Как найти себе помощника в бизнесе

Рутина может быть разрушительной для предпринимателя. Вы тратите драгоценное время на поиск нужного контакта, звонка сторонним фирмам, множество коммуникаций внутри компании.

Часто обилие мелких и рутинных задач не дает развиваться дальше и достигать новых высот в бизнесе. И в этом случае лучший выход — нанять личного помощника.

У вас много небольших задач, которые вы выполняете постоянно?

Кажется – мелочь, можно справиться самому.

Однако составьте список таких задач и проставьте рядом затрачиваемое на них время. Эта цифра субъективна, так как наш мозг всё склонен ускорять. Умножьте получившееся время на 3. И вы узнаете, сколько времени постоянно у вас отнимает рутина.

Что можно делегировать помощнику?

Чтобы лучше понять, какие задачи можно переложить на помощника, мы советуем разделить их на:

• низкоранговые,
• высокоранговые.

Низкоранговые — это те задачи, которые и будут поручены новому сотруднику.

К этим задачам можно отнести:

Как найти помощника? Ваш личный ассистент. Бизнес помощник | Антон Назмиев | Бизнес Старт БМ

• открытие счета в банке,
• согласование встречи,
• размещение объявление,
• звонки клиентам
• и многое другое.

Также личному помощнику можно доверить:

• почтовые отправки,
• документооборот,
• найм сотрудников,
• запуск рекламы и т.д.

Высокоранговые задачи — это те задачи, от которых зависит развитие компании, ее успех. Они относятся к стратегии, маркетингу. Выполнить их может только руководитель.

Подберем грамотного личного помощника
Экономим ваше время. Находим редких специалистов. Покажем первых кандидатов в оптимальные сроки.

Где искать личного помощника?

Для начала определитесь с несколькими важными моментами:

1. Какими качествами должен обладать ваш идеальный личный помощник?
2. Какие обязанности вы готовы делегировать?
3. Какие условия работы предложить?
4. Что хорошего произойдет в компании, когда в ней появится новый сотрудник?

В зависимости от того, какие задачи оказались в вашем списке на делегирование, станет ясно, кого нужно искать.

• Если там много разноплановых задач — вам нужен один человек.
• Если вы смогли выделить основную, ключевую задачу для помощника — искать нужно будет определенного человека, под эту задачу.

По опыту агентства КАУС, ваш будущий помощник может быть профессионалом в продажах, в корпоративной системе, а может — в найме сотрудников.

Если вы определили основное направление работы помощника, по этой сильной стороне и нужно будет искать сотрудника.

При определении уровня зарплаты, поставьте KPI, от выполнения которых будут зависеть дополнительные бонусы ассистента.

• Составленную в результате вакансию лучше разместить на 10 сайтах по поиску работы.
• В качестве тестового задания можете дать что-то из списка дел, которые вы давно откладываете.

По результатам собеседования у вас отсеется значительная часть претендентов.

Как нанять помощника в свой бизнес и увеличить выручку в несколько раз? | Бизнес Молодость

Как выбрать личного помощника?

Хороший кандидат на вакансию личного помощника, по нашему мнению, должен обладать следующими качествами:

• внимателен к деталям,
• педантичен,
• умеет доводить дела до конца,
• сдержанный,
• оптимистичный,
• ответственный,
• коммуникабельный.

Личных помощников мы могли бы разделить на два типа:

1. тех, кто может выполнять конкретные задачи,
2. тех, кто умеет ставить задачи сам и делегировать их при необходимости.

Из помощников второго типа, по опыту агентства КАУС, нередко вырастают исполнительные директора.

Такой сотрудник будет особенно полезен в начале нового проекта. У результативных сотрудников всегда есть список прошлых достижений и успехов. Это могут быть результаты в учебе, достижения на прошлых местах работы. И даже хобби многое расскажет о человеке.

Эксперты агентства КАУС готовы помочь вам в поисках личного помощника: точно и профессионально!

Автор статьи
Екатерина Крупина

Генеральный директор Группы кадровых агентств КАУС, автор книг «101 совет менеджеру по подбору персонала», «101 совет как провести собеседование»; эксперт в области оценки персонала, поиска и подбора топ-персонала, подбора и адаптации, формирования кадровой документации и кадрового аудита, трудового права. Опыт в рекрутинге – более 20 лет.

Как успеть все в бизнесе: найти идеального помощника

Самостоятельно добиться успеха в бизнесе можно, но на это уходит слишком много драгоценного времени. Чтобы рационально расходовать силы и управлять своей жизнью не только офисе, понадобится кто-то со стороны. Подробнее далее.

Как успеть все в бизнесе: найти идеального помощника

Каждый этап развития требует особенного подхода и делать все собственными руками невозможно, потому, что элементарно — мало часов в сутках, дней в неделе и месяцев в году для осуществления задуманного одним человеком. Тем более нужно когда-то отдыхать, спать, есть и при этом иметь отменное здоровье.
Но выход есть.
Часть бизнес-процессов можно и нужно делегировать другому специалисту, купив его время.

Где найти такого помощника? Владельцы компаний и будущие работодатели часто сталкиваются с такой проблемой, что сотрудники не всегда все выполняют как надо.

Конечно, кажется, что лучше сделать работу самому, чем потом переделывать за кем-то. К сожалению, следует с самого начала принять тот факт, что любой, даже самый профессиональный сотрудник, на первых порах будет делать ошибки и выполнять задания лишь удовлетворительно.
Однако, искать помощи у других необходимость для успешного бизнес-процесса.

Первое, что нужно сделать при поиске отличного помощника — обратиться за помощью к профессионалам. Существуют фирмы и компании, которые занимаются подбором различного персонала — от офисных работников до помощников по дому.

У таких организаций имеется сформированная база с уже отобранными по нужным критериям специалистами. Например, помощник со знанием иностранного языка или с бухгалтерской (юридической) базой.

Важно помнить, что выбирая помощника для руководителя бизнеса следует опираться на его профессиональные навыки и образование, нежели на внешний вид или возраст.

Что должен уметь идеальный помощник?

Несколько критериев по которым легко подобрать сотрудника для помощи владельцу бизнеса:

1. Организованность — очень важное и нужное качество. Если помощник способен организовать себя, свой рабочий стол и график — значит и в делах шефа он быстро все разложит по полочкам.

2. Умение общаться — по специфике работы, помощник руководителя должен очень много общаться не только со своим начальником, но и с его подчиненными, клиентами и партнерами. И если он «два слова связать не может», или некорректен в общении, то в деловой среде ему будет очень сложно.

3. Офисная техника и программы — на «5+». Без этого навыка также никак не обойтись.

4. Ответственность — необходимое качество в работе помощника, как и конфиденциальность.

5. Внимательность, умение замечать мелочи и концентрироваться на главном — оценить при подборе сложно, но возможно.

И самые главные рекомендации в выборе:

• не принимать на работу студентов, для которых эта должность подработка;
• не брать в помощники знакомых, родственников и друзей;
• не стоит нанимать в помощники человека с плохой подготовкой.

Руководителю понадобится время для адаптации и привыканию к тому, что теперь его рутинную работу будет выполнять нанятый сотрудник, которому потребуется обучение и погружение в деловую сферу компании.

А значит, владелец бизнеса должен принять тот факт, что если он не делегирует часть своих обязанностей и дел помощнику, то так и будет крутиться словно «белка в колесе», что тормозит успех бизнеса в целом.

Хотите работать с компетентным личным помощником, профессионалом своего дела,
умеющего вести все процессы грамотно,
способного уследить не только за своим временем, а также временем начальника?
Обращайтесь к нам!

Наша компания занимается индивидуальным подбором помощников для руководителей и владельцев бизнеса,
по строгим критериям и в установленные сроки.

Источник: smart-and-talented.ru

Найти личного помощника руководителя / персонального ассистента

Поиск личного помощника руководителя – задача, казалось бы, не сложная, благо приятными лицами Россия не обделена, а остальное – в резюме — приложится.

У каждого работодателя определенно свой идеал претендента на должность персонального ассистента (помощника). Все заказчики сходятся в одном: необходим преданный, чувствующий настроение начальства и не проходной персонаж корпоративной пьесы, потенциально способный решать абсолютно любые, зачастую нестандартные организационные и информационные задачи. От личного помощника, зависит насколько продуктивным окажется рабочий день начальника. Статистика утверждает: правильный сотрудник экономит до 50% (. ) времени боссу.

Личные качества, этапы подбора

Ответственность на уровне заместителя директора.

Организованность (не меньшая)

Быстрая реакция, находчивость.

Работоспособность (заострим внимание, ведь вакансия предполагает ненормированный график)

Аналитический склад ума.

Образование

Однозначных требований к образованию в данном случае не существует, осуществляя поиск личного помощника руководителя, ставку делаем на знания и компетенции. Но и тем не менее, бизнес образование или ВО в сфере деятельности нанимателя очень желательны. Красный диплом – будет неплохим бонусом.

Профессиональные навыки

1. Исключительное знание программ MSOffice.

2. Финансовая грамотность.

3. Владение тайм-менеджментом.

4. Ведение деловой переписки.

5. Понимание делового этикета.

6. Навыки поддержания деловых контактов.

7. Представление о логистике.

8. Умение работать с информацией.

9. Часто бывает необходим английский язык (работа синхронным переводчиком).

10. Заказ билетов, бронирование гостиниц, travel-сопровождение.

11. Опыт управления секретариатом.

12. Опыт управления личными делами руководителя.

13. Организация рабочих мероприятий, проведение конференций и т..п.

14. Представительские функции.

Кандидату понадобятся обязательно значительный культурный уровень, широкий кругозор и грамотная речь.

Подбор персонального ассистента и поиск личного помощника руководителя, разница

Различий в этих профессиях практически нет, по крайне мере на отечественном рынке труда. На Западе подбор персонального ассистента ведется, когда закончен поиск личного помощника. Ассистент занимается частной жизнью работодателя: организует семейные праздники, продумывает отдых, ищет школу/институт/репетиторов для детей, подбирает подарки членам семьи. Помощник, максимум, бронирует билеты для семейства работодателя. Как правило, его действия ограничены административными и организационными задачами.

Зарплата начинается от 50 000 рублей, минимально 35 000, но тут скорее речь идет о секретаре. Максимум — 150 000р, в этом случае претенденту понадобится разговорный иностранный язык, с навыками синхронного перевода. Оклад часто обсуждается, ведь за успешного кандидата заказчик готов переплачивать. Спокойствие, взаимопонимание и продуктивность дорогого стоят.

Новые тренды

В связи с диджитализацией, проводя поиск личного помощника руководителя, имеется в виду еще и следующее направление: подбор персонального ассистента на удаленку.

В связи с открытиями стартапов, чьи офисы находятся в онлайн пространстве, собственно, как и проекты, а все сотрудники работают и взаимодействуют через мессенджеры, молодым предпринимателям необходим удаленный помощник.

Подбор ассистента руководителя на дистанционку несколько отличается от привычного. Например, проверяется не только вышеперечисленные качества, но и знание основ копирайтинга, интернет-маркетинга, smm-инструменты.

Зарплаты обговариваются лично, вилка цен еще не успела сформироваться + занятость носит скорее сдельный характер, чем постоянный.

Трудности

Как правило, рекрутинг ассистентов осложняется следующими факторами:

Необходимость 100% психологической совместимости.

Банальное несоответствие должности.

Если hr-отдел понимает личность работодателя и великолепно закрывает любые вакансии, то грех не решить проблему собственными силами. Поручение становится еще легче, если будущий начальник отличается покладистым характером и легко уживается с кем угодно, что скорее исключение, чем правило. Руководитель, горящий делом и абсолютно загруженный, едва ли обладает внутренними ресурсами, чтобы избегать конфликтов. Поэтому кандидат обязан быть весьма гибким и уживчивым или обладать подходящим характером.

Как правило, последнее определяет психолог или сотрудник с психологическим образованием, присутствующий в штате любого кадрового агентства.

Трудности — 2

Соискатель на данную вакансию должен не только располагать к себе, но и быть при этом высококлассным специалистом. Не всех директоров интересует каковы кандидаты внешне и как они варят кофе. Хотя внешние данные имеют значение: личный помощник выполняет еще и функции второго лица, полномочного представителя владельца компании. Предпочтительно, чтобы подчиненный вызывал симпатию у клиентов и сотрудников. Однако, яркая, модельная внешность для исполнения роли серого кардинала не требуется.

Подбор персонального ассистента руководителя можно доверить только кадровому агентству с историей и опытом, ведь речь о доверенном лице заказчика.

Источник: www.ares.com.ru