Как настроить бизнес процесс в документообороте

Электронный документооборот бизнес-процессов с системой становится более быстрым, красивым, современным, интерактивным. Платформа с гибкими возможностями настройки, безупречной внутренней архитектурой, передовыми технологиями WPF обеспечивает безукоризненное и стабильное функционирование рабочего места пользователя и минимизацию времени отклика приложения, даже несмотря на ограниченные возможности каналов передачи данных.

С помощью автоматизации электронного документооборота, упрощается работа с такими функциональными блоками системы электронного документооборота, как:

• электронный архив документов:

• обеспечение высокой скорости работы с большим количеством пользователей и большим объемом данных

• сканирование документов, доведение их в электронном виде до исполнителей
• регистрацию входящей/исходящей корреспонденции
• организацию тендерной процедуры
• согласование договоров, платежей
• обработку служебных записок/заявок
• согласование и контроль над исполнением организационно-распорядительной документации
• работу с протоколами коллегиальных органов/совещаний
• автоматизацию работы сервис-деска
• обработку претензий и жалоб
• кадрово-хозяйственные процессы (увольнение, прием на работу, командировки, авансовые отчеты и др.)
• обработку, хранение первичной бухгалтерской документации

• автоматизацию урегулирования убытков страхования (для страховых компаний)
• рассмотрение заявок на выдачу кредита и архив клиентских досье(для банков)
• вывод на рынок новых единиц продукции (для производства)
• процедуру открытия новых магазинов (ритейл)
• управление закупками
• и прочие блоки

1. Сократить издержки за счёт исключения потерь и оптимизации поиска необходимых документов, сэкономить средства на хранении/печати/перемещении печатных документов;
2. Сократить сроки обработки и согласования документов, осуществления бизнес-процессов;
3. Обеспечить прозрачность процессов, которые были автоматизированы в документообороте;
4. Обеспечить контроль обработки и создания документов;
5. Повысить эффективность управляемости компании.

Настройка бизнес-процессов в 1С:Документооборот. Часть 1.

Настройка бизнес-процесса

Настройка шаблона бизнес-процесса

Чтобы создать шаблон бизнес-процесса, необходимо на левой панели меню выбрать Создать карточку→Справочники→Шаблон бизнес-процесса.

У данного типа карточек следующий набор полей:

• Название — определяет название бизнес-процесса.
• Группа — определяет группу, к которой относится бизнес-процесс.
• Запуск из карточки — определяет, запускается ли данный процесс из карточки.
• Типы карточек — определяет список типов карточек, к которым относится данный шаблон бизнес-процесса. Актуально, если установлен флаг Запуск из карточки.
• Расширения проверки доступа для тайлов — список расширений на проверку доступа для тайлов, подключенных для данного шаблона бизнес-процесса. Более подробно про расширения можно посмотреть в разделе Расширения проверки доступа для тайлов.
• Сообщение при блокировке — сообщение, которое увидит пользователь при нажатии на кнопку процесса или завершении задания процесса, если версия этого процесса заблокирована на редактирование.
• Сообщение об ошибке — сообщение, которое увидит пользователь в случае возникновения непредвиденной ошибки процесса. Действительную ошибку можно посмотреть в карточке ошибки или списке ошибок экземпляра процесса.
• Доступ на редактирование — определяет список ролей, которые имеют доступ на редактирование шаблона процесса, редактирование и отладку экземпляра процесса. Допускается использование любых ролей, кроме контекстных.
• Доступ на чтение экземпляров — определяет список ролей, которые имеют доступ на чтение экземпляров бизнес-процесса. Допускается использование любых ролей, включая контекстные роли.
• Версии бизнес-процесса — таблица со всеми версиями данного шаблона бизнес-процесса. Более подробное описание данной таблицы расположено в подразделе данной главы.
• Кнопки бизнес-процесса — таблица со всеми кнопками данного шаблона бизнес-процесса. Более подробное описание данной таблицы расположено в подразделе данной главы.

Версии бизнес-процесса

В специальной таблице представлены все версии шаблона бизнес-процессов на текущий момент и число активных процессов внутри каждой модификации. А также кнопка для управления версиями процесса. По двойному нажатию открываться редактор данной версии — процесс открытия издания новой версий системы.

«Новые Системы: Конструктор Бизнес-Процессов», 1С: Предприятие 8.3. Пример настройки.

Таблица имеет следующие колонки:

• Версия — номер версии шаблона процесса.
• Родительская версия — номер родительской версии шаблона процесса.
• Дата создания — дата и время создания версии бизнес-процесса.
• Создано — создатель версии шаблона бизнес-процесса.
• Дата изменения — дата и время последнего изменения версии шаблона бизнес-процесса.
• Изменено — сотрудник, который последний вносил изменения в версию шаблона бизнес-процесса.
• По умолчанию — определяет, является ли данная версия версией, которая запускается при запуске процесса по данному шаблону процесса. Одновременно может быть только одна версия версией по умолчанию
• Заблокирован — определяет, заблокирована ли данная версия процесса на изменения. Если версия процесса заблокирована, то никакой процесс не может быть запущен или продолжен по данной версии процесса.
• Заблокирован сотрудником — сотрудник, который заблокировал данную версию процесса на редактирование.
• Число активных процессов — определяет число активных процессов по данной версии процесса.

