Правильное деловое письмо — залог успеха любой бизнес-коммуникации. Будь то решение актуальных вопросов сотрудничества с вашим действующим контрагентом или начальная стадия переговоров о потенциальном партнерстве.
Задача любого делового письма: вовлечь адресата в вашу позицию, подвести к ее принятию, четко изложить действия необходимые для обеих сторон, чтобы получить нужный вам результат.
Как написать эффективное деловое письмо?
Большинство деловых писем имеют простой в освоении формат, который можно адаптировать к любому типу контента.
Получите алгоритм написания правильных деловых писем, который эксперты Active Sales Group используют в своей работе с клиентами на проектах по развитию b2b продаж. и при обучении продавцов стратегии и тактике b2b продаж.
- Деловое письмо: 1 — качество и выгоды
- Деловое письмо: 2 — правильная цель
- Деловое письмо: 3 — правильный формат
- Деловое письмо: 4 — правильные блоки
- Деловое письмо: 5 — тон и суть письма
- Деловое письмо: 6 — мы vs я
- Деловое письмо: 7 — вежливость
- Деловое письмо: 8 — грамматика
- Деловое письмо: 9 — структура
- Деловое письмо: 10 — основные ошибки
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО: 1 — КАЧЕСТВО И ВЫГОДЫ
Качественное деловое письмо — редкость в деловой среде. Навык писать деловые письма приобретаемый, на его формирование необходимо потратить время. Если вам известны алгоритмы деловой переписки, вы сформируете этот навык быстро и безболезненно.
Как написать email письмо, которое продаёт? | Email маркетинг: какая структура письма эффективна?
Сегодня доля переписки в деловой коммуникации выросла: вы воздействуете на ваших клиентов/партнеров словом в электронных письмах и сообщениях мессенджеров.
90% людей максимально эффективно воспринимают информацию через визуальный канал. Поэтому деловые письма и сообщения мы приравниваем к основному каналу воздействия на наших клиентов.
Любое воздействие должно быть эффективным, т.е. обеспечивать нужный вам результат за оптимальное время.
Если вы эффективно воздействуете на клиента с помощью делового письма, то получаете следующие выгоды:
► Экономия времени: вы не тратите своё время на дополнительные беседы-разъяснения по телефону;
► Скорость сделки: если вы работаете в продажах, скорость продвижения лидов и opportunities по воронке вырастает в 1,5-2 раза;
► Экспертность и опыт: по высокому качеству того что и как вы пишете ваш опыт и экспертиза воспринимаются адресатом безусловно.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО: 2 — ПРАВИЛЬНАЯ ЦЕЛЬ
Приступайте к написанию делового письма только после того, как четко сформулируете какой именно результат вы хотите получить от вашего клиента/партнера/контрагента.
При написании делового письма вам необходимо понимать, что для вас является конечной целью и какие промежуточные действия необходимо совершить вашему адресату для того, чтобы эта цель была достигнута.
Для того, чтобы сформулировать цель и промежуточные действия задайте себе вопросы:
Как написать письмо партнеру, чтобы вам ответили // Переговоры с партнерами 16+
- Что для меня будет являться финальной целью? Что я хочу получить от адресата? Чего я хочу добиться от адресата?
- Какие промежуточные шаги должен совершить мой адресат на пути к тому, чтобы моя цель была достигнута?
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО: 3 — ПРАВИЛЬНЫЙ ФОРМАТ
Деловое форматирование придаст вашему письму стиль и четкость, подчеркнет вашу экспертность и передаст весомость мыслей. Формат делового письма — это деловая одежда коммуникации. По нему ваше письмо встречают, за доли секунды формируют эмоциональное мнение (и вам выгодно, чтобы оно отражало вашу деловитость) затем изучают смыслы, и принимают их или оспаривают.
