему.

Большинство кадровых документов имеет унифицированную форму. Некоторые же документы работодателю следует разрабатывать самостоятельно:

• коллективный договор;
• правила внутреннего распорядка;
• положения об оплате труда;
• положение о персональных данных сотрудников;
• положения об охране труда;
• положение о премировании;

О сроках хранения кадровых документов см. в материале «Какие сроки хранения документов по охране труда».

ВАЖНО! Согласно ст. 8 ТК РФ сформированные организацией положения, которые ущемляют права сотрудника, не могут применяться для регулирования трудовых отношений.

Все учетные документы, подготовленные кадровым работником, утверждаются руководителем организации. После этого сотрудник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.

Следует отметить, что в некоторых ситуациях составления кадровых документов можно избежать: например, составлять должностные инструкции не требуется, если трудовым контрактом уже предусмотрен функционал сотрудника.

Ознакомьтесь с порядком издания должностных инструкций.

То же самое касается положения об оплате труда, составление которого также необязательно, если в контракте прописан будущий доход сотрудника.

Наличие того или иного документа в учете кадров зависит от специфики работы отдельного сотрудника и компании в целом. Если в компании предусмотрена работа по сменам, то следует оформлять график сменности. При выполнении трудовых обязанностей на объектах повышенной секретности следует прописать в договоре пункт о сохранности коммерческой тайны, а также составить соответствующее положение, в котором будут закреплены порядок доступа к тайне, ответственность за ее разглашение, а также условия прекращения такого доступа. Обязательно нужно оформить контракт о полной материальной ответственности с сотрудником в случае, если он имеет отношение к ценным грузам или объектам.

В последнее время все большую популярность обретает электронный кадровый документооброт (ЭКД), позволяющий обмениваться кадровыми документами в электронном виде. Для этого необходимо наличие специального программного обеспечения и ЭЦП у работника. Основые принципы ЭКД изложены в ст. 22.1 ТК РФ.

Как организаовать ЭКД в организации, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Ответственность за правонарушения при ведении кадрового учета

Основным контролирующим органом, который отвечает за правильность ведения кадрового учета, является Государственная инспекция труда. Она призвана осуществлять контроль за кадровыми операциями и, если кадровый учет ведется с нарушениями, привлекать к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Выделяют следующие виды ответственности (ст. 419 ТК РФ):

• Административная — штрафы для должностных лиц и компаний отражены в ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ. Административная ответственность чаще всего наступает в случае отсутствия какого-либо необходимого кадрового документа или его непредставления по запросу работника либо организации.

Пример: Иванов И. А. решил взять кредит. Для этого ему нужна копия трудовой книжки и справка 2-НДФЛ. Работодатель отказался выдать копию трудовой книжки. Сотрудник вправе заявить о неправомерных действиях работодателя в трудовую инспекцию, которая привлечет компанию к ответственности (ее должностных лиц) по ст. 5.39 КоАП РФ в размере от 5 000 до 10 000 руб.

• Гражданско-правовая — наказание предусмотрено ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ.

Пример: Петров С. Ф. получил травму на рабочем месте. В соответствии со ст. 1085 ГК РФ работодатель обязан компенсировать неполученную оплату труда за время пребывания сотрудника на лечении, а также расходы на его лечение и восстановление.

• Уголовная ответственность — предусмотрена ст. 143, 145, 145.1, 146-147, ст. 215-217 УК РФ.

Кроме того, документы кадровых служб могут запрашивать налоговые органы, в случае непредставления которых наступает ответственность по ст. 126 НК РФ.

Размер штрафа на основании данной статьи НК РФ зависит от типа информации, запрошенной проверяющим ведомством.

Итоги

Правильный и своевременный кадровый учет позволяет руководству сделать компанию более эффективной. В настоящее время существует множество программных средств, которые помогают оптимизировать время на составление кадровой документации и добиться точности при отражении данных кадрового учета.

Источник: nalog-nalog.ru

Автоматизация отдела кадров в Битрикс24

Навиния — сильный игрок на рынке транспортной логистики в странах СНГ, Юго-Восточной Азии, Европе и США. В компании около 200 человек, распределенных по городам страны и использующих Битрикс24. Перенос согласования договоров и контрагентов в Битрикс24 позволил сократить время оформления документов. Использование автоматического подтверждения благонадежности контрагента из страховой компании позволяет не названивать каждый час страховому агенту.

