Друзья! Если вы или ваша организация планируете проведение какого-то мероприятия — праздничного события, выставки, семинара, конференции, деловых встреч, собеседований или мероприятий по другим событиям, то лучше написать официальное письмо приглашение вашему контрагенту.
В деловом мире устное приглашение не может быть воспринято адресатом всерьез. Так не принято. Поэтому в деловых отношениях распространена именно письменная форма приглашения.
Письмо приглашение — это некоммерческое деловое письмо, относящееся к одному из видов писем уведомлений.
В чем преимущества пригласительных писем?
Когда вы пишите приглашение, тогда вы оказываете знак внимания получателю письма. Письменное приглашение по какому-то поводу (предложение принять участие, посетить, посмотреть) — это знак вашего особого внимания к получателю письма, которое позволит ему серьезно отнестись к вашему предложению, отметить важность вашего события.
Как написать деловое письмо, чтобы ответили | Советы по написанию письма с предложением чего-либо
Когда вы обращаетесь к конкретному лицу (адресность обращения) и приглашаете его на свое мероприятие по определенному поводу, то вы даете понять получателю письма, что он значим для вас и его присутствие важно для вас. И это повысит вероятность того, что он обязательно примет ваше приглашение.
Письменное приглашение будет являться для получателя письма напоминанием не забыть о вашем мероприятии — о времени и месте мероприятия, на которое вы пригласили его.
Как составить письмо приглашение грамотно?
Во-первых,соблюдайте стандарты оформления шапки делового письма (реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, реквизиты адресата, подпись руководителя, отметка об исполнителе и прочие) в соответствии с принятыми в вашей стране правилами оформления документов.
Во-вторых, если вы пишите письмо от вашей организации, то обращайтесь к получателю письма от первого лица множественного числа: «приглашаем», «рады пригласить» и т. д; или от третьего лица единственного числа: «Компания «НГ» приглашает», «ТОО «НГ» рада пригласить». Если вы пишите письмо от себя лично, то обращайтесь к получателю от первого лица единственного числа: «приглашаю», «рад пригласить» и т. д.
В третьих, пишите письма приглашения кратко, лаконично, не допускайте различных толкований и возникновения сопутствующих вопросов у получателя, чтобы ваше пригласительное письмо выполняло свою функцию точно по назначению.
Письмо-приглашение должно быть посвящено только одному вопросу — МЕРОПРИЯТИЮ. Получателю письма должно быть понятно, что вы приглашаете его на мероприятие по конкретному случаю, которое состоится в определенном месте, в определенную дату и время. Все!
И только после того, как вы в письменной форме пригласили гостя на мероприятие и если это важно для вас, можно уже в устной форме по телефонному разговору или иным способом уточнить у получателя письма, будет ли он присутствовать на вашем мероприятии.
Фразы, используемые в письмах приглашениях: » ООО «Альфа» приглашает Вас принять участие в …», «Выражаем Вам искреннее уважение и приглашаем Вас …», «ООО «Альфа» искренне благодарит Вас за многолетнее сотрудничество с нашей компанией и приглашает Вас посетить выствку …», «Будем рады Вашему участию на коференции …», «Ждем Вас на выставке 25 декабря 2018 года в 12:00 по адресу …» и прочие слова и фразы.
Вот примеры писем приглашений по некоторым событиям.
«Уважаемая Анна Петровна!
Выражаем Вам искреннее уважение и приглашаем Вас принять участие на нашем корпоративном мероприятии в честь празднования Нового года, которое состоится 27 января 2018 года в 18:00 в ресторане «Золото» по адресу: г.Алматы, ул. Зеленая д.35.».
ПИСЬМО ПРИГЛАШЕНИЕ НА БЕСПЛАТНЫЙ СЕМИНАР ПО ФИНАНСОВОЙ ГРАМОТНОСТИ
Уважаемые руководители предприятий и организаций,
Учебный центр «Прогресс» приглашает Вас и Ваших сотрудников на бесплатный семинар на тему «Финансовая грамотность».
Семинар будет проходить на бесплатной основе на тему финансовой грамотности, а именно, мы рассмотрим и ответим на вопросы:
- о финансовой грамотности и финансовом планировании;
- что выгоднее регистрировать: ИП или ООО;
- о трудовых отношениях: как оформлять персонал;
- о налогах: как выбрать систему налогообложения, чтобы не переплачивать;
- о взаимоотношениях с контрагентами: как выяснять отношения с контрагентами;
- об оплате: как принимать оплату, чтобы не получить штраф;
- об онлайн кассе: как выбрать онлайн-кассу;
- и другие важные темы по финансовой грамотности.
Будем рады Вашему участию на нашем семинаре, который состоится 22 декабря 2017 года в 15:00 в малом конференц-зале Отеля «Рахат» по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.55 (главный вход, 1 этаж).»..
ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ В МЕЖДУНАРОДНУЮ АССОЦИАЦИЮ БУХГАЛТЕРОВ.
Уважаемые коллеги!
Приглашаем Вас принять участие в международном форуме бухгалтеров и стать участником Международной Ассоциации бухгалтеров. Мероприятие пройдёт с 21 по 22 ноября 2016 года в Москве в конгресс-центре МГМУ им. Сеченова.
Участие в форуме позволит бухгалтерам государственных, коммерческих и некоммерческих организаций обменяться опытом с коллегами из различных стран мира, стать членом профессиональной ассоциации и сделать вклад в развитие финансового учета и отчетности.
«Уважаемый Дмитрий Михайлович!
ТОО «Альфа» приглашает Вас принять участие в международной конференции «Деловая переписка в условиях кризиса в 2018 году». Основные темы для обсуждения:
- Актуальность деловых писем в условиях конкуренции.
- Важность поддержания деловых взаимоотношений и взаимопонимание между участниками деловой переписки.
- Повышение лояльности между деловыми контрагентами.
- Поддержание делового имиджа в условиях турбулентности рынка.
Будем рады Вашему участию на коференции, которая состоится 22 декабря 2017 года в 15:00 в малом конференц-зале Отеля «Рахат» по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.55 (главный вход, 1 этаж).».
«Уважаемый Алексей Николаевич!
ТОО «Альфа» искренне благодарит Вас за многолетнее плодотворное сотрудничество с нашей компанией и приглашает Вас посетить 8-ую международную выставку «Энергетика, Электротехника и Энергетическое машиностроение».
В данной выставке у Вас будет возможность посетить семинары, кргулые столы, мастер-классы и другие акции, на которых будут детально раскрыты наиболее актуальные для Вас вопросы по теме энергетики и электротехники.
Ждем Вас на выставке 25 декабря 2018 года в 12:00 в повильоне №7 ВДНХ по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.5.
Для более подробной информации обращайтесь к нашему менеджеру по тел. ХХХХХХХ в любое удобное для Вас время».
Рад сообщить Вам, что наша школа организует соревнования по плаванию для наших учеников. Известно, что у нас есть две даты конкурса:
- Суббота 9 ноября для студентов 9 лет (Тулпар) и до 12 лет (Кыран).
- суббота 16 ноября для учащихся 15 лет (запасной состав школьной спортивной команды) и до 19 лет (школьная спортивная команда).
Для того, чтобы зарегистрироваться по телефону +77ХХХХХХХ, студент должен иметь некоторый опыт плавания. Пожалуйста, обратите внимание, что регистрация заканчивается за неделю до начала мероприятия.
Лучшие студенты с лучшими результатами получат возможность принять участие в соревнованиях по плаванию в бассейне COACH 4 и 5 декабря.
Обратите внимание, что количество участников ограничено. После регистрации студент должен пройти испытание с учителем плавания. Во время следующего урока плавания они могут попросить своего учителя плавания уделить время разным видам плавания. 16 студентов с лучшими результатами получат возможность принять участие в нашем мероприятии.
Я с нетерпением жду сотрудничества с Вами.
Источник: delovoe-pismo.com
Письмо-приглашение
Письма-приглашения относятся к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых контактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физического лица), представляющего ту или иную организацию. При необходимости приглашения большого количества людей используются тексты-трафареты с пробелами для фамилии, имени и отчества. Система факсовой связи сегодня облегчает задачи распространения корреспонденции.