Соблюдайте следующие правила качественного форматирования делового письма:
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО: 4 — БЛОКИ
Для стандартного делового письма формата А4 используйте следующие блоки:
- Дата (размещается справа);
- Опционально исходящий номер письма (размещается справа);
- Название компании, должность адресата, фамилия и инициалы адресата (размещаются слева);
- Обращение;
- Тело письма;
- Закрытие-обязательство;
- Подпись.
Для электронного делового письма используйте блоки:
- Адреса получателей — основные;
- Адреса получателей — не основные (копия письма);
- Адреса получателей — не основные (слепая копия письма);
- Тема письма;
- Обращение;
- Тело письма;
- Завершение «Спасибо»;
- Закрытие «С уважением»;
- Подпись.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО: 5 — ТОН И СУТЬ ПИСЬМА
Время получателя вашего делового письма = деньги. Большинство деловых людей не любят тратить время в пустоту. Поэтому тон вашего письма должен быть кратким и профессиональным. Делайте свое письмо быстрым для чтения (с помощью блоков-кратких абзацев), погружайте получателя в суть вопроса с первых строк.
Если с помощью писем вы обсуждаете не одну тему, определите вопрос, которому посвящено именно это письмо с помощью строчки «Касательно». После обращения сделайте пробел и напишите:
«Касательно: вопросов сервисного обслуживания установки ПМ-2000»
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО: 6 — МЫ vs Я
В электронной деловой переписке вы пишете от своего имени, но выражаете позицию своей компании, поэтому избегайте использования личного местоимения «я», заменяйте его на «мы». Если вы все же хотите выразить свою персональную позицию, пишите в обезличенной форме — «выяснилось» (вместо «я выяснил»), «обнаружилось» (вместо «я обнаружил»):
- «Мы считаем, что …»
- «Мы изучили этот вопрос и обнаружилось, что …»
Если стоит задача оказать влияние на получателя, вы о чем-то просите его или напоминаете, также избегайте местоимения «я». Просто опускайте его, не используя:
- «Убедительно прошу Вас: …» (вместо «Я убедительно прошу Вас: …»)
- «Напоминаю, что мы ждем от Вас…»
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО: 7 — ВЕЖЛИВОСТЬ
Помните, что четкое и деловое изложение сути вопроса всегда воспримется получателем сухим и недостаточно вежливым. Поэтому приучите себя использовать слова — «смягчители», которые повысят градус вежливости:
- «Дайте, пожалуйста, комментарии по следующим вопросам: …»
- «Согласуйте, пожалуйста, следующий порядок действий: …»
► «Спасибо»: эффективное слово-смягчитель для любых деловых просьб и указаний.
- Используйте «спасибо» в качестве «прицепа», когда выставляете deadline и стимулируете получателя на действия: «Ждем от вас оплаты до 30.06. Спасибо.»;
- Используйте формальное «спасибо» в конце каждого (!) электронного письма, размещайте его перед закрывающим деловое письмо словосочетанием «С уважением».
Такое применение «спасибо» решает четыре коммуникационные задачи:
- Выражает благодарность контрагенту за то, что он прочитал письмо до конца;
- Выражает признательность за сотрудничество;
- Стимулирует контрагента выполнить то, что нужно вам и тем самым продвинуть вас к вашей цели;
- Выгодно подчеркивает вашу экспертность и уверенность в себе, а также отстраивает вас от писем ваших конкурентов.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО: 8 — ГРАММАТИКА
- При формировании предложения делового письма используйте простую структуру: подлежащее, сказуемое и дополнение;
- Исключите причастные и деепричастные обороты. Они утяжеляют письмо, делают предложение длиннее и усложняют восприятие содержания;
- Не опасайтесь использовать местоимение «который». Для электронных деловых писем оно уместно: с его помощью вы расшифруете любой смысл;
- Упаковывайте в один абзац одну мысль: 3-4 простых предложения под одну задачу-мысль;
- Не используйте восклицательные знаки: сохраняйте нейтрально-деловой стиль письма. Выражение излишних эмоций в деловом письме настораживает и отталкивает.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО: 9 — СТРУКТУРА
Оптимальная рабочая и эффективная структура делового письма содержит следующие блоки:
► 1. Обр ащение
В деловом письме A4 принято обращение «Уважаемый [Имя-Отчество].