Следующим шагом стала автоматизация кадровой работы.

1. Бизнес-процесс согласования отсутствия сотрудника

В Битрикс24 встроен штатный бизнес-процесс “Согласование отпуска”. Удобный инструмент. В сети опубликовано видео, как бизнес-процесс избавляет от беготни по согласованию отпуска.

Но отсутствие не всегда можно запланировать. Например, случился форс-мажор: завтра без предупреждения прилетает теща. Её нужно с цветами встретить в аэропорту. Или заболел ребенок — надо сводить к врачу. Такие ситуации всем знакомы. Выход — отпроситься на работе на пару часов. Бизнес-процесс “Согласование отпуска” не подходит. На 2 часа отпуск не дают.

Значит нужно согласовать отгул, причем на пару часов. Для решения задачи согласования отсутствий на рабочем месте в Битрикс24 был создан бизнес-процесс.

Сотрудник заполняет форму бизнес-процесса “Согласование отсутствия сотрудника”: Поле “Отсутствующий сотрудник” заполняется автоматически — в нем проставляется автор, запускающий бизнес-процесс. Но поле это редактируемое. Если у человека нет доступа в портал, но он может позвонить в офис, то запустить бизнес-процесс для сотрудника может его коллега.

Запускается автоматический бизнес-процесс. Приходит уведомление руководителю: Он принимает решение, отпускать или нет сотрудника: Информация об отсутствие сотрудника публикуется в Графике отсутствий: Опубликовать отсутствие в портале — половина задачи. Нужно ещё пересчитать зарплату. А это уже делается в 1С.

Для передачи данных об отсутствиях в 1С создан специальный модуль обмена. Он обращается каждый день в 18 часов к графику отсутствий и забирает отсутствующих на следующий день.

С помощью созданного REST-метода через json-файл передается информация об отсутствии сотрудника в рабочей день: На стороне 1С полученная информация используется для автоматического перерасчета заработной платы. Бизнес-процесс (БП) используется не только для согласования отгулов.

Командировки, отпуска, необходимость удаленной работы вне офиса, участие в выставках — согласуются через бизнес-процесс и публикуется в Графике отсутствий: Каждый сотрудник может быстро выяснить, будет ли завтра коллега в офисе. Болеет он или на выставке. Согласованные отсутствия передаются в 1С. Если отсутствия согласованы по служебной необходимости, то изменение заработной платы не происходит. Если по личной инициативе сотрудника, то происходит автоматический перерасчет заработной платы.

Работой бизнес-процесса довольны руководители и сотрудники. Руководитель понимает, где находится сотрудник в рабочее время, и с чем связано его отсутствие.

Сотрудник не бегает за начальником с просьбой “отпустить его на 2 часа завтра утром”. Всё быстро согласовывается и оформляется.

2. Бизнес-процесс согласования переработок сотрудников

Иногда вас просят задержаться на работе вечером. Или поработать в субботу — нужно вовремя сдать проект. С такими просьбами сталкивается большинство сотрудников. Можно согласиться и выручить компанию. Тем более, что руководитель обещает отгул или двойную оплату.

Только потом кто-то забыл вовремя оформить бумажные документы, подписать у согласующих, передать в отдел кадров и через полгода никто не помнит, что вам обещали отгул или прибавку к зарплате. Знакомая ситуация?

Чтобы избежать неправильной ситуации, когда работник выступает просителем и напоминает о подвиге в выходной день, был разработан бизнес-процесс согласования переработок.

Процесс простой. Руководитель заводит переработку для сотрудника своего отдела. Указывает:

• дату и время дополнительной работы;
• клиента, ради которого организована дополнительная работа (переработки просто для себя не нужны);
• описание объема работ;
• какой бонус предусмотрен.

После запуска бизнес-процесса сотруднику приходит задание. Можно согласиться или отказаться (демократия в действии): Если сотрудник отказывается (не всегда мы готовы к подвигу), то руководителю возвращается отказ с комментариями сотрудника. Бизнес-процесс завершается.

