Анализ процессов следует понимать в широком смысле: в него включается не только работа с графическими схемами, но и анализ всей доступной информации по процессам, измерения их показателей, сравнительный анализ и т. д., которые предназначены для анализа бизнеса ( бизнес-анализ компании ). Далее будут рассмотрены задачи, методы бизнес анализа и их эффективность, а также структура и методики проведения бизнес анализа.
SWOT-анализ процесса
SWOT-анализ процесса предполагает выявление его сильных и слабых сторон, возможностей улучшения и угроз ухудшения
- провести анкетирование руководителей и специалистов организации;
- обработать результаты анкетирования, оценивая количество сходных по смыслу ответов и формируя рейтинг ответов;
- построить таблицу SWOT-анализа процесса.
Анализ проблем процесса: выделение проблемных областей
Выделение проблемных областей — простейшее средство качественного анализа процесса. Основное назначение этого способа анализа состоит в том, чтобы определить направления дальнейшего более углубленного анализа. Для выявления проблемных областей следует сформировать укрупненную схему процесса, отобразив на ней основные группы выполняемых функций и их исполнителей.
Полученная таким образом схема процесса может служить предметом для обсуждения и анализа при выполнении проекта реорганизации процессов. Так, например, информация о наличии проблем по выполнению ремонтных работ может быть рассмотрена более детально: каков порядок выполнения ремонтов, как и кем отпускаются материалы и запасные части, как ведется учет, кто отвечает за контроль смет, кто оперативно управляет процессом и т. д. Выделение проблемных областей, таким образом, является средством акцентирования внимания руководителей и экспертов на определенных фрагментах процесса.
Ранжирование процессов на основе субъективной оценки
Ранжирование процессов выполняется на подготовительной стадии проекта, когда необходимо дать характеристику каждому крупному процессу организации и принять решение, какие из них следует улучшать в первую очередь.
Существует несколько подходов к ранжированию процессов. Мы рассмотрим простейшую методику. На первом этапе необходимо составить перечень основных процессов организации. Затем формируется специальная таблица.
Следует отметить, что ранжирование процессов при помощи такой таблицы весьма субъективно. Долгосрочные проекты по улучшению деятельности организации не могут базироваться на использовании подобных методов анализа. Указанный метод обычно применяется при проведении семинаров-тренингов для руководителей, совещаний, мозговых штурмов и подобных мероприятий, цель которых состоит в осуществлении быстрого анализа ситуации с процессами предприятия на основе качественных показателей.
Существует еще множество видов различных методик проведения бизнес анализа, но они будут рассмотрены в курсе Маркетинг. Вывод продукта или услуги на рынок .
Источник: cpb-runo.ru
XII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум — 2020
Анализ бизнес-процессов выполняется с помощью различных методов, в том числе составления диаграмм, интервьюирования, имитации действий и других. Он часто включает в себя изучение бизнес-среды, организационного контекста процесса, факторов, влияющих на операционную среду, отраслевых особенностей, правительственных и отраслевых нормативов, требований рынка и конкуренции.
Количественный метод анализа заключается в измерении, сборе, обработке показателей процесса. Методы, используемые для оценки процесса в количественном и цифровом выражении включают в себя: стоимостной метод и экспресс-анализ [1].
Для оценки эффективности модели бизнес-процесса «Как есть» (рис. 1-5) воспользуемся методом экспресс-анализа, в основе которого лежит принцип перехода от неконкретных качественных методов оценки и сложно структурированных математических методов моделирования и анализа к эффективному, быстрому и общедоступному методу факторной оценки анализируемых процессов.
Рисунок 1 – Диаграмма IDEF 0 1-го уровня декомпозиции процесса «Консультирование
сельских товаропроизводителей»
Рисунок 2 — Диаграмма IDEF 0 декомпозиции процесса «Получение вопроса»
Рисунок 3 — Диаграмма IDEF 0 декомпозиции процесса «Проверка системы на наличие
необработанных вопросов»
Рисунок 4 — Диаграмма IDEF 0 декомпозиции процесса «Переадресация вопроса специалисту»
Рисунок 5 — Диаграмма IDEF 0 декомпозиции процесса «Формирование ответа»
При проведении экспресс-анализа рассчитывают следующие коэффициенты:
— сложности (отношение количества уровней декомпозиции модели процессов к сумме экземпляров процессов) — определяет, насколько сложна иерархическая структура бизнес-процессов;
— процессности (отношение количества «разрывов» (отсутствие причинно-следственной связи между экземплярами бизнес-процесса) в бизнес-процессах к сумме классов процессов) — характеризует бизнес-процесс как процессный либо проблемный (в процессной модели все экземпляры связаны между собой причинно-следственной связью и горизонтально интегрированы);
— контролируемости (отношение количества классов бизнес-процесса к количеству собственников процесса (СП)) — характеризует эффективность управления СП принадлежащими и управляемыми ими бизнес-процессами;
— ресурсоемкости (отношение количества используемых ресурсов к количеству «выходов» (результатов экземпляров процессов) бизнес-процессов) – показывает насколько эффективно используются ресурсы в конкретном бизнес-процессе;
— регулируемости (отношение количества имеющихся регламентной документации к количеству классов бизнес-процессов) — характеризует бизнес-процесс как регулируемый или нерегулируемый нормативными регламентами [2].
