Бухгалтер – это один из ключевых сотрудников в любой компании. Если рядовой специалист допустит ошибку, могут возникнуть проблемы с партнерами или покупателями. Однако если ошибку допустит бухгалтер, возникнут претензии со стороны контролирующих органов. Это может привести к наложению административной и даже уголовной ответственности и даже к закрытию фирмы.
По этой причине работу бухгалтера нужно контролировать. Для этого используется аудит, однако это затратное мероприятие, а потому актуально оно не во всех случаях. Вопрос: Вправе ли организация учесть для целей налога на прибыль расходы по договору аутсорсинга на услуги по бухгалтерскому и налоговому учету при наличии главного бухгалтера, осуществляющего контроль за данными услугами?
Посмотреть ответ
Способы контроля деятельности бухгалтера
Частая причина действительно серьезных кризисов в компании – безграничное доверие руководителя к бухгалтеру. Даже если оно основывается на рекомендациях знакомых, это не является панацеей. Мнение других людей может быть необъективным. Иногда руководитель контролирует часть бухгалтерских дел, но и в этом случае он видит только часть картины.
Когда нужно брать управляющего в компанию | Продажа Бизнеса
Возможен ли эффективный контроль деятельности бухгалтера? Да, и в этом помогут следующие инструменты. Какие существуют квалификационные требования к главному бухгалтеру?
Проверка статуса расчетов с партнерами
Руководителю нужно удостовериться в том, что бухгалтер фиксирует все поступления, траты и выплаты. Они должны быть зарегистрированы и правильно отражены. Все выплаты при качественной работе осуществляются в полном объеме и вовремя. Все операции должны быть подтверждены первичными документами.
Руководитель должен следить за долгами контрагентов. Нужно создать отчет о долгах в программе «1С» в разделе «Руководителю». Таким образом можно получать сведения о взаиморасчетах на протяжении отчетного периода, изменении размера долга.
Нужно также отслеживать состояние отработанных и неиспользованных авансов. Для экономии времени следует выборочно проверять «первичку». Если обнаружатся ошибки, проводится расширенная проверка. Также, для того чтобы сэкономить время, управленец должен знать, на что именно обращать внимание.
Первоочередные детали – это старые задолженности, а также контрагенты, вызывающие вопросы. Вопрос: Вправе ли налоговый орган в целях осуществления валютного контроля запросить у организации-резидента копии следующих документов: устава общества, паспортов руководителя и главного бухгалтера, а также их должностных инструкций, разрешений на работу, приказов о назначении на должность? Может ли налоговый орган привлечь организацию к ответственности в случае непредставления этих документов?
Посмотреть ответ Через «1С» можно проверить партнеров. В частности, проверяется актуальность КПП. Если он недействителен, это обозначает процесс ликвидации компании. Если размещены бумаги, по которым есть вопросы, они будут выделены красным. Подобное выделение обозначает процесс реорганизации компании-контрагента или неверное указание реквизитов.
Когда брать управляющего бизнесом в маленькую компанию?
Также компания может не состоять в реестре налоговой. Для чего нужна такая проверка? Если у фирмы есть платежи в адрес недействующего партнера, при направлении декларации по НДС придет требование о проверке операций. Если ничего не будет проверено, компании выписывается штраф.
Контроль над движением средств по расчетному счету
Руководитель должен удостовериться в том, что отсутствуют сомнительные платежи. Они возможны тогда, когда ключ первой подписи, для экономии времени, передан бухгалтеру. Сомнения платеж вызывает в том случае, если он отправлен по неясному каналу. Передача ключа бухгалтеру иногда приводит к курьезным ситуациям.
Самый яркий пример – перевод средств со счета фирмы на счет самого бухгалтера, обоснованный тем, что специалист мало получает. На завершение отчетного времени требуется проверить в «1С» остаток по счету. Важно, чтобы все показатели сходили. Важно это потому, что налоговая может запрашивать информацию о движении средств по счету прямо у банковского учреждения.
Если банк не предоставит запрашиваемые сведения, он понесет ответственность на основании пункта 2 статьи 86 НК РФ. Руководителя также может заинтересовать поступление средств, приход которых не ожидался. ВАЖНО! Не всегда сторонние поступления – это хорошо. Иногда они могут свидетельствовать о махинациях со стороны руководителя.