Кнопки бизнес-процесса

Все кнопки представлены в таблице с параметрами отображения и доступа к ним. В колонку *Настройки” выводится вся информация о настройках расширений проверки доступа для тайлов.

Все кнопки отображаются в виде тайлов на левой боковой панели (за исключением кнопок с флагом Запускает процесс и при отсутствии флага в карточке шаблона процесса Запуск из карточки, эти кнопки отображаются на правой боковой панели).

По двойному нажатию производится открытие формы настройки кнопки.

Форма настроек кнопок имеет следующие поля:

• Название — определяет отображаемое значение на панели у пользователя на кнопке.
• Иконка — определяет иконку кнопки.
• Группа — определяет имя группирующего тайла, к которому будет принадлежать данная кнопка.
• Сочетание клавиш — горячие клавиши, при нажатии на которые происходит выполнение действия кнопки.
• Размер плитки — определяет размер кнопки на панели пользователя.
• Порядок — определяет порядок сортировки кнопок. Кнопки сортируются в порядке возрастания номера.
• Описание — текстовое описание кнопки. Пользователю нигде не отображается.
• Всплывающая подсказка — подсказка, которая отображается пользователю при длительном наведении на кнопку.
• Текст подтверждения — текст сообщения, которое отображается пользователю при нажатии на кнопку, если стоит флаг Спрашивать подтверждение.
• Спрашивать подтверждение — определяет, нужно ли выводить сообщение с текстом из поля Текст подтверждения для подтверждения нажатия на кнопку.
• Группировать в действия — определяет, нужно ли данную кнопку группировать в панель Действия на левой боковой панели пользователя.
• Сообщение при недоступности для выполнения — сообщение, которое будет выведено пользователю в ситуации, если у него нет доступа на нажатие данной кнопки. Данная ситуация может возникнуть, когда пользователь видит кнопку после открытия карточки, но больше не имеет к ней доступа из-за изменения каких-либо настроек системы, по которым определяется доступ к кнопке.
• Отправляемый сигнал — определяет тип сигнала, отправляемый при нажатии на кнопку.
• Запускает процесс — определяет, запускает ли данная кнопка процесса или производит воздействие на активные экземпляры процесса.
• Доступна ролям — определяет список ролей, которым данная кнопка доступна. Допускает добавление любых ролей, кроме контекстных.
• Состояния — определяет список состояний типового решения, при которых данная кнопка доступна. Данное поле добавлено в форму, т.к. включено расширение доступа к тайлам Проверка состояния. Если данное расширение не включено, то данного поля не будет и проверка по состоянию карточки производится также не будет. Более подробно про расширения можно посмотреть в разделе Расширения проверки доступа для тайлов.
• Условие — определяет дополнительное условие, написанное на языке C#, которое выполняется для проверки доступа к тайлу. API для подобных условий можно посмотреть в разделе API скриптов в условиях для тайлов.

Карточка настроек конструктора бизнес-процесса

Этот тип карточки позволяет настроить список ролей, имеющих доступ к созданию карточек шаблона процесса; с алиментарными правами.

У данного типа карточек следующий набор полей:

Доступ к шаблону бизнес-процесса

По умолчанию в режиме редактирования и доступа ко всем документам из поля Доступ на считывание экземпляров записываются создавший процесс сотрудники.

Доступ к шаблону процесса определяется следующим образом:

• Если сотрудник входит в список ролей из поля Администраторы шаблонов бизнес процессов карточки настроек конструктора процессов, он имеет доступ на просмотр и редактирование шаблона процесса.
• Если сотрудник входит в список ролей из поля Доступ на редактирование, он имеет доступ на просмотр и редактирование шаблона процесса.
• Администраторы системы могут открыть карточку шаблона и выдать права на редактирование себе или другому сотруднику.

Доступ к экземпляру бизнес-процесса

Описанное выше правило применяется при создании новой карточки шаблона бизнес-процессов по умолчанию лишь сотрудник, создавший карточку. Список сотрудников и ролей, которые имеют доступ к шаблону, определяются в поле — Доступ на чтение экземпляров.

Права на доступ к экземпляру определяются следующим образом:

Если сотрудник входит в список ролей из поля Администраторы шаблонов бизнес процессов карточки настроек конструктора процессов, он имеет доступ на просмотр и редактирование экземпляра процесса (подробнее о редактировании экземпляра в разделе Введение в отладку экземпляров процесса).

