Как избавиться от рутины в бизнесе

Когда собственник начинает свое дело, он движим благородными мечтами — дать миру то, чего раньше не было, заработать на этом и развивать бизнес до межпланетных масштабов. Далее происходит волшебство — из идеи возникает компания с клиентами, сотрудниками, товаром.

4839 просмотров

А потом, происходит примерно следующее: компания развивается, приходят новые сотрудники, клиенты, собственник работает над бизнесом по 40, 60, 80 часов в неделю, но бизнес дальше не растет. Время в сутках закончилось. Круглые сутки владелец впахивает, не поднимая головы: «Некогда думать! Работать надо!» Он тратит на бизнес все своё время, а в результате получает всё меньше и меньше.

Бывает так, что владелец проработал больше всех, а весь доход раздал на зарплаты и долги, оставшись без зарплаты. Так и в депрессию можно впасть!

Беда многих предпринимателей — однажды увидев насколько продуктивно они могут работать, если всё сделают сами, начинают жертвовать своим личным временем, для того, чтобы сделать всё или всё самое важное. В результате на «думать головой» времени не остаётся, а это главное в работе предпринимателя.

7 способов избавиться от рутины в бизнесе // Как выйти из операционки

А. Баранов, Основатель ГК Интерлогика

Давайте разберемся, почему владелец компании вместо развития бизнеса, семьи и себя занят поддержанием бизнеса на плаву, отдавая при этом все своё время.

Обычно, в таких ситуациях обвиняют:

  • экономическую ситуацию,
  • воровство сотрудников,
  • неспособность людей выполнять простейшие задания.

Но ведь основатель все придумал, основал бизнес, нашел сотрудников, был причиной всех причин, а стал жертвой обстоятельств. Так же быть не может? Впрочем решение на поверхности:

  • наведи порядок в учете,
  • систематизируй работу сотрудников,
  • автоматизируй ключевые участки,
  • и займись уже РАЗВИТИЕМ бизнеса!

Когда начинаешь объяснять, что такое «наведи порядок в учете» или «систематизируй работу сотрудников», часто оказывается, что есть тысяча и одна причина, из-за которой: «сейчас этого не сделать, но как только, так я бла-бла-бла, так сразу наведу порядок».

Я консультирую по наведению порядка в процессах и автоматизации с 2003 года. Часто причины торможения бизнеса не в компаниях, не в государстве, а в голове собственника. Это самые настоящие страхи, которые помогают ему найти причину «не делать» или «сделаю потом». Решить все проблемы можно, только если собственник готов победить свои страхи. Остальные проблемы решаются организационно-техническими средствами.

Страх «Я не в курсе» или «Мне надо попробовать руками»

Этот страх мешает заниматься стратегическим развитием бизнеса.

Когда основатель начинал бизнес, он все делал сам, за всем можно уследить. Закупить товар, постоять на кассе, найти и нанять сотрудников, считать финансы, выдавать зарплаты. А каждая ошибка — даёт ценный опыт, помогает улучшить бизнес, процессы и товар. Каждый раз, решая задачу собственник не формализовал критерии:

Как выйти из “операционки” и перестать тушить пожары. Бизнес секреты | Бизнес Конструктор

  • Качества товара для контроля,
  • Скрипта для разговора с потенциальным покупателем,
  • Личных и профессиональных скилов будущего работника и так далее.

Когда бизнес подрос, пришлось делегировать. Как следствие удлинилась рука контроля. Что происходит на приемке товара узнаешь со слов или с отчета сотрудника, часто спустя несколько дней. Задач больше много, за всеми не уследить.

Собственник наняв профессионалов, ждёт от них работы «как надо», а объяснить «как надо» не может. А сотрудник делает как ему сказали: «Делай как для себя!», «Сделай от души!». Потом критика: «ну что ты заказал у поставщика», «я бы 100 раз продал во время этого разговора». Результат предсказуем.