Проверка кассового аппарата
Наиболее часто ошибки (намеренные или ненамеренные) встречаются при операциях при работе с наличными. Очень часто деньги тратятся в один день, а подтверждающие документы готовятся «задним числом». Если доступ к кассовому аппарату имеют сотрудники помимо уполномоченных лиц, средства могут браться в долг и не возвращаться.
Контроль над кассой важен еще и потому, что она проверяется представителями налоговой. Если будут обнаружены недочеты, назначаются большие штрафы (от 40 000 рублей). Для того чтобы проверить кассовый аппарат, нужно взять в бухгалтерском отделе кассовую книгу. Существенным недочетом является образование «минуса» в кассе, поэтому его нельзя допускать.
Если кассовый разрыв погашается за счет личных средств руководителя, должен быть оформлен договор займа. Отсутствие его считается существенным недочетом.
Проверка склада
Склад нужно сверять с учетными данными. Ведением оборотов может заниматься исключительно бухгалтер, однако остатки ценностей обязательно проверяются руководством. Насторожить должны отрицательные остатки. Распространенные ошибки: материалы приобретаются и не списываются или списываются не полностью.
Контроль соблюдения законодательства
Для изучения законов о бухучете нужно много времени. Однако можно пойти более простым путем. Обнаружить нормативные недочеты можно с помощью самой программы «1С». Технические ошибки обнаруживаются посредством экспресс-проверки. Находится она в разделе «Отчеты». Также программа позволяет обнаружить счета с отрицательными остатками. Она сообщает о нарушении лимитов.
Еще одно направление автоматической проверки – правильная последовательность кассовых ордеров.
Контроль денег
Для обеспечения контроля над средствами нужно регламентировать процесс снятия и перевода денег. В частности, нужно установить необходимость проставления подписи руководителя при любых операциях со средствами. Если счет подсоединен к клиент-банку, имеет смысл ввести систему подтверждения, предполагающую два шага: первый ключ принадлежит бухгалтеру, а второй – руководителю.
При формировании платежа подпись сначала ставит бухгалтер, а потом – руководитель. Ключи находятся на флешке. Нужно следить за ее сохранностью. К СВЕДЕНИЮ! Некоторые банковские учреждения предлагают дополнительную услугу – подтверждение всех операций руководителем с помощью смс-пароля.
Такая форма подтверждения займет минимум времени. Если расчеты ведутся по корпоративной карте, имеет смысл установить по ней лимит расходования.
Контроль отчетности
Отчетность сдается в установленные сроки. В обратном случае на компанию будет наложена ответственность. Кроме того, фирма будет поставлена на особый учет налоговой. Распространенная практика нерадивых бухгалтеров – подача неполной отчетности с последующим направлением уточняющего документа.
Актуально это в том случае, если бухгалтер не успевает сдать полную отчетность своевременно. Подобные действия не предполагают наложение штрафов, однако налоговая будет особенно внимательна к фирмам, применяющим такую практику. Для предотвращения негативных ситуаций руководитель должен проверять отчетность. Отправляется этот документ только после того, как на нем проставлена подпись управленца.
Контроль налогообложения
Для проверки правильности ведения налогового аспекта нужно наладить работу в компании таким образом, чтобы сведения о начисленных налогах предоставлялись руководителю своевременно. Желательно, чтобы они были предоставлены за 2-3 недели до сдачи документации в налоговую. Ежегодно производится сверка взаиморасчетов с налоговой.
Источник: assistentus.ru
Как контролировать менеджера на месте и удаленно
Менеджмент
Автор Павел Манзадей На чтение 12 мин Просмотров 4.3к. Опубликовано 29.12.2021
Как контролировать менеджера? Этим вопросом задаются все начальники отделов продаж. Как проверять специалистов и что именно нужно контролировать? Время прихода менеджера на работу? То, чем он занят в текущий момент?
Или контролировать необходимо только достигнутые за месяц результаты?
На практике оказывается так, что тактики, позволяющей контролировать все, не существует: и первый, и второй вариант имеют свои недостатки. Давайте разбираться, как контролировать менеджеров по продажам максимально результативно, и какие факторы на это влияют.
