О современных направлениях и особенностях проведения онлайн- и офлайн-конференций нам рассказали организаторы мероприятий подмосковного курорта “Царьград”, которые знают все об идеальной организации деловых мероприятий.
Проведение офлайн-конференций, независимо от продолжительности, количества участников, изменения локации — сложный скрупулезный процесс, который требует тщательного планирования и соблюдения определенной последовательности действий. От того, как удачно будет организовано мероприятие, зависит получение желаемого результата.
Алгоритм планирования и проведения офлайн-конференций схематично состоит из четырех взаимосвязанных элементов:
1. Базовая часть — это этап, на котором вы формируете общую концепцию и видение мероприятия. Этот этап — основа ваших дальнейших действий.
2. Планирование и организация мероприятия — это непосредственно комплекс действий, которые будут направлены на реализацию утвержденного концепта.
3. Проведение мероприятия предусматривает операционную работу организаторов по поддержке желаемого уровня события.
Как организовать конференцию без бюджета, заработать и масштабировать. Сенаторов Андрей.
4. Посткоммуникация и отчетность поможет лучше понять эффективность проведения мероприятия.
При подготовке к офлайн-конференции необходимо внимательно подойти к выбору места ее проведения, технической оснащенностью и уровнем обслуживания. Важную роль играют вопросы обеспечения охраны. Такие события обычно проводятся в конференц-залах с использованием специального оборудования для конференций (проекторы, экраны, системы синхронного перевода и др.).
Планирование и организация офлайн-мероприятия
За 15-20 дней до мероприятия:
- Сформировать программу мероприятия.
- Разработать и утвердить бюджет с фиксацией дат выплат.
- Написать анонс и максимально распространить его по всем каналам коммуникации для определенной целевой аудитории.
- Договориться со спикерами, которые должны быть привлечены к мероприятию.
- Забронировать зал, где будет проходить мероприятие.
- Договориться об аренде необходимой для мероприятия техники.
- Предварительно забронировать отель для участников.
- Предварительно забронировать кейтеринг / банкет / перерыв на кофе, обсудить 2 типа меню: общее и вегетарианское.
- Договориться о трансфере, если это предусмотрено программой мероприятия.
- Заказать печатную продукцию, которая должна быть использована во время мероприятия.
За 5-7 дней до мероприятия:
- По результатам полученных подтверждений окончательно сформировать список участников мероприятия.
- Отправить уточненные списки на поселение в гостиницу.
- Подтвердить окончательное количество общего меню и вегетарианского.
- Забрать напечатаные материалы.
- Отправить напоминание спикерам, приглашенным на мероприятие, с точным временем и местом проведения. Предупредить о возможности специального трансфера.
Накануне мероприятия за 1-3 дня:
Кейс: как сделать ПЛАН организации КОНФЕРЕНЦИИ с первого раза
- Привезти необходимое оборудование на место проведения конференции.
- Напомнить участникам о месте и времени начала мероприятия.
- Подготовить таблички спикерам.
- Проверить работу техники: заряженность аккумуляторов, устройств, наличие свободного места на устройствах для записи и тому подобное.
Во время проведения мероприятия:
Перед проведением мероприятия: расписать обязанности каждого участника организационной группы. Обговорить внутри команды алгоритм действий в форс-мажорных ситуациях.
Кроме того, помним о важном алгоритме действия в день конференции:
- Расставить таблички спикерам, разложить для них справочные материалы, блокноты и ручки, поставить воду и стаканы.
- Разместить баннеры в месте проведения мероприятия.
- Встретиться с участниками перед началом мероприятия.
- Зарегистрировать их (регистрационные списки).
- Проконтролировать размещение участников.
- Фотографировать, делать видеозапись мероприятия.
- Провести фуршет / банкет.
- В итоговом слове поблагодарить участников мероприятия, напомнить, что вскоре они получат постматериалы.
Онлайн-конференции
Онлайн-конференции вряд ли компенсируют все прелести офлайн-мероприятий, но их актуальность растет. Кроме этого, скорее всего, онлайн-формат останется с нами также после пандемии.
