Как контролировать бизнес на расстоянии

Что делать, если наёмный руководитель вашей фирмы работает недобросовестно и неэффективно.

5458 просмотров

Отпустить свой бизнес непросто — особенно если он первый, выстраданный и успешный. И если по каким-то причинам вы всё-таки приняли решение отдать компанию в управление наёмного директора, будьте готовы столкнуться с неожиданными конфликтами, обманом, прокрастинацией и банальной неэффективностью, припудренной красивыми словами.

Такие сложности возникли у десятков моих знакомых, уехавших от своих детищ — средних и малых компаний. Решая свои проблемы, я поговорила со многими из них и выработала общие принципы, которые помогают в подобных ситуациях. Мне они помогли, и я хочу поделиться ими с основателями компаний. Надеюсь, они сберегут вам много нервов и денег.

Как начинаются проблемы

Моя история как основателя бизнеса началась примерно десять лет назад, когда случился кризис 2008 года. Бюджеты скукоживались, сотрудников повсеместно сокращали. Я руководила маркетингом в компании-поставщике технологических решений для ритейла, который первым столкнулся с падением платёжеспособного спроса.

Как контролировать бизнес на расстоянии

Доходы критически упали, платить сотрудникам было не из чего, и у нас было два варианта — всех уволить или отделиться и начать зарабатывать на себя самим. Мы решили зарабатывать. Мы — это я и коллега, которая превратилась в партнера, — Лена Минц.

Как товароведу тратить меньше времени на учет, а директору — удаленно контролировать бизнес

Чтобы тратить меньше времени на учет товаров, нужна товароучетная система. Она же помогает автоматизировать получение статистики о товарах, продажах, остатках. Директору это упрощает управление бизнесом и персоналом, а товароведу — экономит время на рутинные операции по учету товара.

На примере товароучетного сервиса Контур.Маркет видно, насколько удобнее директору и товароведу, когда часть бизнес-процессов происходят автоматически. Это экономит ресурсы, время, страхует от ошибок при ручной обработке данных, дает объективную информацию о состоянии дел в торговой точке.

Директор управляет бизнесом удаленно:

• Имеет доступ к сервису из любой точки мира.
• Ограничивает сотрудникам доступ к данным и настройкам кассы.
• Получает отчеты о продажах и поставках.
• Контролирует спрос и активность продаж на основе отчета о дневной выручке.
• Следит за поступлениями и расходами на основе товарного отчета.

Товаровед тратит на учет в 2,5 раза меньше времени, чем при учете вручную:

• Заполняет справочник товаров.
• Обновляет цены и ценники.
• Создает и печатает штрихкоды.
• Следит за остатками товара.
• Делает инвентаризацию.

Что директор выигрывает от автоматизации

Сервис доступен из любой точки мира

Товароучетный сервис Контур.Маркет — облачная система. В ней можно работать отовсюду, где есть интернет, — дома, в командировке или в отпуске. Это удобно, если у вас несколько торговых точек. Получайте накладные, назначайте цены и скидки, следите за остатками продукции и интенсивностью продаж.

Как управлять бизнесом дистанционно? Как свести управление компанией до 4 часов в неделю?

Если торгуете крепким алкоголем или пивом, удаленный доступ также не проблема. Установите бесплатный УТМ-помощник. Вы сможете отправлять документы в ЕГАИС не только в пределах локальной сети с установленным УТМ, но и с любого компьютера с доступом к интернету. Если настроить уведомления, директор сможет по почте узнавать о том, что пришла новая накладная или получен ответ от ЕГАИС.

Можно ограничивать сотрудникам доступ к данным и настройкам кассы

Вы сохраняете коммерческую информацию, защищаетесь от ошибок кассиров и других сотрудников, лучше контролируете персонал и бизнес-процессы.

В Контур.Маркете менять настройки ККТ может только сотрудник, владеющий доступом к самому сервису. Например, кассиру не удастся самостоятельно менять цены, давать запрещенные скидки, продавать алкоголь в недопустимое время.

Нужна кассовая техника для продаж алкоголя или маркированного товара?

Поможем подобрать кассу и периферийное оборудование для вашей торговли

Также в сервисе можно назначать пин-код для каждого кассира.

Если не хотите, чтобы сотрудники знали закупочные цены и могли составить представление о прибыли магазина, удаляйте из накладных коммерчески важную информацию. Это поможет избежать возможных конфликтов и утечки данных к конкурентам.