Произведем визуальный анализ модели бизнес-процесса для того, чтобы выявить количественные значения необходимых параметров (таблица 1).
Таблица 1 – Количественные значение параметров бизнес-процесса «Консультирование сельских товаропроизводителей»
Количество уровней бизнес-процессов
Количество экземпляров бизнес-процессов
Количество разрывов процессов в экземплярах бизнес-процессов
Количество классов бизнес-процессов
Число собственников бизнес-процессов
Количество использованных ресурсов в бизнес-процессе
Количество «выходов» в экземплярах бизнес-процессов
Количество регламентирующей нормативной документации
Количественные значения параметров исследуемого процесса используем в расчете коэффициентов эффективности бизнес-процессов
(таблица 2).
Таблица 2 – Расчет коэффициентов эффективности бизнес-процесса «Как есть»
Формулы расчета коэффициентов
Источник: scienceforum.ru
Изучение документации и исследование бизнес процессов
Для многих это самая скучная часть работы с бизнес процессами. Но анализ и исследование бизнес процессов без нее невозможен. Для меня работа с документацией похожа на сборку пазла — из разрозненных кусочков информации, разбитых по документам, нужно с.
Исследование бизнес процессов начинается с изучения документации
Получение документов
Понятное дело, для того, чтобы получить документы, их нужно для начала запросить. Но формулировка вопроса из серии «Дайте мне, пожалуйста, все документы по процессу» вряд ли найдет понимание. Поэтому формулировка запроса важна. Запрос — это, конечно, условное понятие. Можно «запросить» документы письменно, а можно и устно.
Но в любом случае вы должны дать пояснение, какие конкретно документы вам необходимы. Несмотря на то, что набор документов отличается от компании к компании, он имеет определенную структуру и общие понятия.
Важно. Несмотря на то, что вы можете попросить документы просто в ходе беседы, я рекомендую по окончании разговора продублировать запрос письмом. В письме обязательно необходимо указывать, какие именно документы вы хотите получить и когда. Таким образом, вы дадите возможность обдумать вашу просьбу и спокойно собрать необходимую документацию.
Классификация документов
1. Управляющие документы
- регламент — основной документ процесса, в котором указана вся информация о процессе. Структуру регламента я буду рассматривать отдельно, но по идее регламент включает в себя абсолютно все, что необходимо знать о процессе — начиная от модели процесса и его участников и до ключевых показателей эффективности.
- инструкция — подробное пошаговое описание выполнения того или иного подпроцесса. Такие подпроцессы не имеет смысл подробно раскрывать в модели. Причина тому — подпроцесс линеен, т.е. одно простое действие выполняется за другим. К примеру, инструкция по регистрации почтового ящика.
- скрипт — по сути, скрипт отображает дерево действий, все ветвления сценария. Как правило, понятие «скрипт» используется в сфере ИТ и отображает поведение системы в тех или иных сценариях. Но так же называют дерево развития разговора, к примеру, с клиентом. Такой скрипт отражает предпочтительные фразы в зависимости от реакции клиента.
- процедура — в большинстве своем лишний документ, описывающий один из подпроцессов. Лишний потому, что описание подпроцесса должно входить в общую модель бизнес процесса. Весь документ можно заменить одной диаграммой процесса в составе модели и регламента.
2. Документы процесса
Такими документами являются все те документы, которые появляются непосредственно в процессе. К примеру, в процессе «Продажи» появляется документ «кассовый чек». Или другой пример, в котором документ не выходит за рамки процесса — в том же процессе «Продажи», помимо кассового чека, делается «запись в журнал продаж».