Планирование онлайн-мероприятия и приглашение участников
Для того, чтобы пригласить потенциальных участников присоединиться к вашему мероприятию, следует прежде всего его запланировать — заранее «создать событие» в том сервисе, который вы выбрали для проведения онлайн. После этого вы получите ссылку на мероприятие, которое сможете распространить среди участников.
На этапе планирования мероприятия важно иметь готовую программу, знать, когда начнется и закончится ваше событие. Кроме этого, понадобится определиться с типом встречи — она открыта для всех желающих или к ней смогут присоединиться только «избранные» (зарегистрированные участники, получат пароль).
Чтобы решить этот вопрос, представьте, что проводите эту встречу офлайн.
Будете ли вы распространять приглашения по всем каналам с указанием даты, времени и места проведения мероприятия, чтобы охватить как можно большую аудиторию?
Или рассылать приглашения отдельным лицам или организациям с разглашением деталей проведения мероприятия только после регистрации?
Если вы выбрали первый вариант, можно планировать открытое мероприятие. Если второй — тогда закрытое с возможностью входа только с использованием пароля.
Однако закрытые мероприятия модерировать легче. Современные технологии позволяют транслировать конференции, вебинары в прямом эфире. Это позволяет привлечь к событию широкую общественность. Участники преимущественно могут комментировать озвученное и задавать вопросы спикерам. Но мероприятие, на которое можно попасть без пароля, и которое, соответственно, собирает большое количество участников — усложняет работу технического модератора.
Закрытое мероприятие предусматривает предварительную регистрацию участников. В регистрационной форме они отмечают почтовый ящик, на который впоследствии организаторы присылают ссылки на конференцию, а также пароль к нему. Такой формат позволит организаторам собрать лиды для дальнейшей реализации своих бизнес-задач.
Желательно присылать приглашение с паролем за несколько дней до мероприятия, а затем повторно в день события. Ведь бывают, что такие письма-приглашения попадают в спам. Также лучше за час до начала мероприятия пересмотреть список регистрации участников — возможно, кто-то из важных участников зарегистрировался непосредственно в день мероприятия и ждет приглашения.
Случается, что люди продолжают регистрироваться, когда мероприятие уже началось. Но проверять список регистрации в течение мероприятия модераторам не хватает времени. Поэтому часто регистрацию закрывают за несколько часов до начала конференции.
Поэтому о присоединении к встрече опоздавших следует позаботиться заранее. Можно в анонсе или программе указать контактные данные технического модератора и указать, что к нему можно обращаться в частности по вопросам регистрации и доступа к событию.
В системе Zoom, кроме пароля, своеобразным фильтром участников может стать «комната ожидания». Когда участник переходит по ссылке на мероприятие, он прежде всего попадает в «комнату». Это видит модератор и решает, пускать человека на конференцию или нет. В Zoom включить функцию «комнаты ожидания» можно на этапе планирования мероприятия.
Кроме этого, этот функционал поможет, когда участники присоединяются ранее указанного времени. Если в этот момент организаторы проводят «саунд-чек» и не хотят, чтобы их разговор слышали посторонние люди, они могут оставить человека в «комнате ожидания», пока не начнется мероприятие.
Модерация онлайн-мероприятий
Кто же такой технический модератор, которого мы столько раз вспоминали?
Для проведения качественной встречи лучше иметь сразу двух модераторов — технического и тематического. Ведь даже Юлий Цезарь вряд ли бы успевал одновременно модерировать разговор, отслеживать «поднятые руки», запускать участников из комнаты ожидания, включать и выключать демонстрацию экрана, решать текущие технические задачи.
Возложение всех координационных задач только на одного человека, а также неподготовленность к событию тематического модератора — это наиболее распространенные и грубые ошибки в проведении онлайн-конференций.
С онлайн-форматом создается иллюзия простоты мероприятия. Но когда модератор не имеет четкого сценария мероприятия, когда он не знает, что скажет в начале, кто и когда докладывает, все готово технически, например, к демонстрации презентации или видео — это вызывает длительные незаполненные паузы, которые влияют на качество мероприятия. При некачественной трансляции пользователи могут покидать конференцию, а вы терять потенциальных клиентов.