Есть отчеты для анализа эффективности бизнеса

В Контур.Маркете есть такие отчеты:

• ​Продажи за сегодня: количество и суммы продаж по товарам и чекам;
• Остатки на сегодня: суммарная стоимость всех товаров;
• Товарный отчет: список документов о приходе и расходе товаров в ценах продажи;
• Движение товаров: история поступления и расхода товаров;
• Продажи и поставки: два отчета, которые формируются сразу в Excel;
• Отчет по продажам и прибыли за период: все важные показатели в одном окне, включая выручку, рентабельность, количество чеков, средний чек и другие данные.

Читайте об использовании отчетов в статье Как понять, хорошо или плохо моему бизнесу.

Контроль спроса и активности продаж

В разделе «Продажи за сегодня» вы увидите, как менялась активность продаж в течение дня, сумму выручки, среднего чека, а также количество пробитых чеков на момент открытия отчета.

Применяя фильтры, анализируйте продажи одного товара или товарной группы. Таким же образом можно контролировать, как продается продукция с применением разных систем налогообложения.

Поступления и расходы на основе товарного отчета

Товарный отчет в Контур.Маркете позволяет:

• увидеть, на какую сумму был закуплен и продан товар, а также общую сумму остатков на начало и конец периода;
• проконтролировать учет в системе всех товарных документов.

Товарный отчет облегчает суммовой учет. В отчете перечислены приходные, расходные и возвратные накладные, акты списания и постановки за указанный период:

Что товаровед выигрывает от автоматизации

Рутинные операции по оприходованию, списыванию и инвентаризации товара занимают в 2,5 раза меньше времени, чем при учете вручную.

Заполнение справочника товаров

Загрузите свой прайс в формате Excel, и сервис создаст карточки для каждого товара из прайса. Также можно добавлять продукцию по штрихкоду из готового каталога на 3,5 млн товаров. Алкогольные карточки сервис создает автоматически на основе принятых накладных из ЕГАИС. Подробнее о способах добавления товаров.

Работа с ценниками

Назначить цену или систему налогообложения можно сразу для группы товаров, а не для каждого по отдельности. Новые ценники создаются нажатием одной кнопки и отправляются на печать, смотрите инструкцию.

Создание и печать штрихкодов

Если у товара нет штрихкода, его можно сгенерировать и распечатать на листе формата А4 или принтере этикеток. Лист с кодами популярных товаров можно разместить на рабочем месте кассира, чтобы он добавлял товар в чек, сканируя код. Распечатка на принтере этикеток нужна, чтобы маркировать товар, который фасуется прямо в магазине. Как работать со штрихкодами в Маркете.

Контроль товарных остатков

Получая с кассы информацию о продажах, Контур.Маркет автоматически пересчитывает остатки продукции. Вы видите, как быстро расходится товар, и можете вовремя заказать новую партию у поставщика, чтобы в магазине не было пустых полок.

Остатки алкогольной продукции сервис рассчитывает на основе данных из ЕГАИС, таким образом легко сверить ЕГАИС-остаток с фактическим. Товароучетная инвентаризация проводится в два клика.

Источник: kontur.ru

Удалённый отдел продаж: создание, построение и управление

Здравствуйте, друзья! В условиях нестабильной ситуации, которая была вызвана пандемией COVID-19, создание удалённых рабочих мест и отделов, становится актуальным как никогда. Перевести на удалённую работу можно тех, для кого рабочие инструменты – это компьютер, интернет/мобильная связь.

В теории на удалёнку можно переводить, как минимум 90% офисного персонала, но при этом встаёт проблема с контролем сотрудников: чем занимается человек на «удалёнке» – решением задач или просмотром сериала? В этом случае, лучше ориентироваться на конечный результат: объём продаж, сделанных звонков и прочее. В этой статье мы разберём построение и управление удалённым отделом продаж, а также рассмотрим инструменты, которые в этом помогут.

Построение удалённого отдела продаж

1. Рабочее место – так как работать ваш сотрудник будет из дома, организация рабочего пространства ложится на его плечи. Для работы он может использовать личную технику или вам потребуется предоставить ему телефон, компьютер, а также необходимое программное обеспечение.
2. Пропишите стандарты работы менеджеров – нужно сформулировать конкретные требования к тем действиям, которые должны выполнять сотрудники с определенной периодичностью, в определенном порядке, в определенное время или в типичных ситуациях. Например, после отправки коммерческого предложения, позвонить и узнать, получил ли потенциальный клиент КП.
3. Сделайте все бизнес-процессы понятными для персонала, по возможности автоматизируйте их – как одно из следствий из предыдущего пункта, все действия, которые совершает менеджер должны быть ему понятны. То же самое касается всех процессов в компании: будь то конечный продукт в виде строительства дома или согласование сметы.
4. Напишите скрипты продаж, алгоритмы ответов. Скрипт составляем по классической схеме: представление – выявление потребности – презентация продукта – работа с возражениями – закрытие сделки. После этого, всё тестируем и улучшаем.
5. Внедрите CRM-систему для контроля и систему отчетов – об этом мы подробнее рассказываем далее.

