Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации – штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда-нибудь окупятся. На самом деле, автоматизация эффективна в бизнесе любого масштаба, правильно внедренные и используемые программные решения могут существенно сократить затраты и увеличить результативность всех бизнес-процессов. Журнал «Генеральный директор» рассказал об опыте четырех российских компаний, которые решили свои насущные задачи с помощью автоматизации.
«Мы сократили расходы на бухгалтерию на 50%»
Елена Парфенова, финансовый директор производственного объединения «Сибирская промышленная компания» (Иркутск). Компания специализируется на производстве грузоподъемного оборудования. Среднегодовой оборот – 110 млн. рублей, численность персонала – 80 человек.
Как экономить деньги и не терять в качестве жизни | советы от Сортировочной
Раньше мы всю документацию и отчетность вели в Excel: сотрудники вводили данные в таблицы, администратор проверял заполнение полей, вносил коррективы, экономист переносил данные в бухгалтерский отчет. Помимо того, что процесс был громоздким и требовал участия многих специалистов, контролеры нередко начисляли нам штрафы и пени. Бывало даже, что арестовывали счета из-за несвоевременной уплаты налогов.
Решение 1. Автоматизация учета
Чтобы сократить затраты, два года назад мы установили программу «1С:Управление небольшой фирмой». Главный ее плюс в том, что она помогает ничего не забыть: на каждое необходимое действие приходит напоминание, каждый заказ контролируется, видны все взаиморасчеты, сроки оплат, недопущение разрывов по кассе и т.д. Когда закрывается месяц, в программе автоматически все сводится воедино: формируется себестоимость, расходы (косвенные и прямые) и т.д.
После того как мы немного донастроили программу, счет стал автоматически менять статус, когда поступала оплата. Производственникам больше не надо уточнять, какой заказ включать в работу, достаточно посмотреть в программу. Менеджер видит, что заказ в производстве, видит срок его выполнения, который выставило производство, и может сообщить об этом клиенту.
Решение 2. Аутсорсинг бухгалтерии
Даже после автоматизации у нас все равно возникали проблемы с налоговиками (как оказалось, виной тому был непрофессионализм главбуха). Мы рассказали об этом нашим партнерам – представителям фирмы «1С». Они порекомендовали передать ведение бухучета специализированной компании «1С:БухОбслуживание». Мы согласились.
Это позволило сократить штат бухгалтеров с четырех до одного, одновременно повысив эффективность процесса. Наш бухгалтер вносит первичную документацию, сотрудники аутсорсинговой компании проверяют правильность заполнения документов, формируют налоговую и бухгалтерскую отчетность организации.
№352 — Как открыть БИЗНЕС в ИТ? 8 пунктов. Делай по ШАГАМ и будешь богат (НЕТ!).
Автоматизация и аутсорсинг существенно улучшили нашу работу: система сама все напомнит и зафиксирует. Нам остается только вовремя выполнить соответствующие действия.
Теперь мы вовремя сдаем отчетность и быстрее реагируем на письма из налоговой инспекции. Больше не нужно ездить в ИФНС – это делает аутсорсинговая компания.
Каждый месяц мы экономим как минимум 50% от прежних затрат за счет сокращения бухгалтерии и некоторых высокооплачиваемых сотрудников (мы расстались с тремя бухгалтерами, администратором и экономистом). А отсутствие штрафов и пени позволяет больше не выводить из оборота денежные средства, которые необходимы при расчете с кредиторами.
Все данные теперь как на ладони: отчетность, аналитика, взаиморасчеты по дебиторке и кредитам. Достаточно иметь под рукой интернет, и я могу контролировать положение дел в режиме реального времени из любой точки. Мне больше не нужно ходить в бухгалтерию, чтобы выяснить все интересующие меня вопросы. При этом сотрудники аутсорсинговой компании оставляют в системе комментарии к документам: что следует прислать, что готово и т.д.
«Невозможно развивать бизнес, пользуясь только Excel»
Евгений Курин, индивидуальный предприниматель (Тутаев, Ярославская область). Сфера деятельности: изоляционные работы. Валовый доход за первые пять месяцев работы — 3 млн. рублей, численность персонала – 10 человек.