Поэтому лучше разделить задачи по модерации. Технический модератор отвечает за:
- запуск участников из «комнаты ожидания»;
- демонстрацию ожидания / презентаций;
- стабильность трансляции;
- сбор вопросов в комментариях под трансляцией;
- запись мероприятия;
- разделение участников по комнатам при работе в группах;
- отключение микрофонов участников, которые не сделали это самостоятельно и мешают мероприятию.
А тематический модератор в онлайне, как и в офлайне, следит, чтобы разговор шел четко по плану:
- говорит техническое вступительное слово в начале — рассказывает правила коммуникации в течение мероприятия в целом;
- провозглашает приветственное слово — о целях, задачах и плане конференции;
- представляет спикеров;
- руководит основной частью обсуждения;
- отвечает за чат, вопросы и ответы;
- следит за соблюдением регламента выступлений;
- отвечает за подведение итогов.
Также тематический модератор отвечает за то, чтобы программа мероприятия была адаптирована к онлайн-формату.
Ведь часто случается, что организаторы пытаются скопировать программу и методику проведения офлайн-мероприятий в онлайн. Хотя в таком случае, чтобы удержать внимание участников, стимулировать их к активности, получить обратную связь, следует использовать другие подходы.
В онлайне вы не можете заставить человека включить камеру. И вы не можете знать, человек включен в обсуждение, слушает вас или он просто «существует» на мероприятии. В качестве примера, для коммуникации с участниками можно задать вопрос аудитории и попросить отреагировать определенным образом (поставить номер варианта ответа в чате или нажать на «реакцию»).
Так, успех проведения онлайн-мероприятий зависит в основном от умения организаторов четко разграничивать сущность оффлайн и онлайн-мероприятий, технических и тематических задач модераторов.
Трансляция и визуальное оформление онлайн-мероприятия
Если вы решили транслировать мероприятие, прежде всего следует позаботиться о картинке, которую будут видеть участники, когда эфир начнется.
Эта картинка — стартовый слайд или изображение, своеобразная «титулка» с названием мероприятия, логотипами, перечисленными спикерами, основными вопросами и тому подобное. За демонстрацию этого изображения лучше, чтобы отвечал технический модератор. Заставку отрисовывает дизайнер.
В то же время задача тематического модератора предупредить участников о трансляции мероприятия.
Выходить в прямой эфир можно только после технического приветственного слова. А уже в эфире не забудьте напомнить участникам о возможности задать вопросы спикерам мероприятия в комментариях.
Следить за появлением вопросов, передавать такие вопросы тематическом модератору для объявления в эфире — сфера ответственности технического модератора.
Завершение трансляции должно происходить после соответствующих слов тематического модератора. Например: «На этом мы завершаем онлайн-мероприятие. Спасибо всем, кто наблюдал за обсуждением и приобщался в комментариях».
После завершения мероприятия задача технического модератора передать коллегам запись конференции. А задача организаторов онлайн-событий — проводить мероприятия на высоком уровне и делиться собственным опытом с другими. И, конечно, обязательно провести ряд работ после события. Распространить пресс-материалы в СМИ, проанализировать доклады спикеров, собрать базу участников конференции в email-сервисе, получить обратную связь.
Источник: welcometimes.ru
5 правил успешной конференции: место, время и условия
Как и где организовать мероприятие так, чтобы и все участники остались довольны, и встреча не прошла впустую
Расскажите друзьям:
Любая конференция или деловая сессия требует подробной проработки всех деталей. Ведь задача организатора — не только дать посетителям полезную информацию, но и сделать их постоянными участниками ваших мероприятий.
Прежде всего стоит изучить свою аудиторию: их привычки, ожидания, опыт. Также будет полезно проанализировать мероприятия коллег и конкурентов. Изучить все плюсы и минусы, сделать выводы. На втором этапе следует обозначить цель мероприятия и результаты, которые вы хотите получить по итогам конференции.