Важно: Если вы не планируете переводить уже работающих менеджеров по продажам на удалёнку, а хотите создать отдел продаж с нуля, то нужно будет ещё и сформировать штат работников. Для этого разместите объявление на hh.ru или работа.ру. С кандидатами назначайте собеседование по Skype или через аналогичный сервис.

Управление удалённым отделом продаж

Ключ к успешности отдела продаж – это контроль и мотивация. Мотивация – это оплата труда, бонусы и проценты с продаж. А контроль нужен даже для самых успешных менеджеров, но не должен быть навязчивым и оправдывать сам себя.

Самым эффективным инструментом контроля удаленного отдела продаж является связка CRM-системы «Простой бизнес» с IP-телефонией и почтой.

CRM-система «Простой бизнес» позволяет:

1. Выстраивать воронку продаж и отслеживать эффективность каждого менеджера на любом этапе;
2. Анализировать работу как отдельного менеджера, так и всего отдела в целом.
3. Ставить задачи по звонкам и письмам и контролировать их выполнение в режиме онлайн.
4. Прослушивать (полностью или выборочно) и читать входящие и исходящие звонки и письма с целью корректировки работы менеджеров и улучшения скриптов.
5. Вести общую отчетность по работе отдела продаж.

Почему именно связка, а не просто CRM? Большинство современных облачных CRM-систем позволяют интегрировать IP-телефонию и записывать разговоры менеджеров и клиентов. Именно это и позволяет эффективно управлять удалённым отделом продаж, так как руководитель не может отследить действия каждого менеджера. Переходим к тому, как же использовать CRM.

Внедрение CRM-системы

CRM-система «Простой бизнес» поможет вывести управление взаимоотношениями с клиентами и процессом продаж ваших товаров или услуг на новый уровень. Чтобы процесс внедрения CRM прошел более эффективно, разбейте его на следующие этапы:

Этап №1: Регистрация. Перейдите на сайт https://www.prostoy.ru/ и нажмите на кнопку «Регистрация». Заполните обязательные поля: имя, фамилию, электронный адрес, номер телефона в международном формате с кодом и плюсом вначале и нажмите на кнопку «Получить код». На указанный номер поступит SMS-сообщение с кодом. Введите его в поле «Код из SMS».

Также Вы можете зайти в программу, используя Ваш аккаунт Вконтакте, Фэйсбук или Твиттер.

Кроме онлайн-версии CRM вы сможете использовать программу для Windows, MacOS, а также мобильное приложение.

Этап №2: Создание организации. Быстро создать и настроить организацию вам поможет «Мастер быстрого начала работы», который запускается при первом входе в программу.

В открывшемся окне заполните основные данные о компании: название, сфера деятельности, телефон, почта и сайт.

Далее систем сгенерирует для вас бесплатную электронную почту в системе «Простой бизнес» на домене prostoy.biz. На следующем шаге можно подключить для своей организации тариф «Профи» для неограниченного количества сотрудников бесплатно на 30 дней. Более подробная информация о тарифах: https://www.prostoy.ru/price.

Этап №3: Создание клиентской базы. Нажмите на плитку «База клиентов» на «Главной странице». Если в Вашей организации еще нет базы клиентов, нужно будет выбрать её название. После этого клиентская база будет открываться в один клик.

Далее вы можете:

1. импортировать базу данных с вашими клиентами;
2. добавить клиентов вручную;
3. открыть и настроить доступ к клиентской базе своим сотрудникам. Например, можно сделать так, чтобы менеджер видел только те записи, которые добавил он сам;
4. управлять данными, добавлять задачи, выставлять счета, фильтровать записи и прочее.

Этап №4: Подключите IP-телефонию или используйте встроенную. О том, зачем это нужно, мы писали выше.

На главной странице системы кликните на плитку «Моя организация» и откройте раздел «Телефония». Справа нажмите «Создать шлюз». Укажите параметры (сервер, логин и пароль), полученные Вами при регистрации номера IP-телефонии. На вкладке «Доступ на исходящие» этого же окна Вы можете сразу отметить галками сотрудников, которые могут звонить из программы.

Подтвердите внесённые изменения нажав кнопку «Сохранить».

Этап №5: Анализируйте воронку продаж. В CRM-системе «Простой бизнес» вы можете посмотреть и сделать анализ собственной воронки продаж.

Воронка продаж отображается внизу окна таблицы (CRM) в виде гистограммы. Вы можете показать или скрыть воронку продаж, используя кнопку «Воронка» на панели инструментов.

Если вы хотите посмотреть клиентов, которые находятся на определенном шаге, выделите этот шаг в воронке и в таблице отобразится количество клиентов только этого шага.

Кроме того, с помощью воронки продаж можно делать прогноз выполнение планов, корректировать работу отдела продаж, следить за качеством выполнения обязанностей сотрудников, находить наименее эффективные этапы продаж.

Итак, для управление удалённым отделом продаж необходимо использовать связку CRM-системы «Простой бизнес» с IP-телефонией. После установки и настройки CRM-системы вам останется только пригласить в систему ваших сотрудников, также поставить задачи сразу всей организации, отделу или одному сотруднику.

Как повысить эффективность удалённого отдела продажа

Для начала определимся, что такое эффективная работа. Это достижение всех финансовых целей посредством прямого влияния на успешность бизнес-процессов, то есть гарантированного сбыта продукции на нужном уровне с постепенным запланированным увеличением этого уровня. Проще говоря, всегда продаем не меньше необходимого и последовательно достигаем более высоких показателей. Для этого важно так выстроить систему продаж, чтобы отпуска и болезни ключевых сотрудников или уход «звезд продаж» не рушили планы.

С помощью инструментов CRM-системы «Простой бизнес» вы можете повысить эффективность работы как менеджеров по продажам, так и руководителей. Рассмотрим основные функции, которые помогут этого достигнуть.

Диаграмма Ганта – с помощью диаграммы Ганта, вы можете оценить вашу загруженность или занятость ваших сотрудников.

Инструмент позволяет смотреть статистику работы каждого сотрудника, ставить взыскания или поощрения.

Коммуникации. В системе есть внутренняя связь, функции полноценной офисной АТС, правила обработки вызовов, переадресация и прочее.

Кроме того, можно общаться с сотрудниками при помощи внутренних сообщений как один на один (чат), так и в группе (мультичат). Плюс доступен функционал для создания видеоконференций.

База знаний. Создайте и постоянно пополняйте базу знаний для ваших сотрудников. В базе знаний могут содержаться ответы на часто задаваемые вопросы, регламенты, типовые документы.

Для создания базы знаний на главной странице нажмите зеленую плитку «Окно агента», на верхней панели нажмите плюс и «Проект». Слева на панели поставьте галку «База знаний» и в поле «Название» введите название базы.

Сквозная аналитика. Используйте встроенный модуль сквозной аналитики, чтобы анализировать показатели деятельности организации и получать информацию для оценки в виде графиков и диаграмм. Модуль доступен пользователям платных тарифов программы без дополнительной оплаты.

Основные возможности сквозной аналитики в CRM-системе «Простой бизнес»:

1. оценка конверсии, продаж, прибыли, ROI, а также стоимости заявки, среднего чека и других показателей;
2. аналитика эффективности рекламных вложений по выбранным каналам продвижения;
3. интеграция с Google Ads и Яндекс.Директ для анализа результатов рекламной кампании;
4. возможность использовать встроенные сервисы лидогенерации, встроенный инструмент коллтрекинга с подключением многофункциональной офисной АТС и прочее.

По итогам анализа оптимизируйте бизнес-процессы, внедряйте нужные инструкции, KPI, меняйте систему мотивации, обновляйте коллектив.

Заключение

Продумайте структуру удалённого отдела продаж, переведите нужных сотрудников на удалёнку или наймите новых. Далее вооружите сотрудников необходимыми инструментами: оборудование, скрипты и инструкции на все случаи жизни. И самое главное, постоянно совершенствуйте процессы и развивайте компетенции сотрудников.

В целом, от вас требуется рост, автоматизация и оптимизация по всем фронтам. Ведь если отдел продаж не развивается, он стагнирует. Создать с нуля и бережно совершенствовать, внедряя улучшения и чутко реагируя на любое изменение показателей — вот рецепт эффективного удалённого отдела продаж.

Источник: quasa.io