Как контролировать менеджера по продажам
Если контролировать каждый шаг менеджеров, это расхолаживает их и лишает собственной инициативы: люди вообще перестают думать и вырабатывать собственные решения, по любому вопросу обращаются к руководству. К тому же, такая тактика очень ресурсозатратна для самого начальника.
Но есть и другой вариант: контролировать только результаты работы – например, фиксировать показатели продаж в конце каждого месяца.
Но такой контроль постфактум подходит не для всех сфер деятельности (бывают ситуации, когда требуется оперативное вмешательство топ-менеджера, и если время упущено, то контролировать что-либо уже бесполезно, можно только смириться со случившимся).
Для начала давайте разберемся, чем отличаются результат и процесс.
Результатами являются все отдельные конкретные достижения, полученные на текущий момент, и измерение той части работы, которую еще осталось сделать для достижения намеченного результата.
Процесс же – это просто деятельность, в ходе которой промежуточные достижения не фиксируются, показатели не замеряются, оставшиеся этапы никак не обозначаются.
Вот как они будут различаться на простом примере:
Результат: за день я успел разгрузить пятую часть грузовика со щебнем. За четыре дня доразгружаю весь остальной объем.
Процесс: я сегодня весь день занимался разгрузкой щебня, сделал много, но и осталось тоже много.
Каким бы нелепым ни казался второй вариант, менеджеры нередко выбирают именно его, когда приходит время отчитываться о проделанной работе:
- «Сегодня был прекрасный день, я вел переговоры с двумя клиентами и практически убедил их купить».
- «Этот заказ на миллион рублей вот-вот достанется нам, я уверен».
- «Они точно должны купить в ближайшее время, мы ведем переговоры об этом уже два месяца».
Такие отчеты с упором на процесс – формальны, субъективны и довольно бесполезны на практике, поскольку не сообщают никакой конкретной информации ни о том, что сделано, ни о перспективах достижения конечной цели. Как же контролировать работу менеджеров так, чтобы они давали более внятные отчеты?
А это очень просто. Избавить рядовых менеджеров от необходимости постоянно отчитываться. Какой смысл руководителю в таких отчетах, если они превращаются в отписки, выражение личных мнений менеджеров по поводу текущих сделок и продаж в целом, описание их взаимодействия с клиентами?
Контролировать следует только объективные и измеримые показатели воронки продаж.
Весь процесс сделки состоит из нескольких основных этапов:
- Выйти на контакт с лицом, принимающим решения.
- Вызвать у него интерес.
- Назначить встречу.
- Получить от него техническое задание.
- Подготовить коммерческое предложение.
- Обговорить условия и прийти к согласию сторон.
- Подписать договор.
В рамках подхода с упором на результат менеджер фиксирует только те действия, которые он совершил по отношению к клиенту, и стадию, в которой находятся переговоры.
Все эти сведения от разных менеджеров стекаются к руководителю, и он получает целостную картину того, сколько потенциальных сделок сейчас прорабатывают его менеджеры и на каких этапах они находятся.
Это позволяет руководителю отдела продаж быстро ориентировать в ситуации и контролировать ее.
Контроль из формального и неясного становится четким и количественным. Например, 10 новых клиентов первого этапа означают, что менеджер сделал 10 результативных холодных звонков. А если за день 10 клиентов перешли из одного этапа на другой, это свидетельствует о том, что менеджеры работали с ними. Таким способом можно контролировать деятельность любого менеджера еще до того, как он довел до конца хотя бы одну сделку.
Такая тактика управления сродни игре в нарды: нужно стремиться к тому, чтобы все фишки потихоньку двигались по доске, а не пытаться любыми силами продвинуть какую-то одну.
При этом, в отличие от игры, работа менеджера не ограничена набором фишек – он имеет возможность вовлекать в нее все новые «фишки» (то есть клиентов).
Руководителю отдела продаж важно контролировать следующие показатели:
- число клиентов, находящихся в процессе переговоров с менеджерами;
- быстроту их перемещения с одной стадии на другую;
- проблемные стадии, на которых заказчики застревают надолго.
Менеджеры при этом не отвлекаются на составление отчетов и продолжают работать с клиентами как обычно, а руководитель сам контролирует их работу в режиме реального времени и даже может прогнозировать возможные результаты усилий каждого специалиста.