И вот, когда подготовительный этап пройден, приступайте к детальному планированию. «КП» подготовила для вас 5 правил, при соблюдении которых ваша конференция станет успешной и позволит вам настроить позитивную коммуникацию с аудиторией.
Правило 1. Составьте подробный план
Когда цели и задачи определены, необходимо составить подробный план собственно мероприятия. Это документ, в котором подробно расписаны все детали по минутам, регламентированы сроки выполнения подготовительных этапов и, что особенно важно, обозначены ответственные за выполнение каждого действия.
Советуем не пренебрегать письменным планированием, ведь именно оно поможет составить точную смету и рассчитать, как много времени и сил уйдет на подготовку. А еще упростит отчетность по конференции. Не фокусируйтесь на внешнем виде таблицы. Самое важное, чтобы план был составлен удобно, а каждый ответственный сотрудник имел к нему доступ.
Правило 2. Выберите правильное место
Площадка — первое и самое главное, что видят посетители. Поэтому при выборе места проведения конференции следует быть максимально избирательными. Пример идеальной локации — Palmira Business Club на Новоданиловской набережной.
Это первый коммуникационный отель, который проводит мероприятия любого формата: от арт-выставок до бизнес-конференций. Его площадь позволяет разместить ваших гостей с комфортом. 1200 кв.м. конференц-пространства и 221 просторных видовых номера различных категорий помогут организовать и деловую, и неформальную часть мероприятия. А панорамный бар и SPA-комплекс с видом на Москву-реку точно не оставят ваших гостей равнодушными.
Правило 3. Не забывайте про удобство для участников
Гости конференции обычно принимают решение об участии, исходя из ряда прагматических требований. Среди них — удаленность локации от центра Москвы, возможность добраться на личном и общественном транспорте, удобная парковка и наличие инфраструктуры в шаговой доступности.
Всем этим критериям соответствует, например, Palmira Business Club. Отель расположен в 5 км от Кремля, в районе деловой Москвы.
В распоряжении гостей крытая трехуровневая парковка. Торговые и бизнес-центры находятся в шаговой доступности, а при необходимости — в 10 минутах расположена остановка аэроэкспресса в аэропорт Домодедово, что очень важно, если предполагается участие гостей из других городов.
Правило 4. Согласуйте смету заранее
Залог успешной организации любой конференции — тщательная проработка финансовых вопросов. Иначе, вы рискуете потратить вдвое больше времени, корректируя смету при новых вводных. Если вы прислушались к нашему первому совету, то посчитать смету не составит труда. Вам необходимо сложить стоимость каждого этапа и свести затраты в единую таблицу.
Не забудьте добавить в нее пункт «непредвиденные расходы»: во время подготовки конференции может возникнуть необходимость в дополнительных затратах. Обычно, это 20-25% от общей суммы. При заказе товаров и услуг, обязательно сохраняйте все документы, они пригодятся для отчета.
Правило 5. Помните: дьявол в деталях
Когда все глобальные вопросы спланированы, включите свою креативность. Придумайте несколько «фишек» мероприятия. Поверьте, именно они запомнятся участникам и будут формировать ваш уникальный почерк как организатора. Это может быть необычная фотозона, перформанс, сувенирная продукция или мастер-классы.
Также постарайтесь привести мероприятие к единому стилю брендинга. Презентации спикеров, пресс-воллы, буклеты, ролики — все это должно быть узнаваемо вашей аудиторией.
Желаем вам успешных и эффективных конференций!
Источник: www.kp.ru
Как организовывать бизнес конференции
Организация конференции – это всегда испытание. Испытывать будут вас, вашу команду и ее лояльность, нервы, выносливость, гибкость и удачу. Если ваша задача не просто провести конференцию, но и вовлечь и развлечь участников и гостей, сделать так, чтобы о ней говорили и ждали следующей – вызов становится еще более серьезным.