В электронном деловом письме используйте «[Имя-Отчество], добрый день,». Добавьте пробел и приступайте к формированию тела письма.
► 2. Тело письма: Ситуация
В этом блоке вы отвечаете на вопрос «Текущая ситуация: к чему пришли?». Введите партнера в курс дела, опишите текущую проблему, четко разъясните ситуацию.
Для того чтобы эффективно сформулировать этот блок используйте следующие приемы:
- «Следующий/-ее/-ие» — универсальное слово для описания любой ситуации;
- Списки нумерованные и буллиты — помогают четко изложить любую суть с сохранением логики и последовательности.
► 3. Тело письма: Описание проблемы
В этом блоке вы отвечаете на вопрос «К чему данная ситуация привела: какие проблемы и трудности мы испытываем?».
Четко изложите возникшие проблемы и к каким последствиям приведет их «нерешение». Это т.н. стимуляция контрагента к действию.
► 4. Тело письма: Описание действий
В этом блоке сформулируйте ответы на вопросы:
- «Что нам нужно от контрагента/клиента?»
- «Что нужно контрагенту/клиенту от нас?»
В уважительной форме с использованием «пожалуйста» и «будем признательны, если» изложите путь решения возникшей проблемы или перечислите действия, которые вы предлагаете выполнить получателю вашего делового письма.
Опишите, если это необходимо, какими вы видите свои действия для решения возникшей ситуации.
► 5. Обязательства
Предложите клиенту обязательство (следующее действие) и сформулируйте обязательство для себя. Это продвинет ваше взаимодействие вперед к достижению финальной цели.
► 6. Завершение
Используйте «Спасибо», либо «ускорение + спасибо»: «Буду признателен за быстрый ответ. Спасибо.»
► 7. Закрытие
Используйте стандартную закрывающую письмо фразу «С уважением». Избегайте других вариантов типа: «С надеждой на сотрудничество» и проч. «Надежда» — не лучшее, что может предложить контрагенту или партнеру уверенный в себе поставщик.
► 8. Подпись
Сформируйте стандартный для компании формат подписи: включите в нее адрес сайта компании, личный моб. телефон, телефон компании и ее логотип.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО: 10 — ОСНОВНЫЕ ОШИБКИ
Существует ТОП-5 стандартных ошибок, которые чаще всего допускают в деловой переписке новички:
► 1 . Не информировать отправителя о том, что его письмо получено. Это может истолковываться вашим контрагентом-отправителем как игнорирование и неуважение. Если вы не отвечаете на письмо сразу же, вышлите короткое «принято», «принято, спасибо» или «принято, отвечу до дд/мм».
► 2 . Не отвечать на письмо в течение суток. Информация устаревает, искажается и забывается. Как следствие происходит затягивание процессов, что в большинстве случаев не выгодно для вас. Отвечайте на письма в течение 24, максимум 48 часов и ваши задачи будут решаться оперативно и в хорошем темпе.
► 3 . Не разбираться в бизнесе контрагента/партнера. Ваше деловое письмо должно отражать не только ваши потребности, но и понимание задач бизнеса контрагента. Идеальное деловое письмо должно выстраиваться в парадигме «win-win» и описывать не только ваши пожелания, но и выигрыш/выгоду, которые получит ваш адресат в случае, если он выполнит условия предлагаемые вами. Письмо «о себе, любимом» не работает.
