Теперь, когда вы проверили весь бизнес-процесс, поставьте перед собой задачу оптимизировать его. Оптимизация процесса позволяет избежать ненужных шагов, что сотрудники не были перегружены или запутаны.
Несколько полезных способов оптимизации процесса:
- Начните с цели. Определите цели, которых вы хотели бы достичь с помощью вашего бизнес-процесса. Эти цели должны дать общее представление о ваших надеждах на будущий процесс.
- Подумайте, можно ли что-то сделать более эффективно, дешевле или качественно.
- Определите ключевые показатели эффективности, чтобы определить, что хорошо работает, а что нуждается в улучшении.
- Отойдите назад и получите информацию, поделившись процессом с вашей командой.
- Поделитесь документами процесса с руководством, чтобы получить представление о более высоком уровне и обеспечить прозрачную обслуживаемость по каждому этапу процесса.
- Посмотрите на ваш процесс с точки зрения пользователя или клиента, которые могут извлечь выгоду из этого процесса, и подумайте, как вы можете улучшить их взаимодействие и общее удовлетворение.
Некоторые ключевые вопросы:
Как оценить эффективность размещения: настраиваем цели и автостратегии #лучшедома
- Можно ли исключить какие-либо оставшиеся виды деятельности из процесса для повышения эффективности или качества или снижения затрат?
- Если отдельные возможности важны для всего бизнеса, можно ли их обрабатывать в отдельном бизнес-процессе?
- Можно ли улучшить шаг, чтобы лучше достичь цели?
- Можно ли изменить порядок шагов?
- Можно ли сочетать шаги?
- Могут ли шаги в этом процессе выполняться одновременно?
- Можете ли вы уменьшить количество людей, необходимых для выполнения процесса?
- Можете ли вы изменить способ уведомления следующего человека в процессе, чтобы он быстрее реагировал?
- Существуют ли аспекты процесса, которые вы можете автоматизировать дальше? Такие как:
- Сбор данных автоматически по сравнению с ручным вводом
- Автоматизация решений на основе данных
- Автоматизация предпринятых действий
- Использование ИИ, чтобы заменить человеческое внимание
Если ваша задача полностью выполняется на компьютере, вы можете использовать Process Advisor для автоматической оптимизации процесса. Process Advisor может проанализировать ваш процесс и визуализировать его на карте процесса. Карта процесса выявляет узкие места и метрики для вашего процесса с помощью аналитического отчета.
Пример: оптимизация процесса отчета о расходах
5 идей оптимизации логистики
Логистические затраты есть на каждом предприятии. Первоначально, когда бизнес находится в домашних условиях, все товары можно хранить дома и самостоятельно контролировать их. В дальнейшем, с развитием предприятия, все запасы будут храниться на складе, дополнительно потребуется персонал, появятся логистические затраты. Важно оптимизировать складские процессы так, чтобы все риски были сведены к минимуму, и не возникало непредвиденных проблем.
Урок 1.Поиск решения, оптимизация, оптимальный план производства
Логистические затраты есть на каждом предприятии. Первоначально, когда бизнес находится в домашних условиях, все товары можно хранить дома и самостоятельно контролировать их. В дальнейшем, с развитием предприятия, все запасы будут храниться на складе, дополнительно потребуется персонал, появятся логистические затраты. Важно оптимизировать складские процессы так, чтобы все риски были сведены к минимуму, и не возникало непредвиденных проблем.
Оптимальным решением будет продумать все вопросы ещё при проектировании и оснащении склада. Нужно иметь представление, для каких грузов склад предназначен. Для некоторых категорий продукции понадобится закупка дополнительного оснащения. Например, холодильного оборудования, если ваша деятельность связана с продажей продуктов или общепитом. Затем нужно составить схему расположения стеллажей и запланировать товарооборот.
Однако есть методы оптимизации издержек, когда логистические процессы уже запущены. Их стоит взять на вооружение, когда вы чувствуете усиление конкуренции, открываете новые подразделения, хотите свести к минимуму транспортные издержки.
1. Сокращение количества перевозчиков.
Часто менеджеры компаний под каждый маршрут подбирают перевозчика, предложившего меньшую стоимость. Между тем, многие транспортные компании практикуют снижение стоимости на большой объём услуг. К тому же льготные условия вам могут предложить, дабы остаться в «списке» избранных поставщиков.
