Диалог является простым обменом реплик. Однако ведется он по определенным правилам. Общие моменты знают многие, но стоит повторить их. Важно помнить, что на вопрос всегда нужно отвечать, при просьбе следует согласиться и выполнить то, что просят, либо отказаться, но при этом обосновать причины отказа. Кроме того, если человек о чем-то рассказывает, особенно если делится чем-то наболевшим, то следует внимательно его слушать.
Какие бывают диалоги?
- Бытовыми, которые ведутся в семейном кругу, с друзьями либо на улице и т.д. Их цели могут быть различными, начиная от желания получить ответ на какой-то вопрос, заканчивая разговорами на отвлеченные темы;
- Деловыми – диалоги, цель которых связана с ведением бизнеса, заключением договоров, выполнением должностных обязанностей и пр.
Как начать диалог? Общие правила
- Наличие обоюдного желания поговорить на определенную тему, а также наличие времени на обмен репликами;
- Тема должна вызывать интерес у обоих. Польза и содержательность разговора напрямую зависят от того, интересна ли его тема тому, кто вступает в диалог, а также от степени владения выбранной темой;
- Важно говорить на одном языке, то есть с учетом возраста, пола, образования участников разговора;
- Необходимо быть дружелюбным, объективным, искренним, уверенным, а также увлеченным.
Что такое деловой диалог?
Диалог деловой беседы отличается от бытового. Одно из основных отличий заключается в том, что нередко приходится общаться независимо от наличия желания. Пример – диалог, одним из участников которого является занимающий руководящий пост. От чего же зависит успех небытового разговора? От знания, грамотного применения регламента, правил, протокола.
5 правил в отношениях с бизнес партнером / Александр Высоцкий 16+
Протокол представляет собой совокупность общепринятых традиций, правил, условностей, которые соблюдаются на правительственном, государственном, официальном уровне, а также между партнерами по бизнесу и в международном общении. Протокол дает возможность должностным лицам выполнять свои обязанности. Необходимо знать о протокольных нормах, иметь полномасштабное представление о служебной этике, уметь применять соответствующие правила, так как все это является частью профессиональной квалификации современного делового человека.
Курсы деловой риторики дают возможность узнать о требованиях, которые следует учитывать при ведении диалогов делового общения. Это максимы:
- Полноты информации, т.е. ее исчерпанности;
- Качества, что предполагает правдивость реплик, которыми обмениваются стороны;
- Релевантности, т.е. без отклонения от темы разговора;
- Стиля, т.е. ведение ясного, последовательного диалога без лишних деталей.
Существуют еще и требования этикета. В данном случае речь идет о максимах:
- Такта – с соблюдением интересов другой стороны;
- Великодушия – без осложнения жизни оппонентов;
- Одобрения – лучше промолчать, чем необоснованно обругать;
- Скромности, что понятно любому воспитанному человеку;
- Согласия — без выражения открытого возражения.
ВАЖНО! Не следует вести чрезмерно вежливый диалог. Однако недопустимо и нарушение установленных правил вежливости.
Любой пример делового диалога, как и бытового, который ведется воспитанными людьми, подразумевает отсутствие обмана, клеветы, злословия, хвастовства, оскорблений, сплетен. Подобное недопустимо в общении, тем более, если говорить о деловом характере разговора.
Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:
- Успешные деловые переговоры
- Профессиональное ведение переговоров
Статьи по теме:
- Как достичь своей цели в переговорах?
- Как выиграть переговоры?
- В чем скрыты секреты переговорного искусства?
- Эффективные переговоры
- Техника ведения переговоров
Поделиться в соц. сетях
Источник: training-partner.ru
Как начать деловой разговор
Одной из важных составляющих бизнес-сотрудничества является умение вести деловую беседу. Основная задача – убедить потенциального клиента или партнера в том, что предложение действительно выгодное. С чего же начать деловой разговор?
Статьи по теме:
- Как начать деловой разговор
- Как проводить деловые беседы
- Как провести деловую беседу. Рекомендации психолога
Инструкция
Начните разговор с взаимного представления, если это ваша первая встреча с собеседником. Расскажите о том, какую организацию вы представляете, чем она занимается. Если вы уже знакомы, то хорошим началом для диалога сможет стать краткая вступительная речь о событиях, произошедших с момента вашей последней встречи.
Не спешите с предложениями и вопросами на интересующую вас тему. Необходимую вам информацию и согласие рассмотреть ваши условия вы должны «заслужить». Но и не начинайте разговор издалека. Вы можете вкратце охарактеризовать текущее положение дел на рынке товаров и услуг, побеседовать о последних тенденциях и технологиях. Ориентируйтесь при этом на интересы собеседника и профиль его организации.