Если сотрудник входит в список ролей из поля Доступ на редактирование бизнес процессов, он имеет доступ на просмотр и редактирование экземпляра процесса (подробнее о редактировании экземпляра в разделе Введение в отладку экземпляров процесса).

Если сотрудник входит в список ролей из поля Доступ на чтение экземпляров бизнес процессов, он имеет доступ только на просмотр экземпляра процесса. Для просмотра экземпляров процесса на левой боковой панели карточки есть тайл Бизнес процессы со всеми доступными для просмотра экземплярами процесса.

Источник: digitaldocs.ru

Заполняемый предмет процесса в 1С:Документооборот

Зачастую процессы в 1С:Документообороте запускаются на основании документов, файлов, мероприятий, проектов и других объектов программы, которые становятся его основным предметом. Также пользователь в ходе выполнения процесса может добавить собственные файлы, которые станут вспомогательными. Помимо основных и вспомогательных, в процессе может использоваться третий вид предмета процесса – заполняемый, речь о котором и пойдёт в статье.

Использование и преимущества заполняемого предмета

Варианты использования заполняемого предмета:

• создание (на основании) или добавление существующего связанного документа: например, задача, результат которой предполагает новый документ (бланк передачи дел к заявлению на отпуск).

• указание для добавления обязательного файла, без которого задача не может быть выполнена: к примеру, задача, результат которой предполагает прикрепление отчёта или картинки для сайта с текстом поздравления.

В этом ещё одно преимущество заполняемого предмета – обязательность введения для выполнения задачи.

Настройка заполняемого предмета

Настройка заполняемого предмета производится как в шаблоне процесса Согласование, Исполнение или комплексного процесса на вкладке Предметы процесса, так и при создании произвольного процесса вышеперечисленных типов.

Обязательно заполняются Имя и Тип предмета. Далее, можно выбрать шаблон для заполнения (для внутреннего, входящего, исходящего документ или файла) и указать другой предмет процесса в качестве основания для заполнения (в примере на рисунке выбран основной предмет Заявление на отпуск как основание для Бланка передачи дел).

И в завершение определяется, на каких этапах процесса необходимо использование заполняемого предмета. Перед запуском процесса пользователь увидит к нему примечание (например, «заполняется в задаче Исполнить»). При выполнении такой задачи без введения заполняемого предмета пользователь будет получать ошибку. На рисунке ниже пример произвольного процесса с заполняемым предметом.

добавление заполняемого предмета при создании процесса

карточка процесса с заполняемым предметом

Резюмируем

Заполняемый предмет удобен в использовании во многих процессах, где пользователь должен предоставить в качестве результата документ или файл. При этом исполнителю явно указано, какого типа предмет необходимо ввести, что упростит выполнение задачи.

Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборота, проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!

Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке http://edo.1c-br.ru/ или по телефону +7(3532)43-05-17.

Наша линия поддержки в 1С-Коннект:

Источник: b-rs.ru

Автоматический запуск бизнес-процессов по входящим письмам с электронной почты в 1С Документооборот.

Сначала необходимо настроить учетную запись электронной почты для встроенного почтового клиента. Учетные записи находятся в подсистеме «Настройка и администрирование»:

В открывшемся окне создайте новую учетную запись для встроенного почтового клиента:

Далее необходимо убедиться, что включены регламентные задания «Обработка произошедших бизнес-событий», «Прием отправка почты»:

Автоматический старт процесса настраивается через механизм бизнес-событий (описание механизма бизнес-событий ИТС). Для примера будем использовать типовой вид события «Получение входящего письма». Данное событие возникает при получении любого входящего письма по почте. Запуск процесса будет производиться с помощью дополнительного обработчика данного события.

Виды бизнес-событий находятся в подсистеме «Настройка и администрирование»:

Дополнительный обработчик события можно настроить из формы вида события:

С помощью данного кода создается бизнес-процесс «Рассмотрение» по определенному шаблону.

Код дополнительного обработчика события

//Не стоит использовать этот код для рабочей базы. //Данный код был написан для примера. //Событие.Источник — источник события, в нашей ситуации это ссылка на входящий документ. ШаблонПроцесса = Справочники.ШаблоныРассмотрения.НайтиПоНаименованию(«Рассмотреть заявку из почты»,Истина); АвторСобытия = Справочники.Пользователи.НайтиПоНаименованию(«Администратор»,Истина); ПроцессРассмотрения = БизнесПроцессы.Рассмотрение.СоздатьБизнесПроцесс(); ПроцессРассмотрения.ЗаполнитьПоШаблонуИПредмету(ШаблонПроцесса, Событие.Источник,АвторСобытия); ПроцессРассмотрения.Записать(); ПроцессРассмотрения.Старт();

Настройки основного предмета шаблона:

После выполнения данных настроек при получении входящего письма будет запускаться бизнес-процесс по данному шаблону: