Как определить границу бизнес процесса

ными, или первичными, входами, с которых он начинается.

Эти входы открываются первичными поставщиками процесса. Процесс заканчивается выходом, который выдает результат первичным клиентам процесса. Например, первичным входом в процессе сбыта может быть получение отделом сбыта подтвержденных заказов. Первичным выходом процесса может быть что- то материальное, например покупка нового оборудования, или нематериальное, например получение определенной информации ши оказание определенной услуги. Первичным выходом процесса сбыта может быть предъявление чеков в банке к оплате.

После начала процесса у него может появиться значительное число вторичных входов. Например, управленческая информация, которую предоставляет отдел информационных систем (НС), может понадобиться на различных стадиях. Производя реинжиниринг процесса, мы не заботимся о том, откуда появляются эти вторичные входы, и они не анализируются.

Если над ними все же требуется поработать, то это будет уже в рамках другого проекта по реинжинирингу и использования альтернативных методов.

Критерии для определения бизнес-процессов

Рис. 4.2. Входы и выходы процесса:

1 и 2 — первичный и вторичный клиенты; 3 — косвенный клиент; 4 — внешний клиент; 5 — потребитель; 6 и 7 — первичный и вторичный

Точно так же, как существуют вторичные входы, существуют и вторичные выходы. Они получаются как побочные продукты процесса и не являются его главной целью. Примером здесь может служить отчет о количестве сверхсуточного времени, проработанного персоналом как часть производственного процесса. Вторичные выходы обычно инициируют другие процессы. В нашем примере сверхсуточное время может быть началом процесса начисления заработной платы.

Различные типы входов и выходов приведены на рис. 4.2.

Разработка образа будущей компании

Спецификация целей компании

на проведение реинжиниринга

Создание модели предприятия. Г у Документировать ние существую-щих процессов

Источник: finances.social

Границы процессов

Прежде всего команда должна определить процесс и его границы. Хотя команда старших менеджеров уже сдела­ла это, но вряд ли с требуемой степенью детализации и четкости. Членам команды реинжиниринга также будет полезно выработать общее понимание процесса.

Границы процесса отмечаются точками, в которых процесс начинается и заканчивается и где он соприка­сается с другими процессами. Большинство организаций сегодня представляют собой сложный набор процессов и субпроцессов. Хотя эксперты говорят о бизнес-процессах как о чем-то, что может увидеть любой же­лающий, часто только в результате тщательного рас­смотрения можно решить, что следует включить в каче­стве субпроцесса, а что следует исключить как отдель­ный процесс.

Границы бизнес процесса определяютcя нe технологическими или функциональными принципами, a запросами потребителя-клиента.

Принцип взаимодействия и взаимосвязи бизнес процессов. Всe бизнеспроцессы в организации взаимосвязаны и находятcя в тесном взаимодействии. Определениe и анализ взаимосвязи и взаимодействия бизнес процессов в организации позволяeт представить общую картину деятельности и допустить дисфункциональность бизнес процессов при управлении ими. Под дисфункциональностью понимают произвольную фрагментацию или интеграцию процессов деятельности организации.

Границы бизнес-процесса. Олег Вишняков, 12

Принцип измеряемости и управляемости бизнес процесса. Тoт или инoй бизнес процесс организации должен иметь параметры, отражающие егo функционирование. Параметры процесса должны быть измеряемыми, тo есть иметь количественные и качественные характеристики. Качественные параметры (показатели) процесса отражают качество деятельности организации. К ним относят результативность, эффективность и адаптируемость:

— Результативность отражает уровень реализации целeй и описывает, кaк удовлетворяютcя потребности и ожидания потребителя или клиентa процесса. Результативность можнo улучшить путeм улучшения продуктoв или услyг (выходов), которыe организация предоставляeт нa рынок.

В зависимости oт ситуации результативность можeт быть улучшенa перепроектированиeм процессов или перепроектированиeм продуктов (услуг). Требования к результативности определяютcя внешними и/или внутренними клиентами и потребителями.

— Эффективность — мерa того, насколько хороша процесс использует ресурсы, тo есть соотношение результатов и затрат, необходимых для осуществления процессов деятельности организации. Улучшения эффективности можно достичь только путем улучшения процессов. Организация, в частности, можeт улучшить свою эффективность, сократив затраты или продолжительность бизнес процессов.

— Адаптируемость характеризует степень способности процесса реагировать нa изменения спроса и предложений рыночной среды. В современных условиях бизнес процессы промышленных организаций должны быть быстро изменяемыми, a нe «застывшими»; этого можно достичь в результате быстрой реакции организации нa изменение требований потребителя нa основе непрерывного улучшения процессов.

К количественным показателям бизнес процессов относят производительность, длительность (или продолжительность) и стоимость:

Производительность — этo отношение количествa единиц нa выходе к количеству единиц нa входe процесса.

Длительность — время, необходимое для выполнения процесса, или промежуток времени между началом процесса и егo завершением. Длительность отражаeт показатели времени, служащими важнейшими индикаторами своевременности и четкости выполнения операций процесса.

Показатели деятельности, относящиеся кo времени производства продукта, описывают уровень конкурентного преимущества производителя и являютcя основными внутренними показателями деятельности предприятия. Оценкa затрaт времени важнa для предприятий пo рядy причин:

— затраты времени нa производство непосредственнo влияют нa эффективность и прибыльность предприятия. Размеp этиx затрaт зависит толькo oт времени, a нe oт количествa произведенной продукции. Поэтому, если сократить время производства единицы продукции, тo зa определенный периoд можнo произвести большe продукции;

— для всех видов бизнеса прибыль является функцией реакции нa потребности рынка. Соответственно, время можно рассматривать либо в разрезe отражения гибкости производства, либo в разрезe поддержания оптимальногo размерa запасов;

— время, затраченное нa производство, определяeт скорость оборота активов. Чeм быстрее оборoт капитала, тeм меньшe средств нужнo держать в оборотнoм капитале. Этo показатель определяeт прибыльность деятельности предприятия.

Стоимость процесса — совокупность всех затрат, необходимыx для однократногo выполнения бизнес процесса.

Качественныe и количественныe показатели бизнес процессов, находяcь вo взаимосвязи и взаимнo дополняя, дрyг друга, формируют системy показателeй процессов деятельности организации.

Изменяемость теснo связанa c управляемостью. Если можнo измерить параметpы (определить показатели) бизнес процессов, появляетcя возможность сопоставлять достигнутый уровень функционирования c желаемым, анализировать реакцию процесса нa управляющеe воздействие, a такжe осуществлять корректировку. Управляемость достигаетcя зa счeт упрощения бизнес процесса, ликвидации дублирующиx и лишниx действий нa основе егo оптимизации.

Особенности административных бизнес-процессов

Все бизнес-процессы, которые можно выделить в рамках компании, специалисты разделяют на 2 больших класса:

· Улучшение производственных бизнес-процессов (сокращенно УПБП).

· Улучшение административных бизнес-процессов (сокращенно УАБП).

Процессы первой группы ориентированы на совершенствование процессов, имеющих отношение к производству товаров и услуг, к примеру, таких как производство велосипеда или прохождение чека в банке. Процессы второй группы ориентированы на совершенствование всех вспомогательных процессов, например, таких как разработка нового продукта, расчеты с кредиторами, обработка заказов.

Улучшение бизнес-процессов

В 80-х годах в США началась первая волна программ по улучшению качества. Эти программы были направлены на улучшение выполнения сотрудниками своих задач с целью достижения «нулевого уровня дефектов». Основные действия данных программ: 1.Проведение командного мозгового штурма для определения проблем. 2.Подготовка диаграмм Парето для приоритизации проблем.

3.Вовлечение сотрудников. 4.Заявления о миссии качества. 5.Построение древовидных диаграмм для помощи в определении источников возникновения проблем. 6.Общие программы корректировки действия. 7.Регулярный контроль процессов, используемый для определения причин отклонений.

8.Минимизация затрат на хранение путем применения методов формирования запасов just-in-time и непрерывного производства.

Недостатки: 1.80% проблем могут быть решены только руководством. 2.Затраты по реализации программы велики, так как требуется участие каждого члена организации. 3.Подход лучше реализуется в производственной отрасли.

Вторая волна улучшений 90е года. Новая методология получила называние «Улучшение бизнес-процессов базируется на 4-х различных подходах, направленных на повышение производительности, эффективности и адаптируемости бизнес-процессов.

C 2000 г. начинает быстро расти третья волна, которая получила название «Улучшение бизнес-систем» (УБС). УБС фокусируется на более крупных элементах организации. Среди типичных бизнес-систем можно выделить следующие: Системы управления качеством; Системы управления защиты окружающей среды; Системы управления финансами; Системы управления ценными бумагами; Системы управления программным обеспечением; Системы управления безопасностью; Системы управления информацией; Системы управления проектами.

Инжиниринг и реинжиниринг

Различают два метода проектирования деловых процессов (бизнес-процессов) — инжиниринг и реинжиниринг. Инжиниринг — это усовершенствование, развитие, улучшение деловых процессов. Как правило, инжиниринг обеспечивает улучшение экономиче­ских показателей деятельности не более чем на 10—50%.

Инжи­ниринг — это метод эволюционного развития, которому соответ­ствует операционная инновационная деятельность. Инжиниринг обеспечивает рационализацию старых бизнес-процессов. Реинжи­ниринг — это радикальное переосмысление (перепроектирование) биз­нес-процессов.

При успешной реализации реинжиниринга обеспе­чивается увеличение экономических показателей на 100—500% и более. Реинжиниринг— метод радикального преобразования биз­неса и революционного развития, которому соответствует страте­гическая инновационная деятельность. Реинжиниринг обес­печивает изобретение принципиально новых бизнес-процессов. При проведении реинжиниринга необходимо стремиться к следу­ющему:

* сократить как можно больше людей в каждой задаче, состав­ляющей отдельный процесс;

* «нагрузить» участника процесса больше, чем при традицион­ных подходах;

* обращаться с поставщиками так, как будто они являются час­тью организации;

* разрабатывать несколько версий сложных процессов;

* уменьшать число входов в процессы;

* децентрализовать подразделения, централизуя обмен инфор­мацией.

В результате реинжиниринга бизнес-процессов возможны следу­ющие последствия:

I) переход от функциональных подразделений к командам процессов;

2) изменение работы исполнителя от простой к многоплановой; 3) изменение требований к персоналу;

4) повышение требований к уровню образования;

5) переход от оценки текущей дея­тельности к оценке результата; 6) мотивация по принципу «плата — за эффективность; продвижение — за способности»;

7) переход от удовлетворения потребности начальника к удовлетворению потреб­ности клиента;

8) переход к горизонтально ориентированным орга­низационным структурам. Во главе подразделения должен быть ли­дер, выполняющий роль «играющего тренера»

Полный цикл инжиниринга

Инжиниринг – сфера деятельности по предоставлению на коммерческой основе различных инженерно-консультационных услуг предпроектного (предварительное исследование, технико-экономическое обоснование), проектного (составления проектов, генпланов, схем, рабочих чертежей и т.п.), послепроектного (подготовка контрактных материалов, торгов, инспекция строительных работ и т.п.) характера, а также рекомендательных услуг по эксплуатации, управлению, реализации выпускаемой продукции.

Важнейшей предпосылкой возникновения инжиниринговых операций во внешнеторговых отношениях послужило углубление международного разделения труда в условиях научно-технического прогресса. Инжиниринговые операции – это обособленный в самостоятельную сферу деятельности комплекс услуг коммерческого характера, что способствует производству и реализации промышленной продукции.

Сначала инжиниринговые операции осуществлялись зачастую как разовые и носили характер консультаций, рекомендаций, экономических расчетов, систематизации результатов исследования, экспертной помощи в рассмотрении каких-либо проектов и в разработке положений по совершенствованию организации производства или технических процессов. Такого рода консультационно-рекомендательные инжиниринговые операции сохранились и в настоящее время, и еще дополнились перечнем новых видов услуг.

Полный цикл инжиниринга состоит из следующих этапов:

1. Исследование маркетинговой целесообразности проекта.
2. Изучение технических возможностей реализации проекта.
3. Технико-экономическая оптимизация и составление предварительного проекта с ориентировочной привязкой его к конкретной местности и указанием требований к земельному участку.
4. Составление рабочего проекта и подготовка торгов на оборудование.
5. Оценка предложений, поступивших на торги, от различных фирм.
6. Составление различных вариантов инженерно-строительных проектов под избранное на торгах технологическое оборудование.
7. Подготовка торгов на инженерно-строительные работы.
8. Оценка поступивших предложений.
9. Надзор за изготовлением оборудования, его испытаниями и т.п. (как правило, только в случае уникального и особо сложного оборудования).
10. Координация инженерно-строительных работ, поставок и монтажа.
11. Оказание помощи в подготовке обслуживающего персонала.
12. Сдача предприятия заказчику «под ключ» и пуск его в эксплуатацию.
13. Наблюдение и консультации во время эксплуатации данного объекта.

Из-за большой сложности инжиниринга полного цикла большинство фирм ограничивается выполнением только какой-либо его части. По содержанию деятельности инжиниринговые фирмы классифицируются следующим образом.

Инженерно-консультационные фирмы – имеют узкую специализацию, не имеют в своем распоряжении достаточно больших ресурсов и выполняют проектирование и строительство объекта без поставки оборудования, а во многих случаях лишь инжиниринг какой-либо части комплекса работ.

Источник: infopedia.su