Госстандарт РФ
Всесоюзный научно-исследовательский
институт по нормализации
в машиностроении
Главному конструктору
завода «Прогресс»
канд. Техн. наук Аристову А.В.
Телефон. Телетайп.
Приглашение
Глубокоуважаемый Александр Васильевич!
16 апреля 1997 г. в 12 часов в конференц-зале нашего института состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.
Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляю Вам проект и прошу принять участие, в его обсуждении.
Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу: ____________
Председатель
Ученого совета института
Секретарь ученого совета
Письмо-извинение
Благодарственное письмо
Благодарственные письма все активнее входят в практику делового общения. Широкое использование этого жанра в западноевропейском менеджменте определяется не только стандартом поведения менеджера, но и принципом оптимизации деловых отношений партнеров. Благодарят за предложение, за своевременный ответ, за участие в мероприятии, за качественно выполненную работу.
Уважаемый господин Кутю,
Благодарю Вас за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов Международного Аэропорта Самара.
Это событие стало очередным этапом на пути реконструкции аэропорта. Мы уверены, что при поддержке Администрации области и заинтересованных лиц мы сможем обеспечить лидерство модернизации системы аэропортов России путем предоставления высококачественного обслуживания на коммерческой основе при соблюдении экологических требований и в соответствии с международными стандартами.
Надеюсь, что наше дальнейшее сотрудничество будет взаимовыгодным.
Источник: studfile.net
Анатомия идеального email-приглашения на мероприятие
От неё на 90% зависит, откроет ли получатель ваше письмо, или же не глядя отправит в корзину. Поэтому здесь нужно быть одновременно завлекающим, информативным и кратким. Для этого рекомендуем два основных варианта:
— Создать ощущение важности и срочности: «Не пропустите лучшую вечеринку лета/единственное выступление эксперта!»
— Максимально персонифицируйте тему: «Привет, [Имя], приходи на [название мероприятия] в [город]!»
Эти два варианта можно проверить через A/B-тест (их позволяют сегодня делать все продвинутые сервисы рассылок), понять, какой на вашу аудиторию работает эффективнее, и дальше использовать его. Или совместить их оба в одном ударном заголовке.
Имя отправителя
Оно как раз вносит оставшиеся 10% вклада в открываемость письма. Это означает, что письмо должно быть отправлено от имени известного бренда. Это могут быть ваше имя и фамилия (если вы известный эксперт в нише), название вашего мероприятия (если оно проводится уже не в первый раз и завоевало популярность у аудитории) или имя вашего проекта/компании.
Если ничего из этого аудитории неизвестно, мероприятие проводить рановато — нужно сначала поработать над продвижением бренда. Даже самое завлекательное предложение из сомнительного источника едва ли будет людьми принято.
В заголовке не повторяйте тему письма. Используйте его, чтобы поприветствовать открывшего приглашение на мероприятие человека, создать у него нужное настроение и, возможно, подготовить почву для призыва к действию (см. следующий пункт). Например: «Привет, [Имя], хочешь встретить рассвет самой короткой ночи в году на крыше с отличным видом, под музыку от лучших DJ и в отличной компании?» И далее в тексте продолжаем: «Тогда приходи…»
Вообще, в тело письма должно быть как можно более кратким и ярким. Все важнейшие подробности (что? где? когда?) упоминаем в самом начале, чтобы читателю не пришлось долго проматывать письмо вниз в их поисках. Дальше уже можно подробнее осветить самые ударные аспекты ивента. Но не увлекайтесь — для подробностей у вас есть сайт/лендинг и/или группа/встреча в соцсети.
Призыв к действию
Без него никак. Призыва к действию не нужно стесняться. Напротив, его нужно сделать максимально кратким и ярким, причём ярким в буквальном смысле. Сделайте яркую кнопку с текстом, например «Купить билет» или «Я иду!» и поставьте её в начало и конец письма, чтобы человек её точно заметил.
Хочется ещё раз отметить, что это максимально простая и общая схема. Взяв её за основу, можно креативить дальше. И, конечно, проверять успешность ваших креативов с помощью аналитики, чтобы понимать, куда двигаться дальше. Успехов!
Источник: eventologia.ru