Наша сфера деятельности сложна в плане учета, особенно когда сотрудничаешь с управляющими компаниями в сфере ЖКХ. Важно максимально полно фиксировать информацию о заказах поставщикам, расходах, материалах и пр. В нашем регионе многие коллеги-предприниматели до сих пор ведут отчетность в Excel. Такой подход не позволяет бизнесу расти и развиваться. Поэтому с августа 2015 года я начал использовать программу «1С:Управление небольшой фирмой».
Преимущества программы. Мне нравится возможность видеть всю информацию: общие показатели продаж, прибыльность, рентабельность. Раньше, когда надо было срочно ответить на запрос клиента, приходилось перебирать ворох бумаг, а теперь достаточно кликнуть пару раз мышкой – и все цифры перед глазами.
У меня был опыт работы с программами «1С», и тем не менее пришлось всему учиться заново. В связи с этим я бы хотел дать пару советов тем, кто будет самостоятельно изучать программу. Во-первых, используйте бесплатные демо-версии. В них методом проб и ошибок можно найти нужные решения, не засоряя основную программу. Во-вторых, активно прибегайте к услугам компании, у которой вы приобрели программу.
Перспективы работы в программе. Сейчас часть операций мы выполняем в программе, а часть – вручную. Сначала составляем бумажный документ, затем переносим данные в систему. В ближайшее время планируем полностью автоматизировать работу с документами, в том числе организовать онлайн-взаимодействие с банком (с помощью программы «Клиент-Банк»), чтобы можно было выгружать платежные поручения в банк напрямую из программы. Это должно существенно сэкономить нам время и средства.
Результат. После внедрения программы ускорился документооборот как с поставщиками, так и с заказчиками. Это оптимизировало транспортные расходы примерно на 10%. Общее время на подготовку и отправку документов сократилось на 20%. Экономия на оформлении платежных поручений составляет порядка 2 тысяч рублей в месяц.
В перспективе использование программы позволит комплексно оценивать состояние дел, оперативнее реагировать на изменения и избегать возможных убытков.
«Максимальную оптимизацию нам дало облачное решение»
Сергей Бурченков, директор компании «Полиграфисто-М» (Московская область), которая специализируется на производстве упаковки для кондитерских изделий. Головной офис находится в Москве, открыт филиал в Санкт-Петербурге. Численность персонала – 70 человек.
С первого дня работы нашего предприятия мы использовали IT-решения для учета и контроля расходов. Сначала применяли коробочную версию, созданную специально для производственных компаний. На тот момент у нас было два компьютера. Затем обороты начали расти, штат компании увеличился. Предстояло покупать лицензии на новые компьютеры, а также приобретать сервер.
Это стоит немалых денег. Мы нашли другой выход – решили воспользоваться облачной версией программы «1С:Управление небольшой фирмой».
Плюсы и минус принятого решения. Главный плюс в том, что мы не привязаны к серверу, нам не надо держать в штате программистов и других компетентных сотрудников. Вся информация хранится на сервере компании «1С». Мы же пользуемся программой удаленно, применяя обычный браузер со своим логином и паролем.
Вместе с тем любое облачное решение, независимо от поставщика, имеет один минус по сравнению с «коробкой» – невозможность внесения корректив в программу под конкретные задачи. Однако, взвесив все «за» и «против», мы решили, что нашей компании выгоднее именно облачная версия. То, что она не может делать, мы выполняем силами сотрудников. Это не дороже содержания и обновления коробочной версии.
Какие еще выгоды мы ощутили. Программа сама информирует о неточностях, просроченных договорах, напоминает о необходимых действиях. Ее можно настроить таким образом, чтобы она не позволяла совершать глупые ошибки. К примеру, программа сама контролирует остатки готовой продукции на складе и не дает возможности продать то, чего нет в наличии.
Кроме того, мы смогли оптимизировать работу сотрудников. Допустим, нам надо отправить счет контрагенту. Раньше документ приходилось распечатывать, потом сканировать и уже этот файл отправлять по электронной почте. Теперь сформировать и отправить счет можно сразу из программы.