Начинаем
Шаг номер ноль – определиться, зачем вообще нужна (и нужна ли) вашей компании эта конференция. Нужно понимать, что ресурсы (временные, человеческие, финансовые) она потянет огромные, поэтому следует хорошо задуматься, что вам от этого будет. Выгоды могут быть прямые и косвенные, но они должны быть.
Следующая задача – собрать команду с четко обозначенными ролями всех участников. Изначально нужно понимать, кто за что отвечает, какую роль выполняет, во что вмешивается, а во что нет. Понятно, что любые идеи и предложения полезны, но до тех пор, пока это не превращается в балаган.
Ключевой момент, когда все члены команды имеют равное право голоса по всем вопросам – первоначальный мозговой штурм, на котором вы соберете максимум идей для дальнейшего воплощения проекта: от названия конференции до тематики докладов, вариантов развлечений во время кофе-пауз и цветов сувенирной продукции. Тщательно записываем все предложения – потом из них можно будет собрать цельную концепцию, отбросив ненужное и дополнив недостающими элементами.
- У конференции должен быть один координатор, полностью владеющий ситуацией по проекту и имеющий право вето в случае спорных вопросов. У кого решающий голос – на том и ответственность.
- Все участники проектной команды должны видеть картинку в целом и четко понимать, за какую часть этой картинки они отвечают.
Больше не нужно искать и обзванивать каждое диджитал-агентство
Создайте конкурс на workspace.ru – получите предложения от участников CMS Magazine по цене и срокам. Это бесплатно и займет 5 минут. В каталоге 15 617 диджитал-агентств, готовых вам помочь – выберите и сэкономьте до 30%.
Создать конкурс →
Планируем
План подготовки конференции должен быть настолько подробным, насколько это вообще возможно. На разработку такого плана может уйти неделя, возвращаясь к нему вы будете дополнять его тем, что могли упустить на первом этапе, дробить крупные задачи на максимально мелкие. Поверьте, это того стоит. Пока вы не впали в предконференционную лихорадку и сохраняете ясность ума, подготовьте себе более-менее твердую почву под ногами.
Для планирования подойдет табличка в Google Drive, в которой в одном столбце вы запишете все задачи, разбив их по тематическим блокам, в следующем – укажете ответственное лицо, а затем отметите на диаграмме Ганта дату или промежуток времени, когда задача должна быть выполнена. На следующие месяцы подготовки к конференции этот план – ваша домашняя страница в браузере, ваша надежда и опора.
Например, у вас могут быть такие блоки задач (дальше вы будете дробить их на более мелкие):
Создание сайта конференции
- разработка прототипов;
- верстка;
- разработка;
- тестирование;
- создание контента;
- .
Подготовка программы конференции
- выделение крупных тематических блоков;
- проработка тематических блоков;
- список докладчиков для приглашения к участию;
- приглашение докладчиков, переговоры;
- получение тем докладов от спикеров;
- формирование программы;
- .
Подготовка промо-материалов
- перечень необходимых материалов;
- подбор конкретной продукции;
- выбор поставщика;
- подготовка макетов;
- заказ продукции;
- .
Точно так же вам нужно расписать задачи по созданию контента, рекламе, работе в социальных сетях, взаимодействию со СМИ, приглашению участников, организации кофе-пауз, развлекательной программы и т.д.
Бюджет
После того как у вас будет максимально подробный план, вы сможете рассчитать бюджет. От крупных трат вроде аренды помещения до, казалось бы, мелочей, типа оплаты такси спикеру. Эти мелочи выливаются в значительные суммы.
Поскольку всех мелочей вы не учтете, добавьте к вашему бюджету процентов 20-30 – так вы будете чувствовать себя увереннее (особенно если экономическая ситуация в стране не самая стабильная).
В любом случае будьте готовы к тому, что бюджет будет немаленьким.
Попробуйте договориться о каких-то бесплатных услугах или финансовой партнерской помощи взамен на рекламу на вашем мероприятии. Здесь ваша задача – представить конференцию и ее аудиторию в наиболее выгодном свете, а также установить хорошие взаимоотношения с потенциальными партнерами. Это может занять время, но в случае успеха уменьшит финансовую нагрузку. Создание промо-материалов конференции для разных целей – еще одна задача.