► 4 . Не брать обязательство с контрагента. Если вы завершаете письмо лишь описанием ситуации и не предлагаете определенное действие в качестве финальной или промежуточной цели (см. совет № 2 «Правильная цель»), вы оставляете адресата в недоумении: чего же вы собственно хотите как результат описания сложившейся ситуации?
Не заставляйте получателя додумывать за вас. Формулируйте четко follow-up — последующее развитие ситуации. Предлагайте определенное действие, которое вы ждете от получателя, и определяйте deadline по нему.
► 5 . Не брать обязательство на себя. Концепция «win-win» предполагает обоюдный вклад в развитие деловых отношений. В соответствии с обязательством, предложенным вами контрагенту, определите также и свои действия, которые вы обязуетесь выполнить для того, чтобы продвинуть сделку/проект вперед.
Бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу
Сегодня я хочу помочь тем из вас, кому важно понимать, как грамотно написать деловое письмо (бизнес-письмо) потенциальному партнеру по бизнесу. Сразу скажу, что для того, чтобы усвоить эту информацию, вам необходимо настроиться на вдумчивое чтение. Если у вас сейчас нет на это времени и терпения, лучше отложите чтение до более благоприятного момента. Ну, а тех из вас, кто настроен на внимательное чтение, я приглашаю прочесть успешную историю о том, как написать письмо партнеру по бизнесу.
Не так давно ко мне обратился один из читателей данной рассылки с просьбой помочь ему в написании такого письма. Я оказала эту помощь, и уже на следующий день после отправки письма своему потенциальному партнеру, мой читатель позвонил мне, поделившись радостью, что письмо «сработало», партнер уже написал ответ и рабочий диалог начался.
Хотите узнать, как нам это удалось? Охотно расскажу! Мой читатель (назовем его Дмитрием) дал мне согласие на публикацию нашей истории.
Для того, чтобы помочь Дмитрию написать письмо партнеру по бизнесу, я попросила его ответить на 8 вопросов. Эти вопросы и ответы на них вы увидите в таблице ниже.
Вопрос
Ответ-информация
Теперь, когда у нас есть четкая исходная информация, мы помещаем ее в формат письма.
В нашем случае это выглядит так.
Образец бизнес-письма
Комментарии, пояснения
Вот так, дорогие читатели, можно написать письмо потенциальному партнеру по бизнесу.
Напомню, что для этого нужно.
Необходимо выполнить 4 условия:
- Владеть определенной информацией о партнере.
- Предельно четко осознавать цель, которую вы преследуете своим письмом, и уметь ее конкретно формулировать в письме.
- Иметь аргументы для грамотной и убедительной «подачи» (презентации) себя как привлекательного и достойного делового партнера.
- Знать структуру делового письма и грамотно ее использовать.
Бизнес-письмо, написанное с соблюдением этих условий, имеет серьезные шансы на успех. Наш позитивный опыт – тому подтверждение.
Возьмите этот опыт на вооружение – и расширьте круг ваших деловых партнеров.
От всей души желаю успехов!
Буду рада вас видеть на моем тренинге E-mail переписка в бизнесе.
P.S. Ниже привожу образец бизнес письма без таблички для тех, кто хочет использовать его в качестве шаблона для своих писем.
Тема: Сергею Сергееву. Предложение о сотрудничестве
Меня зовут Дмитрий Петров (Россия, г. Москва). Пишу Вам, чтобы предложить деловое партнерство в России.
Я — частный предприниматель. Мои деловые интересы — сфера строительства.
В конце 2011 года я был по личным делам в Германии и узнал о вашей компании, увидев Ваш сайт в интернете. Меня очень заинтересовали направления вашей деятельности и особенно впечатлил ассортимент, которые вы предлагаете.
Я в сфере строительства с 2000 года, имею хороший практический опыт (в том числе в вопросах укладки керамической, тротуарной плитки, ламината), есть знание о том, что используется сейчас в России. И у меня есть твердое убеждение, что те материалы, которые вы предлагаете (современные, качественные, красивые), однозначно будут здесь интересны и востребованы.