Результат. Сейчас доступ к программе у нас имеет около 10 человек. Облако обходится в 1033 рублей за каждого пользователя, то есть 10 330 рублей в месяц. При покупке коробочной версии нам бы пришлось еще потратиться на сервер. Совокупные затраты, по моим подсчетам, составили бы тогда несколько сот тысяч рублей.
Плюс дополнительно около 100 тысяч рублей в месяц на зарплату штатного программиста и другие затраты. И это только в одном офисе, а если учитывать и филиал, то эти расходы фактически удваивались.
Но положительный момент не только в сокращении затрат. Теперь я могу отслеживать реализацию заказов по любой номенклатуре, по каждому отдельному менеджеру. Если в заказе есть ошибка, я знаю, кто ее допустил: менеджер заходит под своим логином, под каждым документом стоит цифровая подпись. Это помогает дисциплинировать отдел продаж.
Кроме того, у меня всегда перед глазами список заказов, находящихся в работе. Я вижу, что оплачено, что просрочено.
Существенно выросла эффективность сотрудников – они тратят меньше времени на заведение нового заказа. Раньше надо было вручную, по папкам, искать нужную номенклатурную позицию. Сейчас достаточно ввести размеры этой позиции, и система сама находит ее в справочнике.
Сегодня мы готовим в программе всю отчетность. Происходит это так: все данные для формирования налоговой отчетности накапливаются в течение отчетного периода в программе «1С:Управление небольшой фирмой». Затем мы перегружаем их в программу «1С:Бухгалтерия» (она развернута в том же «облаке» и доступна пользователям), которая и формирует отчетность. Это сильно экономит время и ресурсы.
«Мы стали видеть издержки, которых раньше не замечали»
Георгий Асмян, директор компании «Бими» (Московская область). Сфера деятельности — производство и продажа букетов из мягких игрушек. Продукция реализуется более чем в 100 точках Москвы и Подмосковья. Численность персонала – 8 человек.
Роботы берут рутину на себя
Робот-бухгалтер сэкономил «Билайну» 50 млн рублей. Искусственный интеллект взял на себя рутинную бумажную работу, заменив около 100 сотрудников. В итоге, как заявляют в компании, сократились не только расходы, но и число ошибок, при этом скорость процесса выросла Какому еще бизнесу удается экономить благодаря искусственному интеллекту? Выяснял Александр Рассохин.
Выйти из полноэкранного режима
Развернуть на весь экран
Фото: Антон Новодережкин / ТАСС
«Вымпелком» запустил робота RobBee еще в октябре 2018-го. Изначально он проверял большинство кассовых документов, искал недостачи и ошибки, однако со временем обучался новым навыкам. В итоге сейчас он работает с шестью различными информационными системами.
Какие профессии могут стать самыми перспективными в 2020 году
Результатами в «Вымпелкоме» более чем довольны: робот окупился за год, компания сэкономила 50 млн рублей, скорость работы выросла на треть, риск ошибок снизился почти в два раза, а сотрудники освободились от рутинной ручной обработки документов на 70%. «В 2019-м робот освоил новый навык — работа с документами по монтажу оборудования при строительстве мобильной сети. Робот выгружает эти документы из системы электронного документооборота с контрагентами, сверяет с нашими данными. Если все верно, автоматически загружает документы в финансовую систему. Если же робот видит ошибку, то он уведомляет сотрудников и направляет документы на корректировку. Появление робота помогло сэкономить людские ресурсы и переключить их на более сложные и творческие задачи», — рассказала “Ъ FM” руководитель пресс-службы «Вымпелком» Анна Айбашева.
В последние годы российский бизнес активно внедряет роботов с искусственным интеллектом. Нефтяные компании используют такие системы , чтобы анализировать наиболее прибыльные месторождения, логистические — загрузку складов.
ИИ претендует на вакансии топ-менеджеров
Участники «большой тройки» операторов от «Билайна» не отстают: МТС запустил бота-юриста, который проверяет внутренние документы, формирует претензии и иски, вносит информацию в базы данных. А голосовые боты, которые отвечают на запросы или сами звонят клиентам и информируют, к примеру, о каких-либо изменениях, становятся уже привычным сотрудником во многих организациях. Не так давно его внедрил и «Мегафон», рассказала пресс-секретарь компании Юлия Плехова: «С помощью нового продукта можно совершать исходящий обзвон или принимать звонки без привлечения операторов колл-центра. Интеллектуальная обработка вызовов позволит снизить трудозатраты, сократить расходы, улучшить качество выполнения задач».