2. Оптимизация пространства.
Проследите, что при упаковке товаров используется всё доступное пространство. Это касается как индивидуальной упаковки грузов, так и способов их укладки на поддоны для перевозки. Такой способ позволит уменьшить количество поддонов и упаковочных материалов, а в итоге – снизить затраты на каждую отдельную перевозку.
3. Автоматизация логистических процессов.
Такой метод основан на использовании компьютерных технологий, которые повышают эффективность логистических операций. Сюда относится стратегия ERP, которая способна выполнять такие задачи, как управление цепочками поставок и планирование различных ресурсов (трудовые, финансовые, ценные бумаги) предприятия.
4. Механизация складских работ.
Подразумевает собой использование технологий вместо ручного труда человека. Человек не может работать эффективнее оборудования по следующим причинам: из-за сложной работы он может уволиться, и потребуется время, чтобы найти замену; человек может заболеть, в связи с чем работы будет выполнено меньше; человек не может работать без перерывов и иные причины.
5. Применение информационной системы WMS.
Расшифровывается она как Warehouse Management System и представляет собой систему управления, использующую технологию управления складами на расстоянии путем идентификации адреса места хранения и удаленного управления сотрудниками компании. Вся информация заносится в базу через штрих-коды. Есть несколько версий WMS систем управления складами:
- со стандартными опциями — для маленьких предприятий;
- специально созданные, настраиваемые — для крупных предприятий со сложной индивидуальной системой;
- адаптируемые — для средних и крупных компания, не создающих чрезвычайно сложные товары, которые могут подстроиться под требования рынка и пользователя.
Логистика склада — это не только сложная наука, но ещё и «организм», который постоянно развивается и совершенствуется. Что требует от руководства предприятий и персонала постоянного обучения и непрерывного практического опыта.
Полезно
Повысить уровень сервиса при выполнении заказов контрагентов, сформировать понимание процессов взаимодействия в логистической цепи поставок, узнать какие инфраструктурные решения применимы для организации логистической деятельности предприятия, а также научиться выбирать наиболее подходящие современные технологии автоматизации учета и управления складскими процессами (WMS) на рынке информационных систем можно на курсе Учебного центра «Финконт»:
Смотрите также:
- Тенденции изменения взаимоотношений между налоговыми органами и налогоплательщиками
- Календарь бухгалтера: напоминаем об отчётных датах октября 2021
- Что важно знать о закупках строительных работ по 44-ФЗ в 2021 году
Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!
Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.
Источник: www.finkont.ru
Как оптимизировать ресурсы компании
Пять эффективных способов от эксперта по оптимизации бизнес-процессов
эксперт по оптимизации бизнес-процессов, автор книги «Путь самурая» и сборника «27 книг успешного руководителя»
эксперт по оптимизации бизнес-процессов, автор книги «Путь самурая» и сборника «27 книг успешного руководителя»
Чем больше мы можем получить с каждого вложенного рубля, тем больше прибыль и искренняя радость инвесторов. На самом деле в бизнес вкладываются не только деньги и не только рост прибыли определяет его эффективность. Давайте разбираться.
0 
0 23/07/2018
Ресурсами в бизнесе называют абсолютно все, что используется в работе. Обычно под этим словом понимают только материальные или финансовые активы: деньги, средства производства, помещения любых назначений, сырье, энергия. Но не менее важны и ресурсы нематериальные: время, люди, знания и опыт, информация, ноу-хау. И все эти источники должны работать с максимальной отдачей.
Ниже приведены пять способов оптимизации ресурсов, которые нетрудоемкие для внедрения, но при этом экономят немало затрат.
Способ первый. Структурировать работу руководителя
Часто говорят, что время – деньги, но время значительно ценнее денег. Просто потому, что этот ресурс не возобновляем и купить его не получится: израсходовал – и нету. Те дни, а то и годы, которые вкладываются в бизнес, надо использовать очень эффективно. Чтобы время в компании не тратилось зря, лидер должен начать с себя.
От упорядоченного графика руководителя зависит работа подчиненных. Руководитель должен вести персональный органайзер. Если он заранее знает, когда и чем нужно заниматься, устанавливает себе дедлайны на каждое дело, он избежит попадания в цейтнот.
Сегодня выбор систем планирования огромен. Это классические бумажные ежедневники, необычные органайзеры типа «циферблатов» Chronodex, различные электронные календари и программы. Важно выбрать наиболее подходящий для вас вариант или придумать его самостоятельно.
Так и не найдя органайзер, который бы устраивал меня полностью, я разработал собственную структуру еженедельника – Logbook, в котором все поступающие дела распределяю по уровню значимости и срочности. В итоге возросло не только количество свободного времени, но и качество выполняемой работы. Рекомендую также использовать бумажный планировщик в паре с электронным, например с «Google Календарь». Это просто и удобно.
Проверенный метод сокращения продолжительности совещаний – проводить их стоя
Стоит помнить, что существует множество компьютерных программ, позволяющих автоматизировать управление проектами, – например, очень популярный в среде айтишников Trello. А если это покажется сложным, всегда можно воспользоваться инструментом производственной системы Toyota (TPS), так называемой «канбан-доской» – обычной магнитно-маркерной офисной доской, на которой отражается перемещение задачи между исполнителями или стадиями работы.
Очень важно соблюдать информационную гигиену – не все электронные письма одинаково полезны. И, как это ни смешно, огромное значение имеет соблюдение порядка на рабочем месте. Когда в рабочей зоне отсутствует лишнее, а все нужное лежит на своих местах, это экономит время и снижает утомляемость. И если руководитель хочет, чтобы на столах работников был порядок, его стол должен служить образцом.
Соблюдайте информационную гигиену – не все электронные письма одинаково полезны
Для руководителя принципиальное значение имеет умение делегировать задачи. В жизни компании есть множество вещей, которые не то что контролировать, о них и знать не надо. Формализация проведения совещаний, соблюдение регламентов – весьма существенно берегут время. Кстати, есть проверенный метод сокращения продолжительности совещаний – проводить их стоя. Затягивать обсуждения в таких условиях обычно никому не хочется.
Я сам долгое время страдал от постоянной нехватки времени и был вынужден приезжать на работу по выходным, пока не нашел выход. Благодаря выработанным мной требованиям к документам количество бумаг, которые попадали ко мне на стол, сократилось с пачки толщиной в 30 см до 2–3 см в день. Оказалось, что с большей частью бумаг исполнители вполне могут справиться без моего участия.
Способ второй. Развивать сотрудников
Еще один значительный ресурс, нуждающийся в оптимизации, – люди. Обычно под этой фразой понимают сокращение штата, но это не так. Оптимизация работников – это получение от них максимальной отдачи. Хорошие сотрудники постоянно развиваются и через какое-то время перерастают уровень стоящих перед ними задач.
И тогда, если не происходит соответствующего изменения полномочий, теряется мотивация и качество работы падает. Если в компании отсутствует встроенная система мониторинга сотрудников, которая позволяет отслеживать подобные ситуации, риск потери ценных кадров достаточно велик.
В компании, которую я консультировал, раз в год отдел кадров проводит подробное исследование сотрудников по методу «360 градусов», когда собираются мнения руководителей, коллег, подчиненных, заказчиков, самих испытуемых, проводится беседа с сотрудником и его непосредственным руководителем, и с учетом этого принимается решение о дальнейшем продвижении или перемещении. Эта компания постоянно увеличивает свою рентабельность, и кадровая политика играет в этом не последнюю роль. Конечно, такой подход требует высокого уровня доверия между персоналом и руководством, но одновременно он сам является инструментом создания такого доверия. Здесь стоит обратить особое внимание на методы TPS, подробно описанные, например, в «Талантливых сотрудниках» Дэвида Майера и Джеффри Лайкера.
Однако на основе «360 градусов» не всегда удается определить, как человек поведет себя в новой должности. В такой ситуации можно использовать профессиональные тесты, профильные бизнес-кейсы, assessment-центры. Эти инструменты позволяют создать аналог присущей для работы ситуации и оценить поведение человека.
Способ третий. Сохранять полученный опыт
Знания и опыт нарабатываются годами. Но если их носителем являются отдельные работники, то эти знания принадлежат не компании, а этим сотрудникам. И с их уходом бесценные сведения утрачиваются. Подробные письменные описания всех процессов в организации, зафиксированные стандарты выполнения операций не только помогут унифицировать работу, но и сберегут месяцы, а то и годы труда.
Людей тяжело убедить записывать свои «секреты» на бумагу – так, по их мнению, они лишаются «гарантии от увольнения»
Я как минимум трижды сталкивался с ситуацией, когда уход ключевых сотрудников приводил компании к огромному ущербу, а один раз – и к закрытию. Преждевременная гибель главного технолога кондитерского производства оставила компанию без оригинальной рецептуры, на которой строилась ее репутация. Технолог, который лично дозировал ингредиенты, очень гордился своей памятью и не вел систематизированных записей. В один момент из лидера отрасли компания превратилась в заурядную пекарню, прибыль сократилась, и производство, в которое были вложены значительные инвестиции, перестало окупаться.
Людей очень тяжело убедить записывать все свои «секреты» на бумагу, они понимают, что это их «гарантия от увольнения». Но знания и опыт, приобретенные за время работы в компании, должны оставаться в компании, это часть ее капитала. Стандартизация – не только залог качественного выполнения работ, но и способ сохранения навыков.
Способ четвертый. Минимизировать запасы
У всех производственных организаций и не только всегда остро стоит проблема складских площадей. Склады постоянно разрастаются, превращаясь в свалку материалов и оборудования. На самом деле это груды денег, которые извлечены из оборота и ржавеют или гниют за высоким забором незаметно для руководства. Запасы, которые хранятся на складе, – в принципе зло, от которого надо по возможности избавляться, доводя до разумного минимума.
В строительных компаниях обычно используются два типа складов – централизованные и приобъектные. Централизованный склад – это перевалочная база, куда поступают материалы и оборудование от поставщиков, остаются на хранение или распределяются по объектам. В компании, которую я консультирую, было два централизованных склада. Мы выяснили, что при правильно организованной логистике один склад можно вообще не использовать, а площадь второго сократить на 75%. Изменив всего один бизнес-процесс без каких-либо затрат, компания ежемесячно экономит порядка 500 тыс. руб. за счет снижения транспортных расходов и сдачи в аренду избыточных складских площадей.
Запасы на складе – зло, от которого надо избавляться
Подход JustInTime (JIT), предполагающий выполнение всех работ, в том числе и поставку материалов, «точно вовремя», не раньше и не позже, давно доказал свою эффективность в Toyota. К сожалению, у нас можно встретить успешные примеры применения JIT в основном в сфере общественного питания.
Способ пятый. Отказаться от излишней техники
Еще один ресурс, зачастую требующий оптимизации, – средства производства. Это могут быть как компьютеры в офисе, так и станки в цехе. Существует распространенное заблуждение, что чем современнее и производительнее будет оборудование, тем лучше оно будет работать. Сотрудники очень любят писать заявки на приобретение чего-либо новейшего и мощнейшего.
Но если возможности средств производства превышают потребности, это приводит только к убыткам. И дело не только в переплате за само оборудование, комплектующие и расходные материалы. Излишняя мощность требует дополнительных энергоресурсов, а недостаточная загрузка вызывает соблазн эту возможность как-то использовать. В результате «про запас» производятся ненужные продукты, которые потом лежат на складе и генерируют новые потери.
Я разработал специальный бланк для заказа новой техники, в котором нужно изложить экономическое и техническое обоснование любого нового приобретения. В том числе провести сравнение покупки, аренды техники и даже передачи выполняемой ей работы на аутсорсинг. Количество заявок сократилось в семь раз. Простой бланк только в одной компании сэкономил порядка трех миллионов в год.
Не стоит ждать увеличения прибыли от эффективной компании
Под конец хочу напомнить, что увеличение прибыли – это прекрасно, но от эффективной компании его ожидать не стоит: если все бизнес-процессы оптимизированы, уровень дохода без изменения внешних факторов останется стабильным. Или, точнее сказать, стабильно высоким. Поэтому в какой-то момент рост резко остановится. Парадоксально, но именно к этому следует стремиться. К достижению максимума.
Нравится: 0 Была ли статья полезна? Да Нет
Источник: kachestvo.pro