Исходя из финального бюджета и здравого смысла, можно формировать стоимость посещения для гостей.
Можем начинать?
До определенного этапа вся подготовка к конференции – работа абсолютно непубличная, вашей команде стоит пояснить, что до официального запуска проекта информация о нем конфиденциальна.
Запускаться можно тогда, когда у вас есть необходимый минимум:
- Общая концепция.
- Дата и место проведения.
- Программа.
- Докладчики (не менее 70-75%).
- Стоимость участия.
- Сайт.
- Возможность принимать оплаты.
Чем раньше вы это сделаете – тем лучше, но не стоит анонсировать конференцию до того, как у вас будет описанный минимум, просто потому что по календарю пришла запланированная дата запуска. Все-таки у вас есть только один шанс произвести первое впечатление.
Поехали
Здесь начинается самое веселое время. Активная реклама, информирование потенциальных участников, принятие платежей, оформление документов, ответы на тысячи вопросов и т.д. Одновременно с этим наверняка каждый день что-то будет меняться, отваливаться и поворачиваться на 180 градусов: докладчики внезапно не смогут приехать, партнеры откажут в финансировании, сотрудники заболеют, платежная система отвалится.
А еще в это же время вам нужно готовить промо-материалы и сувениры, развлечения, искать фотографов и делать еще сотню запланированных и незапланированных дел.
Вот здесь и начинается настоящая проверка на прочность – вас и вашей команды. Но если вы все это переживете, не разругаетесь в пух и прах и при этом никто не уволится – значит, с этими людьми можно смело идти в разведку.
Волонтеры
Вполне возможно, что вы решите усилить свою команду волонтерами. Их участие может как здорово выручить вас, так и запороть половину мероприятия. Составляющих успеха две: ответственный и серьезный поход со стороны волонтеров и хорошая четкая подготовка и инструктаж с вашей стороны. Совпасть должны оба пункта.
Проще всего привлечь в качестве волонтеров студентов специальностей, соответствующих тематике вашей конференции, либо тех, кто собирается работать в сфере организации мероприятий. Можно обратиться на кафедру в университет, повесить объявление на стенде в корпусе, написать в группах в социальных сетях. Сделать это лучше заранее, и уже примерно за месяц до мероприятия собрать желающих, чтобы познакомиться, рассказать им о предполагаемом круге задач и убедиться в адекватности потенциальных помощников. К реальным действиям вы подключите их примерно за неделю до конференции и на самом мероприятии.
Нужно понимать, что вы не сможете доверить волонтерам супер-ответственные задачи.
У них нет никаких обязательств перед вами, поэтому в один день половина из них может просто не прийти.
Волонтеры – ваши руки, а не голова, поэтому здраво оцените, как именно они могут вас разгрузить. Подсчет блокнотов, ручек, сахарков, бейджиков, программок, пригласительных, формирование спам-пакетов участников, распечатка, прошивка/нарезка вспомогательных материалов и т.д. – вся эта механическая работа может занимать десятки часов, поэтому от помощи не стоит отказываться.
На самой конференции волонтеры могут помочь там, где вам не хватает людей именно по количеству – например, если нужно объяснять гостям, как куда-то пройти, передавать микрофон для вопросов из зала и т.д.
Есть большой соблазн поставить волонтеров на стойки регистрации (если конференция большая, то на это может понадобиться 10-20 человек). Однако, как показывает практика, такой вариант подходит только для бесплатных мероприятий. Если же вход на вашу конференцию – по платным билетам, то на регистрации должны стоять люди, которые смогут быстро сориентироваться при спорных вопросах по поводу оплат и т.д.
В целом же стоит хорошо подумать, действительно ли вам нужны волонтеры. Фактически для работы с ними понадобится отдельный координатор, хорошо осведомленный и ответственный член вашей команды. Поэтому прежде чем объявлять набор волонтеров, просчитайте время, которое вы реально сможете сэкономить, привлекая добровольных помощников, и оцените круг задач, которые сможете им доверить. Конечно, бывают редкие исключения, когда среди волонтеров попадается человек, готовый трудиться наравне с вашими сотрудниками, и он становится практически полноценным членом конференционной команды – такие находки, конечно, на вес золота.