При обсуждении искусственного интеллекта часто звучат опасения, что многие сотрудники потеряют работу. Хотя эксперт «1С-Битрикс» Александр Сербул считает такие страхи напрасными: роботы позволяют автоматизировать процессы, освобождать персонал от рутинной работы и, как итог, экономить бюджет. «В совокупности это дает качественный прорыв для бизнеса, когда они решают задачи лучше, чем люди, и быстрее, и окупаются. Тут не надо думать, нужны сотрудники или не нужны.
Как современные IT-решения помогают компаниям экономить деньги
Согласитесь, что любые затраты компании на оборудование, программное обеспечение и другие внутренние ресурсы должны, в конечном счете, вести к прибыли. Современные IT-решения способны значительно повысить скорость и продуктивность работы – а значит, и повлиять на конечные финансовые результаты. С автоматизацией бизнес-процессов сотрудники не будут тратить время на рутинные операции, логистика и производство станут более четкими и быстрыми, а по результатам каждого периода можно будет сформировать отчеты и спрогнозировать дальнейшее развитие.
788 просмотров
Сегодня современные IT-решения представлены в 2 форматах:
- Устанавливаемое ПО – покупается раз и навсегда, устанавливается на сервера компании.
- Облачные решения – оплачивается только лицензия (на месяц, год или другой период). Также любое ПО можно установить на стационарный компьютер или ноутбук и работать офлайн – изменения затем синхронизируются с облаком.
На первый взгляд может показаться, что первый вариант выгоднее. Но у устанавливаемого ПО есть весомые минусы. Например, регулярные обновления способны «подвесить» работу на несколько часов. А если программу не обновить, это делает ее уязвимой для киберугроз. Что касается облачных решений – они обновляются в автоматическом режиме и не влияют на процесс работы.
А если ваши бизнес-процессы или количество сотрудников изменится – модифицировать установленную программу будет невозможно. Бессрочные лицензии покупаются раз и навсегда, но после определенного периода времени могут стать ненужными – а деньги за них вернуть нельзя. Это негативно сказывается и на коэффициенте рентабельности предприятия, т.к. лицензии являются постоянной затратной частью и числятся на балансе мероприятия нематериальными активами.
Если анализировать долгосрочное планирование, то облачные решения оказываются более гибкими. Вы платите только за те службы, которые вам нужны и легко отменяете платежи, если видоизменяете свою IT-инфраструктуру.
В долгосрочной перспективе облачные решения оказываются более выгодными
Внедрение современных IT-решений на основе опыта Додо Пиццы
Додо Пицца – одна из российских компаний, внедривших облачные решения. В то время как другие компании общепита использовали привычные методы обработки заказов и логистики, Федор Овчинников – основатель Додо Пиццы – решил применить в своей работе передовые достижения в области IT.
В 2012 году была создана Dodo IS – единая облачная система, координирующая все рабочие процессы компании: работу кухни, прием заказов, доставку, рекламную деятельность и маркетинг. Это позволило компании работать намного продуктивнее конкурентов и быстро масштабироваться.
Еще на заре своей деятельности она стала использовать Dodo IS – единую информационную систему, которая помогала принимать заказы, координировать работников и управлять доставкой. Все это позволило компании стать намного быстрее и продуктивнее конкурентов.
Dodo IS – это система и облачная база данных, расположенные на отдельном сервере, а доступ к ним осуществляется через браузерное приложение. Система включает несколько сервисов и служб, необходимых для работы компании. Благодаря налаженной автоматизации большинство рутинных бизнес-процессов происходит без участия сотрудников. Например, система принимает онлайн-заказ, автоматически определяет, в какую пиццерию его отправить, формирует запрос на кухню и маршрут для доставки.
Формат веб-приложения позволяет быстро развертывать Dodo IS и не зависеть от имеющегося оборудования. Это и позволило франшизе Додо Пиццы быстро разрастись до международной сети – например, сейчас открыто уже более 600 точек в 14 странах.
Источник: vc.ru