Если сотрудник согласен, то руководителю приходит уведомление о выходе подчиненного на работу: В График отсутствий автоматически помещается информация: В 1С передается информацию о работе сотрудника в выходной день и необходимости оплаты работы в двойном размере. Дальше дело техники, информация передается расчетчику, и в день выдачи заработной платы сотрудник видит весомую доплату за доблестный труд.

3. Модуль заместителей

В портале созданы простые и удобные бизнес-процессы. Но совершенству нет предела. Появились проблемы в ходе практического использования БП. Руководитель отдела уехал в командировку и согласование отгулов, отпусков, переработок остановилось. Что делать?

Есть возможность делегировать задание бизнес-процесса другому сотруднику. Руководитель на время своего отсутствия может в задании нажать “Делегировать” и выбрать заместителя: Но на практике делегировать каждое отдельное задание неудобно.Поэтому было предложено решение — создать модуль, в котором будет храниться информация о заместителях руководителей отделов компании: Схема работы модуля:

1. Вносится информация о заместителях.
2. При запуске бизнес-процесс проверяет График отсутствующих.
3. Если на текущий день, человек отсутствует, то ответственным в заданиях бизнес-процесса назначается его заместитель.

Таким образом, “делегирование” выполняется автоматически. Нет необходимости во время отпуска (командировки) руководителю постоянно проверять, поступили задания или нет. Отпуск ничем не омрачается. В настоящий момент используется первая версия модуля заместителей. Следующий недостаток проявился при его использовании. Для коротких бизнес-процессов (продолжительностью 1 — 2 дня) модуль работает хорошо. Но для длинных бизнес-процессов не подходит. Например, согласование новых договоров происходит в течение нескольких дней и даже недель. Человек уже вернулся из командировки (отпуска), а запущенный бизнес-процесс, продолжает ставить задания заместителю.

Сейчас эти ситуации происходят редко. Но планируется разработать новую версию модуля, которая будет запрашивать график отсутствий именно в момент постановки задания. В результате модуль будет использоваться на бизнес-процессах любой продолжительности.

Выводы

1. Время согласования переработок, отгулов и других отсутствий сократилось с 2-3 дней до 1 часа.
2. Работает автоматический перенос информации из Битрикс24 в 1С.
3. Отсутствует бумажный документооборот между руководителя отделов, кадровой службой и бухгалтерией.

Стоимость работ и заказ автоматизации бизнес-процессов

Какая стоимость работ? Разная, есть много нюансов. Можем назвать средние цифры. Создание бизнес-процесса, интегрированного с 1С или другими системами занимает 20-30 часов. Разработка модуля заместителей потребовала 25 часов.

• Автоматизация рекрутинга и возможности для HR в Битрикс24;
• Кейс: Экономия 300 часов HR-службы с помощью Модуля Адаптации сотрудников для Битрикс24

Источник: www.intervolga.ru

Упрощаем жизнь: как автоматизировать кадровое делопроизводство, избежать ошибок и штрафов

Как можно упростить кадровое делопроизводство организации с помощью новых технологий и грамотного подхода к менеджменту бизнес-процессов.

Прогресс не стоит на месте, и не пользоваться современными возможностями автоматизации тех или иных процессов в компании может оказаться крайне недальновидным. В сегодняшней статье мы хотим рассказать вам о том, как можно упростить кадровое делопроизводство организации с помощью новых технологий и грамотного подхода к менеджменту бизнес-процессов.

3 столпа, на которых стоит автоматизация кадров

Мы выделяем 3 основных шага, которые должна пройти организация, чтобы привести свое кадровое делопроизводство в оптимальный вид:

1. Избавление от лишнего. Здесь применимо правило «необходимости и достаточности», о котором мы расскажем далее;

2. Усовершенствование процессов. На данном этапе главная задача — упросить и улучшить все те процессы, которые остались после отсечения лишнего. Например, можно (и нужно) усовершенствовать процесс учета рабочего времени;

3. Автоматизированная обработка данных. На этом этапе обычно применяется специальное программное обеспечение, которое, например, формирует табели рабочего времени, отслеживает сроки документации и т.д.

Рассмотрим каждый из шагов подробнее.