Послезавтра
Помните, был такой фильм-катастрофа? Пересмотрите и готовьтесь. Когда конференция послезавтра (и завтра!), пора запускать скрытые ресурсы.
Вообще золотое правило: приготовьте заранее все то, что можно приготовить заранее. Потому что в последние пару дней на вас все равно свалится всё возможное и невозможное. Если можно напечатать часть бейджиков уже за неделю – делайте, потому что даже на пришедших в последний момент участников (поздние регистрации) уйдет пару часов вашего времени, вероятно, ночного.
И кстати о бейджиках: будьте осторожны с веревочками. Они имеют свойство запутываться, и это может обернуться маленьким филиалом ада на регистрации. Помните:
- чем толще шнурок/лента – тем меньше они запутываются;
- складывайте бейджи стопкой по 30-40 штук, аккуратно разложив ленты, а затем заверните их небольшой петлей.
Должно помочь.
Постоянно записывайте каждый шаг, каждую договоренность. В последние дни это будет особенно актуально: телефон звонит каждую минуту, вам надо уладить вопросы с 30-40 людьми одновременно, что-то задерживается, где-то надо перепроверить… Голова идет кругом и очень легко потерять нить. Записки самому себе, пусть даже хаотичные, очень помогут не сойти с ума и не забыть о важном.
А еще это может внезапно стать полезным, когда воспаленный мозг подкинет вам ночью сон, в котором вы переделали кучу предконференционных дел и уладили пару важных вопросов – а на утро надо срочно свериться с реальностью. И это не шутка.
Не забывайте есть сами и кормить команду. Хорошим решением будет договориться со службой доставки, чтобы два раза в день к определенному времени вам привозили горячую еду (обед и ужин). Если будет возможность за неделю до этого полностью сделать предзаказ и все оплатить – будет совсем хорошо, потому что реально на заказ одного обеда или ужина на несколько человек меньше получаса не уйдет. Это время можно использовать более продуктивно.
Лайфхак. Сейчас каждый второй участник приходит с ноутбуком, а смартфоны есть просто у всех. Позаботившись о зарядке гаджетов, вы получите солидный плюс в карму конференции и повысите количество фоток и постов о конференции в соцсетях. Самое простое решение – десяток удлинителей, подключенных к обнаруженным в конференц-зале розеткам.
Еще удобнее – сделать «точку зарядки» с дополнительным сервисом в виде шнурков с мини/микро USB. Идеально – организовать брендированную «точку зарядки» – от вас или от партнера.
Убедитесь, что у всех докладчиков и гостей конференции есть четкая информация о месте проведения и о том, как до него добраться. Чем подробнее – тем лучше. Не ограничивайтесь информацией на сайте, разошлите письма. Ведь наверняка вам не хочется, чтобы сотня человек звонила вам одновременно за 20 минут до начала конференции.
День X
Будьте готовы, что ночь (или несколько) накануне вы не будете спать. Потому что окончательно всё отвалится в самый последний момент. При этом сама конференция – это праздник, и никому не нужны ваши круги под глазами, помятая одежда и заплетающийся язык. Чем можно себе помочь?
Выспаться заранее (считается, что не работает, но если вы и до этого будете спать по четыре часа, то бессонная ночь может вас окончательно добить), утром хорошо позавтракать, выпить свежевыжатый сок (это будет лучше, чем кофе). Стоит подготовить одежду за несколько дней до начала конференции. Если вы девочка – то делать маникюр, стричься и наводить прочую красоту тоже нужно заранее.
Вообще у Главного Дня есть несколько основных правил:
- Минимум паники.
- Достаточно большая команда.
- Четкое распределение обязанностей.
- Позитивный настрой по отношению к спикерам и участникам.