Инструменты, помогающие эффективно контролировать работу менеджера
CRM и запись звонков
CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами) может быть любой, но она обязательно должна содержать четкую разбивку хода продажи на этапы. Руководитель контролирует изменения, происходящие на каждом этапе (а не проверяет дотошно время прихода менеджеров в офис или занимается блокированием соцсетей).
Промежуточные результаты наглядно отражают ход взаимодействия с каждым клиентов и личную активность менеджера.
Конечные результаты тоже будут весьма обнадеживающими.
Не следует увлекаться техническими методами слежки за менеджерами (просмотром экрана, установкой видеокамер и подслушивающих устройств в офисе). Такие жесткие меры имеют смысл для крупных компаний и организаций с высокой секретностью, где необходимо контролировать распространение информации, но не важны личная инициатива и командный дух; и плохо подходят для малых и средних коммерческих фирм.
Кейлоггеры
Программы или устройства, фиксирующие все действия пользователя с мышью и клавиатурой – нажатия кнопок, перемещения и др..
Перед установкой кейлоггеров на компьютеры менеджеров руководитель обязан их предупредить об этом, причем желательно «продать» сотрудникам это нововведение. Например, внедрить дополнительные бонусы для менеджеров (бесплатный абонемент в фитнес-зал и т. п.) одновременно с установкой кейлоггеров.
Эта мера должна быть осознанно и позитивно принята работниками.
Если же коллектив собирают с нуля, необходимо предупреждать соискателей о наличии оборудования или программ, которые будут контролировать их движения, чтобы человек мог уйти, если его это не устроит.
KPI для оценки качества
KPI (показатель эффективности решения поставленной задачи) определяется в зависимости от того, что именно предстоит контролировать. К примеру, метод KPI подходит для оценки работы с чатами на сайте: сотрудники, достающие из чатов контактные данные и передающие их менеджерам по продажам, получают фиксированную оплату за каждый такой контакт и, дополнительно, процент с заключенных сделок по его контактам.
Это мотивирует работников интересоваться действиями менеджеров по продажам и частично контролировать их: позвонил ли менеджер данному лицу, на каком этапе находятся переговоры, выставлен ли счет и т. д.
В данном случае роль KPI для менеджера играют контакты, а для его коллеги, готовящего сметы, – быстрота реакции.
Как контролировать менеджера удаленно
В популярности удаленных продаж можно удостовериться, введя соответствующий запрос на любой из порталов по поиску работы. Данный формат работы отдела продаж используется в самых разных отраслях бизнеса:
- в IT-компаниях и фирмах, оказывающих телекоммуникационные услуги;
- в дизайнерских бюро и компаниях, разрабатывающих сайты и программное обеспечение;
- в рекламных и event-агентствах;
- в производственных фирмах, выпускающих медицинскую технику;
- в турагентствах;
- в торговых предприятиях, занимающихся оптовыми продажами стройматериалов.
Этот список, конечно, далеко не полон.
Организация работы удаленных менеджеров по продажам требует особой инфраструктуры. В отличие от офисного формата работы, где всех сотрудников легко контролировать, удаленная работа не дает возможностей проверить, скольких клиентов менеджер обзвонил, как прошли беседы и т. д. Приходится полагаться на его отчеты, в которых менеджер, фактически, может расписывать свою активность как угодно.
То есть потребуется в первую очередь технология, позволяющая контролировать количество, периодичность, качество совершенных менеджером звонков и их конверсию (переход на следующий этап сделки).
От менеджера, работающего на условиях подряда, его руководителю нужны только результаты, а то, как будет организован сам процесс, волнует лишь самого работника (кроме тех сфер бизнеса, где это имеет значение). Так, если менеджеру дано задание позвонить сотне клиентов и опросить их на тему приобретения товара, оплата ему назначается за результат, а то, когда и как это делать, он решает на свое усмотрение.
Сотрудник, справившийся с задачей, получил обещанную постоплату и остался доволен, как и заказчик.
Если же менеджер не смог доделать что-либо и аргументировал это, а заказчик, посоветовавшись с другими, убедился в его правоте, то труд менеджера тоже будет вознагражден. Результаты – единственное, что контролируется в удаленных продажах.
- Контролировать длительность выполнения задания
В некоторых видах деятельности очень важно соблюдать сроки. Например, при обращении к удаленным работникам – фрилансерам для выполнения разовых работ (разработки логотипа компании или дизайна выставочного стенда), где менеджер является посредником между исполнителями и самим клиентом. Из-за того, что работник не уложился в запланированный период, сдвинется весь план дальнейших мероприятий, в результате чего пострадает и заказчик, и он сам, и менеджер, который вовремя не проконтролировал работника.
Есть несколько методов контроля сроков:
Привязка гонорара к срокам. Актуально для экстренных и важных задач, когда заказчик готов доплачивать за срочность.
Оплата по реперным точкам. Подходит для оплаты крупных заказов удаленным специалистам – разработки сайта или программного обеспечения, прозвона определенного количества контактов менеджером и т. п. Исполнителя может напугать перспектива ожидания постоплаты за всю работу целиком.
Желательно разбить рабочий процесс на этапы и оплачивать окончание каждого из них (контролировать тоже поэтапно и либо по срокам, либо по окончании какого-либо количества этапов работы).
- Отслеживать потраченное на работу время
Почасовая оплата используется в ситуациях, когда невозможно заранее оценить расход рабочего времени на выполнение сложного и объемного задания квалифицированным и высокооплачиваемым удаленным подрядчиком. Существует много онлайн-трекеров для тех, кому необходимо контролировать расход времени. Доступ к трекеру должен иметь и сам работник, и менеджер, поставивший ему задачу.
- Привлечь третью сторону в качестве гаранта
Взаимное недоверие между удаленными работниками и теми, кто готов дать им заказ, вполне объяснимо – и та и другая сторона, как правило, имели негативный опыт подобного сотрудничества. Решением может стать обращение к независимой третьей стороне – интернет-площадке наподобие fl.ru и workzilla.com, которые замораживают сумму, полученную от заказчика за выполнение задания, и перечисляют ее исполнителю только тогда, когда обе стороны убедились, что задание выполнено, и они удовлетворены. Все конфликты между ними разрешает арбитраж портала, он же контролирует честность сделки.
Как контролировать удаленных сотрудников: общие рекомендации
Если суммировать все советы экспертов, то можно выделить четыре главных принципа того, как эффективно контролировать удаленных работников (в том числе менеджеров по продажам) и управлять процессом их работы:
Далеко не всех менеджеров вдохновляет перспектива работать удаленно, ведь нет уверенности в том, что руководитель сможет качественно управлять их работой на расстоянии.
Чтобы эффективно сформулировать требования и ознакомить с ними работника, их излагают в специальном документе, который содержит правила, рекомендации и т. п. сведения по удаленной работе и прилагается к договору.
Такие документы обычно включают соглашения о соблюдении мер безопасности, о неразглашении коммерческой тайны и другой важной информации, об ответственности работника, об оплате его труда, а также содержат технические требования к оборудованию. И договор, и этот документ делаются максимально стандартизированными, чтобы оценивать результаты деятельности удаленных и офисных сотрудников по единой шкале и контролировать весь персонал унифицированно.
- Обучение перед началом и в процессе работы
Обучение очень важно для дистанционной работы, в том числе и для менеджеров. Те компании, в которых удаленно работает значительная часть команды, понимают это и разрабатывают специальные обучающие программы, состоящие из занятий в офисе фирмы, где будущие работники могут тренироваться под присмотром опытных коллег и инструкторов до того, как переходить к полностью самостоятельной удаленной работе.
В отличие от менеджеров в офисе, к которым начальник может просто подойти и дать указания, обсудить какой-то вопрос и т. п., с удаленными сотрудниками контактировать сложнее. Поэтому нужны надежные, без сбоев, способы связи, чтобы контролировать удаленную команду работников.
Обычно все, что касается связи с фирмой или непосредственным руководителем, прописывается в соглашении с работником, трудящимся удаленно (или хотя бы обговаривается устно). Как правило, от дистанционных работников требуется быть доступным – по телефону, в мессенджере или почте – в течение определенного времени каждый рабочий день.
Разумеется, все понимают, что невозможно постоянно сидеть рядом с телефоном или отвечать на письма моментально (даже для тех, кто работает из офиса), но работник должен оперативно реагировать и давать обратную связь, а не отсиживаться молча.
В подобных случаях необходимость быть доступным (онлайн, по телефону и т. д.) должна быть включена в регламент и офисной части персонала тоже, и руководителю необходимо это контролировать. Ведь нередки ситуации, когда удаленный работник просто не может связаться с менеджерами, находящимися в офисе, когда это нужно срочно.
В удаленной работе первостепенное значение имеет организованность менеджеров и умение работников спланировать свою деятельность так, чтобы начальству не приходилось их постоянно контролировать.
В этом плане очень эффективен личный пример топ-менеджеров компании, работающих дистанционно. Например, генеральный директор фирмы, управляющий своим бизнесом из дома или во время поездок. При таком начальнике и подчиненные будут стремиться работать удаленно и не снижать планки качества собственного труда.
Помимо этого, гибкая рабочая среда подразумевает альтернативные форматы и возможности работы для тех ситуаций, когда кто-либо из работников не может трудиться удаленно. Решением может стать гибкий график, сокращение рабочей недели, изменение алгоритмов расчета зарплат, перераспределение обязанностей одного работника между несколькими, отсутствие жесткого регламента и готовность идти навстречу каждому, кто работает в фирме.
Правильно построенная гибкая рабочая среда обеспечивает высокую производительность труда и творческую активность, уменьшает текучку кадров, формирует дружную команду, укрепляет лояльность работников. Но на первый план выходит необходимость контролировать результаты труда всех сотрудников фирмы, в том числе и менеджеров.
Источник: biznes-resurs.ru
Организация внутреннего финансового контроля: задачи, способы и основные этапы
Внутренний финансовый контроль — залог финансового здоровья компании. Он позволяет вовремя выявлять воровство, махинации с финансовой отчетностью и нецелевое использование денег компании. Организация внутреннего финансового контроля особенно необходима собственникам, которые передали свой бизнес в руки наемных управленцев. И хотят отследить не только финансовые потоки, но и предотвратить любые риски вплоть до банкротства. Что же такое внутренний финансовый контроль, для чего нужен и как строится в организациях — читайте в материале ниже.
Что такое внутренний финансовый контроль и зачем нужен
Когда в 2002 году в США прогремели 6 крупных банкротств, связанных с корпоративным мошенничеством —- вышел закон Сарбейнса – Оксли. Закон ужесточил требования к процессу подготовки финансовой отчётности, чтобы исключить возможность ее искажения. С тех пор система внутреннего финансового контроля обязательно должна быть в публичных компаниях Америки.
В отечественных предприятиях ситуация с мошенничеством не лучше. Согласно отчету PwC в 2018 году 66% компаний в России столкнулись с экономическими преступлениями. Для сравнения — в 2016 году этот показатель был на уровне 48 %. В основном, это случаи незаконного присвоения активов, взяточничество и коррупция. Украинские компании ежегодно теряют до 15% прибыли по тем же причинам.
И способствует этому, как правило, отсутствие внутрикорпоративного финансового контроля. Внутренний финансовый контроль (ВФК) необходим любой организации: малой или крупной, частной или бюджетной. Внутренний финконтроль охватывает сразу и финансовый учет, и контроль за выполнением поставленных задач в компании.
Основная задача ВФК — вовремя выявить любые махинации, пресечь нецелевые расходы ресурсов и предотвратить возможные финансовые или репутационные риски. Внутренний финансовый контроль еще называют финансовым контроллингом. Он определяет, насколько финансово устойчив бизнеса и может ли он быстро адаптироваться к нестабильным условиям внешней среды. Правильно организованный финансовый контроллинг значительно сокращает расходы компании и помогает рационально использовать ее ресурсы.
Финансовый контроль в бюджетной и частной организации
- эффективного управлять его ресурсами;
- отследить целесообразность действий, связанных с финансами и активами;
- проверить корректность и законность совершенных финансовых операций.
При этом пристальный контроль нужен не только в госсекторе или крупных корпорациях с миллионными оборотами. Даже в малом бизнесе могут воровать деньги, нематериальные активы или информацию. Последнее порой наносит больший ущерб, чем денежные потери. И если отсутствует внутренний финансовый контроль на малом предприятии, то выявить недостачи будет нереально. Бизнес могут годами «понемногу» обворовывать свои же сотрудники.
Причина обычно кроется в том, что владельцы small cap business (маленьких компаний) не хотят тратиться на безопасность. Мол, в малом бизнесе итак все на виду. Но специалисты по форензик называют это «small cap catch» или уловкой маленького бизнеса. Так по данным ACFE, в 55% случаев хищения происходят именно в небольших компаниях со штатом до 100 человек. А в мультинациональных корпорациях желающих украсть миллионы оказалось в 2 раза меньше (22% случаев).
Согласно тем же исследованиям, в мошеннических схемах участвуют руководители отделов и даже контролеры. Поэтому внутренний финансовый контроль как коммерческих организаций, так и бюджетных должен быть выстроен так, чтобы под него попадали все сотрудники без исключения: линейные специалисты, менеджеры высшего и среднего звена, а также сами работники службы ВФК.
Способы организации системы ВФК
Существует несколько способов внедрения и организации внутреннего финансового контроля на предприятии.
- Самостоятельно. Это когда система внутреннего контроля создается и проводится только наемными сотрудниками организации.
- Ко-сорсинг. Это когда часть задач по финансовому контролю остается на стороне предприятия, а какая-то — передается внешнему консультанту или аудиторской компании. При этом внутри организации за финансовый контроль отвечают специальные отделы по контролю качества управления корпоративным капиталом, бухгалтерские либо аналитические подразделения.
- Полный аутсорсинг. Здесь финансовый контроль полностью поручается юридически независимым организациям и проводится без участия штатных работников предприятия.
Первый способ подходит крупному бизнесу. Так как высшее руководство оперативно может получить любую информацию о работе всей компании, и принять верные решения. А достоверность информации о финансовом положении дел повышает доверие со стороны инвесторов.
Но этот способ может потребовать дополнительных инвестиций: на обучение внутреннему аудиту своих сотрудников или найм специалистов со стороны и внедрение программного обеспечения для автоматизации работы службы внутреннего контроля.
Для небольших и средних компаний больше подходит ко-сорсинг финансового контроля. Он помогает минимизировать издержки и узнать, насколько правильно были начислены и своевременно уплачены налоги. Также к преимуществам такого способа относится то, что компания может поручить финансовый контроль одновременно нескольким компаниям. А работники предприятия — получить исчерпывающую консультацию от внешних специалистов. Но есть и свои минусы — руководство не видит полной картины происходящего в компании.
Порядок организации внутреннего финансового контроля
Финансовый контроллинг строится обычно в несколько этапов:
- Вначале формируются цели: что необходимо выявить при внутренней проверке.
- Решается, как именно это будет сделано — прописывается ряд мероприятий по контроллингу.
- Формируется полноценная структура ВФК.
- Разрабатываются документальная база и внутренние стандарты контроля, согласно которым будет действовать система.
Когда система запущена и проверка прошла — наступает этап отчетного периода. Оценивается, насколько успешно сработала служб ВФК и проверяется налоговая отчетность.
Также мероприятия по финансовому контроллингу бывают 3-х видов:
- предварительные — проводятся до того, как руководство приняло значимые решения в области управления корпоративным капиталом либо на этапе их подготовки;
- текущие — сопровождает реализацию и внедрение принятых решений;
- последующие — включает анализ последствий принятых решений в области управления капиталом фирмы.
Каждый из этих видов мероприятий и этапов предполагают подготовку сотрудников или найм компетентных специалистов по внутреннему финансовому контролю. Работники, ответственные за ВФК, должны уметь оценивать результаты принятых руководством решений по управлению капиталом, разбираться в разработке документальной базы и уметь проводить запланированную проверку согласно стандартам и правилам внутреннего аудита.
Только грамотная организация внутреннего финансового контроля на предприятии может обеспечить финансовую устойчивость бизнеса, своевременную сдачу достоверной финансовой и налоговой отчетности. А также сохранить имущество и информационную безопасность компании.
Хотите изучить принципы внутреннего аудита и внутреннего контроля, стать надежной защитой компании от финансовых рисков и подтвердить свою квалификацию 2-мя международными дипломами IPFM? Зарегистрируйтесь на курс «IPFM: Профессиональный внутренний аудитор» и получите доступ к 1-му уроку бесплатно!
Источник: finacademy.net