Как найти бизнес ассистента

Нанять бизнес-ассистента — это важное решение, которое поможет вам сэкономить время и усилия на управление бизнесом .

Если вы ищете способ освободить свое время и не упустить развитие компании, то рассмотрите следующие пять простых шагов по найму бизнес-ассистента:

1. Перед тем как начать поиск подходящего бизнес-ассистента, задайте себе вопросы о том, какие задачи вы готовы передать своему ассистенту и какие компетенции ему будут нужны .

2. Проанализируйте рынок и найдите подходящих кандидатов . Изучите рынок, чтобы определить потенциальных кандидатов. Вы можете найти ассистента самостоятельно, или обратиться в агентство по подбору персонала, например в Альфа Хантер .

Вы можете использовать различные сайты для поиска бизнес-ассистентов, включая hh, superjob, соцсети и группы в telegram. Например есть специализированные чаты: https://t.me/BiznesAssistenti (8,5 тыс. участников) или https://t.me/family_of_assistants (4,6 тыс. участников).

3. Проведите интервью с кандидатами. Отбор прошедших интервью кандидатов поможет вам лучше понять, подходят ли кандидаты на вашу должность.

Обратите внимание, бизнес-ассистентов очень много, но они все разные. Поэтому вам важно определить, насколько кандидаты подходит именно на вашу позицию.

4. Оцените качество работы кандидатов (например, через тестовое задание) прежде чем принять решение. Это поможет вам избежать ошибок на начальном этапе. Тестовое задание должно содержать соответствующую рабочей задаче, но это не бесплатная работа!

5. Обсудите условия. После выбора подходящего кандидата обсудите условия работы. Что предлагаете вы и что ожидаете от потенциального сотрудника. Убедитесь, что кандидат понимает ожидания и требования вашего бизнеса.

Воспользуйтесь данными из этой статьи и перейдите к более точному и качественному построению команд

Удачной работы!

Если вам нужна помощь с подбором сотрудников – оставляйте заявку на сайте https://alfahunter.com . Подбираем удаленных сотрудников от 5 дней!

Больше полезного в телеграм канале: https://t.me/+KvuU2L7qhnlmZjYy

Подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить новые статьи и до новых встреч!

Источник: dzen.ru

Как найти бизнес ассистента

Все статьи

Как найти идеального бизнес-ассистента. Практические советы

Танзиля Гарипова,
Основатель Академии Бизнес Ассистентов

Ассистент руководителя — некий многорук и многоног, который облегчает жизнь руководителю. Помощник освобождает время для решения более серьезных вопросов, берет на себя всю рутину и контроль некоторых сотрудников/отделов.

Обязанности напрямую зависят от запросов руководителя — начиная от секретарских, заканчивая управленческими задачами. Обычно помощник подписывает договора, ведет социальные сети, заключает сделки, организовывает время ваше время, ведет деловую переписку с партнерами, нанимает персонал и много другое.

Как составить вакансию и провести собеседование

Важно определиться с задачами помощника и форматом работы (онлайн / в офисе / 50 на 50), прописать мотивацию, график (возможность быть на связи 24/7, чтобы не было лишних вопросов и недопониманий). Если необходимо, указать в вакансии дополнительные навыки и наличие водительских прав + машины у кандидата.

Для подбора кандидатов хорошо работает ассессмент (один из методов комплексной оценки персонала). Оценить помощника легче в моделирующих упражнениях. Внешне метод похож на бизнес-тренинг: участникам предлагаются деловые игры и задания, но их цель не развить умения и навыки, а предоставить равные для всех возможности проявить компетенции в ситуациях, которые будут возникать в работе ассистента.

Примеры игр:

“Продай мне что-либо”
Игра выявляет качества кандидата, позволяет оценить его креативность, уверенность и подход к выполнению задачи.

“Тест на внимательность”
Тест из 20 заданий, которые необходимо выполнить за 30 секунд. Самым первым пунктом напишите “выполнить только одно задание”. Внимательный кандидат вникнет и выполнит только одно задание. Остальные пойдут по остальным пунктам, но не успеют их сделать. Если человек говорит “я не успел”, значит, он плохо прочитал задание — выполнить нужно только один пункт из двадцати.

Если вам по душе индивидуальные собеседования, обратите внимание на энергичность, цели, планы и гибкость мышления кандидата. Выясните, почему человек хочет работать ассистентом, готов ли он работать 24/7 и быть всегда в тонусе.

Вопросы, которые помогают выявить навыки кандидата:
— Ваши цели на 3 года?
— Готовы ли вы работать 24/7?
— Способны ли вы делать 50 дел одновременно?
— Что вы знаете о принципе Парето?
— Какие книги вы прочитали за последние 3 месяца?
— Что с личной жизнью?
— Что вы хотите от работы? Зачем вам это?

Но не стоит забывать, что ассистента вы подбираете не по каким-либо стандартам, а для себя. Важно, чтобы человек был приятным и близким по духу.

Существует 3 типажа ассистентов:

1. «Партнер руководителю» — в курсе всех текущих дел, понимает специфику работы руководителя, предугадывает возможные трудности и предотвращает их; фильтрует ненужную информацию, решает несущественные вопросы самостоятельно + охотно выполняет сверхурочную работу.
2. «Специалист» — выполняет работу качественно, но строго в рамках должностной инструкции. Приходит и уходит точно по расписанию, грамотно оценивает ситуацию и аргументирует, но не проявляет самостоятельность; от руководителя дистанцируется.
3. «Пустышка» — профильное/непрофильное образование, возможны хорошие рекомендации, но качество выполняемой работы непрогнозируемо. Нацеленность не на результат, а на имитацию работы. Множество ошибок в нестандартных ситуациях. Показная лояльность руководителю, деструктивная работа в его отсутствие.

«Партнер руководителю» — идеальный ассистент на долгие годы. Можно рассмотреть «специалиста» и вырастить его до «партнера», но ни в коем случае не брать «пустышку». Человек проработает 1-3 месяца, и вы расстанетесь.

Ввод в должность бизнес-ассистента

Пропишите задачи ассистента, но распределите их на месяц дозировано. Оставьте время на притирку + постепенно добавляйте новые задачи в список.

Сколько платить

Идеальной мотивацией для ассистента будет оклад + % от плана + бонусы. Ориентируйтесь на среднюю цену оплаты труда по рынку вашего города. Не жалейте денег на того, кто готов работать 24/7. Подсчитайте стоимость своего часа и вычислите сколько денег вам экономит помощник. На первое время можно платить от 20-25 тысяч рублей, далее стоит увеличить оклад (в зависимости от количества задач и их ценности).

Золотые правила взаимодействия

— Задачи ставит ассистенту ТОЛЬКО РУКОВОДИТЕЛЬ, а не весь офис;

— Важно проговорить все тонкости работы при собеседовании;

— Старайтесь проговаривать любое недопонимание сразу;

— Никаких любовных отношений между ассистентом и руководителем;

— Выращивайте ассистента до «Партнера руководителю»;

— Запомните: ассистент — второе лицо в компании после руководителя;

Присылаем лучшие материалы раз
в неделю

Интересное о продажах без рекламы

Источник: introvert.bz

Подбор и значение Бизнес-ассистента

Сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно. Подобрать персонального ассистента для конкретного руководителя – это задача из области «миссия невыполнима», поэтому она переходит в разряд супер сложной.

Значение Бизнес-ассистента в жизни Руководителя

В жизни каждого руководителя, а тем более предпринимателя, есть вещи, которые отнимают до 80% времени и приносят 20% результата. Это разные небольшие и незначительные дела, операционка, которую легко можно делегировать, а также личные задачи: планирование деятельности, доставка и получение каких-то вещей, покупка различных билетов и так далее. Все эти дела здорово отвлекают от рабочих задач и убивают время, которое можно потратить на более эффективные для бизнеса вещи.

Задача ассистента — уменьшение когнитивной нагрузки руководителя для того, чтобы он мог больше внимания уделять важным стратегическим задачам. Это не то же самое, что секретарь. Секретарь просто группирует входящие задачи и передаёт их руководителю.

Бизнес-ассистент решает большинство из них самостоятельно. Работа секретаря рутинная и организаторская, но не требующая принятия самостоятельных решений. Бизнес-ассистент — это помощник, которому можно поставить задачу любого уровня и знать, что он найдёт необходимые ресурсы, чтобы её решить. Бизнес- ассистент — это бизнес-партнёр, коуч, мотиватор и секретарь в одном лице.

Зачем нужен личный помощник

• Освободить время. Назначение встреч в календаре, планирование расписания, поиск в интернете, могут занимать до 80% времени. Эти действия являются пожирателями времени. Их нужно скидывать на помощника.
• Получить денежную выгоду. Ассистент может найти билеты на поезд, номер в гостинице, различные товары со скидкой, и тем самым сэкономит ваши деньги. И за счёт этих действий может окупать ваши затраты на него.
• Поручить задачи, с которыми он справится лучше. Помощник дополняет руководителя своими навыками и умениями.
• Дисциплина. Ассистент дисциплинирует и учит тонкому искусству делегирования и постановки задач.

Что должен уметь бизнес-ассистент

Профессиональные навыки:

• Ведение документации;
• Тайм-менеджмент.
• Организация рабочих мероприятий.
• Работа заместителем.
• Финансовая грамотность.
• Управление секретариатом.
• Поддержание деловых контактов.
• Тravel-сопровождение.
• Работа переводчиком.
• Управление личными делами руководителя.

Рассмотрим их подробнее.

Ведение документации:

• редактирование писем и бумаг, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов;
• работа с почтой: сортировка почты по степени важности и срочности, у кого изящно попросить и с кого строго потребовать.

Тайм-менеджмент:

• фиксация задач и информирование о встречах и деловых мероприятиях
• планирование и правильная постановка сроков

Организация рабочих мероприятий:

• подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;
• организация командировок и мероприятий руководителя

Работа заместителем (функции второго лица):

• навык управления бизнес-проектами: организация сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), контроль выполнение задач;
• уметь представлять интересы руководителя на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы;

Управление секретариатом:

• постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок, совмещение функций офис-менеджера;
• оформление договоренностей с поставщиками, оперативное решение вопросов с техническим обеспечением процесса работы;

Поддержание деловых контактов:

• уметь управлять информационными потоками, быть в курсе всех событий в компании, решать любые вопросы за минимально короткое время с положительным результатом;
• ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании, поддерживать связь с клиентами

Работа переводчиком:

• перевод на деловых встречах, ведение деловой переписки на иностранном языке.;
• письменный перевод документов;

Управление личными делами руководителя:

• необходимо ориентироваться в разных luxury брендах и сферах обслуживания –, знание лучших российских деятелей искусства;
• организация отдыха, медицинских мероприятий, спортивных хобби руководителя и аналогичное сопровождение родственников, партнеров и друзей руководителя;

Travel-сопровождение (дополнительный навык):

• организация деловых поездок и путешествий руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
• организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны, контроль и мониторинг подрядчиков и служб, в том числе и в других странах

Личные качества ассистента:

• умение предугадывать реакцию руководителя;
• коммуникабельность;
• организаторские способности;
• работа в режиме многозадачности;
• находчивость, быстрая реакция;
• стрессоустойчивость;
• эрудированность, знание различных областей;
• доброжелательность, улыбчивость;
• стремление развиваться (саморазвитие);
• дипломатичность;
• аккуратность;
• знание этикета

Требования к бизнес-ассистенту

Несмотря на спектр и специфику задач в различных компаниях, ключевые требования всегда остаются неизменными.

• высшее образование;
• опыт работы на аналогичной позиции не менее двух лет;
• свободное знание требуемого языка;
• готовность к командировкам и ненормированному графику работы;
• возраст;
• личностные качества (исполнительность, аналитический склад ума, коммуникабельность, высокая работоспособность, грамотная речь).

Как найти бизнес-ассистента, который будет делать за вас 90% рутинной работы

Подбор Бизнес-ассистента можно осуществить 3-мя способами:

• искать помощника собственными силами;
• обратиться за помощью в кадровое агентство;
• воспользоваться услугами HR-консалтинга;

Каждый из этих способов имеет свои плюсы и минусы, о которых мы поговорим ниже.

Подбор помощника собственными силами — вполне хороший способ. При условии, что у вас достаточно свободного времени, есть опыт в собеседовании, анкетировании, проверочных заданиях. А самое главное — у вас есть программа адаптации бизнес-ассистента. Ведь найти помощник — это небольшая часть всей работы, также его надо ещё и обучить до уровня “чтения ваших мыслей”, выстроить эффективное взаимодействие и мотивацию.

Трудности, с которыми сталкивается собственник при самостоятельном подборе:

• Сроки уже выходят, но подходящий кандидат до сих пор не найден
• Сотрудник с отличными рекомендациями работает «спустя рукава»
• Профессиональное качество кандидатов не соответствует требованиям
• Нет системы адаптации для нового сотрудника
• Нет тестовых заданий для проверки навыков кандидатов
• Некорректно проведенное собеседование
• Не сформирована ценность компании
• Нет четкого плана задач и отслеживания результатов во время испытательного срока
• Не разработана система мотивации сотрудников в компании

Если у Вас, как у руководителю нет возможности сформировать и подготовить необходимые вышеперечисленные условия для подбора и адаптации помощника, тогда имеет необходимость воспользоваться услугами кадрового агентства, либо обратиться к специалистам по HR-консалтингу.

Источник: biznes-repetitor.ru