Из информации на вашем сайте я вижу, что вы уже работаете на некоторых российских рынках. Думаю, что рынок Центрального региона — Москвы и Московской области — также может быть для вас привлекательным.
Это и есть мое предложение — представлять ваши интересы в Москве и московском регионе. Как представитель вашей компании или как дилер. Я готов к любой из этих форм.
Сергей, для того чтобы Вам было легче принять решение, выскажу свои соображения.
1. Для меня совершенно очевидно, что потребность в таких материалах, которые Вы предлагаете, у нас очень высока. Я постоянно нахожусь на строительных площадках разного уровня и разных этапов (сдача, последующее гарантийное обслуживание и пр.) и знаю о желании заказчиков иметь новые современные материалы, в том числе и в области напольных покрытий и декоративных стен.
То, что сейчас в большинстве своем представлено на рынке Российской Федерации (паркет, ламинат, плитка, линолеум), несколько морально устарело и заказчики все чаще говорят о потребности иметь другие виды покрытий. То есть желание и потребность есть, а вот продукции на рынке Центрального района пока нет. И эту нишу стоит занять.
2. Думаю, что круг моих деловых партнеров (заказчиков) вполне можно рассматривать как потенциальных покупателей ваших материалов. Я сейчас являюсь дилером заводов производителей окон ПВХ ведущих немецких торговых марок ХХХ и УУУ. У меня есть устойчивые деловые связи с крупными компаниями в сфере строительного рынка г. Москвы, Московской области, а также регионов Российской Федерации. Деятельность охватывает все этапы рынка: поиск, консультации, техническое сопровождение, монтаж, сервисное обслуживание и т. д. Таким образом, я могу предлагать вашу продукцию компаниям, которые мне доверяют.
3. Сергей, я очень настроен на сотрудничество, мне очень интересно профессионально развиваться и воплощать все новшества, появляющиеся на строительном рынке, поэтому в моем лице Вы приобретете максимально лояльного, заинтересованного и мобильного делового партнера.
4. Возможно, в процессе принятия решения для Вас дополнительным положительным аргументом станет еще один факт: если Вам будет удобно, то получение продукции и осуществление расчетов я могу производить непосредственно в Германии, у меня есть для этого возможность.
Сергей, буду благодарен за ответ на мое предложение. Если Вам необходима какая-то дополнительная информация для оценки ситуации и принятия решения — готов ответить на все Ваши вопросы.
С уважением, Дмитрий Петров
Обратите внимание на наши тренинговые программы:
- Письменная коммуникация. Стандарты деловой переписки
- E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями
- E— mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый ур.)
- Деловые письма. Имидж и деловые интерес
Статьи по теме:
- Правила электронной деловой переписки О теме письма
- Деловая е-mail переписка. Немного о стандартах
- Простые правила русского языка
- Как составить эффективное письмо для e-mail рассылки
- Этика электронной деловой переписки
- Как грамотно написать письмо-отказ
Поделиться в соц. сетях
Источник: training-partner.ru
Как написать деловое письмо, на которое захотят ответить
«Современное деловое письмо — это махровая фальшь, копеечные манипуляции и плохо скрываемое обоюдное презрение».
Андрей Батурин
Так предваряют издатели книгу М. Ильяхова и Л. Сарычевой «Новые правила деловой переписки». К сожалению, они правы. Деловая переписка демонстрирует засилье штампов, вымученной вежливости и корявых конструкций, которые возникают из навязанных стереотипов. «Используйте официально-деловой стиль, и будет вам счастье». Но заштампованный язык не доносит до адресата точный смысл послания. Поэтому эффективной бизнес-переписке нужно учиться.
Книги, которые подскажут, как писать классные деловые письма, мы порекомендуем в конце статьи. Но сначала дадим практичные советы тем, кому некогда читать книги, а писать уже пора.
Основное о деловых письмах
Их форма и структура напрямую зависит от того, какое именно пишется послание. Недавно мы вспоминали о коммерческом предложении . Но в бизнесе применяется так много эпистолярных жанров, что только классификаций набирается не меньше 5.
Письма бывают с вопросами и ответами, просьбами и предложениями, обещаниями и гарантиями, обращением, претензией и т. д. Стоит рассмотреть каждый жанр. Мы, вполне возможно, так и поступим, но позднее. Пока выделим то общее, что поможет составить и письмо-напоминание, и досудебное уведомление, и обычное сообщение.
Особняком стоят те письма, правила составления которых регламентированы законом. Чтобы написать письмо-претензию, лучше воспользоваться образцом, предлагаемым справочно-правовыми системами. Хотя иногда можно отступить от обязательных норм.
Стоит ли им вообще следовать? Да, хотя бы потому, что знакомые формы требуют меньше времени на восприятие. А в бизнесе принято расходовать время, свое и чужое, экономно. Самое важное в любом письме — максимально кратко и эффективно донести до адресата суть обращения.
Говоря о строгой последовательности элементов нужно понимать, что письма бывают:
- Одноаспектными, когда задается или обсуждается один вопрос;
- Многоаспектными. Может обсуждаться несколько тем, острых вопросов. Каждую стоит вынести в свой раздел или блок, а тезисы представить по пунктам.
Чем сложнее послание по содержанию, тем четче должна соблюдаться и точнее прорабатываться его структура. Тогда последовательность рассуждений будет проще восприниматься.
Структура
Что обязательно входит в классическое строение делового письма:
- Вступительный абзац необходимо отличать от преамбулы. Если вступление — это подводка, то основной смысл заключается в преамбуле. Выражается цель сообщения, факты, которые привели к необходимости написать письмо, аргументы, суть предмета разговора.
- Далее следует то, что часто называют «телом письма». По большому счету, это последовательная расшифровка преамбулы.
- Завершается послание подведением итогов или заключением. В этом разделе полагается отразить требование, просьбу или действия, поведение, которые ожидаются от адресата в ответ. После выводов ставят подпись с расшифровкой и при необходимости печать.
Эта формула представляет собой ту общепринятую структуру, по которой строится любое официально-деловое письмо. Теперь перейдем к деталям.
Как расположить логико-смысловые блоки
Кто-то подумает — зачем это в деловой переписке? Ведь если пишем претензию или гарантийное письмо, его и так прочитают, деваться-то некуда! Это отчасти правда, но надо понимать, что с помощью письменной коммуникации с читателем можно выстраивать взаимодействие. А оно может быть эффективным или неэффективным. Если предпочтителен первый случай, пользу в письмо стоит все-таки добавить.
Когда вам нечего пообещать, не выдумывайте небылицы и не высасывайте выгоду из пальца. Промолчите и сэкономьте время себе и другим. Если выгода для адресата имеется, именно с нее лучше начинать.
Обязательно скажите все самое важное в начале. Идеально, если это будут 2 первых абзаца — вступление и преамбула. В них же надо постараться вложить основные аргументы. Если их нужно расшифровывать подробно, то во вступительной части хотя бы упомяните о них. Далее приступайте к пояснениям.
Содержание каждого последующего абзаца должно быть логически связано или вытекать из предыдущего. Действие обязано быть динамичным — так письмо будет интереснее и приятнее читать.
Как оформляется деловое письмо?
- Применяйте классические шрифты, избегайте крайностей и нелепиц. Допустим, не стоит применять в деловой переписке Comic Sans. Этот шрифт не предполагает серьезности.
- Избегайте двусмысленностей: трудночитаемые, специфичные, экзотические шрифты в бизнес-письмах не приветствуются. Если только не выступают органичной составляющей вашего фирменного стиля.