Последний пункт действительно очень важен. И вы, и ваши гости очень ждали этот день. У вас к этому моменту силы уже на пределе, но этот праздник вы делали именно для них. Поэтому сделайте последний рывок – подарите его. Ведь на самом деле, все эти месяцы перед вами стояла только одна задача – сделать так, чтобы ваша конференция принесла удовольствие участникам и спикерам, чтобы они с восторгом вспоминали крутые доклады, отличную атмосферу, ваше гостеприимство и настроение.
Хотя поводов для стресса может быть хоть отбавляй. Например, фотограф придет в …хм… непотребном виде, потому что он художник и вчера был сложный день. Или докладчик скажет, что так и не успел подготовить выступление, поэтому его надо перенести на пару часов вперед, т.к. эти пару часов ему нужны, чтобы быстренько запилить презентацию и придумать, о чем говорить.
Рейс ключевого спикера будет отложен на 8 часов, и он прилетит, когда все уже разойдутся. В зале перестанет работать система вентиляции, зато активно включится обогрев. Девушки-промоутеры из модельного агентства, за работу которых вы заплатили неплохие деньги, не только не будут радовать глаз, но и скорее напугают гостей своим видом. Кейтеринг забудет о кофе-брейке.
Дремлющего докладчика забудут и закроют на стоянке в машине, а телефон у него, как назло, останется в сумке в багажнике. В общем, вы можете придумать самые странные и нелепые неприятности – а жизнь окажется еще изобретательнее.
Но – помните: ни гостям, ни докладчикам, ни партнерам знать об этом совершенно не нужно. И, кстати, проверено: если из каждого такого случая не делать катастрофу, то и решения найдутся быстрее, и психологически вам и вашей команде будет легче. Так что «улыбайтесь, господа, улыбайтесь»!
А что потом?
«После праздника горы пластика». Это и про конференцию тоже. Когда все разойдутся, а вы выпьете бокал/бутылку заслуженного шампанского, нужно будет совершить еще один рывок – забрать всё свое, не прихватить чужое и замести следы разрухи в конференц-зале.
Почему-то когда все добро везли сюда, оно с трудом, но помещалось в машины, а вот обратно – уже нет. Странный закон изменения материи, но ничего с этим не поделаешь, берите больше машин.
Для более-менее безболезненного выезда хорошо бы иметь хотя бы общий список того, что вы сюда привезли – вы устанете, так что с бумажкой или запиской в смартфоне будет немножко проще. Понятно, что флешки-модемы-блокноты потеряются, но если вы уедете с тем же количеством ноутбуков, с которым приехали – это уже успех. Кстати, гости обычно тоже теряют пару айфонов – их тоже забирайте с собой, искать их будут скорее всего через вас, а не через конференц-зал.
Хроническая беда – кликер докладчика. Его обязательно попробуют ненароком унести с собой или потерять. Постарайтесь внушить тому, кто отвечает за технику, что он отвечает и за этот мелкий гаджет. И не забудьте взять запасные батарейки для него.
На следующий день ближе к вечеру вы проснетесь и поймете, что все закончилось. Это странное ощущение – наверное, его можно сравнить с утром после шумной свадьбы. Стресс закончился, но закончилось и то, чего ждали и планировали в мельчайших деталях как минимум последние полгода. Еще лежа в постели вы потянетесь к телефону и начнете искать упоминания вашей конференции, отзывы, комментарии, лайки, фотографии, чекины и твиты. Так перебирают и перечитывают поздравительные открытки и фото после праздника, пытаясь удержать обрывки того, что уже случилось.
Впереди еще много рутины – отчеты, документы, подсчеты, финансы и т.д. Отголоски креатива в виде фото- и видеоматериалов, пост-релизов и интервью. Начатое нужно завершать и возвращаться к привычной жизни. Чтобы за пару месяцев справиться со всеми отложенными делами… и начать готовиться к новой конференции =)
Ищете исполнителя для реализации проекта?
Проведите конкурс среди участников CMS Magazine
Узнайте цены и сроки уже завтра. Это бесплатно и займет ≈5 минут.
Источник: cmsmagazine.ru
