Пожалуй, каждый предприниматель стремится к тому, чтобы все бизнес-процессы в его организации работали автономно, а сотрудники относились к своим обязанностям ответственно. Руководители мечтают избавиться от рутинных дел, перестать тянуть все на себе и контролировать каждый шаг подчиненных. Всего этого можно добиться с помощью автоматизации бизнес-процессов.
Но часто руководители пытаются автоматизировать некую последовательность выполнения действий, даже не разобравшись в том, как это устроено. И в этом главная ошибка многих предпринимателей — без систематизации бизнеса невозможно упорядочить дела внутри организации и облегчить труд работникам. Некоторые руководители считают, что малый бизнес не нуждается в систематизации. Но это не совсем так, ведь в маленькой организации у сотрудников, как правило, очень много работы: все задачи распределяются на несколько человек, и нагрузка на работников возрастает. Поэтому можно сказать, что систематизация нужна как малому, так и крупному бизнесу.
Что входит в понятие «систематизация бизнеса»
Систематизация бизнеса — это выстраивание и структурирование всех бизнес-процессов, которые протекают в организации. Систематизация всегда направлена на то, чтобы в компании поддерживался бесперебойный режим работы. Иногда для облегчения и упрощения работы сотрудников разрабатываются новые регламенты, должностные инструкции — это тоже часть систематизации.
Чтобы бизнес стал прибыльным и успешным, а руководитель перестал тащить все на себе и мог выделить время для личного и карьерного развития, требуется определенное время. Чтобы автоматизировать хотя бы часть работы, сначала нужно понять, как устроен каждый бизнес-процесс: кто в нем участвует и какие функции выполняет, кто может являться исполнителем, а кто — постановщиком задачи. Важно расписать каждый этап бизнес-процесса и проследить за тем, чтобы впоследствии автоматическое выполнение задачи было отлажено.
В зависимости от того, какие проблемы есть в компании и какие задачи стоят перед руководителем, систематизация бизнеса помогает достигать разных целей:
- последовательное, прозрачное и организованное управление компанией;
- сокращение/устранение рутинных дел и вопросов;
- предотвращение текучести кадров;
- повышение производительности труда сотрудников;
- повышение мотивации у работников;
- улучшение финансовых показателей компании;
- внедрение элементов стратегического управления;
- снижение нагрузки на руководителей отделов;
- оцифровка бизнес-процессов и последовательность их выполнения;
- масштабирование компании;
- повышение уровня конкурентоспособности организации;
- оптимизация рабочего времени каждого из сотрудников.
Систематизация бизнеса позволяет компании развиваться и работать без перебоев. Чтобы организация могла работать в автономном режиме, руководитель должен предоставить сотрудникам возможность самостоятельно принимать определенные решения и предоставить им свободу в действиях. Для этого и нужна систематизация.
Если владелец бизнеса заинтересован в том, чтобы рабочие процессы внутри компании протекали без его участия и так, как это задумано, то нельзя возлагать принятие решений лишь на одного человека. Необходимо разработать правила и регламенты, опираясь на которые сотрудники будут решать задачи и принимать решения. Без систематизации внедрение новых уставов и порядков будет крайне затруднительным.
Как понять, готов ли бизнес к систематизации
Систематизация бизнеса — не такая простая вещь, какой может показаться на первый взгляд. Руководителю необходимо быть готовым к тому, что на систематизацию уйдет много времени. Чем больше сотрудников в компании, тем больше бизнес-процессов, и значит, тем дольше будет проходить систематизация. Прежде всего, нужно определиться с конечными целями, зафиксировать точку «А» и как можно подробнее расписать точку «Б». Далее нужно составить план систематизации. Для этого владелец фирмы должен ответить на несколько вопросов:
- Есть ли у компании бизнес-стратегия? Допускается наличие черновой стратегии развития компании. Если стратегии нет, то за основу можно взять ценности бренда, принципы работы и долгосрочные ориентиры.
- Насколько хорошо организована деятельность руководителя? Есть ли у руководителя доступ к важной информации?
- Выполняется ли регулярное копирование важных данных в организации?
- Может ли руководитель работать и выполнять свои обязанности без привязки к конкретным устройствам?
- Четко ли выстроена структура организации?
- Соблюдается ли в компании точный порядок подчинения? У каждого сотрудника должен быть только один непосредственный начальник, нельзя допускать перекрестной постановки задач.
- Грамотно ли организован процесс приема новых сотрудников и их обучение?
- Может ли процесс приема новых работников проходить без непосредственного участия руководителя компании?
- Четко ли распределяются обязанности между сотрудниками?
- Может ли повседневное управление компанией происходить без присутствия директора?
- Есть ли в организации стандарты управления, на которые новые менеджеры и руководители могут ориентироваться?
- Четко ли выстроена система проведения собраний и планерок? Если в компании собрании проводятся слишком часто и занимают много времени, от этого необходимо избавляться. Принятие решений должно быть быстрым и эффективным.
- Есть ли система отчетности для определенных сотрудников? Некоторые работники могут заполнять отчеты каждый день, другие — каждую неделю или месяц. Важно, чтобы отчеты были не для галочки, а действительно помогали выполнять задачи бизнеса и решать текущие проблемы.
- Разграничен ли доступ к ресурсам компании для каждого сотрудника?
- Налажен ли автоматический поток заявок и клиентов? Если уровень продаж зависит от личных качеств конкретного менеджера, то это срочно нужно менять. Прибыль компании никак не должна быть связана с уходом или приходом в штат «продажника».
- Качественно ли осуществляется обслуживание клиентов?
Ответив на все эти вопросы, предприниматель сможет понять, на каком этапе развития находится его бизнес, что можно улучшить и исправить для того, чтобы начать систематизацию и автоматизацию рабочих процессов. Полагается, что на все перечисленные вопросы должен быть только положительный ответ. Если некоторые моменты вызывают у руководителя сомнение и он затрудняется ответить на какой-либо вопрос, то лучше отложить систематизацию бизнеса до прояснения ситуации.
Как провести систематизацию бизнеса
Прежде чем проводить систематизацию, необходимо убедиться в том, что все спорные вопросы улажены, проблемные моменты устранены и все готово к изменениям. Часто бывает так, что руководитель хочет поймать двух зайцев сразу: провести систематизацию, одновременно управляя компанией и решая ежедневно рабочие вопросы. При таком подходе рано или поздно предприниматель идет на попятную: возвращается к обычной, рутинной работе и откладывает на потом принятие регламентов, разработку стратегии, выстраивание структуры и процессов. Также не следует пытаться самостоятельно систематизировать бизнес, лучше поручить это специалистам.
Этап 1. Управление потоком клиентов
Одна из важнейших составляющих бизнеса — поток клиентов. Без клиентов организация не сможет полноценно работать, прибыли не будет, руководитель не сможет выплачивать зарплату сотрудникам и закрывать другие расходы. Поэтому сначала нужно проанализировать деятельность компании за несколько месяцев по следующим показателям:
- число входящих заявок;
- число новых клиентов;
- количество сделок с действующими клиентами.
Только сравнивая показатели нескольких месяцев работы можно понять, хорошо ли работают менеджеры и оценить эффективность используемых рекламных инструментов. Чтобы двигаться дальше, нужно обеспечить стабильный поток клиентов и хороший уровень прибыли в компании. Если фирма теряет в доходах или бизнес и вовсе считается убыточным, заниматься систематизацией смысла нет.
Этап 2. Постановка целей
Теперь нужно прописать цели, как долгосрочные, так и краткосрочные. Часто предприниматели пренебрегают этим советом и занимаются лишь постановкой долгосрочных целей. Но фиксирование небольших успехов и достижений тоже важно для бизнеса: масштабных изменений можно добиться, лишь шагая маленькими, но уверенными шагами.
Поэтому рекомендуется прописывать цели для ответственных лиц на каждый месяц. В работу на этом этапе уже можно включать руководителей отделов и ключевых сотрудников. Также стоит прислушиваться к мнению работников, иногда на ситуацию нужно взглянуть под другим углом.
Этап 3. Проработка бизнес-процессов
Только лишь на этом этапе можно начинать собирать информацию о всех бизнес-процессах, которые происходят в компании. Делать это нужно последовательно, не спеша: начиная от ежедневных рутинных задач, заканчивая глобальными производственными вопросами. На этом же этапе следует разработать регламенты, должностные инструкции, вспомогательные материалы — все, что нужно для того, чтобы работа в организации протекала максимально продуктивно и не требовала ежедневного контроля и присутствия руководителя.
Этап 4. Структурирование
На основе написанных бизнес-процессов необходимо заново построить структуру предприятия. Это нужно сделать потому, что часто после разработки бизнес-процессов выявляются интересные моменты. Например то, что некоторые сотрудники трудятся сверх нормы, выполняя не свои обязанности а другие, наоборот, делегируют свои задачи, срывают сроки и безответственно относятся к своим обязанностям. Возможно, функции работников придется заново пересмотреть в соответствии с должностями и подразделениями. Не исключена перестановка кадров.
Этап 5. Разработка документации
В документации тоже должен быть порядок. Поэтому документы следует обновить в соответствии с изменениями. Нормативные акты, должностные инструкции, регламенты и порядок проведения каких-либо процедур — все это необходимо пересмотреть и если требуется, перевыпустить. С обновленной документацией нужно ознакомить всех сотрудников. В некоторых ситуациях может потребоваться контрольная проверка знаний работников.
Этап 6. Внедрение управленческого учета
Чтобы руководитель мог принимать правильные управленческие решения, необходимо обеспечить постоянный контроль за доходами и расходами предприятия. Обязательно нужно внедрить систему расчета себестоимости изделий, которые производит и продает компания. Также необходимо следить за деятельностью фирмы изнутри: отмечать, кто и куда вносит информацию, как эта информация распределяется в организации, есть ли база знаний для сотрудников и где она хранится. Управленческий учет также предполагает наблюдение за уровнем стресса у сотрудников и внедрение методов по его снижению.
Этап 7. Управление персоналом
Без квалифицированных сотрудников трудно будет построить успешный бизнес. Поэтому необходимо заниматься вопросами поиска и отбора кандидатов. Оформление новых работников должно происходить по определенному сценарию. Периодически рекомендуется проводить обучения для персонала, выстраивать коммуникации между начальником и подчиненными, разрабатывать способы для мотивации сотрудников и внедрять методы для поощрения. При этом важно разработать систему оценки деятельности и эффективности труда рабочих.
Этап 8. Автоматизация бизнес-процессов
Только теперь можно приступать к испытательному этапу и пробовать запускать бизнес-процессы. Важно понимать, что тестирование бизнес-процессов не может проходить быстро и без сложностей. Чтобы запустить самый простой рабочий процесс внутри организации и обеспечить автоматизированное его выполнение, потребуется много тестовых запусков и кропотливая работа разработчиков и программистов. Параллельно с тестированием можно начинать обучение отдельных сотрудников и постепенно менять модель поведения работников через новую корпоративную культуру.
Подводя итоги
Необходимость проведения систематизации бизнеса рано или поздно появляется в любой компании. Наводить порядок в сложной, запутанной схеме работы в организации — всегда непросто, особенно если систематизация не проводилась никогда и предприятие работает уже несколько лет.
Но чтобы бизнес масштабировался, развивался и приносил стабильный, высокий доход, нужно что-то делать и что-то менять. Если не проводить систематизацию, то в какой-то момент руководитель поймет, что его дело стало для него обузой. А это чревато последствиями: прибыли будет все меньше, компания потеряет рейтинг, мотивация сотрудников заметно снизится и организация не сможет избежать «текучки» кадров. Чтобы такого не произошло, следует периодически проводить систематизацию и оценивать текущее состояние бизнеса с помощью советов и инструкций, приведенных в этой статье.
Источник: www.insales.ru
Как навести в своем бизнесе порядок?
Если вы поняли, что пора навести порядок в своем бизнесе, значит что-то вас не устраивает, что-то вы хотите поменять к лучшему, на чем-то поработать. Вопрос только – над чем и как? Уверены ли вы, что можете на него ответить? Без максимально полного осознания текущей ситуации и максимально четко и конкретно поставленных целей успеха не добиться.
С чего же мы начнем наведение порядка в своем бизнесе? Для этого расставим точки над i с ситуацией в нашем бизнесе:
- раз мы взялись наводить порядок, значит что-то нас в нашем бизнесе не устраивает – прибыль, затраты нашего времени, устойчивость работы в наше отсутствие, зависимость от «сотрудников-звезд»…
- мы знаем, или хотя бы догадываемся, что существуют хорошие примеры подобных бизнесов, которые успешно приносят прибыль своему владельцу, не наделяя его дополнительной головной болью. Что означает для нас возможность перемен к лучшему;
- мы понимаем, что еще не все знаем или умеем, и готовы научиться чему-то новому, что бы изменить состояние бизнеса на удовлетворяющее нас;
- мы осознаем, что ответственность за текущее и будущее состояние бизнеса лежит исключительно на нас;
- мы считаем, что обладаем достаточным количеством времени и воли для реализации задуманного, и готовы их инвестировать в наш бизнес.
В любом тренинге по целеполаганию всегда подчеркивается, что успех наступает только при выполнении двух главных шагов: максимально полного осознания текущей ситуации и максимально четко и конкретно поставленных целей.
Не зная в точности, что мы делаем в данный момент, мы никогда не сможем обнаружить, какие действия можно выполнить более эффективно. Не имея четкой цели (да-да, я говорю критериях SMART[1]!), вы не сможете выбрать эффективные инструменты для ее достижения. Маловероятно, что охота на мух с микроскопом, или защита от нападения тигров при помощи мухобойки обрадуют нас результатами.
Причем важен и порядок реализации этих шагов. Реалистичность и сроки достижения целей очень сильно зависят от текущей ситуации. Безусловно, ваша компания может стать в один ряд с компаниями Walmart, Shell или Ford, но готовы ли вы упорно трудиться для наступления этого момента в течение 100 лет?
Поэтому наш первый шаг, это:
Документирование существующих бизнес процессов
Которое следует начать с определения границ проекта. Из моего опыта реализации подобных проектов, нормальная продолжительность проекта документирования всех бизнес-процессов предприятия среднего бизнеса с численностью до 50 человек, составляет 1-2 года, даже при условии привлечения консультанта.
В случае полностью самостоятельной работы (а целью этого цикла статей и является предоставление вам инструментов для этого), продолжительность может возрасти настолько, что реализация проекта потеряет всякий смысл.
Выбираем группу процессов
Как вы уже знаете, всю деятельность предприятия можно представить как набор подчиненных процессов. Существует множество примеров классификации процессов верхнего уровня, с которыми вы можете познакомиться самостоятельно, мы же остановимся на таком варианте:
1. Бизнес-процессы развития и совершенствования
- Стратегическое управление;
- Развитие технологий.
2. Бизнес-процессы ведения основной деятельности
- Материально-техническое обеспечение деятельности предприятия;
- Производство;
- Материально-техническое обеспечение сбыта;
- Маркетинг;
- Продажи;
- Сервис;
- Закупки.
3. Вспомогательные бизнес-процессы
- Общее управление;
- Инженерно-техническое обеспечение;
- Документооборот;
- Управление персоналом;
- Экономическая безопасность.
С какой же группы процессов начать? Конечно, вполне возможна ситуация, когда гениальные продавцы обеспечили вашему предприятию очередь заказов на 3 года вперед. При этом ваша продукция настолько уникальна, что конкуренции в ближайшие 5 лет не предвидится. Все бы хорошо, но уж очень велик поток нареканий на качество и на сервис вам приходится расходовать большую часть полученной прибыли. В подобном случае, безусловно, следует начать работу с процессов производства.
Но, как показывает опыт, гораздо чаще встречается ситуация с точностью до наоборот. И в этом случае лучше всего начинать работу с настройки процессов продаж и маркетинга. Какие еще аргументы можно привести в пользу этого выбора:
- Производственные процессы, как правило, и так наиболее документированы;
- Продажи – основной источник поступления денежных средств на предприятие. Их увеличение – это ваша дополнительная прибыль, а порой и спасение предприятия от банкротства;
- В настоящее время существует множество литературы, тренингов и других источников информации, в которых детальнейшим образом проанализированы большинство процессов продаж. Такая полнота информации позволит вам добиться скорейшего результата. А приобретенный в результате самостоятельный опыт оптимизации бизнес-процессов вы в дальнейшем с успехом сможете использовать при работе с любыми другими группами процессов;
- Дополнительная прибыль, полученная в результате оптимизации продаж позволит ускорить оптимизацию остальных процессов компании;
- Процессы продаж и маркетинга наиболее сильно взаимодействуют с клиентом, и их эффективность – ваше дополнительное (а часто, и единственное) преимущество в конкурентной борьбе.
Выделяем процессы
Дальнейшая последовательность действий очень проста. Вы собираете людей, которые по вашему мнению отвечают за выполнение этой группы процессов (сотрудников вашего отдела продаж). И «извлекаете» из них информацию, какие задачи, процессы, функции и действия (это все синонимы понятия бизнес-процесс) они выполняют в процессе своей работы. Первый шаг – только фиксация названий.
Будьте уверены – результат окажется удивительным не только для вас, но и для них. Особенно заметен эффект, если в отделе несколько сотрудников на одних и тех же должностях — их списки процессов могут отличаться более чем на 50%. И также сильно эти списки будут различаться с вашим представлением о том, что они должны делать.
Итак, задание №1 для самостоятельной работы:
- Провести анкетирование по выполняемым процессам по каждому сотруднику.
- Провести совещание по согласованию списка между сотрудником, руководителем подразделения и вами.
Результаты удобно оформить в виде отдельных документов для каждой должности, содержащих таблицу с перечнем выполняемых процессов
Результат:
И вы и ваши сотрудники наконец то договорились (и закрепили документально!), какие процессы должны выполняться для каждой должности.
Источник: delovoymir.biz
«Как быстро навести порядок в бизнесе». Часть 1/7: оглавление кликабельное и вводные слова
Привет тебе, дорогой читатель. Надеюсь, что ты — бизнесмен или топ-менеджер (то есть замыкаешься на владельца бизнеса); тогда полезность моего опыта/теории максимальная. Уверен, что мои несколько гипотез и идей будут применимы в развитии твоей бизнес-организации, особенно в долгосрочной перспективе.
Данный текст я написал по мотивам моего учебного курса на Udemy «Наведение порядка в бизнесе за два часа надёжно!»
Получился довольно длинный материал, который я оформил в виде книги (опубликовано отдельно). А для выкладки на VC я разбил его на несколько частей. Смысловых частей 6, и одна (первая) часть — для навигации; всего семь.
Я заинтересован в обсуждении, конструктивной обратной связи, ну и в рекламе моей тоже. Шэр, репост, лайк, коммент.
Уточняющие материалы есть на ютуб-канале (наверное, есть ссылка в профиле, или можно найти поиском «системноинженерный Павленко»), и в блоге на моём сайте.
Личный опыт
«Как быстро навести порядок в бизнесе». Часть 2/7. Что такое «навести порядок» в бизнесе?
Что значит улучшить систему бизнеса? Это значит немного приблизить компанию к зрелой крупной великой компании. Сразу построить крупную зрелую компанию — это невозможно. Но сделать шаг в эту сторону, или даже несколько шагов — вполне возможно. А ведь “дорога в тысячу ли начинается с одного шага”, как говорят давно живущие восточные соседи.
Кому-то…
Личный опыт
«Как быстро навести порядок в бизнесе». Часть 3/7. Четыре фундаментальных метода в применении к наведению порядка
Я предлагаю применить к этой деятельности четыре метода, которые я обнаружил в библиотеках, протестировал на себе, проверил на практике действенность этих методов. Считаю, что они довольно полезны. Мало того, они достаточно просты, и могут быть применены в деятельности малого или среднего предприятия, и в деятельности отдельного бизнесмена и…
Личный опыт
«Как быстро навести порядок в бизнесе». Часть 4/7. Цикл PDSA и другие методы в применении к наведению порядка
Теперь поговорим о том, каким образом применить описанные методы по шагам. Мы с вами обсудили 4 фундаментальных метода, которые можно применять в наведении порядка. В этом разделе мы постараемся применить их непосредственно по шагам к наведению порядка в вашей организации, в вашем бизнесе, в вашей бизнес-организации. Чтобы вспомнить, давайте…
Личный опыт
«Как быстро навести порядок в бизнесе». Часть 5/7. Приступим к планированию в цикле PDSA
Теперь пришло время применить цикл Деминга-Шухарта PDSA (цикл постоянных улучшений) для собственно улучшения. Напомню, что цикл PDSA состоит из четырех шагов, которые повторяются друг за другом. Это шаг “Plan” (планируй), шаг “Do” (осуществляй), шаг “Study” (изучай), и шаг “Act” (решай). Цикл постоянных улучшений может применяться к различным…
Личный опыт
«Как быстро навести порядок в бизнесе». Часть 6/7. Шаг «Изучать» цикла PDSA
В третьей части шага “Do” (делать) цикла PDSA (цикла постоянных улучшений) вы документируете результаты измерений, которые получили из исполнения ваших процессов, и можете переходить к шагу “Study” (изучать) цикла PDSA (цикла постоянных улучшений). Важно выделить завершение шага “делать” на под-шаге 3, и зафиксировать, что вся информация, которая…
Личный опыт
«Как быстро навести порядок в бизнесе». Часть 7/7. Завершение цикла PDSA. Заключение
Теперь у вас есть информация, записанная в лабораторном журнале, достигло ли ваше улучшение результат. То есть оправдалась ли гипотеза, реально ли улучшились показатели процессов, или скорее не улучшились. Наблюдаете ли вы наведение порядка в результате ваших улучшений или не наблюдаете. И теперь вы должны принять решение — внедрять ли на…
Источник: vc.ru