- Особо значимые предложения или отдельные слова можно выделять курсивом, жирным или подчеркиванием. Но делать это стоит тогда, когда действительно необходимо указать на важность. Без крайностей!
- Не надо выделять фразы цветом или играть со шрифтами. Лучше уберите из текста воду и сократите письмо до смысла. Тогда необходимость подчеркивать требование красным отпадет.
- Не стоит пользоваться клавишей Caps Lock, чтобы привлечь внимание к предложению. По тем же причинам.
В целом, при оформлении делового письма соблюдайте умеренность. Лаконичность в тренде.
Стиль и манипуляции
Не забывайте, что вы пишите человеку. Не важно, есть ли между вами спор или конфликт. Написать деловое письмо с угрозами или оскорблениями может каждый, но это моветон. Попробуйте создать письмо для людей, а не для роботов, чиновников или оппонентов.
- Оно должно легко читаться и восприниматься однозначно.
- Если нельзя обойтись без сложных терминов, их надо расшифровать.
- Предложения не должны занимать пол-страницы. Помните, что идеальная длина от точки до точки — 2 строки.
- В равной мере избегайте чрезмерной сухости и эмоциональности.
- Не используйте штампы и канцеляриты.
- Пишите просто и понятно, но не примитивно.
Лучше поступить так:
- Показать свое знакомство с ситуацией. Продемонстрировать, что помните, при каких обстоятельствах поступила просьба, как произошла встреча с просителем.
- Выразить понимание, если уместно — сочувствие.
- Кратко обозначить основные аргументы, из-за которых вопрос нельзя решить положительно. Оптимальное число доводов —3.
- Добавить «лучик добра». Можно отметить положительные качества адресата, указать благоприятные моменты в ситуации, выразить благодарность за доверие.
- Предложить компромисс.
Суть заключается в том, что отказ, как и многое другое, можно преподнести по-человечески.
Об обращениях
Отдельно поговорим об обращениях, поскольку с ними часто возникают сложности. Можно невольно оскорбить человека, неверно или некорректно назвав его. Или заранее расположить собеседника к себе.
- Беспроигрышный вариант — обращение «уважаемый».
- Вторая нейтральная норма — следующие за «уважаемым» имя и отчество адресата.
- Этикетные формы «господин» или «госпожа» надо использовать, лишь когда это уместно. И ни в коем случае не сокращать.
- Иногда необходимо указать должность или звание. Но сначала надо проверить, нужно ли это.
- Если письмо адресовано нескольким людям или неограниченному кругу, надо подыскать корректное обращение ко всем сразу. К примеру, коллеги, сотрудники, партнеры.
- Обращаться на «вы». При этом «Вы» пишется при уважительном обращении к конкретному лицу. Когда адресатов несколько, «вы» пишем с маленькой буквы.
Что может дополнять деловое письмо
Подавать информацию нужно максимально емко, насколько это возможно. Но сведения, на которые нужно сослаться в письме, могут быть обширными. В этом случае можно использовать дополнительные элементы:
- Ссылки. К примеру, к предшествующей переписке, протоколу встречи и т. д.
- Примечания или комментарии. Их можно использовать, когда общение происходит в электронной форме.
- Приложения. К примеру, к оферте можно сразу прикрепить типовую форму договора.
— Окончательный итог в этой теме подвести не получится. Поэтому мы посоветуем, что почитать тем, кто всерьез решил прокачать свои навыки написания деловых писем. Намеренно берем только русскоязычных авторов, хотя есть немало достойных руководств у зарубежных гуру. Но они же не владеют великим и могучим! Итак, почитайте:
— «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты». Автор — Саша Карепина.
— «Контент, маркетинг и рок-н-ролл» и «Бизнес-копирайтинг» Дениса Каплунова.
— «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха» Т. Воротынцевой.
— И уже упомянутые «Новые правила деловой переписки» Ильяхова, Сарычевой.
Источник: redkrab.ru