Недавно работал с директором, который нанял дизайнера — обновить сайт. Во время переговоров, звучали такие термины: «ламповый дизайн», «дружественный интерфейс». В результате директор потратил ещё 10 часов личного времени на эту задачу и внесение правок. А зачем?

Если вы нашли у себя нечто похожее, я рекомендую «отпустить ситуацию». По-другому никак, вам придется расставить приоритеты ценностей, что для вас важнее: сэкономить собственное время и принять результат исполнителя, который работает или потерять личное время и сделать «так как надо». Для любой задачи необходимо описать желаемый результат, доносить свои хотелки и ожидаемый результат исполнителям. Не грех объяснить, почему нужно «именно так».

Критика за «не такие» действия может выражаться по-разному. Кто-то кричит, кто-то постоянно говорит «всё говно! переделывай», а кто-то молчит и через два месяца увольняет.

Страх «Никто кроме меня»

Некоторые собственники живут с девизом: «Хочешь сделать хорошо, сделай это сам». У них сотрудники каждый день косячат, делают ерунду, постоянно пьют кофе и работают по 3 часа в день, за ними нужен глаз да глаз.

Читайте также:  Готовый бизнес как не ошибиться

У этого страха, кроме очевидного последствия кражи времени, есть другой, более серьёзный, собственник не может найти сотрудников и делегировать какие-то задачи. Постоянно жить с ощущением, что все вокруг бездари и полностью некомпетентны — страшно.

Некоторые собственники стоят «за спиной» сотрудников, настраивают видеонаблюдение, включают слежку на компьютерах и контролируют каждый клик, надеясь, что сотрудники будут работать и приносить пользу — это иллюзия, как только такой собственник отвернется, все откроют пасьянсы, соцсети и займутся своими делами.

Деятельные сотрудники не любят отношения к себе как к малым детям. Они пришли в компанию, чтобы развивать себя, решать интересные задачи, развивать бизнес. Именно в таком порядке. Пошаговый контроль, недоверие — демотивирует. Следствие такого режима: порча толковых сотрудников, апатия, прокрастинация, сброс ответственности, уход талантливых сотрудников из компании (для сотрудников, последний вариант самый лучший).

Я встречал собственников, которые тратили по четыре часа в день на сотрудников, чтобы проговорить задачу и принять отчет. А ведь это время можно было посвятить себе, стратегическому планированию. Если контролируете задачи сотрудников — автоматизируйте процесс, сократите время на рутину, а сменив подход к контролю и доверив сотрудникам самостоятельный поиск решения, вы получите толковых сотрудников и выполнение задач.

Обесценивание себя

Когда основателю предстоит доверить управление продажами, финансами, производством, логистикой и тому подобное наемным менеджерам, его сковывает страх обесценивания. Ведь эти менеджеры заменят родные принципы управления собственника чужими, профессиональными. Собственник не согласен с тем, что делают менеджеры не потому, что они неправильные, а потому, что боится остаться не у дел! У Адизеса такая ситуация называется «Ловушка основателя».

В этот момент собственником руководит страх «невостребованности». Раньше каждый вопрос требовал его решения, а теперь непонятно в чем себя проявить.

Люди часто начинают бизнес в той сфере, в которой разбираются. В остальных сферах ему приходится постоянно учиться и трудиться, пока компания маленькая. Как правило, такая работа не мотивирует, не радует. Работа, которая не приносит удовольствия, но необходима — считается рутиной.

Лучшее место собственника там, где он наиболее компетентен. Всё остальное нужно делегировать менеджерам и выстроить систему контроля. Я называю это «уволить себя из компании», в какой-то момент это придется сделать каждому предпринимателю, заняться стратегическим управлением и нанять вместо себя операционного директора. Так в свое время сделали Билл Гейтс и Стив Джобс и не прогадали.

Подозрительность

Это отчасти обоснованный страх. Корнями он прорастает в беспорядок в управленческом учете и плохо организованные процессы. Без автоматизированного контроля персонал — филонит, тащит домой все, что плохо лежит. Встречаются случаи, когда менеджеры уводили из компании клиентскую базу или стратегических поставщиков.

Такой страх отбирает доверие к сотрудникам, приводит к тотальным проверкам, контролю, инвентаризации, а значит и к потере времени. Плохо, если улетает в трубу время владельца. Еще хуже, в компании возникает культура недоверия. Все враги друг другу, никакой командной работы.

Директор в одной компании установил камеры для слежки за рабочими местами, а в туалет поставил автоматический выключатель света. Через пять минут в туалете выключался свет. И что вы думаете? Получил текучку 80% кадров, кражи ТМЦ, отвратительную репутацию. Было потрачено куча времени владельца на разбирательства, вместо того, чтобы заниматься делом.

Доверять сотрудникам сложно, для этого придется вкладываться в построение команды, личных связей и тому подобное. Поверить, что наемные работники не загубят дело вашей жизни — тяжело. Лучше превратить недоверие предпринимателя в задачу «выстроить систему учёта». Учет не должен напрягать персонал, он должен быть нормальной частью жизни.

Ведь злоумышленников пугает не тяжесть наказания, а его неотвратимость. Добросовестные сотрудники чувствуют себя комфортно, если за их спиной нет надзирателя с плеткой, контроль выстроен и упорядочен. Руководители отвечают за показатели отделов, а собственник за суммарные показатели.

Рекомендации

Если вдруг вас посетила мысль, что вы завалены работой, а бизнес не приносит былого азарта, значит пришло время спасать компанию и себя. Рекомендации одинаково простые и действенные:

  • наведите порядок в процессах и ролях,
  • разберитесь как клиент получает ценность и как ваши бизнес-процессы влияет на это,
  • напишите должностные инструкции,
  • наведите порядок в учете ТМЦ, финансов, продаж и так далее.

Разберитесь, по каким показателям вы измеряете хороший результат. Какими активами вы владеете, где они хранятся, как превращаются в прибыль.

Читайте также:  Какой бизнес производство можно открыть с минимальными вложениями

Назначьте руководителей подразделений и материально ответственных лиц.

Автоматизируйте учет и бизнес-процессы, так к руководителю попадают неискаженные данные, сокращаются трудозатраты, бизнес становится точнее и быстрее.

После выполнения этих действий сотрудники понимают свою роль и ценность для компании. Не придется стоять за спиной с плеткой, и сотрудник знает, какую функцию выполняет сам.

Время собственника — самый дорогой ресурс компании! Берегите себя.

Источник: vc.ru

Избавиться от рутины на предприятии: мечта или реальность?

Принцип Парето в управлении говорит, что 80% усилий дают лишь 20% результата, а еще 20% — остальные 80%. Именно поэтому сейчас все стараются избавиться от рутины – тех операций и процессов, которые необходимы, но не приносят осязаемый результат в виде прибыли, развития, улучшений. Главными способами ухода от рутины можно назвать оптимизацию бизнес-процессов, автоматизацию и передачу отдельных процессов на аутсорсинг.

Перечисленные способы отнюдь не являются взаимоисключающими, очень часто в различных проектах по оптимизации используются два из них или все три последовательно или параллельно. Их общая цель – свести к минимуму долю рабочего времени, используемую для выполнения рутинных операций. Это необходимо не только для топ-менеджеров, но и для функционального управления, линейных руководителей и даже простых сотрудников.

Оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес процессов

Как говорят опытные бизнес-консультанты, в российской действительности за очень редким исключением можно оптимизировать практически любой бизнес-процесс на любом предприятии. Что это означает? Специалисты проводят декомпозицию (разбирают процесс на подпроцессы, до элементарных функций) и выстраивают его заново, с меньшими затратами времени, денег и ресурсов. Часто выясняется, что аналогичного или даже более качественного результата можно достигать намного проще.

Оптимизация является довольно болезненной процедурой для предприятия, требует немалых денег и может занимать длительный срок – от нескольких месяцев до нескольких лет, но эффект от нее того стоит. Очень часто наиболее эффективным способом избавить себя от рутины является передача отдельных функций, подпроцессов и процессов на откуп сторонним организациям (аутсорсинг) или их автоматизация. В каждом случае специалисты просчитывают и сравнивают расходы на каждый из вариантов и просчитывают ожидаемый экономический эффект.

Аутсорсинг – передача бизнес-процессов в руки профессионалов

Передача на аутсорсинг является очень популярной бизнес-практикой, особенно в тех областях, где не обойтись без участия человека. Самостоятельно организовать в масштабах одной компании работу всех отделов, от колл-центра и охраны до НИОКР и производства – задача крайне сложная, если вообще решаемая на практике. Именно поэтому ведущие компании мира, а вслед за ними и представители малого и среднего бизнеса стали клиентами различных аутсорсинговых компаний.

На примере одного из крупнейших российских аутсорсеров Leader Team разберем как именно аутсорсинг позволяет избавиться от рутины. Компания Leader Team берет на себя процессы мерчандайзинга в торговых точках различных форматах и производствах. Тем самым, клиенты компании (крупные товаропроизводители и розничные сети) получают возможность не отвлекаться на вспомогательные по своей сути функции и сосредоточиться на главном для себя – производстве, логистике, стратегическом управлении.

Leader Team, в свою очередь, обладает необходимым опытом, знаниями и технологиями, чтобы эффективно организовать нужный процесс «с нуля» на любом предприятии, в любой торговой точке на территории России. С первого дня все работает так как надо и не требует дополнительного внимания со стороны руководства.

Автоматизация – отказ от рутины и избавление от человеческого фактора

Автоматизация - отказ от рутины и избавление от человеческого фактора

Информационные технологии активно внедряются в хозяйственную деятельность уже не первое десятилетие, но именно сейчас они стали серьезно вытеснять людей с их рабочих мест. В группе риска – представители профессий с большой долей рутинных операций (кассиры, операторы на производствах, водители погрузчиков и другие). Для компании довольно дорого вкладываться в автоматизацию, но при высокой стоимости рабочей силы (как на Западе) это уже оправданно и активно используется.

Автоматизация серьезно помогает и в управлении предприятием – информационные системы класса ERP позволяют систематизировать всю информацию, анализировать ее и прогнозировать ситуацию не хуже целого отдела профессиональных специалистов, а CRM – наладить взаимоотношения с клиентами на уровне мировых лидеров в ритейле. Но главное, что компьютер в отличие от человека не может ошибаться, а значит внедрение ИТ сводит к нулю влияние человеческого фактора.

Сегодня избавиться от рутины в текущей деятельности не просто можно, а нужно. Для этого существует множество эффективных способов, но выбор оптимального зависит от ситуации на конкретном предприятии. В ряде случаев избавление от рутины принесет не только заметное упрощение работы, но и положительный экономический эффект сразу после проведения изменений.

Читайте также:  У меня есть бизнес или я являюсь учредителем участником других юридических лиц

Источник: leaderteam.ru

Делегирование. Как освободить время и избавится от рутины в бизнесе

Когда я решила начать бизнес, то не думала о делегировании, на него просто не было средств. Мне приходилось вести строгий учет расходов и все делать самой.

Это был так называемый Путь Мастера, когда человек усердно трудится, какие-то задачи успели надоесть, и вроде бы он уже задумался отдать часть дел, но переживает, что пострадает качество. К тому же, нового сотрудника нужно контролировать, доделывать и переделывать все должным образом, а времени на это нет.

Работа в одиночку имеет явные минусы: учеба и развитие в таких условиях возможны только время от времени, слишком медленный рост доходов, трудно изменить масштабы. Да и вообще, такая жизненная позиция может привести к моральному и физическому истощению.

Если хотите избавиться от тяжелой, скучной рутины, то надо учиться делегировать. Для этого используйте три ключа, о которых и поговорим 🙂

Ключ №1. Оптимизация

Все действия в бизнесе должны быть оптимальными: оставьте только то, что приносит максимальную выгоду и уберите бесполезное.

Это непростая задача и, увы, здесь нет универсальных рецептов, в каждом случае будут свои тонкости. Однако, я могу дать интересную и почти универсальную рекомендацию — прочтите книгу Элия М. Гольдратт «Цель. Процесс непрерывного совершенствования». Она поможет вам понимать и видеть больше других.

Изучите книгу, прежде чем начать нанимать новых подрядчиков и делегировать задачи.

Делегирование

Ключ №2. Автоматизация

Цель бизнеса — эффективно выстроенные процессы. Избавиться от непродуктивной повседневной работы и начать двигаться к новым результатам можно двумя способами:

  1. Приглашать дорогих профессионалов, которые знают дело лучше вас, говорят что сделать или изменить, а вы соглашаетесь и больше не задумываетесь о проблемах.
  2. Нанимать людей без опыта ниже рыночной цены, но лично обучать, стандартизировать их работу и создавать инструкции, где подробно расписано, как нужно выполнять задачи.

Второй вариант и есть автоматизация. Главная задача — минимизировать человеческий фактор. Можно и нужно сделать так, чтобы работники заменяли друг друга без ущерба качеству и вы не переплачивали за выполнение типовых процессов.

Многие действия в бизнесе шаблонные, и если их автоматизировать, с ними справится должным образом даже начинающий, а вы избавитесь от рутины.

Как автоматизировать процесс:

  • Пропишите ваш бизнес-процесс детально. Задумайтесь, каков порядок действий сотрудников, как и когда происходит обмен документами.
  • Выберете самое часто повторяющееся типичное действие, которое происходит регулярно.
  • Сделайте должностные инструкции и пропишите, как должны работать сотрудники, их сферу ответственности. Как дизайнер делает макет сайта, копирайтер пишет тексты, а SMM-менеджер выкладывает пост.

Инструкции начнут приносить плоды, только когда сотрудники знают об их наличии и будут замотивированы в конечном результате. Ознакомьте работников с регламентами, убедитесь, что их прочитали, проговорили и запомнили. Платите не за время, а за должный результат, поощряйте за сдачу работы в срок и штрафуйте за задержки.

Ключ №3. Управление

Отслеживайте выполнение стратегии и управляйте процессом. Для этого необходимо:

  • Понимать задачи и знать, какой вопрос хочет решить заказчик: повысить узнаваемость, изменить имидж компании или набрать один миллион подписчиков в Instagram.
  • Определять критерии качества исполнения. Задумайтесь, что вам важно, например, в работе копирайтера: сроки, ошибки, время на правки, количество комментариев к посту в соцсети? На это и делайте ставку.
  • Обозначать точки контроля. Чтобы не оказаться один на один с незавершенными делами в последний момент, вы должны четко представлять, что сделать в первый, второй и каждый день. Ежедневно выявлять проблему, которая тормозит процесс, и разрешать ее.

Теперь вы понимаете, как избавиться от рутины и заставить работать систему для достижения должного результата.

Умение делегировать пригодится в любом бизнесе, где есть команда специалистов. Особенно этот навык актуален для профессии SMM-менеджера, популярность которой набирает обороты. Здесь нужно не только уметь работать не только со стратегиями и контент-планом, но и тесно сотрудничать с подрядчиками.

  • Желаете научиться создавать события, которые происходят по вашей воле.
  • Контролировать ход бизнес-процессов и влиять на результат.
  • Понимаете, что офис успел ужасно надоесть и вы хотите работать удаленно.
  • С удовольствием проводите много времени в социальных сетях,

Пишите в комментарии свои впечатления и была ли эта статья вам полезна!

Источник: solodar.com

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
Бизнес для женщин