Постройте разговор так, чтобы от обсуждения общих вопросов можно было перейти к основной теме. Внимательно прислушивайтесь к тому, что говорит собеседник, следите за его поведением. Если он заметно нервничает или отвечает односложно, не затягивайте с предложением. Не исключено, что он торопится или просто не заинтересован в сотрудничестве с вами. Тем самым вы сбережете и его, и свое время.
Говорите спокойно, внятно, без излишней экспрессии. Не торопитесь, дайте возможность собеседнику определить, что представляет собой ваше предложение, и стоит ли сотрудничать именно с вами. Обращайтесь к нему по имени и отчеству, чаще произносите: «вы», «ваш», «для вас». Акцентируйте внимание на его персоне, избегая при этом просительных и угодливых интонаций.
Это неприемлемо для делового сотрудничества, даже если вы действительно о чем-то просите. Помните, что самая удачная идея может потерпеть фиаско, если человек, который ее представляет, неприятен в общении.
Если вы хотите установить уровень полномочий собеседника, не спрашивайте у него сразу о том, находятся ли в его компетенции те или иные вопросы. Возможно, что он рассматривает этот разговор как предварительный, и впоследствии с вами будет беседовать уже непосредственный руководитель. Но в любом случае не показывайте своего разочарования от того, что решение по вашему предложению может быть отложено.
Источник: www.kakprosto.ru
Деловая беседа: правила, разновидности и этапы
Результаты деловых отношений нередко зависят от персональных переговоров и диалогов. Бизнес-контакты, завязавшиеся в письменном виде либо посредством телефонной связи, получают развитие в личных беседах. Участники собеседования применяют при этом все многообразие коммуникативных средств: пользуются не только речью, но и жестами, мимикой, личностным влиянием.
К официальному общению, имеющему собственную логику и традиции, необходим специальный подход. Оно регламентируется этическими принципами и предписаниями и диктует необходимость непременной подготовительной работы. Ее структурные понятия очень четкие.
Особенности и функции
Деловая беседа обычно является разговором двух собеседников, вот почему им следует учитывать личностную специфику оппонента, его мотивы, речевые особенности, применять этикет. Межличностная коммуникация предусматривает разнообразие методов влияния на собеседника.
Управленческая теория рассматривает беседу в качестве вида специально устроенного тематического разговора, предназначенного для регулирования административных целей. Беседы проходят в официальной обстановке, а их характеристика очень четкая.
Деловая беседа, имеющая конкретную тему и являющаяся личностно ориентированной, нередко осуществляется внутри одной организации между сотрудниками. Назначением разговора становится желание одного участника коммуникации с помощью слов повлиять на другого или на целую группу сотрудников, чтобы подтолкнуть к деятельности, переменам в существующей рабочей обстановке либо во взаимоотношениях, улучшить их качество.
Еще одной целью деловой беседы становится потребность формирования руководством выводов и решений, основанных на мнениях и рассуждениях работников.
Преимущество деловых бесед перед иными видами речевого общения заключается:
- в быстроте реакции на реплики собеседников, помогающей получению нужного результата;
- в увеличении информированности администратора с помощью учета, контроля и мониторинга точек зрения, суждений, мыслей, доводов и скептических высказываний, услышанных во время собеседования;
- в целесообразности гибкой разумной совокупности методов исследования обсуждаемой темы, являющейся следствием решения проблемы и притязаний всех сторон.
В деловой беседе руководитель способен непосредственно откликаться на высказанные реплики и учитывать точку зрения и интересы сотрудников вследствие эффекта обратной связи.
Деловая беседа ориентирована на воплощение определенных функций:
- отыскание новейших направлений;
- запуск перспективных проектов;
- взаимообмен данными;
- регулирование инициированных мероприятий;
- взаимная коммуникация сотрудников одного предприятия;
- содействие деловым контактам между учреждениями, фирмами, отраслями.
Четко продуманная и организованная деловая беседа дает отличные результаты для улучшения работы организации.
Основные правила
Результаты деловой беседы и совещаний не только обусловлены подготовленностью к ней, но и определяются построением самого разговора. Избежать бесспорных ошибок позволяют наработанные методики ведения собеседований и соблюдение их принципов. Всегда должна присутствовать атмосфера доброжелательности – недопустимы резкие высказывания.
Принцип рациональности предполагает сдержанность поведения, особенно в случае проявления партнером эмоциональности. Отсутствие контроля над эмоциями обычно негативно влияет на принимаемое решение. Оптимальным такое решение не назовешь.
Принцип понимания необходим для того, чтобы собеседники могли найти точки соприкосновения в диалоге и достигли нужного эффекта.
