Последние десять лет наблюдается тенденция к увеличению доли удаленной работы. Причин много, в том числе:
Сейчас в связи с ситуацией неопределенности, у многих стоит вопрос, как действовать, если придется организовывать удаленную работу сотрудников. Давайте разберёмся, как это сделать быстро, безопасно, а главное эффективно.
Как организовать удаленную работу сотрудников?
Для этого необходимо стабильное подключение к сети Интернет и высокая скорость передачи данных. Подключение к программам может быть через RDP или через браузер. В этом случае работник может выполнять свои трудовые обязанности, сидя дома, в парке или кафе, находясь в командировке или на отдыхе. С утра пораньше, или наоборот вечером.
Командную работу, обсуждение текущих задач или просто общение можно организовать через любой мессенджер и общий чат. Можно использовать файлообменник. Skype позволит продемонстрировать свой рабочий стол коллеге или клиенту, а также позвонить в любую точку мира. Viber и WhatsApp также сделают связь ближе и доступней.
Бизнес идея: услуги грузчиков и разнорабочих. Как делать от 3000$ в месяц. Запуск за 1 неделю
Рабочее время сотрудников становится более гибким, что усложняет контроль за выполнением трудовых обязанностей. В этом случае оценивается результат выполнения задач.
Технологии для организации удаленных рабочих мест
Как обеспечить безопасность?
Защита персональных данных. Сохранение коммерческой тайны. Клиентская база. Для того, чтобы все это находилось в безопасности, необходимо соблюдать ряд рекомендаций:
- используйте сложные пароли из цифр и букв разных регистров;
- используйте шифрование данных;
- на разных вебсайтах разные пароли;
- подключите безопасный режим на сайтах;
- используйте двухфакторную авторизацию;
- выход из спящего режима так же после ввода пароля.
Как организовать удаленный доступ к 1С?
На данный момент существуют разные варианты работы в программах 1С за пределами офиса. Давайте их рассмотрим поподробней.
Хостинг
Хостинг – это место на арендованном сервере. Подключение происходит через RDP, в этом случае компьютер пользователя может не обладать большим объемом памяти и высокой производительностью. Загружается рабочий стол сервера, на который можно установить необходимое программное обеспечение, не только программы 1С. Плюс этого варианта в том, когда заканчивается место на жестком диске, в любой момент времени можно подать запрос и его увеличить. Преимущество заключается в отсутствии затрат на покупку и обслуживание собственного сервера, а также необходимости держать в штате системного администратора.
WEB-сервер
В компании должен быть собственный мощный сервер, программист, который его обслуживает и доступ к серверу через статический IP-адрес. В этом случае на сервере устанавливаются специальные компоненты для web-сервера. И далее через него открывается доступ к необходимым базам 1С.
Как из 800₽ сделать 50.000₽ в гараже?
Для того, чтобы настроить этот вариант работы, необходимо будет обратиться к программистам 1С. Специалисты компании Первый Бит всегда рады вам помочь.
1С:Линк
Это один из сервисов, доступных при заключенном договоре ИТС. На офисном компьютере (любой пользовательский ноутбук, не обязательно сервер) установлена конфигурация 1С. Бывает так, что бухгалтер хочет зайти из дома, что-то доделать, или директор хочет зайти и посмотреть отчеты по валовой прибыли или другие данные в базе, находясь при этом за пределами офиса.
На компьютере, где расположена программа, настраивается обработка 1С:Линк, которая создает зашифрованный канал передачи данных и присваивает IP-адрес и название базе. Пользователь за пределами офиса заходит на своем компьютере в браузер и вводит адрес базы, логин и пароль. В этом случае на компьютере должно быть установлено достаточное количество лицензий 1С:Предприятие.
Сервис предназначен не для постоянной работе удаленно, а для кратковременного просмотра и ввода каких-то данных. Компьютер с базой, на котором установлена 1С, при этом должен быть включен.
Аренда 1C
Функционал облачной 1С идентичен типовым программным продуктам, подходит тем предприятиям, у которых небольшое количество пользователей и не требуется доработка функционала.
В этот сервис можно перенести уже существующую локальную базу, расположенную на офисном компьютере. Вход в базу будет осуществляться через браузер или через тонкий клиент установленной платформы 1С:Предприятие 8.3. Необходимо стабильное подключение к сети Интернет.
При этом, Вам не нужно заботиться о сохранности ваших данных и обновлении программы. В сервисе автоматически создаются ежедневные резервные копии и происходит обновление конфигурации по мере необходимости. А это позволит не пропустить все изменения законодательства и форм отчетности.
Скорость работы программы также увеличится.
Аренду можно оплачивать как целиком, так и помесячно.
Не тратьте деньги на покупку, обновления 1С, ИТС и оборудования
- Защита баз 1С от потери и кражи
- Экономия от 44 000 рублей
- Легкий вывод нового сотрудника на рабочее место
- Мощности наших серверов позволяют добавлять неограниченное количество пользователей и баз 1С любого объема
1С:ЭДО
Как же в этом случае работать с клиентами? Отправлять УПД, счета и товарные накладные можно через сервис 1С:ЭДО. Через него мы можем и получать накладные от наших поставщиков. Для этого необходимо настроить сервис, он использует ЭЦП от отчетности, и пригласить наших контрагентов для обмена.
Подписанный ЭЦП документ имеет юридическую силу и сократит нам расходы на бумагу и принтер, почтовые расходы. А процесс согласования документов станет простым, быстрым и удобным. Ведь ваш клиент по звонку может зайти в свою базу, нажать на кнопку «Подписать» и вы получите утвержденный документ. Больше не нужно к нему ехать, отправлять курьера и изводить пачку бумаги.
Этот сервис можно настроить и в облачных решениях. Тогда электронная подпись так же будет в облаке и не будет привязана к компьютеру.
IP-телефония
Это виртуальная АТС, звонки по которой осуществляются не по классическим каналам связи, а через сеть Интернет.
В этом случае есть возможность поставить специальное приложение на компьютер, присвоить ему внутренний номер, ввести координаты офисной IP-телефонии, и осуществлять входящие и исходящие звонки прямо со своего компьютера. Потребуется подключение гарнитуры.
Есть так же возможность интегрировать программу 1С и телефонию, например, с помощью решения БИТ.Телефония.
Как проверить эффективность работы удаленных сотрудников?
Очень сложно проконтролировать соблюдение трудового режима сотрудника, которого мы не видим в офисе. Его работа должна оцениваться за полученный результат. Руководитель должен ставить четкие задачи, по которым должен быть четкий, измеримый результат. Должны быть критерии оценки результата.
Недостатки удаленной работы
Такой способ работы всегда серьезно зависит от наличия стабильного подключения к сети Интернет. Если его нет, то и доступ к данным будет невозможен.
Рабочее место — в аренду
— превратить свою площадь в рабочее место и сдавать его в почасовую аренду — арендная плата при этом будет выше, чем сдавать просто пустую площадь.
Именно так, наверное, подумал Евгений Волк, организатор рабочих мест для швей в Москве:
(фото с сайта проекта mesto.in)
У него было большое пустующее помещение далеко от метро. Под магазин или гостиницу такое помещение вряд ли подойдет. А вот для мастеровых — у которых нет своего офиса, а дома работать не очень комфортно — в самый раз. Тем более, если эти рабочие места оборудованы всем необходимым для работы — швейными машинками, оверлоками, гладильной доской, примерочными и прочими необходимыми инструментами.
Евгений в одном пространстве организовал для швей 21 рабочее место:
(фото из группы автора проекта vk.com/booodni)
и сдает его по цене от 50 до 90 рублей в час (в зависимости от величины выкупленного пакета времени), либо за 14900 в месяц:
Никакой рекламы он не давал — просто закинул в социальные сети предложение для мастеров швейного дела.
И практически сразу у него были выкуплены рабочие места на 2 месяца вперед.
Автор проекта предполагает зарабатывать не только со сдачи в аренду рабочих мест. Но и на проведении тематических мастер-классов, семинаров, а также за счет рекламных партнерских программ (учитывая то, что его аудитория — узкотематическая группа, это направление будет очень востребовано).
Например, одно из ближайших подобных мероприятий — курс «Базовый курс моделирования» для начинающих швей (стоит 5000 рублей с человека — это эквивалент 100 выкупленных часов за пользование рабочим местом):
Кроме того, он предполагает открыть еще несколько подобных воркплейсов (от выражение «work place» — «рабочее место») — как он сам назвал свою идею бизнеса — не только для швей, но и для парикмахеров. И не только в Москве, но и в других городах.
(Очень, кстати, похож этот бизнес на предлагаемую мною ранее идею Офис на час; и в Москве, кстати, эта идея уже осуществилась.)
Давайте подумаем, какие еще рабочие места можно сдавать в аренду:
— гаражи — для ремонта авто (у многих гаражи простаивают пустые, а могли бы приносить неплохой доход);
— фотоателье — для приходящих фотографов;
— кухня в каком нибудь кафе или столовой — сдавать в аренду кулинарам для проведения мастер-классов или для домохозяек, зарабатывающих приготовлением еды;
— компьютерный клуб — для проведения разного рода курсов на компьютерах.
Добавляйте свои идеи (в комментариях), какие еще рабочие места можно организовать на пустующих площадях.
Источник: homebusiness.ru
Как создать организацию? Порядок на рабочих местах
Несколько дней назад я был свидетелем слёз счастья на лице руководителя, с которым работал в качестве консультанта. Дай бог каждому консультанту это зрелище, да почаще. А делали мы с этим руководителем простые действия в области работы с документами, но настолько базовые, что некоторые ими пренебрегают из склонности усложнять предмет.
Monkey Business Images Shutterstock.com
В основе этих действий лежит понятие «порядок».
По толковому словарю русского языка, «порядок» — это «состояние благоустроенности, налаженности, организованности; правильное расположение, надлежащий вид чего-либо». В аспекте администрирования «порядок» определяется как «положение вещей, когда всё находится на своём месте и используется по назначению». Я обычно использую именно эту дефиницию, так как она конкретнее.
Руководители зачастую отдают приказ «навести порядок на своих рабочих местах», не поясняя людям, что они вкладывают в понятие «порядок», а потом удивляются, что порядка так и не прибавилось. Вместо порядка люди наводят эстетику. Что тоже хорошо, и даже весьма похвально. Но эти два понятия не взаимозаменяемы.
Вот пример. Стол работника завален бумагами, относящимися к совершенно разным проектам. На столе нет живого места, сотни листов бумаги перепутались между собой, часть их помялась, на чём-то стоит недопитая чашка с кофе. Поверх этого, криво съехав на один бок, пристроилась клавиатура компьютера. Ящики стола никогда не открываются, так как никто не собирается разбираться с макулатурой, которая там накопилась…
Я уверен, что в вашей организации такого нет ни на одном столе. Но я иногда сталкиваюсь с некоторыми проявлениями первозданного хаоса, так как вижу большое количество организаций.
Итак, руководитель отдаёт распоряжение «навести порядок». Что делает сотрудник? Он складывает все бумаги аккуратной стопкой, четко отформатированной по А4. Получается колонна высотой в аршин. На столе больше ничего нет. Чашку помыли.
В стол так никто и не заглядывал, ибо «не торчит». Является ли это порядком?
Нет, даже если применить только определение толкового словаря. Наведена лишь эстетика. Бумаги не рассортированы по типам, не маркированы, им не назначено место, где их можно будет с лёгкостью найти. Их сложно или невозможно использовать.
Я обычно не прошу человека «навести порядок», если он изначально не понимает этого определения в его точном значении. Я прошу сделать ряд конкретных последовательных действий на рабочем месте.
Первое — человек вытаскивает все бумаги отовсюду, включая ящики стола и шкафы, где они лежат не подшитые и ничем не помеченные. На столе образуется большая куча хлама.
Второе — человек сортирует бумаги, подшивая в скоросшиватели бумаги одного типа. Если этого требует логика — в календарном порядке. Мусор — отдельный тип документов, в него попадают все устаревшие, не представляющие архивной ценности. Это надо проверить, уточнив у других сотрудников, к которым «мусор» может относится.
Третье — мусор выкидывается. Это действие называется «расхламление».
Четвёртое — каждый скоросшиватель и каждая папка, в которую поместили документы, помечаются и маркируются, чтобы было понятно, какой тип документов в ней содержится.
Пятое — на первой странице обложки каждой папки или скоросшивателя прикрепляется листок с перечнем документов (только если требуется — например, в папке «счета за период» с календарным методом подшивки такой перечень не требуется, так как всё и без того понятно).
Шестое — на столе у сотрудника устанавливаются три лотка (корзинки) для бумаги.
Верхний помечается «Входящие», средний «Отложенные», нижний «Исходящие». В лотке «Входящие» лежат только бумаги, которые сотрудник только что получил и которые он ещё ни разу не смотрел. В лотке «Отложенные» лежат бумаги, с которыми сотрудник работает, но ещё не закончил. Там лежат только те документы, с которыми сотрудник будет работать в ближайшую неделю-две.
Все документы более долгого срока подшиваются. В лотке «Исходящие» лежат только бумаги, подготовленные к отправке другим сотрудникам или внешним адресатам, но ещё не отправленные. То есть это не «ещё одни корзинки для хранения различных бумажек». Это инструмент рабочей коммуникации.
Итог: все бумаги либо подшиты и маркированы, либо с ними работают и они находятся в лотках. Лотки используются строго по назначению, в них нет ничего лишнего или просроченного. Верхний и нижний лотки опорожняются ежедневно. В ящиках стола не находится ни одной бумаги (ну, может быть, папки с архивом). Это — порядок.
Вот теперь можно наводить эстетику. Если вы сделаете так, чтобы все до единого сотрудники поддерживали на столах порядок, в организации будет меньше хаоса, не так ли?
Теперь можно переходить собственно к действию по созданию организации. Заключается оно вот в чём: руководитель должен начать снимать с себя функции рядовых сотрудников, которые он выполняет, и передавать их других людям. По одной, тщательно подбирая кандидатов. В конце концов перегрузка не просто снизится — она исчезнет вообще, воцарится эффективность, и будет вам счастье.
Вот как это делается. Руководитель описывает все успешные функции рядовой должности, которую он занимает (а это любая функция, отличная от руководства другими людьми). Продажи, бухгалтерия, ведение текущих кадровых вопросов, юридические дела, производственные функции, контроль качества, обучение сотрудников, представительские функции, реклама не являются функциями руководителя. Это всё надо с себя снимать.
Для начала нужно определить, какая функция отнимает у вас больше всего времени. Потом описать все необходимые действия по этой функции, собрать описания всех шагов в этом же деле у других сотрудников. Руководитель делает полную подборку справочной литературы (в достаточном, не завышенном объёме) и материалов, которые действительно надо изучить, чтобы выполнять работу в данной должности. Нужно также создать глоссарий (словарик) сложных терминов. Прикладываются все бланки, с которыми должен работать исполнитель с образцами их заполнения и пометкой, откуда их брать и кому отдавать.
Потом на должность подбирается сотрудник. Он изучает эти материалы, проходит тренировку (разработайте ему задания), затем работает под приглядом опытного сотрудника до тех пор, пока не будет очевидна его компетентность. После чего руководитель оставляет счастливого сотрудника работать, а сам снимает с себя таким же образом следующую должность.
Это и создает организацию.
Я тут на самом деле описал технологию, которая способна занять вас на несколько месяцев. Жаль, если кто-то не оценит её по достоинству. Остальным счастливчикам рекомендую использовать эту статью как инструкцию.
И моим опытом можно пользоваться. Я рад им поделиться.
Источник: www.shkolazhizni.ru