Избавление от лишнего. Правило «необходимости и достаточности»

Прежде, чем начать что-либо оптимизировать, а уж тем более — автоматизировать, необходимо наладить всю систему таким образом, чтобы в ней не было ничего лишнего. Здесь мы советуем использовать правило «необходимости и достаточности»:

Проверьте, все ли факторы (процессы, сотрудники, отчетности и т.д.) в вашей кадровой системе действительно жизненно необходимы для функционирования? Но не отсекайте лишнее безосновательно — определите, достаточно ли минимального набора этих факторов для полноценной и качественной работы?

Начать следует с кадрового аудита, а если в вашей компании трудятся иностранцы, то необходим будет и миграционный аудит. О данных видах аудита мы рассказывали в этой статье.

Аудит поможет выявить «тонкие места», определить риски. Также в результате кадрового и миграционного аудита вы получите четкие инструкции по оптимизации кадровых процессов и документации. Таким образом, у вас на руках будут прямые указания, что нужно делать, чтобы наладить кадровое делопроизводство.

Усовершенствование процессов

Как только вы привели кадровое делопроизводство в «необходимый и достаточный» вид, можно переходить к следующему шагу — отладке каждого процесса. Главная идея этого этапа состоит в том, чтобы найти для каждого процесса максимально эффективный подход и выполнять то или иное действие наиболее результативно при меньших затратах (как денежных, так и времени и ресурсов).

В одном из наших кейсов мы рассказывали о том, как внедрили систему отпечатков пальцев на стройке, что помогло усовершенствовать процесс учета рабочего времени. Более того, применение специальных сканеров и соответствующего ПО позволило не только упростить и ускорить учет рабочего времени, входа и выхода с объектов, но и сделать его более качественным и точным.

Сканеры объединили в себе решение сразу несколько задач: допуск лиц на объект, учет рабочего времени, учет перемещений между объектами, соблюдение дисциплины.

Автоматизированная обработка данных

Заключительным этапом является автоматизация процессов. Зачастую она заключается в автоматизации именно обработки данных, но в зависимости от специфики вашего бизнеса, может быть интерпретирована и иным образом.

Для автоматизации того или иного кадрового процесса целесообразно внедрять специализированное программное обеспечение. Вероятно, вы уже знакомы с некоторыми вариантами: это могут быть Excel, 1С, решения SAP и другие.

Например, в том же кейсе про внедрение сканеров отпечатков пальцев на стройке мы описывали, как применили инструменты 1С для автоматизированного формирования табелей рабочего времени. Данные о рабочем времени каждого сотрудника ПО получало с датчиков-сканеров отпечатков пальцев, установленных на строй-объектах, а затем табели создавались по нажатию одной кнопки в программе.

Какие кадровые процессы точно стоит автоматизировать? Вот наши примеры:

• Сбор информации о присутствии/отсутствии на рабочем месте;
• Учет режимов отдыха и работы (актуально, например, для водителей на грузовых и пассажирских перевозках);
• Составление табелей, расписания, графика отпусков, графиков сменности и т.п.;
• Отслеживание сроков действия документов (это очень важно при наличии иностранных работников в штате. Санкции за нарушение сроков, например, разрешения на работу или визы могут достигать 1 000 000 рублей для работодателя);
• Учет проверок государственными органами;
• Охрана труда: например, отслеживание периодичности и правильности проведения инструктажей и медосмотров (для разных должностей и категорий квалификации существуют различные условия проведения инструктажей и медосмотров, отслеживать которые вручную может быть накладно при больших количествах сотрудников).

Подводим итоги

Автоматизация кадрового делопроизводства — серьезный и важный шаг навстречу эффективной работе вашей компании.

Налаженные процессы позволяют не только значительно экономить деньги и время, но и грамотно использовать ресурсы, а также избежать ошибок в документообороте компании. Это, в свою очередь, гарантирует вам работу без штрафов и санкций.

Надеемся, что данный материал был полезен! Начните с первого шага — кадрового аудита. Наши специалисты проводят аудит совершенно бесплатно для всех клиентов Lexintel.

Оставьте заявку на бесплатную консультацию с нашим специалистом:

• #автоматизация
• #кадровое делопроизводство
• #кадровые документы

Источник: www.klerk.ru