В продолжение беседы концентрация внимания беседующих колеблется даже при отсутствии рассеивающих факторов. Учитывая и замечая такие нюансы, необходимо в это время снова обратить на себя внимание и возобновить прерванный контакт.
Принцип достоверности диктует обязательность соблюдения подлинности информирования собеседника – даже в том случае, если тот дает ложные сведения. Это приносит пользу диалогу и позволяет добиться желаемых целей.
Важным психологическим принципом является разграничение предмета беседы с собеседником. Субъективное отношение к оппоненту может повлиять на объективность оценки показателей. Конструктивный разговор строится на разграничении событий с точками зрения, а мнений – с переживаниями.
Конкретизацией подобных общих принципов проведения деловых бесед являются правила их осуществления, способствующие безопасности и эффективности переговоров.
Специалисты рекомендуют направлять беседу таким образом, чтобы это не создавало помех во взаимоотношениях сотрудников с руководителями. Для этого необходимо:
- не торопиться с выводами о побуждениях и замыслах собеседников, исходя из собственных предположений;
- сосредоточенно выслушивать оппонента и показывать, что он понят;
- озвучивать свою заинтересованность и свои цели вместо спора о прошедшем, причем мысли должны быть выражены ясно и четко;
- обсуждать перспективные действия.
Акцент на заинтересованности в партнере считается также значимым правилом, которое поможет серьезно облегчить задачи обоих собеседников. Фразы: «понятно», «интересно», «приятно узнать», естественно вставленные в разговор, – создадут непринужденную атмосферу и помогут выразить согласие и взаимопонимание. Эта же задача может быть решена, если обращаться к собеседнику, называя его по имени и отчеству, а также не проявлять беспокойства и раздражительности.
Поддержать заинтересованность поможет и желание уточнить добавочные либо вспомогательные сведения.
Не стоит нарушать взаимосвязь, оспаривая отдельные моменты в утверждениях партнера. Его неправоту можно показать невербально: взглядом, тоном или жестом.
Каждый разговор является способом отыскания точек соприкосновения. Чтобы диалог прошел успешно, не советуют начинать его с противоречий. Обычно начинают с таких тем, мнения по которым совпадают, к примеру, о погоде. Это делается для того, чтобы с самого начала не прозвучал отрицательный ответ и не пришлось тратить усилия на переубеждение собеседника. Специалисты рекомендуют всегда иметь несколько заранее заготовленных фраз, ответы на которые бывают только позитивными.
Подготовка
Подготовка к деловой беседе начинается с важнейшего этапа – планирования, заключающегося в формулировании проблем и задач встречи, а также создании плана переговоров и методов его осуществления. Профессионалы советуют:
- обдумать и взвесить предполагаемый процесс намеченного разговора, составить его программу;
- собрать всю нужную информацию о возможном собеседнике;
- протестировать эффективность своих доводов, требующихся для обоснования своих убеждений и замыслов;
- проверить логичность своих определений и мыслей;
- продумать варианты реакции собеседника или оппонента на выдвигаемые аргументы.
Назначение времени и места будущего разговора зависит от позиции и установки участников. Она может проводиться на своей, чужой либо нейтральной территории. После проведения оперативной подготовки необходимо проконтролировать и отредактировать собранные и подготовленные материалы и придать плану будущего собеседования окончательную форму.
Перспективы на успешное завершение делового диалога увеличатся при тщательной подготовке к ней.
Структура
Конструкция делового разговора состоит из 5 этапов:
- начало беседы;
- предоставление сведений;
- аргументирование;
- ниспровержения аргументов оппонента;
- утверждение предложений.
Каждый из этих шагов основывается на профессиональных знаниях, понятности, логичности, к которым добавляются личностные качества беседующих, имеющие в разговоре серьезное значение. Строить план беседы следует, исходя из различных вероятных вариантов ее исхода. Порой приходится повторно озвучивать некоторые доводы.
На первой стадии – в начале диалога – важно найти контакт с партнером, организовать привлекательную обстановку, заинтересовать собеседника и завладеть инициативой. Желательно пользоваться специальными приемами, начинающими диалог. К ним относятся:
- методика освобождения от напряженности, способствующая установлению тесных контактов с оппонентом;
- способ зацепить собеседника, позволяющий быстро ввести в курс проблемы;
- метод стимуляции фантазии, предполагающий возникновение большого количества вопросов;
- методика непосредственного подступа к проблеме.
Корректным началом разговора считается знакомство, точная формулировка ее цели и задач, номинация темы, сообщение регламента рассмотрения вопросов.
На этапе предоставления информации следует выяснить запросы и мнения партнера, его побуждения, доводы и пожелания, сообщить запланированные сведения, проанализировать позицию собеседника.
В процессе аргументирования не стоит игнорировать любые мелочи, которые могут играть порой решающую роль. Необходимо помнить о простоте, ясности, убедительности понятий.
В фазе опровержения суждений соперника следует нейтрализовать его замечания. Для этого необходимо излагать свои аргументы убедительно, без сомнения, не допуская возможности опровержения своего мнения. Логика отрицания заключается в анализе сомнительной информации, нахождении истинной причины, отборе концепции и методики. При этом применяются разнообразные приемы и уловки.
На этапе принятия решений подводятся итоги аргументации, которую принял и одобрил собеседник, устраняются отрицательные нюансы и выводы, закрепляется и подтверждается достигнутый результат, предлагаются темы для дальнейшего сотрудничества. На данной стадии нельзя проявлять неуверенность, чтобы партнер также не начал сомневаться в принятом решении.
Необходимо всегда иметь в запасе дополнительный аргумент для подтверждения своего тезиса в случае колебания оппонента. Рекомендуется контролировать поведение партнера для предвидения его последующих действий.
Разновидности
Самостоятельными видами деловых бесед присуща такая класификация:
- при оформлении на работу;
- при освобождении от должности;
- по поводу возникшей проблемы;
- дисциплинарного характера.
Первая разновидность имеет тип ознакомительный, основной задачей которой является выяснение и оценка деловых качеств претендента на должность. Руководителю требуется задать соискателю всего несколько базовых вопросов, содержащих информацию о человеке: уровень образования, опыт трудовой деятельности, имеющиеся навыки и способности, причины поиска работы, уровень притязаний на оплату. Порой приходится уточнять также личностные качества.
Собеседование по поводу ухода сотрудника может быть двух видов: добровольный расчет либо вынужденный. В первом случае администратору следует выяснить причины увольнения – это обусловлено вниманием к улучшению управления организацией. Обычно в таких случаях удается узнать полезную информацию, позволяющую решить некоторые проблемы.
Третья разновидность – разговор с работником, с которым вынуждены расстаться. Как правило, он весьма сложен для руководителя. В процессе такой беседы следует соблюдать деликатность, но при этом верно и справедливо изложить претензии к нему. Существуют специальные правила и советы, как следует вести подобный разговор.
При осуществлении проблемных и дисциплинарных бесед также следует относиться с вниманием к возникшим обстоятельствам, нельзя действовать сгоряча, надо тщательно выяснить причины происшедшего и найти решение.
Методы аргументации и пример беседы, классификация
Построение аргументации может основываться на риторических и спекулятивных методах. К риторическим относятся:
- фундаментальный, заключающийся в прямой апелляции к партнеру;
- противоречие, основанное на нахождении разногласий в доводах;
- методика выделения заключений, которая приводит к нужным результатам через промежуточные выводы;
- сравнительный;
- метод расчленения, основанный на выделении отдельных частей;
- способ «бумеранга»;
- бойкот;
- смещение акцентов и выдвижение на первый план своих интересов;
- выводящий метод, основанный на поэтапной перемене сущности проблемы;
- опросный способ, заключенный в заранее заданных вопросах;
- методика явного содействия.
Спекулятивными методами можно считать:
- технику утрирования;
- анекдотическую;
- технологию использования авторитета;
- технику сомнения в личности собеседника;
- способ изоляции, заключающийся в преподнесении отдельных выражений в измененном виде;
- преобразование направления, основанное на переходе к иному вопросу, не имеющему отношения к диспуту;
- вытеснение, заключающееся в преувеличении второстепенных проблем;
- техника заблуждения, при которой сообщаются запутанные сведения;
- отсрочка – затягивание разговора;
- апелляция, основанная на обращении к сочувствию;
- искажающая техника;
- вопросы-капканы.
Специалисты рекомендуют проводить деловые беседы следующим образом: делать предложения либо оценивать что-либо в вопросно-ответной форме, позволяющей удерживать инициативную позицию, не позволять категоричный тон, призывать собеседника к активности и при этом получать необходимые сведения. К примеру, уместно и рационально пользоваться фразами:
- «Каково ваше мнение по этому поводу? »;
- «Как вы считаете. »;
- «Верно ли я понял вашу точку зрения? »;
- «Не стоит ли нам с вами проверить еще один вариант? »;
- «Не думаете ли вы, что ситуация сейчас не в пользу вашего суждения? ».
Деловая беседа способствует реализации стремления людей к изменению ситуации либо установлению качественно новых отношений между участниками диалога. Такие беседы являются важной составной частью взаимоотношений в бизнесе и политике, представляя собой установление связей между партнерами, уполномоченными своими организациями для урегулирования проблем. Говорить нужно кратко.
Еще больше о правилах делового общения смотрите в следующем видео.
Источник: wlooks.ru