При запросе сделайте пометку о том, что необходимы реальные образцы таких документов. Если документ является частью информационной системы, попросите доступ к системе и ссылки на конкретные документы. В крайнем случае попросите скриншот.
Важно. Вообще понятие «документ» не означает наличие отдельной «бумажки». Запись в журнале -это документ. Электронная заявка или форма — это тоже документ. Даже электронное письмо является документом с точки зрения управления бизнес процессами. Иными словами, документ — это информация, имеющая определенную форму — бумажную, электронную, жидкую, газообразную или любую иную. шучу))
3. Функциональные документы
- должностные инструкции — содержат в себе описание прав и функциональных обязанностей сотрудников, которые можно отнести к бизнес процессам.
- политика, положение — документы общей направленности, тем не менее из них можно почерпнуть полезную информацию. К примеру, если вы занимаетесь процессом «Управление качеством», то вам может понадобится «Политика качества» и / или «Положение о отделе контроля качеством»
4. Документы, отражающие определенные показатели процесса
К данной категории относятся отчеты, информационные и аналитические записки и т.д. Отчеты в любой компании — это отдельная тема для разговора, к которой еще предстоит вернуться.
Обработка документов
Говоря об обработке документов, я имею в виду наведение порядка, установление взаимосвязи между документами и поиск необходимой информации. Первое, что необходимо сделать — это просто распределить документы по процессам.
Если один документ, например, должностная инструкция касается нескольких процессов, то его необходимо или скопировать в папку каждого процесса, или, если документ в бумажном виде, сделать пометки, к каким процессам он относится. Лучше всего стикерами.
Нужно просмотреть документы и обозначить взаимосвязи между ними. Взаимосвязь между документами — когда в одном документе есть прямая или косвенная ссылка на другой документ. С прямыми ссылками все понятно. Косвенная ссылка — это когда документ подразумевается, но не указывается конкретно. К примеру, нередко можно встретить формулировку «Указанное в соответственном положении». «Соответственное положение» и есть косвенная ссылка. Структура документов должна приобрести приблизительно следующий вид:
Важно. Если документ отсутствует у вас, но подразумевается в системе, или вы понимаете, что он логически должен быть, то сделайте соответствующую пометку в структуре.
- Кто участвует в процессе?
- Что каждый участник делает в процессе?
- Какие конкретно операции выполняет и в каком порядке?
- С чего начинается процесс?
- Каков результат процесса?
- Что используется для реализации процесса и в каком количестве? — инструменты, программы, расходные материалы, деньги и другие ресурсы.
- Какие документы использует процесс?
- Какие документы появляются в процессе?
- Кто использует продукты процесса?
- От кого зависит начало и выполнение процесса?
- Какие показатели отслеживаются?
- Кто и каким образом управляет процессом?
Конечно же, самым важным на данный момент является понимание того, из каких подпроцессов и операций состоит бизнес процесс и в каком порядке они выполняются. Начав тянуть за эту ниточку, вы распутаете весь клубок.
Обрабатывая документы, помечайте всю значимую информацию, чтобы иметь возможность быстро найти необходимый отрывок. Я предпочитаю составлять структуру в виде интеллект-карты и туда же вставлять все необходимые заметки и вопросы. Пример обработки и структурирования документа
Кстати, о вопросах. Не пытайтесь сразу анализировать документы и записывать вопросы на полях. Сначала изучите документ и только потом формулируйте вопросы. Таким образом, избавите себя от ненужной работы.
Если документов действительно большое количество, то лучше всего каждому документу и отрывку информации присвоить код, а затем создать базу данных. Учтите, что ко многим отрывкам в документах вам придется не раз возвращаться. Поэтому я предпочитаю полностью переносить всю значимую информацию из документов в созданную структуру. Таким образом, я могу работать пользуясь лишь одним документом.
Инвестиции в будущую экономию времени всегда окупаются.
Анализ документов
- Структура документов
- Выжимка информации и заметки к ним.
- Модель бизнес процесса, созданная на основе информации из документов.
Отправной точкой для анализа является модель бизнес процесса.
- Откуда данный документ появляется?
- Что и кто с ним делает в процессе?
- Как документ изменяется, какая информация вносится или используется из него?
- Что происходит с документом, когда он выполнил свою функцию?
Все вопросы по вышеуказанным пунктам должны быть записаны, к ним должны быть сделаны ссылки на обработанные документы.
После тщательной обработки документации можно приступать к следующему этапу — проведение интервью. [maxbutton ] [maxbutton ]
Источник: deep-vision.one